ARCHIVÉ - Division de la vérification interne et de l'évaluation - Processus de passation des marchés du SCT

Cette page a été archivée.

2. Introduction

2.1. Contexte

Le gouvernement vise à créer un système d'approvisionnement fédéral ouvert, juste et transparent qui est accessible et permet d'obtenir le meilleur rendement pour les deniers publics. Dans le cadre de l'orientation actuelle adoptée par le gouvernement, on entend enrichir la Gestion du secteur public; pour ce faire, on compte notamment resserrer les mesures de contrôle des coûts pour s'assurer que le gouvernement a la marge de manœuvre nécessaire pour répondre aux priorités de la population canadienne et veiller à ce qu'il existe des moyens de communication adéquats de sorte que les Canadiens et les Canadiennes soient mieux en mesure de demander des comptes à leur gouvernement. 

Les processus de passation de marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) représentent des mesures de gestion clés à l'appui de son rôle et de son mandat. Au cours de l'exercice terminé en 2003-2004, le SCT comptait 2 900 marchés actifs dont la valeur approximative s'élevait à 61 millions de dollars.

Le Guide des gestionnaires et des vérificateurs internes pour la surveillance des acquisitions et de la passation des marchés du SCT précise que les acquisitions et la passation de marchés devraient être traitées dans un cadre de contrôle de la gestion (CCG) au ministère. Le bon fonctionnement et la mise en œuvre réussie d'un CCG reposent sur les exigences des processus d'approvisionnement, les règlements et politiques, la formation et le perfectionnement du personnel ministériel, les attentes du public et l'interprétation de la définition d'un processus d'approvisionnement équitable et transparent. De plus, l'exhaustivité et la complexité du CCG et de ses principaux facteurs habilitants varieront considérablement selon la taille de l'organisation, la nature de ses opérations et la complexité du mode d'utilisation de l'approvisionnement pour ses activités. En outre, plus le ministère est imposant, plus il est susceptible que des procédures et des processus officiels aient été mis sur pied et officiellement établis. Le 28 juillet 2004, le Comité de vérification interne et d'évaluation a approuvé la tenue de cette vérification.

2.2. Objectif

La Politique des marchés du Conseil du Trésor stipule que : « L'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui optimise les ressources ou, le cas échéant, qui assure l'équilibre entre les intérêts de l'État et ceux du peuple canadien ».

Plus précisément, les objectifs de la vérification consistaient à :

• déterminer si les pratiques de passation de marchés du SCT étaient gérées de manière appropriée en tenant compte du rendement obtenu en passant un marché;
• désigner les secteurs de risque à même le processus et des mesures de contrôle devraient être appliquées pour limiter les risques;
• relever les problèmes de non-conformité aux politiques et aux lignes directrices du CT et du SCT.

2.3. Portée

La vérification a permis l'évaluation du processus de passation de marchés du SCT à partir du début de la demande du marché jusqu'à la clôture du marché, y compris les contrôles financiers, la surveillance, la gestion des marchés et les rapports. 

Cette vérification a permis d'évaluer les mesures d'approvisionnement suivantes offertes aux gestionnaires du SCT :

• Marché non concurrentiel traditionnel – Le SCT le définit comme des marchés dont le montant est inférieur à 25 000 $. Les lettres d'entente font partie de ce processus et il s'agit de marchés inférieurs à 10 000 $.
• Marché concurrentiel traditionnel – Le SCT définit ce processus comme étant des marchés dont la valeur excède 25 000 $ et on fait appel à une mise en concurrence à l'aide d'une sélection de fournisseurs ciblés ou d'une invitation ouverte à soumissionner en ayant recours au Système d'invitation ouverte à soumissionner MERX. Ces marchés sont traités à l'interne par le SCT.
• Commandes subséquentes – Dans le cadre de ce processus d'approvisionnement, on a recours aux conditions de passation de marchés en vertu des offres à commandes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque la passation de marchés est traitée par TPSGC. Une offre à commandes provient d'un fournisseur potentiel qui désire fournir des biens, des services ou les deux, selon une formule d'établissement des prix et aux conditions fixées dans l'offre à commandes.
• Marché concurrentiel de TPSGC – Le SCT définit ce processus de passation de marchés comme étant des marchés traités par TPSGC à l'aide de processus concurrentiels d'invitation ouverte à soumissionner.
• Autre – Une quantité significative des marchés de biens et de services sont traités par le recours à des bons de commande auprès de fournisseurs de matériel et à des marchés auprès de fournisseurs de services d'aide temporaire.

Veuillez consulter l'annexe 3 pour obtenir une répartition du nombre de marchés par catégorie pour les exercices 2001-2002 à 2003-2004.

2.4. Critères

Les critères utilisés pour cette vérification étaient axés sur des critères généralement acceptés et visaient les éléments clés suivants de passation de marchés des politiques, des publications et des directives de passation de marchés[1] :

• Pouvoirs, rôles et fonctions-- Les pouvoirs ont été délégués et sont utilisés avec prudence, en conformité avec les instruments de délégation.
• Optimisation des ressources – L'impartition était le moyen le plus rentable d'exécuter le programme lorsque les connaissances, l'expertise, les ressources ou les installations nécessaires n'étaient pas disponibles à l'interne. On a désigné clairement les exigences et l'évaluation/l'analyse qui en découle (pas nécessairement en fonction des coûts).
• Appel d'offres et sélection -- Comme l'exige l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, un appel d'offres a été lancé, sauf si cela n'est pas possible, pratique ou économique.
• Mécanisme d'examen -- Des mécanismes d'examen pertinents sont en place pour permettre la surveillance et le contrôle des processus par la direction, afin d'assurer l'utilisation rentable des ressources pour l'ensemble des activités de gestion et de prise de décisions.
• Gestion des marchés -- Les marchés sont gérés de façon à en assurer la réalisation réussie au chapitre des délais, des coûts et du rendement.
• Considérations de nature financière – Conformité aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Documentation – Les dossiers concernant l'approvisionnement sont complets.

Au cours de la vérification, les critères de vérification mentionnés précédemment ont été pris en compte par rapport au processus de passation de marchés de bout en bout.

2.5. Approche et méthodologie

Approche

L'approche adoptée pour effectuer la vérification englobait les éléments suivants :

• Désignation et documentation des processus de passation de marchés, y compris les principales mesures de contrôle.
• Sélection d'un petit échantillon discrétionnaire de marchés d'avril 2001 à septembre 2004 représentant divers types, risques (complexité, taille, non concurrentiels, concurrentiels) et secteurs du SCT. Les marchés ont été effectués ou sont en cours de réalisation et ont été évalués pour connaître leur conformité aux lignes directrices établies dans les politiques et publications sur les marchés du SCT.
• Évaluation du projet sur les processus de passation de marchés du SCT par rapport aux critères de vérification et aux pratiques exemplaires.
• Désignation des secteurs à améliorer pour le projet relatif au processus de passation de marchés.
• D'après les étapes précédentes, on a établi des recommandations pratiques qui ont été communiquées à la direction de la Section de la gestion du matériel.

Méthodologie

L'équipe chargée de la vérification a effectué une étude des politiques du CT et des lignes directrices du SCT en plus des pratiques exemplaires externes relatives à la passation de marchés. À la lumière de cette étude, l'équipe de vérification a désigné les critères de vérification qui ont été revus et approuvés par la suite par les membres du Comité de vérification interne et d'évaluation.

L'équipe de vérification a interrogé des membres clés de la Section de la gestion du matériel (SGM), les gestionnaires de centre financier, les membres du Comité d'examen des marchés et les responsables de la gestion financière/des comptes créditeurs.

On a sélectionné un échantillon discrétionnaire de 47 marchés d'avril 2001 à septembre 2004. Veuillez consulter l'annexe 3 pour obtenir une répartition des types de marchés compris dans l'échantillon. On en a fait l'étude pour connaître le niveau de conformité à la Politique sur les marchés du CT et aux lignes directrices sur les marchés du SCT. Les résultats préliminaires ont été présentés au personnel clé de la SGM.