Autorisations spéciales de voyager

Table des matières

1. Ministres

  1. Les ministres ne sont pas assujettis à la Directive sur les voyages. Dans une lettre adressée à ses collègues, le président du Conseil du Trésor a rappelé aux ministres de faire leurs réservations auprès des services des voyages du gouvernement lorsqu'ils doivent voyager en avion pour affaires ministérielles et qu'il leur faut des billets payés d'avance. Les ministres peuvent faire affaire directement avec les transporteurs ou les agents de voyages et se faire rembourser après le voyage, pourvu que le fournisseur ne facture pas directement le ministère.
  2. Dans le Budget , le gouvernement a demandé aux ministres ainsi qu'aux administrateurs généraux et aux fonctionnaires de ne voyager en avion en première classe que dans les cas exceptionnels mentionnés dans une lettre que le président a envoyée à ses collègues en mai 1992.
  3. Une lettre du ministre des Finances, , qui renvoie à une directive du Cabinet, régit les modalités de remboursement des voyages que font les ministres pour le compte de leur ministère. Les ministres sont tenus de présenter une déclaration signée, à titre de demande d'indemnité de déplacement. Ils doivent y préciser :
    • la date du début et de la fin du voyage et les endroits visités;
    • les frais de transport;
    • les autres dépenses (par exemple, logement et repas).
  4. Cette déclaration peut être présentée une fois par mois plutôt qu'après chaque voyage. Elle doit inclure l'attestation suivante, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques :

    « Je certifie que les dépenses faisant l'objet de la présente réclamation constituent des dépenses que j'ai engagées pour mener des activités officielles. » (Signature du ministre)

  5. La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si les avances demandées sont plus élevées que les coûts réels payés, la différence entre les avances et les coûts réels payés devrait être remise au ministère, en espèces ou sous forme de chèque personnel fait à l'ordre du receveur général du Canada.

2. Députés

Les frais de déplacement des députés, autres que les ministres du Cabinet, qui voyagent pour le compte de ministères fédéraux sont régis par la Directive sur les voyages. Toutefois, pour chaque voyage de ce type, un décret doit être soumis au gouverneur en conseil pour approbation par l'intermédiaire du Bureau du Conseil privé, conformément à l'alinéa 33.1(1)c) de la Loi sur le Parlement du Canada.

3. Personnel exonéré

Lorsqu'un ministre autorise des employés exonérés à voyager pour affaires ministérielles, les dépenses de ces derniers sont remboursées conformément à la Directive sur les voyages. Ces dépenses sont imputables au budget de fonctionnement du ministre. Elles devraient être autorisées par le ministre ou le chef de cabinet et être examinées par un agent financier supérieur. Les dépenses de voyage du chef de cabinet devraient être autorisées par le ministre ou son délégué principal en matière de finances. Lorsque des employés exonérés accompagnent le ministre, le voyage ne peut être fait en classe « affaires » qu'avec l'approbation de la personne autorisée, si le ministre ne signe pas lui-même l'autorisation de voyager.

Nota: Le personnel exonéré équivalent au niveau EX-02 or supérieur en voyages d'affaires ministériel peuvent se prévaloir des mêmes dispositions que celles prévues pour les membres du groupe de la direction de niveau EX-02 ou supérieur stipulées dans les Autorisations spéciales de voyager.

4. Administrateurs généraux

Les administrateurs généraux peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées à l'hébergement commercial, aux appels téléphoniques, aux repas et aux faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, suivant les reçus présentés. Les dépenses liées aux repas ne doivent pas inclure l'alcool. Les coûts relatifs aux invités sont régis par la politique d'accueil du Conseil du Trésor et doivent être rapportés comme tels.

Les administrateurs généraux devraient exercer leur pouvoir discrétionnaire avec prudence et probité, en restant conscients de ce que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État. Bien que certaines circonstances puissent justifier le remboursement de dépenses exceptionnelles, la norme de base devrait être le confort et la commodité sans excès. La directive du Conseil du Trésor sur les voyages fournit des points de repère. Les sous-ministres et les administrateurs généraux doivent rendre des comptes et être prêts à justifier leurs dépenses, car en leur qualité de fonctionnaires ils ont pour obligation de se comporter de manière à résister à l'examen le plus minutieux du public.

Conformément au décret (numéro C.P. 1997-1810), les organisations possédant des autorisations de voyager et les personnes nommées par le Gouverneur général en conseil à la tête de telles organisations devrait également respecter les principes ci-dessus. Ces organisations ont pour responsabilité de justifier leurs politiques et leurs administrateurs généraux doivent justifier leurs dépenses personnelles.

5. Sous-ministres et personnes nommées par le Gouverneur général en conseil (GC 8-11 et GCQ 8-11)

Les sous-ministres (1-4) et les personnes nommées par le Gouverneur général en conseil GC (8-11) et GCQ (8-11) peuvent, à leur discrétion, voyager en classe « affaires » mais doivent effectuer leurs réservations par le service des voyages du gouvernement (une directive émise par le Cabinet en 1992 interdit maintenant les voyages en première classe).

6. Groupe de la direction

6.1 Généralités

  1. Le groupe de la direction comprend les membres du groupe EX (mais non ceux qui appartiennent à des groupes professionnels équivalents ou qui occupent des postes intérimaires) ainsi que les fonctionnaires des groupes et niveaux suivants et supérieurs à ceux-ci :
    • les GX, LA-2, sous-niveau B, les LA-3, sous-niveaux A, B et C, les postes exclus de niveau MD-MOF-4 et 5, les MD-MSP-3, les PM-MCO-4 et les postes exclus de niveau DS-7A, 7B et 8;
    • les personnes nommées par le gouverneur en conseil dont les modalités de voyage ne sont pas précisées au moment de leur nomination.
  2. Les personnes faisant partie des groupes susmentionnés sont assujetties à la Directive sur les voyages. Durant leurs voyages ordinaires en service commandé à l'extérieur de la zone d'affectation (à l'exception des fins de semaine au foyer, des déplacements prolongés, des réinstallations et des dépenses engagées pour des invités, qui font automatiquement partie des frais d'accueil), elles jouissent d'une certaine latitude.

6.2 Repas

  1. Les personnes peuvent réclamer les indemnités journalières de repas ou leurs frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus. Si la demande de remboursement des frais réels (étayée par des reçus) porte sur un repas en particulier, les indemnités de repas s'appliquent aux autres repas payés ce jour-là (les reçus ne sont pas requis).
  2. Lorsqu'on demande le remboursement de frais réels, il ne faut pas inclure les boissons alcoolisées ni les frais liés aux invités ou aux collègues, ni les frais de repas et de service supplémentaires pour le service aux chambres, frais que le demandeur doit indiquer clairement, d'ailleurs. Les employés doivent fournir le reçu de leur propre addition, plutôt que de réclamer une addition couvrant le repas de plusieurs personnes, sauf dans les cas assujettis à la Politique d'accueil.

6.3 Faux frais

  1. L'indemnité de faux frais comprend pour la durée du voyage des postes comme les dépenses de blanchissage, de nettoyage à sec, les pourboires, les journaux et la détérioration des bagages, même si l'une ou l'autre de ces dépenses peut être plus élevée un jour en particulier.
  2. Quiconque réclame le remboursement de frais réels et raisonnables doit indiquer sur le formulaire, « Demande d'indemnité de déplacement », pourquoi les indemnités de repas ou de faux frais n'ont pas été suffisantes dans les circonstances.
  3. L'indemnité de faux frais est cumulative. Par exemple, en ce qui a trait aux frais de blanchissage et de nettoyage à sec, bien que ces frais ne soient habituellement pas engagés avant la troisième journée, l'indemnité est offerte tous les jours afin que le fonctionnaire dispose des fonds nécessaires s'il recourt à un service de nettoyage à sec.
  4. Il est possible de demander le remboursement de faux frais réels dans des circonstances inhabituelles. Toutefois, si l'on décide de réclamer séparément des frais réels au lieu de l'indemnité de faux frais pré-déterminée, alors le remboursement des faux frais pour tout le voyage s'effectuera d'après les reçus fournis.
  5. On recommande d'indiquer, à des fins de repérage ultérieur, les demandes de remboursement présentées par les membres du groupe de la direction, au cas où le Secrétariat du Conseil du Trésor exigerait une vérification interne.

6.4 Taxis et stationnement

On peut rembourser les dépenses réelles de taxi et de stationnement pour les déplacements de plus d'un jour à l'extérieur de la zone d'affectation en se fiant à la parole du cadre qui en fait la demande. La personne n'est pas tenue alors de présenter de reçus, mais elle peut le faire.

6.5 Hôtels

Le Répertoire d'hébergement et de location de véhicules ne regroupe plus les établissements selon les pages blanches ou vertes. Les établissements sont maintenant regroupés par leur équivalent, selon qu'ils s'inscrivent dans la limite de tarif de la ville ou au-dessus de cette limite. Suite aux modifications du Budget , on doit justifier sur la demande d'indemnité l'utilisation d'établissements au-dessus de la limite de tarif de la ville. La sélection de ces établissements devrait répondre aux critères de rentabilité ou parce que des circonstances exceptionnelles la justifient.

6.6 Appels téléphoniques à domicile

  1. Pour les voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis, les frais de communications à domicile sont maintenant inclus dans les faux frais nouvellement révisés.
  2. Pour les voyages internationaux, si le cadre n'a pas de code d'appels interurbains ou s'il ne peut s'en servir parce que les villes ne sont pas reliées au réseau, comme c'est souvent le cas pour les voyages outre-mer, les dispositions normales de la Directive sur les voyages régissant les appels téléphoniques s'appliquent.
  3. Si le cadre a un code d'appels interurbains et s'il peut s'en servir, il devrait l'utiliser plutôt que de demander séparément le remboursement des appels téléphoniques à domicile. On demande aux intéressés de faire preuve de discernement et de modération en ce qui a trait à la fréquence et à la durée des appels à domicile.

6.7 Voyages par avion en classe « affaires »

  1. Le Budget a précisé que les administrateurs généraux s'arrangeront pour réduire l'utilisation des voyages en classe « affaires ». Cette réduction s'applique aux voyages par avion qui ne sont pas assujettis au paragraphe 3.4.11 de la Directive sur les voyages. Elle porte sur les voyages du groupe de la direction, des personnes nommées par le gouverneur en conseil et inclut également les autres situations où une classe « affaires » pourrait être autorisée.
  2. Le Conseil du Trésor a autorisé l'utilisation des voyages par avion en classe « affaires » de 850 kilomètres aériens ou plus pour les groupes et niveaux suivants de même que pour les groupes et niveaux supérieurs à ceux-ci :
  • à l'extérieur de la RCN : EX-1, PM-MCO-4, LA-2A, GC-3 et GCQ-3;
  • dans la région de la capitale nationale : EX-2, GX, LA-2B, le personnel exclu MD-MOF-4, MD-MSP-3, DS-7A, GC-4 et GCQ-4 ainsi que le personnel de niveau supérieur équivalent de la GRC et des Forces armées.

Nota :

  • Les voyages en première classe sont supprimés sur l'ordre du Cabinet .
  • La permission de voyager en classe « affaires » ne s'applique pas aux cas de réinstallation et de voyage à domicile les fins de semaine (lorsque l'employé revient au lieu de son service commandé immédiatement après la fin de semaine).
  • Lorsqu'il n'y a pas de place en classe « affaires », le fonctionnaire doit voyager en classe économique (ou à tarif réduit) et ne peut se faire rembourser le tarif d'un voyage en première classe.
  • Les personnes qui accompagnent les fonctionnaires susmentionnés ne sont pas autorisées à voyager dans une classe supérieure aux frais de l'employeur.

7. Agents contractuels

7.1 Indiquer les frais de voyage dans le contrat

L'autorisation de conclure un marché avec des personnes qui ne font pas partie de la fonction publique est incluse dans la Politique sur les marchés. Les appendices B, C et D de la Directive sur les voyages précisent les taux et les indemnités consentis pour les voyages en service commandé. Il faut considérer les frais de voyage comme des sommes payables en vertu du marché même. Toutes les dépenses de voyage devraient être précisées, et le montant devrait être inclus dans le coût total du marché. Seuls les reçus originaux des agents contractuels seront acceptés. On ne pourra accorder de remboursement aux agents contractuels s'ils présentent des photocopies de factures d'hôtels, de billets d'avion, etc.

7.2 Sommes à payer

Lorsqu'il est précisé dans le contrat que « les déplacements sont assujettis à la Directive sur les voyages », seules les indemnités négociées de repas, de kilométrage et de faux frais mentionnées aux appendices B, C et D et les dispositions visant les « voyageurs » plutôt que les « fonctionnaires » s'appliquent. Il incombe au ministère d'indiquer aux agents contractuels (et aux soumissionnaires des marchés) les taux et les indemnités en vigueur.

7.3 Marchés sans honoraires

Il est possible de conclure des marchés de services pour lesquels on ne paiera que les frais de voyage de l'agent, en tout ou en partie, sans que des honoraires lui soient versés. Il peut s'agir, par exemple, de marchés conclus avec des bénévoles ou des experts-conseils du secteur privé. Lorsque le marché se fait par entente verbale, les fonctionnaires investis du pouvoir de payer devraient obtenir de l'autorité contractante une note exposant les conditions de l'engagement dont il a été convenu et les dispositions applicables aux voyages.

7.4 Tarifs aériens

Afin de restreindre les coûts, le ministère remboursera les billets d'avion des agents contractuels jusqu'à concurrence du montant maximal prévu pour les billets de la classe économique plein tarif. Les agents contractuels doivent s'efforcer d'obtenir le meilleur tarif possible, notamment en profitant des vols nolisés et d'autres rabais, et de faire leurs réservations immédiatement après l'approbation du marché, afin de pouvoir bénéficier des tarifs les plus bas. Le ministère conserve le droit de limiter le remboursement des billets d'avion lorsque le tarif le plus bas n'a pas été retenu. Les suppléments pour voyage en classe « affaires » ou en première classe peuvent être payés personnellement par l'entrepreneur ou par la société privée, selon la politique de celle-ci.

7.5 Véhicules particuliers

Les agents contractuels qui utilisent des véhicules particuliers sont entièrement responsables des risques associés à la conduite du véhicule et sont tenus de souscrire une assurance contre ces risques. Les primes d'assurance de base sont payées par l'agent contractuel et elles ne sont pas remboursées comme telles, étant incluses dans l'indemnité de kilométrage (appendice B de la Directive sur les voyages). Ce type de transport n'est permis que s'il est rentable - en tenant compte des frais de stationnement et des heures facturées - par rapport aux modes de transport commerciaux.

7.6 Véhicules de l'État

Les agents contractuels et autres personnes voyageant pour le compte du gouvernement ne devraient pas conduire des véhicules de l'État. Si un ministère quelconque les autorise à le faire, il les aura avisés au préalable que l'État a une politique d'auto-assurance et qu'en cas d'accident il n'y a aucune forme de protection, ni pour le conducteur, ni pour le véhicule.

7.7 Assurances

Les personnes qui ne sont pas fonctionnaires et qui voyagent à bord de véhicules de l'État ne sont couvertes par aucune des assurances de l'État. Certaines indemnités sont prévues dans le régime de rémunération des employés, mais il incombe à l'entrepreneur de souscrire une assurance offrant une couverture pour les automobiles, les accidents, la maladie, les voyages par avion et l'immunisation.

7.8 Réservations - Avion et hôtel

Pour être en mesure de profiter de tarifs réduits, le ministère, s'il estime que cela est faisable, peut s'occuper lui-même des réservations pour le transport et le logement. Lorsque le ministère ne fait pas les réservations, la direction des hôtels n'est pas obligée d'accorder aux entrepreneurs de l'État le tarif préférentiel habituellement réservé aux fonctionnaires, mais elle peut néanmoins décider de le faire. Les agents contractuels sont tenus de choisir des hôtels dont le tarif est raisonnable; autrement, ils courent le risque de ne se voir rembourser qu'une partie de leurs dépenses réelles s'ils optent pour un logement ou un moyen de transport trop dispendieux. Si un agent contractuel demeure chez des parents ou des amis, le taux de logement privé non commercial s'applique. Si le ministère prend lui-même des arrangements pour le transport, il doit faire les réservations par l'intermédiaire des services des voyages du gouvernement.

7.9 Remboursement des frais

Les agents contractuels, lorsqu'on leur conseille de le faire, peuvent prendre leurs propres dispositions de voyage. Ils peuvent s'adresser à des agences privées ou directement aux transporteurs publics. En pareils cas, on s'attend que le voyageur paie lui-même toutes les dépenses de voyage et se fasse rembourser ensuite par le ministère ses dépenses et autres frais de subsistance réels. Au lieu de régler directement la note des transporteurs et des fournisseurs d'autres services (hôtels, avions, etc.), les ministères doivent plutôt rembourser à l'agent contractuel les frais appropriés qu'il a payés. Les agents contractuels, soit les personnes autres que les employés, ne peuvent cependant se faire rembourser certaines dépenses comme les frais d'appels à domicile, de garde d'enfants ou de voyage de retour au foyer les fins de semaine.

7.10 Avances de voyage

Les agents contractuels ne sont pas censés recevoir d'avances de voyage, étant donné qu'ils sont normalement appelés à faire des voyages d'affaires. Le versement d'une avance pourrait supposer une relation employeur-employé. On s'attend donc à ce que l'agent contractuel paie ses propres dépenses de voyage et facture le ministère par la suite, sous réserve des dispositions pertinentes ayant trait aux voyages d'affaires et des sommes prévues à cette fin dans le contrat. Le coût des déplacements autofinancés est inclus dans les frais administratifs généraux ou les honoraires journaliers de l'entrepreneur. Dans les cas très rares où un agent contractuel, un professeur d'université, par exemple, ne peut financer lui-même un voyage, le ministère peut consentir une avance limitée. Les ministères sont avisés qu'il est difficile de recouvrer une avance d'une personne ou d'une société qui éprouve par la suite des difficultés financières.

7.11 Affaires et agrément

Il faut répartir de façon appropriée les dépenses de voyage des agents contractuels qui voyagent pour le compte de l'État en même temps que pour leur propre compte ou celui d'autres clients, ou d'autres ministères. L'agent contractuel doit payer lui-même les frais supplémentaires qui résultent des détours et des escales non prévus ou de la prolongation du séjour au lieu de travail.

7.12 Approbation du Conseil du Trésor

Cette approbation n'est nécessaire que si le montant total à verser en vertu du marché excède les limites financières fixées par la Politique sur les marchés.

8. Étudiants

Les allocations de déplacement pour les personnes qui participent à l'un des programmes d'embauche des étudiants sont publiées dans les Conditions d'emploi pour les étudiants.

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