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ARCHIVÉ - Vérification des modalités de vérification des comptes

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Résultats de la vérification

Chacun des domaines d'intérêt a été évalué en fonction des objectifs de la vérification et des critères de vérification connexes. Les résultats de la vérification sont présentés ci-dessous par domaine d'intérêt.

Gestion des ressources humaines

La formation des employés et l'orientation connexe appuient la pratique de vérification des comptes.

Nous nous attendions à ce que les superviseurs des employés leur donnent une formation suffisante sur les exigences de la vérification des comptes et que des documents d'instruction et/ou des lignes directrices soient disponibles et utilisés par les employés, afin d'appuyer l'activité de vérification des comptes.

La vérification a permis de constater que les nouveaux employés reçoivent une formation en personne informelle, mais structurée, sur les exigences de l'emploi de vérificateur des comptes. Leurs superviseurs fournissent également une évaluation informelle de leur rendement. La formation consiste en des examens des processus et des pratiques de vérification des comptes sous la supervision du superviseur et en un examen du guide des procédures de vérification des comptes. La formation en cours d'emploi, y compris l'aide d'un agent financier, est également un aspect important des vérifications hautement prioritaires ou plus complexes.

Les employés ont accès aux politiques, aux procédures, aux processus, aux directives et aux instructions relatifs aux pratiques de vérification des comptes par l'entremise du système de gestion des documents (SGDDI) du Secrétariat. Lorsque des changements sont apportés aux pouvoirs, le manuel des procédures de vérification des comptes est mis à jour, les employés en sont informés par écrit (par courriel) et des réunions ont lieu avec le personnel, au besoin.

Conclusion

La formation des employés appuie la pratique de vérification des comptes. Même si le processus de formation des nouveaux employés, afin qu'ils acquièrent des compétences en vérification des comptes, est exhaustif, il pourrait être renforcé en documentant les techniques actuelles de formation et d'évaluation. En documentant ce qui se fait actuellement, l'uniformité de la formation en sera favorisée, en particulier lorsque les taux de roulement sont élevés.

Recommandation : Aucune

Vérification des demandes de paiement certifiées aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques

Les paiements ministériels ont été vérifiés avec exactitude et au moment opportun. Un certain nombre d'améliorations des processus opérationnels augmenterait l'efficacité de la pratique de vérification des comptes.

Nous nous attendions à constater que des processus opérationnels et des contrôles internes valident les principaux aspects de la vérification des comptes concernant les produits et services, les cartes d'achat et les demandes de paiement aux employés.

Dans le cadre de la vérification, les paiements de produits et services ont été répartis selon trois genres de paiement en se fondant sur les procédures de vérification des comptes distinctes utilisées pour chacun d'entre eux. Un échantillon statistique de 67 paiements de produits et services, achats avec des cartes d'achat et sommes à payer aux employés s'élevant respectivement à 174 974, à 23 581 et à 69 856 dollars, et totalisant 201 paiements et 268 411 dollars, a été retenu en vue d'un examen détaillé.

En nous fondant sur notre examen détaillé, les paiements de produits et services ont été vérifiés conformément à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, à la LGFP et aux bonnes pratiques de gestion. Nous avons constaté que les signatures de certification aux termes de l'article 34 de la LGFP étaient :

  • clairement consignées;
  • comparées avec la Fiche de spécimen de signature du ministère;
  • valides durant la période visée;
  • valides au regard du centre financier indiqué.

En outre, le montant des paiements était saisi avec exactitude dans le système financier, le codage financier était pertinent, le traitement était rapide et des corrections étaient apportées, au besoin. De plus, la vérification n'a relevé aucun paiement en double.

Nous présentons ci-dessous des observations précises sur chaque genre de paiement ou demande de paiement visé par notre examen détaillé.

Demandes de paiement de produits et services

La vérification a permis de constater que les documents pertinents de l'activité de vérification des comptes étaient conservés au dossier, comme des factures – recoupées avec des commandes dans le système financier, le cas échéant – et des reçus pour services rendus. Les demandes de paiement qui nécessitaient une vérification supplémentaire par un expert en la matière ont été transmises aux personnes compétentes et vérifiées, au besoin. L'activité de vérification des comptes était consignée dans la liste de contrôle de vérification des comptes des paiements de produits et services.

La vérification a permis de constater que 10 des 67 dossiers de paiement examinés ne contenaient pas de preuve de la réception des produits (p. ex., un bordereau d'emballage, une lettre de transport, un tampon et une signature attestant de la réception des produits ou une note au dossier attestant de la réception des produits). Même si la vérification s'est limitée à un examen des dossiers, la Directive sur la vérification des comptes exige que les documents à l'appui soient complets, permettant ainsi de tenir une piste de vérification pour chaque paiement demandé, comme un reçu des produits ou services et une autorisation conformément à la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. Sans une documentation complète qui appuie les demandes de paiement, le processus de vérification des comptes est incomplet.

Demandes de paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat

Pour ce qui est de l'examen des paiements d'achats effectués avec des cartes d'achat, nous avons constaté que, dans l'ensemble, les dossiers contenaient suffisamment de renseignements et les documents pertinents à l'appui des achats. Dans 10 cas, toutefois, nous avons constaté des erreurs mineures ou l'absence de documents influant sur l'entière conformité aux procédures établies. Par exemple, dans deux cas, l'inscription à des conférences a été inexactement codifiée comme des produits divers et, dans quatre autres cas, des photocopies de factures ou de reçus ont été fournies, au lieu des pièces originales. Nous n'avons trouvé, dans les dossiers de paiement échantillonnés, aucune preuve que la Direction de la gestion financière a effectué un suivi auprès des gestionnaires des centres financiers pour obtenir les renseignements ou les documents manquants.

Le processus de vérification des comptes exige que chaque paiement fasse l'objet d'une vérification approfondie. Nous avons toutefois remarqué que dans 14 des 67 relevés de cartes d'achat (21 p. 100), les taxes (p. ex., TPS ou TVP) étaient inexactement calculées. Dans certains cas, l'erreur avait été produite dans le relevé bancaire mensuel. Les erreurs décelées dans l'échantillon de vérification ont entraîné  une surévaluation et une sous-évaluation d'environ 95 dollars et 150 dollars, respectivement, soit une sous-évaluation nette de quelque 55 dollars. En extrapolant ces chiffres aux paiements d'achats effectués par cartes d'achat du Secrétariat et du ministère des Finances Canada durant la période de vérification, le taux d'erreur qui en résulte serait inférieur à 1 p. 100, avec une sous-évaluation nette d'environ 13 000 dollars.

La vérification a permis d'observer que les paiements d'achats effectués par cartes d'achat ne faisaient l'objet d'aucune procédure administrative ou liste de contrôle de la vérification officielle. En conséquence, une piste de vérification de l'activité de vérification n'était pas disponible au dossier. En raison de l'absence de piste de vérification, il a été difficile pour l'équipe de vérification d'évaluer l'étendue et l'uniformité de la vérification après paiement des achats de produits et services (p. ex., suivi des problèmes auprès des centres financiers, justification de l'acceptation de documents incomplets, etc.).

Demandes de paiement des dépenses relatives aux employés

Les paiements relatifs aux employés comprennent les demandes de paiement comme les prix, les conférences, l'hébergement, les cotisations, la formation et les voyages.

La vérification a permis de constater que le processus de validation des comptes des sommes à payer aux employés se conformait généralement aux procédures établies et à la politique du Conseil du Trésor. Une liste de contrôle de la vérification des comptes officielle a été introduite dans la dernière partie de l'exercice 2008-2009. Nous avons constaté que cette liste de contrôle avait été constamment utilisée pour les paiements datés de janvier à mars 2009.

Nous avons constaté que 40 des 55 dossiers de sommes à payer aux employés (73 p. 100) examinés contenaient des preuves que les demandes de paiement étaient correctement autorisées avant que l'activité se produise et étaient correctement certifiées en vue de l'autorisation de payer. Dans cinq cas, des voyages n'avaient pas été autorisés à l'avance, dans six cas, le signataire n'avait pas daté l'autorisation préalable, ce qui est requis pour valider l'autorisation préalable et, dans quatre cas, personne n'avait ni signé ni daté l'autorisation de voyage. Il importe de noter que l'examen se limitait à une révision de dossiers. Si un vérificateur des comptes a obtenu plus d'information par téléphone ou courriel et que ces renseignements n'ont pas été placés dans le fichier du paiement, l'équipe de vérification n'avait alors pas accès à ces éléments de preuve. De telles omissions remettent en question la validité de l'autorisation ou de la certification et réduisent l'efficacité des processus, car les vérificateurs des comptes doivent consacrer du temps et des efforts supplémentaires pour déterminer si les signatures étaient valides au cours de la période de temps pendant laquelle elles auraient pu être consignées.

Conclusion

Nous avons constaté que les paiements ministériels étaient exacts et faits au moment opportun; toutefois, un certain nombre d'améliorations des processus opérationnels accroîtraient l'efficacité de la pratique de vérification des comptes, plus particulièrement :

  • utiliser des listes de contrôle pour appuyer la vérification de tous les genres de paiement, ce qui fournirait une piste de vérification de l'activité de vérification des comptes et favoriserait une approche uniforme;
  • améliorer les listes de contrôle, ce qui serait avantageux, notamment :
    • ajouter une case de commentaires, qui fournirait une brève piste de vérification des personnes-ressources de la Direction de la gestion financière avec les centres financiers et de l'orientation qu'elle leur donne;
    • indiquer clairement sur la liste de contrôle des produits et services des preuves montrant que les produits ont été reçus et/ou que les services ont été rendus;
  • s'assurer que la date de chaque signature est fournie pour tous les cas d'autorisation préalable et de certification aux termes de la LGFP;
  • déterminer et traiter le bon calcul des taxes au cours de la pratique de vérification des comptes, et bien indiquer la date de signature de toutes les autorisations préalables et les certifications aux termes de la LGFP.

Recommandation 1

Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre des améliorations du processus opérationnel de la vérification des comptes, notamment :

  • élaborer une liste de contrôle de la vérification des comptes pour traiter les demandes de paiement d'achats effectués avec des cartes d'achat;
  • modifier la liste de contrôle des produits et services existante de façon à indiquer que des documents à l'appui sont requis pour les produits reçus et/ou les services rendus;
  • modifier les listes de contrôle de la vérification des comptes existantes, afin de préciser que la date d'autorisation préalable, la certification aux termes de l'article 34 de la LGFP et un suivi du dossier de vérification des comptes sont requis.

Surveillance et rapport des résultats

La surveillance de la conformité à la législation, aux politiques et aux pouvoirs en matière de gestion financière s'exerce en vérifiant toutes les demandes de paiement. Cette approche ne tire pas profit des techniques d'échantillonnage fondé sur les risques, et les résultats des activités de surveillance ne sont pas communiqués à la haute direction.

Étant donné que la surveillance est un contrôle fondamental de base, nous nous attendions à constater que la surveillance de la conformité se fasse efficacement et périodiquement, et que les résultats des activités de surveillance soient communiqués au niveau de gestion approprié.

La Directive sur la vérification des comptes exige que les ministères mettent en application une approche fondée sur les risques concernant la vérification des comptes, soit la tenue d'un examen complet des demandes de paiement à risque élevé et le prélèvement d'un échantillon des demandes de paiement à risque faible à modéré en se fondant sur un plan d'échantillonnage. La Division des services de comptabilité et des pratiques de gestion de la Direction de la gestion financière a élaboré un plan d'échantillonnage solide aux fins de la vérification des comptes pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada; toutefois, le plan n'a pas encore été mis en œuvre.

Pendant la période de vérification à l'étude, chaque demande de paiement envoyée à la Direction de la gestion financière, afin d'être traitée, a fait l'objet d'une vérification fondée sur les lignes directrices internes établies. Après la période de vérification, les ministères ont évalué les demandes de remboursement de frais de voyage en se fondant sur les risques et prévoient actuellement l'utilisation d'une méthode d'échantillonnage pour la vérification des demandes de paiement à risque faible.

Pour ce qui est des résultats de la vérification, le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a été informé que des erreurs importantes décelées dans le cadre de la vérification des comptes ont été portées à l'attention des responsables et corrigées. Toutefois, ces erreurs n'ont été ni consignées ni signalées. Un tel exercice fournirait un dossier des genres d'erreurs commises dans les centres financiers et aiderait à définir les mesures correctives appropriées. En outre, la haute direction pourrait utiliser ces résultats pour appuyer la prise de décisions concernant la gestion financière, par exemple, pour déterminer la façon de changer les contrôles existants et s'assurer que les risques sont correctement gérés.

Les résultats de l'activité de suivi devraient être surveillés afin de s'assurer que les contrôles déterminés fonctionnent comme prévu.

Même si les taux d'erreur dans les demandes de paiement n'ont pas fait l'objet d'un suivi, la Division des services de comptabilité et des pratiques de gestion maintient un registre des demandes de paiement qui posent des problèmes importants d'interprétation des politiques ou des pratiques et des questions qui préoccupent la direction. Le registre sert de document de contrôle et de source de référence en vue du règlement uniforme des problèmes, si des situations semblables se présentent. Les rapports actuellement présentés à la direction se limitent à des rapports ponctuels généralement axés sur les frais d'intérêt par suite des paiements en retard.

Conclusion

Les résultats de la vérification des comptes font très peu l'objet d'un suivi et de rapports ponctuels, et une méthode d'échantillonnage fondée sur les risques n'est pas encore instaurée. En conséquence, il existe des possibilités d'améliorer la prise de décisions de gestion, l'efficacité et la conformité à la Directive sur la vérification des comptes relativement à l'utilisation d'une méthode fondée sur les risques.

Recommandation 2

Il est recommandé que le secrétaire adjoint du SSM mette en œuvre, si c'est possible :

  • une approche fondée sur les risques concernant la vérification des paiements;
  • la surveillance et le rapport périodiques des résultats, afin d'appuyer la gestion de la vérification des comptes.

Conclusion générale

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. En particulier :

  • Aucune lacune importante dans les pratiques ou les processus susceptible de poser des risques aux ministères n'a été observée dans la fonction de vérification des comptes.
  • Les demandes de paiement de produits et services à partir du crédit 1 étaient gérées conformément à la législation, aux politiques et aux procédures établies applicables.
  • Des possibilités d'améliorer la fonction ont été déterminées, notamment officialiser les procédures de formation, mettre en œuvre une liste de contrôle de la vérification après paiement des achats effectués avec les cartes d'achat, améliorer les listes de contrôle de la vérification existantes, introduire une approche axée sur les risques concernant les pratiques de vérification des comptes, et surveiller les résultats des vérifications et en faire rapport.