Organisation

1. Le responsable

Aux fins de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution fédérale est le ministre, dans le cas des ministères, ou, dans le cas des autres institutions fédérales énumérées à l'annexe I de la Loi, le responsable désigné par décret. Le responsable de chaque institution est chargé de faire appliquer la Loi, le Règlement et les directives connexes au sein de l'institution et il assume la responsabilité des décisions prises à cet égard.

2. Délégation par arrêté

L'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que le responsable d'une institution fédérale peut, par arrêté, déléguer certains de ses pouvoirs, fonctions et attributions à un ou plusieurs agents ou employés de l'institution.

Le cas échéant, l'institution est tenue, conformément à la politique gouvernementale, d'avoir en sa possession un arrêté à jour et signé par le responsable de l'institution, dans lequel les responsabilités déléguées aux fonctionnaires désignés sont précisées.

Les pouvoirs et fonctions pouvant être délégués sont indiqués au chapitre 3-1. Ainsi que, des exemples d'arrêtés, présentés en deux versions : dans la première, les attributions sont déléguées à un seul fonctionnaire, alors que dans la seconde elles sont déléguées à plusieurs fonctionnaires. Il est à noter que ces exemples ont été élaborés à l'intention des ministres et des ministères, mais que les autres institutions peuvent s'en inspirer pour rédiger leur propre arrêté en apportant les modifications nécessaires.

Ces arrêtés constituent des textes réglementaires au sens de la Loi sur les textes réglementaires, mais ils ne sont pas des règlements. Ils n'ont donc pas à être publiés dans la Gazette du Canada.

L'arrêté doit être préparé et conservé en lieu sûr; on doit pouvoir le produire, au besoin, pour confirmer le pouvoir d'un fonctionnaire d'exercer une fonction en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Seuls les ministres d'État ou, dans le cas des autres institutions fédérales, les personnes désignées *responsables+ en vertu de l'article 3 de la Loi sont autorisés à déléguer les pouvoirs que confère la Loi. Le ministre n'a pas besoin de déléguer ses pouvoirs à son sous-ministre, puisqu'en vertu de la Loi d'interprétation le sous-ministre peut exercer les pouvoirs du ministre.

Si un nouveau ministre est nommé, les arrrêtés restent en vigueur, mais ils doivent être revus pour confirmer les pouvoirs qui lui sont conférés et pour tenir compte de ses désirs.

La décision de déléguer le pouvoir d'approuver les exceptions devrait être fondée sur le volume et la nature des renseignements demandés. Seuls les cadres supérieurs d'une institution devraient être autorisés, en vertu de l'article 73 de la Loi, à prendre des décisions, au nom du responsable de l'institution, relativement aux exceptions, et ce afin d'éviter les plaintes inutiles, l'annulation ou la contestation d'une exception par le responsable de l'institution, de permettre la communication du plus grand nombre possible de documents et d'empêcher la divulgation de renseignements devant faire l'objet d'une exception.

3. Autorisation

La délégation par arrêté permet au responsable de l'institution d'autoriser des fonctionnaires à exercer certaines fonctions précises prévues par la Loi. Ces fonctionnaires doivent être informés des obligations précises qu'ils doivent remplir en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il importe de mentionner, par ailleurs, qu'un fonctionnaire dûment autorisé qui communique des renseignements de bonne foi en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ne peut être poursuivi en vertu de la Loi sur les secrets officiels en raison, d'une part, de la clause d'immunité de l'article 74 de la Loi et, d'autre part, parce que la communication de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information est considérée comme une communication autorisée (la Loi sur les secrets officiels ne s'applique qu'aux communications non autorisées).

4. Le coordonnateur de l'accès à l'information

Conformément à la politique établie, chaque institution est tenue de désigner un fonctionnaire qui agira comme coordonnateur de l'accès à l'information. Le poste de coordonnateur doit se situer, au plus, à deux niveaux au-dessous de celui d'administrateur général. Le coordonnateur de l'accès à l'information est chargé, au nom du responsable de l'institution et de l'administrateur général, de veiller à ce que la Loi, le Règlement et la politique soient respectés.

Ses fonctions peuvent consister à :

élaborer et mettre en oeuvre les lignes de conduite, les procédures et les pratiques de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi et, notamment, au traitement et au suivi des demandes, à exercer un contrôle à cet égard, à veiller à ce que les exigences de la Loi soient respectées et que les rapports nécessaires soient présentés au Parlement et au ministre désigné;
établir une méthode de travail permettant de fournir des réponses exactes et rapides aux demandes d'accès à des renseignements;
veiller à la formation et au perfectionnement du personnel de l'institution;
consulter les gestionnaires de programme, les cadres supérieurs, les conseillers juridiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère de la Justice et le Bureau du Conseil privé, au besoin, pour assurer une application correcte de la Loi et de la politique;
produire les données nécessaires à la préparation des publications exigées par la Loi;
prendre des décisions au sujet des demandes, lorsque ce pouvoir lui a été délégué;
expliquer les décisions de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi, lorsque le Commissaire à l'information fait enquête, ainsi que les décisions relatives à une autorisation ou à un refus de communication qui sont soumises à la Cour fédérale;
préparer le rapport annuel au Parlement conformément à l'article 72 et à l'alinéa 70(1)d) de la Loi;
collaborer à l'examen des recommandations de principe portant sur des questions relatives à la Loi.