Guide sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Qu’est-ce qu’un plan de voyage?

Un plan de voyage est un document qui contient des renseignements sur les exigences de voyage pour les employés au cours d’une période précise.

À quel moment un plan de voyage devrait-il être utilisé?

Un plan de voyage peut être utile dans des situations où les ministères peuvent prédire avec précision qui devra voyager, en plus du moment et de l’endroit où le voyage aura lieu.

Que devrait comprendre un plan de voyage?

Lorsque le plan de voyage est utilisé afin d’obtenir l’autorisation d’engager les dépenses, il devrait comprendre des estimations détaillées des coûts de voyage et une justification du voyage, comme il est décrit au paragraphe A.2.2.8 de la directive du Conseil du Trésor.

Si les frais de voyage des personnes accompagnantes sont autorisés en vertu des lois, des règlements, des décrets, des directives du Conseil national mixte ou des instruments approuvés par le Conseil du Trésor, ou s’ils sont approuvés conformément au paragraphe A.2.2.12 de la directive du Conseil du Trésor, l’autorisation doit être documentée dans le plan de voyage ou dans la demande de voyage. Consulter le paragraphe A.6.3 du présent guide pour de plus amples renseignements sur les voyages des personnes accompagnantes.

À quelle fréquence un plan de voyage devrait-il être préparé?

Les plans de voyage peuvent être préparés de façon mensuelle, trimestrielle, bisannuelle ou annuelle, en fonction des besoins opérationnels du ministère.

Quel est le processus d’élaboration et d’approbation des plans de voyage?

Le DPF devrait se charger des fonctions suivantes :

• élaborer et coordonner le processus de production des plans de voyage du ministère, y compris le format et le contenu des plans;
• établir des procédures pour approuver les plans de voyage et pour approuver des déplacements non prévus dans ces plans;
• présenter le plan de voyage consolidé du ministère au comité de gestion des cadres supérieurs afin d’assurer une surveillance efficace et la planification des ressources.

Afin de maximiser l’efficience du processus d’approbation, les approbations des plans de voyage et des événements peuvent être coordonnées (voir la section D.2 du présent guide pour plus de renseignements sur la façon de combiner l’approbation des voyages et l’approbation des événements).

A.5.1 Exemption pour les déplacements locaux

En vertu du paragraphe A.2.2.6.1 de la directive du Conseil du Trésor, les pouvoirs d’approbation des voyages aux termes de la directive du Conseil du Trésor ne s’appliquent pas aux déplacements locaux dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituels d’un fonctionnaire.

Les ministères devraient définir le terme « déplacement local » de manière à refléter leur contexte opérationnel. La définition devrait comprendre les limites selon lesquelles les déplacements locaux seraient exclus des approbations de voyage prévues dans la directive du Conseil du Trésor. Les ministères devraient définir et documenter les pouvoirs d’approbation pour les déplacements locaux, par exemple dans leurs notes d’appui au tableau de délégation.

Les définitions ministérielles de déplacement local s’appliquent à l’autorisation d’engager des dépenses de voyages et sont indépendantes des définitions liées aux indemnités de déplacement qui figurent dans les divers modules de la directive sur les voyages du CNM. Communiquez avec votre coordonnateur ministériel désigné de voyages ou votre groupe ministériel des politiques financières pour obtenir d’autres renseignements.

A.5.2 Pouvoirs d’approbation des voyages par l’administrateur général

Selon le paragraphe A.2.2.9 de la directive du Conseil du Trésor, il incombe au DPF d’approuver les voyages de l’administrateur général. Les ministères devraient se doter de politiques ou procédures écrites concernant l’approbation et le paiement des dépenses de voyages de l’administrateur général.

A.6.1 Voyages de non-fonctionnaires

Aux fins de la directive du Conseil du Trésor, les non-fonctionnaires comprennent les personnes suivantes :

• les Canadiens qui voyagent afin de bénéficier de services ou de programmes gouvernementaux;
• les personnes qui prennent part à des consultations et à des négociations organisées par un ministère;
• les entrepreneurs qui effectuent le travail précisé dans leur contrat;
• les personnes qui passent une entrevue d’emploi au ministère.

Lorsqu’un contrat comprend des exigences de voyage et stipule que l’entrepreneur se verra rembourser ses frais de voyage, tous les déplacements de l’entrepreneur doivent être explicitement approuvés. S’il est déterminé que l’entrepreneur devra voyager après la signature du contrat, une approbation de voyage subséquente est requise.

Le ministère devrait déterminer à quelle étape du processus de passation des marchés il est plus efficient et efficace d’obtenir les approbations de voyage nécessaires.

A.6.2 Voyages des ministres et de leur personnel exonéré

Selon le paragraphe A.2.2.3 de la directive du Conseil du Trésor, les voyages entrepris à l’appui des opérations ministérielles par les ministres compétents et les membres de leur personnel exonéré ne sont pas assujettis aux dispositions sur l’engagement des dépenses aux termes de la directive du Conseil du Trésor. Ces déplacements relèvent des Politiques à l’intention des cabinets des ministres et des Autorisations spéciales de voyager.

Le DPF devrait informer le chef de cabinet du ministre de l’élaboration de procédures pertinentes.

A.6.3 Voyages des personnes accompagnantes

Un ministre peut approuver les voyages des personnes accompagnantes conformément au paragraphe A.2.2.12 de la directive du Conseil du Trésor. Le ministre peut décider d’approuver au cas par cas ou pour certains types de situations. Il pourrait par exemple approuver les voyages afin d’assister à des cérémonies de remise de prix et de reconnaissance ou à des activités exigeant la participation de personnes accompagnantes pour des raisons de protocole ou de diplomatie. Ce pouvoir ne peut être délégué qu’à l’administrateur général.

Les voyages des personnes accompagnantes autorisés en vertu des lois, des règlements, des décrets, des directives du Conseil national mixte ou des instruments approuvés par le Conseil du Trésor ne sont pas assujettis aux restrictions de la directive du Conseil du Trésor.

Dans les cas où il existe des autorisations pour permettre les voyages des personnes accompagnantes, l’autorisation doit être documentée dans le plan de voyage ou dans la demande de voyage, comme décrit à la section A.2 du présent guide.

A.7.1 Enregistrement des éléments des autorisations de voyager

Lorsqu’ils paient les frais de voyage de fonctionnaires ou de non-fonctionnaires, les ministères doivent s’assurer que les éléments des autorisations de voyager sont compris dans les autorisations de voyager en vue de l’engagement des dépenses.

Les éléments des autorisations de voyager devront être saisis et enregistrés pour chaque voyage ou dans un plan de voyage.

Les éléments des autorisations de voyager, tels que décrits au paragraphe A.2.2.8 de la directive du Conseil du Trésor, sont les suivants :

1. Objectif;
2. Catégorie (voir le paragraphe A.7.2 du présent guide pour plus de renseignements);
3. Voyageur à titre de fonctionnaire ou non-fonctionnaire;
4. Présence virtuelle ou autres solutions de réunions à distance;
5. Nombre de voyageurs;
6. Mode de transport (y compris les six modes de transport);
7. Hébergement;
8. Repas;
9. Frais accessoires et autres.

Comme il est décrit au paragraphe A.2.2.13 de la directive du Conseil du Trésor, les éléments d’autorisation de voyage suivants doivent être enregistrés soit dans le système de gestion financière ministériel, un système connexe (comme le module d’autorisation de voyager des Services de voyage partagés ou un système ministériel en ligne) ou un processus ministériel qui utilise des formulaires d’autorisation :

• B. Catégorie;
• F. Mode de transport (y compris les six modes de transport);
• G. Hébergement;
• H. Repas;
• I. Frais accessoires et autres.

Il est prévu que le système de gestion financière ministériel saisisse directement les éléments des autorisations de voyager à l’aide des codes du grand livre général correspondant aux 10 codes des articles détaillés dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale (voir le paragraphe A.7.3 du présent guide) si le ministère choisit de ne pas utiliser un système connexe.

A.7.2 Catégories de voyages

Selon le paragraphe A.2.2.7 de la directive du Conseil du Trésor, l’une des cinq catégories de voyages suivantes doit être enregistrée comme élément B dans les éléments de l’autorisation de voyager (décrits au paragraphe A.7.1 du présent guide) :

• Activités opérationnelles : les voyages requis pour appuyer les activités opérationnelles du ministère (autres que les catégories suivantes), les exigences législatives ou juridiques;
• Principaux intervenants : les voyages nécessaires afin de mobiliser les principaux intervenants relativement à des questions comme la politique, l’élaboration ou le renouvellement de programmes ou de règlements;
• Gouvernance interne : les voyages nécessaires pour appuyer une bonne gouvernance ministérielle interne;
• Formation : les voyages qui permettent la formation de fonctionnaires.
• Autres voyages.

Il faut sélectionner la catégorie « activités opérationnelles » pour les activités qui sont conformes à la définition d’activités opérationnelles et pour les voyages qui ne correspondent pas à la définition des catégories « principaux intervenants », « gouvernance interne » ou « formation ».

Il faut sélectionner les catégories « principaux intervenants » ou « gouvernance interne » lorsqu’il s’agit de l’objet principal du voyage, même si le voyage comprend quelques aspects d’« activités opérationnelles ».

Les exemples suivants indiquent la sélection de la catégorie de voyage appropriée dans différentes situations :

• inscrire sous « principaux intervenants » le « coût des voyages d’employés ministériels visant à mobiliser les intervenants à l’égard de la conception d’un nouveau programme ministériel, même si le programme est considéré comme l’une des « activités opérationnelles » du ministère;
• inscrire les frais de voyage des membres du Comité ministériel de vérification sous « gouvernance interne »;
• inscrire sous « activités opérationnelles » les coûts pour qu’un inspecteur des aliments voyage à une usine de transformation de la viande afin d’effectuer une inspection de la salubrité des aliments.

A.7.3 Codes d’articles économiques pour les voyages des fonctionnaires et des non-fonctionnaires

Les frais de voyage doivent être enregistrés sous les codes d’articles économiques qui correspondent à la catégorie appropriée de voyage des fonctionnaires et des non-fonctionnaires; ces codes, inscrits dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale, sont présentés dans le tableau 3.

B.6.1 Abonnement à un club privé

Les ministères ne sont pas autorisés à acheter des abonnements à des clubs privés, soit au nom du ministère ou d’une personne.

Conformément au paragraphe B.2.2.13 de la directive du Conseil du Trésor, un ministre a le pouvoir d’approuver, à titre exceptionnel, l’achat d’un abonnement à un club privé. Ce pouvoir ne peut être délégué qu’à l’administrateur général.

L’abonnement à un club privé ne comprend pas l’adhésion à un organisme professionnel, par exemple, les Comptables professionnels agréés du Canada, l’Association médicale canadienne ou l’Association du Barreau canadien.

B.6.2 Situation où seuls des fonctionnaires sont présents

Dans les situations où seuls des fonctionnaires sont présents, l’activité d’accueil devrait uniquement être offerte à titre exceptionnel. Le paragraphe B.2.2.3 de la directive du Conseil du Trésor précise que, lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, l’accueil peut uniquement être offert dans des situations où la participation est requise à des réunions opérationnelles, à de la formation ou à des événements qui s’étirent au-delà des heures normales de travail, y compris lorsqu’il n’y a aucune installation à proximité ou appropriée pour obtenir des rafraîchissements ou des repas; ou si la dispersion des membres du personnel n’est ni efficace ni efficiente. L’expression « au-delà des heures normales de travail » comprend les situations où les fonctionnaires sont tenus de travailler pendant une pause normale ou une période de repas.

B.6.3 Cérémonies de remise de prix et de reconnaissance pour les fonctionnaires

L’alinéa 12(1)b) de la Loi sur la gestion des finances publiques confère aux administrateurs généraux le pouvoir d’accorder des primes aux employés. Les activités d’accueil offertes dans le cadre d’une cérémonie de remise de prix et de reconnaissance à l’intention de fonctionnaires ne devraient se tenir qu’à titre exceptionnel et devraient suivre le processus d’approbation des dépenses d’accueil. L’approbation de l’événement est également requise. L’autorisation prévue à l’alinéa 12(1)b) de la Loi sur la gestion des finances publiques ne prévoit pas le remboursement des dépenses de voyages d’une personne accompagnante (voir le paragraphe A.6.3 du présent guide pour obtenir des renseignements sur l’approbation des voyages des personnes accompagnantes).

B.6.4 Situations où le ministère n’exerce aucun pouvoir discrétionnaire quant à la fourniture d’activités d’accueil

Le paragraphe B.2.2.4 de la directive du Conseil du Trésor reconnaît que, dans certaines circonstances, les ministères doivent fournir des repas aux fonctionnaires. Par exemple, lorsqu’une convention collective stipule que des repas doivent être fournis aux fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions, aucune approbation de l’activité d’accueil n’est requise. Dans ces circonstances, l’annexe B de la directive du Conseil du Trésor ne n’applique pas.

B.6.5 Accueil exceptionnel

L’approbation du ministre compétent est requise pour les dépenses d’accueil qui sont considérées comme exceptionnelles en raison de circonstances inhabituelles et qui ne sont pas visées par le pouvoir d’approbation ministériel énoncé dans au paragraphe B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor. Une activité d’accueil exceptionnelle peut être approuvée par le ministre compétent dans la mesure où elle est jugée nécessaire pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou pour faciliter le bon déroulement des activités du gouvernement conformément au paragraphe B.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor. Les ministres compétents peuvent choisir de déléguer à l’administrateur général l’approbation de l’activité d’accueil exceptionnelle conformément au paragraphe B.2.2.6 de la directive du Conseil du Trésor. L’administrateur général ne peut toutefois pas subdéléguer l’approbation de l’activité d’accueil exceptionnelle.

B.6.6 Situations où la personne qui approuverait normalement l’activité d’accueil participe également à l’événement

Le paragraphe B.2.2.9 de la directive du Conseil du Trésor précise que l’approbation des frais d’accueil est obtenue auprès d’une autre personne ayant un pouvoir d’approbation approprié lorsque la personne qui approuverait normalement les frais d’accueil est également un participant à l’événement d’accueil. Seuls les ministres sont exemptés de cette exigence. Le remplaçant doit avoir un pouvoir d’approbation délégué suffisant.

Le paragraphe B.2.2.10 de la directive du Conseil du Trésor indique que le DPF aura le pouvoir d’approuver les frais d’accueil lorsque l’administrateur général est présent à l’événement et que ce dernier est celui qui approuverait normalement l’activité d’accueil. Afin d’éviter toute perception de conflit d’intérêts visant l’administrateur général, le DPF approuve les frais d’accueil jusqu’à concurrence des limites du pouvoir délégué à l’administrateur général, y compris si le DPF est également présent à cette activité d’accueil.

B.6.7 Coordination des approbations

Afin de maximiser l’efficience, si l’approbation est requise pour un événement et que cet événement comprend des activités d’accueil, l’événement et les activités d’accueil devraient alors être approuvés par le pouvoir d’approbation le plus élevé.

Par exemple, un ministère organise un événement. Les frais de voyage et autres sont peu élevés, mais le coût des aliments et des boissons dépasse le coût standard par personne énoncé au paragraphe B.2.2.2.1 de la directive du Conseil du Trésor. L’approbation du ministre doit donc être obtenue tant pour les dépenses d’accueil que pour les dépenses d’événement, conformément au paragraphe B.2.2.6.3 de la directive du Conseil du Trésor.

Les ministères peuvent déterminer la manière de coordonner les approbations d’événements. Dans les cas où le DPF a approuvé les dépenses d’accueil parce que l’administrateur général participe à l’activité, l’administrateur général approuve l’événement dans les limites du pouvoir d’approbation d’événement, le cas échéant.

C.4.1 Participation à une conférence pour partager des renseignements

La participation à une conférence pour partager les récents développements à l’égard d’un produit ou d’un service fourni par une organisation privée ou pour accroître la sensibilisation à un certain sujet nécessite une approbation de conférence et d’événement. Par exemple, une conférence à laquelle assiste un employé pour recueillir des renseignements sur un produit (comme une foire commerciale) que le ministère envisage d’acheter nécessite une approbation de conférence et d’événement.

La participation à une conférence qui n’est pas nécessaire à la réalisation des objectifs du ministère nécessite une approbation de conférence et d’événement. Par exemple, une conférence à laquelle assiste un employé pour en apprendre davantage sur certains sujets ou pour actualiser ses connaissances sur une discipline qui n’est pas liée à ses tâches quotidiennes nécessite une approbation de conférence et d’événement.

C.4.2 Participation à une conférence à l’appui des programmes ministériels

Il pourrait y avoir des situations où la participation à une conférence est requise afin de contribuer à l’exécution des programmes ou à la prestation des services du ministère, comme la promotion d’un programme ou d’un service du ministère ou la mobilisation d’intervenants. Dans ces situations, la participation à la conférence peut être considérée comme une activité opérationnelle; par conséquent, une approbation de conférence et d’événement n’est pas requise. Par exemple :

• une conférence pendant laquelle un employé donne une présentation ou discute avec des intervenants de la conception d’un programme ministériel pourrait être considérée comme une activité opérationnelle;
• une conférence d’étudiants pendant laquelle des employés des ressources humaines responsables du recrutement travaillent à un kiosque d’information pour faire la promotion des carrières au gouvernement du Canada pourrait être considérée comme une activité opérationnelle.

C.4.3 Participation à une conférence à l’appui de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel

La participation à une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle à des fins d’apprentissage ou de perfectionnement professionnel (par exemple, les frais pour permettre aux employés de participer à une séance d’apprentissage à grande échelle afin de les aider à maintenir ou à acquérir des compétences ou des connaissances dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions) peut être considérée comme une formation par les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales. Voir le paragraphe D.3.2.1 du présent guide pour plus de renseignements.

C.5 Déclaration des dépenses de voyages liées à la participation à une conférence

Les dépenses de conférences doivent être enregistrées sous l’article 0823 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale. Voir le paragraphe G.4.3 du présent guide pour plus de renseignements.

Les frais de voyage pour les personnes assistant à une conférence devraient être enregistrés sous la catégorie de voyage appropriée. Les catégories sont indiquées au paragraphe A.7.3 du présent guide.

D.3.1 Activités opérationnelles

Les activités opérationnelles ne nécessitent pas d’approbation d’événement. Selon la directive du Conseil du Trésor, les activités opérationnelles signifient les activités entreprises en vue de l’exécution des programmes et de la prestation des services du ministère, y compris la prestation de services internes ministériels. Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu’ils entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ou en appui direct à ces dernières, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d’autres documents semblables. Tout rassemblement de personnes dont l’objectif n’est pas de mener des activités opérationnelles est défini comme un « événement ».

Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait s’assurer que le ministère a un processus en place pour soutenir les personnes qui ont un pouvoir d’approbation délégué afin de leur permettre de bien distinguer les activités opérationnelles des événements.

On encourage le DPF à confirmer auprès de l’administrateur général le traitement voulu de certaines approbations, y compris le moment auquel un pouvoir discrétionnaire peut être exercé. Des facteurs comme la perception publique, la nature, la portée ou l’importance d’un événement, de même que les attentes ministérielles, peuvent tous influer sur la façon de déterminer si une activité devrait être considérée comme une activité opérationnelle ou un événement.

La figure 4 présente des exemples visant à illustrer les situations où une activité peut être considérée comme une activité opérationnelle ou un événement.

Figure 4 : Version textuelle

Cette figure présente des exemples d’activités opérationnelles et d’activités qui ne le sont pas, et indique si l’approbation d’événement est requise.

Activité	S’agit-il d’une activité opérationnelle?	L’approbation d’événement est-elle requise?
Une activité entreprise afin d’exécuter des programmes ou de fournir des services ministériels(par exemple, inspections alimentaires effectuées par des employés de l’Agence canadienne d’inspection des aliments)	Oui	Non
Une activité entreprise afin d’offrir des services internes qui soutiennent l’exécution de programmes ou la prestation de services ministériels (par exemple, audit interne)	Oui	Non
Des réunions visant à planifier des activitésà l’appui de programmes ou de services ministériels, dont les services internes (par exemple, réunions pour planifier des consultations avec les intervenants dans le cadre de l’élaboration ou de la modification d’un règlement)	Oui	Non
Des activités de gouvernance qui constituent une partie essentielle de la surveillance ministérielle (par exemple, réunions du Comité de vérification ministériel)	Oui	Non
Des réunions ayant pour but d’informer le personnel ou de faire le point sur des priorités clés (par exemple, réunions du personnel, séances de réflexion du personnel, séances de réflexion de la direction)	Non	Oui
Des activités ayant pour objectif de souligner le travail d’équipes ou d’employés (par exemple, célébrations ministérielles et cérémonies de remise de prix et de reconnaissance)	Non	Oui

D.3.2 Formation

Les activités de formation ne sont pas considérées comme des événements. Elles devraient être approuvées conformément aux processus ministériels établis pour la formation, comme la délégation des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers et la délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Ces activités devraient également faire partie du plan de formation annuel de l’employé, comme il est indiqué au paragraphe D.2.2.2 de la directive du Conseil du Trésor.

D.3.2.1 Conférence ou formation : séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle

Que sont les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle?

Les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle sont des conférences qui peuvent servir à appuyer l’apprentissage et le perfectionnement professionnel d’une personne ou à fournir des renseignements sur l’état d’un sujet. Ces séances comportent un nombre important de participants et peuvent inclure des participants du secteur public et du secteur privé. Elles n’incluent pas les formes traditionnelles de formation, comme des cours offerts par l’École de la fonction publique du Canada, une université ou d’autres établissements postsecondaires. Chaque séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle doit être évaluée au cas par cas afin de déterminer si elle doit être considérée comme une conférence ou une formation aux fins d’approbation.

Quel est le rôle des chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales?

Les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (décrits au tableau 5) déterminent de façon objective, au cas par cas, si des séances d’échange de renseignements ou d’apprentissages à grande échelle doivent être considérées comme des conférences ou de la formation.

Par exemple, le contrôleur général du Canada prendra les décisions sur le traitement des séances d’échange de renseignements ou d’apprentissages à grande échelle pour la fonction de gestion financière. La fonction de gestion financière pourrait inclure plusieurs groupes professionnels, par exemple, Gestion financière (FI) et Services administratifs (AS) qui prennent part à la fonction de gestion financière.

Tableau 5. Chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales

Chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale	Fonction
Contrôleur général du Canada	Gestion financière, audit interne, biens immobiliers, gestion du matériel, approvisionnement et gestion de projets
Dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada	Gestion de l’information, technologie de l’information et sécurité
Dirigeant principal des ressources humaines	Gestion des personnes et des cadres
Administrateur général du ministère (et non un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale)	Autres collectivités où il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, comme la recherche, les services de santé, les services juridiques, les sciences appliquées, les sciences économiques et les services de sciences sociales, etc.

Comment les chefs des collectivités fonctionnelles pangouvernementales communiquent-ils les décisions quant à la façon de désigner une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle?

Lorsque le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale a pris une décision concernant la désignation d’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, les renseignements seront affichés sur la page GCpédia (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Les DPF et les dirigeants des ressources humaines des ministères ont la responsabilité d’examiner régulièrement la page GCpédia (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) afin de s’assurer que les approbations adéquates visant les séances d’échange de renseignements et d’apprentissage à grandes échelles sont obtenues pour les employés de leur ministère.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale?

En l’absence d’un de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, l’administrateur général décidera de la manière dont les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle seront traitées pour son personnel. Il est recommandé que les ministères tiennent à jour une liste des conférences pour lesquelles une décision interne a été prise et la mettent à disposition au sein de leur organisation.

Quelles sont les approbations requises?

Si une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle est désignée comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont alors requises.

Si la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle est désignée comme une formation, une approbation de conférence et une approbation d’événement ne sont alors pas requises.

• Une approbation de formation doit être obtenue en suivant les processus ministériels établis, comme décrits au paragraphe D.3.2 du présent guide.
• Idéalement, avant la conférence, le DPF devrait fournir à l’administrateur général un rapport à titre indicatif (non aux fins d’approbation) sur le total des coûts et le nombre de participants pour le ministère lorsque le coût total de la conférence (y compris les coûts connexes, comme les frais de voyage) dépasse 50 000 $.

La figure 5 présente le processus permettant de déterminer l’approbation requise pour une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle.

Figure 5 : Version textuelle

Cette figure donne un aperçu du processus d’approbation pour les séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle. Elle illustre les différences dans le processus lorsque les décisions sont prises par le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale et par l’administrateur général (lorsqu’il n’y a pas de chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale).

Processus d’approbation lorsqu’il y a un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale a désigné la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une séance de formation, l’approbation de formation est requise.

Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale n’a pas encore désigné une séance comme une formation ou une conférence, on lui demande de prendre une décision. Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une séance de formation, l’approbation de formation est requise. Si le chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale désigne la séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont requises.

Processus d’approbation lorsqu’il n’y a pas un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale

S’il n’y a pas un chef de la collectivité fonctionnelle pangouvernementale, il faut suivre un autre processus ministériel comme la consultation d’une liste de séances considérées comme de la formation ou une conférence par l’administrateur général. Ainsi, si la liste indique que l’administrateur général a désigné la séance comme une formation, une approbation de formation est requise. Si l’administrateur général a désigné la séance comme une conférence, une approbation de conférence et une approbation d’événement sont requises.

D.3.3 Enregistrement des dépenses liées aux séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle

Pour assurer un codage uniforme à l’échelle du gouvernement, toutes les dépenses de voyages engagées pour participer à une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle devraient être codées sous le code d’article économique approprié, comme il est indiqué au tableau 3 de l’annexe A du présent guide.

Si une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle est désignée comme une conférence, les dépenses devraient alors être enregistrées sous l’article économique 0823.

Si une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle est désignée comme une formation, les dépenses devraient alors être enregistrées sous l’article économique 0447.

D.3.4 Sommaire des situations où le pouvoir d’approbation est requis pour la formation, les conférences et les événements

Le tableau 6 illustre la distinction entre une formation, une conférence et un événement, et indique quand une approbation d’événement est requise.

G.3.1 Voyages

Les dépenses de voyages comprennent les dépenses suivantes des fonctionnaires et des non-fonctionnaires, y compris lorsqu’une agence de voyages facture les dépenses suivantes à un ministère :

• le transport de personnes par avion, par train, par bateau, par autocar, par taxi et par taxi aérien ainsi que les péages autoroutiers;
• les repas, les frais accessoires et les services d’hébergement, comme les hôtels, les motels, les résidences d’affaires, les appartements, les logements particuliers non commerciaux et les locaux d’hébergements du gouvernement ou d’une institution.

Les dépenses de voyages doivent être enregistrées à l’aide des cinq catégories de voyages qui sont présentées dans le tableau 3 de l’annexe A du présent guide.

G.3.2 Dépenses d’accueil

Les dépenses d’accueil désignent les montants payés aux personnes pour mener des activités d’accueil conformément à la directive du Conseil du Trésor et pour les activités d’accueil régies par d’autres autorités, comme la politique sur l’accueil officiel à l’étranger, la Directive concernant les chefs de mission et la Directive sur les dépenses de représentation officielle d’Affaires mondiales Canada. Les dépenses d’accueil doivent être enregistrées sous l’article 0822 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

G.3.3 Dépenses de conférences

Les dépenses de conférences désignent les frais payés pour assister à une conférence, à un congrès, à une convention, à un séminaire d’information ou à un autre rassemblement officiel dans un lieu où les participants débattent d’un sujet ou sont avisés de l’état d’une discipline (par exemple, la science, l’économie, la technologie ou la gestion).

Les dépenses de conférences ne comprennent pas les montants engagés pour ce qui suit :

• assister à un événement dans le but principal de suivre une formation destinée à maintenir ou à acquérir des compétences ou des connaissances (article 0447);
• voyager afin de participer à une conférence (articles 0251 à 0265);
• organiser une conférence (par exemple, location d’installations, accueil, location d’équipement);
• participer à des séances de réflexion et à des réunions de planification du travail.

Les dépenses de conférence doivent être enregistrées sous l’article 0823 du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

[Nom du ministère]

[Le présent modèle fournit du texte générique qui devrait figurer dans le rapport.]

Comme l’exige la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, le présent rapport fournit de l’information sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par un ministère ou un organisme fédéral sont liées à des activités qui appuient le mandat du ministère ou de l’organisme et les priorités gouvernementales.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] soutiennent l’exécution des programmes et la prestation des services fondamentaux suivants pour les Canadiens :

• [Décrivez, en quelques phrases, le mandat du ministère, ses principaux programmes et les liens avec les lois ou les règlements fondamentaux, afin d’aider les lecteurs à comprendre les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par le ministère, et en quoi ces dépenses soutiennent le mandat du ministère.]
• [Afin d’éviter la répétition de renseignements, incluez des hyperliens vers des sections du plan ministériel du ministère, du rapport sur les résultats ministériels ou d’autres sources de renseignements publics pertinents.]

[Nom du ministère]

[Nom du ministère]

[Le présent modèle fournit du texte générique qui doit figurer dans le rapport.]

Comme l’exige la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, le présent rapport fournit de l’information sur les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] pour l’exercice se terminant le 31 mars AAAA.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par un ministère ou un organisme fédéral sont liées à des activités qui appuient le mandat du ministère ou de l’organisme et les priorités du gouvernement.

Les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences de [nom du ministère] soutiennent l’exécution des programmes et la prestation des services fondamentaux suivants pour les Canadiens :

• [Décrivez, en quelques phrases, le mandat du ministère, ses principaux programmes et les liens avec les lois ou les règlements fondamentaux afin d’aider les lecteurs à comprendre les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences engagées par le ministère, et en quoi ces dépenses soutiennent le mandat du ministère.]
• [Afin d’éviter la répétition de renseignements, incluez des hyperliens vers des sections du plan ministériel, du rapport sur les résultats ministériels ou d’autres sources de renseignements publics pertinents.]
• [Mentionnez les changements importants apportés à la structure ou aux programmes (par exemple, les nouveaux programmes ou les nouvelles initiatives, l’augmentation des budgets des programmes, les fusions avec d’autres ministères ou les programmes qui prennent fin graduellement) si ces changements ont un lien direct avec des écarts par rapport aux dépenses de l’exercice précédent.]

[Nom du ministère]

Écarts importants par rapport à l’exercice précédent

[S’il y a lieu, expliquez brièvement les écarts importants par rapport aux dépenses de l’exercice précédent pour chaque catégorie.]

Voyages : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses de voyages pour [préciser la catégorie de dépenses] du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].

Accueil : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses d’accueil du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].

Frais de conférence : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les frais de conférence du ministère ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution].

Le ministre et le personnel exempté du ministre : Comparativement à l’exercice AAAA-AAAA, les dépenses ministérielles liées aux voyages internationaux du ministre et de son personnel exempté ont [augmenté/diminué] principalement en raison de [expliquez brièvement la ou les raisons principales de l’augmentation ou de la diminution des dépenses].