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Fil d'Ariane
ARCHIVÉ - Rapport sur l'Examen de l'ébauche de la Politique sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor
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4.0 Contexte de l'approvisionnement
Le milieu de l'approvisionnement est devenu de plus en plus complexe et difficile au sein de la fonction publique. Les contribuables s'attendent à une plus grande transparence et imputabilité. Les gouvernements doivent composer avec des restrictions budgétaires continues. Entre-temps, les nouvelles technologies, la diversification des sources d'approvisionnement et la gamme d'options toujours plus grande de fournisseurs font en sorte que les personnes chargées des marchés publics d'approvisionnement doivent faire des choix difficiles.
À une certaine époque, les marchés publics d'approvisionnement étaient considérés comme une fonction de bureau du gouvernement qui consistait simplement à traiter les bons de commande. Il n'en est plus ainsi. Aujourd'hui, les marchés publics d'approvisionnement exigent un ensemble de connaissances largement reconnues et mises en pratique par des spécialistes possédant une expertise très perfectionnée qui jouent un rôle essentiel dans la qualité des services fournis aux citoyens.
4.1 Définition d'approvisionnement
Selon le dictionnaire des expressions relatives aux achats du National Institute for Governmental Purchasing (NIGP) des États-Unis, l'expression approvisionnement est définie ainsi : [Traduction] « Acquérir par achat, location ou autrement des fournitures, services ou éléments de construction; cela comprend toutes les fonctions qui se rapportent à l'acquisition, y compris la description des exigences, le processus de sélection et de sollicitation des sources, la rédaction et l'octroi des marchés ainsi que toutes les étapes de l'administration des marchés ».
Qui plus est, pour l'Association canadienne de gestion des achats (ACGA), l'approvisionnement constitue le premier maillon de la chaîne d'approvisionnement, ce qui englobe également les domaines fondamentaux des opérations et de la logistique. « La gestion de la chaîne d'approvisionnement consiste à gérer stratégiquement le flux des marchandises, des services et des connaissances, de même que les relations au sein d'une entreprise et entre des entreprises, afin d'appuyer et de réaliser les objectifs de l'entreprise. »
4.2 Incidence de l'approvisionnement au Canada
Le gouvernement du Canada achète plus de produits et de services de tous genres que toute autre institution au pays. Le gouvernement fédéral dépense 13 milliards de dollars en approvisionnement chaque année et fait plus de 500 000 transactions. Généralement, la contribution de tous les paliers de gouvernement représente de 25 à 50 % du produit intérieur brut (PIB) de leur pays. Par conséquent, les dépenses relatives aux marchés publics d'approvisionnement ont un effet puissant sur la vie et la prospérité de chaque citoyen, sur l'essor des collectivités dans lesquelles nous vivons et sur la réussite économique de nos pays dans un monde fortement compétitif. Une politique efficace d'approvisionnement peut garantir que les Canadiens reçoivent le meilleur service possible, que le gouvernement reçoit une juste valeur pour les sommes qu'il dépense et qu'une culture d'imputabilité est implantée au sein du gouvernement du Canada.
4.3 Comparaison de l'approvisionnement dans les secteurs public et privé
Les principes d'une saine pratique d'approvisionnement des secteurs public et privé comportent certaines ressemblances. Au nombre des principes communs, mentionnons contribuer aux buts organisationnels; assurer la continuité de l'offre pour répondre aux besoins opérationnels; maintenir des normes élevées quant aux articles achetés; établir des relations de coopération entre les fournisseurs et les responsables des acquisitions et les clients internes; et réduire au minimum les coûts sans sacrifier la qualité et les objectifs en matière de prestation et de service.
Toutefois, le milieu de l'approvisionnement des secteurs public et privé peut être complètement différent. L'une des principales différences tient au fait que le secteur public ne s'arrête pas uniquement aux résultats car il doit composer avec les intérêts des nombreux intervenants tout en tenant compte des objectifs stratégiques généraux. À l'inverse, le secteur privé est principalement motivé par la maximisation des profits et les gains des actionnaires.
Il existe d'autres différences. L'approvisionnement dans le secteur public est régi par une série de lois, de règlements et de politiques. Les gouvernements mènent leurs activités en faisant preuve d'une équité, d'une ouverture et d'une transparence accrues pour garantir l'accès et le traitement équitable de tous les fournisseurs. De plus, ils ont la responsabilité supplémentaire de démontrer qu'ils gèrent correctement les fonds publics. Si les spécialistes de l'approvisionnement dans le secteur public doivent respecter des normes juridiques et de comportement éthique, les spécialistes du secteur privé disposent habituellement de plus de latitude pour prendre des risques calculés, innover et faire preuve d'entreprenariat afin d'atteindre les objectifs organisationnels.
4.4 Objectifs des marchés publics d'approvisionnement
4.4.1 Meilleur rapport qualité-prix – Obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les fonds publics dépensés constitue l'objectif principal des marchés publics d'approvisionnement et non pas simplement retenir la soumission la plus basse. Il est maintenant admis que le prix le moins élevé ne se traduit pas nécessairement par le coût total le plus bas à long terme. Le prix d'achat représente seulement la pointe visible de l'iceberg, qui est le coût total de l'acquisition ou du cycle de vie. Les coûts totaux d'approvisionnement englobent tous les aspects liés au fonctionnement et à l'entretien d'un produit pendant son cycle de vie. Ce cycle comprend l'inspection, la mise à l'essai, les réparations, les mises à niveau, la formation des utilisateurs et les coûts associés aux pannes, au rendement réduit, à la destruction et aux autres activités connexes. Pour déterminer « l'optimisation optimale des ressources », il faut analyser la capacité du fournisseur à garantir la qualité, la quantité, la prestation, le prix et le service liés au produit de façon satisfaisante.
4.4.2 Résultats socioéconomiques – L'envergure des dépenses gouvernementales crée des occasions d'influencer l'économie et le bien-être collectif d'un pays ainsi que la place de ce pays dans l'économie mondiale par l'entremise des chaînes d'approvisionnement mondiales. Les gouvernements se servent de l'approvisionnement comme d'un outil stratégique pour rendre la protection de l'environnement obligatoire, pour stimuler l'économie des régions ou la croissance industrielle ainsi que pour préconiser des pratiques d'emploi justes pour le compte de leurs entrepreneurs. Par souci d'équité, les gouvernements soutiennent en outre qu'une attention particulière devrait être accordée à certains groupes de fournisseurs par l'entremise de programmes de marchés réservés aux termes desquels un certain pourcentage des transactions doivent être effectuées avec des groupes cibles. Par exemple, le gouvernement américain a adopté des lois qui privilégient les Américains, les fournisseurs locaux, les petites entreprises et les entreprises appartenant à des membres des groupes minoritaires.
4.4.3 Ouverture et concurrence – L'appel d'offres ouvert est habituellement considéré comme la marque des marchés publics d'approvisionnement dans le cadre des demandes de soumissions et de l'octroi des marchés. Cette approche à l'appel d'offres ouvert a été adoptée afin que le gouvernement puisse obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les sommes qu'il dépense. Qui plus est, en tant qu'entité publique, le gouvernement cherche à uniformiser les règles du jeu en donnant aux fournisseurs des chances égales d'obtenir les contrats du gouvernement. La concurrence s'est en outre révélée utile en incitant les entreprises et le gouvernement à réduire les coûts et à améliorer la qualité et a également stimulé l'innovation.
La libéralisation des régimes commerciaux et la réduction du protectionnisme à l'échelle mondiale sont également à l'origine d'une ouverture et d'une concurrence plus grandes. Par l'intermédiaire des accords commerciaux, les gouvernements s'affairent à réduire les obstacles commerciaux tant internes qu'externes ainsi qu'à élargir le bassin de fournisseurs nationaux et internationaux qui présentent des soumissions pour les marchés octroyés par le secteur public.
4.4.4 Intégrité et transparence – Les spécialistes des marchés publics d'approvisionnement doivent suivre une norme d'intégrité et d'honnêteté au-dessus de tout soupçon dans le cadre de toutes leurs relations d'affaires au sein et à l'extérieur du gouvernement. En tant que principaux intervenants dans la sollicitation, l'évaluation et la sélection des fournisseurs ainsi que dans la gestion continue des marchés, les spécialistes de l'approvisionnement ne doivent pas seulement prendre les mesures adéquates, mais doivent démontrer qu'ils les prennent. Il est essentiel que le processus d'approvisionnement soit transparent et que les fournisseurs soient traités de façon juste et équitable.
4.4.5 Gestion responsable – L'affectation prudente des fonds publics à l'appui de l'intérêt public général revêt la plus haute importance dans le cadre du processus d'approvisionnement du gouvernement. Les gouvernements ont l'obligation d'optimiser l'utilisation des ressources afin de fournir aux contribuables le plus d'avantages possible. Ils cherchent en outre à gérer les risques financiers, techniques et autres afin de s'assurer qu'ils peuvent s'acquitter de leur mandat. Cette saine gestion repose sur une politique d'approvisionnement claire, sur une surveillance rigoureuse et sur l'adoption de normes élevées en matière de compétences professionnelles visant toutes les personnes qui fournissent les produits et services au gouvernement. La gestion responsable des fonds publics garantit que les services gouvernementaux sont fournis aux bonnes personnes et favorise la confiance envers le gouvernement.
4.4.6 Intérêts divergents – L'approvisionnement du secteur public vise plusieurs buts et les décisions prises au sujet de l'approvisionnement comportent de nombreux volets. Il faut donc inévitablement faire des compromis. Par exemple, bien que le gouvernement s'efforce d'accroître au maximum la concurrence et d'obtenir le meilleur prix en menant des appels d'offres pour l'octroi des marchés d'approvisionnement, le processus de participation est parfois si lourd et le coût tellement élevé que cela réduit en fait la base d'approvisionnement. De même, bien que la gestion des risques soit essentielle, elle doit être conciliée avec des méthodes de prestation de services aux citoyens nouvelles et de qualité supérieure et qui comportent certains risques inhérents.