ARCHIVÉ - Politique du Conseil du Trésor sur l'utilisation des installations de biens immobiliers

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1. Date d'entrée en vigueur

Le présent document contient la politique, dans sa version révisée, en date du 1^er juin 1998. Celle-ci remplace la version datée du 15 novembre 1993.

2. Objectif de la politique

Garantir une utilisation efficace des installations fédérales, dans un environnement sûr, sain et productif pour les utilisateurs.

Remarque : Pour l'interprétation de la présente politique au Québec, les biens immobiliers désignent les « immeubles » au sens du droit civil de la province de Québec et, par assimilation, tout droit du locataire relativement à l'immeuble.

3. Énoncé de principe

En vertu de la politique du gouvernement, les ministères qui administrent des biens immobiliers fédéraux offrent dans leurs installations un environnement sûr, sain et productif, à l'intérieur de la superficie minimale nécessaire aux besoins opérationnels des utilisateurs de l'installation.

4. Application

La politique s'applique aux ministères au sens où l'entend l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins que certaines lois ou certains règlements n'aient préséance.

5. Exigences de la politique

1. Les ministères ayant la garde de biens immobiliers doivent établir, tenir à jour et mettre en application des normes quantitatives et qualitatives sur l'aménagement pour les affectations périodiques de locaux. En ce qui a trait aux situations extraordinaires, la description du projet définit normalement les normes qui seront utilisées dans chaque cas.
2. Les normes promulguées en vertu de l'exigence précédente doivent servir dans le processus d'obtention des ressources, et on s'attend que les ministères feront mention de ces normes, s'il y a lieu, ainsi que de toute dérogation à leur égard, à l'occasion d'une demande d'approbation des budgets ou des projets, par exemple, au moyen du plan d'investissement à long terme, des plans d'activités ou de l'approbation des projets. Les niveaux de ressources octroyés seront fonction des moyens mis à notre disposition.
3. Les ministères locataires partagent, avec les ministères gardiens qui leur fournissent des locaux, la responsabilité d'élaborer et d'appliquer les normes sur les locaux qu'ils occupent. Les deux groupes doivent tenir compte des exigences opérationnelles et des objectifs de programme de l'utilisateur, ainsi que des pratiques et des normes des autres organismes publics et privés comparables sur le plan de la taille et du mandat.
4. Les exigences opérationnelles du ministère utilisateur qui ne sont pas prises en considération dans les normes sur la quantité, la qualité et l'aménagement (p. ex., le lieu) doivent être définies en ayant le souci de ne pas exclure arbitrairement les options à coût minimum du ministère ayant la garde de biens immobiliers, pour fournir les installations dont a besoin l'utilisateur pour atteindre ses objectifs de programme.
5. Les ministères gardiens et locataires doivent consigner officiellement par écrit leurs ententes relatives aux biens immobiliers et y décrire les responsabilités de chacune des parties.
6. Les ministères gardiens qui fournissent régulièrement des locaux de leurs installations à d'autres ministères locataires fédéraux doivent se doter d'un mécanisme pour régler les litiges avec les ministères utilisateurs.
7. Les ministères ayant la garde de biens immobiliers doivent tenir à jour des dossiers sur l'utilisation qu'eux-mêmes ou tout autre groupe font de leurs installations et, dans la mesure du possible, classer son utilisation par rapport à la norme appropriée. Par exemple, dans les locaux à bureaux, où les normes peuvent s'exprimer en mètres carrés (m²) par occupant, ces dossiers établiraient des comparaisons du nombre de mètres carrés réellement utilisés par chaque occupant en fonction de la norme établie. S'il faut, pour tenir ces dossiers, disposer de renseignements sur le locataire, tel que le nombre d'occupants des locaux, ces renseignements doivent être communiqués selon les besoins.
8. Les ministères gardiens doivent agir de façon à empêcher les matériaux friables contenant de l'amiante de contaminer un immeuble, si ces matériaux sont en mauvais état ou qu'on effectue des modifications importantes susceptibles d'altérer les matériaux. Dans tous les autres cas, il faut suivre une approche de gestion en place. Les ministères gardiens doivent disposer de programmes de contrôle permettant l'évaluation et la réévaluation périodiques des secteurs des immeubles où sont présents des matériaux friables contenant de l'amiante, sans que cela ne pose actuellement de risque pour la santé. Il faut éviter d'altérer les matériaux qui contiennent de l'amiante, s'ils sont en bon état.

Remarque  :

Vous trouverez à l'appendice de la présente politique la liste des lois, normes et politiques gouvernementales importantes qui pourraient avoir des répercussions sur l'utilisation des biens immobiliers.

6. Responsabilités

1. Santé Canada a la responsabilité de l'organisation, de l'administration et de la surveillance du Programme de santé des fonctionnaires fédéraux et doit surveiller l'observation des directives, des politiques et des normes de santé et de sécurité du Conseil du Trésor ainsi que promouvoir leur mise en oeuvre dans les ministères.
2. Développement des ressources humaines Canada a la responsabilité de prescrire, de surveiller et d'appliquer les règlements sur la santé et la sécurité promulgués en vertu du Code canadien du travail, et de fournir des services de sécurité-incendie.
3. Le Conseil du Trésor du Canada, qui représente l'employeur des membres de la fonction publique, a la responsabilité d'élaborer (en consultation avec le Conseil national mixte) et de promulguer des politiques et des normes sur la santé et la sécurité au travail qui englobent, au minimum, les exigences du Code canadien du travail.

7. Surveillance

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) établira le degré d'efficacité de cette politique, son application dans les ministères, et décidera si elle doit être révisée. Le Secrétariat communiquera à cette fin avec les personnes-ressources des ministères, consultera le Comité consultatif du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers et examinera les vérifications et examens réalisés par les ministères ou par le vérificateur général du Canada. Le Guide de surveillance du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers contient des renseignements pouvant aider les ministères à contrôler et à évaluer la façon dont ils mettent en oeuvre la politique.

8. Références

8.1 Autorisation

Cette politique est émise aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphes 7(1), 9(1.1) et 9(2).

8.2 Publications du Conseil du Trésor

Guide de surveillance du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers

Lexique du Conseil du Trésor sur les biens immobliers

9. Demandes de renseignements

Veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère pour toute question concernant la présente politique. Pour l'interprétation de la politique, l'administration centrale doit contacter :

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Appendice - Répertoire des autres politiques relatives aux installations

Les mesures législatives et les politiques du Conseil du Trésor qui suivent ont une incidence sur les activités immobilières fédérales liées aux exigences de cette politique :

Accès : La Politique du Conseil du Trésor sur l'accessibilité aux biens immobiliers contient les exigences de la politique et les renvois législatifs qui touchent l'accessibilité.

Code canadien du travail (Code du travail) : On peut consulter le Code canadien du travail et le Règlement canadien sur la sécurité et la santé au travail sur le site Web des lois et règlements codifiés du Canada

Conditionnement physique en milieu de travail : La politique sur les Programmes de conditionnement physique en milieu de travail se trouve sous la rubrique Ressources humaines des politiques du Conseil du Trésor.

Contaminants en suspension dans l'air : Plusieurs contaminants présents dans les matériaux de construction peuvent présenter certains risques pour la santé des occupants. Les renseignements à cet égard sont donnés dans la section intitulée « Contrôle des risques » qui se trouve dans la Directive sur les substances hasardeuses, sous la rubrique Sécurité et santé au travail (SST) des politiques du Conseil du Trésor. Les politiques relatives à la SST regroupent également les procédures qui traitent plus précisément de l'exposition professionnelle à l'amiante.

Directives et normes de sécurité et de santé au travail du Conseil du Trésor : Les directives et normes du Conseil du Trésor supplémentaires au Code du travail figurent sous la rubrique Sécurité et santé au travail des politiques du Conseil du Trésor. Celles-ci comprennent notamment la Directive sur l'utilisation et l'occupation des bâtiments et la Directive sur les espaces clos dangereux.

Environnement : La Politique du Conseil du Trésor sur l'environnement relatif aux biens immobiliers contient les exigences de la politique et certains renvois à la loi s'appliquant aux installations fédérales.

Ergonomie : Les Lignes directrices sur l'ergonomie se trouvent sous la rubrique Normes du Conseil du Trésor sur les technologies de l'information des politiques du Conseil du Trésor. Ces politiques contiennent, en outre, plusieurs autres normes qui ont une incidence sur l'aménagement des biens immobiliers, par exemple, celles sur la bureautique et le câblage des immeubles. On retrouve également un Guide sur les terminaux à écran de visualisation dans les politiques relatives à la SST.

Exigences en matière d'inspection des chaudières, des récipients soumis à une pression interne et des appareils de levage : Les deux normes sont reproduites dans le RCSST. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter la Directive sur les chaudières et sur les récipients soumis à une pression interne ainsi que la Directive sur les appareils de levage, sous la rubrique SST des politiques du Conseil du Trésor.

Garderies en milieu de travail : La politique sur les Garderies en milieu de travail se trouve sous la rubrique Ressources humaines des politiques du Conseil du Trésor.

Gestion des risques : La politique du gouvernement concernant l'évaluation des risques et la protection de la responsabilité fait partie de la rubrique Gestion des risques des politiques du Conseil du Trésor.

Installations d'alimentation et autres commodités : De façon générale, les principes qui s'appliquent aux biens immobiliers s'appliquent aussi aux installations d'alimentation et autres commodités situées dans ces biens immobiliers. Les principes de cette politique comprennent ce qui suit :

• le principe de la valeur marchande;
• le principe selon lequel l'affectation d'un bien immobilier doit se limiter à ce qui est nécessaire pour appuyer directement les programmes de l'utilisateur;
• le principe selon lequel il faut chercher des occasions d'obtenir des recettes.

Locaux à bureaux : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a publié un document intitulé Cadre de référence pour les locaux à bureaux et les services connexes.

Logement : La Directive sur les charges des logements se trouve sous la rubrique Voyages du gouvernement et charges des logements des politiques du Conseil du Trésor.

Protection contre les incendies : La Politique sur la protection contre les incendies, enquêtes et rapports est contenue sous la rubrique Biens immobiliers des politiques du Conseil du Trésor et également sous Services de prévention des incendies de la rubrique SST des politiques du Conseil du Trésor.

Sécurité matérielle : Cet aspect est traité sous la rubrique Sécurité des politiques du Conseil du Trésor. On obtiendra des directives plus précises à cet égard de la Direction des systèmes de sécurité de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Veuillez consulter également le Guide sur la préparation d'un énoncé de sécurité matérielle de la GRC.