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Bulletin d'information - Échange de poste

Remarque : Ce bulletin apporte des précisions au sujet des dispositions concernant l'échange de postes qui figurent dans la Directive/les ententes sur le réaménagement des effectifs. Il ne remplace aucunement ces documents, qui ont été établis en consultation/négociation avec les syndicats de la fonction publique, ni n'a préséance sur eux.

L'échange de postes (ententes sur le réaménagement des effectifs)

La Directive sur le réaménagement des effectifs (la Directive) et les ententes sur le réaménagement des effectifs (les ententes) s'appliquent aux employés non‑EX de l'administration publique centrale nommés pour une période indéterminée. Elles ne s'appliquent pas au groupe EX ni aux groupes d'équivalents EX qui sont visés par la Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs.

Toutes les ententes prévoient un processus d'échange de postes lorsqu'un employé optant (à ne pas confondre avec un employé excédentaire) qui désire demeurer dans l'administration publique centrale échange son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui est disposé à partir en se prévalant d'une mesure de soutien à la transition [paragraphe 6.3.1 option b) de la Directive/des ententes] ou d'une indemnité d'études [paragraphe 6.3.1 option c)(i) de la Directive/des ententes].

Un employé nommé pour une période indéterminée qui souhaite quitter l'administration publique centrale peut manifester l'intérêt d'échanger son poste avec celui d'un employé optant. C'est cependant la direction qui décidera si l'échange de postes proposé permettra de conserver les compétences nécessaires pour répondre aux besoins courants du poste et de l'administration publique centrale.

La Directive et les ententes stipulent que l'employeur a pour politique d'optimiser les possibilités d'emploi pour les membres du personnel nommés pour une période indéterminée en situation de réaménagement des effectifs, principalement en veillant à ce que, dans toute la mesure du possible, ces personnes se voient offrir d'autres possibilités d'emploi. L'échange de postes est un outil important pour assurer l'efficacité de cette politique.

Aperçu

  • Tous les ministères et organismes de l'administration publique centrale doivent participer au processus d'échange de postes (paragraphe 6.2.1 de la Directive/des ententes).
  • Le remplaçant est l'employé qui, désireux de quitter l'administration publique centrale, est disposé à changer de poste avec un employé optant qui souhaite demeurer dans la fonction publique (paragraphe 6.2.4 de la Directive/des ententes).
  • L'employé optant est l'employé qui a reçu une lettre lui offrant des options (paragraphe 6.2.3 de la Directive/des ententes).
  • Un échange de postes doit se traduire par l'élimination permanente d'une fonction ou d'un poste (paragraphe 6.2.5 de la Directive/des ententes).
  • Les échanges de postes doivent habituellement avoir lieu entre des employés du même groupe et du même niveau ou de groupes et de niveaux équivalents (paragraphe 6.2.7 de la Directive/des ententes). Les groupes et niveaux sont considérés comme étant équivalents lorsque l'écart entre le taux maximal de rémunération du poste comportant la rémunération supérieure et le taux maximal de rémunération du poste comportant la rémunération inférieure ne dépasse pas six pour cent (6 %).
  • C'est à la direction qu'il revient de décider si l'échange de postes proposé permettra de conserver les compétences requises pour répondre aux besoins courants du poste et de l'administration publique centrale (paragraphes 6.2.4, 6.2.6 de la Directive/des ententes).

Principaux points à prendre en considération

Il y a échange de postes lorsqu'un employé optant qui désire rester dans l'administration publique centrale échange son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui est disposé à quitter l'administration publique centrale. C'est le gestionnaire du remplaçant qui examinera si l'employé optant possède les compétences requises pour répondre aux besoins courants du poste et de l'administration publique centrale.

L'employé optant et le remplaçant change de postes le même jour et la proposition d'échange doit avoir été soumise et approuvée pendant la période optante de 90 ou de 120 jours civils (selon la convention collective applicable). L'échange de postes aura lieu le plus tôt possible après son approbation, mais il pourra avoir lieu au-delà de la période de 90 ou de 120 jours dans certaines circonstances, par exemple si le traitement de l'échange approuvé est retardé par des délais administratifs imprévus. Le départ du remplaçant devrait normalement se produire dans les cinq jours de la date de l'échange de postes, afin que le poste visé par la mesure de réaménagement soit supprimé le plus rapidement possible.

Les échanges de postes ont généralement lieu dans la région de l'employé, mais ils peuvent aussi avoir lieu entre deux employés de régions différentes. Les frais de déménagement qui en découleront seront généralement payés par le ministère d'attache de l'employé optant. Les coûts peuvent aussi être partagés par les deux organismes. De tels frais sont autorisés conformément aux dispositions de la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte.

Les échanges de postes auront normalement lieu entre employés du même groupe et du même niveau. Les postes sont considérés comme étant équivalents lorsque l'écart entre le taux maximal de rémunération du poste comportant la rémunération supérieure et le taux maximal de rémunération du poste comportant la rémunération inférieure ne dépasse pas 6 %.

Le 10 avril 2012, la Commission de la fonction publique (CFP) a adopté un Décret d'exemption qui exempte les remplaçants de l'application de certaines dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de faciliter le processus des échanges de postes.

La CFP a également adopté une mesure de transition concernant des échanges de postes bilingues. Ainsi, lorsqu'un employé est nommé ou muté à un poste bilingue à la suite d'un échange de postes, les résultats des tests d'évaluation de langue seconde (ELS) de cet employé seront réputés valides même s'ils datent de plus de cinq ans, pourvu que l'employé accepte d'obtenir de nouveaux résultats valides qui correspondent au profil linguistique du nouveau poste dans les 12 mois de sa nomination ou de sa mutation.

Un employé optant qui a obtenu l'approbation de la direction pour un échange de postes avec un remplaçant dont le poste est de niveau inférieur sera nommé à ce poste de niveau inférieur sans protection salariale. En pareil cas, le remplaçant quittera l'administration publique centrale avec une mesure de transition correspondant au poste de niveau supérieur.

Le processus

Au sein des ministères et organismes

  • Les ententes de réaménagement des effectifs précisent que tous les ministères et organismes de l'administration publique centrale doivent participer au processus d'échange de postes.
  • Le facteur déterminant qui devrait faciliter l'approbation d'un échange de postes, si on tient pour acquis que toutes les conditions stipulées dans l'entente applicable de réaménagement des effectifs sont respectées, est le suivant : est-ce que l'échange de postes permettra de conserver les compétences requises pour répondre aux besoins courants du poste et de l'administration publique centrale.
  • Les ministères/organismes établissent au besoin des comités chargés du réaménagement des effectifs dans le cadre desquels la mise en œuvre des mesures de réaménagent, y compris les échanges de postes, sera discutée avec les agents négociateurs
  • Les ministères/organismes dresseront leurs propres listes de remplaçants éventuels pour faciliter le processus d'échange de postes.
  • Un employé estimant qu'il s'est vu refuser injustement un échange de postes peut demander que sa situation soit réexaminée à l'interne par le champion du réaménagement des effectifs (si un champion a été désigné); l'employé peut également demander l'aide de son représentant syndical.

Entre ministères/organismes

  • Les ministères et organismes collaborent avec d'autres ministères et organismes dans le cadre d'efforts conjoints pour maximiser les possibilités d'échange de postes entre ministères ou organismes lorsque cela peut maximiser l'emploi des employés optants.
  • Les ministères et organismes doivent examiner sérieusement les propositions d'échange de postes entre des employés de leur propre effectif ainsi qu'entre des employés de leur propre effectif et des employés d'autres ministères et organismes de l'administration publique centrale. Un échange de postes ne peut être refusé au seul motif qu'un employé d'un autre ministère ou organisme de l'administration publique centrale y participerait.

Carrefour des emplois/Forum sur l'échange de postes

  • Le Forum sur l'échange de postes du Carrefour des emplois du GC a été créé pour faciliter les échanges de postes interministériels à l'intention des employés optants. Les employés qui recherchent des échanges de postes interministériels sont fortement encouragés à s'inscrire au Forum. Les ministères et organismes aideront les employés à accéder à cet outil.

Rôles

Les employés :

  • ont la responsabilité de chercher un ou des jumelages possibles aux fins de l'échange de postes;
  • doivent informer leur gestionnaire par écrit de leur intérêt à participer au processus d'échange de postes;
  • ont la responsabilité de fournir toute l'information nécessaire pour aider les gestionnaires à prendre une décision au sujet de la proposition d'échange de postes;
  • sont invités à communiquer avec le représentant de leur agent négociateur pour l'informer de leur intérêt à participer au processus d'échange de postes et lui fournir des renseignements concernant un jumelage ou une proposition possible;
  • sont fortement encouragés à s'inscrire au Forum sur l'échange de postes du site des forums du GC et à l'utiliser pour maximiser leurs possibilités de trouver un remplaçant. Ils devraient également s'inscrire au sein de leur ministère ou de leur organisme et utiliser tous les autres outils à leur disposition pour faciliter l'échange de postes (p. ex. les collectivités fonctionnelles).

Les ministères et organismes :

  • doivent promouvoir le processus d'échange de postes;
  • doivent établir des procédures pour faciliter l'échange de postes au sein de leur propres effectifs et collaborer avec d'autres ministères et organismes de l'administration publique centrale pour déterminer et examiner des possibilités d'échange de postes;
  • recueillent de l'information/surveillent l'application du processus d'échange de postes dans le ministère (y compris en ce qui concerne les remplaçants qui peuvent venir chez eux d'un autre ministère ou organisme);
  • consultent les représentants syndicaux locaux selon les besoins;
  • fournissent de l'information à leurs gestionnaires et à leurs employés sur le processus d'échange de postes et répondent à toutes les questions à son sujet, en plus de dispenser de la formation aux gestionnaires et aux professionnels des ressources humaines selon les besoins;
  • transmettent de l'information au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) au sujet du processus d'échange de postes selon les besoins.

Les gestionnaires :

  • doivent décider d'accepter ou de refuser la proposition d'échange de postes selon que l'employé optant possède les compétences requises pour répondre aux besoins courants du poste et de l'administration publique centrale;
  • peuvent recourir à tous les outils qui seraient normalement utilisés dans le cadre de processus de dotation habituels (entrevues, tests, vérification de références, etc.) pour confirmer que l'employé répond à ces besoins;
  • seront informés que l'employé optant cherche des possibilités d'échange de postes pendant la période optante et leur faciliteront le processus au besoin. (Dans le cas exceptionnel où le remplaçant qui est nommé au poste de l'employé optant doit exécuter les fonctions de ce poste pendant plus de 5 jours, le remplaçant doit en posséder toutes les qualifications et le gestionnaire devra également approuver la proposition d'échange de postes).

Le Secrétariat du Conseil du Trésor le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines :

  • assurent la liaison avec les ministères et organismes au sujet de leurs obligations dans le cadre du processus d'échange de postes et fournissent des conseils et des interprétations au sujet de la politique le cas échéant;
  • consultent les agents négociateurs au sujet des enjeux plus vastes de l'application du processus d'échange de postes à l'échelle de l'administration publique centrale;
  • soutiennent et encouragent de façon proactive l'échange de postes entre ministères et organismes;
  • font enquête sur les enjeux systémiques se rapportant au processus d'échange de postes et cherchent à les régler, à des fins de cohérence et d'uniformité.

Les agents négociateurs :

  • contribuent à faciliter l'échange de postes;
  • informent leurs membres du processus d'échange de postes, y compris des délais qui s'appliquent et des limites;
  • consultent le SCT / le BDPRH et les ministères et organismes au sujet du processus d'échange de postes et de son application.
  • informent le SCT / le BDPRH et les ministères et organismes lorsqu'ils prennent connaissance d'enjeux concernant l'application du processus d'échange de postes dans les ministères et organismes;
  • informent les agents syndicaux et les représentants et délégués régionaux/locaux du processus d'échange de postes et de leur propre soutien envers ce processus;
  • représentent leurs membres lors du processus d'échange de postes.

Outils/Pratiques

Voici une liste d'autres outils/pratiques dont peuvent se prévaloir les employés optants dans le cadre de leur recherche d'un autre emploi :

  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) – a mis sur pied un forum interne sur l'échange de postes;
  • Secrétariat du Conseil du Trésor – a une page Web sur l'échange de postes (dans le Coin des employés) et une adresse de courriel dédiée pour faciliter les échanges de postes;
  • Santé Canada – a établi une base de données pour favoriser la continuité d'emploi;
  • Ministère de la Défense nationale – a établi une base de données pour faciliter les échanges de postes;
  • Le groupe Systèmes d'ordinateurs (CS) a ouvert une page sur GCPedia pour faciliter les échanges de postes pour le groupe CS;
  • La collectivité des sciences physiques (PC) a ouvert une page sur GCPedia pour faciliter les échanges de postes pour le groupe PC;
  • La collectivité des spécialistes en information (IS) a ouvert une page sur GCPedia pour faciliter les échanges de postes pour le groupe IS;
  • Le Conseil des ressources humaines (CRH) – transmet activement de l'information sur les employés optants aux dirigeants des ministères et organismes.
  • Foire aux questions au sujet des ententes sur le réaménagement des effectifs
  • Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC)
  • Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC):
  • L'Association canadienne des employés professionnels (ACEP) a plusieurs pages Web qui incluent de l'information sur l'échange de postes et d'autres enjeux importants liés au réaménagement des effectifs.

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