ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique
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Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique
Bureau de la vérification interne et de l'évaluation
Table des matières
- Énoncé d'assurance
- Sommaire
- Annexe 1 : Critères de vérification
- Annexe 2 : Résumé des objectifs du Régime d'assurance‑invalidité et des énoncés connexes
- Annexe 3 – Plan d'action de la gestion
Énoncé d'assurance
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a terminé la vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique. La vérification avait pour objectif de déterminer si un cadre approprié de contrôle de gestion est en place au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) pour appuyer de manière efficace les activités liées au Régime d'assurance‑invalidité (AI) et examiner les principaux aspects de l'administration du contrat.
L'approche et la méthode de vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.
La vérification a été effectuée d'octobre 2009 à avril 2010, et elle a porté sur les processus et les contrôles en place jusqu'au 31 mars 2010.
La vérification comprenait des entrevues et un examen de la documentation. Les observations formulées dans le présent rapport se fondent sur les résultats des procédés de vérification appliqués aux éléments de preuve recueillis, qui sont suffisants pour donner à la haute direction une assurance raisonnable concernant les résultats de la vérification.
Nous concluons, avec un niveau d'assurance raisonnable, que certains éléments d'un cadre de contrôle de gestion sont en place pour aider le Secrétariat à rendre compte de la gestion du Régime d'AI. Des améliorations sont nécessaires pour clarifier et actualiser les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations; veiller à ce que les processus de surveillance, de présentation de rapports et de gestion des risques soient structurés, systématiques et complets; améliorer et rendre officiels les processus de recrutement et de planification de la relève.
Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été suivis et des éléments probants ont été recueillis pour assurer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification avec les critères de vérification préétablis. Elle ne s'applique qu'aux entités examinées et ne vaut que pour la période précisée.
Sommaire
Contexte
La vérification de la gestion du Régime d'assurance‑invalidité (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vérification triennal axé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) qui a été approuvé pour la période de 2008 à 2011.
En quoi consiste le Régime d'assurance‑invalidité?
Le Régime d'AI prévoit, à l'intention des employés de la fonction publique fédérale qui sont assujettis à la négociation collective et qui participent au Régime d'AI, des prestations destinées à remplacer une partie importante du salaire perdu à cause de longues périodes d'invalidité.
Le Régime d'AI a pour objet d'assurer aux employés admissibles un revenu raisonnable pendant une période d'invalidité prolongée par le versement de prestations qui viendront compléter d'autres prestations d'invalidité prévues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec.
Objectif et portée de la vérification
La vérification avait pour objectif de déterminer si un cadre approprié de contrôle de gestion est en place au Secrétariat afin d'appuyer les activités liées à la gestion du Régime d'AI.
La vérification a porté sur toutes les activités d'importance au sein du Secrétariat en regard de la gestion du Régime d'AI. La vérification portait plus précisément sur les activités réalisées au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux (qui est responsable de la gestion du Régime d'AI) et sur la façon dont ce Secteur communique avec les autres intervenants responsables de l'exécution des divers éléments du Régime d'AI :
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
- Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (l'entrepreneur)
- Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF)
- Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité du Conseil national mixte.
Les quatre domaines d'intérêt de la vérification sont les suivants :
- Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
- Surveillance et contrôle
- Gestion des risques
- Administration du contrat
Principales constatations
Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en regard de la gestion du Régime d'AI sont des éléments complexes qui sont définis officiellement dans sept documents tenus par le Secrétariat, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le Conseil national mixte. Même si ces documents ont été jugés comme étant communiqués et généralement bien compris, la vérification a permis de relever des éléments qui devaient être actualisés et éclaircis, en particulier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles relativement au Secrétariat et à TPSGC.
La vérification a également fait ressortir la nécessité de mettre à jour les autorisations et les délégations connexes. Une initiative a été entreprise pour que les instruments de délégation soient examinés et que de nouveaux soient rédigés.
Bien que les éléments d'un processus soient en place pour déterminer et mettre à jour les connaissances et les compétences nécessaires pour gérer le Régime d'AI au Secrétariat, il est nécessaire d'améliorer le recrutement et la planification de la relève, compte tenu de la complexité du Régime d'AI et des compétences spécialisées qu'il faut posséder pour le gérer.
Surveillance et contrôle
Le Secrétariat réalise certaines activités de surveillance pour faciliter la gestion du Régime d'AI, telles que l'analyse périodique de la situation financière du Régime et des rencontres régulières avec l'entrepreneur et des représentants de TPSGC. Toutefois, le processus servant à surveiller l'atteinte des objectifs du Régime d'AI et le respect des autorisations pertinentes, y compris les principales activités et responsabilités en matière de surveillance, ne sont pas définis officiellement.
Les exigences de présentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrétariat sont établies dans les règles. Il est nécessaire de définir officiellement les exigences de présentation de rapports pour les autres intervenants prenant part à l'exécution du Régime d'AI, y compris ceux qui font partie du Secrétariat.
L'équipe de vérification a constaté que l'information fournie par l'entrepreneur est conforme aux exigences du contrat. Toutefois, l'exactitude de cette information n'est pas validée de façon constante par le Secteur des pensions et des avantages sociaux. Des améliorations doivent également être apportées pour assurer l'exactitude de l'information liée aux autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, qui est utilisée pour la surveillance et la prise de décisions, de même que la vérification des paiements versés à l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du président du Conseil du Trésor.
Gestion des risques
Un processus exhaustif et systématique tenant compte de toutes les activités nécessaires de gestion des risques n'a pas été établi officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se répercuter sur la gestion du Régime d'AI sont actuellement définis et gérés par divers moyens, par exemple, dans le cadre du plan de continuité des opérations, du plan d'activités annuel et de l'analyse des risques financiers exécutée au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.
Administration du contrat
La documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a été jugée complète, y compris l'information fournie au Secrétariat par l'entrepreneur conformément au contrat (police d'assurance).
Les données disponibles font état d'activités de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement précises à partir desquelles on pourrait évaluer l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connaît le problème et a inclus des mesures de rendement précises dans l'appel d'offres qu'il a lancé récemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre Régime de prestations d'assurance.
Bien que la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat a été jugée complète, certains documents appuyant les modifications apportées au contrat par le passé n'étaient pas disponibles aux fins d'examen par l'équipe de vérification. Il est nécessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservés au dossier afin d'appuyer le processus décisionnel et de préserver la mémoire institutionnelle.
Pour l'instant, aucun processus officiel n'est en place pour valider l'exactitude des cotisations de l'employeur revenant au Conseil du Trésor et des frais d'administration des demandes en regard de l'information fournie par l'entrepreneur.
Conclusion générale
Certains éléments d'un cadre de contrôle de gestion sont en place pour aider le Secrétariat à rendre compte de la gestion du Régime d'AI. D'autres améliorations doivent être apportées aux fins suivantes :
- Clarifier et actualiser les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations
- Veiller à ce que les processus de surveillance, d'établissement de rapports et de gestion des risques soient structurés, appliqués systématiquement et complets
- Améliorer les processus de recrutement et de planification de la relève et les rendre officiels
Recommandations
Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.
1. Les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrétariat et les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI devraient être examinés, mis au clair, modifiés au besoin et consolidés.
2. Les activités actuelles de surveillance et d'établissement de rapports devraient être améliorées et définies officiellement de manière à appuyer la gestion du Régime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activités suivantes :
- Définition des objectifs de surveillance, des principales activités et des responsabilités connexes
- Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI pour déterminer si elle est exacte et complète
- Vérification des paiements liés au Régime d'AI
- Mesures d'évaluation du rendement
- Exigences en matière de documentation et de conservation de documents sur les activités liées au Régime d'AI
3. Les activités de gestion des risques menées actuellement à l'appui de la gestion du Régime d'AI devraient être améliorées, définies officiellement et mises en œuvre de manière à garantir que les risques sont régulièrement définis, évalués et atténués de manière exhaustive et systématique.
4. Les processus de recrutement et de planification de la relève devraient être améliorés et rendus officiels pour garantir que les connaissances et les compétences nécessaires à la gestion des programmes de prestations d'assurance sont conservées.
Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de la gestion qui figure à l'annexe 3.
1. Contexte
1.1 En quoi consiste le Régime d'assurance-invalidité?
Le Régime d'assurance-invalidité (AI) prévoit, à l'intention des employés de la fonction publique fédérale qui sont assujettis à la négociation collective et qui participent au Régime, des prestations destinées à remplacer une partie importante du salaire perdu à cause de longues périodes d'invalidité.
Le Régime d'AI a pour objet d'assurer aux employés admissibles un revenu raisonnable pendant une période d'invalidité prolongée par le versement de prestations qui viendront compléter d'autres prestations d'invalidité prévues notamment par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec.
1.2 Qui est responsable du Régime d'assurance-invalidité?
C'est au Conseil du Trésor[1] que revient la responsabilité finale en regard du Régime d'AI, et il doit en rendre compte en sa qualité d'employeur de l'administration publique centrale.[2]
Le Secrétariat, dans son rôle d'organe administratif du Conseil du Trésor, contrôle la gestion du Régime d'AI.
Au sein du Secrétariat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux, qui fait partie du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, est chargé de la gestion, pour le compte du Conseil du Trésor, des régimes de prestations d'assurance comme le Régime d'AI.
Les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont les responsabilités suivantes :
- Examen et surveillance des activités liées au Régime d'AI
- Prestation de conseils en matière d'analyse et de politiques à la haute direction et au Conseil du Trésor
1.3 De quelle façon le Régime d'assurance-invalidité est-il exécuté?
Outre le Conseil du Trésor et son Secrétariat, de nombreux autres intervenants clés prennent part à l'exécution du Régime d'AI. Vous trouverez ci-dessous une brève description de leurs rôles respectifs.
- Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie (Sun Life) – est l'assureur retenu par contrat par le gouvernement du Canada pour garantir et administrer le Régime d'AI. Dans le présent document, la compagnie d'assurance-vie Sun Life est désignée comme étant « l'entrepreneur ».
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – est chargé de verser les cotisations mensuelles à l'entrepreneur, de fournir au besoin des renseignements sur les employés à l'entrepreneur et au Secrétariat, de même que de donner des conseils, de l'information et de la formation sur les régimes de prestations d'assurance aux bureaux des ressources humaines au sein des ministères et organismes du gouvernement fédéral.
- Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) – est chargé de fournir, par l'intermédiaire du Bureau de l'actuaire en chef, des services actuariels consultatifs au Secteur des pensions et des avantages sociaux pour la gestion des aspects financiers du Régime d'AI.
- Le Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité – qui fait partie du Conseil national mixte,[3] est chargé de prodiguer au président du Conseil du Trésor des conseils sur les questions financières et administratives liées au Régime d'AI, et il prend part au processus d'appel.
1.4 Quelle est la part des coûts du Régime d'assurance-invalidité qui revient au Conseil du Trésor à titre d'employeur?
Le coût du Régime d'AI correspond aux cotisations mensuelles payées à l'entrepreneur, qui sont versées à 85 p. 100 par l'employeur et à 15 p. 100 par l'employé.
TPSGC calcule et verse à l'entrepreneur, pour le compte du président du Conseil du Trésor, la part des cotisations du Conseil du Trésor en sa qualité d'employeur ainsi que la part des employés. TPSGC recouvre ensuite la part du Conseil du Trésor, qui est en bout de ligne imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor – Assurances de la fonction publique.
Au cours de l'exercice 2008-2009, les cotisations de l'employeur au Régime d'AI se sont chiffrées à près de 219 millions de dollars et classées troisième au chapitre des dépenses totales les plus élevées de tous les régimes de prestations d'assurance du Conseil du Trésor.
2. Détails de la vérification
2.1 Fondement de la vérification
La vérification de la gestion du Régime d'assurance‑invalidité (AI) de la fonction publique s'inscrit dans le Plan de vérification triennal axé sur les risques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) qui a été approuvé pour la période de 2008 à 2011.
2.2 Raisons de la vérification
Le Régime d'AI a été choisi en raison des risques que présentent une importance relative considérable, un très haut degré de complexité et la sensibilité du public. De plus, aucune vérification interne antérieure n'a été effectuée dans ce domaine.
2.3 Objectif de la vérification
La vérification avait pour objectif de déterminer si un cadre approprié de contrôle de gestion est en place au Secrétariat afin d'appuyer les activités liées au Régime d'AI.
2.4 Portée de la vérification
La vérification a porté sur toutes les activités d'importance au sein du Secrétariat en regard de la gestion du Régime d'AI. La vérification portait plus précisément sur les activités réalisées au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux et la relation entre ce Secteur et les autres intervenants responsables de l'exécution des divers éléments du Régime d'AI :
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie
- Bureau du surintendant des institutions financières
- Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité du Conseil national mixte
Les quatre domaines d'intérêt de la vérification sont les suivants :
- Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
- Surveillance et contrôle
- Gestion des risques
- Administration du contrat
L'étape de l'examen a été réalisée d'octobre 2009 à avril 2010 et a porté sur les processus et les contrôles en place jusqu'au 31 mars 2010.
La vérification n'a pas porté sur les éléments suivants :
- Pertinence des activités réalisées au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux
- Réalisation des activités menées par les autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI
- Exactitude des paiements versés dans le cadre du contrat
- Exactitude des paiements liés à la part des cotisations des employés au Régime d'AI.
Non plus, la vérification ne visait pas à évaluer la gestion globale des questions en matière d'invalidité au sein de la fonction publique fédérale.
2.5 Critères de vérification
Les critères de vérification ont été élaborés en tenant compte des risques déterminés à l'étape de la planification de la vérification et se fondent sur les sources suivantes :
- Les contrôles de gestion de base : Un guide à l'intention des vérificateurs internes, diffusé par le Bureau du contrôleur général et daté en novembre 2007
- Whitepaper on Plan Governance,[4] daté en octobre 2008
Les critères sont présentés en détails à l'annexe 1.
2.6 Approche et méthode
L'approche et la méthode de vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les objectifs de la vérification ont été atteints.
L'approche utilisée pour exécuter la vérification a comporté un examen de la documentation et des entrevues avec des représentants du Secteur des pensions et des avantages sociaux du Secrétariat et des intervenants suivants dans l'exécution du Régime d'AI :
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie
- Bureau du surintendant des institutions financières
- Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité du Conseil national mixte
3. Résultats de la vérification
Chaque domaine d'intérêt a été évalué selon les objectifs de la vérification et les critères connexes. Les résultats de la vérification sont présentés ci-dessous selon le domaine d'intérêt.
3.1 Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
3.1.1 Définition, communication et compréhension
Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant la gestion du Régime d'AI sont complexes et définis officiellement dans les sept documents suivants qui sont tenus à jour par le Secrétariat, TPSGC et le Conseil national mixte.
- Secrétariat
- Loi sur la gestion des finances publiques
- Police d'assurance (contrat) et deux modifications connexes
- Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor
- Document sur le Régime d'assurance‑invalidité, qui comprend la Directive concernant le Régime d'assurance-invalidité instauré à l'intention de certaines personnes employées dans la fonction publique du Conseil du Trésor
- TPSGC
- Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
- Guide sur l'administration des régimes d'assurances
- Conseil national mixte
- Mandat du Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité
Ces documents ont été jugés comme ayant été communiqués de manière adéquate aux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI. Cinq de ces documents sont affichés sur Internet et sont, par conséquent, accessibles à tous les intervenants. Les deux autres documents (la police d'assurance et le Mandat du Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité) ont été fournis aux parties appropriées.
Selon les résultats des entrevues réalisées par l'équipe de vérification avec les représentants des partenaires dans l'exécution du Régime d'AI, toutes les parties ont bien compris les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles, tels qu'ils sont définis.
Au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux, on a constaté que les employés comprenaient et exerçaient leurs rôles, tels qu'ils sont définis actuellement.[5] On a également constaté que les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux comprenaient raisonnablement bien les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des divers intervenants dans l'exécution du Régime d'AI.
3.1.2 Actualité et clarté des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles
La vérification a permis de déterminer les domaines nécessitant une mise à jour ou des éclaircissements, surtout en regard des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles concernant le Secrétariat et TPSGC. Il faudrait également que le Secrétariat et les intervenants rendent officielles les attentes relatives au service d'exécution du Régime d'AI.
Rôle du Secrétariat
Selon la documentation examinée, de nombreux rôles, responsabilités et obligations redditionnelles concernant le Régime d'AI sont attribués au Conseil du Trésor ou au président du Conseil du Trésor. Cependant, le rôle du Secrétariat à l'appui du Conseil du Trésor n'est pas défini officiellement en regard de la gestion du Régime d'AI. Actuellement, le rôle du Secrétariat tel qu'il est défini consiste à fournir des directives à TPSGC, conformément à la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 17 mai 2007. Étant donné les activités exécutées par le Secrétariat à l'appui de la gestion du Régime d'AI, l'éclaircissement et la documentation de son rôle seraient avantageux en ce sens qu'ils permettraient d'assurer que la prise de décisions se fait à un niveau approprié de responsabilité.
Rôle de TPSGC
Le rôle de TPSGC est défini dans la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor. En vertu de cette politique, TPSGC est un fournisseur d'information sous la direction du Secrétariat. Cependant, le rôle de TPSGC tel qu'il est défini dans la politique diffère de celui qui est établi dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances définissent le rôle de TPSGC en matière de prestation de services administratifs et autres. La vérification a permis de conclure que TPSGC exerce son rôle en respectant la loi et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances. Néanmoins, son rôle d'appui à l'administration du Régime d'AI devrait être défini uniformément afin d'en favoriser une compréhension commune.
Services fournis par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI
Il a été noté que les protocoles d'entente avec le Bureau du surintendant des institutions financières ou TPSGC concernant leurs rôles en regard du Secrétariat et les services à fournir ne sont pas en place. De telles ententes permettraient de s'assurer que les intervenants comprennent clairement leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui concerne l'exécution du Régime d'AI et permettraient d'appuyer le rôle du Secrétariat au chapitre de la surveillance de l'exécution du Régime d'AI.
3.1.3 Pouvoirs et délégations concernant la gestion du Régime d'AI
La vérification a permis de cerner le besoin de mettre à jour les pouvoirs et les délégations concernant la gestion du Régime d'AI. Pour préciser, les instruments actuels de délégation ne permettent pas une délégation adéquate aux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, qui réalisent des activités pour le compte du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor. Dans le cadre des efforts visant à régler ce problème, le Secrétariat révise actuellement les instruments de délégation actuels et en élabore de nouveaux.
3.1.4 Gestion des connaissances et des compétences
On a également inclus dans la vérification un examen des processus globaux en place pour définir et mettre à jour les connaissances et les compétences appropriées pour appuyer les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles du Secrétariat dans la gestion du Régime d'AI.
Détermination des connaissances et des compétences nécessaires
Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé la nécessité de recruter des employés possédant une expérience de prestation de conseils stratégiques, de même que des employés possédant une expérience en matière d'assurance et de pensions, lorsque cela est possible. Ces besoins en matière de recrutement ont été signalés dans le dernier Plan de ressources humaines[6] et confirmés auprès des responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux. Il a été souligné que le recrutement de personnes possédant une expérience antécédente en matière d'assurance et de pensions était difficile.
Dans son dernier Plan de ressources humaines, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé que les activités suivantes permettraient de favoriser la détermination des connaissances et des compétences nécessaires et le recrutement de nouveaux employés :
- Examen régulier des énoncés des critères de mérite pour les postes clés et obtention d'avis des diverses communautés au sein du secteur privé afin de déterminer les exigences relatives au travail
- Modification de la stratégie de recrutement du Secteur des pensions et des avantages sociaux afin d'examiner de nouveaux moyens de recruter des employés au sein de la communauté de l'assurance et des pensions du secteur privé.
Il existe des preuves pour dire que lors d'un récent concours, on aurait élaboré l'énoncé des critères de mérite en tenant compte des besoins globaux en matière de recrutement qui ont été déterminés dans le plus récent Plan de ressources humaines. Étant donné la complexité des programmes de prestations d'assurance tels que le Régime d'AI, il serait bénéfique d'élaborer officiellement les stratégies et les besoins particuliers en matière de recrutement afin qu'ils soient mis en œuvre de manière efficace.
Maintien des connaissances et des compétences
Même si les exigences normatives et obligatoires en matière de formation ne sont pas en place, on a informé l'équipe de vérificateurs que les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont l'occasion de participer à diverses séances de formation internes et externes afin de mettre à jour et d'améliorer leurs connaissances et les compétences en regard des programmes de prestations d'assurance.
Possibilités de formation générale au Secrétariat
- Camp de formation du Secrétariat
Formation particulière sur les programmes de prestations d'assurance
- Formation d'un jour à l'interne sur les programmes de prestations d'assurance du Conseil du Trésor et leur fonctionnement
- Formation dans d'autres ministères du gouvernement fédéral offrant des programmes de prestations
- Formation de la part des assureurs
- Attestation du Humber College
Les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont indiqué que l'échange de connaissances joue un rôle essentiel dans l'exercice de leurs rôles et de leurs responsabilités. Pour faciliter l'échange de connaissances, le Secteur des pensions et des avantages sociaux donne des séances informelles de formation polyvalente aux employés des programmes de prestations d'assurance, des séances informelles de formation en cours d'emploi en plus de faire appel aux employés chevronnés pour offrir un soutien continu.
En ce qui concerne la planification de la relève, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé de nombreuses activités courantes dans le plus récent Plan de ressources humaines, notamment :
- Définition des postes critiques et du personnel de relève
- Étapes permettant de réaliser le transfert des connaissances avant le départ des employés
- Formation des successeurs éventuels
Même s'il n'existe pas un programme de formation officiel, il existe des preuves pour dire que les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont accès à de nombreuses possibilités de formation. Les exigences globales en matière de planification de la relève ont été soulignées dans le plus récent Plan de ressources humaines. Cependant, il faudra élaborer et mettre en œuvre des outils et des processus officiels qui appuieront la planification de la relève, étant donné la complexité des programmes de prestations d'assurance et les compétences spécialisées nécessaires pour les gérer.
3.1.5 Conclusion – Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles
Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont définis de manière officielle, et des preuves indiquent qu'ils ont été communiqués et bien compris par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI. Cependant, ils sont éparpillés dans de nombreux documents, et ils nécessitent des ajustements ainsi que des éclaircissements dans certains cas. Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles qui sont définis clairement sont essentiels pour assurer une gestion efficace du Régime d'AI ainsi que la continuité des opérations lorsque des employés occupant des postes clés changent d'emploi ou prennent leur retraite.
Les délégations et les pouvoirs sont en cours de révision, et on élabore de nouveaux instruments de délégation.
Bien que les éléments d'un processus visant à déterminer et à mettre à jour les connaissances et les compétences nécessaires à la gestion du Régime d'AI au sein du Secrétariat soient en place, une approche améliorée en regard du recrutement et de la planification de la relève est nécessaire, étant donné la complexité du Régime d'AI et les compétences spécialisées nécessaires à sa gestion.
3.2 Surveillance et contrôle
3.2.1 Définition et communication des objectifs du Régime d'assurance-invalidité
Les objectifs du Régime d'AI permettent d'assurer l'harmonisation des activités menées par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI et peuvent constituer les principes fondamentaux de la surveillance.
Les objectifs du Régime d'AI et les dispositions connexes figurent dans deux documents affichés sur le site Web du Secrétariat : le document du Régime d'assurance-invalidité et la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor. Des extraits pertinents tirés de ces documents figurent à l'annexe 2.
L'objectif global du Régime d'AI est défini de manière générale dans le document du Régime d'assurance-invalidité. Les objectifs de gestion du Régime d'AI, comme ceux relatifs aux obligations redditionnelles, à la transparence, à la prise de décisions et à la réduction au minimum du nombre d'erreurs, peuvent être établis à partir de ceux énoncés dans la politique du Conseil du Trésor susmentionnée et être utilisés pour orienter les activités de surveillance.
3.2.2 Surveillance
Le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Régime d'AI et de la conformité aux autorisations pertinentes n'est pas établi officiellement.
Bien que définis en termes généraux, les objectifs du Régime d'AI pourraient constituer le fondement de la surveillance continue du Régime d'AI.
En ce qui a trait à la conformité du Régime d'AI, il n'existe aucune exigence législative concernant la gestion du Régime d'AI, mais d'autres exigences à respecter sont énoncées dans les politiques et les directives du Conseil du Trésor ainsi que dans la police d'assurance (contrat).
Le processus de surveillance n'est pas défini officiellement, mais le Secteur des pensions et des avantages sociaux mène diverses activités de surveillance pour appuyer la gestion du Régime d'AI. Ces activités de surveillance portent principalement sur les activités de deux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, comme il est expliqué ci-dessous.
Surveillance des activités de l'entrepreneur et présentation de rapports
Le Secrétariat surveille les activités de l'entrepreneur, la compagnie d'assurance-vie Sun Life, en se fondant sur l'information qu'il reçoit de celui-ci.
Nous avons constaté que les exigences en matière de présentation de rapports que l'entrepreneur doit satisfaire sont définies clairement dans la police d'assurance (contrat), notamment en ce qui concerne la production, à des moments bien précis, de divers rapports sur la situation financière du Régime d'AI, y compris les rapports suivants :
- Rapports mensuels sur la situation financière
- Rapport financier annuel sommaire, y compris les pièces exigées
- Rapport financier annuel détaillé, y compris les pièces exigées
- Rapports des biens immobiliers présentés une fois par an et sur demande
Le Secteur des pensions et des avantages sociaux examine et analyse ces rapports de manière globale dans le but de surveiller la santé financière du Régime d'AI. Comme la vérification visait à déterminer s'il existe un processus pour veiller à ce que les objectifs de gestion du Régime d'AI soient atteints, l'équipe de vérification ne s'est pas penchée sur la question de savoir si cette analyse était suffisante ou adéquate.
Bien que l'information fournie par l'entrepreneur satisfasse aux exigences du contrat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux ne vérifie pas systématiquement l'exactitude de cette information. À titre d'exemple, aucune vérification des paiements n'est effectuée. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a procédé à une vérification de l'information financière de l'entrepreneur pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2007, mais le rapport de vérification n'est pas encore terminé. De plus, nous n'avons aucune confirmation que les états financiers de l'entrepreneur seront vérifiés régulièrement.
Des réunions mensuelles avec l'entrepreneur sont tenues afin d'examiner le rendement et de discuter des questions qui peuvent survenir dans le cadre de l'exécution du Régime d'AI. Dans les procès-verbaux qu'il rédige et fournit au Secrétariat, l'entrepreneur énumère les problèmes qui se posent dans le cadre de la gestion du Régime d'AI et les mesures prises pour les résoudre.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Régime d'AI n'est pas défini officiellement. L'absence d'un cadre officiel décrivant les principales activités de surveillance limite la capacité du Secrétariat de déterminer si les activités de surveillance actuelles sont appropriées et suffisantes pour favoriser l'atteinte des objectifs de gestion du Régime d'AI.
Surveillance des activités de TPSGC et présentation de rapports
La vérification a constaté que le Secrétariat et TPSGC n'avaient pas planifié officiellement des réunions régulières pour discuter d'aspects particuliers du rôle que joue TPSGC dans l'exécution du Régime d'AI.
Cependant, des réunions avec TPSGC ont été organisées au besoin afin de discuter des questions qui avaient une incidence sur l'exécution du Régime d'AI. De plus, des éléments de preuve indiquaient que les questions soulevées avaient été résolues lors d'échanges de courriels et au cours des réunions. Il existe des preuves que des consultations ont été menées auprès d'autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI dans le cas où elles étaient nécessaires pour résoudre des questions.
Alors que les exigences en matière de présentation de rapports officiels auxquelles l'entrepreneur doit satisfaire sont définies, ce n'est pas le cas pour TPSGC. Par conséquent, le Secrétariat ne reçoit pas régulièrement de TPSGC des renseignements prédéfinis nécessaires aux fins de surveillance.
TPSGC calcule et remet à l'entrepreneur la part des cotisations au Régime d'AI du Conseil du Trésor en tant qu'employeur au nom du président du Conseil du Trésor ainsi que la part des employés. La part du Conseil du Trésor est au bout du compte imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor - Assurance de la fonction publique. Cependant, les détails sur la part du Conseil du Trésor recouvrée par TPSGC et imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor n'ont pas été établis au préalable afin de permettre au Secrétariat de déterminer si le montant imputé est approprié et exact. Le fait de disposer de renseignements tels que le nombre d'employés qui cotisent au Régime d'assurance‑invalidité, le montant des retenues mensuelles des employés et les sommes remises à l'entrepreneur faciliterait le processus de vérification des paiements du Secrétariat.
L'équipe de vérification a appris que des discussions avec TPSGC sont en cours depuis janvier 2010 afin de répondre au besoin d'information supplémentaire.
3.2.3 Processus de présentation de rapports
En plus d'examiner le processus de présentation de rapports par les intervenants externes (abordé à la section 3.2.2 qui porte sur la surveillance), la vérification a aussi permis d'examiner la présentation de rapports sur le Régime d'AI selon les contextes suivants :
- Rapports que le Secrétariat présente au Conseil du Trésor
- Rapports internes présentés au sein du Secrétariat
Rapports présentés par le Secrétariat au Conseil du Trésor du Canada
À l'heure actuelle, aucune exigence obligatoire ou officielle n'oblige le Secrétariat à faire rapport au Conseil du Trésor sur le Régime d'AI.
En plus de préciser le rôle du Secrétariat d'appuyer le Conseil du Trésor (abordé à la section 3.1.2 du présent rapport), il serait avantageux de formuler des exigences claires concernant la présentation de rapports au Conseil du Trésor, étant donné le rôle du Secrétariat de gérer le Régime d'AI pour le compte du Conseil du Trésor.
Exigences relatives à la présentation de rapports internes au sein du Secrétariat
La vérification a permis d'examiner la portée des rapports internes produits au sein du Secrétariat au sujet de l'exécution du Régime d'AI. Il en est ressorti qu'aucune exigence n'a été établie de façon officielle en matière de présentation de rapports internes. Des rapports portant sur les activités du Régime d'AI ont été présentés à la haute direction en réaction à divers enjeux.
3.2.4 Conclusion – Surveillance et présentation de rapports
Même si le Secrétariat réalise de nombreuses activités de surveillance qui sont essentielles à la gestion du Régime d'AI, il est nécessaire d'élaborer un cadre de surveillance officiel qui définit les principaux objectifs, les activités, la fréquence des activités et les responsabilités en matière de surveillance. Un tel cadre permettrait de garantir que toutes les activités de surveillance nécessaires sont effectuées en temps voulu, de façon à appuyer les principaux aspects de l'exécution du Régime d'AI.
Des améliorations doivent également être apportées pour assurer l'exactitude de l'information liée aux autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI qui est utilisée dans la surveillance et la prise de décisions, de même que la vérification des paiements versés à l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du président du Conseil du Trésor.
Des exigences en matière de présentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrétariat sont établies dans les règles, et l'information fournie est conforme aux exigences du contrat. Il est cependant nécessaire de définir officiellement les exigences en matière de présentation de rapports qui s'appliquent à tous les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, y compris celle du Secrétariat.
3.3 Gestion des risques
Conformément à la Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trésor, les ministères du gouvernement fédéral doivent :
- déterminer les périls éventuels, les facteurs et les types de risques auxquels sont exposés leurs biens, leurs activités de programmes et leurs intérêts;
- analyser et évaluer les risques déterminés ainsi que concevoir et appliquer des mesures économiques de prévention, de réduction ou d'évitement des risques.
Pour évaluer la façon dont le Secrétariat gère les risques relativement au Régime d'AI, l'équipe de vérification a examiné de nombreux documents, entre autres les suivants :
- Plan d'activités 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
- Plan des ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
- Analyse des répercussions sur les opérations, datée le 24 octobre 2008
- Renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux et la Direction sur le Plan de continuité des opérations du Ministère en cas d'indisponibilité des infrastructures (30 octobre et 24 septembre 2009)
Ces documents ont permis de déterminer de nombreux risques et problèmes qui pourraient nuire à la capacité du Secrétariat de s'acquitter de ses fonctions liées au Régime d'AI. Les renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux sur le Plan de continuité des opérations du Secrétariat en cas d'indisponibilité des infrastructures montraient qu'une approche officielle et systématique en regard de la gestion des risques avait été mise en œuvre. Cependant, certains autres risques étaient gérés d'une façon moins exhaustive et moins structurée pour s'attarder aux questions liées aux ressources humaines.
Par ailleurs, le Secteur des pensions et des avantages sociaux effectue une analyse des risques financiers qui consiste à examiner les renseignements financiers fournis par l'entrepreneur et à réaliser une analyse des tendances et des écarts.
Toutefois, la façon dont les risques financiers sont déterminés, reconnus et atténués n'était pas documentée officiellement.
3.3 Conclusion – Gestion des risques
Aucun processus exhaustif et systématique visant à déterminer, évaluer et tenir compte de l'ensemble des risques liés à la gestion du Régime d'AI n'a été établi officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se répercuter sur la gestion du Régime d'AI sont actuellement repérés et gérés par divers moyens, par exemple, dans le cadre du Plan de continuité des opérations en cas d'indisponibilité des infrastructures, du plan d'activités annuel et de l'analyse des risques financiers exécutée par un conseiller principal au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.
Une approche de gestion des risques officielle comprendrait la détermination et l'évaluation des risques juridiques, opérationnels ou financiers, ou encore des risques d'atteinte à la réputation (aussi bien les risques provenant de sources internes que de sources externes). Une telle approche serait appliquée périodiquement (au moins une fois par année) et ferait l'objet d'une surveillance. Une réponse officielle aux risques comporterait les éléments suivants :
- Stratégies d'atténuation précises assorties d'échéanciers
- Identification des responsables de chaque stratégie d'atténuation
- Mesures visant à communiquer les risques et les stratégies aux parties concernées
3.4 Administration du contrat
3.4.1 Documents à l'appui : approbation du contrat et des modifications
C'est en 1970 que la police d'assurance (contrat) originale du Régime d'AI conclue avec la compagnie d'assurance-vie Sun Life est entrée en vigueur. Elle a été actualisée en 1997 et deux modifications y ont été apportées depuis, la première en 2000 et la seconde en 2007.
L'équipe de vérification a constaté qu'en ce qui concerne la plus récente version du contrat, la documentation à l'appui qui se trouvait au dossier était en règle. Cependant, la documentation équivalente pour la mise à jour et la première modification apportées au contrat en 1997 n'étaient pas disponibles et n'ont pas pu être examinées.
En vertu du paragraphe 7.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et en l'absence d'autres instruments de délégation officiels, le Conseil du Trésor est l'autorité appropriée pour approuver la police d'assurance (contrat) et ses modifications. Toutefois, l'équipe de vérification a constaté que le contrat de 1997 et les modifications subséquentes ont été signés par le président du Conseil du Trésor et dans un cas, par le dirigeant principal des ressources humaines. Il faut donc mettre à jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Régime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. On a avisé l'équipe de vérification que le Secrétariat procède actuellement à l'examen et à la rédaction de nouveaux instruments de délégation.
3.4.2 Surveillance du contrat
Comme il est indiqué à la section 3.2.2 (Surveillance des activités de l'entrepreneur et présentation de rapports), le Secrétariat entreprend de nombreuses activités visant à faire respecter les exigences du contrat. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux rencontre l'entrepreneur une fois par mois afin de discuter de diverses questions et examine les rapports fournis par celui-ci afin de surveiller la situation financière du Régime d'AI.
Dans l'ensemble, l'équipe de vérification a jugé que les activités de surveillance permettaient bel et bien de veiller à ce que l'entrepreneur fournisse les produits livrables du contrat (p.ex., les rapports financiers) et les problèmes soient résolus rapidement et de façon satisfaisante. Toutefois, le contrat actuel ne renferme pas d'autres mesures de rendement à partir desquelles on pourrait évaluer le rendement de l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connaît le problème et a inclus des mesures de rendement précises dans le nouvel appel d'offres qu'il a lancé récemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre régime de prestations d'assurance.
La documentation liée à la gestion du contrat qui se trouvait au dossier a été jugée suffisante pour l'administration quotidienne du contrat. Cette documentation comprenait entre autres :
- Des renseignements fournis par l'entrepreneur, tel que prévu au contrat (p. ex., des rapports financiers comme l'état des résultats)
- Des documents portant sur la détermination, le suivi et la résolution des problèmes qui sont survenus
3.4.3 Vérification des paiements
Part des cotisations de l'employeur
Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans le rapport, le coût du Régime d'AI correspond aux cotisations mensuelles qui sont versées à l'entrepreneur par l'employeur (à 85 p. 100) et les employés (à 15 p. 100). La présente vérification n'a porté que sur les cotisations patronales versées par le Conseil du Trésor.
L'équipe de vérification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des cotisations patronales versées par le Conseil du Trésor en regard de l'information fournie par l'entrepreneur.
Frais d'administration des demandes
L'entrepreneur reçoit de l'argent au titre des frais d'administration des demandes, tel que prévu dans le contrat négocié.
L'équipe de vérification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des frais d'administration des demandes.
Néanmoins, un certain degré d'assurance a récemment été obtenu au sujet des frais d'administration des demandes payés à l'entrepreneur. En effet, une vérification indépendante de l'information financière a été réalisée par un vérificateur externe qui a exprimé son opinion sur les rapports financiers annuels du Régime d'AI que l'entrepreneur a fournis pour l'année se terminant le 31 décembre 2007. La vérification a comporté un examen des processus et des mesures de contrôle appuyant l'établissement des rapports financiers; elle a en outre permis de formuler des observations et des recommandations sur les lacunes relevées, le cas échéant. Selon les constatations préliminaires découlant de cette vérification, aucun problème n'a été relevé quant à l'exactitude de l'information contenue dans les rapports financiers pour l'année, y compris le montant des frais d'administration des demandes payés à l'entrepreneur. Le rapport de vérification n'est cependant pas terminé.
3.4.4 Conclusion – Administration du contrat
Il existe des preuves d'activités de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement précises à partir desquelles on pourrait évaluer l'entrepreneur.
Bien que l'équipe de vérification ait jugée complète la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat, elle n'a pas pu examiner certains documents portant sur les modifications apportées antérieurement au contrat parce qu'ils n'étaient pas disponibles. Il est nécessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservés au dossier afin d'appuyer le processus décisionnel et de préserver la mémoire institutionnelle en cas de roulement du personnel.
Il faut mettre à jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Régime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. L'équipe de vérification a appris qu'un cadre de délégation amélioré était en voie de réalisation.
Il n'existe actuellement aucun processus officiel pour vérifier l'exactitude des cotisations patronales et des frais d'administration des demandes en fonction de l'information fournie par l'entrepreneur.
4. Conclusion générale
Certains éléments d'un cadre de contrôle de gestion sont en place pour appuyer les obligations redditionnelles du Secrétariat en regard de la gestion du Régime d'AI. De nouvelles améliorations sont nécessaires pour prendre les mesures suivantes :
- Éclaircir et mettre à jour les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations
- Veiller à ce que les processus relatifs à la surveillance, à la présentation de rapports et à la gestion des risques soient officiels, systématiques et complets
- Améliorer et rendre officiels les processus de recrutement et de planification de la relève
Dans l'énoncé d'assurance présenté au début de ce rapport, on réitère cette conclusion et on fournit des détails sur le degré d'assurance et la méthode utilisée.
5. Recommandations
Les recommandations suivantes sont soumises au sous-ministre adjoint du Secteur des pensions et des avantages sociaux.
- Les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations du Secrétariat et des intervenants dans l'exécution du Régime d'AI devraient être examinés, éclaircis, modifiés au besoin et consolidés.
- Les activités actuelles de surveillance et de
présentation de rapports devraient être améliorées et définies officiellement de
manière à appuyer la gestion du Régime d'AI. Le volet surveillance d'un tel cadre
doit inclure ce qui suit :
- Définition des objectifs de surveillance, des principales activités et des responsabilités connexes
- Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI pour déterminer si elle est exacte et complète
- Vérification des paiements liés au Régime d'AI
- Mesures d'évaluation du rendement
- Exigences en matière de documentation et de conservation relativement aux activités liées au Régime d'AI.
- Les activités de gestion des risques menées actuellement à l'appui de la gestion du Régime d'AI devraient être améliorées, définies officiellement et mises en œuvre de manière à garantir que les risques sont définis, évalués et atténués de façon exhaustive, systématique et régulière.
- Les processus de recrutement et de planification de la relève devraient être améliorés et rendus officiels pour garantir la mise à jour des connaissances et des compétences nécessaires à la gestion des programmes de prestations d'assurance.
Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de gestion qui figure à l'annexe 3.
Annexe 1 : Critères de vérification
Objectif de la vérification
L'objectif de la vérification consistait à déterminer si un cadre de contrôle de la gestion approprié est en place au sein du Secrétariat afin d'appuyer les activités liées au Régime d'AI.
| Sous-objectif de la vérification | Critères de vérification |
|---|---|
| 1. Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont-ils clairement définis, et y a-t-il un processus en place visant à s'assurer que les employés possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour exercer leurs fonctions? [7] |
|
| 2. Existe-t-il un processus ou des mesures de contrôle permettant de faciliter la surveillance? |
|
| 3. Existe-t-il une approche officielle et systématique pour déterminer et évaluer les risques qui guettent le Régime d'AI ainsi que des stratégies pour atténuer ces risques? |
|
| 4. L'administration de la police d'assurance (contrat) entre la compagnie d'assurance-vie Sun Life et le Conseil du Trésor est-elle appropriée? |
|
Annexe 2 : Résumé des objectifs du Régime d'assurance‑invalidité et des énoncés connexes
Les objectifs et les énoncés connexes se trouvent dans deux documents affichés sur le site Web du Secrétariat : le document sur le Régime d'assurance‑invalidité et la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor.
Ces documents comprennent les objectifs suivants qui s'appliquent au Régime d'AI :
- « Le Régime d'assurance-invalidité (AI) a pour objet d'assurer le versement de prestations qui s'ajoutent aux autres prestations d'invalidité prévues par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi concernant l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec; il assure un niveau raisonnable de revenu pendant les périodes d'invalidité prolongée. » (paragraphe 3.1 du document sur le Régime d'assurance‑invalidité)
- « Les régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux procurent aux participants et à leurs personnes à charge diverses prestations de soins de santé, de soins dentaires, d'invalidité et d'assurance incluant les prestations en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP), du Régime d'assurance-invalidité (RAI), du Régime de services dentaires (RSD), du Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP), du Régime de prestations de revenu versées aux survivants des employés de la fonction publique tués dans l'exercice de leurs fonctions et du Programme d'indemnisation pour les voyages à risques élevés. » (section 3.2 de la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor)
De plus, des objectifs de gestion du Régime d'AI peuvent être tirés de la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor, en particulier les articles 5.1 et 5.2 :
- La présente politique vise à favoriser une amélioration des pratiques en matière de responsabilisation et de saine gestion du Régime de pension de retraite de la fonction publique et des programmes de prestations d'assurance.
- Les résultats escomptés de la présente politique sont les suivants :
- Les employés et les participants reçoivent des renseignements exacts et opportuns relativement au Régime de pension de retraite de la fonction publique et aux programmes de prestation d'assurance qui les aident à prendre des décisions éclairées.
- Les erreurs commises par le gouvernement et les responsabilités s'y rapportant sont réduites.
- Les organisations gouvernementales et les organismes distincts participants font des versements et fournissent des données pertinentes, conformément aux conditions du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des programmes de prestations d'assurance et aux échéances fixées.
- Les employés qui reprennent le travail au terme d'un congé de maladie prolongé peuvent réintégrer leur milieu de travail hâtivement et efficacement, compte tenu de l'obligation de l'employeur de prendre les mesures d'adaptation dont ont besoin les employés handicapés.
Annexe 3 – Plan d'action de la gestion
RÉPONSE DE LA DIRECTION À LA VÉRIFICATION DE LA GESTION DU RÉGIME D'ASSURANCE-INVALIDITÉ DE LA FONCTION PUBLIQUE
La vérification confirme l'importance des efforts prévus et en cours qui visent à moderniser les régimes de prestations. Ils assureront la bonne administration et la rentabilité des régimes de soins de santé, de soins dentaire et d'assurance-invalidité, conformément aux normes industrielles, y compris les mesures de contrôle et les procédures internes ainsi que les stratégies de gestion des risques tout en continuant de fournir aux membres les avantages appropriés.
Actuellement, le Secteur des pensions et des avantages sociaux se concentre sur le renouvellement du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), étant donné sa taille et son importance pour les membres. Le RSSFP est le plus important régime de soins de santé au Canada, le crédit 20 du Conseil du Trésor concernant les dépenses de l'employeur de 2008‑2009 totalisant 660,8 M$ comparativement à 219,5 M$ pour le Régime d'assurance‑invalidité (AI). Comme une grande partie des travaux effectués et prévus pour le RSSFP s'appliqueront aux autres régimes de prestations, nous en tiendrons compte lorsqu'il s'agira d'examiner les recommandations découlant de la vérification de l'AI. Pour ce qui est des échéanciers, le nouveau contrat pour le RSSFP entrera en vigueur le 1er novembre 2010, et nous envisageons être disposés à commencer à examiner les mesures à prendre pour la vérification de l'AI au début de 2011. Le plan d'action de la gestion a été élaboré pour aborder les questions et les recommandations dans le rapport de vérification interne, tel que décrit ci‑dessous, tout en reconnaissant les interdépendances des activités et des intervenants.
Recommandation #1 :
Les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les autorisations concernant le Secrétariat et les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI devraient être examinés, mis au clair, modifiés au besoin et consolidés.
Priorité : Élevée
| Action de la direction | Date d'achèvement | Bureau de la première responsabilité |
|---|---|---|
| D'accord. a. Examiner, déterminer, consulter et documenter les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les principales autorisations du Secrétariat et des intervenants dans l'exécution du Régime d'AI |
Décembre 2011 | Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux,
BDPRH Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH |
| b. Préparer un document consolidé qui servira de base à l'élaboration des protocoles d'entente avec les principaux intervenants | ||
| c. Examiner, élaborer et rajuster les autorisations et les documents relatifs aux processus administratifs à la lumière des modifications découlant de la documentation des rôles, des responsabilités, des obligations redditionnelles et des principales autorisations | ||
| d. Établir des protocoles d'entente avec les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI afin de rendre officiels leurs rôles et leurs services. |
Recommandation #2 :
Les activités actuelles de surveillance et d'établissement de rapports devraient être améliorées et définies officiellement de manière à appuyer la gestion du Régime d'AI. La surveillance d'un tel cadre devrait inclure les activités suivantes :
- Définition des objectifs de surveillance, des principales activités principales et des responsabilités connexes
- Analyse de l'information fournie par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI pour déterminer si elle est exacte et complète
- Vérification des paiements liés au Régime d'AI
- Mesures d'évaluation du rendement
- Exigences en matière de documentation et de conservation de documents sur les activités liées au Régime d'AI
Priorité : Élevée
| Action de la direction | Date d'achèvement | Bureau de la première responsabilité |
|---|---|---|
|
D'accord. La clarification des rôles et des responsabilités de même que des obligations redditionnelles, telle qu'énoncés ci‑dessus, servira de point de départ à l'application de cette recommandation.
|
Mars 2012 | Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux,
BDPRH Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH |
Recommandation #3 :
Les activités de gestion des risques menées actuellement à l'appui de la gestion du Régime d'AI devraient être améliorées, définies officiellement et mises en œuvre de manière à garantir que les risques sont régulièrement définis, évalués et atténués de manière exhaustive et systématique.
Priorité : Élevée
| Action de la direction | Date d'achèvement | Bureau de la première responsabilité |
|---|---|---|
| D'accord. a) Déterminer les besoins en ressources pour les activités en cours de gestion des risques et rédiger une proposition de demande de financement |
Décembre 2010 |
Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux,
BDPRH Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH |
| b) Concevoir un processus officiel de gestion des risques qui porte sur les risques juridiques, opérationnels, financiers et les risques d'atteinte à la réputation provenant de sources internes et externes. Le processus comprendra l'élaboration d'une méthode de détermination et d'évaluation des risques de même qu'une réponse appropriée à ces risques | Mars 2011 | |
| c) Mettre en œuvre la gestion des risques élaborée ci‑dessus pour définir, évaluer, atténuer et surveiller les risques en cours de façon exhaustive et systématique | Décembre 2011 |
Recommandation #4 :
Les processus de recrutement et de planification de la relève devraient être améliorés et rendus officiels pour que les connaissances et les compétences nécessaires aux programmes de prestations d'assurance puissent être conservées.
Priorité : Moyenne
| Action de la direction | Date d'achèvement | Bureau de la première responsabilité |
|---|---|---|
D'accord.
|
Avril 2012 | Sous‑ministre adjoint, Secteur des pensions et des avantages sociaux,
BDPRH Directeur exécutif, Assurance collective, Politiques et programmes, Secteur des pensions et des avantages sociaux, BDPRH |
[1]. Selon le Rapport ministériel sur le rendement 2008‑2009 du Secrétariat, le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada qui assume une vaste gamme de responsabilités visant à assurer l'excellence en gestion, l'élaboration de politiques et le contrôle du budget. À titre de gestionnaire général de la fonction publique, le Conseil du Trésor joue trois rôles clés : conseil de gestion du gouvernement, service du budget du gouvernement et employeur de l'administration publique centrale.
[2]. Aux termes du paragraphe 11(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, « administration publique centrale » s'entend des ministères figurant à l'annexe I et des autres secteurs de l'administration publique fédérale figurant à l'annexe IV de la Loi.
[3]. Le Conseil national mixte agit auprès du président du Conseil du Trésor comme organisme consultatif sur toutes les questions liées à la relation employeur-employé. Il est composé de représentants de l'employeur et d'agents négociateurs de la fonction publique.
[4]. La société PricewaterhouseCoopers LLP a décrit la façon dont les principes traditionnels de gouvernance d'entreprise sont appliqués aux régimes de pension. Bien que le cadre décrit vise les régimes de pension, les principes peuvent s'appliquer à d'autres régimes d'avantages sociaux.
[5]. Seuls les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles en regard de l'exécution des programmes de prestations d'assurance ont été examinés. Ceux qui consistent à s'assurer que les ministères se conforment à la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor n'ont pas été analysés.
[6]. Plan de ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
[7]. Quelques retouches ont été apportées au sous-objectif afin d'établir clairement que la vérification se concentre sur les processus visant à soutenir les connaissances et les compétences.
[8]. Les critères de vérification ont été élargis au cours de la vérification afin d'inclure les activités de contrôle du Secteur des pensions et des avantages sociaux relativement à l'exécution du Régime d'AI.
[9]. Les critères de vérification ont été élargis au cours de la vérification afin d'inclure le processus visant à garantir la conformité avec d'autres documents obligatoires (p. ex., la politique du CT).