ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

Cette page a été archivée.

6. Constatations

(a) Pertinence

Est-ce que le processus des présentations au Conseil du Trésor répond à un besoin manifeste et convient au gouvernement fédéral?

Le processus des présentations au Conseil du Trésor s'harmonise bien avec le résultat stratégique du Secrétariat, c'est-à-dire que « le gouvernement est bien géré et responsable, et des ressources sont attribuées pour atteindre des résultats »²⁵ . Ce résultat stratégique est cohérent avec les responsabilités des ministres du Conseil du Trésor telles qu'elles sont énoncées dans la LGFP, et exprime par conséquent le rôle du Secrétariat dans la prestation de conseils et de recommandations aux ministres du Conseil du Trésor, par l'entremise du processus des présentations au Conseil du Trésor. La nécessité d'un processus des présentations au Conseil du Trésor pour appuyer les ministres est particulièrement pertinente, compte tenu de l'objectif récent vers les dépenses responsables et le renouvellement du système de gestion des dépenses qui inclut l'examen stratégique des dépenses de programmes directes de tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada en vue de réaffecter les fonds de programmes peu prioritaires et peu performants à de plus grandes priorités.

Selon le Guide :

L'amélioration de la qualité des renseignements et la responsabilité à l'égard des résultats constituent les éléments clés de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des dépenses. Cette approche soutient la gestion des résultats en établissant clairement les responsabilités des ministères afin que soient mieux définis les résultats prévus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus décisionnel axé sur les résultats en veillant à ce que tous les nouveaux programmes soient bien et entièrement intégrés aux programmes existants, grâce à un examen de l'ensemble des dépenses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports à l'égard de résultats en améliorant la qualité des rapports soumis au Parlement par les ministères et pour l'ensemble du gouvernement²⁶.

Cette citation décrit le « besoin manifeste » que le processus des présentations au Conseil du Trésor vise à combler. Essentiellement, pour assurer la saine gestion des programmes publics, le gouvernement doit avoir des règles, des pratiques et des processus qui :

• établissent clairement les responsabilités des organisations fédérales afin de définir les résultats prévus;
• permettent de s'assurer que tous les nouveaux programmes sont bien intégrés aux programmes existants;
• permettent de s'assurer que toutes les dépenses sont conformes à l'engagement du gouvernement d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds;
• améliorent la qualité des rapports soumis au Parlement par les ministères et pour l'ensemble du gouvernement.

Dans le cadre de l'évaluation de la pertinence, la principale question de l'évaluation est de savoir si le processus des présentations au Conseil du Trésor peut satisfaire ou non à ces exigences. La question à savoir si le processus satisfait réellement à ces exigences est traitée dans l'évaluation de l'efficacité. La question de savoir si et dans quelle mesure les autres processus ou mécanismes permettraient de satisfaire à ces exigences ne relève pas de cette évaluation.

L'examen des documents effectué dans le cadre de la présente évaluation ainsi que les entrevues effectuées mènent à la conclusion que le processus des présentations au Conseil du Trésor répond aux « besoins manifestes » du gouvernement relativement à la saine gestion publique. Tel qu'il a été susmentionné, le processus des présentations vise à s'assurer que les normes minimales sont respectées sur :

[…] la manière dont l'organisation fédérale mènera à bien l'initiative stratégique, sur les raisons pour lesquelles la méthode de mise en œuvre proposée est la meilleure dans les circonstances, sur la manière dont le projet contribuera à des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interopérabilité de l'information, sur les résultats attendus et les produits prévus, en conformité avec la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR) de l'organisation, de même que sur les modalités de surveillance et d'évaluation au moyen desquelles cette dernière s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratégiques visés, ce qui comprend des rapports d'étape sur les résultats et les gains d'efficience prévus ainsi que sur les échéanciers et les coûts anticipés²⁷.

D'après les résultats des entrevues, les perceptions générales au sujet de l'objectif du processus des présentations étaient habituellement en accord avec cette description officielle tirée du Guide.

La description officielle du processus des présentations au Conseil du Trésor est bien harmonisée avec les besoins du gouvernement en vue d'une saine gestion publique.

(b) Efficacité

Dans quelle mesure le processus des présentations au Conseil du Trésor a-t-il produit les résultats escomptés?

Idéalement, la présente évaluation permettrait d'analyser l'efficacité du processus des présentations au Conseil du Trésor par rapport à son incidence sur le résultat final du modèle logique élaboré par l'équipe chargée de l'évaluation à des fins d'évaluation, c'est-à-dire, « la mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs stratégiques définis par le Cabinet de la façon la plus économique possible et de remplir les obligations du gouvernement en matière de transparence, de responsabilisation et de prudence ». Toutefois, il y aurait des problèmes de méthodologie et de collecte de données lorsqu'on essaierait de lier directement le processus des présentations au Conseil du Trésor à ce résultat final, et ces problèmes ne pourraient être réglés en respectant les contraintes de cette évaluation au chapitre de la portée, de l'échéancier et des ressources. La présente évaluation porte sur l'efficacité du processus des présentations au Conseil du Trésor relativement aux résultats immédiats et intermédiaires précisés dans le modèle logique élaboré par l'équipe chargée de l'évaluation. Si l'évaluation conclut que le processus des présentations au Conseil du Trésor contribue efficacement et grandement à l'atteinte de ces objectifs, il serait raisonnable de conclure que le processus des présentations apporte également une contribution importante au résultat final.

Par conséquent, l'évaluation a porté sur les questions suivantes :

1. Les employés des organisations fédérales et du Secrétariat ont-ils démontré au fil des ans une meilleure compréhension des éléments des présentations au Conseil du Trésor, des politiques et du processus connexes?
2. Le Secrétariat offre-t-il des services qui permettent aux organisations fédérales de faire en sorte que les ébauches des présentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trésor?
3. Le processus d'examen des présentations au Conseil du Trésor du Secrétariat permet-il de s'assurer que les présentations au Conseil du Trésor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement?
4. Les décisions du Conseil du Trésor sont-elles éclairées et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du Secrétariat?
5. Des mécanismes sont-ils en place pour veiller à ce que les décisions du Conseil du Trésor soient exécutées?
6. Quel est le niveau de qualité des présentations au Conseil du Trésor?

(i) Compréhension du processus des présentations au Conseil du Trésor (question d'évaluation 1)

La majorité des participants au sondage dans les trois catégories (83,3 % des analystes de programme, 76,9 % des analystes des CE et 83,0 % des représentants d'organisations fédérales) croyaient qu'ils comprenaient très bien le processus des présentations au Conseil du Trésor. Il n'y avait aucune corrélation entre la durée de la période en poste d'un répondant et sa perception de sa compréhension du processus.

Les répondants au sondage ont évalué la compréhension par leurs collègues du processus des présentations au Conseil du Trésor moins favorablement qu'ils ont évalué la leur (tableau 5). Par exemple, 83,0 % des représentants des organisations fédérales croyaient qu'ils comprenaient très bien le processus, tandis que moins de 50,0 % des analystes de programme croyaient que c'était vrai. Il y avait une divergence semblable d'opinions entre les analystes de programme et des CE au sein du Secrétariat. Chaque groupe de personnes interviewées a indiqué qu'il fallait plus de formation pour l'autre groupe.

Tableau 5 : Évaluation de la compréhension du processus des présentations au Conseil du Trésor

En accord - %	Analystes de programme	Analystes de CE	Répondants d'organisations fédérales
Je comprends très bien le processus des présentations au Conseil du Trésor.	83,3 n=60	s.o.	s.o.
Je comprends très bien les éléments des présentations au Conseil du Trésor, les politiques et le processus connexes.	s.o.	76,9 n=65	83,0 n=94
Les représentants des organisations fédérales avec lesquels je travaille ont démontré, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les éléments des présentations au Conseil du Trésor, les politiques et le processus connexes.	48,3 n=58	s.o.	s.o.
Les analystes de programme avec lesquels je travaille ont démontré, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les éléments des présentations au Conseil du Trésor, les politiques et le processus connexes.	s.o.	50,0 n=62	s.o.

Nonobstant ce qui précède, il convient de noter que parmi les 12 entrevues menées avec des organisations fédérales, les 4 organisations fédérales présentant un taux de réponse élevé croyaient que leurs analystes comprenaient très bien le processus des présentations au Conseil du Trésor. Les résultats étaient mitigés chez les organisations fédérales présentant un taux de réponse modéré et faible qui ont été interviewés. Elles ont indiqué que le degré de compréhension pouvait varier selon l'analyste qui leur était affecté.

Les données sur les RH et les résultats du sondage ont montré qu'environ les deux tiers des analystes de programme étaient en poste depuis deux ans ou moins, ce qui peut expliquer, du moins en partie, les perceptions externes de la connaissance relativement faible du processus des présentations par les analystes de programme.

(ii) Qualité des outils, du soutien et des services offerts par le Secrétariat (questions d'évaluation 2 à 5)

Formation. Pour évaluer les outils, le soutien et les services offerts par le Secrétariat, l'équipe chargée de l'évaluation a examiné les documents sur les « camps de formation » à l'intention des analystes de programme et ses directives sur les présentations au Conseil du Trésor, soit le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor. De plus, l'équipe chargée de l'évaluation a demandé si les cours sur le processus des présentations au Conseil du Trésor provenaient de l'École de la fonction publique du Canada.

Le Secrétariat offre des camps de formation aux secteurs des programmes et ces camps ont obtenu des notes positives dans l'ensemble. Ils sont jugés utiles puisqu'ils offrent un aperçu général de ce que les analystes des programmes devraient savoir. Toutefois, dans les formulaires de commentaires remplis après les camps de formation²⁸ et lors des entrevues, les analystes du Secrétariat ont indiqué que les camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur durée (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des présentations au Conseil du Trésor. Comme l'a indiqué un participant à un camp de formation, « nous pourrions avoir davantage de formation pratique ».

Les participants à l'évaluation ont également indiqué que :

• Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor du Secrétariat est considéré comme un outil utile.
• L'École de la fonction publique du Canada offre des cours sur le processus des présentations au Conseil du Trésor. Bien que seulement le tiers ou moins des représentants des organisations fédérales aient assisté à ces cours, la majorité jugeait les cours utiles. Ceux qui n'ont pas assisté aux cours ont indiqué que les coûts et les listes d'attente constituaient les obstacles principaux.
• Le Secrétariat offre lui-même des activités d'apprentissage aux organisations fédérales au sujet du processus des présentations au Conseil du Trésor. Certains secteurs du Secrétariat offrent ces cours aussi souvent que quatre fois par année. Un examen détaillé de ces cours n'a pas été mené.

Relations entre les analystes du Secrétariat et les organisations fédérales. Les résultats du sondage ont montré que des efforts sont déployés en vue de favoriser de bonnes relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fédérales. Presque tous les analystes de programme qui ont répondu au sondage (91,6 %) ont déclaré qu'ils communiquent régulièrement avec les organisations fédérales peu importe si une présentation est actuellement en voie d'élaboration ou de traitement. Tous les analystes de programme interviewés ont mentionné qu'ils ont des relations productives et positives avec les organisations fédérales. Toutefois, il est important de souligner que lorsqu'on leur demande comment ils caractériseraient leurs rapports avec des employés dans les organisations fédérales, les analystes du Secrétariat n'ont pas mentionné les trois rôles définis dans le programme de changement : catalyseur, agent de remise en question et champion.

Pour leur part, les organisations fédérales ont indiqué que leurs rapports avec les analystes de programme sont généralement bons ou qu'ils se sont améliorés. Presque toutes les organisations fédérales ayant répondu ont indiqué qu'ils savent qui consulter au sein du Secrétariat au sujet de leurs présentations.

Pertinence²⁹ des présentations au Conseil du Trésor mises de l'avant. Les analystes du Secrétariat ont un rôle à jouer à l'étape précédant la présentation, lorsque les organisations fédérales examinent la possibilité de soumettre une présentation. D'entrée de jeu, les organisations fédérales voudront peut-être obtenir des commentaires rapidement pour confirmer l'orientation de leur présentation éventuelle ou pour confirmer qu'une présentation est effectivement nécessaire. D'après les entrevues, 58,0 % des organisations fédérales cherchent à obtenir de l'aide précédant la présentation, en particulier lorsque la présentation est complexe ou perçue comme présentant un risque élevé³⁰ . Les conseils offerts par le Secrétariat à l'étape précédant la présentation visent notamment à aider les organisations fédérales à prendre des décisions éclairées, à savoir s'il faut soumettre ou non une présentation. On suppose qu'en l'absence de tels conseils, les organisations fédérales soumettraient un plus grand nombre de présentations inutiles qui représenteraient un fardeau pour le Secrétariat et le Conseil du Trésor, réduisant ainsi l'efficacité du processus des présentations. Par conséquent, la pertinence des présentations a été jugée comme un indicateur de l'à-propos et de la qualité des services du Secrétariat à l'étape précédant la présentation³¹.

On a demandé aux analystes du Secrétariat qui ont répondu au sondage de se prononcer sur la pertinence des présentations (tableau 6 ³²)³³. Environ 40 % des analystes de programme ayant répondu au sondage ont indiqué qu'ils ont reçu des ébauches de présentation à l'étape précédant la présentation (à titre d'indication préliminaire) pour des initiatives qui, dans les faits, ne nécessitaient pas de présentation. Le point de vue des analystes des CE était semblable.

Tableau 6 : Commentaires au sujet des ébauches soumises qui ne nécessitaient pas une présentation au Conseil du Trésor

Des ébauches ont-elles été partagées?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'échantillon	n=64	n=59
Oui	45,3	40,7
Non	20.3	40.7
Ne sais pas	34,4	18,6

Le Secrétariat a t il été consulté au préalable?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'échantillon	n=29	n=24
Oui	44,8	62,5
Non	10.3	25.0
Ne sais pas	44,8	12,5

Des ébauches ont-elles été soumises?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'échantillon	n=65	n=58
Oui	10,8	19,0
Non	36.9	55.2
Ne sais pas	52,3	25,9

On a également demandé aux analystes du Secrétariat la fréquence à laquelle les organisations fédérales soumettent des ébauches de présentation aux fins d'analyse formelle (et non pas simplement pour demander des commentaires informels au sujet d'une version préliminaire). À cette étape-ci, un nombre beaucoup moins élevé d'analystes (19,0 % des analystes de programme et 10,8 % des analystes des CE) croyaient que des ébauches inappropriées étaient soumises. La diminution du nombre de présentations inutiles entre l'étape à laquelle le Secrétariat offre des directives préliminaires et l'étape à laquelle une présentation est officiellement soumise suggère que le Secrétariat a une incidence positive sur la réduction du nombre de présentations non pertinentes.

Pertinence, uniformité, utilité et temps opportun des conseils du Secrétariat. Les personnes interviewées ont indiqué des facteurs qui, selon elles, avaient une influence positive ou négative sur l'uniformité, la pertinence et le temps opportun des conseils offerts par le Secrétariat aux organisations fédérales pendant le processus des présentations.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewées, une influence positive étaient les suivants :

• les analystes du Secrétariat disposant de suffisamment de temps pour examiner les présentations et comprendre leur contexte;
• la planification des téléconférences hebdomadaires entre le Secrétariat et les organisations fédérales;
• la disponibilité des processus de validation formels et informels des présentations (p. ex., rédiger des présentations aux fins d'étude formelle plutôt que demander des commentaires informels au Secrétariat au sujet de la version préliminaire);
• au sein des organisations fédérales, la disponibilité d'un processus d'assurance de la qualité et d'une base de données pour faire le suivi des conseils offerts par le Secrétariat.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewées, une influence négative étaient les suivants :

• le taux de roulement élevé chez les analystes de programme;
• le manque d'accès direct par les organisations fédérales à des analystes des CE et le manque d'information quant au délai requis par les analystes des CE pour examiner les présentations (tel qu'il est déclaré lors d'une entrevue : « Le processus semble se détériorer lorsqu'un analyste doit consulter d'autres analystes […]
  [j]'ai reçu des conseils et après la deuxième ébauche, j'ai reçu des conseils contradictoires lorsque l'ébauche a été soumise à un groupe différent »);
• la charge de travail des analystes de programme et les limites subséquentes de leur disponibilité pour examiner les présentations. (Selon une personne : « La capacité […] au […] Secrétariat, notamment pour ce qui est des nouvelles exigences imposées aux analystes du Secrétariat comme un examen stratégique, est un défi important dans le cadre du processus des présentations au Conseil du Trésor. Les examens stratégiques ont entraîné une nouvelle charge de travail, mais de nouveaux employés n'ont pas été recrutés »).

On a demandé aux répondants au sondage si le processus d'examen des présentations permet de s'assurer que les présentations au Conseil du Trésor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. Une grande majorité de répondants de chaque groupe ont convenu que c'était le cas (tableau 7).

Tableau 7 : Évaluation du processus d'examen des présentations

En accord - %	Analystes de programme	Analystes des CE	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=59	n=62	n=94
En général, le processus d'examen des présentations au Secrétariat permet de s'assurer que les présentations au Conseil du Trésor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement.	91,5	79,0	79,1

Toutefois, lorsqu'on a demandé aux répondants au sondage si les services fournis par les analystes permettent aux organisations fédérales de préparer des ébauches de présentations qui se conforment aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trésor, des points de vue divergents ont été exprimés. Tandis que les représentants des organisations fédérales et les analystes de programme qui ont répondu présentaient un pourcentage d'accord très similaire comme l'indique leur réponse à la question mentionnée précédemment et illustrée dans le tableau 7, seulement 49,2 % des analystes des CE étaient d'accord. Cette divergence découle peut-être du fait que les analystes de programme agissent comme point de contact unique des organisations fédérales, ce qui fait que les analystes des CE ne sont pas toujours consultés à l'étape précédant la présentation.

Conseils et directives du Secrétariat aux organisations fédérales. Les résultats du sondage (tableau 8) révèlent que la majorité des répondants des organisations fédérales convenaient que les analystes du Secrétariat fournissaient des conseils cohérents, précis, utiles et en temps opportuns. En ce qui concerne ceux qui étaient en désaccord, ce sont les éléments de cohérence et le caractère opportun des conseils qui présentaient les niveaux d'accord les moins élevés tant chez les représentants des organisations fédérales que chez les analystes de programme. Plus précisément :

• Un peu plus de la moitié (soit 55,3 %) des répondants au sondage des organisations fédérales convenaient que les conseils des analystes de programme sont cohérents à l'étape d'examen de la présentation. Quelque 27,7 % des autres répondants ont indiqué que ce n'est pas le cas, tandis que les autres répondants des organisations fédérales ont fourni une réponse neutre ou ne savaient pas. Les analystes de programme qui ont répondu étaient légèrement plus d'accord, 62,7 % ayant indiqué que les conseils étaient cohérents.
• De même, 54,3 % des représentants des organisations fédérales ont convenu que les analystes du Secrétariat donnaient des conseils opportuns à l'étape de l'examen, tandis que 22,3 % n'étaient pas d'accord.
• Près des deux tiers des représentants des organisations fédérales ont convenu que les conseils donnés par les analystes du Secrétariat sont exacts et utiles.

Il importe de noter que les enjeux relatifs au caractère opportun et à la cohérence des conseils sont reconnus à l'interne par le Secrétariat, et non seulement par les organisations fédérales.

Tableau 8 : Points de vue des répondants au sondage sur la qualité des conseils et de l'interprétation du Secrétariat - Étape de l'examen

En accord - %	Analystes de programme	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=59	n=94
Les analystes du Secrétariat donnent des conseils cohérents à l'étape de l'examen.	62,7	55,3
Les analystes du Secrétariat donnent des conseils précis à l'étape de l'examen.	79,7	61,7
Les analystes du Secrétariat donnent des conseils utiles à l'étape de l'examen.	86,4	62,8
Les analystes du Secrétariat donnent des conseils opportuns à l'étape de l'examen.	60,0	54,3

Les consultations tenues avec les cadres supérieurs ont souligné l'utilité du travail effectué par le Secrétariat avec les organisations fédérales à l'étape précédant la présentation. Toutefois, on a relevé les aspects suivants à améliorer :

• Clarté des exigences du processus - Certaines organisations fédérales n'indiquent pas clairement ce qui est particulièrement exigé dans leurs présentations et pourquoi cette question varie d'une présentation à l'autre (p. ex., à quel moment un document est-il considéré une « première ébauche »).
• Interprétation des règles et des directives du processus - Certaines organisations fédérales ont éprouvé de la frustration dans des situations où les règles et les directives du processus des présentations étaient rigoureusement appliquées, mais pas toujours selon leur esprit et leur intention (p. ex., « traitement accéléré » par rapport à des présentations urgentes ou en retard).
• Relations de travail entre le Secrétariat et les organisations fédérales - Il serait possible d'améliorer le travail précédant la présentation grâce au renforcement des relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fédérales.
• Accessibilité des analystes des CE - Il a été mentionné que le manque d'accès direct par les organisations fédérales à des analystes des CE peut, dans certains cas, entraver leur capacité de préparer des ébauches de présentation de qualité.

Délai suffisant pour transmettre des commentaires au sujet des présentations. Le temps requis pour terminer le processus d'examen des présentations peut varier considérablement selon les caractéristiques des présentations. Le Guide conseille aux organisations fédérales de prévoir au moins six semaines³⁴ pour le processus des présentations, et il indique qu'il n'est pas inhabituel que le processus dure plus de six semaines. Les résultats du sondage (tableau 9) indiquent que le processus prend habituellement entre huit et dix semaines, ce qui semble indiquer que le Guide établit des attentes irréalistes qui pourraient causer la frustration pour un employé qui utilise pour la première fois le processus³⁵.

Tableau 9 : Comparaison des perceptions du temps requis pour examiner les présentations au Conseil du Trésor

Total	Analystes de programme	Analystes de CE	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=53	n=49	n=85
Nombre moyen de semaines	8,5	10,3	8,9

On a demandé aux analystes du Secrétariat s'ils avaient suffisamment de temps pour examiner les ébauches de présentations de manière adéquate. Un nombre important - qui ne représentait toutefois pas la majorité - d'analystes de programme et d'analystes des CE (42,5 % et 49,2 % respectivement) ont indiqué qu'ils n'avaient pas suffisamment de temps.

Les participants à la séance de travail des SMA ont affirmé que le système accéléré utilisé par le Secrétariat pour traiter de manière prioritaire certaines présentations est un autre facteur ayant une incidence sur le temps dont disposent les analystes du Secrétariat pour examiner les présentations³⁶ . Selon eux, ce facteur cause des retards incontrôlables pour les présentations qui ne font pas l'objet d'un traitement accéléré. Cependant, dans les discussions avec les cadres supérieurs du Secrétariat, on a fait remarquer qu'il n'y a pas de système officiel pour le traitement accéléré des présentations. Néanmoins, il est vrai que certaines présentations peuvent être traitées en priorité en raison de situations urgentes qui exigent qu'elles « passent devant les autres ». Il est à la discrétion du président du Conseil du Trésor de déterminer si une présentation doit être traitée en priorité; la décision est habituellement prise à la suite de négociations avec le ministre responsable de la présentation. Des consultations entre les représentants du Secrétariat et les organisations fédérales responsables sur l'importance du facteur temps dans leurs propositions sont tenues régulièrement. Habituellement, les décisions concernant le traitement prioritaire ne sont pas transmises aux organisations fédérales dont les présentations peuvent être déplacées.

Mesure selon laquelle les commentaires des analystes du Secrétariat sont pris en compte dans les présentations finales au Conseil du Trésor. La plupart des analystes du Secrétariat ont indiqué que leurs conseils sont pris en compte dans les présentations finales qui sont soumises au Conseil du Trésor. Quelques-uns ont souligné que si leurs conseils n'étaient pas pris en compte, ils peuvent recommander que des conditions soient imposées dans la présentation ou qu'une remarque soit ajoutée dans le précis. Les résultats du sondage ont été semblables, soit 86,6 % des analystes de programme et 71,2 % des analystes des CE ayant répondu ont indiqué que, selon eux, leurs conseils étaient pris en compte dans la présentation finale.

Cette affirmation a été confirmée par les représentants des organisations fédérales qui ont indiqué qu'ils intègrent tous ou presque tous les commentaires transmis par les analystes du Secrétariat. Certains ont souligné que s'ils ne sont pas d'accord avec des conseils, ils consultent davantage afin de résoudre la question. Toutefois, une petite minorité (18,0 %) des représentants des organisations fédérales ont affirmé qu'ils intègrent les commentaires du Secrétariat en raison des contraintes de temps et du pouvoir qu'ils perçoivent du Secrétariat et non pas parce qu'ils étaient d'accord avec eux.

Mesure selon laquelle les décisions finales du Conseil du Trésor reflètent les recommandations du Secrétariat. Lorsque l'analyste de programme est d'avis que la présentation est terminée, il rédige un précis qui renferme des recommandations au Conseil du Trésor. Les recommandations font l'objet de discussions et d'une entente au Comité de la stratégie du Secrétariat, qui est présidé par le secrétaire avec la participation de secrétaires adjoints du Secrétariat. Le secrétaire adjoint concerné présente alors au Conseil du Trésor un exposé au sujet du précis. Bien que le Secrétariat n'ait aucun pouvoir sur les décisions du Conseil du Trésor, celles-ci reflètent habituellement ses recommandations. Les données du sondage effectué auprès des analystes de programme semblent indiquer que les décisions du Conseil du Trésor sont conformes aux recommandations du Secrétariat 82,2 % du temps.

Gestion de l'information. Lorsque le Conseil du Trésor prend une décision, le Secrétariat enregistre la décision et la communique officiellement au sous-ministre de l'organisation responsable dans les 15 jours civils qui suivent. Bien que les analystes de programme ne soient pas tenus officiellement de le faire, ils informeront habituellement, par courtoisie, l'organisation fédérale de la décision du Conseil du Trésor et ce, de vive voix. Cette information est transmise dès que possible, généralement le jour suivant la décision du Conseil du Trésor³⁷ . Bien que la plupart des organisations fédérales n'aient pas relevé de problème du point de vue du moment choisi pour communiquer les décisions du Conseil du Trésor, il convient de noter que le tiers des représentants des organisations fédérales ne croyaient pas que les décisions du Conseil du Trésor leur étaient communiquées en temps opportun.

Parmi les analystes de programme et les analystes des CE interviewés, bon nombre ont indiqué qu'ils utilisent leur propre système de classement pour les présentations au Conseil du Trésor. La plupart d'entre eux conservent une copie papier de la décision pendant un certain temps. Par la suite, les documents sont archivés ou envoyés au Centre des présentations au Conseil du Trésor. Certains analystes ont mentionné qu'ils utilisent le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)³⁸ , mais la plupart des analystes de programme ont déclaré que le système est difficile à utiliser. Les cadres supérieurs ont fait observer qu'un dépôt central pour l'information concernant les présentations faciliterait énormément leur travail.

Les entrevues et les résultats du sondage ont révélé qu'il n'y a aucun système officiel au Secrétariat pour faire le suivi des conditions rattachées aux présentations au Conseil du Trésor.

Il faut souligner que le système de suivi des présentations (SSP) tenu par le Centre des présentations au Conseil du Trésor produit l'ordre du jour des réunions du Conseil du Trésor et indique si des conditions sont jointes ou non à une présentation. Une personne interviewée a fait remarquer que chaque semaine, les analystes de programme demandent au Centre des présentations au Conseil du Trésor des renseignements généraux au sujet des présentations au Conseil du Trésor, ce qui indique l'utilité éventuelle d'un dépôt central d'information sur les présentations au Conseil du Trésor. En outre, le système pourrait servir à suivre la mise en œuvre des conditions.

Le Secrétariat avait mis au point le Système d'information sur la gestion des dépenses (SIGD) en partie pour produire en temps opportun une seule série de données financières et non financières complètes, uniformes et exactes et un processus de gestion des dépenses de bout en bout normalisé et automatisé. Cela devait permettre d'accroître la surveillance, le repérage et le suivi de l'information, ce qui permettrait d'appuyer l'amélioration de l'analyse et de la prise de décisions. Il devait en résulter une gestion plus efficace du processus des crédits et des budgets du gouvernement³⁹.

Lorsque le projet de renouvellement des systèmes du Service du budget (RSSB) a été lancé (deuxième étape du SIGD), des fonctions ont été mises au point pour répondre aux besoins des secteurs des programmes concernant les présentations au Conseil du Trésor, y compris le suivi des conditions. Toutefois, ces fonctions n'ont pas encore été mises en œuvre. Les secteurs des programmes maintiennent que ces fonctions ne répondaient pas à leurs besoins opérationnels. Des entrevues subséquentes ont laissé supposer que cela peut être attribuable, en partie, au fait que les secteurs des programmes du Secrétariat n'ont pas entièrement analysé et mis en correspondance leurs propres processus opérationnels.

(iii) Qualité des présentations (question d'évaluation 6)

Tel qu'il est indiqué dans le modèle logique élaboré par l'équipe chargée de l'évaluation, l'hypothèse qui suit sous-tend la participation du Secrétariat au processus des présentations tel qu'il existe en ce moment : les outils de sensibilisation et de formation combinés à la prestation de conseils judicieux aux organisations fédérales devraient contribuer à la qualité des présentations au Conseil du Trésor et leur qualité devrait s'améliorer de façon constante au fil du temps.

Tableau 10 : Perception des analystes de programme à l'égard du changement dans la qualité générale des présentations

Évaluation	%
n=taille de l'échantillon	n=59
Considérablement moins bonne	3,4
Un peu moins bonne	8,5
Aucun changement (ni meilleure ni pire)	50,8
Un peu meilleure	32,2
Considérablement meilleure	5,1

Changements globaux dans la qualité des présentations. On a demandé aux analystes de programme si la qualité générale des présentations au Conseil du Trésor avait changé pendant qu'ils étaient en poste au Secrétariat (tableau 10). Bien que la moitié des répondants aient indiqué que la qualité n'avait pas changé, un peu plus du tiers des analystes de programme (37,3 %) ont indiqué que la qualité des présentations s'était améliorée, alors qu'environ un sur dix (11,9 %) a fait observer que leur qualité s'était détériorée. Environ la moitié des analystes de programme n'ont souligné aucun changement important. Cependant, l'utilité de ces données est limitée puisque la plupart des analystes du Secrétariat qui ont pris part au sondage étaient en poste depuis tout au plus deux ans. De plus, il convient de noter que l'évaluation ne couvrait pas les présentations au Conseil du Trésor ni les précis connexes du point de vue de la qualité.

Cote du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) s'articule autour de dix éléments clés qui énoncent les attentes du Conseil du Trésor envers les cadres supérieurs de la fonction publique en matière de saine gestion de la fonction publique⁴⁰ . Dans le cadre de l'un de ces éléments clés, Politiques et programmes, le Secrétariat évalue la « qualité de l'analyse dans les présentations au Conseil du Trésor » en fonction des critères suivants :

1. exactitude et fiabilité des renseignements à l'appui;
2. qualité, pertinence et validité de l'analyse;
3. consultations en temps opportun avec le Secrétariat;
4. présence d'un processus de contrôle de la qualité et degré de rigueur et d'efficacité de ce processus.

Les cotes du CRG des organisations fédérales ont été analysées pour les rondes IV et V du CRG. Les évaluations du CRG indiquent que la qualité générale de l'analyse dans les présentations au Conseil du Trésor s'est améliorée entre la ronde IV et la ronde V. Bien que le rendement se soit amélioré par rapport aux éléments 1, 2 et 4 mentionnés précédemment, le rendement par rapport aux consultations en temps opportun avec le Secrétariat a en fait diminué, ce qui appuie les premières constatations à l'égard de la pertinence du temps disponible pour la participation. Encore une fois, l'utilité de ces données est limitée puisque seuls les résultats sur une période de deux ans étaient disponibles au moment de la collecte de données et que les critères d'évaluation ont été modifiés légèrement pour la ronde V⁴¹.

Opinions des analystes du Secrétariat au sujet de la qualité des présentations. Aux fins de la présente évaluation, les analystes du Secrétariat ont indiqué les principaux critères, selon eux, d'une présentation au Conseil du Trésor de haute qualité. Ils ont mentionné les critères suivants :

• observation du Guide;
• détermination des risques et des stratégies d'atténuation des risques;
• tenue des consultations requises à l'interne;
• demande d'autorisations appropriées;
• présentation d'un niveau de justification approprié;
• renseignements exacts;
• dépôt en temps utile des présentations;
• clarté.

Comme le démontre le tableau 11, bien que le point de vue exprimé ne soit pas celui de la majorité, un nombre important d'analystes du Secrétariat ont indiqué que les présentations ne respectaient pas ces critères. Cette constatation appuie des constatations antérieures concernant la divergence d'opinions relatives à la solide compréhension qu'ont les analystes du Secrétariat et les organisations fédérales du processus des présentations (voir le sous-alinéa 6(b)(i)).

Tableau 11: Évaluation des documents présentés aux fins d'examen

Cote moyenne (%)	Analystes de programme	Analystes des CE	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=59	n=56	n=85
Il semble que les responsables ont terminé leurs consultations internes42.	57,3	55,1	83,1
Les présentations ont été soumises suffisamment à l'avance pour que les analystes du Secrétariat puissent les examiner.	57,5	50,8	83,0
Les responsables ont suivi le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor.	56,7	62,7	83,7
Les risques et les stratégies d'atténuation des risques ont été déterminés.	59,5	52,5	76,4
Les autorisations adéquates ont été demandées.	60,2	61,9	90,3
Le niveau de justification était approprié.	54,7	55,9	89,8
La présentation renfermait des renseignements exacts (p. ex., des tableaux financiers exacts).	54,2	54,3	90,8
Les présentations ont été rédigées de façon claire.	51,4	60,6	88,3

(c) Économie

Est-ce que le processus des présentations au Conseil du Trésor utilise la quantité minimale de ressources requises pour obtenir les résultats escomptés?

Tel qu'il est mentionné dans la section sur la portée, cette évaluation était limitée au processus actuel des présentations utilisé pour soutenir les ministres du Conseil du Trésor, et ne couvrait pas ce processus en regard d'autres mécanismes permettant d'offrir ce soutien. Un examen limité des pratiques internationales a été effectué dans le cadre de l'évaluation. Toutefois, cet examen n'était pas assez approfondi pour proposer d'autres mécanismes que le Secrétariat pourrait étudier. La question de l'économie couvrait donc uniquement les ressources requises pour atteindre les résultats escomptés dans le contexte du processus actuel. Une comparaison d'autres mécanismes ou processus et du coût estimatif de ces processus n'a pas été faite.

(i) Ressources affectées au processus des présentations

Coût du processus

Tel qu'il est indiqué précédemment dans le rapport, le coût du processus des présentations au Conseil du Trésor au sein du Secrétariat n'a pu être calculé. Cependant, le niveau répandu d'efforts et d'intérêt à l'égard des activités liées aux présentations établit clairement que le processus représente l'une des fonctions clés du Secrétariat. L'évaluation peut établir au moyen des données probantes tirées des entrevues que le processus des présentations au Conseil du Trésor est considéré comme une fonction essentielle par les cadres supérieurs du Secrétariat. Conformément à cette constatation, le niveau d'efforts consacrés à cette fonction dans les secteurs des programmes et les centres d'expertise est important. Il y a environ 135 analystes de programme au sein du Secrétariat qui agissent comme guichets uniques de prestation de conseils auprès des organisations fédérales et qui aident les ministres du Conseil du Trésor à prendre des décisions concernant les présentations. Selon leurs réponses au sondage (60 réponses), les analystes de programmes consacrent en moyenne 73,0 % de leur temps à des activités liées aux présentations au Conseil du Trésor. Les analystes de programme, qui agissent comme guichet unique, consultent à leur tour des analystes des CE du Secrétariat pour donner des conseils coordonnés aux organisations fédérales et soutenir les conseils donnés aux ministres du Conseil du Trésor. Quelque 181 analystes des CE du Secrétariat ont été consultés par des analystes de programme au cours des 5 dernières années; selon leurs réponses au sondage (66 réponses), les analystes des CE estiment qu'en moyenne 60,0 % de leur temps est consacré à des présentations au Conseil du Trésor⁴³ . Une étude distincte permettant d'établir le coût total du processus des présentations s'impose peut-être.

Utilisation des ressources humaines

Le nombre d'analystes des échelons supérieurs participant au processus des présentations au Conseil du Trésor a diminué au cours des dernières années. En 2004, 60,0 % des ES travaillant dans les secteurs des programmes occupaient des postes de ES-06 ou ES-07, comparativement à environ 50,0 % en 2008. Bien que la proportion de ES-01, ES-02 et ES-03 participant au processus est demeurée relativement constante, la proportion de ES-04 et ES-05 a augmenté, passant d'environ 32,0 % à environ 43,0 % pendant la même période (figure 2). Il convient de noter que ces statistiques ne tiennent pas compte des efforts des cadres supérieurs tout au long du processus.

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employés subalternes comparativement au nombre de cadres supérieurs

Temps consacré par les analystes. Les analystes de programme indiquent qu'ils consacrent en moyenne 72,6 % de leur temps à des activités ayant trait aux présentations au Conseil du Trésor. Comme l'indique le tableau 12 ⁴⁴ , ils consacrent relativement peu de temps aux conseils et aux consultations précédant les présentations, ce qui corrobore les commentaires des cadres supérieurs indiquant que les communications interministérielles et au sein des ministères ne sont pas adéquates au début du processus des présentations.

Tableau 12: Proportion du temps consacré par les analystes aux étapes du processus des présentations

%	Conseils et consultation précédant les présentations	Examen et consultation au sujet des présentations	Séances d'information et préparation des documents d'information	Autres activités ayant trait aux présen-tations au Conseil du Trésor	Autres activités non liées aux présentations
Temps consacré en moyenne par les analystes de programme par activité	15,8	28,5	21,6	6,8	27,4
Temps consacré en moyenne par les analystes des CE par activité	15,5	29,2	6,6	9,0	39,7

Selon les analystes des CE, ils consacrent en moyenne 60,3 % de leur temps à des activités ayant trait aux présentations au Conseil du Trésor. Et une majorité de ce temps est consacrée à l'examen et aux consultations au sujet des présentations. Toutefois, il est important de souligner que même si les analystes de programme sont chargés d'examiner toute la présentation, les analystes des CE examinent habituellement certaines sections seulement.

(ii) Facteurs qui nuisent au processus des présentations ou qui le facilitent

Un nombre important de répondants au sondage croient que le processus des présentations est « inefficace » (tableau 13⁴⁵).

Tableau 13: Évaluation de l'efficacité du processus des présentations au Conseil du Trésor

%	Analystes de programme	Analystes des CE	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=59	n=52	n=91
Inefficace	33,9	42,9	41,8
Ni efficace ni inefficace	27,1	19,0	17,6
Efficace	39,0	38,1	40,7

Les facteurs suivants sont expressément réputés avoir une incidence sur l'efficacité du processus :

• la nature cyclique des présentations au Conseil du Trésor ayant trait à la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR), au budget supplémentaire des dépenses, à la préparation du budget, à la fin de l'exercice, etc.;
• les exigences relatives au traitement accéléré des présentations;
• le manque de souplesse en dotation pour faire face efficacement aux surcharges de travail⁴⁶ou pour traiter les présentations qui nécessitent un traitement accéléré.

D'autres recherches sur les surcharges de travail seraient profitables, notamment parce qu'elles semblent survenir sur une base régulière et cyclique qui s'harmonise avec le cycle des dépenses gouvernementales et le cycle de présentation de rapports. En outre, il s'agit d'un problème sur lequel le Secrétariat, en tant qu'organe administratif du Conseil du Trésor, peut exercer une certaine influence.

Utilisation des évaluations des risques

Les organisations fédérales fournissent des documents avec leurs présentations au Conseil du Trésor qui permettent au Secrétariat de mener des évaluations des risques. Les risques font l'objet de discussions pendant l'élaboration de la présentation au Conseil du Trésor, mais les cotes sont établies une fois que les présentations sont rédigées. Les cotes de risque sont présentées dans le précis et peuvent avoir une incidence sur le temps accordé à la présentation lors de la réunion du Conseil du Trésor.

Des analystes du Secrétariat et des employés d'organisations fédérales ont souvent suggéré que le fait de traiter différemment les présentations à faible risque réduirait le niveau de ressources utilisées par le processus des présentations (tableau 14). En général, ils font valoir que la cote de risque doit être établie plus tôt pendant le processus d'examen des présentations et que le temps alloué à une présentation et l'examen doivent correspondre au niveau de risque associé à la présentation. Actuellement, on accorde le même degré d'attention à la plupart des présentations pendant le processus d'examen des présentations peu importe leur niveau de risque ou l'importance relative.

Les cadres supérieurs du Secrétariat étaient sceptiques sur ce point, soutenant que les présentations qui semblent présenter un risque faible au début du processus d'examen des présentations sont parfois jugées à risque élevé à la fin du processus. Il peut en outre y avoir des risques qui inquiètent les ministres du Conseil du Trésor et que le Secrétariat peut connaître ou non. Ces risques peuvent se manifester seulement lorsqu'une présentation en particulier est analysée dans le contexte d'autres présentations figurant à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil du Trésor.

Une proportion élevée d'analystes (tant au Secrétariat que dans les organisations fédérales) ont suggéré que l'évaluation des risques sert à réduire l'utilisation des ressources (voir le tableau 14). Par ailleurs, les cadres supérieurs du Secrétariat ont précisé que l'évaluation des risques est utilisée en vue de permettre aux ministres du Conseil du Trésor de consacrer plus de temps aux propositions présentant un risque élevé et non pour réduire la charge de travail. Résultat, il serait possible d'examiner davantage la façon dont l'évaluation des risques peut être utilisée pour améliorer l'efficacité du processus.

Tableau 14: Évaluation des mesures proposées pouvant améliorer l'efficacité du processus des présentations au Conseil du Trésor

%	Analystes de programme	Analystes des CE	Répondants des organisations fédérales
n=taille de l'échantillon	n=58	n=66	n=90
Processus différent de gestion des présentations à faible risque	89,7	72,7	76,9
Délégation de pouvoirs accrus aux organisations fédérales	67,8	86,1	65,6
Renouvellement des modalités par les organisations fédérales	63,8	50,0	68,5
Approbation du dirigeant principal des finances	62,7	57,6	35,6
Rationalisation du processus d'approvisionnement	59,3	42,4	53,3
Changement du calendrier des présentations	53,4	54,0	30,0

Parmi les autres mesures proposées en vue d'améliorer l'efficacité du processus actuel des présentations lors des séances de travail et des entrevues menées pour l'évaluation, mentionnons les suivantes :

• corriger le chevauchement apparent entre l'objectif d'une présentation au Conseil du Trésor et celui d'un MC et éliminer l'ambiguïté à cet égard;
  • les participants à la séance de travail des SMA ont indiqué que le contenu des MC est souvent répété dans les présentations au Conseil du Trésor et ils ont décelé des possibilités d'accroître l'efficience en liant les MC et les présentations au Conseil du Trésor;
• renforcer systématiquement les relations de travail et les communications entre le Secrétariat et les organisations fédérales (comme un employé interviewé dans une organisation fédérale l'a indiqué : « Le processus pourrait être amélioré s'il y avait des normes de service »);
  • la mise sur pied d'« équipes de portefeuille » (qui ont déjà existé au Secrétariat) composées d'analystes de programme et d'analystes des CE, qui seraient disponibles pour les réunions avec des représentants des organisations fédérales qui préparent des présentations au Conseil du Trésor;
  • obtenir une rétroaction plus complète et en temps opportun du Secrétariat et tenir plus régulièrement des réunions avec les organisations fédérales et le Secrétariat;
  • approfondir les connaissances des analystes du Secrétariat au sujet des organisations fédérales;
  • rationaliser le processus d'attribution annuelle des crédits en éliminant le rôle des organisations fédérales dans le budget supplémentaire des dépenses et la MJANR;
• coordonner le travail de tous les secteurs au sein du Secrétariat qui doivent approuver une présentation;
• améliorer les compétences, les connaissances, le soutien et le niveau de participation des organisations fédérales à l'égard du processus des présentations au Conseil du Trésor (43,8 % des analystes de programme et 44,8 % des analystes des CE ayant répondu au sondage);
• mettre en œuvre des plans d'investissement quinquennaux.

En outre, les participants à l'évaluation proposent de relever le niveau des pouvoirs délégués aux organisations fédérales comme moyen d'accroître l'efficacité du processus. Étant donné que cette suggestion exige des changements en profondeur du mécanisme utilisé pour soutenir les ministres du Conseil du Trésor, elle dépasse la portée de la présente évaluation. Il faut cependant souligner que le Secrétariat, dans un cadre autre que celui de la présente évaluation, mène un projet sur la « délégation méritée et fondée sur les risques », qui examinera les diverses approches et options pour relever le plafond des pouvoirs délégués aux organisations fédérales.