Conversion du système de classification

Pour donner suite à la mise en oeuvre réussie de la nouvelle norme de classification pour les employés du groupe Service extérieur (FS) ainsi qu'au bon déroulement de la conversion comme telle, les enseignements ont été tirés de cet exercice, en vue de faciliter la réalisation de projets futurs de modernisation de système de classification.

Caractère actuel et exact de l'information :

• Les descriptions de travail doivent être à jour et exactes.
• L'affectation au groupe professionnel et les niveaux de classification doivent être pertinents.
• Les données incluses dans le système d'information sur les RH doivent également être à jour et exactes.
• Une vérification du caractère actuel et exact de l'information et une mise à jour de celle-ci, au besoin, doivent être effectuées le plutôt possible lors de l'exécution d'un projet de modernisation de système de classification. De préférence, cette étape devrait être réalisée avant l'élaboration de la nouvelle norme. 
• Si elles ne sont pas prises en compte au début du projet de modernisation, les questions de l'actualité et de l'exactitude des données peuvent créer de sérieux problèmes à différentes étapes du projet (notamment lors de l'analyse de la relativité sur les plans interne et externe, de la production de données d'évaluation aux fins de l'établissement des coûts, de la NPP et de la NPO, des activités de conversion et de la présentation de griefs.)

Le recours à une équipe multidisciplinaire :

• Tous les représentants des différents secteurs des RH et des cadres hiérarchiques doivent posséder les connaissances requises pour le projet et participer à celui-ci, que ce soit à titre de membre de l'équipe de projet ou de personne-ressource qui sera informée, de façon régulière, sur les activités et les progrès réalisés relativement au projet.
• Un projet de modernisation de système de classification a des répercussions importantes sur toutes les fonctions relatives aux RH, et les activités liées au projet doivent être réalisées et coordonnées avec le concours de personnes issues de tous les secteurs.
• Le projet doit s'appuyer sur une composition équilibrée de représentants des RH et des cadres hiérarchiques pour ce qui est de la participation au projet et de la production d'un intrant relativement au projet. Selon l'étape du projet en cours ou les activités devant être réalisées, les RH ou les cadres hiérarchiques assumeront le rôle prépondérant; toutefois, la participation des deux parties est requise tout au long du projet.

Participation des cadres hiérarchiques :

• Il est essentiel que les cadres hiérarchiques prennent en charge l'initiative de modernisation. Les RH peuvent assurer la direction du projet lors de certaines étapes de celui-ci, mais la modernisation d'un système de classification pour un groupe en particulier est une initiative de la direction et doit être perçue comme tel.
• Tous les cadres hiérarchiques touchés par le projet doivent être bien renseignés sur le projet et prendre les devants en renseignant à leur tour leurs employés ou en communiquant avec eux à propos du projet.

Communications :

• La plus grande préoccupation des employés sera toujours de savoir en quoi un projet de modernisation les touchera personnellement (tant au chapitre du niveau de classification que de la rémunération.) Ce genre d'information n'est toutefois pas disponible tout de suite. Les niveaux de classification proposés seront communiqués, par voie de NPO, uniquement lorsque les ministères et les organismes centraux seront satisfaits des résultats de l'évaluation, que les données relatives aux négociations collectives seront connues, et que l'incidence monétaire aura été établie par suite de la conclusion d'une entente.
• Il est important de renseigner les employés sur les différents calendriers d'exécution et étapes d'un projet de modernisation afin qu'ils puissent savoir quand l'incidence du projet sur leur situation personnelle sera connue. 
• Bon nombre d'outils de communication sont disponibles pour renseigner les employés, notamment des séances d'information, des messages à diffusion générale ou des communiqués, la page de l'intranet portant sur le projet de modernisation (où peuvent être affichés les principaux messages, les calendriers d'exécution du projet ainsi qu'une foire aux questions), et une boîte de courrier électronique pouvant recevoir les questions des employés sur le sujet.
• Une fois qu'une entente est conclue dans le cadre d'une négociation collective, il est primordial que les ministères reçoivent les avis en matière de rémunération le plus tôt possible afin qu'ils puissent afficher les scénarios de conversion dans leur page Web consacrée au projet de modernisation. Cette mesure permettra de réduire le nombre de demandes de renseignements que les bureaux de paie recevraient autrement.
• Tout au long d'un projet de modernisation, une étroite collaboration et des échanges presque constants doivent avoir lieu entre le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et le personnel ministériel affecté au projet. Une tribune doit être établie afin de permettre aux ministères de donner de la rétroaction, de faire connaître les nouvelles questions concernant le projet et de discuter avec le BDPRH et les autres ministères des meilleures façons de régler ces questions, le tout dans un contexte de collaboration. 
• L'information doit circuler librement, dans les deux sens, entre l'équipe de négociation de l'employeur et l'équipe de projet du ministère. Certaines questions pouvant devenir épineuses, comme le traitement à accorder à la suppléance et aux détachements, peuvent être réglées directement à la table de négociation. 

Capacité de réaliser le projet :

• La question de la capacité des RH et des cadres hiérarchiques de mener le projet à terme se posera tout au long d'un projet de modernisation.
• Les ministères ne doivent pas sous-estimer la charge additionnelle de travail qui découle d'un projet de modernisation de système de classification. Ils doivent prévoir l'incidence qu'aura cette nouvelle charge de travail. Il n'est pas toujours souhaitable d'aborder ce problème en faisant appel à du personnel temporaire juste avant de débuter une telle période de travail intensif.
• Il faut abattre beaucoup de travail pour former le personnel des RH et les cadres hiérarchiques en ce concerne la nouvelle norme, revoir ou réécrire les descriptions de travail, évaluer tous les postes qui sont touchés par la nouvelle norme, concevoir et livrer les programmes de communications et de gestion du changement, produire les NPO et les NPP destinés aux employés et, enfin, convertir les données de tous les employés touchés selon le nouveau système de classification et les nouveaux taux de rémunération. 

Participation du syndicat :

• Le BDPRH doit indiquer clairement en quoi consistent le rôle et la participation de l'agent négociateur.