Politiques à l'intention des cabinets des ministres - janvier 2011

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Partie 6—Voyages

6.1 Introduction

Les ministres qui projettent un voyage au Canada, à l'extérieur de la région de la capitale nationale, doivent informer le cabinet du Premier ministre de leur destination et du type d'événement auquel ils assisteront et demander au cabinet l'approbation préalable.

Les ministres ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, comme le prévoient les Autorisations spéciales de voyager.

Ils doivent plutôt recourir aux services du Bureau de la modernisation des services de voyage du gouvernement / de l'Initiative des services de voyage partagés (BMSVG/ISVP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada quand ils font des réservations en vue d'un voyage concernant les affaires du ministère qui est imputable au budget de fonctionnement du ministère ou lorsqu'ils ont besoin de billets prépayés (pour pouvoir profiter des billets d'avion et assurances de voyage à tarifs réduits négociés par le gouvernement). Il est possible de faire appel à une agence de voyage privée si cela entraîne des économies directes pour les contribuables ou des économies indirectes, grâce à des déplacements plus efficaces qui répondent mieux aux besoins.

Les ministres qui réservent directement auprès d'un transporteur ou d'une agence de voyage peuvent présenter une demande de remboursement après chaque voyage, ou facturer les dépenses autorisées à la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV). Les fournisseurs ne facturent pas directement le ministère.

Les ministres peuvent utiliser leur carte de voyage désignée (CVD) ou leur carte de crédit personnelle et se faire rembourser les dépenses effectivement engagées, ou demander une avance à leur ministère pour les frais de voyage. Les dépenses dont ils demandent le remboursement doivent toutefois avoir été engagées selon les principes de la probité et de la prudence dans la conduite des affaires du ministère ou de l'organisme.

Pour de plus amples renseignements sur les avances, les CMFV, les CVD et d'autres questions financières, prière de s'adresser au dirigeant principal des finances du ministère. Les CMFV et les CVD doivent être réservées aux fonctions officielles seulement.

Les ministres qui voyagent pour leur circonscription doivent recouvrir au service des voyages de la Chambre des communes.

6.1.1 Frais de voyage

Même si les ministres ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, on leur recommande de se reporter à ce document, car il renferme de bons exemples de dépenses jugées pertinentes dans le cas des voyages liés à un programme.

Les ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère toutes les dépenses de voyage engagées pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel exonéré d'un ministre sont également tenus d'afficher tous les frais de voyage sur le site Web du ministère (voir la section 6.1.3).

Les dépenses de voyage que peuvent engager les ministres, les secrétaires parlementaires et le personnel des ministres pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme et d'un portefeuille comprennent les frais suivants, imputés aux autres budgets de fonctionnement du ministre (des exceptions liées aux déplacements internationaux peuvent s'appliquer. Veuillez consulter la section 6.5).

Frais de transport

Autres frais engagés pour

6.1.2 Remboursement des frais de voyage

Les procédures de remboursement des frais de voyage des ministres en service commandé pour le ministère sont régies par une lettre du ministre des Finances datant du 5 décembre 1963 qui renvoie à une directive du cabinet (jointe à l'annexe C). Conformément à ce document, les ministres sont priés de présenter leur demande de remboursement de frais de voyage en produisant un état des dépenses signé qui comporte les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de voyage;
• les autres dépenses (notamment les frais d'hébergement et de repas).

Cet état des dépenses peut être présenté mensuellement (plutôt que pour chaque voyage) et il doit comprendre la déclaration suivante, conformément à l'article 34 de la LGFP :

« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour assumer des fonctions gouvernementales officielles au cours de [mois] [année]. » [Signature du ministre]

Les ministres doivent soumettre avec leur lettre d'attestation signée les reçus originaux et les documents à l'appui pour les demandes de remboursement des frais d'accueil et de voyage aux représentants désignés des ministères. Les reçus qui relèvent des institutions fédérales sont assujettis à la législation sur l'accès à l'information (AI) et ils peuvent donc être obtenus à la suite d'une demande d'accès à l'information.

La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si une avance est supérieure aux dépenses effectivement engagées, le solde doit être remis au ministère au comptant ou par chèque personnel libellé au nom du Receveur général du Canada.

6.1.3 Frais de voyage – personnel du ministre

Lorsqu'un ministre envoie un secrétaire parlementaire¹ ou un membre de son personnel exonéré ou un membre du personnel de son ministère en service commandé pour le ministère, les réservations devraient être faites par l'entremise du BMSVG/ISVP et les dépenses doivent être conformes aux dispositions des Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et aux taux et indemnités indiqués dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Il est possible de faire appel à une agence de voyage privée si cela entraîne des économies directes pour les contribuables ou des économies indirectes, grâce à des déplacements plus efficaces qui répondent mieux aux besoins. Lorsqu'on réserve directement auprès d'un transporteur ou d'une agence de voyage, on peut présenter une demande de remboursement après chaque voyage, ou les dépenses autorisées peuvent être facturées à la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV). Cependant, les fournisseurs ne facturent pas directement les ministères.

Les frais de voyage sont imputables aux autres budgets de fonctionnement du ministre (des exceptions dans le cas de déplacements internationaux peuvent s'appliquer. Consultez la section 6.5). Ils doivent être autorisés par le ministre ou le chef de cabinet (sauf dans le cas des déplacements de ces personnes) et passés en revue par un dirigeant principal des finances.

Les secrétaires parlementaires et tous les employés du ministère et les membres du personnel exonéré qui sont tenus de voyager pendant qu'ils sont en service commandé pour le ministère doivent afficher sur le site Web du ministère toutes les dépenses de voyage engagées. Tous les frais de voyages doivent être affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Lorsqu'un membre du personnel exonéré accompagne le ministre, la signature appropriée est nécessaire pour autoriser le surclassement en classe affaire si le ministre n'a pas signé personnellement l'autorisation de voyager.

Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre ou son délégué principal aux affaires financières. En matière de voyages, les secrétaires parlementaires, les chefs de cabinet, les directeurs et les chefs de cabinet des ministres d'État ont les mêmes droits que les membres du groupe de la direction, à partir du niveau EX-2 (voir les Autorisations spéciales de voyager), sauf lorsqu'ils accompagnent le ministre, auquel cas ils peuvent avoir droit à un surclassement si le ministre en décide ainsi.

Des demandes distinctes doivent être présentées lorsqu'un membre du cabinet du ministre demande le remboursement des frais de voyage qu'il a engagés au nom du ministre et en son propre nom. Les dépenses engagées au nom du ministre doivent être comptabilisées séparément et incluses dans les rapports sur les dépenses de voyage du ministre.

6.2 Véhicules de fonction mis à la disposition des ministres

À moins d'ordre contraire du ministre lui-même, le ministère fournit à celui-ci un véhicule automobile pour les fonctions de service commandé liées à son portefeuille, aux affaires de l'État, à ses attributions de ministre ou à son usage personnel. Les ministres d'État reçoivent les mêmes droits relatifs aux véhicules automobiles que ceux offerts aux ministres.

6.2.1 Service commandé

L'utilisation en service commandé s'applique à l'exercice efficace des fonctions officielles, y compris les fonctions exercées dans la circonscription, pour lesquelles les dépenses de voyage seraient normalement remboursées par la Chambre des communes. L'utilisation officielle comprend, entre autres, les activités suivantes :

• le déplacement entre le bureau du ministre, la Chambre des communes et tout autre endroit où le ministre doit se rendre dans l'exercice de ses fonctions;
• le déplacement pour se rendre à un aéroport et en revenir lorsqu'il s'agit d'un voyage d'affaires ou lorsqu'il faut y accueillir des dignitaires;
• le déplacement pour assister à une cérémonie diplomatique ou à un événement mondain en qualité officielle de ministre;
• tout déplacement pour lequel la présence d'un agent de sécurité s'impose pour des raisons de protection;
• le transport aller-retour de documents portant une cote de sécurité entre différents lieux de travail, y compris la résidence du ministre;
• toute autre utilisation du véhicule par le ministre dans le cadre de ses fonctions.

6.2.2 Utilisation à des fins personnelles

Les ministres sont autorisés à utiliser à des fins personnelles le véhicule qui leur est fourni par le ministère. Le personnel exonéré et ministériel, notamment le chauffeur, n'est pas autorisé à utiliser à des fins personnelles le véhicule de fonction. Le ministre, sa famille et les membres de son personnel de maison peuvent également utiliser ce véhicule de fonction à leurs fins personnelles lorsqu'il ne sert pas pour des fonctions officielles. Aux fins de l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu, cette possibilité d'usage personnel constitue un avantage imposable. Conformément à la sous-section 5.3.3 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, les ministères doivent s'assurer qu'un carnet de route est attribué pour chaque véhicule (ou tout autre outil approprié de gestion de l'utilisation) en vue de recueillir les données concernant l'utilisation des véhicules.

Le calcul des avantages imposables tient compte de nombreux facteurs, notamment le montant des frais d'usage et les frais de droit d'usage. Pour en savoir plus sur le calcul des avantages imposables, consultez le bulletin d'interprétation de l'Agence du revenu du Canada. Un paiement est fait au ministère pour l'usage du véhicule qui est déduit à la source.

6.2.3 Choix d'un véhicule de fonction

Le prix maximum pour l'achat d'un véhicule de fonction est rajusté chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. On peut obtenir de l'information sur le prix maximum actuel sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'acquisition de véhicules de fonction doit se faire selon des modalités d'acquisition établies par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), comme le précise la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction et la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers. On peut consulter la liste des véhicules à acheter dans le Guide de commande véhicules automobiles du gouvernement. Il est important que les ministères consultent l'administration centrale de TPSGC avant de prendre une décision concernant l'achat d'un véhicule de fonction. Aux fins des assurances, les ministères doivent également informer l'administration centrale de TPSGC lorsqu'ils prennent possession d'un véhicule de fonction ou lorsqu'un tel véhicule est transféré à un autre ministère. Il faut également éviter la location à bail de véhicules.

6.2.4 Entretien des véhicules de fonction

Le ministre qui acquiert un véhicule, de même que ses successeurs, doivent utiliser ce véhicule pendant la durée de son cycle de vie. Si le véhicule d'un ministre devient excédentaire avant la fin de sa vie utile, il est possible de prendre des mesures pour l'affecter à un autre usage par l'intermédiaire de TPSGC. Il ne faut pas céder le véhicule à l'extérieur du gouvernement fédéral si d'autres hauts fonctionnaires admissibles ont besoin d'un véhicule.

Tous les frais de fonctionnement et d'entretien de ces véhicules sont à la charge du ministère visé, et non du ministre. Cependant, les fonds publics ne doivent pas servir à payer les amendes pour les infractions au code de la route, y compris le stationnement interdit. Pour que l'avantage imposable découlant de l'utilisation d'un véhicule de fonction soit calculé de façon uniforme, le Conseil du Trésor a ordonné que toutes les données au sujet de son utilisation et de ses frais de fonctionnement soient consignées de façon systématique par le ministère.

Comme pour tous les véhicules de l'État, les véhicules des ministres doivent être enregistrés auprès d'une société privée de gestion des parcs automobiles, qui fournira le plein d'essence et qui en assurera l'entretien et les réparations. Cette société est généralement la même que celle à laquelle on a recours pour le parc automobile du ministère. Une carte de « parc » est fournie pour couvrir tous les besoins d'essence, d'entretien et de réparation du véhicule. L'utilisation de la carte permet de capter immédiatement les données sur le véhicule dans la base de données du parc automobile du ministère. TPSGC a accordé une offre à commandes à une entreprise de gestion de parc automobile et vous pouvez consulter les détails sur les services offerts dans le Guide des commandes des véhicules automobiles du gouvernement et les Services de soutien de gestion du parc automobile. Nonobstant la pratique gouvernementale usuelle consistant à autoassurer les véhicules gouvernementaux, tous les véhicules de fonction seront assurés intégralement auprès d'un assureur commercial. TPSGC, qui a la responsabilité de l'achat et de la gestion des assurances adéquates, assume les frais d'assurance puis les facture annuellement à chaque ministère concerné. Il est important que les ministères présentent à l'administration centrale de TPSGC une liste à jour des noms des personnes qui conduisent des véhicules de fonction et qu'ils contractent des assurances qui conviennent pour ces personnes.

D'autres renseignements au sujet des assurances sont présentés à la section 5.5 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules de fonction, à la section 6.5 de la Politique sur les voitures de fonction et à la section 5 de ses lignes directrices.

6.3 Voyages par avion

Les ministres et les ministres d'État, avec l'entente écrite du cabinet du Premier ministre et l'approbation du ministre de la Défense nationale, peuvent voyager sans frais sur des vols de la Défense nationale (MDN). Dans certaines circonstances, ils peuvent utiliser des appareils du service des vols d'affaires de ce ministère, uniquement quand le service aérien commercial n'est pas disponible ou adéquat, et que le voyage est effectué pour les affaires du ministre ou du ministère. Tous les détails sur les vols d'affaires et la façon de les organiser sont présentés à l'annexe B « Lignes directrices de la Défense nationale sur l'utilisation des avions d'affaires du gouvernement ».

Les ministres, les hauts fonctionnaires et le personnel autorisé peuvent voyager sans frais sur les avions Challenger du Service de vols d'affaires (SVA) de la MDN qui sont utilisés pour des affaires ministérielles ou gouvernementales. Vous pouvez obtenir des renseignements sur ces lignes directrices auprès du ministère de la Défense nationale.

Les ministres et les ministres d'État peuvent aussi, avec l'entente écrite du cabinet du Premier ministre et l'approbation du ministre du Transport, de l'Infrastructure et des Collectivités, voyager sans frais sur les vols du ministère du Transport. Ces appareils sont uniquement utilisés lorsque le voyage est effectué pour les affaires du ministre ou du ministère.

Lorsque les personnes qui voyagent en service commandé sur des lignes commerciales ont droit à des avantages financiers liés au voyage en question (tels que des billets gratuits ou un dédommagement pour les vols dont l'horaire a été modifié), ces avantages sont la propriété de l'État. En ce qui a trait aux programmes de fidélisation tels que le programme Air Miles, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte inclut maintenant les ministres et leur personnel exonéré. En vertu de la directive, les points de fidélisation accumulés pendant les déplacements pour les affaires de l'État peuvent être utilisés à des fins professionnelles ou personnelles. Lorsque ces points sont utilisés pour des voyages personnels, ils constituent un avantage imposable. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071207174611/http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/itlp-ipfv_f.asp. Un document renfermant une liste de questions et de réponses se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071207174626/http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/qatmp-qrpmv_f.asp.

Il peut y avoir des restrictions sur les voyages à bord d'aéronefs non commerciaux affrétés ou privés que peuvent effectuer les ministres, les secrétaires parlementaires et leurs proches ainsi que les membres du personnel exonéré. Pour plus de détails, veuillez consulter la Loi sur les conflits d'intérêts.

À la suite de l'annonce faite dans le budget de février 1992 pour réduire les dépenses du gouvernement, les voyages par avion en première classe pour les ministres ont été éliminés. Il faut retenir des places en classe économique ou en classe affaires sur des vols au Canada et sur le territoire continental des États-Unis.

Pour les destinations outre-mer, on peut retenir des places en première classe dans certaines circonstances, par exemple lorsque les ministres doivent mener des affaires peu après leur arrivée à destination, lorsqu'il n'y a pas de classe affaires sur un vol en particulier, lorsque le vol dure plus de neuf heures ou lorsque des raisons de santé le justifient.

Le Budget 2009 (sous « Gestion plus serrée des ministères » au chapitre 4) renfermait des restrictions additionnelles relatives au transport aérien pour les ministres et leur personnel : « … et les déplacements en classe affaires ne seront plus permis pour des vols de moins de deux heures dans le cas des ministres, des membres de leur personnel et… ». Cela s'applique aussi aux ministres d'État.

6.4 Voyages par chemin de fer

Les ministres peuvent voyager gratuitement par train, comme tous les députés et leurs familles.

6.5 Voyages internationaux (service commandé)

Les ministres qui envisagent de voyager à l'étranger doivent demander l'autorisation du cabinet du Premier ministre. Ils doivent également consulter le ministre des Affaires étrangères à propos des questions de politique étrangère.

Le cas échéant, le cabinet du Premier ministre autorise le voyage, au nom de ce dernier, en tenant compte des priorités du gouvernement et de l'absence d'autres ministres à Ottawa. Aucun voyage ne doit être ni préparé ni confirmé tant que le cabinet du Premier ministre ne l'a pas approuvé.

Une fois le voyage approuvé, les dispositions administratives et spécifiques de la visite, y compris les communications avec le gouvernement hôte et l'élaboration du programme, doivent être prises par l'intermédiaire du ministre des Affaires étrangères et Affaires étrangères et Commerce international Canada.

Les frais d'un déplacement international engagés par les ministres, les secrétaires parlementaires et le personnel des ministres, pour les besoins de fonctionnement ou de programme du ministère seulement, peuvent être imputés à un centre de fonds spéciaux, créé à même des niveaux de référence existants, au sein du ministère ou de l'organisme. Ces frais doivent être divulgués publiquement en conformité aux exigences normales liées à la divulgation proactive.

6.6 Voyages à l'étranger (privés)

Les ministres qui envisagent effectuer un voyage privé à l'étranger doivent, bien à l'avance, en informer par écrit le ministre des Affaires étrangères afin de lui permettre de leur faire rapport des circonstances particulières qui pourraient compliquer leur séjour. Cette pratique s'applique tout particulièrement dans le cas des pays répertoriés par le Canada et qui nécessitent un examen spécial ou l'application de mesures de sécurité.

6.7 Voyages des conjoints des ministres

Lorsque le conjoint d'un ministre accompagne ce ministre en service commandé, ce déplacement doit être approuvé au préalable par le cabinet du Premier ministre et seulement si la présence du conjoint à une fonction officielle est essentielle à des fins protocolaires. Pendant ces événements, le conjoint remplit le rôle d'hôte ou d'hôtesse ou il aide le ministre dans l'exercice de ses fonctions.

Les dépenses de déplacement des conjoints en service commandé sont remboursées par le ministère parrain conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, à moins qu'il n'existe un autre pouvoir d'exception en place accordant des droits surpassant la Directive sur les voyages.

Les ministres peuvent, à leur discrétion, se faire accompagner par leur conjoint dans les aéronefs appartenant au gouvernement ou exploités par celui-ci. Le voyage du conjoint est gratuit.

Comme le signale le bulletin d'interprétation IT-470R de l'Agence du revenu du Canada (ARC), ces remboursements peuvent, selon les circonstances, être imposables.

6.8 Voyages des députés avec un ministre ou en son nom

Lorsqu'un député voyage avec un ministre ou en son nom pour des fonctions ministérielles, les frais peuvent, sous réserve de l'approbation du ministre, être imputés au ministère. Conformément aux Autorisations spéciales de voyager, lorsqu'un député voyage pour des fonctions ministérielles, ses frais de voyage sont régis par la Directive sur les voyages, notamment les dispositions concernant les « voyageurs », bien que ces déplacements doivent être aussi approuvés par le gouverneur en conseil dans un décret présenté au Bureau du Conseil privé à la demande du ministre². De plus, de tels déplacements doivent être divulgués en conformité aux exigences liées à la divulgation proactive.

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