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Comment rédiger une description de travail?

Une description de travail réaliste est une excellente façon de motiver et de maintenir en poste les employés. La plupart des conventions collectives exigent d’ailleurs des descriptions de travail exactes et à jour.

Au sein de la fonction publique, les gestionnaires doivent s’assurer que les descriptions de travail reflètent adéquatement les tâches attribuées, et veiller à les maintenir à jour.

Premières étapes

  1. Communiquez d’abord avec votre conseiller en ressources humaines afin d’obtenir des conseils.
  2. Examinez votre organigramme, les mandats et les postes afférents.
  3. Discutez avec vos collègues des exigences du poste et du travail à accomplir.
  4. Si la description de travail a des répercussions possibles sur d’autres mandats, consultez à ce sujet les dirigeants ministériels de fonctions comme la TI, les finances et les communications.
  5. Envisagez l’utilisation d’une description de travail générique, s’il y a lieu.

Rédaction d’une description de travail

À quoi reconnaît-on une bonne description de travail générique?

  • Le niveau et le groupe professionnel qui s’imposent sont clairement identifiables.
  • Le travail de tous les titulaires de postes auxquels s’applique la même description de travail générique est dans le même groupe professionnel et au même niveau.
  • Le travail expliqué dans une description de travail générique couvre la grande majorité des tâches attribuées.
  • Les titulaires des postes auxquels s’applique une description de travail générique effectuent la grande majorité des tâches exposées dans cette description.
  • Avec seulement la description de travail, on doit pouvoir être en mesure d'identifier le travail requis.
  • Les tâches décrites correspondent au contexte organisationnel.

Pour certains emplois, où les fonctions sont diverses, il n’est pas toujours possible de déterminer la classification appropriée tant que le travail n’est pas complètement décrit. Il peut être nécessaire de recueillir des renseignements additionnels à ce moment.

  • Commencez par les résultats axés sur la clientèle. Ces résultats sont les produits ou les services, ou une combinaison des deux, fournis par le titulaire du poste. Voici un exemple : « Planification et orientation de l’élaboration, de la mise en œuvre, de l’intégration et de la maintenance de programmes de bases de données pour s’assurer qu’ils répondent aux besoins des clients à l’interne et à l’externe. »
  • Décrivez ensuite le travail au moyen de la détermination des activités principales. Il s’agit des activités que le titulaire doit exercer afin de fournir les résultats axés sur le service à la clientèle décrits plus haut. Ces activités permettront en outre de déterminer l’objet principal du travail, et serviront de fondement à l’évaluation et à la classification du poste. Voici un exemple d’activité principale : « Trouver des occasions d’améliorer le service, d’augmenter la productivité et de réduire les coûts. »
  • Ensuite, il faut habituellement décrire les habiletés, les responsabilités et les efforts inhérents au poste, ainsi que les conditions de travail. Essayez de contenir ces informations sur un maximum de trois pages pour éviter la confusion.
Un conseiller en ressources humaines peut vous aider à déterminer le format et le contenu de la description de travail les plus appropriés à vos besoins organisationnels.

Descriptions de travail génériques

De nombreuses organisations utilisent les descriptions de travail génériques pour réduire le temps consacré à classifier les postes, à entreprendre des mesures de dotation et à grouper des postes dont le travail est généralement le même. Les descriptions de travail génériques favorisent en outre l’application cohérente des normes de classification.

L'utilisation de descriptions de travail génériques comporte toutefois certains risques : comme les employés désirent avec raison obtenir une description exacte des tâches à accomplir, il se pourrait que certains considèrent que les descriptions génériques ne reflètent pas exactement leur travail.

Il incombe aux gestionnaires ministériels de déterminer dans quelle mesure leurs descriptions de travail génériques doivent être générales dans leur contexte organisationnel. Certaines descriptions de travail génériques sont maintenant disponibles pour l’ensemble du gouvernement alors que d'autres sont en cours d'élaboration.

Veuillez consulter les Lignes directrices sur la rédaction de descriptions de travail pour obtenir un complément d’information.