Corrections et mentions des corrections

Demande d'une correction

L'alinéa 12(2)a) de la Loi stipule que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels le concernant qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander leur correction si, selon lui, ils sont erronés ou incomplets.

L'article 11 du Règlement sur la protection des renseignements personnels énonce les procédures que doit suivre un individu pour demander l'apport d'une correction et par une institution fédérale pour satisfaire à sa demande.

Lorsqu'un individu demande la correction d'un renseignement personnel le concernant, il doit remplir le Formulaire de demande de correction de dossier (voir le formulaire type au chapitre 3-5) pour chaque fichier de renseignements personnels ou chaque catégorie de renseignements qui, selon cet individu, contiendrait des renseignements erronés ou incomplets. L'individu doit joindre au Formulaire de demande de correction de dossier tout justificatif attestant de la validité de la correction demandée.

Lorsque l'institution accepte la correction, le Règlement prévoit que, dans les 30 jours suivant la réception du Formulaire de demande de correction de dossier, l'institution fédérale avise :

l'individu, par écrit, que la correction a été faite;
toute personne ou tout organisme à qui les renseignements ont été communiqués dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction ou l'acceptation de la correction;
toute institution fédérale à laquelle les renseignements ont été communiqués dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction, ou la date à laquelle une correction a été faite, et de leur responsabilité d'apporter la correction sur toutes les copies des renseignements qui relèvent de leur autorité.

L'avis envoyé à l'individu doit comprendre une liste de personnes, d'organismes et d'institutions qui seront avisés de l'acceptation de la correction.

Lorsqu'une demande de correction est refusée en tout ou en partie, l'institution fédérale doit, dans les 30 jours suivant la réception du Formulaire de demande de correction de dossier :

joindre la mention des corrections aux renseignements personnels de façon à indiquer qu'une correction a été demandée mais refusée en tout ou en partie;
aviser l'individu que sa demande de correction a été refusée en tout ou en partie et indiquer les raisons du refus; qu'une mention précisant que des corrections ont été demandées et refusées est jointe aux renseignements personnels; et que l'individu a le droit, en vertu de la Loi, de porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée;
aviser toute personne ou tout organisme à qui les renseignements personnels ont été communiqués dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction que la mention des corrections a été jointe aux renseignements personnels;
aviser l'agent compétent de toute institution fédérale à laquelle les renseignements ont été communiqués dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction que la mention des corrections a été jointe aux renseignements personnels et que l'agent est tenu de la joindre à toutes les copies des renseignements personnels qui relèvent de l'institution.

L'avis envoyé à l'individu doit comprendre une liste de personnes, d'organismes et d'institutions qui ont été avisés que la mention des corrections a été jointe aux renseignements personnels.

Lorsqu'une institution fédérale reçoit un avis d'une autre institution fédérale qu'une correction ou une mention des corrections a été faite, l'institution qui reçoit l'avis doit corriger ou annoter dans les meilleurs délais toutes les copies des renseignements personnels qui relèvent de son autorité.

Les demandes de correction de renseignements factuels doivent normalement être acceptées, surtout lorsque l'individu fournit les renseignements originaux ou une pièce justificative à l'appui de la correction. Lorsque la correction a des répercussions sur une décision administrative concernant l'individu (par exemple, admissibilité à un avantage), la pièce justificative à l'appui de la correction devrait être la même que celle qui a été exigée lorsque les renseignements ont été recueillis la première fois.

Les demandes de correction d'opinions devraient normalement être acceptées lorsque ces opinions ont été exprimées par le requérant et qu'elles ne concernent personne d'autre. Les opinions portées par autrui sur l'individu qui demande la correction ne peuvent faire l'objet de corrections, à moins qu'il y ait des raisons de mettre en doute la fiabilité de leur source ou si l'individu a obtenu l'accord de la source que l'opinion initiale s'appuyait sur des renseignements erronés. Habituellement, l'individu est informé de la difficulté de réévaluer le bien-fondé d'une opinion et une mention des corrections peut être apportée afin de mentionner l'avis de l'individu sur la question.

Incorporation des corrections et des mentions des corrections

Dans de nombreux cas, une correction peut se faire en modifiant un renseignement sur un document et une mention des corrections peut être ajoutée à un document. Lorsqu'il est impossible de procéder de cette manière (notamment dans le cas de certains fichiers informatiques), les corrections ou les mentions des corrections sont classées de façon qu'elles puissent être normalement extraites avec les renseignements visés (par exemple, en utilisant un indicateur lorsqu'il s'agit d'un fichier informatique ou une note, lorsqu'il s'agit d'un dossier sur papier). Les corrections et les mentions des corrections doivent toujours être classées de manière qu'elles puissent être extraites chaque fois que les renseignements personnels visés sont utilisés à des fins administratives.