ARCHIVÉ - Rapports sur les acquisitions pour l'année civile 2010 (à présenter en 2011)

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Avis sur la politique des marchés : 2011-1

N^o de dossier : 7010-003 et 7010-004

Date : 31 janvier 2011

Aux : Administrateurs fonctionnels, Finances et administration, tous les ministères et organismes

Objet : Rapports sur les acquisitions pour l'année civile 2010 (à présenter en 2011)

Résumé

Pour l'année civile 2010, tous les rapports requis devant être établis à l'aide du logiciel Datacap de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) demeurent les mêmes que pour l'année civile 2009. Les ministères et les organismes sont priés de remettre le plus rapidement possible à TPSGC, mais au plus tard le 29 avril 2011, leurs données sur les acquisitions. TPSGC sera ainsi en mesure de produire, en temps opportun, les rapports sur les acquisitions pour l'année 2010.

À compter de l'année civile 2011 (aux fins de présentation en 2012), on demandera aux ministères de rendre compte des commandes subséquentes au lieu de l'ensemble de la convention d'offre à commandes.

Introduction

1. Chaque année, le gouvernement publie sur l'Internet les données statistiques sur les marchés liés aux acquisitions adjugés par les ministères et organismes. Le rapport annuel sur les activités d'achat définit les processus et outils au moyen desquels les achats gouvernementaux sont effectués, selon le cadre stratégique du gouvernement.

Périmètre comptable

2. 2. Sont tenues de rendre compte les autorités contractantes, telles qu'elles sont définies dans le Règlement sur les marchés de l'État et dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), c'est‑à‑dire :
   1. Le ministre compétent, tel que défini aux alinéas 2a), 2a.1) ou 2b) de la LGFP :
      1. Dans le cas d'un ministère mentionné à l'annexe I, le ministre chargé de son administration;
         1. dans le cas d'un secteur de l'administration publique fédérale mentionné à la colonne I de l'annexe I.1, le ministre mentionné à la colonne II de cette annexe;
      2. dans le cas d'une commission visée par la Loi sur les enquêtes, le ministre chargé de son administration par décret du gouverneur en conseil.
   2. Un établissement public figurant à l'Annexe II de la Loi;
   3. La Commission de la capitale nationale.

Autorisation et date limite

3. 3. Lorsque vous envoyez les données sur les acquisitions à TPSGC, il faut indiquer dans le document de transmission électronique le nom et le poste de la personne au niveau de directeur qui a revu et approuvé les données aux fins de diffusion. Sinon, les données seront retournées à l'expéditeur. Les données sur les acquisitions de votre ministère ou organisme pour l'année civile 2010 doivent parvenir à TPSGC au plus tard le 29 avril 2011. Toutefois, les données qui sont disponibles avant cette date devraient être transmises immédiatement à TPSGC. TPSGC a besoin de cette information pour produire, en temps opportun, les rapports sur les acquisitions de 2010.

Procédure de reddition de comptes pour 2010

4. 4. Toutes les exigences de déclaration demeurent les mêmes que pour l'année civile 2010. Ces exigences comportent deux parties. La première comprend la saisie des données sur les acquisitions au moyen de la version 3.3.0 du logiciel Datacap de TPSGC. Pour cette partie, veuillez suivre les indications suivantes :
   1. Ne rendez pas compte des transactions effectuées par carte d'achat. Les informations connexes seront obtenues de sources au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor.
   2. En ce qui concerne les offres à commandes établies par votre propre ministère/organisme, continuez à rendre compte de la valeur de l'offre à commandes complète en estimant la valeur totale des commandes subséquentes (pour la période liée à l'offre à commandes).
   3. Ne pas inclure les offres à commandes établies par d'autres ministères ou TPSGC.
   4. Chiffrez chaque entente d'offre à commandes comme un seul élément de données.

      Il faut faire rapport sur les offres à commandes de cette façon, à l'aide de Datacap, pour satisfaire nos obligations de rendre compte selon les ententes commerciales internationales.

5. 5. En ce qui concerne la deuxième partie des exigences de déclaration, veuillez fournir des données distinctes sur les commandes subséquentes effectuées durant l'année civile 2010 dans le cadre des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement établis par TPSGC en remplissant le rapport intitulé « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement », qui peut être téléchargé à partir du site Web REG. Ce site contient des menus déroulants et lignes directrices pour vous aider à remplir le document. Ces données nous permettront de connaître l'ampleur de l'utilisation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement établis par TPSGC et aidera les gestionnaires des biens et des services à perfectionner leur méthode de localisation des sources d'approvisionnement. Veuillez faire parvenir ces données à TPSGC avec celles de Datacap. Afin d'éviter le double comptage des activités d'approvisionnement, il est essentiel que ces données ne soient incluses avec aucun des cinq fichiers créés au moyen de Datacap, mais plutôt transmises séparément au moyen de la feuille calcul téléchargeable intitulée « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement ».

Rapports dans l'avenir

6. 6. Jusqu'à maintenant, on a demandé aux ministères de rendre compte des offres à commandes en entier plutôt que des commandes subséquentes, pour deux raisons : (a) pour satisfaire aux obligations du Canada en matière de rapport liées aux ententes commerciales internationales, car nos partenaires commerciaux veulent connaître les possibilités d'affaires découlant des offres à commandes; (b) par le passé, de nombreux ministère ne possédaient pas la capacité requise pour rendre compte des commandes subséquentes.
7. 7. Toutefois, les commandes subséquentes sont de fait des contrats et l'offre à commandes constitue le cadre selon lequel ces contrats sont attribués. De plus, un ministère qui établit une convention d'offre à commandes ne peut pas prévoir exactement l'ampleur de son utilisation. En outre, comme il est énoncé dans l'Avis sur la Politique des marchés 2008-01, « …en raison de la forte utilisation des offres à commandes établies par TPSGC, il est presque impossible pour les ministères d'estimer de manière précise l'utilisation qu'ils en font. Par conséquent, il serait peut-être plus utile pour le gouvernement du Canada, ainsi que pour ses partenaires commerciaux, de collecter et de déclarer les commandes subséquentes aux offres à commandes. »
8. 8. Cet avis précise également ce qui suit : « Il faut néanmoins mener de vastes consultations avant de modifier la collecte et la déclaration des données sur les offres à commandes. L'un des facteurs déterminants concerne la capacité des ministères à rendre compte précisément des données sur les commandes subséquentes à des offres à commandes. J'invite donc les ministères à faire part de leurs commentaires à ce sujet… » Tous les ministères qui ont fourni des commentaires favorisent l'établissement d'un rapport sur les commandes subséquentes individuelles à une offre à commandes de TPSGC, plutôt qu'une entente d'offre à commandes complète. De plus, contrairement à il y a dix ans, tous les ministères semblent être dotés de la capacité de fournir des données sur les commandes subséquentes, étant donné qu'aucun n'a indiqué le contraire.
9. 9. Dans le cas des offres à commandes mises en place par les ministères, nous demandons aux ministères de faire rapport sur les commandes subséquentes individuelles plutôt que les ententes d'offre à commandes complètes à compter de janvier 2011 (établissement d'un rapport en 2012). Il sera rendu compte de chaque commande subséquente au moyen de Datacap, comme pour tout autre marché. C'est-à-dire que les marchés et commandes de moins de 25 000 dollars ne seront déclarés que de manière collective, alors qu'il sera rendu compte séparément de chaque marché et commande de plus de 25 000 dollars.
10. 10. Entre-temps, TPSGC établira s'il exigera encore que les ministères remplissent le « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » en 2011 et les exercices subséquents.

Processus d'établissement de rapports

11. 11. Vous pouvez accéder au site Web REG de TPSGC qui vous permettra de trouver le logiciel Datacap, version 3.3.0, avec les instructions expliquant comment :
    1. télécharger le programme d'installation de ce logiciel sur votre ordinateur personnel, ou
    2. comment créer vos propres fichiers ASCII dans les versions requises.

A Noter : Vous devez installer la version 3.3.0 afin de soumettre vos données statistiques pour l'année 2010. Une fois que vous aurez créé les fichiers électroniques, veuillez les transmettre par courrier électronique à l'adresse suivante : ncr.gwprs@pwgsc.gc.ca. Vous pouvez également poster vos fichiers électroniques sur disquettes à l'adresse suivante : TPSGC, 11, rue Laurier, Phase III, étage 14A2, Gatineau (Québec), KIA 0S5, à l'attention de Christiane Denis.

Les publications du SCT

12. 12. Toutes les publications du SCT sont disponibles sur le site Web du SCT.

Demandes de Renseignements

13. 13. Pour tout renseignement au sujet du « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement », veuillez communiquer avec Christiane Denis, TPSGC, par téléphone au 819‑956‑0950 ou télécopieur au 819‑956‑3730. Pour des informations sur tout autre sujet, prière de communiquer avec Christiaan Shanahan, Secrétariat du Conseil du Trésor, par téléphone au 613‑941‑7182 ou télécopieur au 613‑957‑2405.

Elisa Mayhew
Directeur exécutif
Secteur des services acquis et des actifs

Diffusion: TB06, TB07, TB21, T22, TB23, T23, T24, T161