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Vérification des modalités de vérification des comptes
Table des matières
- Énoncé d'assurance
- Sommaire
- Introduction
- Objetif de la vérification
- Objet et portée de la vérification
- Critères de vérification
- Approche et méthodologie
- Résultats de la vérification
- Conclusion générale
- Annexe A – Critères de vérification
- Annexe B – Plan d'action de la direction
Énoncé d'assurance
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a mené une vérification des modalités de vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat). Cette vérification est également pertinente pour le ministère des Finances Canada, étant donné que le Secrétariat lui fournit des services de vérification des comptes et de traitement des paiements depuis le 1er février 2009.
L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de la vérification des comptes. L'approche et la méthodologie suivies lors de cette vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne définies par l'Institut des vérificateurs internes.
La vérification s'est déroulée de novembre 2009 à février 2010 et a porté sur les paiements de produits et services effectués par le Secrétariat et le ministère des Finances Canada durant l'exercice se terminant le 31 mars 2009. On a également tenu compte des améliorations apportées aux pratiques de vérification des comptes après la période de vérification.
La vérification comprenait un examen des pouvoirs de vérification des comptes applicables, des examens des processus, des entrevues avec la direction et le personnel, et un examen des dossiers ministériels à l'appui des paiements de produits et services en utilisant une méthode d'échantillonnage statistique.
Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. Un certain nombre de possibilités visant à améliorer le cadre de contrôle de la vérification des comptes ont été cernées et sont exposées dans le présent rapport.
Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion donnée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison entre la situation au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis. Elle ne s'applique cependant qu'aux catégories de paiement examinées et à la période précisée.
Sommaire
Contexte
La présente vérification des modalités de vérification des comptes fait partie du Plan de vérification axé sur les risques 2008-2011 du Secrétariat, qui a été approuvé par le secrétaire le 14 avril 2008, à la réunion du Comité de vérification du gouvernement du Canada.
La vérification des comptes est la dernière étape avant que les fonds soient libérés par suite d'une demande de paiement. Il s'agit du processus qui consiste à s'assurer que les demandes de paiements et de règlements sont vérifiées selon une méthode axée sur les risques, qui maintient un degré pertinent de contrôle financier, notamment la conformité aux politiques et à la législation applicables.
Lorsque la vérification a été effectuée, la Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor exigeait que les processus de vérification des comptes soient conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte des divers niveaux de risques associés à chaque paiement.
La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 34 de la LGFP confère les pouvoirs afférents à l'attestation que les produits ont été reçus ou que les services ont été rendus conformément au marché conclu. L'article 33 confère le pouvoir de libérer les fonds, afin d'effectuer un paiement, après avoir vérifié si les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement mises en application.
Objectif et portée
L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité des processus de contrôle internes de la vérification des comptes.
La vérification a porté surtout sur le cadre de fonctionnement, les processus de paiement, et la surveillance et les rapports de la vérification des comptes à l'égard du crédit 1, dépenses du Programme et de fonctionnement, pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada. Les règlements interministériels, les subventions et les contributions, les salaires et les montants d'intérêt étaient exclus de la vérification.
Principales constatations et conclusion
Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. En particulier :
- Aucune lacune importante dans les pratiques ou les processus susceptible de poser des risques aux ministères n'a été observée dans la fonction de vérification des comptes.
- Les demandes de paiement de produits et services à partir du crédit 1 étaient gérées conformément à la législation, aux politiques et aux procédures établies applicables.
- Des possibilités d'améliorer la fonction ont été déterminées, notamment officialiser les procédures de formation, mettre en œuvre une liste de contrôle de la vérification après paiement des achats effectués avec les cartes d'achat, améliorer les listes de contrôle de la vérification existantes, introduire une approche axée sur les risques concernant les pratiques de vérification des comptes, et surveiller les résultats des vérifications et en faire rapport.
Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de la direction, qui est présenté à l'annexe B.
Introduction
La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, anciennement appelée Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, exige que les processus de vérification des comptes soient conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte des divers niveaux de risques associés à chaque paiement. En outre, le gouvernement a pour politique de payer à temps – ni trop tôt ni trop tard – les montants qui représentent une obligation légitime et qui sont exacts.
Pendant la période de vérification à l'étude (du 1er avril 2008 au 31 mars 2009), l'ancienne Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor était en vigueur. Elle visait à faire en sorte que les comptes des paiements et des règlements soient vérifiés de manière efficace sur le plan coût-efficacité tout en assurant le niveau de contrôle requis. Même si une nouvelle directive a été émise depuis, ses objectifs et ses exigences sont semblables.
La LGFP prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 32 de la LGFP confère le pouvoir d'engager des fonds à l'égard d'un crédit avant que la dépense ne soit engagée. L'article 34 de la LGFP confère les pouvoirs afférents à l'attestation que les produits ont été reçus ou que les services ont été rendus conformément au marché conclu. L'article 33 confère les pouvoirs d'effectuer un paiement pour des dépenses après avoir obtenu la certitude que le paiement est une imputation légitime et exacte à un crédit et que les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement mises en application.
Il revient en fin de compte au Secteur des services ministériels (SSM) de s'assurer de la conformité aux pouvoirs en matière de vérification des comptes. Ce secteur est responsable des politiques, des procédures et des contrôles relatifs à la vérification des comptes devant être payés. En outre, le SSM élabore et tient à jour des instruments de délégation des pouvoirs financiers.
Le ministère des Finances Canada avait toujours fourni des services ministériels partagés (p. ex., en matière de ressources humaines et financières) au Secrétariat. Depuis le 1er février 2009, les services partagés du Secrétariat et du ministère des Finances Canada, y compris le contrôle et la surveillance de la vérification des comptes et du traitement des demandes de paiement, ont été transférés au SSM du Secrétariat. Dans ce contexte, le SSM exerce ses responsabilités en s'occupant du traitement des dépenses des deux ministères.
Les dépenses du Programme et de fonctionnement (crédit 1) du Secrétariat et du ministère des Finances Canada pour l'exercice ayant pris fin en mars 2009 figurent dans le tableau 1.
|
Mesure |
Secrétariat |
Ministère des Finances Canada |
|---|---|---|
|
Salaires |
134 672 104 $ |
75 188 485 $ |
|
Produits et services |
52 489 655 $ |
35 948 400 $ |
|
Subventions et contributions |
228 366 $ |
Néant |
|
Total |
187 390 125 $ |
111 136 885 $ |
Source : Balance de vérification (P12-2), Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et ministère des Finances Canada
Objectif de la vérification
L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité des processus internes de contrôle de la vérification des comptes.
La vérification des modalités de vérification des comptes faisait partie du Plan de vérification axé sur les risques qui a fait suite à une enquête préliminaire menée en 2007 dans le domaine des comptes créditeurs et des lacunes en matière de contrôle décelées dans le cadre du projet touchant les préparatifs en vue de la vérification des états financiers exécutée par le SSM.
Objet et portée de la vérification
La vérification a porté surtout sur le cadre de fonctionnement, les processus de paiement, et la surveillance et les rapports de la vérification des comptes à l'égard du crédit 1, dépenses du Programme et de fonctionnement, plus particulièrement la partie touchant les biens et services pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada. Elle a évalué la conformité aux pouvoirs en matière de gestion financière (p. ex., Directive sur la vérification des comptes et Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor) en se concentrant particulièrement sur les secteurs qui présentaient un risque résiduel plus élevé. La portée de la vérification comprenait un examen détaillé des éléments suivants :
- les responsabilités de la direction et des employés sont clairement établies, communiquées et comprises par le personnel;
- les politiques et les directives de gestion financière sont respectées et observées;
- la conformité aux politiques et aux directives de gestion financière est surveillée et fait l'objet de rapports;
- les procédures ministérielles sont observées.
Comme le Secrétariat est responsable du cadre de contrôle de la vérification des comptes et qu'il fournit des services partagés au ministère des Finances Canada, la présente vérification a porté sur les dépenses du crédit 1 consacrées aux produits et aux services, qui se sont élevées à 52,5 millions de dollars et à 35,9 millions de dollars, respectivement, en 2008-2009 pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada.
Le tableau 2 présente un sommaire des paiements visés par la vérification.
|
Type de paiements |
Secrétariat |
Ministère des Finances Canada |
|---|---|---|
|
Carte d'achat (MasterCard) |
1 886 094 $ |
1 781 494 $ |
|
Prix, conférences, hébergement, cotisations, formation et voyage (sommes à payer aux employés) |
4 332 624 $ |
5 712 476 $ |
|
Autres factures et demandes de paiement (produits et services) |
33 222 807 $ |
40 562 839 $ |
|
Exclus de la portée |
13 048 130 $ |
(12 108 409 $) |
|
Total des produits et services |
52 489 655 $ |
35 948 400 $ |
Les règlements interministériels (débiteurs et créditeurs), les dépôts, les écritures de contre-passation et les montants d'intérêt étaient exclus de la vérification. L'une des principales composantes des opérations exclues est l'attribution des coûts des services partagés du ministère des Finances Canada au Secrétariat et d'autres ministères.
La vérification n'a pas porté sur les éléments suivants :
- les contrôles internes liés aux opérations dans le cadre des applications ou des systèmes, p. ex., SIGF‑SAP, Système normalisé des paiements et Fiche de spécimen de signature;
- la conformité complète aux politiques, aux directives, aux règlements et aux lignes directrices relatifs à la certification aux termes de l'article 34 de la LGFP pour chaque catégorie de paiement – puisque certains genres de paiement, comme les voyages et l'hébergement, sont régis par des politiques et des règles distinctes et complexes, l'examen détaillé des dépenses de voyage et d'hébergement pourrait donc faire l'objet de vérifications distinctes;
- les paiements liés à la rémunération et aux avantages sociaux ont fait l'objet de deux vérifications internes, en 2008 et en 2009;
- les paiements effectués au titre des subventions et des contributions pour le Secrétariat sont mineurs (228 366 dollars) et ne font pas partie des dépenses de fonctionnement (crédit 1) pour le ministère des Finances Canada;
- les règlements interministériels ont été exclus parce qu'un nouveau processus de contrôle interne a été lancé en octobre 2009, afin d'étendre la portée de la vérification à toutes les opérations concernant les règlements interministériels.
Critères de vérification
Des critères de vérification et des sondages de vérification ont été élaborés en se fondant sur les résultats des consultations avec la Direction de la gestion financière du SSM, la recherche et l'analyse de la vérification, un examen des pouvoirs applicables, l'exercice d'évaluation des risques de la vérification, et le document intitulé Contrôles de gestion de base publié par le Bureau du contrôleur général, qui met l'accent sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du gouvernement fédéral. La présente vérification porte principalement sur les éléments que sont les ressources humaines, l'administration, les résultats et le rendement, et la responsabilisation. En conséquence, les champs d'enquête suivants ont été retenus :
- gestion des ressources humaines;
- vérification des demandes de paiements certifiées;
- surveillance et rapport des résultats.
Les critères détaillés utilisés pour évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes sont présentés à l'annexe A.
Approche et méthodologie
L'approche et la méthodologie de la vérification sont axées sur les risques et respectent les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes.Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de façon à pouvoir fournir l'assurance raisonnable que les objectifs visés sont atteints. La vérification a comporté divers sondages de vérification jugés nécessaires afin de fournir une telle assurance. L'approche utilisée pour mener la vérification comprenait ce qui suit :
- un examen de la législation, des politiques, des procédures et d'autres renseignements connexes applicables relatifs aux processus de vérification des comptes;
- des entrevues avec la direction et le personnel de la Direction de la gestion financière du SSM;
- des examens, afin d'observer le processus et les contrôles de vérification des opérations avant et après les paiements;
- la détermination et la sélection des modalités et des pratiques du risque résiduel le plus élevé pour les travaux de vérification;
- la sélection de trois genres de paiements de produits et services (dépenses du crédit 1) en vue de l'examen détaillé;
- un échantillon statistique au hasard de 67 opérations puisé pour chaque genre de paiement de produits et services en utilisant un niveau de confiance de 90 p. 100.
La fonction de vérification interne du ministère des Finances Canada a été tenue informée de l'avancement de la vérification. Les versions finales des principaux documents ont aussi été fournies au ministère des Finances Canada, à mesure qu'elles étaient disponibles.
Résultats de la vérification
Chacun des domaines d'intérêt a été évalué en fonction des objectifs de la vérification et des critères de vérification connexes. Les résultats de la vérification sont présentés ci-dessous par domaine d'intérêt.
Gestion des ressources humaines
La formation des employés et l'orientation connexe appuient la pratique de vérification des comptes.
Nous nous attendions à ce que les superviseurs des employés leur donnent une formation suffisante sur les exigences de la vérification des comptes et que des documents d'instruction et/ou des lignes directrices soient disponibles et utilisés par les employés, afin d'appuyer l'activité de vérification des comptes.
La vérification a permis de constater que les nouveaux employés reçoivent une formation en personne informelle, mais structurée, sur les exigences de l'emploi de vérificateur des comptes. Leurs superviseurs fournissent également une évaluation informelle de leur rendement. La formation consiste en des examens des processus et des pratiques de vérification des comptes sous la supervision du superviseur et en un examen du guide des procédures de vérification des comptes. La formation en cours d'emploi, y compris l'aide d'un agent financier, est également un aspect important des vérifications hautement prioritaires ou plus complexes.
Les employés ont accès aux politiques, aux procédures, aux processus, aux directives et aux instructions relatifs aux pratiques de vérification des comptes par l'entremise du système de gestion des documents (SGDDI) du Secrétariat. Lorsque des changements sont apportés aux pouvoirs, le manuel des procédures de vérification des comptes est mis à jour, les employés en sont informés par écrit (par courriel) et des réunions ont lieu avec le personnel, au besoin.
Conclusion
La formation des employés appuie la pratique de vérification des comptes. Même si le processus de formation des nouveaux employés, afin qu'ils acquièrent des compétences en vérification des comptes, est exhaustif, il pourrait être renforcé en documentant les techniques actuelles de formation et d'évaluation. En documentant ce qui se fait actuellement, l'uniformité de la formation en sera favorisée, en particulier lorsque les taux de roulement sont élevés.
Recommandation : Aucune
Vérification des demandes de paiement certifiées aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques
Les paiements ministériels ont été vérifiés avec exactitude et au moment opportun. Un certain nombre d'améliorations des processus opérationnels augmenterait l'efficacité de la pratique de vérification des comptes.
Nous nous attendions à constater que des processus opérationnels et des contrôles internes valident les principaux aspects de la vérification des comptes concernant les produits et services, les cartes d'achat et les demandes de paiement aux employés.
Dans le cadre de la vérification, les paiements de produits et services ont été répartis selon trois genres de paiement en se fondant sur les procédures de vérification des comptes distinctes utilisées pour chacun d'entre eux. Un échantillon statistique de 67 paiements de produits et services, achats avec des cartes d'achat et sommes à payer aux employés s'élevant respectivement à 174 974, à 23 581 et à 69 856 dollars, et totalisant 201 paiements et 268 411 dollars, a été retenu en vue d'un examen détaillé.
En nous fondant sur notre examen détaillé, les paiements de produits et services ont été vérifiés conformément à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, à la LGFP et aux bonnes pratiques de gestion. Nous avons constaté que les signatures de certification aux termes de l'article 34 de la LGFP étaient :
- clairement consignées;
- comparées avec la Fiche de spécimen de signature du ministère;
- valides durant la période visée;
- valides au regard du centre financier indiqué.
En outre, le montant des paiements était saisi avec exactitude dans le système financier, le codage financier était pertinent, le traitement était rapide et des corrections étaient apportées, au besoin. De plus, la vérification n'a relevé aucun paiement en double.
Nous présentons ci-dessous des observations précises sur chaque genre de paiement ou demande de paiement visé par notre examen détaillé.
Demandes de paiement de produits et services
La vérification a permis de constater que les documents pertinents de l'activité de vérification des comptes étaient conservés au dossier, comme des factures – recoupées avec des commandes dans le système financier, le cas échéant – et des reçus pour services rendus. Les demandes de paiement qui nécessitaient une vérification supplémentaire par un expert en la matière ont été transmises aux personnes compétentes et vérifiées, au besoin. L'activité de vérification des comptes était consignée dans la liste de contrôle de vérification des comptes des paiements de produits et services.
La vérification a permis de constater que 10 des 67 dossiers de paiement examinés ne contenaient pas de preuve de la réception des produits (p. ex., un bordereau d'emballage, une lettre de transport, un tampon et une signature attestant de la réception des produits ou une note au dossier attestant de la réception des produits). Même si la vérification s'est limitée à un examen des dossiers, la Directive sur la vérification des comptes exige que les documents à l'appui soient complets, permettant ainsi de tenir une piste de vérification pour chaque paiement demandé, comme un reçu des produits ou services et une autorisation conformément à la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. Sans une documentation complète qui appuie les demandes de paiement, le processus de vérification des comptes est incomplet.
Demandes de paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat
Pour ce qui est de l'examen des paiements d'achats effectués avec des cartes d'achat, nous avons constaté que, dans l'ensemble, les dossiers contenaient suffisamment de renseignements et les documents pertinents à l'appui des achats. Dans 10 cas, toutefois, nous avons constaté des erreurs mineures ou l'absence de documents influant sur l'entière conformité aux procédures établies. Par exemple, dans deux cas, l'inscription à des conférences a été inexactement codifiée comme des produits divers et, dans quatre autres cas, des photocopies de factures ou de reçus ont été fournies, au lieu des pièces originales. Nous n'avons trouvé, dans les dossiers de paiement échantillonnés, aucune preuve que la Direction de la gestion financière a effectué un suivi auprès des gestionnaires des centres financiers pour obtenir les renseignements ou les documents manquants.
Le processus de vérification des comptes exige que chaque paiement fasse l'objet d'une vérification approfondie. Nous avons toutefois remarqué que dans 14 des 67 relevés de cartes d'achat (21 p. 100), les taxes (p. ex., TPS ou TVP) étaient inexactement calculées. Dans certains cas, l'erreur avait été produite dans le relevé bancaire mensuel. Les erreurs décelées dans l'échantillon de vérification ont entraîné une surévaluation et une sous-évaluation d'environ 95 dollars et 150 dollars, respectivement, soit une sous-évaluation nette de quelque 55 dollars. En extrapolant ces chiffres aux paiements d'achats effectués par cartes d'achat du Secrétariat et du ministère des Finances Canada durant la période de vérification, le taux d'erreur qui en résulte serait inférieur à 1 p. 100, avec une sous-évaluation nette d'environ 13 000 dollars.
La vérification a permis d'observer que les paiements d'achats effectués par cartes d'achat ne faisaient l'objet d'aucune procédure administrative ou liste de contrôle de la vérification officielle. En conséquence, une piste de vérification de l'activité de vérification n'était pas disponible au dossier. En raison de l'absence de piste de vérification, il a été difficile pour l'équipe de vérification d'évaluer l'étendue et l'uniformité de la vérification après paiement des achats de produits et services (p. ex., suivi des problèmes auprès des centres financiers, justification de l'acceptation de documents incomplets, etc.).
Demandes de paiement des dépenses relatives aux employés
Les paiements relatifs aux employés comprennent les demandes de paiement comme les prix, les conférences, l'hébergement, les cotisations, la formation et les voyages.
La vérification a permis de constater que le processus de validation des comptes des sommes à payer aux employés se conformait généralement aux procédures établies et à la politique du Conseil du Trésor. Une liste de contrôle de la vérification des comptes officielle a été introduite dans la dernière partie de l'exercice 2008-2009. Nous avons constaté que cette liste de contrôle avait été constamment utilisée pour les paiements datés de janvier à mars 2009.
Nous avons constaté que 40 des 55 dossiers de sommes à payer aux employés (73 p. 100) examinés contenaient des preuves que les demandes de paiement étaient correctement autorisées avant que l'activité se produise et étaient correctement certifiées en vue de l'autorisation de payer. Dans cinq cas, des voyages n'avaient pas été autorisés à l'avance, dans six cas, le signataire n'avait pas daté l'autorisation préalable, ce qui est requis pour valider l'autorisation préalable et, dans quatre cas, personne n'avait ni signé ni daté l'autorisation de voyage. Il importe de noter que l'examen se limitait à une révision de dossiers. Si un vérificateur des comptes a obtenu plus d'information par téléphone ou courriel et que ces renseignements n'ont pas été placés dans le fichier du paiement, l'équipe de vérification n'avait alors pas accès à ces éléments de preuve. De telles omissions remettent en question la validité de l'autorisation ou de la certification et réduisent l'efficacité des processus, car les vérificateurs des comptes doivent consacrer du temps et des efforts supplémentaires pour déterminer si les signatures étaient valides au cours de la période de temps pendant laquelle elles auraient pu être consignées.
Conclusion
Nous avons constaté que les paiements ministériels étaient exacts et faits au moment opportun; toutefois, un certain nombre d'améliorations des processus opérationnels accroîtraient l'efficacité de la pratique de vérification des comptes, plus particulièrement :
- utiliser des listes de contrôle pour appuyer la vérification de tous les genres de paiement, ce qui fournirait une piste de vérification de l'activité de vérification des comptes et favoriserait une approche uniforme;
- améliorer les listes de contrôle, ce qui serait avantageux, notamment :
- ajouter une case de commentaires, qui fournirait une brève piste de vérification des personnes-ressources de la Direction de la gestion financière avec les centres financiers et de l'orientation qu'elle leur donne;
- indiquer clairement sur la liste de contrôle des produits et services des preuves montrant que les produits ont été reçus et/ou que les services ont été rendus;
- s'assurer que la date de chaque signature est fournie pour tous les cas d'autorisation préalable et de certification aux termes de la LGFP;
- déterminer et traiter le bon calcul des taxes au cours de la pratique de vérification des comptes, et bien indiquer la date de signature de toutes les autorisations préalables et les certifications aux termes de la LGFP.
Recommandation 1
Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre des améliorations du processus opérationnel de la vérification des comptes, notamment :
- élaborer une liste de contrôle de la vérification des comptes pour traiter les demandes de paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat;
- modifier la liste de contrôle des produits et services existante de façon à indiquer que des documents à l'appui sont requis pour les produits reçus et/ou les services rendus;
- modifier les listes de contrôle de la vérification des comptes existantes, afin de préciser que la date d'autorisation préalable, la certification aux termes de l'article 34 de la LGFP et un suivi du dossier de vérification des comptes sont requis.
Surveillance et rapport des résultats
La surveillance de la conformité à la législation, aux politiques et aux pouvoirs en matière de gestion financière s'exerce en vérifiant toutes les demandes de paiement. Cette approche ne tire pas profit des techniques d'échantillonnage fondé sur les risques, et les résultats des activités de surveillance ne sont pas communiqués à la haute direction.
Étant donné que la surveillance est un contrôle fondamental de base, nous nous attendions à constater que la surveillance de la conformité se fasse efficacement et périodiquement, et que les résultats des activités de surveillance soient communiqués au niveau de gestion approprié.
La Directive sur la vérification des comptes exige que les ministères mettent en application une approche fondée sur les risques concernant la vérification des comptes, soit la tenue d'un examen complet des demandes de paiement à risque élevé et le prélèvement d'un échantillon des demandes de paiement à risque faible à modéré en se fondant sur un plan d'échantillonnage. La Division des services de comptabilité et des pratiques de gestion de la Direction de la gestion financière a élaboré un plan d'échantillonnage solide aux fins de la vérification des comptes pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada; toutefois, le plan n'a pas encore été mis en œuvre.
Pendant la période de vérification à l'étude, chaque demande de paiement envoyée à la Direction de la gestion financière, afin d'être traitée, a fait l'objet d'une vérification fondée sur les lignes directrices internes établies. Après la période de vérification, les ministères ont évalué les demandes de remboursement de frais de voyage en se fondant sur les risques et prévoient actuellement l'utilisation d'une méthode d'échantillonnage pour la vérification des demandes de paiement à risque faible.
Pour ce qui est des résultats de la vérification, le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a été informé que des erreurs importantes décelées dans le cadre de la vérification des comptes ont été portées à l'attention des responsables et corrigées. Toutefois, ces erreurs n'ont été ni consignées ni signalées. Un tel exercice fournirait un dossier des genres d'erreurs commises dans les centres financiers et aiderait à définir les mesures correctives appropriées. En outre, la haute direction pourrait utiliser ces résultats pour appuyer la prise de décisions concernant la gestion financière, par exemple, pour déterminer la façon de changer les contrôles existants et s'assurer que les risques sont correctement gérés.
Les résultats de l'activité de suivi devraient être surveillés afin de s'assurer que les contrôles déterminés fonctionnent comme prévu.
Même si les taux d'erreur dans les demandes de paiement n'ont pas fait l'objet d'un suivi, la Division des services de comptabilité et des pratiques de gestion maintient un registre des demandes de paiement qui posent des problèmes importants d'interprétation des politiques ou des pratiques et des questions qui préoccupent la direction. Le registre sert de document de contrôle et de source de référence en vue du règlement uniforme des problèmes, si des situations semblables se présentent. Les rapports actuellement présentés à la direction se limitent à des rapports ponctuels généralement axés sur les frais d'intérêt par suite des paiements en retard.
Conclusion
Les résultats de la vérification des comptes font très peu l'objet d'un suivi et de rapports ponctuels, et une méthode d'échantillonnage fondée sur les risques n'est pas encore instaurée. En conséquence, il existe des possibilités d'améliorer la prise de décisions de gestion, l'efficacité et la conformité à la Directive sur la vérification des comptes relativement à l'utilisation d'une méthode fondée sur les risques.
Recommandation 2
Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre, si c'est possible :
- une approche fondée sur les risques concernant la vérification des paiements;
- la surveillance et le rapport périodiques des résultats, afin d'appuyer la gestion de la vérification des comptes.
Conclusion générale
Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. En particulier :
- Aucune lacune importante dans les pratiques ou les processus susceptible de poser des risques aux ministères n'a été observée dans la fonction de vérification des comptes.
- Les demandes de paiement de produits et services à partir du crédit 1 étaient gérées conformément à la législation, aux politiques et aux procédures établies applicables.
- Des possibilités d'améliorer la fonction ont été déterminées, notamment officialiser les procédures de formation, mettre en œuvre une liste de contrôle de la vérification après paiement des achats effectués avec les cartes d'achat, améliorer les listes de contrôle de la vérification existantes, introduire une approche axée sur les risques concernant les pratiques de vérification des comptes, et surveiller les résultats des vérifications et en faire rapport.
Annexe A – Critères de vérification
| Champ d'enquête |
Critères de vérification* |
|---|---|
| *Source : Contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général, qui sont organisés autour du CRG du gouvernement du Canada. | |
|
Gestion des ressources humaines – Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) : Responsabilisation |
Les employés reçoivent une formation suffisante sur les exigences actuelles en matière de vérification des comptes. |
|
Des documents d'instructions, des lignes directrices et/ou des listes de contrôle à jour et officiels sont mis à la disposition des employés et utilisés par eux pour appuyer l'activité de vérification des comptes. |
|
|
Vérification des demandes de paiement certifiées aux termes de la LGFP – CRG : Administration |
Des processus et des contrôles opérationnels visant à valider des aspects essentiels de la vérification des comptes pour les demandes de paiement de produits et services fonctionnent conformément aux pouvoirs établis. |
|
Des processus et des contrôles opérationnels visant à valider des aspects essentiels de la vérification des comptes pour les demandes d'après paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat fonctionnent conformément aux pouvoirs établis. |
|
|
Des processus et des contrôles opérationnels visant à valider des aspects essentiels de la vérification des comptes des demandes de sommes à payer aux employés (prix, conférences, hébergement, cotisations, formation et voyage) fonctionnent conformément aux pouvoirs établis. |
|
|
Surveillance et rapport des résultats – CRG : Résultats et rendement |
La surveillance de la conformité est exercée efficacement et périodiquement. |
|
Les résultats de la surveillance, y compris les causes d'erreurs et les mesures correctives, sont signalés périodiquement à divers niveaux de gestion appropriés. |
|
Annexe B – Plan d'action de la direction
Recommandation 1
Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre des améliorations du processus opérationnel de la vérification des comptes, notamment :
- élaborer une liste de contrôle de la vérification des comptes pour traiter les demandes de paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat;
- modifier la liste de contrôle des produits et services existante de façon à indiquer que des documents à l'appui sont requis pour les produits reçus et/ou les services rendus;
- modifier les listes de contrôle de la vérification des comptes existantes, afin de préciser que la date d'autorisation préalable, la certification aux termes de l'article 34 de la LGFP et un suivi du dossier de vérification des comptes sont requis.
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Ordre de priorité |
Cadre de responsabilisation de gestion / Contrôle de gestion de base |
Mesures prises par la direction |
Date d'achèvement |
Bureau de première responsabilité |
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Moyen |
Administration (AC-1, RM-3, ST-5, ST‑7, ST-10) |
La direction accepte la recommandation. |
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Services de comptabilité et pratiques de gestion pour tous |
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Une liste de contrôle concernant la vérification des comptes pour les paiements liés aux cartes d'achat sera préparée et transmise aux clients. |
Juin 2010 |
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Les listes de contrôle seront modifiées de manière à inclure l'exigence d'une preuve pour les biens reçus / services rendus lorsque cela est pratique, pertinent et efficace par rapport au coût. |
Août 2010 |
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Les listes de contrôle seront modifiées tel que recommandé. |
Mai 2010 |
Recommandation 2
Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre, si c'est possible :
- une approche fondée sur les risques concernant la vérification des paiements;
- la surveillance et le rapport périodiques des résultats, afin d'appuyer la gestion de la vérification des comptes.
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Ordre de priorité |
Cadre de responsabilisation de gestion / Contrôle de gestion de base |
Mesures prises par la direction |
Date d'achèvement |
Bureau de première responsabilité |
|---|---|---|---|---|
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Moyen |
Résultats et rendement (RP-3) |
La direction accepte la recommandation. |
Services de comptabilité et pratiques de gestion pour tous |
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Des critères de risque seront élaborés et appliqués aux principaux types d'opération. Un plan d'échantillonnage pour la vérification des comptes sera préparé. |
Terminé |
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Une vérification postérieure des frais de voyage au Canada axée sur les risques sera mise en œuvre. |
Terminé |
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Les taux d'erreur pour les autres types de paiement (biens et services – fournisseurs externes) seront examinés afin de déterminer s'il convient d'appliquer l'approche de vérification des comptes fondée sur les risques. |
Novembre 2010 |
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Élaboration d'un plan à long terme pour la surveillance des taux d'erreur de la vérification des comptes, y compris détermination de la fréquence de la surveillance et du rapport. |
Décembre 2010 |
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Mise en œuvre du plan de surveillance et rapport |
Février 2011 |