Annulée [2017-10-18] - Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye

4.1.1 s'assurer que la vérification des données d'entrée de paye soit effectuées de manière efficace et contrôlée du point de vue administratif par le personnel de la gestion financière afin d'éviter le dédoublement du travail effectué par le personnel des ressources humaines (RH);

4.1.2 qu'il existe un processus pour consigner et comptabiliser les engagements relatifs aux salaires et aux traitements, comme le stipule l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et pour permettre à toute personne investie des pouvoirs conférés par l'article 33 de la LGFP de vérifier que les paiements constituent une imputation régulière sur un crédit et que des fonds soient disponibles;

4.1.3 que toutes les personnes à qui est délégué un pouvoir de signature relativement aux opérations de paye aient obtenu avec succès la formation requise epour comprendre les responsabilités qui accompagnent le pouvoir qui leur est délégué;

4.1.4 que le dirigeant principal des finances fournisse une orientation fonctionnelle aux personnes chargées de la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct et qu'il s'assure qu'il existe une séparation adéquate des tâches, comme la garde et la distribution des chèques, de sorte que les personnes qui les exécutent n'aient pas de pouvoir de signature dans les domaines de la dotation, de la classification, des opérations de dotation ou des opérations d'entrée de paye.

4.5.1 que les dépenses salariales, les allocations et les avantages sociaux à la charge de l'employeur qui sont recouvrés ne donnent pas lieu à des augmentations non approuvées des autorisations de dépenser de l'organisme d'attache;

4.5.2 que l'organisme d'attache acquitte la différence si le montant que l'organisation d'accueil est prête à payer est moins élevé que le salaire payé à l'employé en détachement ou à une personne en affectation dans le cadre d'un programme d'échanges.

4.6.1 de nommer un agent de saisie qui agira comme intermédiaire initial pour tous les brefs de saisie-arrêt et qui déterminera, dès qu'il reçoit les brefs, si la personne visée par le bref :

• est un employé du ministère ou
• travaille à contrat;

4.6.2 de remettre le paiement au cessionnaire, au procureur ou au créancier judiciaire, selon le cas, lorsqu'une dette de l'État pour un marché de services personnels a été autorisée ou qu'une procuration ou un bref de saisie-arrêt est en vigueur;

4.6.3 conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions, de remettre les sommes saisies au tribunal ou au bureau indiqué dans le bref de saisie-arrêt de la façon suivante :

• dans le cas d'un salaire (employés), dans les 15 jours civils à compter du dernier jour de la période de paye durant laquelle elles sont retenues;
• dans le cas d'une autre forme de rémunération, y compris les droits, honoraires, etc. (entrepreneurs), dans les 15 jours civils à compter de leur saisie.

4.8.1 La directive précise qu'il faut recouvrer la rémunération de remplacement provenant d'autres sources, telles qu'une commission d'indemnisation des accidentés du travail, lorsqu'un employé a été blessé et, dans les rares cas d'erreur administrative, qu'il touche son plein salaire au cours de la période prédéterminée établie par l'employeur. Si la rémunération en question provient d'une assurance-invalidité personnelle dont l'employé ou son agent a payé la prime, la rémunération ne doit pas être recouvrée. Il faut consulter les lois provinciales pertinentes pour déterminer si les prestations pour accident de travail reçues d'une commission d'indemnisation des accidentés du travail sont imposables. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de l'indemnisation des accidents du travail et du congé pour accident du travail, consultez le document intitulé Congé pour accident du travail, publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

4.8.2 La directive exige aussi de veiller à ce que les sommes recouvrées soient gérées conformément à la Directive sur la réception, dépôt et comptabilisation des rentrées de fonds.

4.9.1 La directive exige qu'un rapport et une liste de vérification de départ soient établis, en collaboration avec la direction des RH du ministère, afin de confirmer et de certifier que toutes les sommes dues ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant la remise du paiement final à un employé qui quitte le ministère.

• Le processus de certification vise à assurer : le remboursement des avances comptables en souffrance, telles que les avances de voyage, les avances permanentes et les avances salariales d'urgence, les fonds de petite caisse et de la monnaie d'appoint; la restitution des cartes d'achat, des cartes de voyage et des cartes d'identité; le remboursement des congés pris en trop; la restitution du matériel emprunté tel que l'équipement, les outils et les manuels. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres éléments.
• Les services au sein d'une organisation dont l'attestation est requise peuvent inclure les RH, la sécurité, la gestion du matériel, l'administration, la bibliothèque et les services financiers. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres services.

4.9.2 La Directive précise que les services financiers ou, le cas échéant, l'organisation à laquelle le pouvoir de payer aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques est délégué, doivent être les derniers à donner leur accord et doivent le faire seulement après avoir déterminé qu'il n'y a pas de sommes dues à l'État. Il est donc recommandé d'effectuer le paiement final seulement à ce moment-là.