Tenue d’enquêtes administratives en réponse aux cas de divulgation d’actes répréhensibles en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

1. Étape du lancement – (Réception, examen initial et analyse préliminaire des divulgations d’actes répréhensibles présumés.)

1.1 Réception et examen initial de la divulgation : L’agent supérieur doit s’assurer que l’allégation ou la série d’allégations reçues du fonctionnaire divulgateur sont suffisamment claires pour qu’il puisse établir le mandat ou les paramètres de l’enquête qui permettra aux enquêteurs de faire une analyse préliminaire de la situation.

1.2 Analyse préliminaire : Une fois l’allégation ou la série d’allégations clairement formulées, l’agent supérieur :

• Fait – ou prend les mesures nécessaires pour que soit faite – une évaluation préliminaire de la validité et de la crédibilité des renseignements fournis;
• Cherche des sources d’information qui pourraient lui procurer des éléments de preuve suffisants pour prouver ou réfuter les allégations;
• Cerne les points essentiels pouvant nécessiter une attention immédiate, notamment les préoccupations continues, les questions de sécurité urgentes ou les actes criminels potentiels; et
• Cerne les autres points qui devraient être traités dans le cadre d’une autre procédure ou par d’autres autorités.

1.3 Les résultats de l’étape du lancement

• La décision est prise d’aller de l’avant, ou non, avec la tenue d’une enquête officielle, et une justification de la décision rendue.

1.4 Mandat (paramètres) de l’enquête

• S’il est décidé d’aller de l’avant avec l’enquête, il faut établir le mandat des enquêteurs. Le mandat comprendra la responsabilité des enquêteurs d’informer les témoins de leurs droits et obligations.
• Le mandat doit aussi comprendre un aperçu des témoins qui pourraient être interviewés et des données ou preuves documentaires nécessaires. Il se peut que des autorisations soient requises de diverses sources pour réaliser l’enquête car des éléments de preuve peuvent être sous la responsabilité d’autres sections et il pourrait être nécessaire d’informer les cadres supérieurs qu’il faudra pouvoir accéder à la documentation ou contacter leur personnel.
• Le mandat doit aussi comprendre une analyse des ressources humaines et financières nécessaires pour réaliser l’enquête. Cette analyse devrait tenir compte des jeux de compétences nécessaires, des compétences linguistiques, des ressources ministérielles à consulter (services juridiques, RH, finances, etc., s’il y a lieu) et du budget estimatif de l’enquête.

2. Étape de l’exécution – (Sélection de l’équipe chargée de l’enquête, attribution de son mandat et gestion de cette équipe)

2.1 Sélection de l’équipe : L’agent supérieur peut choisir de recourir à des ressources spécialisées internes, notamment dans les domaines de la sécurité, la sécurité des TI, la vérification interne, ou à des analystes financiers, dans les cas seulement où il n’y a aucune possibilité de conflit d’intérêts dans le dossier qui fait l’objet de l’enquête et où on peut garantir la confidentialité. Il peut s’avérer nécessaire de conclure un marché et de confier l’enquête à une entreprise d’experts-conseils, digne de confiance, ayant des antécédents dans des domaines comme la juricomptabilité ou la sécurité. L’agent supérieur doit s’assurer que le marché tient compte des questions comme la sécurité et les cotes de sécurité, la garde des documents de travail et les normes à respecter pour l’enquête.

2.2 Planification de l’enquête : Trop souvent, on accorde peu d’attention à la planification de l’enquête. L’équipe chargée de l’enquête devrait fournir à l’agent supérieur un plan d’enquête plus détaillé qui apporte plus de précisions sur les estimations préliminaires fournies dans le mandat de l’enquête. Les enquêteurs devraient établir quels éléments de preuve sont manquants, si il y en a, et où on peut les obtenir, et de quels témoins additionnels on pourrait avoir besoin pour corroborer l’information et les faits additionnels.

En outre, les enquêteurs devraient inclure une liste de témoins potentiels et des questions qui devraient leur être posées, et indiquer dans quel ordre il conviendrait d’interviewer les témoins. Il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour les entrevues et l’examen des documents. Le plan d’enquête devrait prévoir la présentation de rapports d’étape réguliers à l’agent supérieur, par les enquêteurs, et une disposition prévoyant que tout changement à la portée, au mandat ou au budget sera approuvée par l’agent supérieur.

2.3 Enquête sur place : Les notes devraient refléter fidèlement le témoignage des personnes interviewées et être signées et datées par la personne interviewée. Les personnes interviewées ne peuvent pas garder une copie de leurs notes d’entrevue, étant donné que l’information créée au cours du processus appartient à l’enquête. Si la personne interviewée demande que l’entrevue soit enregistrée, il faut l’informer que ce faisant, elle crée de l’information qui appartient à l’enquête et qu’elle ne sera pas autorisée à garder cette information. De façon générale, les entrevues téléphoniques sont à éviter et on ne doit y recourir qu’en cas de circonstances atténuantes. Il conviendrait d’indiquer clairement le but des preuves documentaires; l’endroit ou la personne d’où elles proviennent devrait aussi être précisé, et daté.

Pour des conseils sur la façon d’éviter les pièges courants des enquêtes, voir l’annexe A.

3. Étape du rapport – (Constatations de l’enquête)

3.1 Rapport des enquêteurs : Il s’agit du rapport narratif rédigé par l’équipe chargée de l’enquête que cette dernière remet à l’agent supérieur et qui contient toute l’information nécessaire pour qu’il puisse prendre une décision sur les mesures correctives à prendre, le cas échéant. Ce rapport doit être logique, clair et concis et être exempt d’opinions personnelles ou de commentaires superflus. Il faut y inclure tous les faits pertinents et l’analyse effectuée. Il appartient à l’agent supérieur d’examiner le rapport pour s’assurer qu’il est complet, logique et grammaticalement correct, qu’il fournit des réponses à toutes les questions et que toutes les conclusions sont justifiées.

Vous trouverez à l’annexe B un exemple d’aperçu d’un rapport d’enquête.

3.2 Rapport de l’agent supérieur et formulation de recommandations à l’administrateur général . À la lumière du rapport d’enquête, l’agent supérieur rédigera un rapport distinct qui fera clairement état de son analyse à savoir si les faits réunis au cours de l’enquête permettent d’établir que l’allégation d’acte répréhensible est justifiée et répond aux exigences de l’article 8 de la Loi. L’agent supérieur formule ensuite des recommandations, le cas échéant, à l’administrateur général pour qu’il prenne les mesures correctives qui s’imposent. Même si les allégations ne sont pas confirmées ou si elles ne constituent pas un acte répréhensible grave, certaines mesures correctives, y compris des améliorations aux systèmes, pourraient tout de même se révéler nécessaires.

Préparé par le Bureau des valeurs et de l’éthique de la fonction publique,
de l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
Avril 2007

Aux étapes initiales

• S’assurer que le divulgateur formule une plainte détaillée; sinon, demander des précisions sur les allégations.
• Examiner les motifs du divulgateur afin d’empêcher les cas rares, mais possibles, de plaintes frivoles ou vexatoires.
• Au moment de choisir vos enquêteurs, tâchez d’éviter toute partialité ou apparence de partialité dans la composition de l’équipe d’enquête (par exemple, anciens supérieurs hiérarchiques de l’une des parties, connaissances, etc.).
• Assurez-vous non seulement de sélectionner des enquêteurs convenablement formés et compétents dans la tenue d’enquêtes, mais encore déterminez s’il est nécessaire d’avoir une expertise dans des domaines particuliers (finances, marchés, opérations, etc.).

En cours d’enquête

• Évitez de porter des « œillères » à toute étape de l’enquête ou au moment d’évaluer une divulgation (ne tirez pas de conclusions prématurées).
• Assurez-vous que dans la mesure du possible, les enquêteurs font des entrevues face à face avec les témoins.
• Assurez-vous que les enquêteurs consignent les déclarations par écrit et demandent aux témoins de les signer (ou, comme solution de rechange, enregistrez les déclarations).
• Assurez-vous que les enquêteurs assurent un suivi de toutes les pistes obtenues en cours d’entrevue et qu’ils font des entrevues supplémentaires, si nécessaire.
• Assurez-vous que les enquêteurs tiennent des registres satisfaisants sur l’enquête.
• Assurez-vous que toutes les allégations faisant partie de la divulgation et toutes les questions soulevées dans la divulgation font l’objet d’une enquête.
• Assurez-vous que les intimés sont au fait des allégations formulées contre eux, mais évitez de divulguer l’information qui pourrait compromettre la preuve ou porter préjudice aux témoins.
• Les intimés doivent avoir la possibilité de donner leur version de l’histoire avant que l’enquête prenne fin.
• Agissez sans tarder à toutes les étapes de l’enquête; toutefois, une enquête effectuée trop rapidement est tout aussi peu efficace qu’une enquête qui n’est pas menée en temps opportun. Prenez le temps qu’il faut pour bien faire les choses. Une enquête peut être très exigeante en main-d’œuvre.
• Sur le plan émotif, maintenez-vous à bonne distance de toutes les parties à l’enquête.
• Assurerez-vous que le rapport des constatations porte sur des faits et ne comporte aucune information superflue ou non pertinente et qu’il est rédigé dans un style neutre, détaché et non sensationnaliste. Méfiez-vous d’un trop grand nombre d’éléments non appuyés. Assurez-vous que les enquêteurs n’introduisent aucune partialité dans le rapport en y ajoutant de l’information non pertinente ou non étayée.