Analyse des coûts découlant de la mise en application des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP)

• Page précédente
• Table des matières
•  

Annexe A - Questions de sondage posées à la collectivité de l'AIPRP

Structure du sondage

Le sondage est constitué de quatre parties :

Partie I Suggestions pour réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois
Partie II Estimation des coûts en 1998-1999
Partie III Pour mieux comprendre les demandes d'AI
Partie IV Pour mieux comprendre les demandes de RP

---

PARTIE I - Suggestions pour réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois

Une série de questions ouvertes ont été posées, notamment :

• Comment le processus d'approbation peut-il être simplifié pour réduire les coûts?
• Comment les pratiques de gestion de l'information peuvent-elles être améliorées pour réduire les coûts?
• Comment votre ministère utilise-t-il les technologies de pointe pour faciliter l'accès à l'information?
• Quels genres d'améliorations doivent être apportées aux politiques et aux règlements pour réduire les coûts?
• Avez-vous d'autres observations à présenter?

---

PARTIE II - Estimation des coûts en 1998-1999

• Quel a été le total des coûts engagés en 1998-1999 par votre ministère à l'appui de l'exploitation de votre unité de l'AIPRP? Les personnes interrogées ont été invitées à classer les coûts engagés et à répartir les coûts entre l'AI et la PRP.
• Combien d'équivalents temps plein (ETP) ont été utilisés par l'unité de l'AIPRP à l'appui de l'administration des lois sur l'AIPRP pour l'exercice 1998-1999? Les personnes interrogées ont été invités à répartir les ETP entre l'AI et la PRP.
• Les personnes interrogées ont été invitées à attribuer un pourcentage des frais de F et E (salaires et autres) aux activités suivantes :
  • Coûts de traitement des demandes d'AIPRP
  • Traitement des plaintes
  • Administration et gestion générales
  • Formation et orientation du personnel à l'extérieur de l'unité
  • Orientation du personnel de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG) et liaison avec celui-ci
  • Préparation des rapports annuels
  • Autres coûts engagés.

• Les personnes interrogées ont été invitées à estimer le temps consacré au nom de leur organisation à répondre à une demande moyenne en heures de travail. Il a été demandé d'estimer le temps consacré par le BPR, par l'unité de l'AIPRP et par d'autres. Il a été demandé d'établir une estimation pour les demandes d'AI et une autre pour les demandes de RP.
  
  Nature des activités de l'unité de l'AIPRP et du BPR
• Les personnes interrogées ont été invitées à attribuer un pourcentage du temps consacré par l'unité de l'AIPRP et par le BPR aux activités suivantes :
  • Recherche de l'information
  • Préparation de l'information
  • Examen de l'information au titre des exemptions et des exclusions
  • Administration
  • Autres

• Les répondants ont été interrogés au sujet des systèmes et des pratiques servant à consigner les demandes d'AIPRP et les coûts afférents et à en assurer le suivi.

---

PARTIE III - Pour mieux comprendre les demandes d'AI et Partie IV - Pour mieux comprendre les demandes de RP

Des questions semblables ont été posées pour chacun des programmes afin d'évaluer les tendances actuelles, la source des demandes et des plaintes, les raisons invoquées, les répercussions sur les coûts, la fréquence des demandes par demandeur, la complexité des demandes et l'existence ou la possibilité d'autres moyens d'accès à l'information.

Plus particulièrement, les personnes interrogées ont été invitées à :

1. Présenter des observations sur les analyses ou les études menées par leur unité au sujet de la nature des demandes reçues, le cas échéant.
2. Décrire et à expliquer les raisons des tendances en cours dans les trois dernières années, sous l'angle de la complexité des demandes, du nombre de demandes, du coût des réponses et du temps de réponse.
3. Déterminer les sources des demandes et à fournir de l'information sur les motifs des demandes par source. Des sources ont été suggérées pour l'AI et elles incluaient les médias, les universitaires, les entreprises, les députés, le public et d'autres. Aucune suggestion n'a été avancée pour les demandes de RP.
4. Classer les demandeurs par la fréquence des demandes présentées.
5. Déterminer la source des plaintes et leurs motifs.
6. Évaluer le pourcentage de tous les coûts liés au traitement des demandes et des plaintes pour chaque source.
7. Classer la complexité relative des demandes en comparaison d'une série d'affirmations, comme suit :
   • L'information demandée est immédiatement accessible; l'examen requis est nul ou superficiel.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée; l'examen requis est superficiel.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée, et un examen détaillé est requis. La consultation des Services juridiques n'est pas requise.
   • L'information demandée requiert temps/effort/consultation auprès d'autres unités pour être extraite ou préparée, et un examen détaillé est requis. La consultation des Services juridiques est requise.

8. Déterminer la mesure dans laquelle d'autres moyens d'accéder à l'information existent ou pourraient être établis en fonction des scénarios suivants :
   • L'information demandée est déjà publique.
   • L'information demandée n'est pas déjà publique, mais il serait possible qu'elle le soit.
   • L'accès à l'information est prévu par une autre loi. Les personnes interrogées ont été invitées à nommer cette loi, le cas échéant.
   • L'accès à l'information est fourni par les tribunaux par l'entremise du cours normal de procédures judiciaires.
   • L'accès à l'information est possible selon d'autres moyens. Veuillez préciser ces moyens.
   • Pour les demandes d'AI, une motion visant la production de documents relatifs à une question soulevée par un député a également été reçue.

---

Annexe B - Réponses de sondage fournies par la collectivité de l'AIPRP

Introduction

La présente annexe résume les réponses fournies par la collectivité de l'AIPRP pour les parties I, III et IV du sondage. Les taux de réponse sont fournis pour permettre au lecteur de connaître la fréquence des réponses et évaluer l'intérêt pour des questions données.

Les réponses à la partie II du sondage ont été analysées afin d'établir des estimations des coûts des programmes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Les résultats de cette analyse se trouvent à l'annexe C.

Taux de réponse au sondage

Taux de réponse au sondage

	Organisations	Taux de réponse
Total de la population (organisations ayant reçu le sondage)	135	--
Total des réponses à la partie 2 du sondage	65	49 %
Total des réponses aux parties 1, 3 et 4 du sondage	81	60 %

 

Résultats pour les parties 1 et 3 du sondage

Accès à l'information	Organisations	Total des demandes terminées en 1998-99
Répondants figurant dans la base de données du SCT au 31 mars 1999	58	12 004
Répondants ne figurant pas dans la base de données du SCT	23	s.o.
Total des réponses	81	12 004
Organisations figurant dans la base de données du SCT avec des données	86	14 340
Organisations figurant dans la base de données du SCT sans données	17	s.o.
Organisations figurant dans la base de données du SCT	103	14 340
Champ d'application du sondage en pourcentage (12 004 / 14 340)		84 %

 

Résultats pour les parties 1 et 4 du sondage

Protection des renseignements personnels	Organisations	Total des demandes terminées en 1998-99
Répondants figurant dans la base de données du SCT au 31 mars 1999	61	34 618
Répondants ne figurant pas dans la base de données du SCT	20	s.o.
Total des réponses	81	34 618
Organisations figurant dans la base de données du SCT avec des données	57	36 313
Organisations figurant dans la base de données du SCT sans données	52	s.o.
Organisations figurant dans la base de données du SCT	109	36 313
Champ d'application du sondage en pourcentage (34 618 / 36 313)		96 %

---

Nota:   Le chiffre dans la colonne de droite indique le nombre de répondants dont les observations sont groupées dans l'autre colonne. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de répondants ayant présenté essentiellement la même observation ou suggestion.

---

Partie I - Résumé des observations présentées par les coordonnateurs de l'AIPRP en réponse aux questions ouvertes sur la façon de réduire les coûts tout en respectant l'esprit des lois

Question 1 : Comment le processus d'approbation peut-il être simplifié pour réduire les coûts?
Taux de réponse du total des organisations ayant participé : 52 %
Taux de réponse du total de la population : 32 %

Réponse	Fréquence
Plus grande délégation de pouvoirs / Modifications des rôles et des responsabilités Déléguer la totalité ou la majorité des pouvoirs /fonctions au coordonnateur ministériel de l'AIPRP (5) Communications ou services juridiques doivent être entièrement distincts Habituellement, seulement 2 personnes pour le processus d'approbation, requiert rarement l'approbation du président Décisions courantes prises par l'agent de l'AIPRP, tandis que les nouveaux genres de demandes ou celles qui sont susceptibles d'avoir des répercussions sont portées à un plus haut niveau Délégation descendante pour certaines dispositions de la Loi Préciser qui a le pouvoir et aux termes de quelles dispositions (2) Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent avoir le pouvoir de traiter et d'autoriser la diffusion de l'information, et de préparer le matériel de communication Trop grand nombre de niveaux dans le processus Petit organisme - Processus d'approbation demeure entre les mains du coordonnateur de l'AIPRP en consultation avec un gestionnaire du ministère. Certaines parties de la Loi sont déléguées au président directeur général pour l'autorisation finale avant la communication Nécessité de sensibiliser davantage la haute direction aux exigences de l'AIPRP et au rôle des coordonnateurs de l'AIPRP. Le Conseil du Trésor peut effectuer des visites dans les ministères à l'appui de ce processus et souligner à la haute direction les défis auxquels sont confrontés les coordonnateurs.	15
Aucune simplification additionnelle n'est possible La simplification aurait un effet sur le caractère opportun, plutôt que sur les coûts Les coûts ne sont pas très élevés (3) Pas un problème dans les petites institutions (5) Déjà simplifié (6) Pas de retards pour les petites organisations	16
Amélioration du processus Accroître le pouvoir d'exemption à l'AIPRP ou réduire le nombre d'exemptions nécessitant un examen/approbation. Réduire le nombre de trousses de documents nécessitant la rédaction d'infocapsules et l'examen du bureau du ministre Assurer la formation du personnel à l'étape initiale du processus et veiller à ce que les exemptions soient cohérentes et fassent état des politiques et des pratiques. Veiller à ce tous les documents soient rendus publics ensemble, surtout pour les demandes délicates, afin d'éviter la répétition des demandes. Examiner périodiquement le processus d'approbation de l'AI avec la haute direction afin de perfectionner et de mettre en oeuvre de nouvelles procédures en vue de simplifier le processus Examiner et simplifier les procédures en éliminant des étapes et en les rendant conformes à d'autres processus, comme celui qui concerne la production des notes.	5
Processus informel Il faut inciter le public à présenter un plus grand nombre de demandes informelles Le demandeur doit communiquer directement avec le BPR pour obtenir des précisions et déterminer si l'information peut être rendue publique de façon informelle	2
Outils L'utilisation d'un système électronique pour tous les dossiers donnerait un accès rapide et facile au coordonnateur de l'AIPRP, sauf pour les dossiers protégés/confidentiels/délicats qui sont surtout traités sans autre consultation. Établir des règlements plus stricts qui permettraient à certains ministères de rejeter les demandes abusives.	2

Question 2 : Comment les pratiques de gestion de l'information peuvent-elles être améliorées pour réduire les coûts?
Taux de réponse du total des organisations ayant participé : 50 %
Taux de réponse du total de la population : 30 %

Réponse	Fréquence
Meilleure gestion des dossiers Établir des systèmes de classement centralisés et attribuer des ressources suffisantes à la tenue à jour Trop de temps perdu - Nécessité d'un système qui permet au créateur de classer l'information facilement - Documents manquent d'éléments d'identification qui permettraient de les repérer rapidement Tous les documents sont classés comme il se doit Moderniser les fonctions de traitement des fichiers (balayage électronique, imagerie électronique, versions électroniques, recouvrement des coûts par la voie électronique) Règles de tenue de documents pour toute l'organisation Système de classement dans un registre central permet l'extraction rapide des dossiers. La correspondance et autres documents doivent absolument passer par le classement central pour éviter la perte de temps attribuable aux recherches Amélioration du processus de recherche de l'information - Dossiers éparpillés entre les mains d'un trop grand nombre de personnes - Trop grand nombre de dossiers transitoires conservés Perfectionnement continu du système Faire une meilleure utilisation du registre central et des dossiers transitoires. Des révisions périodiques des pouvoirs de déclassement et l'élimination des dossiers jetables permettraient au système central de mettre l'accent sur les dossiers constituant la mémoire de l'organisation Simplification de la tenue de documents - Amélioration de la gestion de l'information - Éviter de reproduire les dossiers, classification des dossiers, système d'archivage/classement bien réglementé, saines pratiques de conservation /destruction des dossiers Communication vigoureuse des politiques et des procédures ministérielles de gestion de l'information	11
Accessibilité de l'information Information maximale pour le public dans Internet (2) Il devrait y avoir davantage d'information en bibliothèque Accès informel pour une réponse rapide au client L'information jugée « publique » devrait être accessible en direct ou dans les bibliothèques ministérielles Établir une salle d'examen public et fournir du matériel public pour réduire le nombre de demandes	5
Améliorations apportées à la formation Veiller à ce que le personnel connaisse la GRDG, le système de classification, les barèmes de conservation/aliénation, et les opérations ministérielles Formation et vérification du système de gestion de l'information Personnel ayant reçu une bonne formation et consciencieux Connaissance des pratiques de gestion de l'information pour améliorer le processus et réduire les coûts Assurer la formation aux pratiques de gestion des dossiers et au nouveau système de suivi de l'AIPRP Les systèmes de gestion de l'information requièrent des personnes chevronnées et ayant reçu une bonne formation pour faciliter les activités de recherche et d'extraction de l'AIPRP. Solutions humaines, et non seulement techniques Une plus grande sensibilisation aux politiques et aux objectifs de gestion de l'information et un appui de la haute direction permettraient d'améliorer les pratiques et de réduire les coûts Sensibiliser les fonctionnaires ministériels - c.-à-d. différence entre dossiers transitoires et dossiers de l'organisation; périodes de conservation et délais d'aliénation à observer; uniformisation du classement électronique; technologie et capacités logicielles	13
Améliorations apportées au processus Veiller à ce que la chaîne de la structure de gestion de l'information soit saine et sensibiliser les intéressés à l'importance des processus et des procédures de tenue de documents Tenir les membres du personnel informés Effort spécial consacré aux arriérés Surveillance du flux des dossiers Mise au point et adoption d'un système de gestion de l'information Système de classement uniforme et barème de conservation des dossiers pris en charge par la section de l'informatique Gestionnaires de programmes doivent déterminer les dossiers qui serviront de protection pour permettre une plus grande diffusion de l'information par les canaux informels Document d'orientation interne mis au point pour examiner la gestion des dossiers et de l'information, les procédures, les lignes directrices et les pratiques	10
Utilisation et amélioration de la technologie Mise en oeuvre rapide des systèmes de gestion de l'information Amélioration du système de CDAI Nouveau système de dossiers Dossiers électroniques pour accélérer la prestation, réduire les coûts de reproduction et de distribution, éviter les arriérés et les plaintes Appliquer la technologie et veiller à ce que les processus et les procédures soient mis en oeuvre dès sa mise en application Utiliser un système électronique de registre et de gestion des documents Plus grande participation de l'AIPRP à la mise au point des systèmes d'information Soutien du CT aux systèmes améliorés et courants de gestion électronique des fichiers et des trousses de formation offertes sur le Web en matière d'AIPRP Système de gestion électronique - peut permettre de saisir un plus grand nombre de dossiers électroniques et réduire les coûts liés aux systèmes papier, et peut accroître le temps à consacrer à la recherche de l'information Mise en oeuvre d'un système électronique de gestion de l'information AVANT TOUT pour réduire le temps requis et les coûts Notification par courrier électronique des mises à jour du CT/Justice en matière d'AI/PRP (p. ex. bulletins, recueils de jurisprudence)	11
Autres Les coûts et le nombre de demandes chez eux sont si peu élevés qu'ils n'ont pas à réviser leurs pratiques de gestion Organiser un groupe cible pour évaluer les pratiques de gestion de l'information Accent sur la conception de formules, de documents et sur la cueillette pour éviter un traitement coûteux. Ne plus attendre les observations d'expertise avant de communiquer les résultats de demandes informelles - une forme de communication prépondérante. Le nombre de demandes va de minime à nul Les coûts sont minimes. Le traitement des dossiers est minimal et pas exhaustif	5

 

Question 3 : Comment votre ministère utilise-t-il les technologies de pointe pour faciliter l'accès à l'information?
Taux de réponse du total des organisations ayant participé : 58 %
Taux de réponse du total de la population: 35 %

Réponse	Fréquence
Prestation de services par Internet Utilisation d'un site Web pour éliminer certaines demandes officielles Affichage de l'information/d'avis /de décisions dans le site Web (10) Utilisation de la demande d'accès à l'information dans Internet pour faciliter le service Paiement électronique des demandes Utilisation accrue du site Web pour les manuels des politiques et les notes de service sur les opérations Le site Web de la Justice facilite l'accès à l'information sur les activités ministérielles	15
Utilisation de la TI pour faciliter le processus Bases de données pour les recherches Essai pilote de la gestion des fichiers par la voie électronique Système de gestion électronique de documents (SGED) et bases de données pour repérer l'information Production de rapports /information à partir de la base de données Classement électronique des rapports Système informatique pour archiver la correspondance/dossiers dans les bases de données pour y accéder ultérieurement Réduire les exigences de présentation de rapports Mettre en oeuvre un système de suivi électronique avec l'imagerie et la correspondance de sortie. Système de gestion électronique pour faciliter la conservation et l'accès (2) Instaurer un système électronique de gestion des documents pour permettre d'accéder aux documents en un seul dépôt Les Services ministériels utilisent DOCS pour extraire et sauvegarder des documents. Essai pilote d'un système de tenue des documents et du SGED au titre de la gestion des documents papier et électroniques. Guichet unique d'accès par l'entremise de l'initiative des connaissances ministérielles.	12
Genres de systèmes et d'utilisations Cueillette de l'information sur la base de données Access-AMICUS de la Bibliothèque nationale du Canada, qui donne accès à tous les ministères ATIPflow et système d'information Phoenix à l'ACDI Système de GED au titre de la gestion des dossiers pour faciliter l'envoi des dossiers et des pièces jointes Utilisation du système de l'AIPRP pour mieux saisir/manipuler les données Utilisation d'ATIPflow Système de suivi des dossiers Mise à niveau du logiciel du système de suivi de l'AIPRP ATIPflow pour traiter les demandes d'information et réduire le temps de rassemblement des données Acceptation des demandes d'accès à l'information présentées par courrier électronique et par télécopieur	9
Utilisation minimale des technologies de pointe Usage très superficiel (4) Pas de fonds pour acheter le logiciel ATIPflow nécessaire On n'utilise pas le système d'information électronique de crainte de manquer des documents qui devraient faire partie d'une demande - Nécessité de travailler aux politiques et aux procédures	7
Utilisation du courrier électronique Politiques, bulletins, etc. en matière de communication/distribution (4) Copies de sauvegarde effectuées chaque jour Acceptation des demandes, autorisation de correspondre, et de parfois communiquer des dossiers (2) Communication par courrier électronique et transfert de fichiers. Accessibilité aux systèmes des dossiers classés pour éviter d'avoir besoin de l'aide du BPR pour faire imprimer les demandes et y répondre. Préparation des photocopieurs aux fins de la diffusion des communications	8
Autres Bon nombre d'initiatives sont restreintes par des préoccupations de sécurité, l'incompatibilité des logiciels ou les limites techniques quant à la taille de l'information qui peut être distribuée Réponse sur disquette dans la mesure du possible (2) Tous les documents sont produits par la voie électronique Projets pilotes pour balayer des documents en format électronique. Le système faciliterait la recherche/extraction pour les demandes d'accès à l'information - système électronique de suivi de la correspondance - comporte ses limites. Utilisation de divers systèmes de gestion de l'information sur mesure et commerciaux pour faciliter le traitement, le stockage et l'extraction. Aucune amélioration de la technologie de la gestion des dossiers n'est nécessaire Révision des lois pour exercer un effet dissuasif sur les demandes mal fondées et faire payer les utilisateurs commerciaux Utilisation de la technologie du traitement de textes	10

 

Question 4 : Quels genres d'améliorations doivent être apportées aux politiques et aux règlements pour réduire les coûts?
Taux de réponse du total des organisations ayant participé : 45 %
Taux de réponse du total de la population : 27 %

Réponse	Fréquence
Révision des droits Augmenter les droits de demande (5)Instaurer des droits de traitement pour éliminer les demandes mal fondées et contrariantes Faire payer des frais de photocopie (2) Les demandeurs de catégorie professionnelle devraient payer des droits intégraux (2) Le fait de modifier le barème des droits pour les demandes de portée générale permettra de restreindre la portée des demandes Imposition de droits pour porter plainte Équilibrer le barème des droits : concilier recouvrement des coûts et information gratuite Recouvrement d'une partie des coûts auprès des personnes qui présentent fréquemment des demandes au titre de l'examen pour exemption Recouvrement partiel des coûts mis en place, plus droits de reproduction, de recherche, de préparation, et de programmation Simplification du barème des droits Faire payer les coûts réels engagés Mise à jour du barème des droits de recouvrement des coûts (3) Élimination des droits Le recouvrement des coûts doit inclure le temps d'examen des dossiers par le BPR - c.-à-d. exemption/exclusion et recommandations Augmentations des coûts en raison de la nécessité de procéder à des recherches rapides et d'examiner les sources de dossiers électroniques et manuelles Élimination des droits de demande - les droits de 5 $ coûtent plus cher à traiter qu'ils ne rapportent. Augmentation du recouvrement des coûts de recherche/préparation, de programmation et de photocopie. Les ministères ne doivent pas traiter les dossiers d'autres ministères afin de réduire les retards et les frais de poste Les droits ne permettent pas de couvrir les frais réels et les frais généraux des demandes - augmentation des frais de recherche et recouvrement des coûts de reproduction Imposition de droits pour exercer un effet dissuasif sur les demandes répétitives visant la même information et éliminer les plaintes mal fondées	29
Outils Politique sur la GRDG et dépôt de l'information à la bibliothèque Amélioration de la gestion de la tenue de documents La mise à jour et l'amélioration des politiques de gestion de l'information et de l'observation pourraient réduire le temps de recherche et le nombre de plaintes Mise à jour des manuels des politiques sur l'AIPRP du SCT Prestation d'outils de référence du SCT, de la Justice, et de la Cour fédérale Élaboration de politiques et de lignes directrices pour gérer l'utilisation de la technologie et le traitement de l'information Révision de la GRDG pour tenir compte de l'information électronique Diffuser l'information sur Internet	8
Formation Davantage de formation du Conseil du Trésor et de membres du personnel ayant une expérience pratique de l'interprétation de la Loi Compréhension des lois sur l'AIPRP Sensibiliser et informer les employés sur les enjeux et les préoccupations continus. Formation interne et formation soutenue par le SCT afin d'économiser temps, efforts et coûts.	3
Délais Délais plus souples Prolongation des délais	2
Autres Utilisateurs doivent faire leurs propres photocopies ou balayer les documents Les demandes omnibus exigent un temps de recherche exceptionnel - doivent être dissuadées/refusées Élimination de la protection contre la communication de l'information aux termes de la Loi, en ce qui a trait au CEPMB, pourrait augmenter le nombre de demandes au sujet du CEPMB Cohérence de l'application des politiques - c.-à-d. frais, prolongations et gestion des demandes Diffusion de l'information de façon informelle pour réduire les coûts administratifs Affichage d'une liste des dossiers ministériels déjà diffusés	6

Question 5 : Avez-vous d'autres observations à présenter?
Taux de réponse du total des organisations ayant participé : 27 %
Taux de réponse du total de la population : 16 %

Réponse	Fréquence
Questions de coût Renforcer les mécanismes actuels de diffusion de l'information qui sont rentables Comme nous avons l'obligation réglementaire d'être financièrement autonomes, nous devrions pouvoir recouvrer les coûts intégraux Nous sommes en affaires pour réaliser des bénéfices - La Loi rend cela difficile - Il faudrait avoir le droit de protéger l'information délicate sur le plan du commerce et sur celui de la concurrence Examen du barème des coûts des demandes d'AIPRP Intensification du recouvrement des coûts Renonciation aux droits pour les demandes et l'information déjà publics	7
Outils et ressources Amélioration de la gestion des dossiers pour réduire les coûts et accroître le nombre de communications informelles Le SCT devrait disposer d'un bassin d'employés ayant reçu une bonne formation et pouvant être affectés à court délai de préavis Modèle normalisé du processus d'approbation pour le ministre Il faut une combinaison de ressources, d'utilisation de la technologie, d'ouverture accrue, de réforme législative Utilisation accrue d'Internet, du personnel des affaires publiques, et autres processus de partage de l'information afin d'assurer la communication en temps opportun et proactive des demandes présentées Utiliser le moins de papier possible - Veiller à ce que le personnel dispose des outils nécessaires - éducation stratégique en cours, processus et technologie Offrir une tribune en plus des séances d'information sur l'AIPRP, lorsque les coordonnateurs de l'AIPRP peuvent se rencontrer et échanger des idées, partager des expériences et discuter de questions importantes	8
Formation Formation aux droits d'accès aux termes de la LAI, propriété/tenue des dossiers, gestion améliorée de l'information/des dossiers - Nouvelle formation obligatoire sur les principes de responsabilisation et de transparence Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent assurer une formation et établir des politiques et des procédures Meilleures formation et sensibilisation pour réduire les coûts Formation du SCT-Justice relativement à l'AIPRP	4
Autres Le nombre de demandes est peu élevé et/ou les coûts afférents sont minimes (5) Non assujetti à la LAI et pas de personnel de l'AIPRP. La plupart des demandeurs éventuels veulent des renseignements sur leurs demandes de subvention ou de bourse. L'agent de l'AIPRP communique de l'information à ces clients de manière informelle. Nous encourageons les demandeurs à venir consulter les dossiers visuellement de manière à éviter les photocopies inutiles	8

---

Introduction aux parties III et IV

Pour les parties 3 et 4 du sondage, certains résultats sont présentés sous deux formes :

1. Pourcentage du total des réponses à chaque question.
2. Pourcentage du total des réponses à chaque question à partir d'un facteur de pondération qui tient compte du nombre de demandes terminées par le ministère en 1998-99. Ces données donnent un poids plus élevé aux ministères ayant terminé un plus grand nombre de demandes et elles ne donnent pas de poids aux ministères qui n'ont pas terminé de demandes en 1998-99. Le tableau suivant illustre de quelle façon les facteurs de pondération sont déterminés.

	A	B
Organisation	Facteur de multiplication des réponses non pondérées	Total des demandes terminées	Facteur de multiplication des réponses pondérées ((B/100)*4)
Ministère 1	1,00	20	0,80
Ministère 2	1,00	10	0,40
Ministère 3	1,00	40	1,60
Ministère 4	1,00	30	1,20
Total	4,00	100	4,00

Partie III - Pour mieux comprendre les demandes d'AI

 

1. Votre unité procède-t-elle à des analyses ou à des études de la nature des demandes reçues?

Pourcentage de réponse
Oui	Non	s.o. ou n'ont pas répondu
11,11 %	61,73 %	27,16 %

 

2.    Comment décr iriez-vous les tendances observées dans les trois dernières années? Y a-t-il augmentation, stabilité ou diminution?

	Pourcentage de la tendance
Attribut	Augmentation	Stabilité	Diminution	s.o. ou n'ont pas répondu
Complexité des demandes	30,86 %	27,16 %	1,23 %	40,74 %
Nombre de plaintes	16,05 %	25,93 %	12,35 %	45,67 %
Coût pour terminer une demande	20,99 %	30,86 %	1,23 %	46,91 %
Temps de réponse	16,05 %	35,80 %	6,17 %	41,98 %

 

3.    Source de la demande :

	Moyenne arithmétique		Moyenne pondérée
Source	% de toutes les demandes d'AI	Nombre moyen de demandeurs	% de toutes les demandes d'AI	Nombre moyen de demandeurs
Médias	19,99 %	14,5	12,08 %	23,9
Universitaires	5,94 %	2,6	2,52 %	2,8
Entreprises	26,76 %	19,9	34,92 %	50,6
Députés	9,99 %	25,7	9,52 %	48,3
Public	30,94 %	66,5	35,91 %	546,2
Autres	6,38 %	18,1	5,04 %	50,5
Total des moyennes	100,00 %	147,3	100,00 %	722,4
Taux de réponse moyen	66 %	s.o.	57 %	s.o.

 

4.     De tous les demandeurs en 1998-99, quel pourcentage a présenté :

	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
1 demande	77,89 %	64,95 %
2 demandes	6,01 %	11,53 %
de 3 à 6 demandes	9,08 %	12,17 %
7 demandes ou plus	7,02 %	11,36 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	57 %	50 %

 

5.    Qui a porté plainte?

	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
Médias	18,20 %	11,63 %
Universitaires	1,10 %	0,89 %
Entreprises	19,42 %	38,36 %
Députés	8,20 %	9,05 %
Public	41,70 %	31,78 %
Autres	11,38 %	8,29 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	37 %	%

 

6.    Quel est le pourcentage de tous les coûts liés au traitement des demandes et des plaintes pour chaque source?

	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
Médias	26,77 %	7,39 %
Universitaires	1,71 %	0,52 %
Entreprises	26,60 %	43,11 %
Députés	6,90 %	8,37 %
Public	33,95 %	36,20 %
Autres	4,07 %	4,40 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	30 %	25 %

 

7.    Cette question a pour objet d'évaluer la complexité relative des demandes. Sur 100 %, veuillez préciser le pourcentage de demandes qui correspondent aux affirmations suivantes. (Nota : les expressions préparer et examiner s'entendent au sens que leur donne la loi) :

Affirmation	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
L'information demandée est facilement accessible; l'examen requis est superficiel ou nul.	21,60 %	6,24 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée; l'examen requis est superficiel.	20,66 %	22,18 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée et un examen détaillé est requis. Il n'est pas nécessaire de consulter les Services juridiques.	32,75 %	58,26 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée et un examen détaillé est requis. Il faut consulter les Services juridiques.	24,99 %	13,32 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	65 %	55,5 %

 

8.    Cette question a pour objet de déterminer les demandes relativement auxquelles d'autres moyens d'accès à l'information existent ou pourraient être établis. Veuillez préciser le pourcentage de demandes qui correspondent aux affirmations suivantes. (Nota : il n'est pas nécessaire que les pourcentages attribués totalisent 100) :

	Moyenne arithmétique		Moyenne pondérée
Affirmation	Réponse	Taux de réponse	Réponse	Taux de réponse
L'information demandée est déjà publique.	19,30 %	37,04 %	4,95 %	33,33 %
L'information demandée n'est pas déjà publique, mais il serait possible qu'elle le soit.	26,88 %	34,57 %	17,54 %	33,33 %
L'accès à l'information est prévu par une autre loi.	9,57 %	8,64 %	4,98 %	7,41 %
L'accès à l'information est fourni par les tribunaux par l'entremise du cours normal de procédures judiciaires.	9,93 %	14,81 %	18,32 %	13,58 %
Une motion visant la production de documents relatifs à une question soulevée par un député a aussi été reçue.	3,69 %	17,28 %	1,04 %	17,28 %
L'accès à l'information est possible selon d'autres moyens.	16,60 %	12,34 %	15,74 %	11,11 %

---

Partie IV - Pour mieux comprendre les demandes de renseignements personnels

1.   Votre unité procède-t-elle à des analyses ou à des études sur la nature des demandes reçues?

Pourcentage de réponse
Oui	Non	s.o. ou n'ont pas répondu
6,17 %	59,26 %	34,57 %

 

2.    Comment décririez-vous les tendances observées dans les trois dernières années? Y a-t-il eu augmentation, stabilité ou diminution?

	Pourcentage de la tendance
	Augmentation	Stabilité	Diminution	s.o. ou n'ont pas répondu
Complexité des demandes	7,41 %	38,27 %	2,47 %	51,85 %
Nombre de plaintes	7,41 %	27,16 %	4,94 %	60,49 %
Coût pour terminer une demande	3,70 %	35,80 %	2,47 %	58,02 %
Temps de réponse	7,41 %	34,57 %	2,47 %	55,56 %

 

3.    Source des demandes.

	% moyen de toutes les demandes	Total du nombre moyen de demandeurs
Universitaires	0,31 %	0
Entreprises	0,93 %	120
Clients	0,31 %	14
Consultants	0,62 %	679
Ministères	0,93 %	57
Employés	4,01 %	155
Particuliers	1,23 %	23
Enquêtes	0,62 %	688
Avocats	0,93 %	5 108
Médias	0,62 %	201
Députés	0,31 %	0
Divers	1,85 %	9 860
Public	5,25 %	6 763
Recherche	0,31 %	1
Pas de réponse	81,79 %	s.o.
Total	100.00%	23 669

 

4.  A) Pour tous les demandeurs en 1998-99, quel a été le pourcentage de demandeurs ayant
présenté : 1, 2, de 3 à 6, et 7 demandes ou plus?

Nombre moyen de demandes par demandeur	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
1	92,85 %	92,54 %
2	4,04 %	2,56 %
de 3 à 6	2,31 %	1,29 %
7 ou plus	0,80 %	3,60 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	33 %	26 %

 

B)Pour tous les demandeurs en 1998-99, quel a été le pourcentage de tous les coûts liés au traitement des demandes et des plaintes pour chaque nombre moyen de demandes par demandeur?

Nombre moyen de demandes par demandeur	Moyenne arithmétique
*Nota : Le taux de réponse est trop faible pour donner des « moyennes pondérées » significatives des résultats.
1	90,33 %
2	0,61 %
de 3 à 6	0,17 %
7 ou plus	8,89 %
Total des moyennes	100,00 %
Taux de réponse moyen	11 %

 

5.  Qui a porté plainte?

	% moyen de toutes les plaintes
*Nota : Le taux de réponse est trop faible pour donner des « moyennes pondérées » significatives des résultats.
Entreprises	0,93 %
Clients	0,31 %
Consultants	0,31 %
Employés	0,93 %
Particuliers	0,31 %
Avocats	0,93 %
Médias	0,62 %
Divers	0,93 %
Public	3,70 %
Pas de réponse	91,05 %
Total	100 %

 

6.    Quel a été le pourcentage de tous les coûts liés au traitement des demandes et des plaintes pour chaque source?

	Pourcentage moyen
*Nota : Le taux de réponse est trop faible pour donner des « moyennes pondérées » significatives des résultats.
Entreprises	0,93 %
Clients	0,31 %
Conseillers juridiques	0,31 %
Employés	1,23 %
Particuliers	0,93 %
Avocats	0,31 %
Médias	0,31 %
Divers	0,62 %
Public	2,47 %
Pas de réponse	92,59 %
Total	100 %

 

7.    Cette question a pour objet d'évaluer la complexité relative des demandes. Sur 100 %, veuillez préciser le pourcentage de demandes qui correspondent aux affirmations suivantes. (Nota : les expressions préparer et examiner s'entendent au sens que leur donne la loi) :

Affirmation	Moyenne arithmétique	Moyenne pondérée
L'information demandée est facilement accessible; l'examen requis est superficiel ou nul.	25,00 %	39,05 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée; l'examen requis est superficiel.	22,87 %	20,79 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée et un examen détaillé est requis. Il n'est pas nécessaire de consulter les Services juridiques.	32,89 %	34,44 %
L'information demandée requiert temps/efforts/consultations auprès d'autres parties pour être extraite ou préparée et un examen détaillé est requis. Il faut consulter les Services juridiques.	19,24 %	5,71 %
Total des moyennes	100,00 %	100,00 %
Taux de réponse moyen	40 %	38,27 %

 

8.    Cette question a pour objet de déterminer les demandes relativement auxquelles d'autres moyens d'accès à l'information existent ou pourraient être établis. Veuillez préciser le pourcentage de demandes qui correspondent aux affirmations suivantes. (Nota : il n'est pas nécessaire que les pourcentages attribués totalisent 100) :

	Moyenne arithmétique
Affirmation	Réponse	Taux de réponse
L'information demandée est déjà publique.	24,11 %	11,11 %
L'information demandée n'est pas déjà publique, mais il serait possible qu'elle le soit.	34,00 %	6,17 %
L'accès à l'information est prévu par une autre loi.	5,00 %	1,23 %
L'accès à l'information est fourni par les tribunaux par l'entremise du cours normal de procédures judiciaires.	54,00 %	6,17 %
L'accès à l'information est possible selon d'autres moyens.	36,67 %	3,70 %
*Nota : Le taux de réponse est trop faible pour donner des « moyennes pondérées » significatives des résultats.

---

Annexe C - Estimation des coûts généraux

Introduction

Notre estimation des coûts est fondée sur les sondages reçus en date du 10 novembre 1999. À ce moment-là, nous avions reçu plus de 70 réponses à notre sondage auprès de la collectivité de l'AIPRP et 13 réponses de l'unité des Services juridiques (voir la Liste des répondants à l'annexe D). Parmi les unités de l'AIPRP ayant répondu au sondage, 15 faisaient partie des 28 organismes qui sont tombés sous le coup des lois sur l'AIPRP en 1999-2000. Notre champ d'application global des personnes interrogées, d'après les demandes d'accès à l'information et de renseignements personnels terminées pendant l'exercice 1998-99, est d'environ 88 % pour les demandes d'AI terminées et de 99 % pour les demandes de RP terminées.

Hypothèses sur lesquelles reposent nos évaluations des coûts

Comme en fait foi notre analyse précédente, les données nécessaires pour évaluer les coûts qu'assume le gouvernement pour la mise en application des deux lois ne sont pas disponibles et utilisables facilement. Même si les unités de l'AIPRP demandent de l'information sur le temps consacré à une demande par le bureau de première responsabilité (BPR), il est difficile sur le plan pratique de garantir que les coûts sont toujours saisis et consignés de la même façon. C'est la raison pour laquelle, aux fins de l'analyse actuelle et de la précédente, nous avons demandé aux membres de la collectivité de l'AIPRP de fournir une estimation du temps consacré par le BPR et de décrire les activités menées pendant ce temps. En demandant aux unités de l'AIPRP de faire part de leurs commentaires, nous avons obtenu des données objectives et une vue d'ensemble qu'il n'aurait pas été possible d'obtenir si nous avions mené un sondage plus général auprès des BPR.

Pour garantir l'uniformité, nous avons repris les facteurs relatifs aux coûts ayant servi à l'analyse de 1993-94 pour évaluer les coûts de main d'oeuvre, à la lumière du temps consacré par le BPR. Le taux de la main d'oeuvre est fondé sur un salaire annuel de 40 000 $ plus avantages; ce taux ne tient pas compte du temps consacré par le BPR à examiner les données recueillies pour donner suite à une demande. Lorsque l'évaluation comprend le temps d'examen d'un BPR, nous avons utilisé un taux salarial de 70 000 $. Nous étions d'avis que ce taux correspondait davantage au salaire d'un cadre supérieur dont la tâche principale consiste à examiner des documents. Selon les unités de l'AIPRP et d'autres groupes de soutien spécialisés qui sont typiquement trouvé au ministère de la Justice et au SCT, le coût des locaux s'élève à environ 7 000 $ par employé et a été calculé uniquement pour les équivalents temps plein.

Coûts généraux

D'après les résultats de notre sondage, nous avons évalué que les coûts généraux assumés par le gouvernement pour appuyer le Programme d'accès à l'information pour l'exercice 1998-99 étaient d'environ 24 945 000 $, somme qui ne comprend pas les 3 900 000 $ servant à appuyer les activités du Commissariat à l'information (CI). Les coûts du Programme d'accès à l'information semblent augmenter à un rythme d'environ 7 % par année. Ce chiffre correspond à l'augmentation annuelle de 8 % du nombre de demandes terminées. L'augmentation globale des coûts totaux depuis 1993-94 est d'environ 41 %. Le nombre de demandes terminées a grimpé de 46 % pendant la même période. Les coûts liés au CI ne semblent pas avoir progressé au même rythme que le taux global d'augmentation dans les ministères et organismes. Les coûts relatifs au CI n'ont augmenté que de 11 % depuis 1993-94.

Selon les 14 340 demandes terminées en 1998-99 :

• le coût moyen de traitement d'une demande terminée est estimé à 1 130 $.
• le coût total moyen, sans les coûts liés au Commissariat, s'élève à 1 740 $.
• le coût total moyen, en incluant les coûts liés au Commissariat, se chiffre à 2 010 $.

Les coûts moyens estimatifs de traitement ont chuté de 8 %, traduisant une baisse significative du temps de recherche. Les gains réalisés au chapitre du temps de recherche sont partiellement compensés par l'augmentation du traitement de plaintes. Les coûts moyens estimatifs, y compris les coûts indirects, ont baissé de 3 %. Cela traduit surtout les coûts accrus engagés par le Bureau du Conseil privé. Les coûts moyens estimatifs globaux, incluant les coûts du CI, ont reculé de 7 %, traduisant en cela l'augmentation sensiblement inférieure des coûts engagés par le CI depuis 1993-94. Avec une moyenne de 20 $ reçus par demande terminée, en incluant les droits et les coûts récupérables, les recettes produites par ce programme demeurent peu élevées, soit environ 1 % des coûts directs du programme.

Dans le cas du Programme de protection des renseignements personnels, les coûts s'établissent à environ 15 035 000 $, somme qui ne comprend pas les 4 760 000 $ servant à appuyer les activités du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Les coûts globaux des demandes de renseignements personnels semblent être stabilisés dans les ministères et les organismes. En tenant compte des coûts relatifs au CPVP, les coûts généraux pour le gouvernement ont augmenté d'environ 4 % depuis 1993-94. Les coûts du CPVP se sont accrus à un rythme annuel de 5 %, soit environ 30 % depuis 1993-94. Pendant la même période, le nombre de demandes terminées a chuté de 6 %.

Selon les 36 133 demandes terminées en 1998-99 :

• le coût moyen de traitement d'une demande terminée est estimé à 270 $.
• le coût total moyen, sans les coûts liés au Commissariat, s'élève à 420 $.
• le coût total moyen, en incluant les coûts liés au Commissariat, se chiffre à 550 $.

Les coûts moyens estimatifs de traitement des demandes ont reculé de 10 %. À la différence des demandes d'accès à l'information, le temps de recherche semble avoir augmenté en réponse aux demandes de renseignements personnels. Dans ce cas, les baisses traduisent une diminution importante du temps d'examen. En incluant les coûts indirects, les coûts moyens estimatifs ont progressé de 5 %. Cette situation est attribuable aux augmentations importantes des coûts des locaux et des coûts d'administration générale des unités de l'AIPRP. Les coûts moyens estimatifs généraux, en incluant les coûts relatifs au CPVP, ont augmenté de 12 % depuis 1993-94, faisant état des répercussions des coûts accrus du CPVP.

Le coût total pour les deux programmes, y compris les coûts liés aux commissariats, est de 48 640 000 $ (ou 39 980 000 $ sans les coûts liés aux commissariats).

Coûts relatifs au Programme d'accès à l'information

Voici, d'après notre analyse, la répartition en terme de coûts des 24 945 000 $ dépensés par année par les ministères et organismes pour ce programme :

                                                         

	1998-99	1993-94 (1)		Variation en %
Coûts directs Coûts de traitement Recherche	1 625 000 $		2 310 000 $	(29,7)
Préparation	2 380 000		1 560 000	52,6
Examen	9 105 000		6 300 000	44,5
Administration et autres	3 060 000		1 870 000	63,6
Total des coûts de traitement		16 170 000$	12 040 000$	34,3
Plaintes Coûts directs	1 405 000 $	17 575 000$	690 000 12 730 000$	103,6 38,1
Coûts indirects Frais généraux des unités de l'AIPRP
Administration générale	2 225 000 $		1 545 000$	44,0
Formation et Orientation	1 090 000		895 000	21,8
Autres frais de F et E	585 000		325 000	80,0
Locaux	1 925 000		1 300 000	48,1
Dépenses en capital secondaires Total des frais généraux des unités de l'AIPRP	90 000	5 915 000 $	515 000 4 580 000$	(82,5) 29,2
SCT/Justice/BCP/Cour fédérale Total des coûts indirects	1 455 000 $	7 370 000 $	350 000 4 930 000 $	315,7 49,5
Total des coûts		24 945 000$	17 660 000$	41,3
(1)   Nous avons rajusté les coûts évalués pour 1993-94 pour qu'ils fassent état des coûts considérablement moins élevés pour les unités, tel qu'il a été déclaré en 1998-99 par les organismes traitant beaucoup moins de demandes. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section Comparaison des analyses de 1993-94 et de 1998-99. Les coûts pour les activités relatives à l'Analyse de 1993-94 ont également été rajustés pour tenir compte des taux de main d'oeuvre plus élevés constatés par les BPR.
Coût moyen par demande terminée	1998-99 - 14 340 demandes terminées		1993-94 - 9 792 demandes terminées
	Total	Coût moyen	Total	Coût moyen
Total des coûts de traitement	16 170 000$	1 130 $	12 040 000$	1 230 $
Total des coûts, excluant le CI	24 945 000$	1 740 $	17 660 000$	1 800 $
Total des coûts, incluant le CI	28 845 000$	2 010 $	21 160 000$	2 160 $

Analyse des coûts admissibles et récupérables

Selon le tableau ci-après, le taux global des coûts récupérables est d'environ 1,4 % du total des coûts liés directement au traitement des demandes d'accès à l'information. Même si le recouvrement global des coûts admissibles et récupérables est d'environ 25 %, ces coûts récupérables sont fondés sur un taux horaire de 10 $ l'heure. Si on utilisait un taux horaire de 30 $, pour faire état d'un salaire de 40 000 $, le taux de recouvrement ne serait que d'environ 8 %.

Coûts admissibles et récupérables			Admissibles en $		Inadmissibles en $		Total en $
Recherche			545 000		1 080 000		1 625 000
Préparation			790 000		1 590 000		2 380 000
Examen			-		9 105 000		9 105 000
Administration directe et autres			-		3 060 000		3 060 000
Total des coûts de traitement			1 335 000		14 835 000		16 170 000
Moins le temps de recherche gratuit approximatif - Remarque A			435 000
Coûts nets admissibles et récupérables			900 000
Droits - Remarque B		Coûts récupérables en pourcentage
		Coûts admissibles et récupérables		Rajustement pour coût réel de la main-d'oeuvre		Total des coûts de traitement
Total des droits	289 788 $	32,2		10,7		1,8
Total net des droits	222 878 $	24,8		8,3		1,4

Remarque A : La Loi prévoit jusqu'à cinq heures de recherche et préparation gratuites, mais le temps de recherche moyen s'établit à 3,8 heures. Par conséquent, nous avons déterminé que 80 % du temps de recherche ne serait vraisemblablement pas récupérable.

Remarque B : Le total des droits comprend les 66 910 $ en droits de demande, qui ne se récupèrent pas des coûts engagés. Ces droits sont déduits pour déterminer le taux réel des coûts récupérables pour les coûts engagés.

---

Aux termes de l'actuel régime de recouvrement des coûts, le recouvrement maximal est d'environ 900 000 $, soit 5,6 % du total des coûts de traitement (22,5 % du coût du temps de recherche et de préparation).

Si le taux horaire pour le temps de recherche et de préparation était augmenté à 30 $, le recouvrement maximal serait haussé à 2 700 000 $, soit 16,7 % du total des coûts de traitement (67,4 % du coût du temps de recherche et de préparation). Selon l'expérience en cours des coûts récupérables réels, le total des droits, selon un taux horaire de 30 $, serait d'environ 750 000 $, soit 4,6 % du total des coûts de traitement (18,7 % du coût du temps de recherche et de préparation). Ces données partent du principe selon lequel une augmentation de la sorte ne modifierait pas la demande ou la rigueur avec laquelle les ministères et organismes essaient de recouvrer les coûts admissibles, ni le taux de recouvrement.

Coûts relatifs au Programme de protection des renseignements personnels

Voici, d'après notre analyse, la répartition en terme de coûts des 15 035 000 $ dépensés par année par les ministères et organismes pour ce programme :

	1998-99		1993-94 (2)	Variation en %
Coûts directs Coûts de traitement Recherche	1 190 000 $		1 000 000 $	19,0
Préparation	1 130 000		1 130 000	0,0
Examen	5 495 000		7 350 000	(25,2)
Administration et autres	1 880 000		2 050 000	(8,3)
Total des coûts de traitement		9 695 000 $	11 530 000$	(15,9)
Plaintes Total des coûts directs	830 000 $	10 525 000$	640 000 12 170 000$	29,7 (13,5)
Coûts indirects Frais généraux des unités de l'AIPRP
Administration générale	1 380 000 $		755 000 $	82,8
Formation et Orientation	725 000		625 000	16,0
Autres frais de F et E	300 000		115 000	160,9
Locaux	1 500 000		1 060 000	41,5
Dépenses en capital secondaires Total des frais généraux des unités de l'AIPRP	10 000	3 915 000 $	195 000 2 750 000 $	(94,9) 42,4
SCT/Justice/BCP/Cour fédérale Total des coûts indirects	595 000 $	4 510 000 $	350 000 3 100 000 $	70,0 45,5
Total des coûts		15 035 000$	15 270 000$	(1,5)

(2)    Les coûts pour les activités relatives à l'Analyse de 1993-94 ont été rajustés pour tenir compte des taux de main d'oeuvre plus élevés constatés par les BPR.

---

Coût moyen par demande terminée	1998-99 - 36 133 demandes terminées		1993-94 - 38 514 demandes terminées
	Total	Coût moyen	Total	Coût moyen
Total des coûts de traitement	9 695 000 $	270 $	11 530 000$	300 $
Total des coûts, excluant le CPVP	15 035 000$	420 $	15 270 000$	400 $
Total des coûts, incluant le CPVP	19 795 000$	550 $	18 970 000$	490 $

---

Comparaison des analyses de 1993-94 et de 1998-99

Évaluation des coûts découlant de la mise en application de la Loi sur l'accès à l'information

L'évaluation globale des coûts liés à la Loi sur l'accès à l'information pour 1993-94 était fondée sur les résultats d'un sondage mené auprès de dix ministères. Ces organismes avaient terminé 59 % de l'ensemble des demandes. Le coût pour les autres 41 % a été extrapolé en partant du principe selon lequel le coût cumulatif pour le traitement des demandes individuelles serait sensiblement le même pour tous les organismes gouvernementaux. Pour 1998-99, tous les ministères et organismes ont participé au sondage. La présente analyse des coûts est fondée sur les données fournies par 45 différents organismes, qui ont terminé 88 % des demandes.

Nous avons constaté une augmentation de 12 % des coûts généraux lorsque nous avons comparé les résultats du sondage de 1998-99 à ceux de 1993-94, consignés dans l'analyse de 1995. Cette augmentation ne semble pas raisonnable compte tenu de l'augmentation de 46 % du nombre de demandes terminées et de la hausse de 66 % de l'ensemble des coûts, comme l'ont déclaré les unités de l'AIPRP pour 1998-99. (Voir les annexes E et F pour obtenir des précisions sur les tendances des dix dernières années.) D'après une analyse comparative des données figurant dans les deux sondages menés auprès du groupe témoin, formé de sept ministères importants, les coûts de traitement des demandes de ce groupe sont d'environ le double du coût déclaré par les autres organismes. Par conséquent, nous avons rajusté les totaux de 1993-94 en fonction des résultats de 1998-99 pour pouvoir effectuer une comparaison directe des résultats des deux sondages.

En outre, l'analyse du temps consacré par le groupe témoin pour effectuer des recherches a permis de constater une réduction considérable du temps requis pour obtenir l'information voulue afin de répondre à une demande.

Évaluation des coûts découlant de la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'évaluation globale des coûts liés à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 1993-94 était fondée sur les résultats d'un sondage mené auprès de six ministères. Ces organismes avaient terminé 85 % de l'ensemble des demandes. Les organismes ayant participé au sondage de 1998-99 ont terminé 99 % des demandes. Le profil des coûts semble aller de pair avec les tendances constatées au cours de la période écoulée entre les deux sondages. C'est la raison pour laquelle aucune autre analyse des coûts n'a été effectuée. (Voir l'annexe G pour de l'information sur les tendances des dix dernières années.)

---

Annexe D - Répondants

Répondants d'AIPRP 1998-99

Administration de pilotage de l'Atlantique Canada
Administration de pilotage des Grands Lacs Canada
Administration du pipe-line du Nord Canada
Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de développement international
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agence spatiale canadienne
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Archives nationales du Canada
Banque du Canada
Bibliothèque nationale du Canada
Bureau de l'Inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité
Bureau du vérificateur général du Canada
Centre canadien de gestion
Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail
Centre de recherches pour le développement international
Centre international des droits de la personne et du développement démocratique
Citoyenneté et Immigration Canada
Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada
Commission canadienne des droits de la personne
Commission de contrôle de l'énergie atomique
Commission de l'immigration et du statut de réfugié
Commission du droit d'auteur Canada
Commission du droit du Canada
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil de recherches médicales du Canada
Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
Conseil national de recherches Canada
Construction de Défense Canada
Corporation du Pont International de la voie maritime, Limitée
Défense nationale
Développement des ressources humaines Canada
Gendarmerie royale du Canada
Industrie Canada
Ministère de la Justice Canada
Ministère des Finances Canada
Musée canadien des civilisations
Musée national des sciences et de la technologie
Office des transports du Canada
Office national du film du Canada
Patrimoine canadien
Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée
Ressources naturelles Canada
Santé Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
Service canadien du renseignement de sécurité
Service correctionnel Canada
Société d'assurance-dépôts du Canada
Société canadienne des postes
Solliciteur général Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Tribunal canadien du commerce extérieur

Répondants d'AIPRP 1999-00

Administration portuaire de Montréal
Administration portuaire de Port-Alberni
Administration portuaire de Prince-Rupert
Administration portuaire de Sept-Îles
Administration portuaire de Toronto
Administration portuaire de Vancouver
Administration portuaire de Windsor
Administration portuaire du fleuve Fraser
Administration portuaire du North-Fraser
Administration portuaire du Saguenay
Agence canadienne d'inspection des aliments
Conseil canadien des relations industrielles
Office des terres et des eaux du Sahtu
Réseau du leadership
Société des ponts fédéraux limitée

---

Annexe E - Demandes d'accès à l'information

Perspective de dix ans sur les coûts, les années-personnes et les demandes de renseignements personnels

 

---

Annexe F - Demandes d'accès à l'information par source

Perspective de dix ans

---

---

Annexe G - Demandes de renseignements personnels

Perspective de dix ans sur les coûts, les années-personnes et les demandes

---

(1)    Le temps consacré directement à l'AI s'entend du temps consacré directement au traitement des demandes et des plaintes afférentes par l'unité de l'AIPRP et le BPR.  [retour]

(2)       Voir l'annexe C, « Estimation des coûts généraux », page C-5, Analyse des coûts admissibles et récupérables pour plus de détails. [retour]

(3)    La Loi sur l'accès à l'information limite les droits de demande à un maximum de 25 $. [retour]

• Page précédente
• Table des matières
•