Archivée - Feuilles de travail de vérification (NIP) - le 1er septembre 1983

Les feuilles de travail peuvent contribuer à l'efficacité des diverses tâches administratives qu'exige la bonne gestion d'une mission de vérification.

Cette section donnera un aperçu des tâches administratives et du rôle des feuilles de travail permettant de les exécuter efficacement.

a) Faciliter une bonne planification (dont l'affectation des ressources nécessaires)

En consignant sur les feuilles de travail les décisions de planification relatives aux vérifications en cause on s'assure :

• que la planification s'effectue avec organisation;
• que les décisions de planification sont respectées pendant l'exécution du travail sur place (ou que les dérogations si elles ont lieu, s'expliquent);
• qu'il y a un point de repère approprié pour la revue pendant et après la vérification.

Les projets de vérification sont souvent répétés, augmentés pour traiter de domaines supplémentaires ou utilisés comme base de planification d'autres missions. Étant donné les contraintes de non continuité du personnel en place, de bonnes feuilles de travail contribuent à la qualité de vérifications subséquentes ou complémentaires; elles constituent un bon point de départ pour les vérificateurs subséquents en leur permettant de :

• diminuer le temps passé à comprendre la nature des opérations de l'entité vérifiée;
• définir les domaines de risque en matière de vérification;
• déterminer l'étendue du champ d'application de la vérification; et de
• déterminer, avec plus d'exactitude, le temps et le personnel requis.

b) Faciliter une approche structurée

La normalisation de la structure des feuilles de travail aide à donner un cadre utile à l'organisation du travail de vérification. L'uniformité de la structure permet à plusieurs membres du personnel ou à des bureaux distincts de coordonner leur travail lorsqu'il porte sur différents segments d'une même mission.

Un dossier organisé influe sur la façon de revoir des systèmes complexes, en assurant que les principaux domaines ne passent pas inaperçus et que l'examen va assez loin.

c) Faciliter le contrôle suffisant du travail sur place

Si les dossiers sont structurés et les feuilles de travail préparées de façon uniforme, le personnel de la vérification dispose d'indications utiles au cours du travail, les chances d'omission ou de mauvaise application des procédures sont diminuées et le contrôle du travail sur place s'en trouve facilité.

Au cours d'une vérification, on obtient, discute ou examine beaucoup de renseignements. Il est crucial de tenir des registres officiels plutôt que de se fier à sa mémoire, qui risque de faire défaut. En outre, les registres de vérification sont une base importante permettant au vérificateur de comprendre les programmes, les objectifs et les activités de l'entité vérifiée et, comme tels, ils peuvent faciliter une discussion méthodique avec le personnel chargé des opérations.

Enfin, les feuilles de travail sont un facteur de cohérence pour les innombrables procédures individuelles que comporte toute vérification.

d) Faciliter la revue et la préparation des rapport destinés aux supérieurs

Grâce à l'uniformité du mode de présentation des feuilles de travail, l'équipe de vérification dispose d'un moyen efficace pour communiquer les résultats de son travail à ceux qui en font la revue. Avec des feuilles de travail bien organisée, il est facile de déceler les omissions, les dérogations aux procédures normales et les problèmes inusités. De bonnes feuilles de travail, si elles rassemblent des détails individuels, permettent la communication efficace des résultats et des conclusions clés.

Non seulement les feuilles de travail contribuent-elles à la gestion efficace des missions, mais elles constituent également un lien vital entre les procédures d'examen de vérification et le rapport du vérificateur. Les feuilles de travail témoignent du travail accompli et devraient prouver, que l'examen résumé dans le rapport du vérificateur a réellement englobé les domaines visés.

Les feuilles de travail devraient constituer un registre des procédures de vérification mises en oeuvre à l'égard des questions dont traite le rapport et des conclusions auxquelles on est arrivé sur ces questions.

Des feuilles de travail bien structurées permettent d'avoir des séances d'information efficaces avec les représentants de l'entité vérifiée, en facilitant l'accès aux preuves et aux faits pertinents qui justifient le commentaire du rapport de vérification.

Enfin, de bonnes feuilles de travail facilitent la rédaction du rapport; le processus continu de récapitulation et de raffinement des résultats individuels de vérification oblige à s'en tenir à l'objet de la mission et en rend les résultats faciles à traduire dans un rapport.

Le suivi des projets de vérification assure que l'on remédie aux lacunes dont le rapport fait état. Les feuilles de travail bien tenues renferment l,information de base nécessaire à cette tâche et diminuent la possibilité de chevauchement des efforts.

Le suivi peut avoir lieu n'importe quand, de quelques semaines après la vérification à la prochaine mission prévue. On peut quand même contrôler les mesures de suivi par les feuilles de travail de vérification et par un système de rappel.

Les feuilles de travail de vérification interne peuvent servir aux vérificateurs externes et à toute autre personne s'intéressant à l'évaluation du travail de vérification interne et à l'appréciation que font les vérificateurs externes des systèmes de contrôle du ministère.

Dans le passé, ce sont les groupes d'évaluation du Vérificateur général et des organismes centraux qui ont été les premiers utilisateurs de l'information de vérification. Cependant, l'adoption de la Loi sur l'accès à l'information peut porter les membres du public à utiliser davantage les feuilles de travail, s'ils décident de faire valoir les droits que leur accorde la loi.

Vues par de tierces personnes, les feuilles de travail reflètent la qualité du travail de vérification effectué. L'examen des feuilles de travail doit permettre de constater que la vérification effectuée est correcte, et c'est dans cette optique qu'elles doivent être préparées.

Il importe donc que les feuilles de travail constituent un registre complet de l'examen et soient facilement compréhensibles par des tiers. Une documentation suffisante portant sur la planification, sur les données de base concernant l'entité vérifiée, sur les systèmes de contrôle, sur les procédures et résultats des sondages, et sur les discussions importantes avec les représentants de l'entité vérifiée, et sur les décisions prises et les conclusions atteintes permettra à ceux qui font la revue des feuilles de travail de juger de la suffisance et de l'à-propos des procédures de vérification.

La discipline que suppose la création de bonnes feuilles de travail donne l'occasion au nouveau personnel d'apprendre les procédures et de faire preuve de jugement en tirant des conclusions concernant la vérification.

La revue des efforts du personnel peut étayer le processus d'appréciation du personnel, aider à discerner les besoins en formation ou à cerner les cas où le personnel est prêt à assumer de nouvelles responsabilités.

Les feuilles de travail peuvent servir de dépôt d'information pour aider à des tâches étrangères à la vérification. Les feuilles de travail de vérification contiennent souvent des récapitulations pratiques de données sur l'entité vérifiée et peuvent servir d'autres fins sans rapport avec la mission de vérification initiale. Par exemple, les entités vérifiées peuvent utiliser les modèles de cadre de contrôle de gestion comme intrant de planification pour changer la conception des systèmes ou comme outil de formation de leur personnel. En outre, le travail effectué par les vérificateurs peut servir d'intrant pour d'autres études, comme celles qui sont effectuées par les évaluateurs de programme.

Les principaux documents qui découlent de cette phase sont :

• les antécédents relatifs à la nature, aux caractéristiques et aux limites de l'entité vérifiée; et
• l'exposé de planification de la mission.

Légende :

• GEM = Gestion efficace de la mission
• JRV = Justification des rapports des vérification
• EB = Eléments de base pour suivi
• R3P = Revue par de tierces personnes
• PP = Aide au perfectionnement professionnel
• FAV = Fins autres que la vérification
• DC = Rétention : Dossiers courants
• DP = Rétention : Dossiers permanents
• P = objet premier de la feuille de travail
• S = objet secondaire de la feuille de travail
• (A) = l'information est pertinente dans la justification de l'évaluation de la mission particulière, mais elle présente également un intérêt continu; on peut la conserver aux deux dossiers ou la reporter du dossier courant au dossier permanent.

a) Information de base

Pour formuler les paramètres de l'étendue de la mission, le chef d'équipe doit acquérir une bonne connaissance pratique et une bonne compréhension de l'entité vérifiée. La collecte de l'information de base donne aux vérificateur divers points de repère utiles pour se faire une idée globale de l'entité vérifiée.

Il convient de conserver dans les feuilles de travail toute l'information de base, qui donne au vérificateur et à toute personne appelée à faire par la suite une revue, un sommaire des faits, des politiques, des systèmes et des structures actuels pertinents concernant l'entité vérifiée. On parlera de la période de conservation dans les sections subséquentes du rapport, mais le critère qui s'applique généralement est que l'information de base conservée doit être à jour et toujours pertinente.

L'Annexe A du rapport décrit l'information de base type recueillie par le vérificateur.

b) Énoncé de planification de la mission

L'énoncé de planification de la mission est le principal document de la phase de planification de la vérification. Il doit donner un résumé documenté de l'information de planification ainsi que des considérations, des suppositions et des décisions de vérification.

Comme l'exposé établit le plan global de la vérification, il est essentiel à la gestion efficace de la mission, servant de base à la planification et à l'exécution de toutes les phases suivantes de la vérification.

L'exposé est également un point de repère utile lors des discussions avec l'entité vérifiée et lors des revues subséquentes de la mission.

L'Annexe A énumère les principales composantes de l'exposé de planification de la mission.

Les principaux documents qui découlent de cette phase sont :

• une documentation détaillée des programmes, des objectifs et des activités examinés;
• des modèles de contrôle prédéterminés;
• des questionnaires de contrôle, des tableaux de décision ou d'autres mécanismes employés pour déceler l'existence de contrôles à l'égard du modèle de contrôle prédéterminé;
• des critères d'évaluation de la suffisance des contrôles; et
• des feuilles de travail qui résument :
  • les contrôles essentiels;
  • les contrôles compensatoires;
  • les faiblesses du contrôle.

a) Descriptions détaillées

Dans la phase de la revue, rassembler des descriptions détaillées du cadre de contrôle de gestion peut se concevoir comme une extension des activités de collecte d'information de base de la phase de la planification de la mission. C'est à partir de ces descriptions que le vérificateur comprend les programmes, les objectifs et les activités de l'entité vérifiée et que sont menées les discussions avec le personnel d'exploitation. En outre, la discipline que suppose la préparation de ces feuilles de travail est une technique de contrôle de vérification nécessaire qui permet aux vérificateurs de se faire une meilleure idée de l'entité en cause et d'éclairer également ceux qui feront une revue de la vérification.

On utilise souvent les techniques de modélisation dans la présentation des feuilles de travail de la phase de revue. Les modèles sont habituellement présentés sous la forme de descriptions narratives des systèmes, de diagrammes ou d'organigrammes, des responsabilités et de graphiques d'acheminement des procédures. Les systèmes et processus de l'entité vérifiée qui sont le plus souvent abordés comprennent la structure et la logique du programme, le cadre de contrôle de gestion ainsi que la structure de l'organisation et les rapports de responsabilité.

En tant que contrôle nécessaire, les feuilles de travail doivent comprendre la documentation des procédures de validation employées pour corroborer la pertinence, l'intégralité et l'exactitude des données recueillies.

b) Modèles de contrôle prédéterminés

La documentation portant sur le modèle de contrôle prédéterminé constitue la base ou le cadre de l'évaluation de l'efficacité des processus de l'entité vérifiée. Cette documentation est une dimension critique du processus d'évaluation, exposant les attentes du vérificateur quant aux objectifs de contrôle à atteindre dans l'entité vérifiée.

En ce qui a trait au modèle de contrôle prédéterminé, les feuilles de travail doivent exposer les techniques qui seront utilisées dans la collecte d'information portant sur l'existence réelle des contrôles à l'égard des divers objectifs de contrôle prévus dans le modèle. Les techniques utilisées fréquemment comprennent les questionnaires ou aide-mémoire.

Les critère qui seront utilisés au cours de la phase de l'évaluation de la vérification doivent être raffinés et consignés sur les feuilles de travail au cours de la phase de la revue. Ces critères d'évaluation portent sur les moyens par lesquels un vérificateur évaluera si les résultats des contrôles existants atteignent les objectifs de contrôle voulus.

Le modèle de contrôle prédéterminé et les critères d'évaluation devraient faire l'objet d'une discussion avec l'entité vérifiée au cours de la phase de la revue ou plus tôt si l'occasion s'en présente. Au cours de cette discussion, on cherchera non seulement à renseigner pleinement l'entité vérifiée, mais également à lui faire exprimer toute préoccupation ou tout désaccord possible quant au cadre prévu du processus d'évaluation. Lorsque ces préoccupations sont importantes, il peut être nécessaire de répondre ou de modifier l,approche de vérification pour y intégrer les suggestions ou les préoccupations de la direction. Les feuilles de travail devraient donner un compte rendu détaillé de cette discussion de sorte qu'on puisse, à l'occasion de revues subséquentes, déterminer si le vérificateur a fait le nécessaire pour obtenir un accord sur les principes qui sous-tendent les aspects d'évaluation de la mission. Ces indications donneront plus de crédibilité aux normes qu'utilise le vérificateur pour évaluer si les contrôles et le rendement de l'entité vérifiée sont suffisants.

c) Application du modèle de contrôle

A cette étape de la mission, le vérificateur emploiera normalement un questionnaire de contrôle (ou une technique connexe) pour déterminer s'il y a effectivement un contrôle en place pour chacun des objectifs essentiels de contrôle. On peut répondre aux questions de contrôle à partir de la documentation existante sur les systèmes ou par de brèves discussions supplémentaires avec l'entité vérifiée.

Lorsqu'on repère des contrôles ayant trait aux objectifs de contrôle, il faut les expliquer spécifiquement sur les feuilles de travail. Le Registre des contrôles essentiels, sorte de feuilles de travail que l'on peut voir à l'Annexe B du présent rapport, constitue un moyen commode de consigner les contrôles que les vérificateurs jugent nécessaires à l'efficacité des opérations.

Cette feuille de travail est un sommaire utile lors de la vérification et de la revue et constitue :

• un moyen de documenter de façon structurée les contrôles jugés critiques;
• un moyen de repérer les contrôles jugés essentiels;
• un registre à partir duquel on peut élaborer des procédures et des sondages pour corroborer l'efficacité des contrôles;
• un registre des résultats des sondages corroboratifs; et
• un registre des faiblesses relevées dans le fonctionnement des contrôles essentiels.

Quand on ne trouve aucun contrôle à l'égard d'un objectif de contrôle, le vérificateur doit décider si une partie du cadre de contrôle est absente de la documentation initiale du système ou s'il y a des contrôles compensatoires. Les contrôles compensatoires peuvent être documentés sur une feuille de travail comme le Registre des contrôles compensatoires, que l'on peut voir à l'Annexe B. Cette feuille de travail sert essentiellement aux mêmes fins que le Registre des contrôles essentiels, mais met en lumière le fait que les objectifs de contrôle ne sont pas directement atteints par certains contrôles, mais le sont par les effets secondaires des contrôles compensatoires.

S'il ne trouve pas de contrôles compensatoires suffisants au cours de cette revue limitée, le vérificateur doit supposer qu'il y a une lacune ou une faiblesse. Ces faiblesses peuvent être documentées sur une feuille de travail comme le Sommaire des faiblesses, que l'on peut également voir à l'Annexe B.

Ces feuilles de travail ont pour objet principal d'assurer la prise en compte, lors de l'élaboration des procédures de vérification et d'évaluation et/ou lorsque la formulation des constatations de la vérification, des forces et des faiblesses relevées antérieurement sur le plan du contrôle exercé.

Les principaux documents qui découlent de cette phase sont :

• les questionnaires de contrôle ou les techniques connexes visant à déterminer si les contrôles relevés fonctionnent efficacement;
• la documentation étayant l'application du questionnaire ci- dessus;
• un plan, des procédures et des résultats de corroboration;
• une analyse cause effet des faiblesses de contrôle définies; et
• des feuilles de travail portant sur les observations, les conclusions et les recommandations de vérification.

a) Documentation de l'efficacité des contrôles

Lors de l'évaluation de la suffisance des contrôles relevés, le vérificateur évaluera si ces contrôles donnent les résultats attendus. Pour ce faire, le vérificateur utilise les objectifs de contrôle de gestion et les critères d'évaluation établis à la phase de la revue pour répondre aux questions :

• le contrôle est-il utilisé comme prévu ?
• le système de contrôle donne-t-il des données exactes, représentatives et rapides ?
• le cadre de contrôle existant est-il adapté à l'entité vérifiée ?

Pour trouver des réponses à ces questions, le vérificateur prépare normalement un questionnaire de contrôle qui porte surtout sur les résultats spécifiques des contrôles en place. A ce stade de la vérification, ces questionnaires sont appliqués à l'information recueillie pendant la phase de la revue.

Les résultats de l'application du questionnaire de contrôle et des sondages limités doivent être documentés en tant que fondement des constatations de vérification portant sur l'efficacité des contrôles existants.

A la lumière des constatations faites ce stade de la vérification, le vérificateur peut être en mesure de conclure à l'existence et à l'efficacité de certains contrôles. Le cas échéant, il convient de documenter cette conclusion et le vérificateur n'a plus à se préoccuper de documenter ce contrôle avant la phase du rapport. Par ailleurs, le vérificateur peut constater qu'il y n'y a pas de contrôles ou qu'il ne sont pas efficaces. Le cas échéant, le vérificateur documentera ces constatations et il en fera une analyse cause effet, comme on le verra plus loin.

Cependant, le vérificateur rencontrera souvent deux problèmes :

1. l'information dont il dispose ne corrobore pas suffisamment les conclusions ou les constatations provisoires auxquelles il est arrivé jusque-là; et
2. sans renseignements supplémentaires, il est impossible de répondre à certaines questions sur l'efficacité des contrôles.

Dans ces cas-là, le vérificateur doit déterminer de quels sondages de vérification détaillés il a besoin pour en arriver à des constatations ou à des conclusions certaines, après quoi l'examen peut se poursuivre avec la phase de l'analyse cause effet ou celle du rapport. Il est difficile de décider si le vérificateur a suffisamment de données pour en arriver à une conclusion satisfaisante quant à l'efficacité des contrôles et cette décision exige du vérificateur qu'il fasse appel à son jugement professionnel. Cette question dépasse la portée prévue du présent document, mais elle sera reprise dans un document subséquent sur les données de vérification.

Cependant, les feuilles de travail de vérification doivent documenter clairement le processus de décision du vérificateur, les constatations et les conclusions relatives à l'étude de l'efficacité des contrôles.

b) L'analyse cause effet

A la fin des procédures nécessaires de corroboration des contrôles existants des lacunes, inefficiences et faiblesses importantes, le vérificateur disposera d'un ensemble de constatations de vérification consignées sur des feuilles de travail comme le Registre des contrôles essentiels, le Registre des contrôles compensatoires et le Sommaire des faiblesses. Pour élaborer des constatations, des conclusions et des recommandations de vérification aux fins de la préparation du rapport, il faut analyser les causes et les effets des lacunes de contrôle. Cette analyse met l'accent sur la vérification des hypothèses émises pour expliquer pourquoi les critères de vérification énoncés ne sont pas respectés et d'en expliquer les répercussions.

Les feuilles de travail de vérification doivent comporter :

1. un énoncé clair du problème défini par une ou plusieurs constatations de vérification. Il convient de justifier cet énoncé en mentionnant les faiblesses de contrôle notées au cours des phases de la revue et de l'évaluation et confirmées à la phase de la corroboration; et
2. un énoncé clair des causes et des effets, corroboré par une analyse plus poussée et par des sondages limités, au besoin. On arrivera habituellement aux effets en se reportant aux objectifs de contrôle énoncés dans le modèle de contrôle prédéterminé.

c) Un sommaire des constatations, des conclusions et des recommandations de la vérification

Pour chaque domaine/activité soumis à la vérification, il faudra que le vérificateur ait établi une liste des constatations confirmées par les procédures de vérification et dont on aura analysé les causes et les effets si l'on a trouvé que les contrôles sont lacunaires. Le fait de résumer ces constatations est un contrôle utile pour les vérificateurs et confirme à ceux qui font la revue que l'étendue de la vérification était suffisante et que l'on a tiré les bonnes conclusions. Les sommaires servent à regrouper des ensembles de feuilles de travail qui traitent d'une question particulière. En faisant le lien entre le sommaire des constatations et l'énoncé de planification initial, on s'assure que tous les domaines importants ont été traités.

Les sommaires jouent également le rôle de contrôle mécanique des feuilles de travail justificatives. Ils constituent un lien important entre le rapport de vérification et les feuilles de travail justificatives détaillées.

La principale documentation de cette phase comprend :

• des aide-mémoire et des notes de la revue hiérarchique;
• des feuilles de travail sur la présentation des constatations de vérification à l'entité vérifiée;
• le rapport provisoire de vérification;
• le rapport final de vérification; et
• les rédactions de la direction aux constatations de vérification, les plans d'action et les notes rédigées lors du suivi du rapport de vérification.

a) Revue hiérarchique

Il faut que le chef d'équipe fasse une revue des feuilles de travail de vérification régulièrement et de façon continue au fur et à mesure de la vérification. Il faut au moins que le chef de la vérification revoie les feuilles de travail à la fin de la phase de la planification de la mission et de nouveau à la fin de l'élaboration des constatations, des conclusions et des recommandations de l'équipe de vérification.

Il est utile de conserver dans les feuilles de travail une preuve de la revue hiérarchique. En incluant les aide-mémoire, dûment signés, de la revue hiérarchique, on consigne la base à partir de laquelle la revue a été effectuée. Les aide-mémoire de revue doivent mentionner au moins que la personne qui a fait la revue est convaincue :

• que l'étendue du champ d'application a été suffisante;
• que la documentation des feuilles de contrôle est complète; et
• que l'information probante appropriée a été recueillie et versée aux documents pour étayer les constatations et les conclusions de vérification.

La revue peut également comprendre d'autres domaines; elle indiquera par exemple :

• qu'on a conservé parmi les feuilles de travail uniquement les données qui touchent les objectifs de vérification; et
• que l'information que comporte les feuilles de travail est convenablement organisée et que la revue par un tiers, le cas échéant, s'en trouvera facilitée.

Une bonne revue des feuilles de travail sert de mesure de contrôle de la qualité pour assurer le respect des normes établies, des budgets et des échéanciers pour l'exécution d'une vérification. La revue peut également rapporter des avantages secondaires en assurant que les feuilles de travail renferment des renseignements concis, pertinents, exacts et complets et que ces renseignements sont facilement récupérables dans les feuilles de travail par ceux de l'extérieur qui en feront la revue, le Vérificateur général, les groupes d'évaluation de l'organisme central ou le grand public, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

On conserve parfois parmi les feuilles de travail, des notes détaillées de même que les aide-mémoire de revue et les conclusions de ceux qui ont fait la revue. Dans l'hypothèse où ces derniers s'assurent que les feuilles de travail sont remplies au point où toutes les notes de revue ont été convenablement justifiées, il n'y a normalement pas lieu de conserver les notes de revue.

b) Présentation des constatations de vérification à l'entité vérifiée

Il doit y avoir un dialogue constant entre les vérificateurs et la direction de l'entité vérifiée tout au long de la mission de vérification. Il y a cependant certaines exigences de communication formelle, dont l'une oblige le chef d'équipe à fournir à la direction de l'entité vérifiée un sommaire des constatations et des recommandations de vérification avant la rédaction du rapport final.

Lorsque le chef d'équipe est convaincu que toutes les feuilles de travail ont été remplies et revues et qu'on a préparé un sommaire des constatations, des conclusions et des recommandations de vérification, il faut prévoir une réunion avec les responsables compétents de l'entité vérifiée.

Les feuilles de travail doivent porter des données indiquant que le vérificateur a fourni à la direction de l'entité vérifiée l'occasion de revoir les résultats de la vérification alors que les vérificateurs étaient encore sur place.

Les feuilles de travail doivent illustrer les constatations de vérification qui ont été discutées et les réactions de l'entité vérifiée. Cela servira à :

1. donner plus de crédibilité aux constatations de vérification dont fera état le rapport final. Après la revue de sortie, il peut subsister des désaccords sur les conclusions et les recommandations figurant dans le rapport provisoire, mais il ne devrait y avoir que de rares désaccords ou surprises subséquentes quant au faits;
2. assurer à ceux qui font une revue que le vérificateur a fait le nécessaire pour tenir compte dans ses conclusions de tous les faits pertinents concernant les constatations de vérification; et
3. prouver qu'on n'a pas tardé à renseigner les entités vérifiées sur les constatations, leur donnant ainsi aussi vite que possible l'occasion de prendre des mesures correctives.

c) Préparation des rapports de vérification provisoire et final

Il n'y a pas de norme ni de modèle universel pour le rapport de vérification. Cependant, tous les rapports devraient comporter les éléments suivants :

• un énoncé des objectifs et de l'étendue de la vérification, y compris des limites;
• une brève description de l'approche de vérification suivie;
• un aperçu général de l'entité vérifiée, suffisamment détaillé pour qu'il soit clair que le vérificateur s'est fait une bonne idée générale de la nature de l'entité et du contexte dans lequel elle opère; et,
• un sommaire des principales constatations, conclusions et recommandations, qui expose clairement la nature du problème, les causes, les retombées et les mesures que chaque niveau de direction doit prendre, selon le cas.

Lors de la rédaction du rapport, le chef d'équipe doit s'assurer que les constatations de vérification sont convenablement justifiées par l'information probante que contiennent les feuilles de travail. Le document de travail pour la rédaction du rapport provisoire doit porter des renvois multiples aux feuilles de travail qui l'étayent pour faciliter le renvoi à l'information probante sur laquelle s'appuient les constatations et les conclusions.

Le rapport de vérification ne devrait comporter que de l'information pertinente et importante, exprimée de façon logique et concise, devrait de toute évidence s'adresser à ceux à qui il incombe de prendre des mesures correctives.

Les rapports provisoires s'intègrent dans le processus de décision qui aboutit au rapport final de vérification. En un sens, le rapport provisoire est plutôt une présentation officielle des constatations de vérification à l'entité vérifiée; il sert essentiellement, mais d'une façon plus formelle, les mêmes buts que la séance d'information de sortie.

On peut considérer que les réactions formelles des entités vérifiées au texte provisoire présenté par le vérificateur servent une fin semblable à celle de la "lettre de déclaration" du vérificateur interne. La confirmation par l'entité vérifiée de la validité et de l'à-propos des constatations, des conclusions et des recommandations du vérificateur constitue une sorte de corroboration supplémentaire et nécessaire de ce que le rapport final de vérification est présenté le plus objectivement possible et qu'il comporte tous les faits pertinents. Ce processus sert également à assurer que les changements s'opérant dans l'entité vérifiée depuis la séance d'information du vérificateur peuvent être communiqués aux vérificateurs pour qu'ils ne tiennent compte dans la préparation du rapport final de vérification. L'utilisation d'une véritable lettre de déclaration, adoptée aux buts recherchés par les vérifications internes fait l'objet d'une étude au BCG. Si cela s'avère nécessaire, un avis d'interprétation de politique apportera plus de détail sur ce sujet.

Le rapport final constitue le produit ultime du processus de vérification et on doit le conserver avec les feuilles de travail. Après la publication du rapport final de vérification, le cadre supérieur responsable de l'entité vérifiée doit exiger la préparation de plans d'action appropriés. Il convient que faire parvenir un exemplaire de ces plans au groupe de vérification interne pour revue et commentaire. Ce plan doit comporter des dates de mise en oeuvre et doit être conservé avec les feuilles de travail.

Au cours de la mise en oeuvre du plan d'action, le vérificateur devrait surveiller les arrêtés de situation et les garder en dossier, par souci d'intégralité. Il faut indiquer dans les feuilles de travail que les vérificateurs se sont bien acquittés de leur rôle habituel en matière de suivi. A cet égard, le vérificateur conseille normalement la haute direction quant à l'acceptabilité des mesures correctives adoptées par les cadres hiérarchiques suite à ces constatations et à ces recommandations. Les feuilles de travail doivent comporter les conclusions du vérificateur sur la question de savoir si la mise en oeuvre des plans d'action a été satisfaisante et, s'il y a lieu, expliquer pourquoi les mesures prises n'étaient pas suffisantes. Les feuilles de travail doivent indiquer les mesures que prend le vérificateur pour s'assurer que la haute direction est renseignée jusqu'à l'adoption de mesures appropriées.

De temps à autre, il convient de faire une vérification distincte de suivi. Il faut alors préparer une note de service détaillée pour expliquer les circonstances, de sorte que l'on puisse prévoir ce supplément de travail dans le plan à long terme et l'échéancier annuel. Il faut que les feuilles de travail comportent des points de suivi pour référence lors des vérifications futures à effectuer dans le secteur.

Le détail des procédures de suivi dépasse le cadre du présent document, mais il sera repris dans un autre texte.

Il convient d'établir une politique uniforme concernant l'organisation de feuilles de travail au sein du groupe de vérification. L'uniformité du genre de dossiers que l'on tient, de la papeterie utilisée, de l'indexation et de la présentation générale des feuilles de travail présente de nombreux avantages parmi ceux que l'on a mentionnés ci-dessus, notamment celui de faciliter la coordination entre les vérificateurs et l'efficacité de la référence et de la revue.

Les feuilles de travail se répartissent habituellement en deux genres de dossiers, c.-à-d. les dossiers permanents et les dossiers courants. Cette organisation sépare l'information de base concernant l'entité vérifiée qui présente un intérêt continu de celle sur laquelle s'appuie l'évaluation courante du vérificateur quant à la suffisance du cadre de contrôle de gestion.

La répartition des diverses feuilles de travail accumulées ou préparées au cours de la vérification entre ces deux groupes de dossiers varie dans la pratique. En général, on considère que certains genres de renseignements font partie soit des feuilles de travail permanentes, soit des feuilles de travail courantes, ce qu'illustre le tableau 1.

Dans la pratique, le contenu des feuilles de travail permanentes et courantes peut varier. Les différences de traitement ont généralement trait au volume d'information d'intérêt permanent que l'on verse aux dossiers permanents ou que l'on trouve dans les tableaux faisant partie des feuilles de travail courantes. Certains tableaux versés au dossier courant, et ayant trait à l'évaluation courante de l'entité vérifiée peuvent être utilisés pour la planification d'une mission subséquente. Le groupe de vérification pourrait décider qu'il n'est pas nécessaire, normalement, de conserver au dossier permanent tous les tableaux versés au dossier courant, mais qu'il y a tout simplement lieu de les reprendre à l'occasion d'une mission subséquente.

L'une ou l'autre de ces deux façons de faire convient à la bonne organisation des feuilles de travail. Cependant, il importe au plus haut point que le groupe de vérification répartisse les feuilles de travail toujours de la même façon. Ceux qui font la revue des feuilles de travail courantes doivent être certains que les documents justifiant les rapports individuels de mission ne sont pas mal classés. De même, si certains renseignements présentant un intérêt continu sont classés avec les feuilles de travail courantes, il faut que le groupe de vérification établisse une procédure qui garantisse le report de l'information à l'occasion de missions subséquentes. Il est particulièrement important à l'occasion de missions subséquentes. Il est particulièrement important d'avoir de bonnes procédures de report si l'on établit des pratiques différentes de conservation pour le contenu des feuilles de travail courantes et permanentes.

Les vérificateurs tiennent habituellement d'autres dossiers, comme des dossiers de correspondance. Aux fins du présent document, on ne considère pas que ces dossiers font partie des feuilles de travail de vérification puisqu'ils ne comportent habituellement pas de documents qui présentent un intérêt continu ni d'information étayant directement le rapport du vérificateur. S'ils en comportent, il faut en verser des exemplaires ou y faire des renvois dans les feuilles de travail pour que les dossiers de feuilles de travail de vérification soient complets.

C'est par un système d'indexation et une abondante utilisation de renvois que l'on facilite le plus le repérage de renseignements dans les dossiers de feuilles de travail.

Il faut que le système d'indexation soit simple et souple. Par exemple, on peut utiliser des lettres majuscules pour désigner les grands secteurs d'une vérification et des chiffres pour les feuilles de travail au sein des secteurs. L'Annexe C illustre un système d'indexation et fait voir de quelle façon on peut facilement l'augmenter pour traiter un volume important de feuilles de travail.

Il faut décider du système d'indexation dès le début d'une mission pour éviter que le vérificateur se retrouve pris avec une masse de documents non indexés. Pour que l'indexation des feuilles de travail se fasse continuellement, le chef de l'équipe de vérification doit attribuer les codes d'indexation en même temps que les tâches.

Le fait que les feuilles de travail comportent des renvois facilite grandement la revue, ainsi que l'accès à l'information probante lors des séances d'information. Les renvois entre les plans de vérification et les procédures appliqués, entre les programmes de vérification et les résultats des sondages et entre le rapport de vérification et les données sur lesquelles il s'appuie sont des exemples de domaines typiques où cette technique est la plus utile pour les utilisateurs premiers et pour les personnes qui font la revue des dossiers de vérification.

Le système de renvois multiples utilise les codes d'indexation attribués aux feuilles de travail. Une méthode d'usage courant rend significative la localisation du code. Les codes placés à gauche des données corrélées indiquent la feuille de travail d'où provient l'information. Les codes placés à la droite des données corrélées indiquent la feuille de travail sur laquelle on a reporté l'information.

Exemple On code un chiffre, 1234,56, pour faire un renvoi entre la feuille de travail K2 et le rapport provisoire, page A4

1. sur K2, le code serait 1234,56 A4
2. sur A4, le code serait K2 1234,56

Il va sans dire que les renvois n'ont pas pour seule fonction de faire le lien entre des chiffres, mais qu'on en fait un usage abondant pour toute information connexe qui se trouve sur des feuilles de travail distinctes. L'Annexe C illustre comment on peut mettre en corrélation divers segments des feuilles de travail.

Les en-têtes des feuilles de travail individuelles doivent faciliter le classement des feuilles et le repérage d'informations particulières, et permettre à celui qui en fait la revue de savoir qui les a préparées. Chaque feuille individuelle doit donc indiquer :

• la période d'examen
• le titre, le sujet ou la description de la feuille de travail
• la date de préparation
• les initiales de celui qui l'a établie
• les initiales de celui qui en a fait la revue
• les codes d'indexation et les renvois.

Avec l'adoption de la Loi sur l'accès à l'information, les vérificateurs internes devraient porter une attention particulière à l'information accumulée sur des feuilles de travail qui ne devraient pas être divulguée lors d'une demande en vertu de la Loi (prière de consulter un autre document publié par le BCG intitulé Traitement des demandes d'accès à l'information pour l'information de vérification).

Pour permettre le traitement efficient des demandes d'accès à l'information, le groupe de vérification interne doit, au départ, revoir la nature de la matière qui fait l'objet de la mission et déterminer le volume de renseignements exempts ou exclus qui seront probablement accumulés sur les feuilles de travail. Si une mission ne donne lieu qu'à peu de renseignements de ce genre, le groupe de vérification interne n'a pas à se préoccuper de la ségrégation des renseignements critiques avant d'avoir reçu une demande précise. Par contre, si l'on prévoit accumuler une somme considérable de données exemptes ou exclues au cours de la mission, le groupe de vérification interne peut désirer faire la ségrégation des renseignements critiques des feuilles de travail à mesure qu'il les prépare ou les accumule. Lorsque le vérificateur croit qu'il y aura probablement une demande de renseignements alors que la mission a donné lieu à une somme considérable de renseignements exempts ou exclus, le traitement de la demande sera plus efficient si la ségrégation de l'information critique se fait dès la préparation des feuilles de travail. Une fois la demande reçue, seule l'information ayant fait l'objet d'une ségrégation nécessite d'être revue pour juger de ce qui est peut être divulgué.

Lorsqu'on effectue la ségrégation de l'information critique au moment de la préparation des feuilles de travail, le dossier principal des feuilles de travail peut comporter un certain nombre de "feuilles de substitution", sur lesquelles est indiquée la nature des renseignements critiques conservés ailleurs. Si ces renseignements concernent des données qui se trouvent dans le dossier principal des feuilles de travail, les feuilles de substitution pourront porter des renvois à ces données pour en faciliter la revue et la récupération. Étant donné que le chef d'une institution gouvernementale n'est pas tenu de spécifier qu'il existe un dossier non divulgué, les "feuilles de substitution" elles-mêmes peuvent ne pas être divulguées si elles traitent de renseignements exclus ou exemptés.

La politique révisée du SCT sur la gestion des documents (voir la circulaire SCT nø 1983-09) donne une définition si vaste de l'expression "documents publics" qu'elle engloberait la plupart des feuilles de travail utilisées pour effectuer une vérification. En vertu de la présente politique et du Décret sur les documents publics (CP 1966-1749), à peu près toute l'information documentaire de vérification, sous toutes ses formes, établie ou reçue en vertu d'une loi fédérale ou dans la conduite d'affaires publiques, est soumise aux dispositions de la politique.

Parce que les feuilles de travail de vérification sont soumises à la politique de gestion des dossiers du SCT, les groupes de vérification ne peuvent pas détruire les dossiers ni permettre qu'ils soient soustraits au contrôle du gouvernement du Canada, si ce n'est en conformité avec les calendriers approuvés par l'Archiviste fédéral.

Si les groupes de vérification n'ont pas le pouvoir d'éliminer les feuilles de travail, sauf en vertu des dispositions de la politique de gestion des dossiers, ils n'en ont pas moins u\ne connaissance spéciale de la valeur de conservation des feuilles de travail de vérification. Pour cette raison, les groupes de vérification, par le truchement du système de gestion des dossiers de leur ministère, doivent donner des conseils quant aux cycles de conservation nécessaires pour assurer l'économie et l'efficience de l'entreposage des feuilles de travail.

Les sections suivantes donnent des indications quant à la méthode suivant laquelle les vérificateurs peuvent revoir la valeur de conservation des feuilles de travail en vue de conseiller le personnel de gestion des dossiers du ministère. Pour l'instant, le Calendrier 2 des Calendriers d'élimination des documents généraux, approuvés par l'Archiviste fédéral, établit un cycle de conservation de six ans (deux ans pour les documents actifs; quatre ans pour les inactifs) pour les feuilles de travail de vérification. Le BCG examine si cette norme et les pratiques actuelles de conservation adoptées par la profession sont suffisantes. A la fin de cette étude, on donnera des indications plus définitives quant aux cycles de conservation appropriés. Jusque-là, il y a lieu d'appliquer la norme de conservation de six ans au contenu de toutes les feuilles de travail de vérification, quitte à allonger les cycles là où il y a une valeur supplémentaire (voir section suivante).

Parce que l'archivage des feuilles de travail peut exiger beaucoup d'espace coûteux, déterminer la bonne période de conservation constitue un problème d'ordre pratique pour les groupes de vérification. Une revue de la valeur permanente des feuilles de travail doit être le guide en la matière.

Dans l'évaluation des feuilles de travail, il faut tenir compte de quatre principaux genres de valeurs. Ce sont :

• la valeur administrative
• la valeur juridique
• la valeur budgétaire
• la valeur informative des données.

Valeur administrative

Les documents qui ont une valeur administrative sont ceux qui sont nécessaires à l'expédition des affaires courantes du groupe de vérification.

Toutes les feuilles de travail contribuent à la bonne administration et à la bonne exécution d'une vérification. Comme l'illustre le présent document, l'accumulation ordonnée des renseignements de vérification sert plusieurs fins concernant l'exécution efficace d'une mission de vérification. Cependant, lorsqu'une vérification est terminée, la détermination de la valeur administrative continue des feuilles de travail pose aux vérificateurs un problème difficile.

Lorsqu'il évalue la valeur administrative résiduelle des feuilles de travail, le vérificateur doit se poser les questions suivantes sur chaque document; si la réponse est "OUI", il lui faudra estimer que les documents n'ont plus de valeur administrative :

1. Le document a-t-il cessé de contribuer au rendement administratif de la fonction sur laquelle il porte ?
2. L'objectif initial du document a-t-il été atteint ?
3. Conserve-t-on le document par commodité ou par habitude ?
4. L'opération consignée dans chaque document individuel est-elle terminée ?
5. A-t-on conservé le dossier simplement pour se mettre à l'abri d'un reproche administratif ?
6. Le document est-il disponible ailleurs, c.-à-d. en existe-t-il un double ?

Valeur juridique

Les documents qui ont une valeur juridique sont ceux qui touchent les droits, à long ou à court terme, du gouvernement ou des citoyens et qu'on peut invoquer devant les tribunaux.

La conservation des feuilles de travail de vérification interne dans le secteur public en raison de leur valeur juridique est moins fréquente que dans le secteur privé où la possibilité d'une poursuite pour dommages ou violation de contrat est un élément important pour les vérificateurs externes.

Néanmoins, il faut que le vérificateur détermine des exigences juridiques particulières pour assurer que les pratiques de conservation protègent les droits juridiques du ministère et des particuliers.

Valeur budgétaire

Les documents qui ont une valeur budgétaire sont ceux dont les ministères ont besoin pour montrer de quelle façon leur crédits sont obtenus, affectés, contrôlés et dépensés.

La conservation des feuilles de travail de vérification a traditionnellement été liée à leur valeur budgétaire. Dans les Calendriers d'élimination des documents généraux (approuvés par l'Archiviste fédéral et publiés en vertu du Décret sur les documents publics C.P. 1966-1749), on soumet les feuilles de travail de vérification à un cycle de conservation de six ans afin de protéger leur valeur budgétaire fondamentale. C'est une pratique empruntée à la vérification externe et dont on peut mettre en doute le bien-fondé dans le contexte du gouvernement fédéral.

Valeur informative des données

On peut définir cette valeur polyvalente comme l'aptitude d'un document à aider à la reconstitution des activités passées d'un ministère, à donner des renseignements pour la planification courante et future et à fournir des données qui peuvent servir de base à de nouvelles activités.

Une bonne part de l'information conservée dans les feuilles de travail a une valeur informative. Pour le groupe de vérification interne, certains aspects des feuilles de travail habituellement versées aux dossiers permanents des feuilles de travail sont d'une utilité continue dans la planification et l'exécution de missions futures. Toute l'information de vérification portant sur la dernière mission d'une entité vérifiée particulière a une valeur pour les personnes de l'extérieur qui en font la revue, notamment le Vérificateur général, aux fins de l'établissement d'une base d'évaluation des activités du groupe de vérification interne. Comme le vérificateur général accorde de plus en plus d'importance aux résultats du travail de vérification interne, il importe de reconnaître la valeur informative continue des feuilles de travail lorsqu'on décide des cycles de conservation.