Subject: volume 27
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Company: FIN/TBS-SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor	juillet 1999
Vérification sur les langues officielles ‑ Subventions et contributions

Vérification sur les langues officielles

Subventions et contributions

juillet 1999
Table des matières
Page
1.	Introduction	1
2. 	Objectifs de la vérification	1
3. 	Portée	2
4.	Approche	3
5.	Sommaire des résultats	3
6.	Recommandations	10

RAPPORT DE VÉRIFICATION
Subventions, contributions et langues officielles
1.	Introduction

Cette étude a été faite à l’externe

La présente vérification a été menée pour évaluer le degré de conformité de certaines institutions fédérales présélectionnées en ce qui a trait à leurs obligations, en vertu de la Loi sur les langues officielles en matière de service au public, de service au public dans les deux langues officielles, et ce, en particulier pour l’octroi de subventions et de contributions tel que requis par la politique du Conseil du Trésor sur les subventions et contributions (chapitre 1‑4). Étant donné la portée des activités et des événements d’envergure nationale et internationale ainsi que le niveau de financement qui est accordé par les institutions fédérales à des organismes bénévoles non gouvernementaux, il est important de veiller à ce que les institutions fédérales respectent l’esprit de la Loi sur les langues officielles lorsqu’elles leur redistribuent des fonds publics.
Ce rapport présente les objectifs de la vérification, la portée, la démarche adoptée et les résultats de notre étude.
2. 	Objectifs de la vérification
Les objectifs de la vérification ont été fixés en vertu de la Partie IV de la Loi sur les langues officielles et plus précisément du chapitre 1‑4 de la politique du Conseil du Trésor en matière de langues officielles :
-	Déterminer si, et dans quelle mesure, les institutions fédérales visées qui accordent des subventions (transfert de paiement sans conditions) ou des contributions (transfert de paiement avec conditions) à des organismes bénévoles non gouvernementaux pour des activités, des projets ou des programmes qui touchent les deux collectivités de langues officielles :
-	connaissent les dispositions de la politique en matière de langues officielles qui sont liées à l’attribution de telles subventions et contributions;
-	appliquent cette politique;
-	surveillent l’inclusion de clauses linguistiques dans les ententes avec les sociétés bénéficiaires; 
-	assurent un suivi sur l’application des obligations linguistiques incluses dans les ententes et la mise en œuvre des clauses linguistiques dans l’attribution de subventions et de contributions.
-	Examiner les circonstances et les motifs si la politique n’est pas appliquée comme il se doit.
3. 	Portée
Les institutions fédérales sélectionnées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont les suivantes :

Les vérificateurs tiennent à remercier les institutions de leur excellente collaboration.

Agence canadienne de développement international
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Citoyenneté et Immigration Canada
Condition féminine Canada
Développement des ressources humaines Canada
Ministère du Patrimoine canadien, y compris Sport Canada
Santé Canada
Service correctionnel du Canada.
Il avait d’abord été convenu que la vérification ne porterait que sur les subventions et les contributions qui sont octroyées aux organismes bénévoles non gouvernementaux par les administrations centrales de ces différentes institutions. Cependant, nous avons dû ensuite apporter quelques petites modifications à cette démarche initiale et tenir compte de la vocation régionale de deux organisations. Nous avons aussi convenu de ne considérer que les subventions et les contributions pour des événements ou des activités à portée nationale, internationale ou qui s’adressaient au moins aux deux communautés linguistiques. Aux fins de la présente étude, la portée nationale d’un événement a été définie comme étant un événement ou une activité auquel prennent part plusieurs provinces dont, dans la mesure du possible, une des provinces suivantes : le Québec, le Nouveau‑Brunswick et l’Ontario.
Nous devions examiner les octrois selon une répartition prédéterminée à savoir, 90 % de contributions et 10 % de subventions. Toutefois, il n’a pas toujours été possible de maintenir cette répartition car, entre autres, l’une des institutions de notre échantillon n’a pratiquement versé que des subventions.
Les subventions et les contributions qui étaient inférieures à 10 000 $ n’ont pas été considérées lors de la présente vérification.
En ce qui a trait au ministère du Patrimoine canadien, la vérification n’a pas porté sur les subventions et les contributions qui ont été octroyées dans le cadre de la mise en œuvre de l’article 43 de la Loi sur les langues officielles.
4.	Approche
Les étapes suivantes ont été suivies lors de la présente vérification :
-	examen de la législation et des politiques applicables au SCT et aux neuf organismes sélectionnés;
-	élaboration de questionnaires pour la collecte d’informations et de données;
-	examen des ententes en matière de contributions et de subventions dans les institutions fédérales;
-	entrevues en personne ou au téléphone avec les responsables des langues officielles et les agents chargés de préparer et d’approuver les documents liés aux subventions et aux contributions;
-	entrevues au téléphone avec les bénéficiaires de subventions et de contributions;
-	formulation, au besoin, de recommandations pour chaque ministère;
-	analyse des résultats et rédaction du rapport;
-	intégration des commentaires des institutions fédérales après la transmission de l’ébauche de leur fiche.
5.	Sommaire des résultats
Politiques ministérielles
Langues officielles
Notre vérification nous a permis de constater que la moitié des institutions visées n’avaient pas de politique ministérielle en matière de langues officielles; il s’agit de l’Agence canadienne de développement international, de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique, du Développement des ressources humaines Canada et de Santé Canada. Ces institutions utilisent la politique du Conseil du Trésor à laquelle les réseaux informatiques leur permettent facilement d’avoir accès.
Condition féminine Canada et le Service correctionnel du Canada ont une politique ministérielle en matière de langues officielles mais elle ne comporte pas de dispositions liées aux subventions et aux contributions. Ces deux organismes utilisent eux aussi la politique du Conseil du Trésor. 
Sport Canada fait partie du ministère du Patrimoine canadien qui est doté d’une politique en matière de langues officielles. Cette politique ne contient cependant qu’un paragraphe d’intention selon lequel le ministère doit veiller à ce que les bénéficiaires de fonds publics assurent la prestation de services dans les deux langues officielles. Il est également à noter qu’à Sport Canada toutes les dispositions de la politique du Conseil du Trésor en matière de langues officielles (chapitre 1‑4) sont bien connues et qu’elles sont publiées dans une brochure qui est destinée aux sociétés bénéficiaires. De plus, Sport Canada utilise le chapitre 1‑3 qui porte sur les événements d’envergure nationale et internationale à l’intention du grand public. Enfin, Sport Canada a une politique interne intitulée, Politique fédérale concernant l’accueil de manifestations sportives internationales.
Citoyenneté et Immigration Canada n’a pas de politique ministérielle interne en matière de langues officielles et utilise la politique du Conseil du Trésor sauf en ce qui a trait aux subventions et aux contributions. Le Ministère a élaboré sa propre politique, Politique concernant les services fournis par les tiers, les subventions et les contributions. Cette politique reprend toutes les obligations qui sont décrites dans la politique du Conseil du Trésor et elle est même plus précise à certains égards car elle prévoit diverses particularités associées à différents types d’ententes. La politique prévoit même que les gestionnaires doivent veiller à ce que les paiements de subventions ou de contributions soient conditionnels au respect de la clause sur les langues officielles. La mise en place de cette politique n’est pas complètement en place mais il s’agit néanmoins d’un pas dans la bonne direction.
Subventions et contributions
Les institutions fédérales n’ont pas de politique ministérielle interne en matière de subventions et de contributions. Ils ont recours à la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert que l’on retrouve dans le Guide de l’administration financière. Cette politique comporte une section sur les langues officielles (clause 12) qui stipule que ce qui suit :
a) « La politique du Conseil du Trésor (circulaire C.T. 1977‑46) précise que lorsqu’ils donnent une contribution ou une subvention à un organisme non gouvernemental dont les activités impliquent le service au public, les ministères et organismes doivent voir à l’application des dispositions portant sur le service au public. 
b) De plus la circulaire C.T. 1980‑49 comporte une section traitant de l’aide financière accordée aux organismes bénévoles qui enjoint les institutions fédérales à tenir compte des questions relatives aux langues officielles dans la mesure où cela est possible ». (notre soulignement)
Cette politique fait donc référence à des circulaires qui sont désuètes et qui ne sont pas conformes au chapitre 1‑4 de la politique sur les langues officielles. Ainsi, des gestionnaires qui ne connaîtraient pas ce chapitre 1‑4 et qui consulteraient uniquement la politique sur les paiements de transfert pour préparer leurs ententes en matière de contributions ne disposeraient pas des éléments appropriés pour prendre des décisions éclairées en matière de langues officielles.
Partage des rôles et responsabilités
Responsables ministériels des langues officielles
Les représentants des langues officielles des institutions fédérales que nous avons rencontrés considèrent généralement que ce sont les agents responsables de l’attribution des subventions et contributions qui doivent veiller à la mise en œuvre du chapitre 1‑4 de la politique du Conseil du Trésor. D’ailleurs, quand ils examinent la teneur de leur mandat, ils ne reconnaissent pas avoir de responsabilités précises à l’égard de ce chapitre de la politique. En outre, on constate que les divisions des langues officielles n’ont pas élaboré de mesures de suivi pour la mise en œuvre de la politique. Les gestionnaires et les organismes bénéficiaires ne les consultent pratiquement pas pour déterminer les répercussions du chapitre 1‑4 de la politique ou obtenir des avis d’interprétation à ce sujet. 
En ce qui a trait à l’élaboration des clauses uniformisées que l’on trouve dans les ententes en matière de contributions de certaines institutions fédérales, il semble que ce sont les conseillers juridiques qui ont contribué davantage à la rédaction de celles‑ci. Plusieurs représentants des langues officielles n’étaient pas en mesure de dire si les ententes en matière de contributions de leurs institutions comportaient une clause linguistique. À l’exception de Sport Canada où la Division des langues officielles a participé activement à l’organisation de séances d’information pour les organismes bénéficiaires et de Citoyenneté et Immigration où la Division des langues officielles a pris part à l’élaboration d’une politique ministérielle reliée aux subventions et de contributions en matière de langues officielles, on peut dire que les divisions des langues officielles ont joué un rôle plutôt mitigé dans la mise en œuvre du chapitre 1‑4 de la politique dans les autres organismes.
Agents de programmes
Les agents de programmes de contributions et de subventions doivent mettre en œuvre la politique du Conseil du Trésor sur les subventions et les contributions. Dans les secteurs opérationnels, les agents de programmes sont responsables de faire connaître aux sociétés bénéficiaires les objectifs de leurs programmes, les critères d’admissibilité au financement de l’État, les critères d’évaluation des demandes, etc. Ils doivent aussi analyser les propositions, recommander l’octroi ou le refus du financement demandé et préparer les protocoles d’entente.
La question des langues officielles est tributaire du niveau de connaissance qu’en ont les agents de programmes. Dans la plupart des cas, ils sont conscients de la Loi sur les langues officielles mais ils ne sont pas nécessairement au fait de l’existence d’une politique en cette matière. Il s’ensuit souvent que lorsque l’on se préoccupe de langues officielles, on se limite à la traduction de certains documents ou à l’interprétation simultanée. Rares sont les situations où on a vu des agents de programmes se soucier de la participation des deux groupes linguistiques. À Sport Canada, le secteur opérationnel a adopté une approche systématique pour intégrer, grâce à un contrat de responsabilités négocié avec les sociétés bénéficiaires conjointement avec les ententes financières, les éléments de bilinguisme lors de d’événements de portée nationale ou internationale. De plus, l’organisme a aussi prévu des mécanismes de suivi pour la mise en œuvre de ces contrats de responsabilités.
Agents financiers
Les Services financiers des organismes sont souvent chargés d’établir les dossiers et de s’assurer que les paiements effectués correspondent aux engagements du ministère tels que décrits dans les protocoles d’ententes. Ce sont les agents de programmes qui les informent du respect des clauses de l’entente et du moment opportun pour verser les contributions.
Processus ministériel
Les institutions fédérales, qui versent des contributions ou des subventions, possèdent différents outils pour informer les organismes bénévoles de l’existence de leurs programmes. Ils publient des lignes directrices à l’intention des organismes qui sont à la recherche de financement, des guides à l’intention des requérants, des modalités d’applications à des contributions, des appels de propositions, etc. Chaque ministère a donc son propre mode d’emploi. Ce dernier utilise des formulations différentes mais requiert sensiblement le même type de renseignements de la part des organismes participants : l’objectif du programme auquel il s’adresse, les champs d’application, les catégories de bénéficiaires, la documentation d’accompagnement de la demande (la description, la pertinence et l’importance du projet, le plan des activités, les résultats escomptés, etc), les modalités de paiement, la durée du mandat, etc.
Les propositions qui sont soumises dans le cadre des programmes de contributions sont ensuite analysées par les agents de programmes. Certaines institutions fédérales utilisent des grilles d’analyse mais ces dernières ne comportent pas d’éléments liés au chapitre 1‑4 de la politique, et ce, même si des éléments linguistiques figurent dans l’appel de propositions. Lorsque l’analyse est achevée, l’agent recommande l’acceptation ou le refus de la proposition. Lorsque la proposition est acceptée, le requérant reçoit une lettre, généralement signée par le Ministre, lui annonçant la nouvelle et le fait qu’un agent de programmes communiquera avec lui pour préparer le contenu d’une entente.
Certains agents de programmes entrent en contact avec les représentants des sociétés requérantes et, suite à des discussions portant sur les langues officielles, les réfèrent au programme de Promotion des langues officielles de Patrimoine Canada en ce qui a trait à la traduction et l’interprétation simultanée. Les processus ministériels de certaines institutions fédérales qui font référence aux langues officielles ne s’appuient pas sur tous les éléments que l’on retrouve dans le chapitre 1‑4 et ont plutôt tendance à être rédigés en termes très généraux. Ainsi par exemple, on exige d’une société qui organise une conférence internationale qu’elle respecte le caractère bilingue du Canada ou bien on exige d’un requérant qu’il respecte l’esprit et la lettre de la Loi sur les langues officielles. Dans ce dernier cas, cet énoncé nous laisse perplexe étant donné que la Loi sur les langues officielles comprend plusieurs sections dont une sur la langue de travail et une autre sur la participation équitable. Il va de soi qu’on ne peut pas exiger des sociétés requérantes qu’elles appliquent ces sections de la loi mais bien qu’elles s’en tiennent à la partie IV de la loi concernant le service au public. 
On retrouve parfois certaines exigences un peu plus spécifiques. Pour un type de contributions, un ministère exige que l’organisme participant soit un organisme d’envergure nationale et qu’il soit capable de dispenser une partie ses services dans les deux langues officielles. Par ailleurs, Sport Canada est la seule institution qui informe systématiquement les sociétés requérantes de leurs obligations en matière de langues officielles. En effet, on retrouve à la partie 8 des lignes directrices une section complète relative aux langues officielles. Tous les éléments du chapitre 1‑4 de la politique y sont repris de sorte que la société requérante est au fait de ses obligations avant même de remplir sa demande de financement.
Examen des ententes
Contributions
Nous avons examiné un total de 152 dossiers qui sont répartis comme suit : 18 subventions et 134 contributions. Nous avons éliminé 29 de ces contributions car elles se situaient en dehors des paramètres définis dans la portée (par exemples, des contributions inférieures à 10 000 $; des contributions versées à des organismes à but lucratif; des contributions versées pour des activités qui s’adressaient à un seul groupe linguistique, etc.). Nous avons donc retenu 105 ententes de contributions aux fins d’analyse. Nos principales constatations en matière de langues officielles sont les suivantes :
-	environ 25 % des ententes en matière de contributions contiennent une clause linguistique qui énonce clairement tous les éléments du chapitre 1‑4 de la politique lorsqu’il s’agit d’événements d’envergure nationale ou internationale;
-	environ 15 % des ententes en matière de contributions contiennent une clause selon laquelle le bénéficiaire doit tenir compte de la Loi sur les langues officielles ou de la langue de choix du client lors de la prestation des services. De plus, ces ententes comprennent généralement une autre clause parmi les trois clauses mentionnées ci‑après;
-	un peu plus de 10 % des ententes en matière de contributions comportent l’une ou l’autre des trois clauses suivantes : une clause relative à la traduction du sommaire du rapport de la société bénéficiaire; une clause relative à la pertinence de traduire le rapport intégral de la société bénéficiaire; une clause figurant à la section des droits d’auteur et autorisant le ministère à traduire, à ses frais, le produit de l’activité financée;
-	enfin, environ 5 % des ententes en matière de contributions ne comportent qu’une clause de nature linguistique dans la section de la reconnaissance. Cette clause incite la société bénéficiaire à faire connaître, dans les deux langues officielles, la participation du ministère concerné au financement de l’activité; 
-	environ 40 % des ententes en matière de contributions ne comportent aucune clause linguistique.
La clause susmentionnée sur les droits d’auteur, qui est utilisée par trois institutions fédérales (neuf ententes), ne crée pas d’obligations monétaires à la société bénéficiaire qui n’est pas obligée de traduire son produit. Cette clause permet néanmoins à l’institution fédérale de se doter d’une porte de sortie au cas où elle devrait utiliser le produit fini à ses propres fins. L’institution fédérale pourrait ainsi respecter ses obligations en matière de service au public et ce, tout en respectant le droit à la propriété intellectuelle de la société bénéficiaire. À notre avis, cette solution constitue un pis‑aller car elle a pour avantage d’être économique puisque l’on ne fait pas de traduction systématique mais elle a comme désavantage de déroger à l’esprit du chapitre 1‑4 de la politique qui exige tout produit ayant une portée nationale ou internationale et financé par l’État soit immédiatement disponible dans les deux langues officielles.
Toutes les ententes en matière de contributions comportent une section voulant que l’institution fédérale se réserve le droit de faire une vérification. Il s’agit d’une vérification qui est principalement financière. Seul Sport Canada procède à une vérification du contrat de responsabilités en matière de langues officielles.
Nous aimerions souligner qu’une institution fédérale a pris une initiative en ce qui a trait au site Web alors que le chapitre 1‑4 de la politique ne mentionne pas ce sujet. Compte tenu que les sociétés bénéficiaires utilisent de plus en plus les communications électroniques pour faire connaître les résultats de leurs recherches ou la teneur de leurs activités financées par l’État, demande, cette institution fédérale a demandé aux autres sociétés d’avoir des sites Web bilingues. Cette pratique est exemplaire et est tout à fait conforme à l’esprit de la Loi sur les langues officielles. L’étude des dossiers nous a révélé que plusieurs sociétés bénéficiaires précisent, lors de la présentation de leur demande de contributions, que le produit ou le processus de consultation ou d’information se fera grâce à l’informatique. Certaines sociétés bénéficiaires se glorifient, à juste titre, que leur site soit bilingue. En ce sens, les sociétés elles‑mêmes dépassent les exigences du chapitre 1‑4 de la politique. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait se pencher sur cette question afin de donner des directives claires à ce sujet. En effet, la politique du Conseil du Trésor sur les réseaux informatisés qui est basée sur l’obligation d’avoir des bureaux bilingues ne saurait s’appliquer dans le cas des subventions et des contributions. Les sociétés bénéficiaires ne peuvent pas être considérées comme des bureaux.
Subventions
Nous avons examiné 18 dossiers de subventions. Dans les cas des subventions, il n’y a pas d’ententes comme dans le cas des contributions et il n’y a pas non plus de grilles d’analyse où seraient mentionnées des données sur les langues officielles. Nous avons examiné les pièces versées aux dossiers afin de vérifier si les bénéficiaires de subventions respectaient le chapitre 1‑4 de la politique en matière de services au public, et ce, lors de la tenue d’activités ou d’événements à portée nationale ou internationale.
La moitié des organismes bénéficiaires, qui ont présenté une demande de subventions, ont des dossiers indiquant que la structure de ces sociétés bénéficiaires est bilingue : la documentation d’accompagnement de la demande est bilingue et le budget comporte un poste budgétaire de traduction ou d’interprétation simultanée. Il y a par ailleurs sept autres cas où l’organisme bénéficiaire avait aussi prévu des dépenses budgétaires de traduction ou d’interprétation simultanée. Les deux autres dossiers de subventions ne comportaient aucune pièce pouvant laisser croire que l’activité ou l’événement s’étaient déroulés dans les deux langues officielles.
Les entrevues avec les agents responsables
Nous avons discuté avec une vingtaine d’agents ou de gestionnaires de programmes de subventions ou de contributions. Nous voulions savoir s’ils appliquaient une politique ministérielle en matière de subventions ou contributions ou s’ils connaissaient la politique du Conseil du Trésor en cette matière, plus particulièrement la section sur les langues officielles. En général, ils sont sensibilisés à certains aspects des obligations linguistiques comme la traduction de documents, l’interprétation simultanée et la promotion des communautés de langues officielles minoritaires. 
Environ le tiers des agents connaissent bien toutes les obligations linguistiques que les sociétés bénéficiaires devraient mettre en place quand elles reçoivent des fonds publics pour la tenue d’activités ou d’événements d’envergure nationale. Le chapitre 1‑4 de la politique est plutôt méconnu, ce qui ne signifie pas pour autant que les agents n’abordent pas les langues officielles lors de leurs communications avec les sociétés bénéficiaires. Ils en parlent mais cela se limite souvent à la connaissance limitée qu’ils en ont. Il en va de même pour les mesures de suivi. 
Plusieurs agents nous ont indiqué que les budgets alloués à la traduction et à l’interprétation étaient souvent insuffisants. Ils mettent alors les sociétés en contact avec les porte‑paroles du Programme de promotion des langues officielles du ministère du Patrimoine canadien mais ces derniers ne sont pas toujours en mesure de répondre à toutes les demandes. Et les sociétés doivent donc assumer les coûts de traduction.
Certains agents ont paru réfractaires à l’idée d’inscrire des obligations spécifiques dans les protocoles d’entente car ils préfèrent une démarche informelle lors des discussions avec les organismes bénévoles. En général, ils s’en tiennent à la formulation standardisée des ententes et considèrent que celles‑ci relèvent davantage des Services juridiques. Nous n’avons pas trouvé d’entente dans laquelle les agents auraient pu écrire, dans la section portant sur des dispositions spéciales ou des particularités, des commentaires sur les langues officielles ou les obligations linguistiques.
Les entrevues avec les organismes bénéficiaires
Nous sommes entrés en rapport avec dix‑huit organismes bénévoles dont dix ont leur siège social dans la région de la capitale nationale. Les autres organismes ont leur siège social à Halifax, à Montréal et à Toronto. Avant de communiquer avec les responsables de ces organismes, nous avions demandé aux agents de programmes de les prévenir de notre appel pour établir les premiers contacts, les informer qu’il y avait une vérification en cours et pour qu’ils ne soient pas surpris de nous trouver au bout du fil. Nous avions comme objectif de savoir si les sociétés connaissaient leurs obligations en matière de langues officielles, dans quelle mesure elles en avaient été informées par leurs agents de programmes et si elles étaient en mesure d’offrir le service dans les deux langues officielles.
La plupart des organismes consultés n’en étaient pas à leurs premières demandes de financement auprès d’une institution fédérale et certains avaient déjà eu, dans le passé, des expériences avec d’autres institutions fédérales. Environ 70 % de ces organismes avaient une certaine connaissance de leurs obligations linguistiques, surtout en ce qui concerne la traduction de documents ou l’interprétation simultanée lors de conférences ou d’ateliers. La plupart du temps, ces organismes avaient acquis des connaissances en la matière à la suite d’expériences antérieures qui n’étaient pas nécessairement liées à l’information reçue de leurs agents de programmes. Ce dernier point est assez difficile à mesurer car les sociétés ne veulent certainement pas dénigrer leurs bailleurs de fonds. 
Les sociétés font un effort lorsqu’un unilingue francophone ou anglophone insiste mais en général on est loin de l’offre active et même du respect de la langue de choix de l’interlocuteur. Il faut dire cependant qu’un peu plus de la moitié des sociétés consultées ont une structure qui leur permet d’offrir les services dans les deux langues officielles, et ce, indépendamment de l’existence ou non d’une clause sur les langues officielles dans le protocole d’entente. Dans un certain sens, quelques organismes dépassent les engagements qu’ils ont pris. 
Quelques organismes se disent entièrement bilingues tant au niveau de leurs statuts et règlements que de leur charte; ils considèrent, entre autres, que leur documentation est bilingue, que leurs procès‑verbaux, leur réception et leur site Web sont bilingues, et que leur assemblée générale annuelle se déroule dans les deux langues officielles, etc.
En revanche, 30 % des sociétés bénéficiaires ne connaissent pas leurs obligations linguistiques et estiment ne pas en avoir entendu parler lors de leurs discussions avec les agents de programmes ni lors de la signature des ententes en matière de contributions.
6.	Recommandations
À l’intention des institutions fédérales
Vous trouverez ci‑dessous un sommaire des principales recommandations formulées à l’intention des institutions qui ont participé à la présente vérification.
Il est recommandé :
que la responsabilité relative à l’application et au suivi du chapitre 1‑4 de la politique du Conseil du Trésor soit clairement assignée au sein des institutions fédérales;
que les responsables ministériels des langues officielles prennent les moyens requis pour informer les différents secteurs de l’organisation des obligations linguistiques dévolues à un organisme subventionné pour assurer un service bilingue lors d’événements ou activités d’envergure nationale ou internationale;
que les organismes bénévoles soient clairement informés de la teneur de la politique en matière de langues officielles afin qu’ils en tiennent compte lors de la présentation de leur proposition de projet;
que les lignes directrices pour l’octroi de financement publiées à l’intention des sociétés incluent une section décrivant les éléments d’un service bilingue tel que requis par la politique sur les langues officielles du Conseil du Trésor (chapitre 1‑4);
que les modalités de contributions du ministère comportent une section reliée à l’examen de la clientèle linguistique visée par un projet ou une activité. Quand la portée de l’événement ou de l’activité est d’envergure nationale ou internationale, des conditions liées à l’application de la politique devraient être intégrées à la lettre d’entente avec l’organisme;
qu’une section de la grille d’analyse modèle utilisée par les agents de programmes porte sur l’examen de la clientèle linguistique visée par le projet. Quand la portée de l’événement ou de l’activité est d’envergure nationale ou internationale, des conditions liées à l’application de la politique devraient être intégrées à la lettre d’entente avec l’organisme;
qu’un élément portant sur la mise en œuvre de la politique soit intégré à la liste des points à vérifier lors du contrôle de la qualité des lettres d’entente;
que des mécanismes de suivi soient élaborés et mis en place pour assurer de façon systématique que les organismes s’acquittent de leurs responsabilités en matière de mise en œuvre de la politique.
À l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Il est recommandé que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :
transmette une note explicative aux responsables ministériels des langues officielles précisant la portée du chapitre 1‑4 de la politique afin que celui‑ci soit bien compris;
émette un rappel auprès des responsables ministériels des langues officielles pour que ceux‑ci fassent connaître et expliquent clairement, aux dirigeants des secteurs responsables de l’octroi de subventions et de contributions, la teneur du chapitre 1‑4 de la Politique sur les Langues officielles; 
entreprenne des démarches auprès des autorités compétentes afin que la communauté juridique, qui travaille au sein des institutions fédérales et qui est responsable de rédiger les clauses standards des ententes en matière de contributions, soit sensibilisée à l’importance d’inclure non seulement une clause générale faisant référence à l’ensemble de la Loi sur les Langues officielles mais aussi des clauses précises pour que les parties connaissent clairement leurs obligations;
prenne les mesures requises pour que la Politique sur le transfert de paiements reflète correctement les exigences du chapitre 1‑4 de la Politique sur les langues officielles;
étudie la pertinence d’amender le chapitre 1‑4 de la Politique sur les langues officielles afin d’y inclure une section sur les sites Web;
prête une attention particulière, lors de l’analyse des rapports annuels de gestion, à la question de la mise en œuvre du chapitre 1‑4 de la Politique sur les langues officielles;
assure un suivi aux recommandations précises qui sont transmises à chacune des institutions fédérales visées.