Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Vérification de la Gestion des Projets - Septembre 2003

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2.0 Introduction

2.1 Contexte1

Le Conseil du Trésor (CT) est un comité législatif du Cabinet, établi en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il comprend six ministres, y compris le président du Conseil du Trésor et le ministre des Finances. En juin 1997, le Premier ministre a désigné le CT comme le conseil de gestion du gouvernement. En plus de jouer les rôles traditionnels du Conseil du Trésor et de son Secrétariat comme employeur et gestionnaire des dépenses, le conseil de gestion doit aussi avoir une perspective de l'ensemble des opérations du gouvernement et assurer un leadership continu en vue d'améliorer les pratiques de gestion.

Voici les responsabilités assumées par le Conseil du Trésor :

  • À titre de gestionnaire des dépenses, le Conseil du Trésor est responsable de préparer le budget des dépenses du gouvernement déposé chaque année au Parlement, et de surveiller les dépenses de programmes dans les ministères.
  • À titre d'employeur, le CT expose les modalités aux termes desquelles la fonction publique fédérale attire et maintient en poste le personnel dont elle a besoin. Le CT est également chargé de l'orientation générale des politiques et des programmes fédéraux d'application en matière de langue de service au public, de langue de travail et de participation équitable des Canadiens d'expression française et d'expression anglaise dans toutes les institutions fédérales.
  • À titre de conseil de gestion, le Conseil du Trésor donne l'orientation stratégique dans les secteurs comme l'accès à l'information, la comptabilité, la vérification et l'évaluation, l'adjudication des marchés, la gestion financière, la technologie de l'information, les biens immobiliers, ainsi que la gestion des actifs du gouvernement, la protection de la vie privée, la sécurité et la gestion du personnel de la fonction publique.

Une présentation au Conseil du Trésor est un document officiel que soumet un ministre pour le compte de son ministère en vue d'obtenir des ministres du Conseil du Trésor une approbation ou des pouvoirs qui permettront au ministère de mettre en oeuvre une proposition qu'il ne serait pas en mesure de réaliser normalement ou qui ne relève pas des pouvoirs conférés au ministère.

Le Secrétariat fournit au Conseil du Trésor des recommandations et des avis sur une présentation donnée dans des documents connus sous le nom de précis.

Les dispositions législatives, les politiques du Conseil du Trésor ou d'autres décisions du Cabinet servent normalement à établir les exigences à remplir pour obtenir une approbation du Conseil du Trésor.

Un ministre peut par exemple demander au Conseil du Trésor d'approuver les mesures suivantes :

  • Affecter des ressources déjà approuvées par le Cabinet ou prévues dans le Budget fédéral;
  • Approuver ou modifier les modalités de programmes régissant les subventions ou les contributions;
  • Recommander l'approbation de décrets ayant une incidence sur les ressources (par exemple le recouvrement des coûts) ou sur la gestion;
  • Mener un projet ou une initiative, dont les coûts dépasseraient les pouvoirs délégués au ministère;
  • Conclure un marché;
  • Obtenir une exemption à une politique du Conseil du Trésor.

Un ministère peut soumettre une proposition au Conseil s'il est d'avis que le jugement collectif du Conseil est nécessaire ou souhaitable.

Le tableau de la page suivante présente les échéanciers et le processus suivi pour la préparation d'une présentation. Bien que le plus court délai possible pour traiter une présentation de A à Z soit d'environ six semaines, il faut plusieurs semaines de plus pour préparer la plupart des présentations afin de garantir que le contenu est complet et que les diverses questions en suspens ont été réglées. Le temps de traitement moyen d'une présentation est de deux à trois mois. Certains ministères prévoient un autre mois dans le cas des présentations devant faire l'objet d'une consultation interministérielle ou devant être approuvées par d'autres ministères.

Semaine Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
1 L'analyste du Secrétariat reçoit la première ébauche de la présentation au Conseil du Trésor du ministère.     L'analyste du Secrétariat transmet au ministère ses commentaires.  
2 Réunion (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrétariat.   L'analyste du Secrétariat reçoit la deuxième ébauche de la présentation du ministère.    
3 L'analyste du Secrétariat soumet d'autres commentaires au ministère.   Réunion (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrétariat.    
Remarque : la révision plus approfondie de la présentation pourrait prendre plus de temps.
4 L'avant-dernière ébauche de la présentation doit être remise à l'analyste du Secrétariat. L'analyste du Secrétariat rédige le précis et la recommandation.   L'analyste du Secrétariat rédige le précis qui doit être remis aux membres de la haute direction du Secrétariat.  
5 La présentation signée par le ministre doit être remise au CPDC2 au plus tard à midi.        Cahiers d'information remis aux ministres du Conseil du Trésor.
6       Réunion du Conseil du Trésor L'analyste du Secrétariat informe les Services intégrés du ministère de la décision du Conseil du Trésor.

2.2 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectifs d'évaluer l'efficacité et l'efficience du processus de préparation des présentations au Conseil du Trésor et de déterminer les secteurs de risque au sein du processus nécessitant la mise en place de mécanismes de contrôle. Elle a comporté les étapes suivantes :

  • Déterminer si les processus du Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat) sont efficaces pour aider les ministères et autres organismes gouvernementaux à préparer les présentations.
  • Vérifier l'existence et l'efficacité des politiques et des contrôles en place visant à soumettre au Conseil du Trésor des analyses et des recommandations pertinentes et en temps opportun.
  • Déterminer si les ressources sont adéquates et efficaces pour mener le processus des présentations au Conseil du Trésor.

2.3 Portée de la vérification

La vérification a porté sur les processus du Secrétariat qui appuient son rôle visant à aider les ministères à préparer les présentations et sur le travail accompli par les analystes du SCT en vue de préparer les précis et les présentations à soumettre au Conseil du Trésor. Aux termes de cette vérification, le processus des présentations au Conseil du Trésor comprend tout le travail effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor :

  • avant la soumission d'une présentation officielle;
  • après que le Secrétariat a reçu une présentation officielle au Conseil du Trésor d'un ministère.

Cette vérification a permis de déterminer s'il existe des mécanismes de contrôle pour garantir que les risques relevés sont traités et que l'ensemble du processus est empreint d'intégrité. Elle a en outre servi à établir si les processus du Secrétariat sont efficaces pour aider les ministères et organismes à préparer des présentations. Les points de vue des ministres sur la qualité des avis ou des recommandations n'ont pas été recueillis dans le cadre de cette vérification.

2.4 Approche et méthodologie de la vérification

Le tableau ci-après donne une vue d'ensemble détaillée des différentes activités menées par Ernst & Young dans le cadre de la vérification interne du processus des présentations au Conseil du Trésor.

Approche et plan de travail
Activité 1 : Procéder à la planification préliminaire de la vérification
  • Examiner le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor et établir l'approche de la vérification;
  • Examiner la documentation rassemblée dans le cadre d'examens menés précédemment sur le processus, les politiques, etc. liés aux présentations au Conseil du Trésor;
  • Tenir une réunion de lancement avec les équipes de programme;
  • Mettre la dernière main à l'approche et à l'échéancier.
Activité 2 : Se faire une idée générale du processus
  • Décrire le processus servant à la préparation des présentations pour confirmer l'idée que nous en avons et pour déterminer s'il constitue un moyen efficace d'examiner les présentations au Conseil du Trésor;
  • Passer en revue la documentation des présentations pour garantir qu'elle fait état des facteurs clés à l'appui des recommandations du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • Créer un échantillon, parmi les présentations soumises récemment, représentatif des quinze genres de présentations et des différents secteurs et évaluer leur conformité aux lignes directrices énoncées dans le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor;
  • Mener des entrevues avec certains représentants du Secrétariat pour obtenir leur point de vue des opérations courantes du processus et déterminer si les ressources sont suffisantes pour répondre aux besoins du processus;
  • Rencontrer en entrevue certains gestionnaires d'organismes ayant soumis récemment des présentations.
Activité 3 : Relever et évaluer les risques
  • Relever les facteurs de risque possibles d'après les entrevues susmentionnées et les études de la documentation menées;
  • Procéder à une évaluation indépendante de la gravité et de la probabilité de chacun des facteurs de risque relevés;
  • Évaluer les mesures proposées par les gestionnaires pour atténuer les risques et recommander des mesures supplémentaires au besoin;
  • Confirmer les constatations et les observations.
Activité 4 : Achever la vérification et rédiger le rapport
  • Rédiger la version provisoire du rapport de vérification et confirmer les constatations;
  • Présenter un compte rendu aux équipes chargées du projet et aux gestionnaires.
  • Préparer et présenter le rapport final.