ARCHIVÉ - Division de la vérification interne et de l'évaluation - Processus de passation des marchés du SCT

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1. Sommaire

Contexte

Le gouvernement vise à créer un système d'approvisionnement fédéral ouvert, juste et transparent qui est accessible et permet d'obtenir le meilleur rendement pour les deniers publics. Dans le cadre de l'orientation actuelle adoptée par le gouvernement, on entend enrichir la Gestion du secteur public; pour ce faire, on compte notamment resserrer les mesures de contrôle des coûts pour s'assurer que le gouvernement a la marge de manœuvre nécessaire pour répondre aux priorités de la population canadienne et veiller à ce qu'il existe des moyens de communication adéquats de sorte que les Canadiens et les Canadiennes soient mieux en mesure de demander des comptes à leur gouvernement. 

Les processus de passation de marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) représentent des mesures de gestion clés à l'appui de son rôle et de son mandat. Au cours de l'exercice terminé en 2003-2004, le SCT comptait 2 900 marchés actifs dont la valeur approximative s'élevait à 61 millions de dollars.

La tenue de la présente vérification a été désignée dans le plan de vérification axé sur le risque qui a été approuvé par le Comité d'évaluation et de vérification interne du SCT. 

Objectifs et portée de la vérification

La vérification interne des processus de passation de marchés du SCT consistait à présenter à la direction du Secrétariat une vérification indépendante des processus de passation de marchés du SCT par rapport aux exigences stratégiques ainsi qu'à relever les secteurs à améliorer.   

La portée de cette vérification était axée sur l'évaluation des processus de passation de marchés du SCT à partir de la demande du marché jusqu'à la fermeture, y compris les contrôles financiers, la surveillance, la gestion des marchés et les rapports. Au cours de la vérification, on a évalué les approches d'approvisionnement offertes aux gestionnaires de centre financier du SCT, allant des marchés non concurrentiels pour moins de 25 000 $ à d'importants marchés concurrentiels.

Observations et recommandations

Dans le cadre de la vérification, nous avons remarqué l'absence de fonction efficace de surveillance et de planification chez les membres de la haute direction permettant d'obtenir un aperçu de passation des marchés à l'échelle ministérielle et à plus long terme. Nous avons également observé l'absence d'approche commune aux pratiques de passation des marchés à l'échelle du Secrétariat. Nous résumons ci-dessous un tableau des observations et des recommandations au niveau le plus élevé. Les constatations et recommandations détaillées figurent dans la section 3 du présent rapport. La réponse de la direction aux recommandations détaillées se trouve aussi dans la section 3.  Les observations ainsi que les recommandations du présent rapport sont superposées; on appuie un changement de culture et de responsabilité dans la gestion pour la passation de marchés ayant des retombées sur certains ajustements opérationnels qui devraient être apportés.

Rôles et responsabilités

• Les rôles et les responsabilités des principaux intervenants du processus de passation de marchés n'ont pas été bien définis pour assurer une surveillance efficace de la gestion à l'échelle du SCT. On a relevé des écarts et des chevauchements à savoir qui devrait veiller au respect de la politique et surveiller le processus de passation de marchés.
• La gestion des marchés au SCT a fait l'objet d'une surveillance minimale lorsqu'il y avait une exigence en vertu de la politique de recourir à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Nous recommandons au SCT d'adopter un meilleur modèle centralisé pour la gestion de l'approvisionnement et des marchés. Le rôle et les responsabilisés de tous les principaux acteurs doivent être enrichis pour accroître les activités de contrôle et de surveillance. 

Nous recommandons l'adoption de mesures de contrôle pour veiller à ce que les marchés dont la valeur est supérieure à 10 000 $ soient examinés par la direction.

Nous recommandons également au SCT d'assurer une meilleure surveillance de la gestion des marchés qui sont traités par TPSGC pour prévoir une approbation obligatoire des marchés et des modifications à un marché par les membres du Comité d'examen des marchés du SCT.

Politiques et procédures

• Il n'y avait aucune directive interne sur la passation de marchés au SCT pour compléter la politique sur les marchés à l'échelle gouvernementale.
• Nous avons observé plusieurs problèmes de conformité en vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor au chapitre de l'administration et de la documentation des marchés. Il y a eu également des lacunes relatives au contrôle des processus d'approbation et de modification des marchés.
• L'approbation des factures n'était pas toujours effectuée au moment opportun.
• Les mesures relatives à la clôture des dossiers sur les marchés n'étaient pas uniformes. La documentation au dossier n'était pas complète.

Nous recommandons au SCT d'adopter ses propres directives relatives à la passation des marchés qui seront utilisées conjointement avec la Politique des marchés du CT à l'échelle gouvernementale.

Nous recommandons que la surveillance et l'examen des marchés soient améliorés et clarifiés. Le rôle de conformité, principalement la responsabilité de la Section de la gestion du matériel, doit être amplifié par l'adoption de meilleurs processus d'approbation et de modification des marchés, l'établissement de rapports et le contrôle des marchés.

Nous recommandons que les processus de clôture des marchés et liés à la documentation soient normalisés et que l'on adopte des outils ainsi que des listes de contrôle pour faciliter le travail des gestionnaires de centre financier du SCT afin de s'assurer que les marchés soient respectés et que la valeur obtenue soit appropriée.

Nous recommandons d'accroître les mesures de contrôle mises de l'avant en vue d'appuyer la vérification des pouvoirs de signer des documents financiers prévus aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Planification

• Nous remarquons un manque de planification à long terme sur l'approvisionnement et la passation de marchés. La planification de la plupart des gestionnaires de centre financier se faisait à court terme et aucune attention n'était accordée au contexte stratégique plus global. La planification des marchés de la part des gestionnaires de centre financier n'était pas adéquate en ce qui concerne le temps nécessaire pour traiter une demande d'approvisionnement.

Nous recommandons d'inscrire la planification des marchés au processus de planification annuel des activités et que le temps imparti soit suffisant pour répondre aux besoins opérationnels.

Nous recommandons que les services exigés de façon fréquente et constante au SCT soient désignés et pris en compte en vue d'un regroupement ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, ce qui pourrait permettre d'obtenir un meilleur rendement et de réduire le fardeau administratif.

Rapports et contrôle

• Les gestionnaires de centre financier et le personnel chargé de la gestion du matériel ne possédaient pas les outils nécessaires pour surveiller ou contrôler le rendement des fournisseurs et devaient compter sur des méthodes officieuses.
• Les indicateurs clés du rendement ne suffisaient pas dans le cadre de la passation de marché et de l'approvisionnement pour mesurer le rendement. Les systèmes ne permettaient pas d'obtenir rapidement de l'information financière et les renseignements ne suffisaient pas à assurer la gestion des marchés à l'échelle du SCT.

Nous recommandons l'adoption d'une approche systématique pour contrôler le rendement des fournisseurs afin de mieux contrôler et gérer les fournisseurs. 

Pratiques de passation de marchés

• Il y a eu un volume élevé de transactions n'ayant pas fait l'objet de concours tandis que le rôle du SCT en matière de surveillance et de gestion de l'efficacité de ces marchés a été minime. Les modifications contractuelles étaient nombreuses lorsque aucun concours n'a été mené.
• Nous avons remarqué des cas où, même si la politique a été respectée pour tous les marchés examinés dans leur ensemble ou en sous-ensemble, les pratiques de passation de marchés suscitaient certaines questions. Par exemple, des modifications étaient permises en tenant compte de la politique, mais, à la suite de multiples modifications à des marchés non soumis à un concours, on se demande s'il n'aurait pas mieux valu que le marché fasse initialement l'objet de concours (pour obtenir un meilleur rendement). Dans le même ordre d'idées, même si la politique autorise la passation de marchés non concurrentiels de moins de 25 000 $, de multiples marchés non concurrentiels pour le même service et/ou le même fournisseur auraient pu permettre la passation d'un marché plus important devant être soumis à un concours.

Nous recommandons au SCT d'établir des indicateurs clés du rendement servant à évaluer le rendement des marchés et de l'approvisionnement (p. ex. le nombre de marchés par fournisseur, par méthode d'approvisionnement, le nombre de marchés modifiés). La surveillance des processus de passation de marchés du SCT à l'échelle organisationnelle doit être mesurée et contrôlée.