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ARCHIVÉ - Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail - Archiviée


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Préambule

En conformité avec les traditions et valeurs démocratiques du peuple canadien, nos gouvernements sont élus par les citoyens pour définir et servir les intérêts publics. Les employés du gouvernement du Canada jouent un rôle important dans les efforts visant à respecter le cadre démocratique de notre pays en servant le gouvernement dûment élu avec neutralité. De cette manière, les fonctionnaires jouent un rôle fondamental dans les activités accomplies pour servir ces intérêts.

Les fonctionnaires sont tenus de faire preuve de loyauté envers leur employeur. Dans le cadre des fonctions qu'ils exécutent pour servir les intérêts publics, ils se voient accorder, en tant qu'aspect fondamental de ces fonctions, l'accès à tout un éventail d'informations gouvernementales et on s'attend à ce qu'ils traitent ces renseignements d'une manière responsable et intègre.

Les fonctionnaires jouent un rôle fondamental dans les activités ayant pour but de servir les intérêts publics en fournissant des conseils professionnels et neutres d'une façon conforme aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique. Ainsi, lorsqu'un employé à des motifs raisonnables de croire qu'une autre personne a commis un acte fautif au travail, il devrait être capable de divulguer cette information en ayant recours à un processus clairement défini tout en étant certain qu'il sera traité équitablement et sera à l'abri de représailles.

Il est reconnu que les administrateurs généraux sont tenus de prendre des décisions en pesant le pour et le contre de différents plans d'action et de sélectionner des approches qu'ils jugent comme étant dans l'intérêt du public, y compris certaines approches qui comportent un certain risque. La décision prise à l'issue de ce processus décisionnel équilibré et informé ne saurait être considérée comme un acte fautif en vertu de la présente politique.

En vertu de cette politique les administrateurs généraux ont comme responsabilité d'établir des mécanismes internes permettant aux employés de divulguer, de bonne foi, de l'information concernant des actes fautifs commis dans leurs organisations, de veiller à ce que des mesures adéquates soient prises rapidement en réponse à ces divulgations et de s'assurer que les employés qui les font sont traités équitablement et sont protégés contre toute forme de représailles.

Cette politique met en évidence la responsabilité des administrateurs généraux et des gestionnaires d'encourager une culture favorisant la communication ouverte et où les questions et préoccupations peuvent être réglées par des échanges normaux, mais elle fournit un autre processus lorsque c'est nécessaire. Ainsi, les administrateurs généraux ont la responsabilité de créer des mécanismes internes (par ex., la désignation d'un agent supérieur dans le ministère ou organisme) qui permettent aux employés de divulguer de l'information concernant des actifs fautifs au travail.

La présente politique crée aussi un mécanisme d'examen pangouvernemental à l'extérieur des processus ministériels dont les employés peuvent se servir lorsqu'ils ont fait appel en vain aux mécanismes ministériels.

Les processus créés ainsi permettront aux employés de signaler la vaste majorité des actes fautifs. Cependant, dans certaines situations exceptionnelles, il peut être justifié pour un employé de divulguer l'information à l'extérieur, par exemple, lorsqu'il y un danger immédiat pour la vie, la santé et la sécurité du public. Un employé peut également trouver qu'il est justifié de divulguer de l'information à l'extérieur lorsqu'il ou elle a utilisé tous les mécanismes internes. Étant donné que toute divulgation non autorisée à l'extérieur pourrait exposer l'employé à des mesures disciplinaires, il est recommandé qu'un employé se trouvant dans cette situation envisage d'obtenir des conseils ou de l'aide de son syndicat, d'un conseiller en qui il a confiance ou encore d'un avocat indépendant.

Date d'entrée en vigueur

Cette politique est entrée en vigueur le 30 novembre 2001. Une révision à la définition des actes fautifs a été effectuée pour inclure une dérogation au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique en vigueur depuis le 1er septembre 2003. Une disposition approuvée le 8 mars 2004 et qui est rétroactive au 10 février 2004 assure une protection contre des représailles pour les fonctionnaires qui fournissent de l'information et témoignent de bonne foi dans le cadre d'une procédure parlementaire ou d'une enquête publique en vertu de la partie I de la Loi sur les enquêtes relativement au rapport de 2003 de la vérificatrice générale.

Objectif de la politique

Permettre aux employés de divulguer de l'information concernant des actes fautifs et s'assurer qu'ils sont traités équitablement et protégés contre des représailles lorsqu'ils le font d'une manière conforme à la présente politique.

Définitions

Divulgation (disclosure) - est définie comme une information soulevée, au sein de l'organisation, de bonne foi et sur la base de croyances raisonnables, par un ou plusieurs employés au sujet d'actes fautifs que quelqu'un a commis ou a l'intention de commettre.

Devoir de loyauté (duty of loyalty) - est défini comme l'engagement des employés à assumer leurs devoirs avec fidélité et honnêteté et à ne pas divulguer de l'information confidentielle à moins d'être autorisés à le faire.

Utilisation responsable d'information (responsible use of information) - est définie comme l'utilisation d'information :

  • qui témoigne d'un souhait d'assurer l'exactitude de l'information et la légitimité de la manière dont elle est obtenue.
  • qui témoigne d'un souci d'assurer sa protection et sa divulgation autorisée en conformité avec la Politique sur la sécurité du gouvernement et d'autres politiques pertinentes déjà en vigueur ou qui pourraient être adoptées.

Les actes fautifs sont définis comme un acte ou une omission concernant :

  1. la violation d'une loi ou d'un règlement;
  2. une dérogation au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
  3. un usage abusif de fonds ou de biens publics;
  4. un cas flagrant de mauvaise gestion;
  5. une menace grave et particulière pour la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens ou pour l'environnement.

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et à toutes les organisations de la fonction publique énumérées à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Responsabilité et autorité

La responsabilité et l'autorité principales relativement à l'application de la présente politique relèvent de l'administrateur général.

Exigences de la politique

Responsabilités des administrateurs généraux

Les administrateurs généraux doivent :

  1. s'assurer que les employés qui relèvent d'eux comprennent l'exigence selon laquelle l'information gouvernementale doit être utilisée de manière responsable;
  2. favoriser la mise en place d'une culture encourageant la communication ouverte dans leur organisation pour les questions et préoccupations qui peuvent très bien se régler dans le cadre des échanges normaux entre les employés et leurs gestionnaires;
  3. établir des mécanismes internes pour s'occuper des divulgations d'information concernant des actes fautifs, comprenant - au minimum - la désignation d'un agent supérieur, qui prendra connaissance de ces divulgations et prendra les mesures nécessaires. Cet agent supérieur relèvera directement de l'administrateur général pour les questions touchant la politique mais pourrait relever d'un autre gestionnaire pour les questions administratives et avoir d'autres responsabilités au sein du ministère;
  4. (Nota : Les ministères qui ont déjà des mécanismes internes pour traiter les cas de divulgation d'actes fautifs devraient vérifier que ces mécanismes respectent les exigences de la présente politique, tandis que d'autres ministères désireront peut-être prendre des mesures additionnelles en réponse à leur mandat particulier ou à des exigences organisationnelles).

  5. informer les employés au sujet de la présente politique, et leur signaler notamment le nom, l'emplacement et le numéro de téléphone de l'agent supérieur qui sera responsable de recevoir les divulgations d'actes fautifs et de prendre les mesures qui s'imposent;
  6. veiller à ce que les divulgations soient examinées promptement et lorsque nécessaire, fassent l'objet d'une enquête et à ce que les mesures appropriées soient prises rapidement pour corriger la situation; et
  7. protéger contre des représailles, les employés qui font, de bonne foi, des divulgations d'actes fautifs.

Responsabilités des employés

Les employés doivent :

  1. utiliser l'information du gouvernement de manière responsable et de bonne foi en conformité avec leur devoir de loyauté;
  2. respecter les processus internes créés pour signaler les actes fautifs commis au travail;
  3. respecter la réputation des autres personnes en évitant de faire des divulgations frivoles ou vexatoires ou de mauvaise foi.

Les employés devraient aussi savoir quelles sont leurs responsabilités en vertu des différentes politiques et lois, par exemple, le Code criminel, la Politique sur la sécurité du gouvernement, le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique et la Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne.

Responsabilités des gestionnaires

Les gestionnaires doivent :

  1. mettre les employés au courant de la présente politique;
  2. s'assurer que les employés qui relèvent d'eux comprennent l'exigence selon laquelle l'information gouvernementale doit être utilisée de manière responsable;
  3. s'assurer que les employés qui relèvent d'eux connaissent les processus ministériels qu'ils peuvent utiliser s'ils souhaitent signaler des actes fautifs en vertu de la présente politique;
  4. favoriser l'ouverture dans leurs échanges avec leurs employés;
  5. agir promptement lorsque de l'information concernant des actes fautifs est portée à leur attention; et
  6. protéger contre des représailles, les employés qui font, de bonne foi, des divulgations d'actes fautifs.

Responsabilités de l'agent supérieur

L'agent supérieur doit :

  1. diffuser de l'information relative à la présente politique et fournir des interprétations et des conseils concernant l'application de celle-ci;
  2. recevoir, consigner et examiner les divulgations d'actes fautifs afin d'établir s'il existe des motifs suffisants pour adopter d'autres mesures;
  3. veiller à ce que des mesures soient toujours prises rapidement dans tous les cas;
  4. veiller à ce que des procédures soient en place pour administrer les divulgations qui nécessitent une intervention immédiate ou urgente;
  5. ouvrir des enquêtes au besoin, revoir et rendre compte des résultats des enquêtes et faire des recommandations à l'administrateur général;
  6. veiller à ce que les droits à la protection des renseignements personnels des deux parties, soit l'employé qui divulgue l'acte fautif et l'employé impliqué ou présumé être responsable de l'acte fautif, soient respectés;
  7. établir les procédures qui s'imposent pour assurer la protection de l'information et le traitement des dossiers conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'accès à l'information;
  8. tenir de l'information sur le nombre des divulgations reçues, rejetées et acceptées; réglées sans enquête, ont fait l'objet d'une enquête ou sont toujours à l'étude ou faisant l'objet d'une enquête; et
  9. dresser un rapport annuel à soumettre à l'administrateur général.

Au minimum, le rapport annuel devrait indiquer le nombre des demandes générales d'information faites et des conseils fournis, le nombre des divulgations reçues des employés et leur statut (rejetées, acceptées, réglées sans enquête, toujours à l'étude) et le nombre des divulgations ayant fait l'objet d'une enquête, réglées ou toujours à l'étude.

Veuillez consulter l'annexe A pour connaître le processus de règlement et de divulgation interne.

Responsabilités du Bureau des valeurs et de l'éthique du Secrétariat du Conseil du Trésor

Le Bureau des valeurs et de l'éthique doit :

  1. assurer un soutien stratégique et fournir des interprétations de la politique aux administrateurs généraux et aux agents supérieurs ministériels;
  2. conseiller et aider les agents supérieurs des ministères en ce qui concerne le traitement de divulgations d'information concernant des actes fautifs, au besoin; et
  3. examiner l'efficacité des mécanismes établis dans les ministères pour la divulgation d'information concernant des actes fautifs.

Responsabilités de l'agent de l'intégrité de la fonction publique

L'agent de l'intégrité de la fonction publique a pour mandat d'agir à titre d'entité neutre dans les affaires de divulgation interne d'actes fautifs. En particulier, il ou elle aide les employés qui :

  • estiment que leur problème ne peut être divulgué dans leur ministère; ou
  • ont soulevé leur problème de bonne foi en observant les mécanismes ministériels, mais estiment qu'il n'a pas fait l'objet des mesures qui s'imposaient.

À ce titre, il incombe à l'agent de l'intégrité de la fonction publique :

  1. de fournir des conseils aux employés qui envisagent de faire une divulgation;
  2. de recevoir, de consigner et d'examiner les divulgations d'actes fautifs présentées par des employés ministériels ainsi que les demandes d'examen soumis par des employés ministériels;
  3. d'établir s'il existe des motifs suffisants pour prendre des mesures additionnelles et d'effectuer un examen au besoin;
  4. de veiller à ce qu'il y ait des procédures en place pour gérer les actes fautifs qui nécessitent la prise de mesures immédiates ou urgentes;
  5. d'ouvrir une enquête au besoin, d'examiner les résultats des enquêtes, de rédiger des rapports et de faire des recommandations destinées aux administrateurs généraux sur la manière de traiter les divulgations ou les mesures correctrices à prendre;
  6. dans certains cas spéciaux ou cas où les administrateurs généraux ne répondent pas de manière appropriée ou dans un délai raisonnable, de présenter un rapport de conclusions au greffier du Conseil privé en tant que chef de la Fonction Publique;
  7. d'établir des procédures afin d'assurer que la protection de l'information ainsi divulguée et le traitement des dossiers soient conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'accès à l'information;
  8. de protéger les employés qui divulguent de bonne foi de l'information concernant des actes fautifs contre des représailles en soumettant des recommandations destinées aux administrateurs généraux sur les mesures correctrices à prendre;
  9. de surveiller le genre et la disposition des affaires soumises à l'agent de l'intégrité de la fonction publique; et
  10. de dresser un rapport annuel destiné au Président du Conseil Privé sur ses activités pour dépôt au Parlement.

Au minimum, le rapport annuel devrait indiquer le nombre des demandes générales d'information faites et les conseils fournis, le nombre des divulgations reçues directement d'employés ministériels et leur statut (rejetées, acceptées, réglées sans enquête, toujours à l'étude) et le nombre des divulgations ayant fait l'objet d'une enquête, réglées ou toujours à l'étude. Le même type d'information serait fournie pour les demandes d'examen. Le rapport pourrait inclure une analyse des catégories de divulgations ainsi que des recommandations visant à améliorer les processus.

Veuillez consulter l'annexe B pour connaître le processus de divulgation et d'examen sous la responsabilité de l'agent de l'intégrité de la fonction publique.

Mesures administratives et disciplinaires

Dans le contexte de l'application de la présente politique, les employés et gestionnaires peuvent faire l'objet de mesures administratives et disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement, s'ils :

  1. exercent des représailles contre un autre employé qui a fait une divulgation en conformité avec la présente politique ou contre un autre employé appelé à témoigner; et/ou
  2. décident de faire une divulgation en dérogeant à la présente politique et ses exigences procédurales.

La prise de toutes mesures administratives ou disciplinaires doit se faire en consultation avec les services des ressources humaines et les services juridiques du ministère concerné.

Protection contre les représailles

Sauf dans les circonstances précisées ci-dessus, aucun employé ne devrait subir de représailles pour avoir fait une divulgation de bonne foi conformément à la présente politique, ou dans le cadre d'une procédure parlementaire ou d'une enquête publique en vertu de la partie I de la Loi sur les enquêtes relativement au rapport de 2003 de la vérificatrice générale. Cela inclut les employés appelés à témoigner. Les représailles peuvent inclure des mesures administratives et disciplinaires.

Les employés qui croient être l'objet de représailles directement liées à la divulgation d'actes fautifs conformément à la présente politique peuvent présenter une plainte à l'agent supérieur ou à l'agent de l'intégrité de la fonction publique dans les cas où la divulgation originale a été faite directement à ce dernier. L'agent supérieur ou l'agent de l'intégrité de la fonction publique se penchera sur la question en observant essentiellement le même processus que pour une divulgation (voir l'annexe A ou B). Les employés peuvent également faire appel aux procédures de redressement en place par exemple, celles prévues dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et celles de la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail du Conseil du Trésor.

Confidentialité

La confidentialité, dans le cadre de la présente politique, est assujettie aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information. L'agent supérieur et l'agent de l'intégrité de la fonction publique doivent expliquer les paramètres de la confidentialité auxquels les employés peuvent s'attendre lorsqu'ils font une divulgation. L'agent supérieur et l'agent de l'intégrité de la fonction publique sont également disponibles pour fournir de l'information sur la politique et des conseils informels pour aider les employés qui envisagent de faire une divulgation. Les employés doivent se sentir libres de les consulter en toute confidentialité.

La divulgation d'information concernant des activités ou actes criminels devrait être l'objet d'un renvoi aux autorités compétentes à des fins d'enquête en conformité avec la Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne. La confidentialité dans ces circonstances sera assujettie aux dispositions du régime pertinent.

Surveillance

Le Bureau des valeurs et de l'éthique vérifiera que tous les ministères et organismes ont en place des mécanismes internes de divulgation à la date d'entrée en vigueur de cette politique.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères et organisations travailleront en collaboration pour surveiller les activités et les résultats obtenus par rapport aux objectifs de la politique.

Révision de la politique

La politique sera révisée au plus tard trois ans après son entrée en vigueur.

Documents de référence

Causes

  • Fraser c. Commission des relations de travail dans la fonction publique [1985] 2 RCS 455
  • Grahn c. Canada (Conseil du Trésor), [1985] CRTFPC No 213 (166-2-15093)
  • Grahn c. Canada (Conseil du Trésor), (1987), 91 N.R.394 (C.A.F.)
  • Haydon c. Canada (ministère de la Santé) [2000] C. F. 1368 (5 septembre 2000)
  • Osborne c. Canada (Conseil du Trésor), [1991] 2R.C.S. 69
  • Trevena et le Conseil du Trésor du Canada (Revenu Canada-impôt), [1998] CRTFPC No 102 (166-2-28562)

Charte canadienne des droits et libertés

Code criminel

Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

Loi canadienne sur les droits de la personne

Loi sur l'accès à l'information

Loi sur la gestion des finances publiques

Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur les enquêtes

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Loi sur les relations de travail dans la fonction publique

Loi sur les secrets officiels

Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail

Règlements régissant les conditions d'emploi dans la fonction publique

Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne

Manuel du Conseil du Trésor - Chapitre 4 (Procédure de règlement des griefs) et chapitre 6 (Discipline) du volume sur les « Relations de travail ».

Politique sur la sécurité du gouvernement

Demande de renseignements

Veuillez présenter les demandes de renseignements sur la présente politique à l'agent supérieur désigné dans votre ministère, qui pourra à son tour soumettre les questions relatives à l'interprétation de la politique au Bureau des valeurs et de l'éthique du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les demandes de renseignements au sujet des divulgations qui ne peuvent être faites au sein du ministère et les demandes de renseignements sur le processus d'examen par l'agent de l'intégrité de la fonction publique doivent être adressées à l'agent de l'intégrité de la fonction publique.


Annexe A - Processus de règlement et de divulgation interne dans les ministères et les organisations

Les employés qui ont connaissance qu'un acte fautif a été commis ou sera commis doivent d'abord essayer de soulever la question selon la structure hiérarchique habituelle. Si ce processus s'avère infructueux ou impossible, les employés peuvent communiquer avec l'agent supérieur responsable de l'administration de ces divulgations.

L'agent supérieur est disponible pour offrir de l'information sur la présente politique et pour donner des conseils informels aux employés qui envisagent de faire une divulgation. Il devra également expliquer les paramètres de la confidentialité auxquels les employés peuvent s'attendre lorsqu'ils font une divulgation.

Lorsqu'il veut solliciter des conseils ou faire une divulgation, un employé peut être accompagné par une autre personne, comme son représentant syndical, un ami, un collègue ou autre.

Ce qui suit est le processus de base à suivre lorsqu'un employé décide de divulguer de l'information concernant les actes fautifs. Chaque étape doit être accomplie promptement. Toutes les étapes devraient habituellement être terminées en six mois ou moins. La nature de certaines divulgations peuvent nécessiter la prise de mesures rapides, voire immédiates.

Première étape - Divulgation des actes fautifs

L'employé doit divulguer l'information à l'agent supérieur désigné, de préférence par écrit. La divulgation doit inclure la nature des actes fautifs, le nom de la personne présumée avoir commis les actes fautifs; la date et la description des actes fautifs; et les autres renseignements pertinents. L'information doit être aussi précise et concise que possible.

Deuxième étape - Tri et examen des divulgations

L'agent supérieur désigné examinera l'information et déterminera s'il existe des motifs suffisants pour adopter d'autres mesures. La divulgation peut être rejetée si elle est jugée sans objet et vexatoire, si le divulgateur n'est pas en mesure d'alléguer des faits ou de donner des renseignements précis concernant les actes fautifs, ou encore si la divulgation n'est pas effectuée de bonne foi ou n'est pas fondée sur des croyances raisonnables.

L'agent supérieur désigné peut également refuser d'examiner une divulgation s'il est déterminé que la question serait mieux traitée au moyen d'une procédure prévue dans une autre politique du Conseil du Trésor ou une autre loi en vigueur au Canada (ex., la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail ou les procédures de redressement prévues dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, etc.). Autrement, l'agent supérieur désigné peut choisir, après avoir consulté l'employé, de s'occuper de la divulgation pendant que la procédure se poursuit ou est en suspens.

La divulgation d'une activité criminelle doit être traitée conformément à la Politique sur les pertes de fonds et autres actes illégaux commis contre la Couronne.

L'agent supérieur désigné informera l'employé par écrit de sa décision de poursuivre l'affaire ou non. Si l'agent supérieur désigné décide de poursuivre l'affaire, il décidera, d'après la nature et les détails particuliers d'actes fautifs, quelles sont les prochaines étapes à franchir, par exemple, tenter de régler le problème ou enquêter, ou les deux.

Troisième étape - Tentative de règlement du problème

Il est prévu que la plupart des problèmes seront réglés en discutant de la question avec les employés en cause, en déterminant des solutions et en adoptant les mesures qui s'imposent.

Quatrième étape - Enquête

Si le problème ne peut être réglé, l'agent supérieur désigné peut déclencher une enquête.

L'agent supérieur désigné peut décider d'enquêter tout de suite après l'examen préliminaire de la divulgation.

Cinquième étape - Décision

L'agent supérieur désigné examinera les résultats de l'enquête et rédigera un rapport renfermant des recommandations pour l'administrateur général. L'administrateur général examinera les recommandations de l'agent supérieur désigné et il prendra une décision.

Par suite de la décision de l'administrateur général, l'agent supérieur désigné informera par écrit les parties des résultats de l'enquête. Si nécessaire, des mesures correctrices seront prises.


Annexe B - Processus de divulgation et d'examen sous la responsabilité de l'agent de l'intégrité de la fonction publique

En temps normal, les employés devraient initier la divulgation d'actes fautifs en observant le mécanisme de divulgation dans leur organisation. Dans certains cas toutefois, lorsqu'ils estiment que le problème qu'ils soulèvent ne peut être traité en toute confiance au sein de leur organisation, les employés peuvent divulguer les actes fautifs directement à l'agent de l'intégrité de la fonction publique. Les employés peuvent également communiquer avec l'agent de l'intégrité de la fonction publique lorsqu'ils ont divulgué un acte fautif en observant les mécanismes ministériels établis et estiment que cette divulgation n'a pas été examinée comme il se doit ou n'a pas fait l'objet de l'enquête qui s'imposait, ou les deux.

Dans de tels cas, les employés doivent communiquer avec l'agent de l'intégrité de la fonction publique afin de discuter de la façon de procéder.

A. La divulgation d'actes fautifs ne peut être soulevée au sein du ministère

Chaque étape doit être accomplie promptement. Toutes les étapes devraient habituellement être terminées en six mois ou moins. La nature de certaines divulgations peuvent nécessiter la prise de mesures rapides, voire immédiates.

Première étape - Divulgation des actes fautifs

L'employé doit fournir les renseignements suivants, de préférence par écrit :

  • la nature des actes fautifs;
  • le nom des personnes présumées avoir commis les actes fautifs; et
  • la date et la description des actes fautifs et tout autre élément d'information pertinent.

L'information doit être aussi précise et concise que possible. Les employés doivent également préciser leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse de façon à ce que l'agent de l'intégrité de la fonction publique puisse communiquer avec eux pour obtenir d'autres détails.

Deuxième étape - Tri et examen d'une divulgation

L'agent de l'intégrité de la fonction publique examinera l'information, consultera l'employé au besoin et déterminera si l'affaire doit être poursuivie. L'agent de l'intégrité de la fonction publique peut rejeter la divulgation s'il est déterminé :

  • que l'employé aurait dû d'abord tenter de régler le problème en observant les mécanismes ministériels prévus dans la présente politique;
  • que l'affaire est sans objet, frivole ou vexatoire;
  • que la divulgation n'est pas supportée par des renseignements précis concernant les actes fautifs; ou
  • que la divulgation n'est pas effectuée de bonne foi ou n'est pas fondée sur la base de croyances raisonnables.

L'agent de l'intégrité de la fonction publique peut également refuser d'examiner une divulgation s'il est déterminé que l'affaire serait mieux traitée au moyen d'une procédure prévue dans une autre politique du Conseil du Trésor ou une autre loi en vigueur au Canada (ex., procédures prévues dans la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail ou procédures de redressement prévues dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, etc.). Autrement, l'agent de l'intégrité de la fonction publique peut choisir, après avoir consulté l'employé, de s'occuper de la divulgation pendant que la procédure se poursuit ou est en suspens

Il pourra arriver que l'agent de l'intégrité de la fonction publique doive discuter de la question avec le ministère.

La divulgation d'une activité criminelle doit être traitée conformément à la Politique sur les pertes de fonds et autres actes illégaux commis contre la Couronne.

L'agent de l'intégrité de la fonction publique informera l'employé par écrit de sa décision de poursuivre l'affaire ou non. L'agent de l'intégrité de la fonction publique en informera également l'administrateur général du ministère.

Troisième étape - Tentative de règlement du problème

Il est prévu que la plupart des problèmes seront réglés en discutant de la question avec les employés en cause, en déterminant des solutions et en adoptant les mesures qui s'imposent.

Quatrième étape - Enquête

Si le problème ne peut être réglé, l'agent de l'intégrité de la fonction publique peut déclencher une enquête.

L'agent de l'intégrité de la fonction publique peut décider d'enquêter tout de suite après l'examen préliminaire de la divulgation.

Cinquième étape - Rapport

L'agent de l'intégrité de la fonction publique examinera les résultats de l'enquête et rédigera un rapport renfermant des recommandations pour l'administrateur général. Ce rapport sera envoyé à l'administrateur général et à l'employé qui a divulgué les actes fautifs. L'administrateur général examinera les recommandations de l'agent de l'intégrité de la fonction publique et il prendra une décision.

B. Demande d'examen une fois que la divulgation a été examinée au sein du ministère

Les employés qui ont divulgué des actes fautifs (ou qui ont soulevé des problèmes qu'ils considèrent être des actes fautifs) en observant les mécanismes ministériels et qui estiment que leur divulgation n'a pas été examinée comme il se doit ou n'a pas fait l'objet de l'enquête qui s'imposait, ou les deux, peuvent demander à l'agent de l'intégrité de la fonction publique d'examiner la divulgation.

Dans de tels cas, les employés doivent présenter une demande écrite précisant :

  1. les détails des actes fautifs, ex., la nature, le nom de la personne présumée avoir commis les actes fautifs;
  2. la date et la description des actes fautifs et tout autre élément d'information pertinent, s'il y a lieu;
  3. une description du processus observé par leur ministère; la raison pour laquelle l'employé estime que la divulgation n'a pas été examinée comme il se doit ou n'a pas fait l'objet de l'enquête qui s'imposait de la part du ministère;
  4. son nom, son adresse et son numéro de téléphone, de façon que l'agent de l'intégrité de la fonction publique puisse communiquer avec lui pour obtenir d'autres détails.

L'agent de l'intégrité de la fonction publique examinera les renseignements fournis et il informera l'employé par écrit de sa décision de poursuivre ou non l'affaire conformément aux procédures expliquées à la section A de la présente annexe.

Chaque étape doit être accomplie promptement. Toutes les étapes devraient habituellement être terminées en six mois ou moins. La nature de certaines divulgations peuvent nécessiter la prise de mesures rapides, voire immédiates.


Annexe CProcessus que doit suivre l'employé lors de connaissance d'un acte fautif

Annexe C - Processus que doit suivre l'employé lors de connaissance d'un acte fautif

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