La présidence des réunions

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Avant-propos

Je suis heureux de mettre à votre disposition cette troisième édition du guide sur la présidence des réunions bilingues.

Ce guide a été préparé à l'intention du personnel des institutions fédérales qui, dans les régions bilingues, est appelé à présider des réunions regroupant des employés d'expression française et d'expression anglaise.

Comme vous le savez, le Parlement du Canada a adopté en 1988 une nouvelle Loi sur les langues officielles. Entre autres, cette loi reconnaît officiellement plusieurs politiques mises en oeuvre au cours des années dans les institutions fédérales. Ainsi, dans le domaine de la langue de travail, la Loi impose maintenant aux institutions fédérales l'obligation de faire en sorte que leur milieu de travail soit propice à l'usage effectif des deux langues officielles, tout en permettant à leur personnel d'utiliser l'une ou l'autre.

Cette obligation s'applique aux bureaux situés dans les quatre régions désignées dans la Loi, soit la région de la Capitale nationale; une partie du Québec, dont la région de Montréal; le nord et l'est de l'Ontario; et le Nouveau-Brunswick. En fait, ce sont les régions du pays où l'on parle communément le français et l'anglais.

La politique du gouvernement fédéral dans ces régions prévoit que les délibérations des réunions auxquelles participent des employés d'expression française et d'expression anglaise puissent s'y dérouler, sans contraintes, dans l'une ou l'autre langue officielle, au choix des participants.

Les réunions sont des lieux de rencontre et de communication particulièrement importants. Chacun devrait donc s'y sentir parfaitement libre de participer aux échanges en français ou en anglais, et même de passer d'une langue à l'autre, si tel est son choix.

Dans ces régions, malgré les progrès accomplis jusqu'ici, le choix de la langue, dans le cadre de ces réunions, relève plus souvent des circonstances que de la préférence des participants. Dans ce contexte, nous nous attendons à ce que les personnes présidant les réunions exercent tout le leadership nécessaire pour y préserver l'égalité de statut du français et de l'anglais.

Je ne doute pas que ce guide saura vous être utile - à titre de gestionnaires - pour mieux comprendre l'importance de votre rôle dans la création d'un milieu de travail ouvert aux deux langues officielles et qu'il vous aidera à présider vos réunions bilingues avec encore plus de conviction et de compétence.

Le secrétaire du Conseil du Trésor,
I. D. Clark

Introduction

Ce guide n'a qu'un but : vous offrir les éléments clés qui vous permettront de présider vos réunions bilingues avec professionnalisme.

Quelle que soit votre expérience dans la conduite de ce type de réunions, quels qu'aient pu être vos résultats antérieurs, ce guide vous aidera à les présider dorénavant avec encore plus de compétence, de confiance et, tout compte fait, plus de facilité. Dans ce domaine, la bonne volonté ne suffit pas. Elle est nécessaire certes, mais elle doit être appuyée par des stratégies et des techniques appropriées aux situations et aux objectifs recherchés.

Dans ce domaine, la bonne volonté ne suffit pas.

Ce guide s'inspire de l'expérience d'experts dans l'art de présider des réunions dans les deux langues officielles. Par sa publication, nous désirons vous proposer des éléments susceptibles de vous aider à créer dans vos réunions un climat où les participants seront véritablement libres de choisir la langue officielle de leur choix.

Dans ce contexte, le Secrétariat du Conseil du Trésor a produit en 1990 un vidéo intitulé : «Premier point - First Item». Des sous-ministres et des cadres supérieurs provenant de quatre organismes différents y commentent aussi bien la conduite de réunions où les deux langues officielles sont utilisées que le bilinguisme au travail en général. Ce matériel a été mis à la disposition de toutes les institutions fédérales.

Pour toute question concernant ce guide, on pourra consulter la Direction des langues officielles de son institution, ou le Service d'interprétation des politiques de langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Bonne lecture et bonnes réunions!

Techniques pour tous les types de réunions bilingues

Avant la réunion

Pour présider avec succès une réunion dans les deux langues officielles, il est essentiel de tenir compte de cet aspect dans la préparation de la réunion. En ce domaine, rien de doit être laissé au hasard.

Lettre de convocation

Rédiger la lettre de convocation dans la première langue officielle de chacun des participants ou encore dans les deux langues officielles.

Les participants ne déduiront pas que la réunion sera bilingue parce que la convocation l'est!

Il est important de noter ici que les participants ne déduiront pas que la réunion sera bilingue parce que la convocation l'est. Il faut le spécifier dans la lettre de convocation. Il faut aussi indiquer les arrangements pris, s'il y a lieu, pour permettre aux participants unilingues de suivre les délibérations.

Ordre du jour

L'ordre du jour doit, en règle générale, être rédigé dans les deux langues officielles. Les modalités de mise en oeuvre sont dictées par le genre des réunions. La présidence pourra donc adopter l'une ou l'autre des voies suivantes :

• Si la réunion est relativement importante ou si elle a un caractère officiel, rédiger l'ordre du jour dans les deux langues officielles;
• Pour les réunions régulières d'une division par exemple, rédiger l'ordre du jour en français pour une réunion, en anglais pour la suivante et ainsi de suite;
• Pour les réunions régulières d'un service par exemple, rédiger certains points de l'ordre du jour en français et d'autres en anglais, en respectant un équilibre entre les deux.

Il est bon parfois d'inscrire également sur l'ordre du jour que la réunion se tiendra dans les deux langues officielles et d'y indiquer les arrangements pris pour permettre aux participants unilingues de participer aux délibérations.

Documentation

La documentation utilisée lors de réunions bilingues doit normalement être disponible dans les deux langues officielles. Cependant, selon les circonstances et la nature des réunions, on pourra utiliser l'une ou l'autre des formules suivantes :

• Veiller à ce que toute la documentation qui existe déjà dans les deux langues officielles soit diffusée dans ces deux langues;
• Encourager la rédaction des documents de travail dans la première langue officielle de l'auteur tout comme les ébauches des principaux documents qui, dans leur version définitive, devront cependant être rédigés dans les deux langues officielles si leur diffusion le justifie. Cela aidera à créer un véritable milieu bilingue au sien de votre organisme;
• Traduire les ébauches qui doivent être envoyées à plusieurs ministères pour commentaires;
• Distribuer des glossaires bilingues propres aux sujets discutés. Les participants pourraient ainsi se familiariser avec les mots clés ou les sigles les plus utilisés dans les discussions. Au besoin, s'adresser à la Direction de la terminologie du Bureau de la Traduction du Secrétariat d'État.

Secrétariat de la réunion

L'une des forces majeures de l'organisation d'une réunion bilingue réside dans la compétence de son secrétariat dans les deux langues officielles; c'est par le secrétariat que le bilinguisme de la réunion commencera à se faire sentir. Le président veillera donc à :

• désigner un secrétaire de réunion qui puisse discuter, dans les deux langues officielles, des points à l'ordre du jour, de la préparation des documents d'appoint et du suivi de la réunion;
• indiquer au secrétaire les objectifs à atteindre en matière de langues officielles afin qu'il puisse en tenir compte dans ses contacts avec les participants;
• nommer deux secrétaires, dont l'un traitera des questions en français, et l'autre de celles en anglais, s'il n'est pas en mesure de trouver un secrétaire bilingue.

Présidence ou co-présidence

Son secrétariat étant en place, toute personne appelée à présider une réunion bilingue se demande habituellement si elle est suffisamment à l'aise dans sa langue seconde pour le faire. Être à l'aise ne veut pas dire être capable de parler sa langue seconde sans accent et sans faute de structure ou de grammaire. Cela veut dire être capable, tout en étant conscient de ses propres limites, de bien comprendre les participants et de pouvoir intervenir dans les discussions avec une relative facilité.

Être à l'aise ne veut pas dire être capable de parler sa langue seconde sans accent et sans faute de structure ou de grammaire.

Si vous devez présider une réunion bilingue, voici comment décider de votre aptitude à le faire :

• Si vous n'avez que le trac, plongez sans hésitation, vous réussirez certainement.
• Si, par contre, vous êtes mal à l'aise dans votre langue seconde, vous pouvez soit vous astreindre à présider quand même la réunion soit faire appel, surtout si c'est votre première réunion, à un co-président qui vous secondera. Si vous choisissez la deuxième option, recrutez une personne qui possède les connaissances voulues et qui a le niveau d'autorité approprié (sans quoi le groupe risque de penser que vous attachez peu d'importance à l'objectif de la langue de travail) et expliquez-lui clairement vos attentes.
• Si vous n'êtes pas du tout à l'aise dans votre langue seconde et que la co-présidence n'est pas possible, reportez-vous à la remarque sur l'unilinguisme. (Voir page 14.)

Pont linguistique

À moins que le président désire assumer lui-même cette fonction, il choisira une personne qui jouera un rôle de relais linguistique et qui pourra, au cours d'une réunion bilingue, résumer l'essentiel des discussions au profit des unilingues. Bien remplir cette fonction est très important et loin d'être facile. En plus d'une bonne compétence linguistique, elle exige des qualités de discernement, de concision et de synthèse qu'on ne retrouve pas toujours réunies dans une même personne.

Étant donné la ténacité des habitudes de travail, la résistance aux changements viendra à la fois du groupe majoritaire et du groupe minoritaire.

Le président choisira avec grand soin cette personne, discutera avec elle de ses attentes et lui indiquera qu'elle ne résumera que les interventions majeures et les décisions qui concernent directement les unilingues présents.

À la rigueur, le président pourra désigner deux personnes différentes, l'une pour le français, l'autre pour l'anglais. Si la nature de la réunion l'exige, le président fera appel à des interprètes professionnels. (Voir page 12.)

Collaboration des participants

Étant donné la ténacité des habitudes de travail, la résistance aux changements viendra à la fois du groupe majoritaire et du groupe minoritaire. Afin de favoriser la création d'un climat propice à la libre utilisation des deux langues officielles au cours des réunions, le président pourrait - si le contexte de la réunion s'y prêtait - prendre les dispositions suivantes :

• Proposer à quelques membres du groupe minoritaire de discuter ou de faire leur présentation, en tout ou en partie, dans leur première langue officielle.
• Proposer à quelques membres du groupe majoritaire d'intervenir à l'occasion dans la langue du groupe minoritaire durant la réunion.

Dans ces deux cas, il faut choisir les personnes susceptibles d'avoir le plus d'influence positive sur le groupe. Leur comportement aura une valeur d'exemple et un effet d'entraînement sur les autres participants. Le président devrait cependant veiller à ce que leurs interventions ne revêtent pas un caractère folklorique et à ce que les participants comprennent bien qu'il s'agit ici de créer un climat favorable à la libre utilisation des deux langues officielles dans les réunions.

Renforcement visuel

Il est très important que les participants reçoivent dès leur entrée dans la salle de conférence une confirmation visuelle que l'organisme appuie et encourage la tenue de réunions dans les deux langues officielles.

C'est pourquoi il est fortement recommandé que les institutions fédérales affichent en permanence dans leurs salles de réunion leur politique en cette matière.

De plus, ils jugeront sans doute utile de laisser sur les tables de petits écriteaux invitant les participants à utiliser, à leur choix, l'une ou l'autre des deux langues officielles.

Les participants sauront ainsi que le caractère bilingue de la réunion n'est pas le fruit d'une initiative personnelle du président mais qu'il émane de la politique même de l'institution.

Pendant la Réunion

La phase la plus intéressante et la plus décisive commence avec l'arrivée des participants.

Ouverture de la réunion

Il appartient à la personne qui préside de dire clairement aux participants que la réunion sera bilingue et que chacun est libre de s'exprimer dans l'une ou l'autre langue officielle. Pour ce faire, vous avez le choix entre plusieurs façons de procéder.

C'est à vous qu'il revient de briser la glace. Utilisez les deux langues officielles dès l'ouverture de la réunion et invitez les participants à ne pas hésiter à utiliser la langue officielle de leur choix.

Si vous n'êtes pas capable et que vous avez un co-président, faites appel à ses services et donnez-lui ouvertement votre appui. Dans le cas contraire, référez-vous à la section «unilinguisme» à la page 14.

Si vous croyez que cela peut être utile à vous-même ou au groupe, situez-vous personnellement par rapport à vos compétences linguistiques. Si, par exemple, votre connaissance de la langue seconde ne vous permet pas de la parler avec facilité, dites-le aux participants en toute simplicité et persistez quand même à l'utiliser.

Si vous n'avez qu'une connaissance de votre langue seconde qui vous permet de suivre les discussions sans pouvoir vous exprimer dans cette langue, dites-le et annoncez que vous compterez, au besoin, sur l'aide de votre co-président. Dans ce cas cependant, faites très clairement ressortir que le fait que vous ne soyez pas capable de parler votre langue seconde ne doit pas décourager les participants d'utiliser cette langue lorsqu'ils s'adressent à vous ou discutent entre eux.

La présence d'unilingues ne doit pas empêcher qui que ce soit d'utiliser sa première langue officielle.

Demandez aux participants s'ils comprennent les deux langues officielles. Indiquez à ceux qui en sont incapables qu'on leur résumera sommairement dans leur première langue officielle les débats et les décisions qui les concernent, ou les renseignements qui les intéressent tout particulièrement. Présentez la personne qui, aux fins de votre réunion, a accepté de jouer ce rôle.

Rappelez toutefois aux participants à cette occasion que la présence d'unilingues ne doit pas empêcher qui que ce soit d'utiliser sa première langue officielle.

Bref, il est important que vous puissiez créer, et ce, dès l'ouverture de la réunion, un climat dans lequel chacun se sente respecté et libre d'utiliser sa propre langue. La présence d'un ou de plusieurs unilingues ne doit pas constituer un obstacle à la tenue de réunions bilingues.

Évitez de faire reposer le poids du bilinguisme sur les épaules des participants du groupe linguistique le moins représenté en leur proposant par exemple que la réunion se tienne dans une seule langue. En ce sens, le choix d'utiliser les deux langues officielles dans les réunions ne saurait être mis aux voix!

Lorsque des membres des deux groupes de langues officielles participent à la même réunion, aucune question ne devrait être ni trop urgente ni trop importante pour ne pas en favoriser la discussion dans les deux langues officielles. Sans quoi, toutes nos réunions risqueraient de se dérouler dans une seule langue!

Délibérations

La réunion est déjà bien engagée. Dans le feu de la discussion, le président ne doit pas perdre son objectif de vue. Il fera preuve de discernement, de souplesse, de tolérance, mais ne laissera pas le groupe retrouver son mode de fonctionnement antérieur. Par l'exercice d'un leadership discret mais efficace, il forcera le changement en s'assurant que le climat de la réunion permettra vraiment aux participants des deux groupes linguistiques d'utiliser librement la langue officielle de leur choix. Les conseils suivants pourront vous permettre de créer les conditions requises à la libre utilisation des deux langues officielles :

Leadership

Si vous en êtes capable, passez d'une langue officielle à l'autre durant la réunion. De cette façon les participants se sentiront libres d'utiliser l'une ou l'autre langue officielle.

Collaboration des participants

Si vous sentez que le groupe revient à un mode de fonctionnement qui pourrait laisser croire qu'une seule langue est autorisée et valorisée, faites appel aux participants qui ont accepté d'appuyer votre démarche. Arrangez-vous pour qu'ils interviennent dans la langue qu'ils avaient alors accepté d'utiliser en vous adressant à eux dans cette langue.

Renforcement positif immédiat

Utilisez vous-même la langue officielle la moins utilisée durant la réunion.

À l'occasion, adressez-vous dans leur première langue officielle à ceux qui ne l'utilisent jamais ou très peu.

Encouragez les interventions dans la langue du groupe minoritaire en leur donnant suite dans la même langue.

Bilinguisme réceptif

Les personnes qui ne sont pas capables de s'exprimer dans leur langue seconde mais qui la comprennent peuvent aussi être mises à profit. Mettez-les suffisamment à l'aise pour qu'elles puissent jouer un rôle positif par leur attitude ouverte au bilinguisme et pour qu'elles puissent trouver dans ces réunions un lieu propice à l'utilisation de leur langue seconde.

Passez d'une langue officielle à l'autre durant la réunion.

Rappelez aux participants que même si quelqu'un répond dans sa langue première à une question qui lui a té posée dans sa langue seconde, il ne faut pas nécessairement en conclure qu'il désire qu'on s'adresse à lui dans sa langue. On n'a qu'à continuer à dialoguer dans ce mode bilingue, chacun s'exprimant dans sa première langue officielle.

Continuité dans la mise en oeuvre

Après avoir donné toutes les indications et les assurances nécessaires, si vous sentez dans les premières réunions que le groupe ne vous suit pas complètement dans cette démarche, soyez patient et persévérez. On ne précipite pas les changements institutionnels mais on peut en favoriser l'éclosion. Les participants ont des antécédents divers et en sont peut-être pas aussi prêts à modifier leur comportement que vous l'êtes vous-même.

Dans le passé, beaucoup d'expérience ont démontré aux employés que l'annonce de réunions bilingues et les invitations qu'on leur faisait d'y participer dans les deux langues officielles ne modifiaient à peu près pas le comportement du groupe. Souvent mal préparée à assumer ses responsabilités en cette matière, la personne qui n'était pas toujours capable de le faire avec succès. Les réunions se déroulaient donc dans une seule langue.

Soyez conscient de ces difficultés et gardez-vous de tout excès de zèle, surtout lors des premières réunions. N'abandonnez cependant pas la partie pour autant!

On ne précipite pas les changements institutionnels mais on peut en favoriser l'éclosion.

Ce guide n'a pas pour but de forcer les participants à adopter des comportements qu'ils ne désirent pas adopter. Il n'a d'autres objectifs que de vous aider à lever les barrières systémiques et psychologiques qui pourraient entraver la libre utilisation des deux langues officielles dans les réunions et de vous offrir les éléments clés qui vous permettront de créer un climat de travail propice à leur utilisation dans vos réunions.

Clôture de la réunion

Au moment où la réunion est sur le point de se terminer, vous pouvez entreprendre les démarches suivantes :

Communications écrites

Avisez les participants qu'ils peuvent rédiger tous les documents à l'état d'ébauche ou à l'étape finale dans leur première langue officielle.

Planification de la traduction

Déterminez les documents qui devront être traduits et le moment où ils devront l'être, si besoin réel il y a.

Évaluation

Si vous voulez progresser dans ce domaine, essayez discrètement de recueillir les commentaires de quelques participants sur votre présidence et sur leur propre performance à l'égard de l'usage des deux langues officielles. Prenez note des moyens qui donnent de bons résultats, de ceux qui ne sont pas pertinents, des suggestions et des critiques qui pourraient vos être faites.

Vingt fois sur le métier...

Ne croyez pas que la partie est perdue parce que vos premières réunions ne fonctionnent pas comme vous le souhaitez et revenez à la charge à toutes les réunions.

Après la réunion

Toutes les suites de la réunion doivent témoigner de son bilinguisme. En tant que président, assurez-vous que cela est fait.

Procès-verbaux

Les procès-verbaux devraient être rédigés dans les deux langues officielles. Cependant, selon les circonstances (si tout le mode est bilingue, par exemple), les présidents peuvent utiliser l'une ou l'autre des formules suivantes :

• Rédiger les procès-verbaux tantôt en français, tantôt en anglais, en alternance. Cette façon de faire aide les participants à parfaire leur connaissance de leur langue seconde et facilite la préparation des procès-verbaux.
• Rédiger une partie du procès-verbal en français et l'autre en anglais.

Traduction

Le président peut utiliser ses ressources bilingues francophones et anglophones, les jumeler afin de produire de courts documents bilingues tels que les procès-verbaux, sans recourir à la traduction.

On pourra également recourir au service d'Aide à la rédaction et à la révision des textes dans les ministères qui se sont dotés d'un tel service.

Renforcement

Il peut être judicieux de faire savoir aux participants qui appuient votre démarche que vous appréciez leur participation. Ces signes d'estime et d'encouragement viendront renforcer leur comportement et, ce faisant, auront un effet d'entraînement sur les autres membres du groupe.

Techniques particulières a certaines réunions

Selon le type de réunion que vous présiderez, vos techniques, votre approche et votre comportement seront différents. On ne préside pas une réunion interministérielle comme une réunion de service.

Cette section énumère quelques particularités propres à certaines réunions et dont on ne pouvait traiter dans la section précédente, plus générale.

Réunions interministérielles

Les réunions interministérielles devraient respecter de près les exigences de bilinguisme que le gouvernement fédéral s'est données. La présidence, qu'elle soit assumée par une ou deux personnes, doit être suffisamment bilingue pour que la réunion ait une bonne dynamique. Le bilinguisme doit conduire à une meilleure participation, à une meilleure communication. Il doit être un élément positif de la réunion.

Selon le nombre de participants et la nature des réunions, on pourra faire appel à une personne qui jouera le rôle de relais linguistique au profit des unilingues ou à des interprètes professionnels.

Dans certaines circonstances, les ministères et organismes qui organisent une réunion pourraient indiquer sur la convocation que chacun sera libre d'utiliser la langue officielle de son choix et qu'il n'y aura pas de service d'interprétation. Il appartiendra alors aux ministères et organismes d'en tenir compte dans le choix de leur représentant. Dans ce cas, les documents peuvent être dans l'une ou l'autre langue officielle.

Réunions de direction ou entre directions d'un même organisme

À toutes fins utiles, le président considérera ce type de réunions comme des réunions interministérielles. Ce qui s'y passera aura une valeur d'exemple pour les autres échelons de votre ministère ou de votre organisme. Les participants devraient être encouragées à y faire leur présentation dans leur première langue officielle.

Le bilinguisme doit conduire à une meilleure communication et devenir un élément positif de la réunion.

Dans le cas de réunions telles que les réunions d'information où les présentations et les discussions risquent d'être longues, il peut être approprié, quand le nombre de participants des deux communautés linguistiques le justifie, de convoquer deux réunions distinctes, l'une en français, l'autre en anglais. On peut alors proposer au personnel bilingue qui a peu de contact avec sa langue seconde de suivre les sessions dans cette langue.

Dans certains cas, il pourra être utile de recourir à l'interprétation simultanée.

Réunions avec un groupe de travail

À l'occasion, un groupe de travail est créé dans une direction et reçoit comme mandat de discuter d'une question avec d'autres directions.

Il est essentiel que la direction de qui relève ce groupe de travail s'assure que celui-ci a la capacité bilingue voulue pour pouvoir tenir ses réunions dans les deux langues officielles. On tiendra compte de cet aspect dans le choix des experts de l'extérieur.

Réunions de division ou de service

Étant donné le nombre plus restreint de participants, leur plus grande familiarité entre eux et leurs habitudes communes de travail, les présidents pourront aborder ces réunions de façon moins formelle. Pourquoi ne pas vous fixer des objectifs et évaluer vos progrès?

Définition d'objectifs

En tant que président, vous trouverez peut-être approprié de définir avec votre groupe des objectifs à atteindre en matière de langue de travail. Chacun sera alors personnellement engagé dans la démarche et vous pourrez ainsi plus facilement évaluer les progrès de votre groupe. Proposez par exemple, sans toutefois en faire une obligation, d'utiliser davantage telle ou telle langue et travaillez tous ensemble à atteindre l'objectif. Quand les représentants du groupe minoritaire sont peu nombreux, tenez particulièrement compte de leurs attentes légitimes dans la définition des objectifs du groupe.

Dans cet esprit, et selon le niveau de bilinguisme de votre groupe, vous pourriez décider par exemple que les points rédigés en français sur l'ordre du jour de vos réunions seront discutés en français et que ceux rédigés en anglais le seront en anglais.

Évaluation des progrès

Afin de mieux suivre les progrès du groupe, vous pourriez aussi, si vous le jugez approprié, désigner un participant, ou encore une personne de l'extérieur qui assisterait à vos réunions en qualité d'observateur en ce qui a trait au bilinguisme. À la fin de vos réunions, cette personne pourrait signaler au groupe ce qu'elle a décelé (points forts et points faibles) et vous pourriez en discuter entre vous.

Au bout de quelques mois, vous pourriez aussi revoir avec les membres de votre groupe leurs perceptions du début et voir si, au plan des attitudes et des comportements, il a progressé ou régressé.

Si le comportement et l'attitude de certains de vos participants ne vous semblent pas favorables à la création d'un climat propice à l'utilisation des deux langues officielles, discutez-en avec eux après une réunion. Ils ont sans doute d'excellentes raisons pour agir de la sorte, ne serait-ce que par leurs habitudes antérieures - ils n'ont pas appris à penser, à discuter et à travailler en interaction bilingue avec leurs collègues - leur carence en vocabulaire technique, etc. Demandez-leur comment vous pouvez les aider.

Réunions avec interprétation simultanée

L'interprétation simultanée est un outil merveilleux. La personne qui préside doit toutefois être vigilante et ne pas tenir pour acquis que la réunion se déroulera sur le mode bilingue par la seule magie de l'interprétation simultanée. Elle verra, en dirigeant efficacement son secrétariat et les délibérations, à ce que, d'une part, le travail des interprètes soit facilité et, d'autre part, à ce que les participants profitent pleinement de ce service en utilisant leur première langue officielle.

Préparatifs de la réunion

Demandez à votre secrétariat de faire parvenir aux interprètes, si possible plusieurs jours avant la réunion :

• la documentation pertinente à la réunion, dans les deux langues officielles et selon l'ordre de discussion des documents;
• la liste de noms des participants, leur titre et leur institution, dans les deux langues officielles;
• la liste des principaux sigles et termes techniques (en français et en anglais) qui seront le plus souvent utilisés durant la réunion;
• les textes écrits (en version française et anglaise) des conférences.

Assurez-vous de réserver pour votre conférence suffisamment de microphones pour permettre aux interprètes d'entendre tous les participants, y compris ceux qui font des présentations en utilisant des tableaux, etc.

Assurez-vous d'avoir le nombre voulu d'écouteurs pour tous vos participants afin qu'ils puissent bénéficier de l'interprétation. Vos participants bilingues pourront toujours les utiliser comme système d'appoint pour mieux entendre certains conférenciers.

Durant la réunion

Dès l'ouverture de la réunion, encouragez les participants à tirer pleinement parti de l'interprétation simultanée en les invitant à utiliser leur première langue officielle.

Rappelez aux orateurs d'utiliser les micros mis à leur disposition, l'interprète ne pouvant traduire ce qu'il ne peut entendre.

Une personne de votre secrétariat doit être constamment en contact avec les interprètes durant la réunion pour leur remettre, par exemple, les résolutions qui émanent de l'assemblée et résoudre, entre autres, les problèmes de micros ou de débit de certains participants.

Si les participants n'utilisent qu'une seule langue pendant la réunion, rappelez-leur à l'occasion qu'ils peuvent s'exprimer dans l'une ou l'autre langue officielle et que le dispositif mis au service de l'assemblée ne vise que cet objectif.

Conditions préalables au succès des réunions bilingues

On a parfois tendance à croire que le succès d'une réunion bilingue dépend uniquement du bilinguisme de la personne qui préside. Certes, c'est un point important, mais ce n'est pas la seule condition du succès d'une réunion.

On peut regrouper sous les trois rubriques suivantes les conditions préalables au succès des réunions bilingues : celles qui dépendent des institutions et qui sont de loin les plus importantes, celles qui relèvent du style de gestion de la présidence et celles qui sont liées à la compétence linguistique :

Institutions

En vertu de la Loi sur les langues officielles de 1988, les institutions fédérales doivent veiller à créer dans les régions bilingues, un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles, de telle sorte que leur personnel puisse utiliser l'une ou l'autre.

À cette fin, elles doivent se doter d'une politique sur l'utilisation des langues officielles dans les réunions.

• Les institutions communiquent cette politique à leurs employés et en affichent l'essentiel en permanence dans leurs salles de réunion.
• Elles rappellent à leurs employés, par des affiches ou des écriteaux sur les tables de réunion, qu'ils peuvent utiliser l'une ou l'autre langue officielle, voire les deux, dans les réunions.
• Comme dans d'autres secteurs des langues officielles, les institutions se donnent des objectifs à atteindre dans une année (diffusion et affichage de la politique, terminologie française-anglaise et vice versa appropriée au mandat de l'organisme, etc.) et mesurent les progrès accomplis.
• Les institutions font de temps à autre des évaluations auprès des participants et des présidents sur la mise en oeuvre de la politique.

Style de gestion de la présidence

• La personne qui préside met ses qualités de leadership au service des objectifs de l'institution concernant la langue de travail. Elle aborde donc cette question avec un esprit ouvert et innovateur qui la rend capable de créer ce climat propice à l'usage des deux langues officielles et d'obtenir l'adhésion des participants aux objectifs de l'institution.
• Elle a conscience des contraintes auxquelles elle doit faire face. Elle connaît l'objectif, les forces en présence et gère sa réunion en conséquence. Elle sait allier souplesse et ténacité pour parvenir à ses fins. Elle est sensible aux besoins parfois contradictoires des participants.

Compétences linguistiques

Bilinguisme parfait

Si la personne qui préside est capable de converser dans les deux langues officielles avec aisance, elle a tous les atouts pour réussir dans son rôle. Elle fera un usage judicieux des deux langues et encouragera les participants qui le désirent à s'exprimer dans leur première langue officielle ou dans les deux langues officielles.

Il est évident, cependant, qu'en dehors des «parfaits bilingues», toute personne qui a appris sa langue seconde tardivement fonctionnera habituellement moins facilement dans celle-ci que dans sa langue première. Personne ne devrait s'en surprendre, encore moins s'en formaliser. Vous parlez votre langue seconde avec l'accent de votre langue première? Vous faites parfois des fautes de construction de phrase? Vous cherchez parfois le mot juste? Cela ne démontre qu'une chose : que la langue que vous utilisez n'est pas votre première langue officielle. Cela a peu d'importance si vous vous faites comprendre et si dans vos réunions chacun se sent libre d'utiliser la langue officielle de son choix.

Bilinguisme réceptif

On entend par bilingue réceptif toute personne qui comprend sa langue seconde mais ne la parle pas ou peu. Cette personne - tout en s'acheminant vers un bilinguisme plus actif - peut faire beaucoup plus qu'on ne le pense généralement pour promouvoir l'objectif de la langue de travail.

Bien entourée et bien organisée, elle peut présider des réunions bilingues en faisant un usage judicieux des techniques présentées dans ce guide, en montrant une détermination à toute épreuve et en donnant constamment des renforcements positifs à ceux et celles qui lui parlent dans sa langue seconde. Ainsi, ce que certains pourraient considérer au départ comme un handicap peut tourner à leur avantage.

Unilinguisme

Si vos fonctions vous amènent assez souvent à présider des réunions dans les deux langues officielles et que vous ne vous sentez pas en mesure de les mener à bien, il vous appartient alors de faire le nécessaire pour que ce guide ne reste pas lettre morte. Ainsi, vous pourriez entreprendre ou compléter votre formation linguistique pour vous permettre d'assumer pleinement vos responsabilités. Pendant cette période de transition, vous pourriez vous faire aider d'un co-président. Si cela n'est pas possible, demandez alors à quelqu'un d'autre de présider vos réunions pour vous afin de ne pas freiner indûment la création des deux langues officielles.

Discutez-en avec votre supérieur immédiat et votre directeur des langues officielles ou avec la personne responsable de l'administration du Programme des langues officielles de votre organisme. Ils sont bien placés pour vous conseiller en cette matière, de telle sorte que vous puissiez en arriver le plus rapidement possible à présider vous-même ces réunions. D'autres l'ont fait avant vous. Pourquoi ne le feriez-vous pas vous-même?

Conclusion

Il vous appartient maintenant de choisir les techniques qui, tout en convenant à votre style de gestion et au type de réunion que vous présidez, favoriseront la création d'un climat propice à la libre utilisation des deux langues officielles pour les participants. Vous ne manquerez sûrement pas de découvrir d'autre moyens judicieux de présider les réunions dans les deux langues officielles.

N'hésitez pas à nous les faire connaître en écrivant directement au (N.B. : la présente adresse est la plus récente; elle diffère de celle qui apparaît sur la version en papier de ce document) :

Secrétariat du Conseil du Trésor
Direction des langues officielles et de l'équité en emploi
Consultation et services à la clientèle
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Vous cherchez parfois le mot juste?... Cela a peu d'importance si vous vous faites comprendre et si dans vos réunions chacun se sent libre d'utiliser la langue officielle de sont choix.

Annexe I: Terminologie de base (français-anglais) relative aux réunions

Annexe II : Politique affichée dans les salles de réunion du Secrétariat du Conseil du Trésor

reasury Board Secretariat Policy on the use of both Official Languages in meetings

When English- and French-speaking employees participate in meetings, both oral and written communications should reflect the equality of status of the two official languages. Therefore, when employees of the Secretariat preside at such meetings, they should ensure that:

• agendas and minutes are issued in bilingual format, or have some items in French and some in English, or (for a series of meetings) are prepared alternately all in English and all in French;
• working papers and drafts are circulated in the preferred official language of the author;
• participants can use their preferred official language during meetings;
• arrangements are made for unilinguals to participate in meetings.

This policy applies to meetings of interdepartmental committees, task forces and ad hoc committees chaired by Secretariat officials, as well as to any internal meetings of the Secretariat.

Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'utilisation des deux langues officielles dans les réunions

Lorsque des employés d'expression française et d'expression anglaise participent à des réunions, les communications verbales et écrites de ces réunions doivent refléter l'égalité de statut des deux langues officielles. Conséquemment, lorsqu'ils président ces réunions, les employés du Secrétariat doivent s'assurer que :

• l'ordre du jour et le procès-verbal sont publiés sous une forme bilingue, ou comprennent des rubriques en français et d'autres en anglais, ou encore - dans le cas d'une série de rencontres - sont rédigés tantôt en français, tantôt en anglais, alternativement;
• les documents de travail et les ébauches sont distribués dans la langue officielle du choix de l'auteur;
• les participants peuvent utiliser la langue officielle de leur choix lors de la réunion;
• des arrangements sont pris pour permettre aux unilingues de participer à la réunion.

Cette politique s'applique aux réunions de comités interministériels, de groupes de travail et de comités ad hoc présidés par des fonctionnaires du Secrétariat, ainsi qu'à toute réunion interne du Secrétariat.

Annexe III : Aide-mémoire

Aide-mémoire à conserver pour les réunions

Convocation

Vérifiez si la convocation et l'ordre du jour indiquent bien que la réunion se tiendra dans les deux langues officielles et que des arrangements ont été pris pour permettre aux unilingues de participer aux délibérations.

Vérifiez dans quelles langues officielles votre secrétariat a diffusé la documentation.

Si cela n'a pas été fait, tenez-en compte dans vos remarques d'ouverture.

Ouverture

Utilisez les deux langues officielles dès d'ouverture et invitez les participants à utiliser la langue officielle de leur choix. Si vous n'en êtes pas capable, faites appel à votre co-président.

Demandez aux participants s'ils comprennent les deux langues officielles. Si certains en sont incapables, indiquez-leur que les points qui les concernent leur seront présentés brièvement dans leur première langue officielle.

Rappelez aux participants que la présence d'unilingues ne doit empêcher personne d'utiliser sa première langue officielle.

Délibération

Utilisez vous-même la langue officielle la moins utilisée durant la réunion.

Si nécessaire, faites appel aux participants qui ont accepté d'appuyer votre démarche pour qu'ils interviennent dans la langue convenue.

Adressez-vous dans leur première langue officielle à ceux et à celles qui n'utilisent que leur langue seconde.

Encouragez les interventions dans la langue du groupe minoritaire en y donnant suite dans la même langue.

Clôture

Rappelez aux participants qu'ils peuvent rédiger dans leur première langue officielle les documents à l'état d'ébauche ou à l'étape finale.

Décidez des documents qui devront être traduits et du moment où ils devront l'être, si besoin est.

Si les circonstances s'y prêtent, recueillez les commentaires des participants.

Prenez note des moyens qui donnent de bons résultats et des suggestions; bref, dialoguez avec votre groupe.

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