Obligation de prendre des mesures d'adaptation : Démarche générale à l'intention des gestionnaires

Table des matières

Introduction

Le droit canadien interdisant la discrimination fondée sur l'un des onze motifs visés à l'article 2 de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP), les employeurs sont tenus d'offrir à leurs employés des mesures d'adaptation pour éviter ces formes de discrimination. L'obligation d'offrir des mesures d'adaptation aux employés faisant partie des groupes protégés par la LCDP s'applique sous réserve que les mesures requises constituent, pour l'employeur, une contrainte excessive en matière de coûts, de santé et de sécuritéNote de bas de page 1.

Afin de démontrer qu'il s'est acquitté de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, l'employeur doit être en mesure de produire des documents indiquant la démarche qu'il a adoptée pour examiner la demande de mesures d'adaptation présentée par l'employé et y donner suite. À cet égard, le présent document donne une vue d'ensemble de la marche à suivre afin d'évaluer une demande de mesures d'adaptation.

Le présent document ne constitue pas un avis juridique; il a vocation à proposer aux ministères et aux gestionnaires un modèle décisionnel afin de les aider à s'acquitter de leur obligation de prendre des mesures d'adaptation, étant entendu néanmoins, qu'en la matière, il convient de statuer au cas par cas.

Le présent document décrit en outre les rôles et les responsabilités incombant aux principaux intervenants du processus lié aux mesures d'adaptation, notamment les gestionnaires, les experts fonctionnels (locaux, technologie de l'information, ressources humaines et relations de travail, santé et sécurité au travail, rémunération, services juridiques, Programme d'aide aux employés (PAE), etc.), le représentant de l'employé et l'employé qui demande la prise de mesures d'adaptation.

Onze motifs de distinction illicite

Lorsque vous recevez une demande de mesure d'adaptation ou que vous décelez un besoin d'adaptation, la première étape consiste à déterminer s'ils entrent dans l'une, voire plusieurs, des catégories des onze motifs de distinction illicite prévus dans la LCDP, à savoir :

Généralement, l'obligation de prendre des mesures d'adaptation touche des personnes ayant une déficience, mais elle peut découler de tout autre motif énoncé dans la LCDP telle la situation de famille.

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation n'a rien à voir avec le fait de prendre compte une préférence de l'employé; elle consiste à éliminer les obstacles discriminatoires prévus dans la LCDP tant que cela ne constitue pas une contrainte excessive pour l'employeur.

Vous trouverez ci-dessous une liste de situations courantes pouvant nécessiter de prendre des mesures d'adaptation :

Rendement et obligation de prendre des mesures d'adaptation

Un problème de rendement peut parfois signifier qu'il y a lieu de prendre des mesures d'adaptation même si l'employé ne l'a pas demandé. En tant que gestionnaire, vous devez, dans certaines circonstances, prendre l'initiative d'évaluer si des mesures d'adaptation s'imposent, même si l'employé n'en a pas fait la demandeNote de bas de page 2. Nous vous encourageons à consulter les experts fonctionnels des ressources humaines et des relations de travail de votre organisation pour obtenir des consignes. Voici certains signes qui pourraient indiquer que des mesures d'adaptation sont nécessaires :

Si vous avez discuté avec l'employé de certains comportements et proposé à plusieurs reprises de prendre des mesures d'adaptation, mais que l'employé ne souhaite pas donner suite à vos propositions, veillez à documenter les mesures que vous avez prises afin de montrer que vous avez fait tout ce qui était en votre pouvoir pour aider l'employé et que vous vous êtes acquitté de vos obligations de prendre des mesures d'adaptation. Assurez-vous également d'indiquer à l'employé les divers services auxquels il peut avoir recours, tel le PAE.

Exemple

Vous remarquez qu'un employé qui était fiable auparavant éprouve des difficultés à respecter les délais. Vos discussions avec lui vous portent à croire que le stress ou un problème de santé mentale pourrait être à l'origine de ces retards. Vous suggérez à l'employé de consulter un professionnel et vous vous assurez qu'il sait comment bénéficier du PAE de l'organisation. Indiquez à l'employé que vous pouvez ajuster son horaire de travail de façon à ce qu'il puisse suivre tout traitement qui pourrait être nécessaire. Assurez-vous que l'employé comprenne que le professionnel de la santé est en mesure de lui suggérer des changements au travail qui lui permettront, à l'issue du traitement, de mieux gérer sa charge de travail. Avec le consentement de l'employé, vous obtenez les recommandations du médecin traitant ou du conseiller qui indiquent qu'il serait souhaitable d'accroître le temps de travail sans interruption de l'employé afin qu'il puisse respecter ses délais. Vous prenez les dispositions voulues et rencontrez périodiquement l'employé afin de vous assurer que les mesures d'adaptation donnent les résultats escomptés.

Documents à l'appui (certificats médicaux ou autres documents)

À titre de gestionnaire, vous devez respecter le droit d'une personne à la vie privée et à la confidentialité, tout en vous acquittant de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. Vous devrez savoir quand il convient de demander des renseignements ou des documents complémentaires. Nous vous encourageons à consulter les experts fonctionnels des ressources humaines et des relations de travail de votre organisation pour obtenir des consignes à ce sujet.

Les employés sont parfois réticents à communiquer des renseignements ou à demander des mesures d'adaptation notamment pour les raisons suivantes :

Toutefois, l'employeur a le droit d'obtenir suffisamment de renseignements pour mettre en place des mesures d'adaptation efficaces, et ces renseignements peuvent inclure des détails sur les limitations fonctionnelles. Les renseignements de cette nature ne sont habituellement pas nécessaires dans le cas d'employés souffrant d'une déficience évidente comme une déficience physique permanente associée à la paraplégie ou à la quadriplégie, ou une déficience sensorielle (de la vue ou de l'ouïe, p. ex.). Si les limitations fonctionnelles de l'employé ne sont pas évidentes, vous devez obtenir une évaluation complète de son incapacité. Par exemple :

Le plus souvent, les demandes de mesures d'adaptation fondées sur des motifs religieux n'ont pas besoin d'être documentées. Toutefois, si vous ne connaissez pas bien la religion ou les pratiques religieuses en question, il pourrait être bon d'obtenir des précisions supplémentaires auprès de l'employé ou d'un représentant désigné de sa communauté religieuse. Dans ce cas également, l'information demandée doit porter sur la nécessité de prendre des mesures d'adaptation, et non sur la vie privée de l'employé.

En général, rappelez-vous ce qui suit :

Limites à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation exige un équilibre entre les droits de l'employé ou d'un candidat, d'une part, et le droit de l'employeur de gérer un milieu de travail productif, d'autre part.

Cette obligation a toutefois des limites. À titre de gestionnaire, vous n'êtes pas tenu de faire ce qui suit :

Comment déterminer s'il y a contrainte excessive?

L'employeur est tenu de prendre des mesures d'adaptation à moins qu'elles ne constituent une contrainte excessive. Toutefois, il n'existe pas de formule type permettant de déterminer ce qui constitue une contrainte excessive. Pour établir si les mesures d'adaptation demandées constituent une contrainte excessive, tenez compte de la santé, de la sécurité, des coûts, des conventions collectives, de la polyvalence des effectifs et des locaux, ainsi que des exigences opérationnelles légitimes du cadre de travail. Vous devez documenter vos efforts de manière sérieuse, consciencieuse et authentique, et tenir compte des observations formulées par l'employé, son représentant et les experts fonctionnels des ressources humaines et des relations de travail de votre organisation.

Il ne suffit pas d'avancer des hypothèses subjectives ou des arguments approximatifs sur ce qui est ou non possible en alléguant, par exemple, un coût trop élevé ou un risque déraisonnable pour la santé et la sécurité. Il faut apporter des preuves solides et documentées prouvant qu'il y a contrainte excessive.

Qu'est-ce qu'une exigence professionnelle justifiée?

La loi reconnaît que, dans certaines situations, une limitation des droits individuels dans le cadre du travail peut être raisonnable et justifiable.

Exemple : Pour conduire un camion en toute sécurité, il faut satisfaire aux normes de vision et détenir un permis de conduire approprié. Si un employeur peut démontrer que toutes les personnes qui occupent un poste donné doivent répondre à certaines exigences parce que ces dernières sont essentielles sur le plan de l’efficacité et de la sécurité, alors il n’y a pas lieu de prendre des mesures d’adaptation, parce qu’il ne s’agit pas de discrimination.

Comment établir une exigence professionnelle justifiée?

La Cour suprême du Canada (arrêts Meiorin et Grismer, 1999) a établi un processus comprenant les trois étapes suivantes :

  1. La règle ou norme adoptée doit être liée aux fonctions du poste.
  2. Elle doit avoir été adoptée de bonne foi, car jugée nécessaire.
  3. Elle doit être raisonnablement nécessaire pour atteindre le but ou l'objectif en ce sens que l'employeur ne pourrait prendre des mesures d'adaptation selon les caractéristiques d'un groupe déterminé sans s'exposer à une contrainte excessive.

Responsabilités de l'employé ou du candidatNote de bas de page 3

L'adoption de mesures d'adaptation efficaces dépend de la collaboration de nombreuses parties, notamment de l'employé ou du candidat, du gestionnaire, du représentant de l'employé, des experts fonctionnels et des collègues.

L'employé ou le candidat doit :

Où puis-je obtenir de l'aide?

Voici d'autres sources de renseignements concernant l'obligation de prendre des mesures d'adaptation :

Obligation de prendre des mesures d'adaptation : Démarche générale à l'intention des gestionnaires

Un outil visant à appuyer l'excellence dans la gestion des personnes et l'efficacité organisationnelle

Étape 1 : Reconnaître le besoin de prendre des mesures d'adaptation

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation n'a rien à voir avec le fait de prendre compte une préférence de l'employé; elle consiste à éliminer les obstacles discriminatoires énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

  • Un employé ou un candidat demande des mesures d'adaptation.
  • Vous savez qu'un employé ou un candidat est susceptible d'avoir besoin de mesures d'adaptation.
  • Un tiers représentant l'employé ou le candidat a demandé des mesures d'adaptation.
  • Il n'est pas nécessaire qu'une demande soit présentée par écrit et l'intéressé n'a pas à s'identifier pour avoir droit à des mesures d'adaptation.
  • Une fois le besoin connu, la loi vous oblige, à titre de gestionnaire, à prendre des mesures d'adaptation.

Consultez les sections « Onze motifs de distinction illicite » et « Rendement et obligation de prendre des mesures d'adaptation ».

Étape 2 : Recueillir les renseignements pertinents et évaluer les besoins

L'ensemble des documents relatifs aux mesures d'adaptation doivent demeurer confidentiels et être conservés séparément des autres documents de ressources humaines.

  • Demandez à l'employé ou au candidat de préciser le type de mesures d'adaptation dont il a besoin. Le cas échéant, demandez à la personne de fournir les documents à l'appui de sa demande (p. ex. une note du médecin).
  • Renseignez-vous sur les exigences et les processus de votre organisation.
  • Documentez chaque étape de votre démarche et tenez la personne-ressource de l'organisation au courant.
  • Au besoin, consultez les autres ressources disponibles (la personne-ressource de l'organisation, un professionnel de la santé ou tout autre expert fonctionnel). En ce qui concerne les mesures d'adaptation liées aux fêtes et aux obligations religieuses, recueillez, au besoin, les renseignements pertinents et consultez les conventions collectives et les politiques pertinentes.
  • Évaluez le milieu de travail de l'employé afin de trouver le meilleur moyen de répondre à sa demande.
  • Déterminez s'il y a des répercussions sur les autres membres de votre équipe. Vous devrez peut-être faire appel au représentant de l'employé.

Consultez la section « Documents à l'appui (certificats médicaux et autres documents) ».

Étape 3 : Prendre une décision éclairée

Chaque personne a des besoins uniques. Vous devez travailler en partenariat avec la personne visée afin de trouver une solution.

  • Prenez le temps d'examiner la demande, de comprendre les besoins de l'employé et du candidat et de passer en revue les documents à l'appui de la demande afin de trouver la solution la plus efficace, pratique et économique.
  • Travaillez avec toutes les parties intéressées, y compris l'employé, le représentant de l'employé, les experts fonctionnels et, le cas échéant, les collègues de l'employé, afin de choisir des mesures d'adaptation efficaces.
  • Documentez l'entente sur les mesures d'adaptation conformément aux procédés en vigueur dans votre organisation et tenez votre personne-ressource au courant en temps opportun.

Consultez les sections « Limites à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation », « Responsabilités de l'employé ou du candidat » et « Où puis-je obtenir de l'aide? ».

Étape 4 : Mettre en œuvre la décision

L'adoption de mesures d'adaptation a pour objet d'éliminer les obstacles en vue de permettre à l'employé d'accomplir son travail et de contribuer pleinement au bon fonctionnement de l'organisation.

  • Instaurer les mécanismes appropriés pour mettre en œuvre l'approche convenue.
  • Informez la personne concernée des raisons sur lesquelles se fonde votre décision, en particulier si le refus découle d'une exigence professionnelle justifiée et/ou d'une contrainte excessive pour l'employeur.
  • Assurez-vous que la personne est au courant de tous les mécanismes de recours disponibles (y compris le Système informel de gestion de conflits, l'Ombudsman du ministère, la Commission canadienne des droits de la personne, etc.).
  • Consultez la personne concernée au sujet de la meilleure approche pour expliquer les mesures d'adaptation aux membres de l'équipe concernés, le cas échéant.

Étape 5 : Assurer un suivi et tenir des dossiers

Vous devez respecter la dignité et la vie privée de la personne concernée par les mesures d'adaptation. Communiquez uniquement les renseignements essentiels aux personnes qui doivent être au courant.

  • Assurez un suivi périodique auprès de la personne concernée et modifiez les mesures d'adaptation s'il y a lieu.
  • Documentez les modifications apportées et communiquez les renseignements pertinents à la personne-ressource de votre organisation en temps opportun, tout en vous conformant aux exigences en matière de confidentialité et de respect de la vie privée.
  • Intégrez les besoins en matière de mesures d'adaptation à la planification des ressources humaines et des activités.

L'adoption de mesures d'adaptation s'effectue au cas par cas, et le processus doit être aussi simple que possible. La marche à suivre doit respecter la dignité et la vie privée de la personne concernée, et le tout doit se faire en temps opportun.

L'adoption de mesures d'adaptation efficaces requiert la collaboration de l'ensemble des intervenants, notamment l'employé, l'employeur, le représentant de l'employé, les experts fonctionnels et les collègues.

En matière de mesures d'adaptation, il n'existe pas de recette infaillible. Chaque personne a des besoins uniques et tous les employés ont le droit de bénéficier de mesures d'adaptation sur la base des motifs de distinction illicite, tant que cela n'impose pas une contrainte excessive à l'employeur (consultez à ce propos la section « Onze motifs de distinction illicite » du présent document). L'adoption de mesures d'adaptation vise à éliminer les obstacles afin de permettre à l'employé d'utiliser ses compétences pour accomplir son travail et contribuer pleinement au bon fonctionnement de l'organisation.

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