ARCHIVÉ - Évaluation du Régime des primes d'encouragement du Secrétariat du Conseil du Trésor - numéro 17

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�valuation du R�gime des primes d'encouragement du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor

juillet 1997

Table des mati�res

R�sum�

R�ponse de la direction

1. Introduction

1.1 Contexte

1.2 Port�e de l'�valuation

1.3 D�finition des termes

1.4 Structure du rapport

2. M�thodologie

2.1 Aper�u g�n�ral

2.2 Volets de l'enqu�te

3. Pertinence actuelle de la politique et du R�gime des primes d'encouragement

3.1 Contexte historique et contexte actuel

3.2 Besoin continu de reconnaissance

3.3 Importance du RPE

3.4 Viabilit� du RPE

3.5 R�sum� des r�sultats ayant trait � la pertinence actuelle du RPE

4. Atteinte des objectifs

4.1 Gestion des programmes de reconnaissance et d'encouragement

4.2 R�percussions et r�sultats de la reconnaissance et des primes

4.3 R�sum� des constatations de l'�tude par rapport � la question de

5. Am�lioration du RPE et r�le futur du Conseil du Tr�sor

5.1 Suggestions d'am�liorations au RPE

5.2 R�le futur du Conseil du Tr�sor relativement au RPE

Num�ro 17 - �valuation du R�gime des primes d'encouragement du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor

Cette s�rie d'�valuations, de guides de v�rifications, d'examens et d'�tudes a �t� con�ue dans le but d'am�liorer les politiques et les programmes du Conseil du Tr�sor.

Titres d�j� parus dans cette s�rie :

1. Examen des budgets de fonctionnement - structure de d�l�gation

2. Examen de la mise en oeuvre des plans d'activit�s au sein du gouvernement du Canada

3. Examen du processus d'approbation du recouvrement des co�ts et des frais d'utilisation

4. �valuation de la Politique sur la prestation de services aux employ�s handicap�s

5. V�rification sur le service au public dans les langues officielles - Phase I - R�gions de Toronto et de Halifax

6. V�rification sur le recours � la traduction

7. Examen des frais d'administration reli�s aux lois sur l'AIPRP

8. �valuation de la politique pilote de t�l�travail - Points saillants

9. �valuation de la politique pilote de t�l�travail - Constatations

10. V�rification de la conformit� aux Normes du Conseil du Tr�sor sur la technologie de l'information

11. Cadre d'�valuation pour les programmes de d�part anticip�

12. Examen de validation - Guide de v�rification et cadre de suivi minist�riel

13. M�thodes de calcul des co�ts de la politique sur la s�curit� du gouvernement f�d�ral

14. La r�forme de la r�glementation par l'entremise de l'�tude d'impact de la r�glementation :
L'exp�rience canadienne

15. Enqu�te sur l'usage des langues officielles en milieu de travail dans les institutions f�d�rales
au Nouveau-Brunswick - 1996

16. Cadre de rendement pour l'�valuation de la r�forme de la r�glementation

R�sum�

L'�valuation du R�gime des primes d'encouragement (RPE) du Conseil du Tr�sor a �t� r�alis�e en vue de recueillir l'information n�cessaire � la mise � jour de la politique qui sous-tend actuellement ce programme. L'enqu�te comportait quatre volets: des entrevues pr�liminaires avec des intervenants cl�s, des groupes de discussion, des entrevues t�l�phoniques et une analyse de la documentation. Les principales constatations et les am�liorations sugg�r�es sont les suivantes :

Constatations

Tous les minist�res inclus dans l'�tude participent au RPE.

Beaucoup d'employ�s ne font pas le lien entre les mesures de reconnaissance et les primes en usage dans leur organisation et le R�gime des primes d'encouragement (RPE) du Conseil du Tr�sor. La plupart d'entre eux croient que les programmes minist�riels de reconnaissance ont �t� cr��s par le minist�re o� ils travaillent. Certains minist�res adaptent ces primes � leur propre situation et � leurs besoins particuliers. Cependant, la plupart des employ�s associent au Conseil du Tr�sor les programmes de primes d�cern�es par l'�tat.

La majorit� des r�pondants croient que le RPE est encore pertinent � l'�poque actuelle.

Les r�pondants d�sirent que tous les principaux programmes de primes, qu'il s'agisse des programmes minist�riels ou des programmes de primes d�cern�es par l'�tat, soient maintenus et am�lior�s.

La fa�on de r�compenser les employ�s varie grandement selon les minist�res, et dans certains cas, au sein d'un m�me minist�re.

L'adoption de mesures de reconnaissance et leur usage en tant qu'instrument efficace de gestion d�pendent en grande partie de l'appui proactif des gestionnaires sup�rieurs et des gestionnaires de tous les autres niveaux de gestion.

Le programme des primes � l'initiative est utilis� par les grands minist�res qui peuvent d�montrer que le programme leur fait �conomiser de l'argent. Cependant, ces minist�res consid�rent que le programme est une mani�re inefficace d'�conomiser.

Les minist�res critiquent le programme des primes � l'initiative parce que le processus de v�rification des suggestions prend trop de temps.

Quelques-uns des plus petits minist�res ont d� suspendre ou limiter l'emploi du programme des primes � l'initiative � cause de compressions budg�taires ou parce que les crit�res du programme �tait trop exigeants.

La plupart des minist�res ne pourront pas, � long terme, maintenir le programme des primes � l'initiative, � moins que des mesures ne soient prises pour en corriger les imperfections.

Le programme des primes sp�ciales est peu dispendieux, facile � administrer et peut �tre adapt� pour reconna�tre un tr�s large �ventail de contributions.

La partie p�cuniaire du programme des primes sp�ciales limite l'usage du programme dans le cas de primes pour r�alisations collectives.

Les ressources allou�es aux programmes de reconnaissance ont �t� r�duites dans tous les minist�res �tudi�s. Les coordonnateurs de programmes de reconnaissance n'ont pas le temps de se rencontrer pour �changer de l'information et des exp�riences qui pourraient leur faire �pargner du temps et des efforts dans l'administration de ces programmes.

Les primes non p�cuniaires, en particulier les primes sp�ciales, sont maintenant employ�es plus fr�quemment et les gestionnaires des programmes de primes adoptent de nouvelles mesures pour en r�duire les t�ches administratives.

Am�liorations sugg�r�es

Les r�pondants partagent l'opinion que le RPE et la politique qui le sous-tend doivent �tre mis � jour et adapt�s aux r�alit�s budg�taires actuelles et � la pr�f�rence pr�sentement accord�e par les employ�s � des mesures de reconnaissance plus fr�quentes et individualis�es.

L'administration des vastes programmes de primes p�cuniaires dont la responsabilit� est d�l�gu�e aux minist�res doit �tre rationalis�e et simplifi�e.

Les gestionnaires et les Comit�s des primes d'encouragement pourraient fournir davantage de conseils en ce qui a trait au programme des primes � l'initiative. Ils pourraient aider � d�terminer quelles op�rations du minist�re devraient �tre am�lior�es en priorit� au cours d'une ann�e donn�e.

La composante p�cuniaire du programme des primes sp�ciales pourrait �tre augment�e afin de permettre l'usage accru de ce programme pour reconna�tre les r�alisations d'�quipe.

Une publicit� plus efficace et une attention plus importante devraient �tre accord�es aux primes d�cern�es par l'�tat.

Le Conseil du Tr�sor pourrait exercer un r�le de chef de file en appuyant et en encourageant le d�veloppement accru de mesures de reconnaissance plus marqu�es et plus efficaces au sein des minist�res et organismes gouvernementaux.

Le Conseil du Tr�sor devrait examiner la possibilit� de remplacer la politique qui sous-tend le RPE par une nouvelle politique qui �tablirait un lien clair entre les mesures de reconnaissance et les pratiques de gestion efficaces. Cette politique devrait aussi procurer une plus grande souplesse aux minist�res quant � l'emploi de mod�les de reconnaissance formels et informels.

R�ponse de la direction

Le pr�sent plan d'action tient compte des conclusions et recommandations �nonc�es dans le rapport d'�valuation intitul� �valuation du R�gime des primes d'encouragement du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor . Cependant, les mesures recommand�es ci-dessous sont �galement fond�es sur les exp�riences acquises par le SCT et les agents des minist�res dans le domaine de l'administration du R�gime des primes d'encouragement actuel.

Voici les activit�s qu'il est projet� de lancer :

Remanier le R�gime des primes d'encouragement (RPE). Ce remaniement tiendra compte des nombreuses conclusions de l'�valuation et de l'exp�rience acquise par le SCT et les agents des minist�res. Il garantira que le RPE sera mieux adapt� aux besoins des minist�res. En particulier, on verra � prendre les mesures suivantes :

examiner l'utilisation que l'on fait du Programme de primes instantan�es comme moyen de favoriser l'esprit d'�quipe, ce qui comprend l'examen du volet mon�taire du RPE, en tant qu'instrument de soutien de l'esprit d'�quipe;
examiner le processus actuel du Programme de primes � l'initiative. �tant donn� que l'on estime que le programme actuel est co�teux et inefficace, nous cherchons des moyens de le rendre mieux adapt� aux besoins des minist�res.
Examiner/r�gler la question de l'administration du Programme des primes d�cern�es par l'�tat. Cette mesure garantira que les programmes de primes d�cern�es par l'�tat, c'est-�-dire le prix pour service insigne, le certificat de retraite d'agent sup�rieur et le prix d'excellence continuent de donner l'occasion de souligner un service exceptionnel dans la fonction publique f�d�rale.

Donner l'exemple en favorisant et en encourageant la poursuite de la culture d'une tradition de reconnaissance forte et efficace. � cette fin, on remaniera le RPE dans une perspective dynamisante qui encourage les minist�res � assumer la responsabilit� de leurs propres programmes de primes d'encouragement. En outre, les minist�res seront encourag�s � faire part de leurs exp�riences et de leurs innovations dans le domaine des primes d'encouragement. La nouvelle politique fera ressortir que la culture d'une habitude forte et efficace de reconnaissance est partie int�grante d'une saine pratique de gestion.

Ces activit�s devraient �tre achev�es d'ici la fin de novembre 1997. �tant donn� que le centre n'interviendra que de fa�on n�gligeable, la collaboration et la participation des minist�res seront indispensables.

1. Introduction

1.1 Contexte

La politique du Conseil du Tr�sor en mati�re de reconnaissance des employ�s demeure en vigueur depuis sa cr�ation en 1987. Elle stipule que :

�Le gouvernement a pour politique, dans le domaine de la gestion du personnel, de manifester sa reconnaissance aux personnes � l'emploi de la fonction publique pour l'ex�cution exceptionnelle de leurs fonctions, pour d'autres r�alisations m�ritoires en rapport avec leurs fonctions, pour les propositions pratiques d'am�liorations et pour de longs �tats de service.�

Le R�gime des primes d'encouragement (RPE), mis en place lors de l'entr�e en vigueur de la politique, a �t� consid�r� comme le principal instrument par lequel le gouvernement peut manifester sa reconnaissance � ses employ�s. Le R�gime comprend les programmes suivants :

Primes � l'initiative;
Primes au m�rite;
Primes de long service;
Prix pour services insignes;
Primes d'excellence; et
Certificat de retraite remis aux agents sup�rieurs.

La politique de reconnaissance aux employ�s fait partie du Manuel de la politique administrative du Conseil du Tr�sor et elle est accompagn�e d'une description d�taill�e de l'objet de chacune des primes d'encouragement, des conditions d'admissibilit� et des modalit�s de fonctionnement. Les minist�res participants doivent faire rapport annuellement sur la mise en oeuvre de leurs r�gimes de primes d'encouragement au Conseil du Tr�sor. Ce dernier pr�pare un compte rendu global � l'intention des ministres du Conseil du Tr�sor.

Le R�gime des primes d'encouragement a �t� r�vis� et assoupli en 1990 afin de permettre aux sous-ministres de d�l�guer plus facilement leurs pouvoirs aux gestionnaires minist�riels en ce qui concerne l'attribution des primes. La r�vision de la politique a aussi permis d'augmenter les primes maximales des programmes de primes � l'initiative et de primes au m�rite. Elle a permis �galement d'augmenter le montant des d�penses pouvant �tre r�clam�es par les r�cipiendaires des prix pour services insignes et leurs conjoints pour assister aux c�r�monies de remise de primes.

Le R�gime des primes d'encouragement tel que r�vis� en 1990 comprend �galement un programme de primes sp�ciales qui permet aux minist�res de cr�er un mode de reconnaissance non p�cuniaire qui convienne � leurs besoins particuliers.

Depuis, la plupart des minist�res et organismes f�d�raux ont �tabli leurs propres programmes d'encouragement et de reconnaissance. L'ampleur et la diversit� de ces programmes dans la fonction publique sont impressionnantes. Certains programmes sont effectivement des r�pliques exactes du RPE initial. D'autres programmes minist�riels contiennent des �l�ments du programme initial de primes d'encouragement auxquels on a ajout� des mesures plus vastes et spontan�es, mieux adapt�es aux besoins du minist�re. Enfin, d'autres minist�res ont compl�tement d�laiss� le RPE tel que pr�conis� par le Conseil du Tr�sor et ont cr�� des r�gimes tr�s innovateurs de primes d'encouragement et de reconnaissance.

Au cours de cette p�riode, les programmes et les mesures d'encouragement et de reconnaissance ont subi plusieurs changements, parmi lesquels on remarque la diminution des primes en esp�ces et l'augmentation proportionnelle des primes non p�cuniaires; une pr�f�rence de plus en plus marqu�e pour les r�compenses sp�ciales et informelles attribu�es par les pairs; et l'adoption de pratiques de gestion et de r�gimes d'imputabilit� souples pour la mise en oeuvre de ces programmes.

En plus d'�tre diff�rents selon les minist�res, les programmes d'encouragement et de reconnaissance � l'�gard des employ�s de la fonction publique f�d�rale �voluent constamment, car les minist�res rationalisent leurs op�rations et leurs modes de reconnaissance envers les employ�s pour s'adapter � la r�duction des effectifs et des budgets, � l'�mergence de nouveaux mod�les d'organisation du travail, ainsi qu'aux changements de plus en plus fr�quents d'emploi et de carri�re.

Au d�but de 1996, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (SCT) a command� l'�valuation du R�gime des primes d'encouragement afin d'alimenter les autres initiatives de renouvellement de la fonction publique auxquelles il prend part.

1.2 Port�e de l'�valuation

L'�valuation couvre tous les programmes de primes inclus dans le R�gime des primes d'encouragement en ce qui concerne :

leur pertinence et leur viabilit� dans les circonstances actuelles et � la lumi�re des priorit�s actuelles du gouvernement;
la pertinence de la d�l�gation de pouvoirs aux minist�res et au sein des minist�res en ce qui concerne la gestion efficace des programmes de primes;
leur facilit� d'acc�s pour les employ�s et leur gestion �quitable;
leur efficacit� � am�liorer le moral des employ�s et � les motiver dans leur travail;
les am�liorations sugg�r�es au R�gime des primes d'encouragement; et,
le r�le futur du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor en ce qui a trait aux programmes d'encouragement et de reconnaissance des employ�s.

1.3 D�finition des termes

Voici une br�ve description du R�gime des primes d'encouragement et du Conseil des primes d'encouragement.

Les primes d�cern�es par les minist�res sont des primes g�r�es, accord�es et financ�es par les minist�res. Elles comprennent :

Les primes � l'initiative - qui expriment de la reconnaissance aux employ�s qui ont fait des suggestions menant � l'am�lioration de l'efficacit� des op�rations de l'administration publique.

Les primes au m�rite - qui expriment de la reconnaissance � des employ�s ou groupes d'employ�s pour leur apport exceptionnel, pendant une p�riode prolong�e, dans la gestion des ressources humaines, financi�res ou mat�rielles.

Les primes de long service - qui r�compensent officiellement les services assidus et loyaux des employ�s.

Les primes sp�ciales - qui expriment de la reconnaissance aux employ�s avec le minimum de c�r�monies. La fa�on d'exprimer sa reconnaissance est laiss�e � la discr�tion du gestionnaire ou de l'employ�.

Les primes d�cern�es par l'�tat sont des primes destin�es � l'ensemble de la fonction publique et g�r�es par le Conseil du Tr�sor � la suite de nominations faites par les minist�res. Ces primes comprennent :

Les prix pour services insignes - qui t�moignent de la reconnaissance � l'�gard de services insignes soutenus.

Les primes d'excellence - qui reconnaissent les contributions de grande valeur �manant d'employ�s de la fonction publique, que ce soit des suggestions ou un rendement exceptionnel dans l'exercice de leurs fonctions, selon la d�finition donn�e pour les programmes des minist�res.

Les certificats de retraite remis aux agents sup�rieurs - qui t�moignent de la reconnaissance aux employ�s sup�rieurs qui prennent leur retraite et soulignent leur contribution � la fonction publique.

Le Conseil des primes d'encouragement est un groupe interminist�riel form� de repr�sentants au niveau de sous-ministre adjoint provenant des minist�res f�d�raux participants et des syndicats de la fonction publique f�d�rale. Ce groupe est charg� de donner des avis au pr�sident du Conseil des primes d'encouragement concernant les nominations soumises pour les primes d�cern�es par l'�tat et pour conseiller les minist�res sur les autres questions reli�es aux primes d'encouragement.

1.4 Structure du rapport

Les autres sections de ce rapport sont regroup�es de la fa�on suivante:

Le chapitre 2 r�sume l'approche globale de l'�tude et la m�thodologie qui a �t� suivie dans l'accomplissement des principales t�ches de l'�tude.

Le chapitre 3 d�crit en d�tail les r�sultats de l'�tude relativement � la pertinence actuelle du RPE.

Le chapitre 4 comprend les r�sultats de l'�tude relativement � l'atteinte des objectifs du RPE.

Le chapitre 5 comprend des suggestions d'am�lioration qui pourraient �tre apport�es au RPE et les opinions des r�pondants concernant le r�le futur du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor en mati�re de reconnaissance des employ�s.

2. M�thodologie

2.1 Aper�u g�n�ral

Cette �tude a �t� con�ue en vue de recueillir des renseignements et des opinions �clair�es sur les activit�s d'encouragement et de reconnaissance aupr�s de fonctionnaires de tous les niveaux hi�rarchiques et provenant d'un aussi grand nombre de minist�res et d'organismes d'�tat que le permettaient le temps et les ressources. � cette fin, la s�lection des minist�res et organismes d'�tat, ainsi que des fonctionnaires devant participer � l'�tude, a �t� faite � l'aide de techniques d'�chantillonnage repr�sentatif.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, conjointement avec le Comit� aviseur, a identifi� douze minist�res et organismes d'�tat, qui formaient un �chantillon repr�sentatif de l'ensemble du gouvernement f�d�ral et auxquels on a demand� de participer � l'�tude.

2.2 Volets de l'enqu�te

L'�quipe d'�valuateurs a trait� toutes les questions cl�s de l'�valuation � l'aide des quatre modes d'enqu�te suivants :

une s�rie d'entrevues pr�liminaires aupr�s des intervenants cl�s;
des groupes de discussion;
des entrevues t�l�phoniques aupr�s du personnel des bureaux r�gionaux; et
une analyse de la documentation.

Les activit�s de chacun des volets sont d�crites ci-dessous.

Entrevues pr�liminaires

Au d�but de l'�tude, l'�quipe d'�valuateurs a men� des entrevues aupr�s d'agents principaux en mati�re de politiques du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, de membres du Conseil des primes d'encouragement et de repr�sentants d'autres minist�res et organismes d'�tat engag�s dans des activit�s de renouvellement de la fonction publique, y compris le pr�sident du Groupe de travail sur les ressources humaines et le pr�sident du Groupe de travail sur la science et la technologie.

Au total, vingt-six entrevues ont �t� r�alis�es afin de permettre � l'�quipe d'�valuateurs de clarifier la nature et l'ampleur de ces initiatives de renouvellement concomitantes et de s'assurer que l'�valuation servirait de compl�ment � ces activit�s et � ces efforts. Plusieurs personnes interrog�es l'ont �t� plus d'une fois.

Groupes de discussion

La formation de groupes de discussion a servi � recueillir les opinions et les id�es de six groupes d'employ�s concernant le RPE et d'autres programmes de reconnaissance de leurs minist�res respectifs. Ces groupes �taient form�s d'un �chantillon de fonctionnaires engag�s dans les programmes de reconnaissance et de r�compenses ou qui ont �t� touch�s par ces programmes dans les douze minist�res s�lectionn�s. Les six groupes de discussion, qui se sont r�unis s�par�ment, comprenaient :

des coordonnateurs du R�gime des primes d'encouragement,
des sp�cialistes de ressources humaines;
des r�cipiendaires de primes;
des employ�s;
des gestionnaires interm�diaires (PM-6); et
des gestionnaires sup�rieurs (PM-6 et plus).

D'apr�s le plan, 12 personnes devaient participer � chaque groupe de discussion. Cela n'a pas �t� possible dans certains cas, � cause de conflits d'horaire ou d'autres priorit�s dans le milieu de travail. Le nombre moyen de participants dans les six groupes de discussion a �t� de 11 personnes, pour un total de 66 personnes, ce qui a permis un excellent �change de points de vue et la collecte d'un �ventail de perspectives diff�rentes sur les questions cl�s de l'�valuation. Afin de faciliter les discussions, les participants ont re�u � l'avance de l'information sur le R�gime des primes d'encouragement du Conseil du Tr�sor, les raisons de l'�valuation et une liste des questions et probl�mes cl�s qui seraient discut�s pendant les r�unions.

Entrevues t�l�phoniques

L'�quipe d'�valuateurs a men� des entrevues t�l�phoniques pour recueillir des renseignements et des opinions �clair�es sur les activit�s de reconnaissance et d'encouragement telles qu'elles sont pratiqu�es dans les r�gions. Des r�pondants des quatre r�gions suivantes du Canada ont �t� interrog�s :

l'Atlantique;
le Qu�bec;
l'Ontario et les Prairies; et
la Colombie-Britannique.

Les �valuateurs ont �galement demand� � trois minist�res participant � l'�tude et dont la pr�sence dans les r�gions est importante, notamment le minist�re de la D�fense nationale, Ressources naturelles Canada et Revenu Canada, d'identifier les participants des r�gions. Les participants choisis faisaient partie des m�mes six groupes professionnels qui ont particip� aux groupes de discussion, � l'exception des deux groupes de gestionnaires qui ont �t� r�unis pour ne former qu'un seul groupe de gestionnaires incluant tous les niveaux. Toutes les personnes interrog�es ont re�u � l'avance la m�me documentation de base et les guides d'entrevue utilis�s dans les groupes de discussion.

Vingt-huit entrevues t�l�phoniques individuelles ont �t� r�alis�es au total aupr�s du personnel des r�gions des trois minist�res participants.

Analyse de la documentation et personnes contact�es dans le secteur priv�

Une br�ve analyse documentaire a �t� faite pour passer en revue les exp�riences des secteurs public et priv� en ce qui a trait aux programmes de reconnaissance et pour �valuer dans quelle mesure ces exp�riences pouvaient servir � am�liorer les primes d'encouragement et autres programmes de reconnaissance de la fonction publique f�d�rale. Une grande partie de la documentation a �t� port�e � l'attention de l'�quipe des �valuateurs au cours des r�unions des groupes de discussion et des entrevues r�alis�es en personne et par t�l�phone.

Participants � l'�valuation

Les coordonnateurs des r�gimes de primes d'encouragement dans les minist�res choisis � Ottawa et dans les quatre r�gions ont �t� les principaux responsables de l'identification des participants �ventuels aux groupes de discussion et aux entrevues t�l�phoniques.

Instruments de collecte des donn�es

Les guides d'entrevue on �t� les principaux instruments de collecte des donn�es pour r�aliser cette �tude. Ces guides ont �t� con�us pour obtenir de l'information de chacun des six groupes de participants.

Comit� aviseur de l'�valuation

Le Groupe de l'�valuation, v�rification et examen ainsi que la Direction des ressources humaines du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor ont �tabli un Comit� aviseur ad hoc pour les besoins de cette �tude. L'�quipe d'�valuateurs a consult� le Comit� aviseur aux �tapes critiques de l'�tude et elle a aussi demand� � ce comit� de l'aider � identifier des personnes qui pourraient �tre contact�es dans les minist�res s�lectionn�s, d'approuver les guides d'entrevue et les r�sultats pr�liminaires.

3. Pertinence actuelle de la politique et du R�gime des primes d'encouragement

Ce chapitre comprend les r�sultats recueillis dans chacun des volets de l'enqu�te qui portent sur la pertinence actuelle de la politique et du R�gime des primes d'encouragement.

L'examen de cette question consistait � d�terminer si les circonstances entourant la mise en place du R�gime des primes d'encouragement et de la politique en 1987 sont demeur�es en grande partie les m�mes jusqu'� maintenant et si elles vont continuer d'�tre les m�mes dans un avenir pr�visible. Le terme �circonstances� tel qu'utilis� dans l'�tude est d�fini au sens large et comprend :

les priorit�s du gouvernement, tout particuli�rement ses priorit�s en mati�re de d�penses, en 1987 et maintenant;
l'appui donn� aux mesures de reconnaissance dans la fonction publique � cette �poque et maintenant;
l'int�r�t manifest� par les minist�res concernant le RPE, � cette �poque et maintenant; et
la disponibilit� des ressources humaines et financi�res requises pour maintenir les programmes compris dans le R�gime des primes d'encouragement.

Les �valuateurs ont raisonn� de la fa�on suivante: si les circonstances qui pr�valaient en 1987 sont les m�mes aujourd'hui, le RPE et la politique qui le sous-tend seront probablement consid�r�s comme �tant toujours pertinents. Inversement, si les circonstances actuelles diff�rent de mani�re significative de celles qui pr�valaient lors de la mise en place du RPE il y a presque dix ans, la pertinence du programme et de la politique pourrait �tre remise en question. Cette hypoth�se est examin�e dans les sections qui suivent.

3.1 Contexte historique et contexte actuel

Les �valuateurs se sont bas�s sur l'analyse de la documentation, les entrevues pr�liminaires, ainsi que les groupes de discussion qui ont suivi avec les gestionnaires sup�rieurs, pour reconstituer le contexte historique entourant la mise en place du R�gime des primes d'encouragement et pour identifier les changements significatifs qui se sont produits dans l'intervalle et qui pourraient avoir eu des r�percussions sur la pertinence actuelle du programme. L'information a �t� recueillie � l'aide d'une question tr�s g�n�rale :

�� la lumi�re des �v�nements qui se sont produits au cours des cinq � dix derni�res ann�es, le R�gime des primes d'encouragement, ses conditions et ses exigences administratives sont-ils encore pertinents de nos jours?�

Les participants ont retenu les �v�nements ou les changements suivants comme �tant significatifs depuis la mise en place du RPE en 1987 :

Les priorit�s du gouvernement f�d�ral ont chang� de mani�re significative durant ce long intervalle. Bien que la restriction des d�penses �tait sans aucun doute une priorit� importante du gouvernement m�me en 1987, ce concept a pris une tout autre signification depuis ce temps. Les priorit�s actuelles du gouvernement sont orient�es directement sur la r�duction du d�ficit et de la dette, ce qui implique la r�duction sans pr�c�dent des effectifs de la fonction publique et la privatisation de nombreux programmes du gouvernement f�d�ral.
Ce long intervalle a aussi �t� marqu� par une d�l�gation importante des pouvoirs et des responsabilit�s du Conseil du Tr�sor aux minist�res afin que ceux-ci disposent d'une plus grande souplesse dans la gestion de budgets consid�rablement r�duits. � la lumi�re de ces �v�nements, le contr�le �troit des d�penses qu'exerce le Conseil du Tr�sor relativement � la gestion du programme minist�riel des primes d'encouragement, tel que pr�vu dans les lignes directrices de 1987, semble en contradiction avec les d�cisions ant�rieures du gouvernement en faveur de la d�l�gation des pouvoirs.
La reconnaissance manifest�e aux employ�s appara�t de plus en plus comme une exigence constante faisant partie de pratiques de gestion �clair�es plut�t qu'un comportement ou une activit� qui se produit � l'occasion. La structure des programmes de reconnaissance et d'encouragement devrait refl�ter ce besoin. Le RPE actuel ne rencontre pas ces exigences sur toute la ligne.
Les derni�res ann�es ont vu appara�tre l'�quivalent d'un changement de paradigme dans la fa�on dont plusieurs employ�s d�sirent �tre reconnus pour leur travail. Les formes de reconnaissance sont pass�es de mod�les formels � des mod�les informels et ce changement est en partie attribuable aux compressions des ressources humaines et financi�res dans les minist�res et en partie � une pr�f�rence marqu�e de la part des employ�s pour de la reconnaissance plus opportune venant des pairs.

Ces changements, qui remettent clairement en question quelques-uns des postulats qui sont � la base du RPE, ont �t� examin�s en profondeur avec les participants � l'�valuation. La question �tait de d�terminer s'il y avait vraiment encore place pour un tel programme dans la fonction publique actuelle.

3.2 Besoin continu de reconnaissance

L'examen de cette question a d�but� par une discussion avec les participants pour d�terminer si, de nos jours, les fonctionnaires veulent �tre r�compens�s pour leurs efforts, et s'attendent � l'�tre, tout autant que leurs pr�d�cesseurs de la fin des ann�es 1980. La question pos�e aux participants �tait la suivante :

�Les employ�s actuels d�sirent-ils �tre reconnus et recevoir des r�compenses?�

La majorit� des participants des six groupes de discussion et de ceux qui ont �t� interrog�s par t�l�phone ont soutenu fortement que les employ�s �prouvent un continuel besoin d'�tre reconnus et d'avoir � leur disposition des m�canismes ou des programmes qui r�pondent ad�quatement � ce besoin. Plusieurs participants des groupes de discussion ont affirm� � maintes reprises que les employ�s � tous les niveaux et dans tous les domaines de la fonction publique veulent �tre reconnus pour le travail bien fait. Ces r�pondants voyaient la reconnaissance comme un besoin constant, voire m�me fondamental de l'�tre humain, qui doit �tre reconnu et satisfait. Le commentaire ci-dessous, �mis par un r�pondant lors d'une entrevue t�l�phonique, a �t� fr�quemment corrobor� par les autres participants au cours de l'�tude chaque fois que cette question �tait discut�e :

�Les gens d�sirent qu'on leur t�moigne de la reconnaissance. C'est dans la nature de l'�tre humain de vouloir �tre appr�ci�.�

Tous les fonctionnaires ne partagent cependant pas cette conviction. Plusieurs r�pondants dans chacun des groupes participant � l'�tude ont rapport� qu'ils connaissaient ou avaient rencontr� des individus dans leurs minist�res respectifs, y compris des gestionnaires, qui �taient d'avis que les t�moignages de reconnaissance n'�taient pas n�cessaires. Ceux qui sont de cet avis estiment que les fonctionnaires sont pay�s pour faire leur travail et pour le faire bien. Les t�moignages de reconnaissance sont donc superflus, y compris le R�gime des primes d'encouragement. Les participants qui ont fait des commentaires sur cette question ont cependant pr�cis� que ceux qui ont des r�serves concernant le besoin de reconnaissance critiquent les primes en esp�ces plut�t que les primes non p�cuniaires.

Il n'a pas �t� possible pour l'�quipe d'�valuateurs de calculer le pourcentage d'employ�s dans l'ensemble de la fonction publique qui seraient de cet avis, mais tout porte � croire qu'ils sont une minorit�.

La majorit� des r�pondants dans tous les groupes ont aussi reconnu que le R�gime des primes d'encouragement actuel et la politique qui le sous-tend visaient � refl�ter, de mani�re concr�te, la conviction du gouvernement � l'effet que les t�moignages de reconnaissance et d'encouragement peuvent augmenter l'efficacit� de l'organisation et la qualit� de vie dans le milieu de travail. Cependant, les r�pondants ont mentionn� que les gels des salaires des derni�res ann�es et la r�duction des effectifs ont amen� beaucoup d'employ�s � douter de l'engagement continu du gouvernement et des gestionnaires envers la reconnaissance aux employ�s. Plusieurs r�pondants �taient d'avis que, dans ces circonstances, la reconnaissance et les r�compenses �taient des moyens plus importants que jamais de convaincre les employ�s � tous les niveaux que leurs efforts sont vraiment valoris�s par leurs organisations. L'un des participants a fait le commentaire suivant, qui semble repr�sentatif des opinions souvent exprim�es par l'ensemble des r�pondants sur ce point :

�Les r�compenses (la reconnaissance) sont tout ce qui nous reste apr�s toutes les compressions. Elles sont plus importantes qu'elles ne l'ont jamais �t�.�

Les r�pondants ont cependant manifest� une grande divergence d'opinion quant � la capacit� du R�gime des primes d'encouragement de satisfaire ce besoin de reconnaissance.

3.3 Importance du RPE

Tel qu'indiqu� pr�c�demment, la majorit� des gestionnaires sup�rieurs interrog�s au cours des entrevues pr�liminaires �taient d'avis que les �v�nements des cinq � dix derni�res ann�es ont provoqu� de l'inqui�tude dans les minist�res au sujet de certains aspects du RPE et que cette inqui�tude se refl�te maintenant dans la mani�re d'employer ce programme. Ce groupe de r�pondants a surtout mentionn� les probl�mes suivants :

Le ton des lignes directrices et des proc�dures accompagnant la mise en oeuvre du RPE actuel vont � l'encontre de l'engagement souvent r�p�t� du gouvernement envers le principe de �laisser les gestionnaires g�rer� et limitent la capacit� des minist�res d'adapter les r�compenses � leurs besoins particuliers.
La lourdeur des t�ches administratives et les co�ts importants associ�s � certains R�gimes minist�riels de primes drainent les ressources et la capacit� de ces minist�res d'offrir tous les programmes autoris�s par le RPE. Certains minist�res doivent maintenant restreindre l'emploi de ces programmes.
Les employ�s sont moins dispos�s � patienter longuement avant d'obtenir de la reconnaissance pour des services m�ritoires. Le contr�le exerc� par les autorit�s centrales, que ce soit par le Conseil du Tr�sor ou par les administrations minist�rielles, rend ces attentes difficiles � satisfaire lorsque certaines primes sont employ�es.
Certains minist�res croient que la prime de long service donne un message contradictoire aux employ�s. Cette prime laisse croire aux employ�s qu'ils seront r�compens�s pour plusieurs ann�es de service � une �poque marqu�e par la r�duction des effectifs et la privatisation.

En ce qui concerne le premier point, les gestionnaires sup�rieurs reconnaissent qu'il est n�cessaire d'�tablir des proc�dures administratives appropri�es afin de s'assurer que les fonds publics soient utilis�s � bon escient et qu'ils soient comptabilis�s. Ils sont aussi d'accord que les minist�res doivent pouvoir se r�f�rer � des lignes directrices lorsqu'ils ont l'intention de mettre en place des mod�les innovateurs de reconnaissance et d'encouragement. Cependant ils croient, tout simplement, que les proc�dures et les r�glements qui accompagnent actuellement le RPE doivent �tre plus souples, plus modernes, moins bureaucratiques et plus adapt�s aux besoins particuliers des minist�res.

L'�quipe d'�valuateurs a pos� des questions aux participants des six groupes de discussion et aux r�pondants interrog�s par t�l�phone sur l'emploi actuel de chacune des primes dans leurs minist�res. Ces questions avaient pour but d'�valuer le caract�re �fonctionnel� des primes et de mesurer le d�sir qu'ont les minist�res de les conserver toutes ou en partie. Les r�ponses, pr�sent�es ci-dessous, r�v�lent que l'importance et la nature de la participation au RPE varient consid�rablement d'un minist�re � l'autre et, dans certains cas, au sein d'un m�me minist�re.

Emploi du RPE - Aper�u g�n�ral

L'un des r�sultats pr�liminaires de l'�tude indiquait qu'un grand nombre d'employ�s dans les minist�res s�lectionn�s ne font pas le lien entre les programmes de reconnaissance et de r�compenses de leurs organisations et le R�gime des primes d'encouragement du Conseil du Tr�sor. Tr�s peu d'entre eux connaissent la politique de 1987 du Conseil du Tr�sor et la circulaire modificative de 1990, qui autorise effectivement l'attribution des primes. La plupart des employ�s consid�rent les programmes de primes comme �tant des initiatives de leurs propres minist�res.

L'un des minist�res �tudi�s a compl�tement �limin� les primes en esp�ces parce qu'elles semaient le d�saccord au lieu de cr�er l'unit� parmi les employ�s. Ce minist�re a grandement favoris� la remise de primes non p�cuniaires et les a utilis�es � grande �chelle.

En g�n�ral, les minist�res d�cernent des primes non p�cuniaires beaucoup plus souvent que des primes en esp�ces, en partie pour �conomiser de l'argent, mais autant � cause de leur souplesse d'emploi et de la possibilit� qu'elles offrent de t�moigner de la reconnaissance au moment opportun.

L'un des r�pondants a rapport� que si le programme de primes de son minist�re �tait autrefois tr�s semblable au r�gime du Conseil du Tr�sor, le minist�re a depuis diminu� le nombre et les sortes de primes et impose une limite sur le nombre de primes officielles qui peuvent �tre attribu�es � chaque ann�e.

Plusieurs autres minist�res �tudi�s limitent aussi le nombre d'individus qui peuvent �tre reconnus pour une r�alisation collective, avant tout pour des raisons d'�conomie. La question des co�ts est examin�e plus en profondeur dans la section sur la viabilit� du r�gime, plus loin dans ce rapport.

Programme de primes � l'initiative

Tous les minist�res �tudi�s, sauf un, participent au programme de primes � l'initiative. Cependant, le programme n'est pas largement employ� dans les plus petits minist�res � cause de la charge administrative qu'il exige, de la p�riode de temps requise pour examiner les suggestions re�ues et de la difficult� de r�pondre aux crit�res qui ont �t� mis en place. Ce dernier probl�me est mis en �vidence dans le commentaire ci-dessous �mis par l'un des participants :

�Nous avions l'habitude de recevoir environ 40 suggestions par ann�e, mais nous les refusions toutes � cause des crit�res d'�valuation tr�s s�v�res. En cons�quence, les employ�s ont cess� de faire des suggestions.�

Le programme est plus fr�quemment utilis� et il remporte plus de succ�s dans les grands minist�res qui comportent d'importants secteurs d'op�rations de nature technique, scientifique, m�canique et administrative, o� il y a beaucoup de place pour l'innovation.

Les d�lais caus�s par l'�valuation ou la validation des suggestions est un autre probl�me reli� au programme des primes � l'initiative qui a �t� mentionn� par les participants. M�me dans les plus grands minist�res, les �valuateurs ont d'autres responsabilit�s et l'examen des suggestions est souvent rel�gu� au bas de leur liste de priorit�s. Les participants ont cit� plusieurs exemples o� les �valuateurs ont �t� mut�s vers d'autres emplois avant la fin des �valuations. Lorsqu'un deuxi�me �valuateur est d�sign�, il y a souvent une p�riode de rattrapage � faire, ce qui ajoute aux d�lais.

Les participants aux groupes de discussion et aux entrevues t�l�phoniques ont rapport� plusieurs exemples de d�cisions en suspens depuis 1991.

Selon certains participants, bien que la d�centralisation des programmes vers les r�gions aide � r�duire le temps requis pour valider les suggestions, cette mesure peut causer des disparit�s dans la fa�on de g�rer le programme dans l'ensemble du minist�re.

Deux participants gestionnaires ont affirm� qu'ils ne pensaient pas qu'il �tait n�cessaire de r�viser les lignes directrices du Conseil du Tr�sor concernant ce programme. En d'autres mots, ils �taient satisfaits du programme des primes � l'initiative dans sa forme actuelle.

3. Programme de primes au m�rite

Le programme de primes au m�rite n'a pas �t� critiqu� autant que le programme de primes � l'initiative au cours des discussions.

Le programme de primes au m�rite porte un autre nom dans certains minist�res et, dans certains cas, il a �t� fusionn� � d'autres programmes de reconnaissance et d'encouragement. � Revenu Canada, par exemple, le programme des primes d'excellence de Douanes et Accise et la prime du ministre du Revenu ont �t� harmonis�s pour ne cr�er qu'une seule prime, d�cern�e dans le cadre du programme de primes du ministre. Ce dernier est une adaptation du programme de primes au m�rite du Conseil du Tr�sor.

Dans certains minist�res, les primes sp�ciales sont quelquefois utilis�es en remplacement des primes au m�rite parce que les premi�res permettent de reconna�tre les m�rites des employ�s plus rapidement et � moindre co�t.

Plusieurs participants � l'�tude ont rapport� que les employ�s ont tendance � consid�rer le programme de primes au m�rite comme un substitut aux promotions et aux augmentations de salaires.

Les r�pondants d'un minist�re �tudi� �taient d'avis que les primes au m�rite avaient �t� attribu�es avec une telle fr�quence dans leur minist�re que le programme avait perdu toute signification.

Un r�pondant a indiqu� que le programme de primes au m�rite ne recevait pas beaucoup d'appui dans son minist�re et que, par cons�quent, certaines ann�es, il n'y avait eu aucune nomination.

Plusieurs r�pondants ont indiqu� que leurs minist�res ont pris la d�cision de limiter le nombre d'individus dont les m�rites peuvent �tre reconnus pour une r�alisation collective.

Primes de long service

Tous les minist�res inclus dans l'�tude font usage du programme de primes de long service ou d'un programme �quivalent.

Les r�pondants ont fr�quemment soulign� que la remise de primes ne garantit pas la qualit� du service mais simplement la dur�e du service. Un participant � une entrevue t�l�phonique a exprim� ce point de mani�re �loquente :

�Je ne crois pas qu'un employ� qui s'est plaint pendant 25 ans de service devrait recevoir une prime de long service. Ce sont ses employ�s qui devraient recevoir la prime.�

La plupart des r�pondants � qui on a soumis ce probl�me ont propos� que les primes de long service soient davantage reli�es � la qualit� du rendement �chelonn�e sur une longue p�riode. D'autres questions au sujet de ce programme sont trait�es ailleurs dans ce rapport.

Des r�pondants ont sugg�r� que les primes de long service devraient, dans l'avenir, �tre administr�es de la m�me fa�on que les primes d�cern�es par l'�tat. Elles devraient �tre attribu�es par le Conseil du Tr�sor ou un autre organisme d'�tat.

Bien que quelques r�pondants aient exprim� de s�rieuses r�serves concernant la pertinence de la prime de long service, de nombreux autres l'appuyaient, particuli�rement dans les minist�res o� elle est attribu�e avec beaucoup d'�clat.

Primes pour services insignes et primes d'excellence

Les participants � l'�tude ont �mis relativement peu de commentaires sur les primes pour services insignes et les primes d'excellence.

La majorit� des r�pondants des groupes de discussion et des entrevues t�l�phoniques ont indiqu� leur appui � la continuation de ces primes.

L'opinion la plus r�pandue est que ces primes devraient �tre maintenues parce qu'elles fournissent une occasion de mettre en �vidence et de c�l�brer le service exceptionnel, et de mieux faire conna�tre, dans l'ensemble de la collectivit�, l'excellence de la fonction publique f�d�rale. Plusieurs r�pondants ont ajout� que ces primes ne re�oivent pas pr�sentement une publicit� comparable � celle que fait le secteur priv� en pareilles circonstances.

Programme des certificats de retraite remis aux agents sup�rieurs

L'�quipe d'�valuateurs a re�u peu de commentaires sur le programme des certificats de retraite remis aux agents sup�rieurs. La majorit� des r�pondants avaient entendu parler de ce programme, mais le connaissaient tr�s peu. Les r�pondants du groupe des employ�s �taient les plus susceptibles de ne pas conna�tre ce programme.

Primes instantan�es ou sp�ciales

Le programme des primes sp�ciales, qui prend diverses formes, est utilis� dans tous les minist�res �tudi�s. Selon les r�pondants, ce programme est de plus en plus populaire � cause de sa souplesse d'emploi et de la possibilit� qu'il offre de t�moigner de la reconnaissance en temps opportun et � peu de frais. Des r�pondants de deux minist�res ont indiqu�, cependant, que ce programme convenait mal � l'attribution de primes pour r�alisations collectives � cause des restrictions impos�es sur les sommes qui peuvent �tre allou�es.

L'un des r�pondants d'un groupe de discussion a affirm� que si un minist�re d�sire encourager le d�veloppement d'une culture qui associe la reconnaissance fr�quente des employ�s m�ritoires et les pratiques de gestion mod�les, il devra faire un plus grand usage du programme des primes sp�ciales.

3.4 Viabilit� du RPE

La question de la viabilit� du RPE demande essentiellement que l'on �value la disponibilit� des ressources financi�res et humaines afin de d�terminer si un usage efficace des programmes est possible. Plusieurs questions ont �t� pos�es pour obtenir l'opinion des participants sur ces sujets, dont les suivantes :

��tant donn� les restrictions actuelles des d�penses et des ressources, pouvons-nous nous permettre ces programmes? Estimez-vous que le gouvernement en a pour son argent?�

Les r�ponses obtenues portaient surtout sur les importantes primes en esp�ces, particuli�rement sur le programme des primes � l'initiative. Cependant, quelques-uns des plus petits minist�res �tudi�s visaient aussi les primes non p�cuniaires.

Les plus grands minist�res �tudi�s, particuli�rement le minist�re de la D�fense nationale, Service correctionnel Canada et Revenu Canada, continuent d'avoir souvent recours au programme des primes � l'initiative. Ils appuient ce programme, du moins � court terme, parce qu'il leur fait vraiment �conomiser de l'argent.

Le programme est efficace pour l'am�lioration de vastes op�rations comme dans le cas du secteur de la r�paration des bateaux du minist�re de la D�fense nationale. Gr�ce au R�gime de primes � l'initiative, Revenu Canada a r�ussi � am�liorer les activit�s d'inspection des douanes, les services fiscaux et le traitement des d�clarations. Ces am�liorations ont permis des �conomies importantes des fonds publics.

Cependant, le co�t des importantes proc�dures administratives qui accompagnent le programme des primes � l'initiative commence � inqui�ter m�me les plus grands minist�res. Une �tude r�cemment publi�e par Revenu Canada recommande une simplification consid�rable des proc�dures administratives du programme afin d'am�liorer le rendement selon des crit�res fix�s par la situation �conomique actuelle. Deux minist�res inclus dans l'�chantillonnage ont d�l�gu� la responsabilit� administrative du programme des primes � l'initiative aux r�gions afin d'en r�duire les co�ts d'administration et d'en augmenter l'efficacit�.

Plusieurs petits minist�res ont jug� n�cessaire de r�duire l'usage du programme � la suite des r�centes compressions des d�penses et r�ductions de personnel.

L'un des r�pondants a rapport� que son minist�re ne fera probablement pas usage de ce programme pour am�liorer l'efficacit� d'importants syst�mes informatiques parce que cela entra�nerait des d�penses initiales tr�s �lev�es qui ne sont pas pr�vues dans le budget.

La r�duction des budgets force les gestionnaires des plus petits minist�res � faire un usage plus fr�quent des primes sp�ciales. Cependant, comme il a �t� mentionn� ailleurs dans le pr�sent rapport, des pressions ont �t� faites pour augmenter les montants pouvant �tre allou�s � ce programme afin que l'on puisse l'utiliser davantage pour r�compenser des r�alisations collectives.

3.5 R�sum� des r�sultats ayant trait � la pertinence actuelle du RPE

Les circonstances ont beaucoup chang� dans l'ensemble de la fonction publique depuis la mise en place du RPE en 1987. La priorit� actuelle du gouvernement est de r�duire le d�ficit et la dette publique, ce qui entra�ne d'importantes compressions budg�taires, la r�duction des effectifs de la fonction publique et la privatisation de nombreux programmes f�d�raux.

Cependant, les r�pondants s'entendent pour dire que l'objectif premier du RPE est encore valide. Autant que par le pass�, les employ�s d�sirent �tre appr�ci�s et estim�s en proportion de leur contribution aux objectifs et aux buts de leur organisation. Ce besoin est peut-�tre plus grand actuellement � cause des r�ductions d'effectifs, du gel des salaires, de la s�curit� d'emploi incertaine et de la raret� des promotions.

En g�n�ral, les minist�res �tudi�s continuent de participer sinon � tous, du moins � la plupart des programmes d'encouragement faisant partie du RPE. On d�c�le cependant une tendance nette � d�cerner des primes non p�cuniaires � la fois pour des raisons de co�ts et parce qu'elles s'adaptent plus facilement aux besoins particuliers des minist�res.

Tous les minist�res �tudi�s ont d� accepter de r�duire les ressources humaines affect�es � la promotion et � l'administration du RPE. En cons�quence, l'administration du RPE et des autres programmes de reconnaissance a subi des pressions additionnelles.

Au sein des plus grands minist�res, la viabilit� du programme des primes � l'initiative suscite des inqui�tudes. Il s'agit d�j� d'un probl�me concret pour les plus petits minist�res et quelques-uns d'entre eux ont suspendu ou restreint le recours � ce programme suite aux r�centes compressions budg�taires.

Tous les minist�res inclus dans l'�tude utilisent plus souvent le programme des primes sp�ciales, non seulement pour contenir les co�ts, mais aussi parce qu'ils estiment que c'est une meilleure fa�on d'int�grer la reconnaissance et les pratiques de gestion efficaces.

En tant que m�canisme de reconnaissance, le RPE est encore pertinent de nos jours, m�me si certains aspects du r�gime doivent �tre chang�s. Les minist�res sont en g�n�ral d'accord que le RPE doit �tre plus souple pour permettre aux gestionnaires d'adapter les mesures de reconnaissance � leurs besoins particuliers.

4. Atteinte des objectifs

La partie de l'�tude portant sur l'atteinte des objectifs aborde une question centrale, � savoir: le R�gime des primes d'encouragement et la politique sous-jacente ont-ils atteint les objectifs fix�s sans produire d'effets ind�sirables significatifs? Pour r�pondre � cette question, il faut examiner :

Le succ�s ou l'�chec de la gestion des programmes de reconnaissance dans les minist�res; et
Les r�percussions et les r�sultats des programmes de reconnaissance et des primes.

4.1 Gestion des programmes de reconnaissance et d'encouragement

L'�tude d'�valuation n'a pas examin� la gestion des programmes de reconnaissance et d'encouragement dans le but de savoir si les proc�dures administratives prescrites en 1987 et en 1990 dans le Manuel de la politique administrative du Conseil du Tr�sor avaient �t� suivies � la lettre. La conformit� aux directives pourrait �tre mieux examin�e lors d'une v�rification. L'objet de l'�tude d'�valuation �tait plut�t de comprendre :

l'ampleur du recours aux programmes de reconnaissance et d'encouragement;
la facilit� d'acc�s et l'acceptation des programmes de reconnaissance et d'encouragement;
les impressions qu'ont les r�pondants du but et de la valeur des programmes de reconnaissance et d'encouragement;
les pr�f�rences en mati�re de programmes de reconnaissance et d'encouragement;
l'administration des primes et le traitement des propositions;
la pertinence des mesures de reconnaissance et d'encouragement;
les moyens de reconna�tre le m�rite des employ�s et d'attribuer des r�compenses; et
la n�cessit� de former les gestionnaires � reconna�tre le m�rite des employ�s.

Ces aspects de l'�valuation ont �t� jug�s comme tr�s importants � cause de leurs r�percussions �ventuelles sur les r�sultats et les effets du programme.

Ampleur des programmes de reconnaissance et d'encouragement

La question suivante a �t� pos�e aux participants des groupes de discussion et des entrevues t�l�phoniques :

�Les programmes d'encouragement de votre minist�re sont-ils suffisants? Autrement dit, tiennent-ils compte d'une gamme suffisamment large et vari�e d'exp�riences et d'efforts de la part des employ�s?�

Cette question visait avant tout � d�terminer si, dans certains cas, on ne reconnaissait pas le m�rite des employ�s parce qu'il n'y avait pas de programme disponible � cet effet.

Presque tous les r�pondants �taient d'avis que la gamme des programmes de reconnaissance et d'encouragement disponibles dans leurs minist�res �tait suffisante pour r�pondre aux besoins des employ�s. Ils ont souvent affirm� que l'instauration des primes sp�ciales en 1990 avait procur� la souplesse n�cessaire aux gestionnaires en leur donnant le moyen de r�pondre � tous les besoins de reconnaissance qui ne pouvaient �tre satisfaits dans le cadre des programmes d'encouragement de base.

L'un des r�pondants �tait d'avis qu'il faudrait instaurer une nouvelle prime pour la gestion du changement organisationnel parce que ce type de changement est n�cessaire et constant en cette p�riode de r�duction massive des effectifs et qu'il repr�sente l'un des plus grands d�fis auquel les employ�s et les gestionnaires de tous les niveaux doivent faire face. Les montants allou�s dans le cadre du programme de primes sp�ciales sont jug�s insuffisants pour reconna�tre de tels efforts.(2)

Facilit� d'acc�s et acceptation des programmes de reconnaissance et d'encouragement

L'�tude a conclu que tout le personnel des minist�res composant l'�chantillon est admissible aux programmes de reconnaissance et d'encouragement m�me si tous les employ�s ne sont pas admissibles � toutes les primes.(3) Afin de recevoir une prime, les employ�s doivent cependant satisfaire aux crit�res d'admissibilit� qui s'appliquent � chacun des programmes. Tout naturellement, les r�pondants qui �taient le plus au fait des primes et des crit�res d'admissibilit� �taient les gestionnaires sup�rieurs, les coordonnateurs des r�gimes de primes et les sp�cialistes des ressources humaines. Les r�pondants du groupe des employ�s �taient ceux qui connaissaient le moins la gamme des primes disponibles dans leurs minist�res et les crit�res reli�s � chacune.

Puisque le succ�s ou l'�chec des programmes de reconnaissance pourrait d�pendre en partie de la plus ou moins bonne connaissance que les employ�s ont des programmes, les �valuateurs ont pos� la question suivante aux participants :

�Les employ�s connaissent-ils bien les programmes de reconnaissance offerts par leur minist�re? Comment ont-ils �t� mis au courant de ces programmes?�

La majorit� des r�pondants du groupe des coordonnateurs de programmes de reconnaissance et du groupe des sp�cialistes des ressources humaines ont indiqu� que l'information concernant les programmes de reconnaissance et d'encouragement parvient aux employ�s de diverses fa�ons. Parmi les moyens les plus fr�quemment mentionn�s, on retrouve les brochures, les bulletins minist�riels d'information, le courrier �lectronique, les c�r�monies annuelles et p�riodiques lors desquelles les minist�res honorent les r�cipiendaires de primes.

La plupart de ces r�pondants ont soutenu que tr�s peu d'employ�s, � l'exception des gestionnaires sup�rieurs, connaissaient les crit�res d'admissibilit� de toutes les primes minist�rielles. Cependant, les r�pondants � cette question n'ont pas conclu qu'il y avait un manque de communication relativement aux primes. De plus, les r�pondants ne croyaient pas qu'il �tait r�aliste de s'attendre � ce que les employ�s de tous les niveaux et de tous les groupes professionnels connaissent tous les programmes de primes ou leurs crit�res d'admissibilit�. L'opinion g�n�rale � ce sujet �tait que si les employ�s sont int�ress�s � ces programmes, ils ont amplement d'occasions d'en prendre connaissance.

Plusieurs r�pondants ont aussi not� qu'� l'exception des primes � l'initiative, la connaissance de ces programmes n'�tait pas en elle-m�me la raison majeure qui motivait les individus � atteindre l'excellence. En d'autres termes, ce n'est pas parce qu'ils connaissent l'existence des primes que les employ�s cherchent � exceller.

Un participant du groupe de sp�cialistes des ressources humaines a indiqu� qu'en cette p�riode de compression des effectifs dans les minist�res, il pourrait �tre inappropri� de publiciser activement les programmes de reconnaissance et d'encouragement et qu'une telle publicit� pourrait, en fait, diminuer la valeur de l'ensemble du programme.

Les r�cipiendaires de primes s'entendent �galement pour affirmer que les gestionnaires sup�rieurs et les employ�s d�butants avaient besoin que l'on reconnaisse leur m�rite plus fr�quemment.

Lors des entrevues pr�liminaires men�es au d�but de l'�tude, un r�pondant a insist� sur le fait qu'un programme efficace de reconnaissance et d'encouragement ne peut �tre mis en oeuvre sans que l'on comprenne bien les besoins des employ�s et sans que ces derniers ne soient impliqu�s de mani�re active dans le d�veloppement de ces programmes.(4) Si leurs besoins ne sont pas reconnus et s'ils ne sont pas consult�s, les employ�s n'accepteront pas le programme et il sera vou� � l'�chec.

Impressions qu'ont les r�pondants du but et de la valeur des programmes de reconnaissance et d'encouragement

Les impressions qu'ont les intervenants cl�s du but et de la valeur des programmes de reconnaissance et d'encouragement sont un facteur d�cisif du succ�s de ces programmes. Tous les volets de l'enqu�te ont d'ailleurs �t� utilis�s pour obtenir de l'information sur la fa�on dont les activit�s de reconnaissance et d'encouragement sont per�ues dans les minist�res par les divers groupes qui y participent d'une fa�on ou d'une autre.

L'�quipe des �valuateurs a demand� aux participants des groupes de coordonnateurs de programmes et des sp�cialistes des ressources humaines de partager leurs impressions sur la fa�on dont les employ�s de leurs minist�res comprenaient les programmes de reconnaissance et d'encouragement et quelle valeur ils leur accordaient :

�En g�n�ral, les employ�s comprennent-ils le but des programmes de reconnaissance et les primes?�

La majorit� des r�pondants �tait d'accord que les employ�s comprenaient g�n�ralement que le but des programmes de reconnaissance et d'encouragement est de reconna�tre le m�rite d'un individu ou d'un groupe d'individus dans l'accomplissement r�ussi d'une t�che consid�r�e comme importante par l'organisation dont ils font partie. Les employ�s d�butants, et particuli�rement les nouveaux arrivants dans un minist�re ou ceux qui ne font que passer dans une organisation semblent comprendre d'embl�e le but de la reconnaissance, mais ils comprennent moins bien le but des primes d�cern�es par l'�tat.

La question suivante a aussi �t� pos�e aux participants du groupe des coordonnateurs de programmes, des sp�cialistes des ressources humaines et du groupe d'employ�s :

�Les gestionnaires semblent-ils g�n�ralement comprendre le but des programmes de reconnaissance et d'encouragement?�

Les r�pondants �taient aussi d'accord que l'ensemble des gestionnaires comprennent en g�n�ral le but des programmes de reconnaissance et d'encouragement. Quelques gestionnaires manquent cependant de confiance en eux quand il s'agit d'attribuer des r�compenses sp�ciales. Ils craignent que leurs d�cisions provoquent du ressentiment et qu'ils seront per�us comme pratiquant le favoritisme. En cons�quence, les gestionnaires ont recours aux primes sp�ciales comme outils de gestion moins souvent qu'ils ne le devraient.

Les groupes de discussion et les entrevues ont aussi servi � examiner la question du respect de la raison d'�tre des primes. En r�ponse � cette question, plusieurs gestionnaires ont indiqu� que les r�cipiendaires de primes, en g�n�ral, connaissent tr�s bien le but des programmes de reconnaissance et d'encouragement. L'un des r�pondants l'a exprim� de fa�on tr�s concise :

�Je crois que les r�cipiendaires de primes en comprennent tr�s bien le but. Ceux qui ne cherchent pas � s'am�liorer constamment ne semblent pas comprendre ni respecter le but de la reconnaissance.�

Certains r�cipiendaires ont fait remarquer que la mani�re dont la reconnaissance est t�moign�e peut en augmenter ou diminuer sa valeur aux yeux des employ�s. La prime de long service ne sera pas appr�ci�e si les employ�s re�oivent leur plaque ou leur �pingle par la poste, ou avec plusieurs ann�es de retard.

Plusieurs r�pondants ont indiqu� que les programmes de reconnaissance et d'encouragement seront appr�ci�s s'ils sont per�us comme �tant l'expression d'un geste humain v�ritable, chaleureux et attribu� au bon moment. Ce geste doit transmettre sans �quivoque un message d'appr�ciation envers un individu ou un groupe pour la r�alisation d'une t�che bien faite.

Pr�f�rences en mati�re de programmes de reconnaissance et d'encouragement

La question suivante a �t� pos�e aux r�pondants :

�Quels genres de programmes de reconnaissance et de primes semblent les plus populaires aupr�s des employ�s?�

Le type de reconnaissance le plus favoris� par les employ�s � tous les niveaux est la prime sp�ciale. La raison la plus souvent mentionn�e pour expliquer la popularit� de cette prime par les coordonnateurs de programmes, les sp�cialistes des ressources humaines et par les gestionnaires est la suivante :

Elles sont les plus faciles � g�rer et elles demandent un minimum de formalit�s administratives.

Les r�pondants de ces trois derniers groupes ont expliqu� que les ressources humaines attribu�es autrefois aux programmes de primes dans les minist�res ont en grande partie �t� r�orient�es vers d'autres besoins plus urgents. Les minist�res �vitent le plus possible les programmes de primes qui imposent de lourdes t�ches administratives. Cette raison ne doit pas �tre sous-estim�e �tant donn� les efforts et le temps requis pour g�rer certains programmes du R�gime de primes d'encouragement telle la prime � l'initiative.

Une autre raison �voqu�e presque aussi fr�quemment �tait :

C'est un programme souple qui peut �tre utilis� pour r�compenser une tr�s grande vari�t� de comportements m�ritoires.

Pour illustrer cette raison, deux gestionnaires ont mentionn�, au cours d'entrevues t�l�phoniques, que leurs minist�res font appel au programme des primes sp�ciales comme � un mod�le r�duit du programme des primes au m�rite parce qu'il exige moins de t�ches administratives et moins de temps.

Les r�cipiendaires de primes et le groupe des employ�s ont dit qu'ils pr�f�raient le programme des primes sp�ciales plus que tout autre parce que :

Il �vite les d�lais. La prime sp�ciale peut �tre attribu�e imm�diatement ou tr�s peu de temps apr�s l'�v�nement qui m�rite d'�tre reconnu.

Tel que mentionn� ailleurs dans ce rapport, les primes sp�ciales comportent cependant des restrictions lorsqu'il s'agit de reconna�tre des r�alisations collectives.

Administration des primes et traitement des propositions

En cette p�riode de diminution des effectifs et de compressions budg�taires, on rappelle constamment aux fonctionnaires � tous les niveaux qu'ils doivent travailler "plus intelligemment" et d�finir leurs priorit�s de travail avec un plus grand discernement. Au cours de l'�tude, l'�quipe d'�valuateurs a cherch� � comprendre davantage comment ces exigences sont exprim�es lors de l'administration des programmes de reconnaissance. Comment les gestionnaires, les coordonnateurs de programmes de reconnaissance et les autres intervenants � travaillent-ils plus intelligemment � dans ce contexte et quelles en sont, le cas �ch�ant, les r�percussions sur les r�sultats des programmes? On a demand� � tous les participants � l'�tude, � l'exception des r�cipiendaires de primes, de donner de l'information et leur opinion � ce sujet.

Tous les r�pondants ont rapport� que des r�ductions significatives ont eu lieu au cours des derni�res ann�es au niveau des ressources humaines affect�es � l'administration des primes d'encouragement dans leurs minist�res. Dans la plupart des minist�res inclus dans l'�tude, les coordonnateurs de programmes sont aussi responsables d'autres activit�s. Dans certains minist�res, la responsabilit� des programmes de reconnaissance et d'encouragement est partag�e entre plusieurs membres du personnel et entre diff�rentes divisions ou directions du minist�re. Ce partage des responsabilit�s est per�u comme un moyen de r�partir les t�ches aussi �quitablement que possible en p�riode de r�duction des effectifs.

Plusieurs r�pondants ont fait remarquer qu'il n'y avait pas de vue d'ensemble pour assurer l'uniformit� dans la fa�on dont le programme de reconnaissance est administr� lorsque la gestion du programme est ainsi dispers�e. De plus, les coordonnateurs n'ont pas le temps de communiquer avec leurs coll�gues des autres minist�res pour partager leurs exp�riences et �changer de l'information sur de la recherche qui pourrait leur faire �conomiser du temps et des efforts dans l'administration des programmes de reconnaissance.

Le programme de primes � l'initiative a encore une fois �t� l'objet de critiques dans les discussions sur le besoin de � travailler plus intelligemment �. Tous les minist�res qui utilisent ce programme se plaignent de sa lourdeur administrative et du temps excessif requis pour v�rifier les assertions d'efficacit� accrue. L'�quipe d'�valuateurs a recueilli plusieurs exemples qui illustrent ces probl�mes, notamment:

D'un coordonnateur des programmes de reconnaissance :

�La plupart des employ�s ne savent pas comment pr�senter leurs suggestions. Cette t�che me revient et je dois la faire en plus de mon autre travail. Cela prend beaucoup de temps.�

De gestionnaires :

�Exiger des �valuateurs qu'ils terminent leur travail peut devenir un probl�me. Quand ce travail est fait � l'administration centrale, les �valuateurs trouvent difficile de comprendre la suggestion parce qu'ils ne connaissent pas bien les op�rations des r�gions qui pourraient �tre am�lior�es gr�ce � la suggestion.�

�Les �valuateurs de suggestions ont aussi d'autres choses � faire. Et parfois, ils changent d'affectation et un autre �valuateur doit reprendre l'�valuation, ce qui cause un autre d�lai.�

�Plusieurs suggestions sont examin�es en profondeur sans que l'on puisse d�montrer qu'elles font �conomiser du temps et de l'argent.�

Tel que remarqu� ailleurs dans cette �tude, deux des plus grands minist�res �tudi�s ont entrepris de r�duire le temps des proc�dures en d�l�guant une bonne partie de l'administration du programme aux r�gions.

Pertinence de la reconnaissance et de l'encouragement

Comme la pertinence de la reconnaissance et de l'encouragement peut avoir des r�percussions sur les r�sultats du programme, les �valuateurs ont pos� la question suivante aux participants :

�La valeur de ce que vous avez re�u est-elle appropri�e par rapport � la valeur de ce que vous avez fait?�

La majorit� des r�pondants � cette question �taient d'avis que la prime ou la reconnaissance avait satisfait leurs attentes. Toutefois, ils ont mentionn� � plusieurs reprises que les sommes affect�es au programme pour reconna�tre les r�alisations de grands groupes �taient trop limit�es.

Modes de reconnaissance et d'attribution des primes

L'�quipe d'�valuateurs s'est aper�ue t�t dans l'�tude, suite aux commentaires �mis par les participants de tous les groupes, que la signification et l'effet de la reconnaissance et des r�compenses d�pendent en grande partie de la fa�on dont on choisit les r�cipiendaires et dont on d�cerne les primes. Plusieurs r�pondants ont insist� sur le fait que les primes et les c�r�monies de remises de primes devraient refl�ter les valeurs, la culture et les buts de l'organisation. Les pratiques de reconnaissance qui ne r�pondent pas � ces exigences n'atteindront pas leurs buts. Par exemple, le mode de reconnaissance utilis� pour les ing�nieurs et les scientifiques ne conviendra peut-�tre pas aux agents de finances.(5)

� ce propos, plusieurs r�pondants des groupes de discussion et des entrevues t�l�phoniques ont r�v�l� que les individus qui travaillent dans les organismes scientifiques et de recherche attribuent une plus grande valeur � la reconnaissance de leurs pairs qu'� celle attribu�e par les gestionnaires sup�rieurs. Ces groupes pr�f�rent �galement des formes de reconnaissance, telles que la participation � des conf�rences de soci�t�s savantes, qui leur permettent de demeurer en contact avec leurs coll�gues professionnels et de se tenir au courant de l'actualit� dans leur domaine de sp�cialisation.

Les r�pondants ont fr�quemment fait mention des r�percussions n�gatives de l'emploi sans discernement ou trop fr�quent des primes. Selon eux, ces pratiques diminuent la valeur du programme et de la reconnaissance aux yeux des employ�s.

L'�-propos des c�r�monies ou autres occasions de remise de primes est aussi un facteur d�terminant du succ�s des programmes de reconnaissance. L'�quipe d'�valuateurs a appris que, dans un cas, les r�cipiendaires de primes ont �t� oblig�s d'apporter leurs propres appareils-photos et de fournir leurs propres films pour photographier la c�r�monie de remise de primes, bien que le minist�re en question poss�dait une section des communications de premi�re classe et un journal minist�riel qui aurait pu fournir ce service.

Bon nombre de participants ont aussi fait remarquer que m�me si certains employ�s pr�f�rent que la reconnaissance soit accompagn�e de grandes c�r�monies, certains pr�f�rent que leur m�rite soit reconnu de mani�re intime et priv�e. Il faut donc conclure que les programmes de reconnaissance doivent satisfaire les pr�f�rences individuelles.

La question du moment propice de la reconnaissance a �t� mentionn�e � plusieurs reprises comme un facteur qui peut influencer, de mani�re positive ou n�gative, la mani�re dont les r�cipiendaires per�oivent une r�compense et l'effet qu'elle a sur eux. Plusieurs questions ont �t� pos�es aux participants sur cet aspect :

�Combien de temps s'est-il �coul� avant que l'on reconnaisse votre m�rite?�

�Le fait d'accorder une r�compense au moment opportun est-il important dans votre organisation?�

L'�quipe d'�valuateurs a �t� mise au courant de plusieurs exemples o� la reconnaissance a �t� t�moign�e de fa�on impersonnelle (par la poste), sans discernement (automatiquement), et sans �gard au moment de l'attribution (quand les r�cipiendaires allaient �tre mis en disponibilit�). Ces mani�res de reconna�tre le m�rite les employ�s diminuent la valeur des programmes, peuvent �tre blessantes et nuire � la motivation. Les r�cipiendaires des primes � l'initiative ont immanquablement fait remarquer le long intervalle qui a s�par� la pr�sentation de leur suggestion et la d�cision portant sur sa recevabilit�.

Formation sur la reconnaissance du m�rite des employ�s

Plusieurs r�pondants ont soulign� la n�cessit� de former les gestionnaires sur la fa�on de reconna�tre le m�rite des employ�s. Au cours des discussions, les coordonnateurs de programmes et les repr�sentants de la gestion ont �t� d'accord sur le fait que la reconnaissance devrait faire partie int�grante des programmes de formation des gestionnaires � tous les niveaux. La formation en salle de classe n'�tait pas consid�r�e comme la m�thode par excellence de d�velopper la confiance dans ce domaine. La plupart des r�pondants �taient d'avis que cette formation devrait �tre int�gr�e dans un module sur les relations humaines interpersonnelles.

4.2 R�percussions et r�sultats de la reconnaissance et des primes

L'�quipe d'�valuateurs a demand� aux participants s'ils pensaient que lorsque les programmes de reconnaissance et d'encouragement sont bien administr�s, ils motivent vraiment les employ�s � d�passer leurs capacit�s et � doubler leurs efforts pour participer � l'atteinte des buts et objectifs de leur organisation.

Sur cette question, plusieurs participants ont indiqu� qu'il �tait souvent difficile d'attribuer les changements positifs dans la motivation des employ�s aux programmes de reconnaissance et d'encouragement, particuli�rement lorsque les primes sont accord�es dans le contexte d'initiatives minist�rielles continues pour am�liorer le rendement.

Certains participants ont affirm� qu'ils ne croyaient pas que les programmes officiels de reconnaissance pouvaient motiver les r�cipiendaires de primes parce que cette forme de r�compense arrive apr�s la r�alisation. Ces r�pondants �taient d'avis que l'innovation et le rendement sup�rieur ne sont pas suscit�s par les primes qui sont attribu�es � l'occasion, mais bien par des pratiques de gestion coh�rentes qui renforcent et reconnaissent les efforts des employ�s au jour le jour.

L'effet des primes officielles est secondaire dans la fonction publique f�d�rale parce qu'elles sont attribu�es seulement une fois par ann�e. C'est un autre commentaire des r�pondants sur la relation entre la motivation des employ�s et l'attribution de r�compenses officielles. Selon eux, la motivation d�coule des pratiques de gestion quotidiennes. La plupart des r�pondants l'ont exprim� quelque peu diff�remment en disant que les employ�s qui se sentent bien dans leur peau, expriment leur satisfaction tous les jours dans leur travail.

Ce point de vue, exprim� maintes fois au cours de l'�tude, n'�tait pas consid�r� comme une raison d'abolir le R�gime des primes d'encouragement ou les autres programmes officiels de reconnaissance en vigueur dans les minist�res. Les participants � l'�tude s'entendaient g�n�ralement sur le fait qu'il y a place pour les primes officielles pour souligner ou r�compenser certains types de r�alisations des employ�s. Ces primes officielles doivent, cependant, faire partie d'une gamme plus vaste de mesures de reconnaissance qui permettent aux employ�s de sentir qu'ils sont appr�ci�s par leur organisation et que leurs efforts sont valoris�s.

4.3 R�sum� des constatations de l'�tude par rapport � la question de l'atteinte des objectifs

Les pratiques de reconnaissance du m�rite des employ�s varient grandement dans l'ensemble des minist�res et, dans certains cas, � l'int�rieur d'un m�me minist�re. La pratique r�pandue de la reconnaissance et son usage � titre d'outil efficace de gestion d�pendent en grande partie de l'appui proactif des gestionnaires sup�rieurs et de tous les gestionnaires dans la hi�rarchie.

Les employ�s croient que les primes officielles du R�gime des primes d'encouragement sont des �l�ments importants d'une s�rie de mesures de reconnaissance et qu'elles pourraient avoir une plus grande signification si elles �taient restructur�es et utilis�es � bon escient.

Les mesures de reconnaissance et d'encouragement r�ussissent mieux � motiver les employ�s quand elles refl�tent, en elles-m�mes et dans la mani�re dont elles sont attribu�es, la culture et les valeurs de l'organisation.

Le programme des primes � l'initiative est utilis� dans les grands minist�res qui sont capables de d�montrer qu'il leur fait �conomiser de l'argent. Cependant, m�me ces grands minist�res trouvent que le programme est co�teux � administrer et ils le consid�rent comme un moyen inefficace d'�conomiser. De plus, le programme tel que con�u originairement satisfait rarement les employ�s qui s'attendent � ce que l'on �value et r�compense rapidement leurs suggestions.

Le programme des primes � l'initiative soul�ve des inqui�tudes. Sa viabilit� � long terme pourrait �tre menac�e si des actions ne sont pas entreprises pour rem�dier � ses lacunes.

Le programme des primes sp�ciales, au contraire, est peu co�teux, facile � administrer et il peut �tre utilis� pour r�compenser une grande vari�t� d'actes m�ritoires. Les montants allou�s � ce programme, tel qu'il existe maintenant, restreignent cependant son emploi dans le cas de primes pour des r�alisations collectives.

Au cours des derni�res ann�es, le R�gime des primes d'encouragement n'a pas �t� �pargn� lors des compressions budg�taires qui ont touch� l'ensemble du gouvernement. Les ressources allou�es aux programmes de reconnaissance ont �t� r�duites, comme celles de tous les autres programmes, dans tous les minist�res �tudi�s. Les primes non p�cuniaires, particuli�rement les primes sp�ciales, sont utilis�es plus fr�quemment que les primes en esp�ces, d'une part � cause des compressions budg�taires, mais aussi parce qu'elles sont plus faciles � administrer et qu'elles semblent satisfaire plus spontan�ment la pr�f�rence des employ�s pour des marques de reconnaissance plus fr�quentes et informelles.

De plus en plus, la reconnaissance t�moign�e aux employ�s est per�ue comme un outil permanent de gestion efficace des programmes plut�t qu'un comportement ou une activit� qui arrive � l'occasion. Le RPE, tel qu'il existe pr�sentement, ne r�ussit pas � satisfaire cet objectif sur toute la ligne.

Compte tenu de ces �l�ments, les r�pondants s'accordent � dire que le RPE et la politique qui le sous-tend doivent �tre restructur�s et mis � jour en fonction des r�alit�s budg�taires et de la nouvelle pr�f�rence des employ�s pour des r�compenses accord�es plus rapidement et taill�es sur mesure.

5. Am�lioration du RPE et r�le futur du Conseil du Tr�sor

5.1 Suggestions d'am�liorations au RPE

Voici, fond�es sur les renseignements et les opinions recueillis dans tous les volets de l'enqu�te, des suggestions pour l'am�lioration du RPE :

1. Programmes minist�riels de reconnaissance

Pour qu'ils soient efficaces, les programmes et les mesures de reconnaissance, y compris le RPE, devraient �tre consid�r�s comme des entit�s dynamiques, qu'il est n�cessaire de r�viser constamment afin de r�pondre � l'�volution des attitudes des employ�s et du milieu de travail. L'engagement des gestionnaires � am�liorer et � renforcer les mesures de reconnaissance devrait �tre constant et visible pour que les buts des programmes soient atteints.
Les minist�res qui mettent � jour ou am�liorent les programmes de reconnaissance et d'encouragement devraient consulter abondamment leurs employ�s et solliciter leurs opinions afin que ceux-ci sentent qu'ils font v�ritablement partie du processus.
Les programmes de reconnaissance et d'encouragement sont plus efficaces quand les r�compenses, de m�me que la mani�re de les d�cerner, refl�tent la culture et les valeurs de l'organisation. Cela demande souplesse et diversit� dans l'emploi de ces programmes, m�me � l'int�rieur d'un minist�re.
L'administration des activit�s de reconnaissance et d'encouragement devrait �tre d�centralis�e autant que possible, tant pour rationaliser l'administration que pour assurer que ces activit�s refl�tent vraiment la culture de l'organisation et les sous-cultures. Cependant, une fois cette rationalisation r�alis�e, les gestionnaires sup�rieurs devraient coordonner les mesures de reconnaissance pour assurer une uniformit� d'application dans l'ensemble du minist�re, notamment en ce qui a trait aux crit�res et aux motifs d'attribution des r�compenses.
Dans les minist�res qui emploient ou qui ont l'intention d'employer les programmes de primes � l'initiative, les sous-ministres pourraient fournir de l'information et des directives aux employ�s quant aux domaines des op�rations minist�rielles qui seront prioritaires dans l'ann�e en cours et indiquer qu'ils favoriseront les suggestions qui peuvent �tre valid�es et mises en oeuvre de fa�on efficace dans un d�lai raisonnable.
Les minist�res devraient s'efforcer davantage de mettre au point et d'am�liorer des m�thodes et des instruments pour �valuer les suggestions faites dans le cadre des programmes de primes � l'initiative et ils devraient offrir de la formation relative � l'utilisation de ces instruments.
Les sommes allou�es au programme des primes sp�ciales pourraient �tre augment�es afin de permettre l'emploi plus fr�quent de ces primes pour r�compenser les r�alisations collectives. Cela permettrait d'appuyer la priorit� qu'accorde le gouvernement au travail d'�quipe en cette p�riode de r�duction des effectifs.
Des efforts additionnels pourraient �tre faits pour reconna�tre le m�rite des employ�s d�butants, y compris les employ�s nomm�s pour une p�riode d�termin�e et le personnel temporaire. Bien que leur apport soit indispensable � l'atteinte des buts et objectifs de l'organisation, ces groupes sont ceux qui se sentent actuellement le moins valoris�s.
La formation des gestionnaires � tous les niveaux devrait inclure de la formation sur l'emploi des mesures de reconnaissance et sur leur signification. Cette formation pourrait faire partie d'un module sur les relations interpersonnelles.
Les minist�res devraient trouver des moyens additionnels de reconna�tre spontan�ment le m�rite des gestionnaires � tous les niveaux.

2. Primes d�cern�es par l'�tat

Le greffier du Conseil priv� pourrait r�compenser les sous-ministres pour leur rendement en mati�re de gestion des ressources humaines.
Le Bureau du Conseil priv�, le Conseil du Tr�sor, la Commission de la fonction publique et les syndicats pourraient envisager d'�laborer et de mettre en oeuvre conjointement une prime de prestige pour reconna�tre l'excellence en mati�re de gestion des ressources humaines dans l'ensemble d'un minist�re, ainsi que les r�alisations dans certains sous-secteurs tels que la gestion du changement.
Afin de reconna�tre plus ad�quatement les individus et les groupes qui re�oivent les primes d�cern�es par l'�tat, mais �galement pour faire contrepoids aux sentiments d�favorables du public � l'endroit des fonctionnaires et de la fonction publique, un effort accru pourrait �tre d�ploy� pour publiciser ces primes.

5.2 R�le futur du Conseil du Tr�sor relativement au RPE

L'�valuation visait d'abord � examiner le genre de r�le que le Conseil du Tr�sor devrait exercer � l'avenir pour appuyer et encourager les mesures de reconnaissance et d'encouragement dans la fonction publique f�d�rale. L'�quipe d'�valuateurs a donc pos� des questions � ce sujet lors des entrevues pr�liminaires et dans plusieurs r�unions des groupes de discussion. Ils ont demand� aux participants :

�Quel r�le le Conseil du Tr�sor devrait-il jouer � l'avenir en mati�re de r�gime de primes d'encouragement afin d'appuyer et de favoriser les mesures de reconnaissance et d'encouragement dans les minist�res?�

�Devrait-on d�l�guer les pleins pouvoirs aux minist�res en ce qui a trait � l'administration de ces programmes?�

Les r�ponses obtenues au cours des entrevues pr�liminaires refl�taient deux postulats importants :

En vertu de la l�gislation actuelle, le Pr�sident du Conseil du Tr�sor est l'employeur de la fonction publique et continue de le demeurer avec toutes les responsabilit�s que cette fonction implique; et,
Le Pr�sident du Conseil du Tr�sor continuera d'exercer les responsabilit�s qui lui sont conf�r�es par la Loi sur la gestion des finances publiques.

Ce groupe de r�pondants �tait d'avis que ces deux responsabilit�s exigent que le Conseil du Tr�sor et son Secr�tariat se donnent des objectifs visant l'excellence dans la gestion efficace des programmes et services f�d�raux, et l'imputabilit� pertinente dans l'utilisation des fonds publics. En ce qui a trait au RPE, ces exigences signifient que le Conseil du Tr�sor doit s'assurer que les minist�res disposent des pouvoirs d�l�gu�s suffisants, ainsi que des instruments de gestion et des ressources financi�res dont ils ont besoin pour promouvoir les mesures de reconnaissance maintenant et dans l'avenir.

Tel que mentionn� ailleurs dans ce rapport, les gestionnaires sup�rieurs �taient d'avis que les contr�les des programmes de primes en esp�ces devraient �tre assouplis pour que l'on puisse les adapter plus facilement aux besoins particuliers des minist�res. Certains gestionnaires sup�rieurs �taient d'avis que l'on pouvait r�pondre ad�quatement au souci du Conseil du Tr�sor d'assurer l'usage judicieux des fonds publics en utilisant des mesures autres que la politique sur le R�gime des primes d'encouragement.

Les r�pondants des autres groupes qui ont exprim� leurs vues sur cette question �taient g�n�ralement d'accord pour demander au Conseil du Tr�sor de remplacer la politique actuelle du RPE. Ils croient que la nouvelle politique devrait contenir une description claire et br�ve de l'engagement du Conseil du Tr�sor � promouvoir la reconnaissance en tant que composante essentielle d'une gestion efficace. En d'autres mots, la politique pourrait aborder la reconnaissance du m�rite dans une perspective de gestion de la qualit� et d'am�lioration continue.

Dans le m�me esprit, la politique pourrait comporter moins de d�tails sur les programmes de primes � l'initiative et expliquer davantage de quelle fa�on le recours aux mesures de reconnaissance peut servir � atteindre les objectifs gouvernementaux et organisationnels de mani�re efficace.

Des r�pondants ont sugg�r� que le Conseil du Tr�sor consid�re la mise en place de lignes directrices et de mesures pour permettre aux gestionnaires d'utiliser les programmes actuels et �ventuels de primes � l'initiative de mani�re � refl�ter leurs propres besoins en mati�re de gestion. L'une de ces mesures devrait accorder une plus grande souplesse dans les sommes que les minist�res peuvent allouer aux primes non p�cuniaires.

Des r�pondants ont aussi indiqu� que le Conseil du Tr�sor pourrait faire une plus grande publicit� autour des r�cipiendaires des primes d'excellence et des primes pour services insignes. Cette publicit� permettrait aux employ�s d'en savoir davantage sur les programmes de reconnaissance et ferait contrepoids � la publicit� n�gative qui entoure la fonction publique et les fonctionnaires.

Des r�pondants ont aussi indiqu� que les minist�res ont besoin d'�claircissements concernant ce qu'il leur est permis de faire en mati�re de programmes de primes en esp�ces. Cependant, il n'est pas n�cessaire que de telles pr�cisions soient transmises dans le cadre d'une nouvelle politique; il est, en fait, probablement pr�f�rable de ne pas les y inclure.

�valuation des programmes de reconnaissance du m�rite des employ�s, Revenu Canada, juin 1995.
Une proposition � cet effet fait pr�sentement l'objet d'une �tude par le Groupe de travail sur le leadership des ressources humaines de la fonction publique, sous la direction du Conseil du renouvellement du personnel. Cette prime de prestige, qui serait attribu�e conjointement par le Bureau du Conseil priv�, le Conseil du Tr�sor, la Commission de la fonction publique et les syndicats, viserait � reconna�tre l'excellence en mati�re de gestion des ressources humaines dans l'ensemble d'un minist�re et elle permettrait �galement de reconna�tre les r�alisations dans certains sous-secteurs tels que les relations de travail, la gestion du changement et l'�quit� en mati�re d'emploi.
La circulaire modificative de juin 1990 du Conseil du Tr�sor a adouci les crit�res d'admissibilit� pour les primes � l'initiative afin de permettre aux employ�s de recevoir une prime en esp�ces pour r�compenser les suggestions pr�sent�es dans le cadre de leurs responsabilit�s, � la condition qu'ils n'aient pas les pouvoirs de mettre en oeuvre ces suggestions. La circulaire permettait aussi aux employ�s participant � des r�gimes de r�mun�ration fond�s sur le rendement ou le m�rite de recevoir des primes non p�cuniaires d'une valeur maximale de 200 $, taxes comprises.
Cette opinion s'accorde avec celle exprim�e dans le document du Conseil du Tr�sor intitul� Improving Reward and Recognition Programs in the 90s: An Organization Development Perspective, p. 4-5.
Three Others R's: Recognition, Reward and Resentment. John W. Koning Jr. Dans un document intitul� Framework for the Human Resources Management of Science and Technology, Direction des ressources humaines, Ressources naturelles Canada, octobre 1995.