Annulée - Procédure du règlement des griefs de classification

Modification : 2010-11-19

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Avis de non-reponsabilité

(Voir les mises-à-jour de la procédure)

Préparée par :
Section chargée des griefs de classification,
Classification, parité salariale et administration de la paye.

Avant-propos

La présente procédure, approuvée par la délibération du CT no 821755, du 23 juin 1994, décrit les grandes lignes des méthodes et des procédures à suivre pour la présentation et le règlement des griefs de classification.

La présente procédure est un supplément du Manuel du Conseil du trésor, Gestion du personnel, Classification, chapitre 4, « Griefs de classification ». Elle a été conçue pour le règlement des griefs de classification. Elle doit être respectée et avant d'en déroger, on doit communiquer avec les responsables de la Section des griefs de classification, pour obtenir leur approbation.

Les erreurs ou les omissions, de même que toute proposition pour améliorer ce guide, doivent être communiquées à la Section des griefs de classification, 3e étage, tour ouest, L'Esplanade Laurier, 300, avenue Laurier ouest, Ottawa (Ontario) K1A 0R5.

Dans le présent texte, la forme masculine qui a valeur de genre neutre, désigne aussi bien les femmes que les hommes.

I. Renseignements généraux

A. Droit de présenter un grief de classification

  1. La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique accorde aux employés le droit de présenter un grief. Aux fins du processus de règlement des griefs de classification, un « employé » est une personne qui travaille dans l'un des ministères ou d'autres organismes de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi, y compris les personnes qui occupent des fonctions de nature confidentielle ou de gestion.
  2. N'ont pas le droit de présenter un grief de classification, les personnes embauchées à titre occasionnel ou qui sont embauchées pour une période déterminée de moins de trois mois, ou celles qui sont tenues de travailler moins du tiers des heures normales de travail que des employés exerçant des fonctions semblables.

B. Définition d'un grief de classification

  1. Un grief de classification consiste en une plainte rédigée par un employé qui s'oppose à la classification de la description de travail qui lui est attribuée par le ministère ou l'organisme employeur. Aux fins du processus de règlement des griefs, le terme « classification » ne comprend pas la description de ce poste ou la date d'entrée en vigueur de la décision de classification. Ces derniers aspects doivent être résolus par le biais du processus de règlement des griefs de relations de travail prévus dans les conventions collectives.

C. Circonstances justifiant la présentation et délai prescrit pour la présentation d'un grief de classification

(voir Modification aux délais en date de décembre 2005)

  1. Un grief doit être présenté au dernier palier de la procédure du règlement des griefs, si le grief a trait à la classification. L'employé doit présenter son grief au plus tard 25 jours ouvrables suivant le jour où il a été informé de vive voix ou par écrit, qu'une mesure ou une circonstance touchant la classification de son poste a été prise, ou lorsque l'employé n'est pas avisé par la direction, le lendemain du jour où il apprend l'existence de cette mesure ou de cette circonstance. Un employé a le droit d'être informé de toute mesure ou circonstance touchant la classification de son poste.
  2. Afin d'éviter tout quiproquo à l'égard de la recevabilité du grief, la direction doit s'assurer que les employés sont formellement avisés des mesures de classification qui sont prises à l'égard du poste qu'ils occupent. Le nouveau formulaire, « Fiche de mesure de classification et de poste » (CT330-167), peut être utilisé à cet effet.
  3. On peut procéder à un examen « officieux » qui ne fait pas partie intégrante du processus de règlement des griefs mais qui permet d'examiner la situation et, lorsqu'il donne raison à l'employé, d'y remédier sans tarder. Une fois qu'il a été informé des résultats de cet examen, l'employé dispose de 25 jours ouvrables pour présenter un grief en cas de désaccord. Un grief de classification porte sur une décision qui relève de l'administrateur général, et donc de la direction. Par conséquent, celle-ci ne doit pas tenter de renverser la décision qui a donné lieu au grief.

D. Règlement du grief

  1. Un grief de classification est présenté directement au dernier palier du processus ministériel de règlement des griefs ou directement au Secrétariat du Conseil du trésor (SCT), lorsque le grief concerne un poste dont la classification ne relève pas du ministère. Chaque grief est examiné et une recommandation au sujet de la classification du poste est faite à l'administrateur général ou à son délégué ou au délégué du SCT. La décision qui est rendue à l'égard d'un grief de classification est définitive et obligatoire.

II. Responsabilités de l'employé

A. Présentation d'un grief

  1. Un employé qui présente un grief de classification devrait normalement utiliser le formulaire prévu à cet effet. L'énoncé du grief devrait indiquer clairement la nature du grief, les mesures correctives demandées et le nom du représentant de l'employé, s'il y a lieu. Une fois le formulaire rempli, il devrait le remettre à son surveillant immédiat ou au chef de service local.
  2. Un grief de classification ne sera pas toutefois jugé irrecevable s'il n'est pas présenté sur le formulaire normalisé qui est recommandé par l'employeur.

B. Choix au niveau de la représentation

  1. L'employé et/ou son représentant ont le droit d'être entendus, c'est-à-dire qu'ils ont le droit d'émettre leurs opinions au sujet de la classification du poste qui fait l'objet d'un grief de classification.
  2. Le plaignant peut choisir parmi les options suivantes :
    1. se faire représenter par son agent négociateur ou par une autre personne de son choix, à condition que celle-ci ne soit pas le représentant d'un autre agent négociateur ou ne soit pas dans une situation de conflit d'intérêts;
    2. soumettre sa propre présentation soit, par écrit, soit en personne;
    3. s'il est exempté de la négociation collective, se faire représenter par la personne de son choix, sous réserve que cette dernière ne soit pas dans une situation de conflit d'intérêts.
  3. Le ministère doit informer l'employé et son représentant que, quelle que soit la nature du grief de classification, tous les aspects de la mesure de classification seront examinés par le comité de règlement des griefs; et que la décision rendue par l'administrateur général ou son délégué pourrait avoir pour résultat, soit un relèvement de niveau, une confirmation ou un abaissement de niveau.

C. Endroits où sont entendus les griefs de classification

  1. Les audiences de griefs de classification seront généralement tenues à l'administration centrale du ministère. L'employeur n'assume aucune responsabilité pour les frais qui ont été engagés par le plaignant à moins que ceux-ci ne soient explicitement prévus dans la convention collective en vigueur. L'employé qui désire venir faire des représentations devant les membres du comité de révision des griefs doit défrayer ses dépenses et obtenir un congé de son lieu de travail.

D. Retrait d'un grief par l'employé

  1. Seul l'employé peut retirer son grief de classification. Ni son représentant ni son gestionnaire ne peuvent le faire en son nom. Un employé peut retirer son grief en tout temps avant que l'employeur ne rende une décision. Un employé peut, par un avis écrit adressé à son surveillant immédiat ou à son chef de service local, renoncer à son grief.

III. Responsabilités de la direction

A. Réception d'un grief

  1. Lorsqu'un grief est présenté, le surveillant ou le gestionnaire responsable doit immédiatement en accuser réception en signant et en datant le formulaire de présentation et ce, afin de pouvoir établir la date à laquelle on doit donner suite au grief.
  2. Le délai dans lequel l'employeur doit donner suite à un grief est calculé à partir de la date où le surveillant immédiat ou le chef de service local de l'employé reçoit le grief.

B. Acheminement de la documentation

  1. Le surveillant immédiat ou le chef de service local doit remettre une copie du formulaire de présentation du grief au plaignant, puis transmettre sans délai le grief à l'agent du personnel responsable, qui le fera parvenir à son tour à la personne qui est autorisée à rendre une décision.
  2. Le gestionnaire responsable du poste qui fait l'objet d'un grief doit aussi s'assurer que la documentation suivante est envoyée à l'agent du personnel :
    1. la description de travail mentionnant la date à laquelle les fonctions ont été assignées à l'employé, et portant la signature du gestionnaire qui est responsable du poste en question; et
    2. pour les griefs n'ayant pas trait à la norme générale de classification (NGC), l'organigramme en vigueur, certifié et daté par le gestionnaire responsable indiquant les postes de niveaux supérieurs, inférieurs et équivalents au poste qui fait l'objet du grief.

C. Retrait d'un grief

  1. Si le plaignant retire son grief avant qu'une décision ne soit rendue par l'employeur, et qu'il en informe son surveillant immédiat ou son chef de service local, ces derniers doivent en accuser réception et faire parvenir l'avis de retrait du grief, daté et signé, à l'administrateur général ou à son délégué qui en informera immédiatement le représentant du SCT.

IV. Mesures préliminaires

A. Examen initial du grief de classification

  1. Tous les griefs de classification doivent être examinés afin d'en déterminer leur validité. L'administrateur général ou son délégué déterminera s'il faut l'accepter ou le rejeter.
  2. Un grief de classification doit être accepté s'il a été présenté dans les délais prévus et, en autant que le plaignant était le titulaire du poste au moment où la décision a été rendue. (Voir Modification de la procédure en date du 8 novembre 1999)
  3. Il ne faut établir aucune distinction entre les employés occupant un poste par intérim et les employés titulaires; cependant, la description de travail visée par le grief de classification doit correspondre à la description de travail qui a été attribuée à l'auteur de ce grief.
  4. Un grief de classification sera considéré comme recevable même si la description de travail n'a pas été signée par l'employé, à condition que ce dernier ne conteste pas le contenu de la description de travail.
  5. Un grief de classification ne sera pas considéré recevable lorsque le contenu de la description de travail est contesté. Le ministère avertira le plaignant et/ou son représentant qu'un nouveau grief de classification devra être soumis lorsque le contenu de la description de travail aura été réglé. Le ministère doit réviser la nouvelle description d'emploi et émettre une nouvelle décision de classification, qu'il y ait eu un changement ou non à la description de travail et ce, afin de permettre à l'employé de soumettre un nouveau grief de classification. (Voir Clarification de la procédure en date du 6 juin 1995)
  6. Si le plaignant conteste la classification et la date d'entrée en vigueur, le comité de règlement des griefs procédera à l'audition du grief de classification et adoptera la date d'entrée en vigueur indiquée par la direction sur la description de travail. Le plaignant aura l'option par la suite de poursuivre son grief portant sur la date d'entrée en vigueur par le biais du processus de règlement des griefs de relations de travail. Le grief ayant trait à la date d'entrée en vigueur peut être résolu à n'importe quel stage du processus de règlement des griefs.

B. Délai fixé pour donner suite à un grief de classification

(Voir Modification aux délais en date de décembre 2005)

  1. Le Règlement de la CRTFP stipule qu'une réponse écrite doit être remise à l'employé au plus tard 60 jours ouvrables après la date de présentation du grief. Afin d'éviter des délais inutiles, la réponse devrait être envoyée par courrier recommandé.
  2. S'il est impossible de respecter le délai de 60 jours, le ministère doit obtenir un consentement écrit du représentant de l'employé ou de l'employé (si celui-ci n'a pas de représentant). Le SCT n'acceptera pas des délais illimités comme prolongation pour donner suite à un grief.
  3. S'il est impossible d'obtenir une prolongation du délai, on doit en faire la demande à la CRTFP.

V. Comité de règlement des griefs de classification

A. Mandat

  1. Le comité de règlement des griefs doit déterminer, la classification appropriée du poste qui fait l'objet d'un grief en tenant compte des fonctions et responsabilités assignées par la gestion, et qui sont accomplies par l'employé; le comité doit aussi tenir compte de l'information présentée par le plaignant et/ou son représentant et par le représentant de la direction. L'information doit être examinée et analysée de façon non sexiste et la recommandation présentée à l'administrateur général ou à son délégué doit être juste, équitable et en accord avec les principes de classification.

B. Calendrier des audiences

  1. Dès la réception du grief, le ministère communiquera immédiatement avec le SCT afin de fixer une date d'audition. La date choisie devrait tenir compte du délai prescrit pour donner suite à un grief de classification et devrait prévoir suffisamment de temps pour la rédaction, la signature et l'approbation du rapport du comité. Une fois la date arrêtée, le ministère en avisera formellement l'employé et son représentant (au moins 15 jours ouvrables avant la date fixée par le ministère et le SCT). La date fixée pour l'audition du grief ne peut être changée qu'en cas de circonstances exceptionnelles, et ce, uniquement avec l'autorisation du SCT.
  2. Puisque l'employé et son représentant auront été avisés au moins 15 jours ouvrables à l'avance de la date fixée, le comité pourra procéder à la date prévue, même si le représentant de l'employé se désiste.

C. Composition du comité de règlement des griefs de classification

  1. Le comité formel de règlement des griefs de classification sera composé de trois personnes. Dans la mesure du possible, le comité devrait avoir des représentants des deux sexes:
    1. une personne chargée de présider le comité - un agent de classification autorisé (accrédité);
    2. un agent des griefs du SCT; et
    3. une personne du ministère ou de l'extérieur, de préférence un gestionnaire hiérarchique, qui possède une certaine expérience de l'application de la norme ou des normes utilisée(s), et qui connaît le genre de travail qui fait l'objet du grief.
  2. Les membres du comité doivent répondre aux critères suivants:
    1. ne pas avoir participé à la mesure de classification visée par le grief;
    2. ne pas superviser le poste en question, ni être en éventuel conflit d'intérêts;
    3. connaître les techniques de classification et être en mesure d'appliquer la/les norme(s) de classification pertinente(s).
  3. L'autorité de rendre des décisions sur les griefs de classification relèvera du SCT dans les cas où la délégation en matière de classification est restreinte à l'administrateur général.
  4. La présence d'un représentant du SCT n'est pas nécessaire dans les circonstances suivantes:
    1. lorsqu'une présentation de grief est identique à une décision de grief qui a déjà été rendue à l'égard d'un poste générique reconnu par le ministère;
    2. lorsqu'un employé dépose un nouveau grief de classification pour le poste qu'il occupe et qu'une décision de grief a déjà été rendue à l'égard du même poste, et que la nouvelle description d'emploi est identique à celle qui a fait l'objet du premier grief.
  5. Dans les cas cités au paragraphe 4.a., les conditions suivantes s'appliquent:
    1. il doit y avoir eu des représentations de la part du syndicat pour le poste national/générique sur lequel on basera les décisions ultérieures. Cette condition ne s'applique pas dans les cas où le syndicat n'aura pas appuyé le premier grief et ne supporte toujours pas le/les griefs ultérieurs;
    2. toutes les fonctions doivent être identiques; et
    3. le SCT doit avoir en sa possession la liste et la description des postes génériques reconnus par le ministère;
  6. Lorsqu'un employé dépose un nouveau grief de classification pour le poste qu'il occupe et qu'une décision de grief a déjà été rendue à l'égard du même poste mais que la description de travail n'est pas identique à celle qui a déjà fait l'objet du premier grief, on devra recourir à un nouveau comité de règlement des griefs de classification formel, c'est-à-dire avec la présence d'un représentant du SCT.
    1. Si le comité juge qu'aucun changement appréciable n'est survenu depuis la décision rendue au sujet du premier grief, on soumettra une recommandation dans ce sens à l'administrateur général ou à son délégué qui émettra une nouvelle décision définitive et obligatoire dont la date d'entrée en vigueur sera celle du premier grief.
    2. Si le comité juge qu'un ou des changements appréciables sont survenus depuis la décision rendue au sujet du premier grief, il examinera le cas et fera une nouvelle recommandation au sujet de la classification à l'administrateur général ou à son délégué, qui rendra une nouvelle décision définitive et obligatoire qui aura pour date d'entrée en vigueur celle des nouvelles fonctions.
  7. Même si la présence du représentant du SCT n'est pas nécessaire dans les circonstances notées aux paragraphes 4.a. et b., un comité de règlement des griefs doit être convoqué et la procédure doit être respectée. Dans de telles circonstances, la documentation indiquée au paragraphe D.1., y compris le rapport intégral de règlement de grief et la lettre à l'employé l'informant de la décision rendue au sujet du grief doit être soumise au SCT.
  8. Dans tous les cas, le plaignant et/ou son représentant doivent être invités à faire des représentations. Le comité de règlement des griefs doit présenter son rapport à l'administrateur général ou son délégué afin qu'il puisse rendre une décision définitive et obligatoire.

D. Documentation requise

  1. Les membres du comité de règlement des griefs de classification doivent posséder toute la documentation pertinente pour être en mesure d'évaluer le poste. Chacun des membres devrait avoir en sa possession les documents suivants au moins 15 jours avant la réunion du comité :
    1. le formulaire de présentation du grief ou tout autre avis de présentation du grief;
    2. le formulaire CT 330-167 ou tout autre avis de décision qui se rapporte à la classification visée par le grief;
    3. la justification de la décision qui se rapporte à la classification ayant donné lieu au grief;
    4. la description de travail du poste visé par le grief, signée par le surveillant responsable et stipulant la date d'entrée en vigueur du travail qui a été assigné à l'employé;
    5. l'organigramme en vigueur, certifié et daté par le gestionnaire responsable, indiquant les postes de niveaux supérieurs, inférieurs et équivalents à celui qui a donné lieu au grief, ainsi que leur niveau;
    6. le rapport d'examen sur place s'il est disponible;
    7. la description de travail du surveillant;
    8. la description de travail du ou des poste(s) subalterne(s);
    9. tout autre document susceptible de faciliter le règlement du grief (une étude ministérielle, précédents, etc.);
    10. la/les présentations(s) écrite(s) si elle(s) a/ont été envoyée(s) avant l'audition.
  2. Les documents cités aux paragraphes 1.c. et e. ne sont pas requis pour les postes évalués avec la NGC.
  3. Sur demande, le ministère devrait fournir l'information susmentionnée au représentant du plaignant.

E. Examen sur place

  1. Étant donné que les griefs de classification sont examinés au dernier palier de la procédure de règlement des griefs et que la décision est définitive et obligatoire, il est important que cette dernière soit fondée sur la description de travail réelle qui a été attribuée à l'employé par la direction. Afin de faciliter la tâche du comité de règlement des griefs, il serait très utile, dans la mesure du possible, qu'un examen sur place de la description de travail soit faite avec l'employé concerné et son surveillant. Une copie du rapport d'examen sur place devrait être remise au plaignant et/ou à son représentant sur demande.

F. Procédure du comité

  1. Le processus de règlement des griefs de classification n'a pas été conçu dans le but d'opposer deux parties, mais dans celui de permettre des audiences afin d'échanger des renseignements qui aideront les membres du comité à formuler une recommandation fondée à l'administrateur général ou à son délégué.
  2. La personne qui préside doit s'assurer que les membres du comité, et en particulier, que le plaignant soient au courant du rôle du comité et du processus de règlement des griefs. Il est très important d'informer le plaignant et/ou son représentant que tous les aspects de la mesure de classification seront revus, même si le grief ne porte pas nécessairement sur tous ces aspects, et que la décision définitive et obligatoire pourrait résulter en un relèvement, une confirmation ou un abaissement du niveau du poste. La personne qui préside devrait expliquer ensuite le rôle de chaque membre du comité ainsi que la façon dont le comité procédera, c'est-à-dire:
    1. présentation des arguments par le plaignant et/ou de son représentant;
    2. information fournie par la direction;
    3. délibérations du comité;
    4. rapport du comité;
    5. décision définitive et obligatoire de la part de l'administrateur général et/ou son délégué.
  3. La personne qui préside le comité doit être bien informée de la nature et de tous les détails du poste qui fait l'objet du grief afin de fournir des explications précises et immédiates aux membres du comité quant à la relativité ministérielle. Le président doit s'assurer de contrôler le déroulement de la réunion.

G. Présentation du plaignant et/ou de son représentant

  1. Le plaignant, son représentant, ou les deux devraient avoir l'occasion de faire une présentation, en personne ou par écrit, avant que le comité ne formule une recommandation au sujet de la classification du poste visé par le grief. Dès que leur présentation est achevée, ils doivent quitter la réunion.

H. Renseignements du représentant de la direction

  1. Un représentant de la direction qui connaît bien la nature du travail du poste visé par le grief devrait être disponible afin de répondre aux questions des membres du comité au sujet du poste. Le représentant de la direction ne doit pas émettre d'opinion quant à la mesure de classification qui a donné lieu au grief, tenter d'influencer les membres du comité, participer aux délibérations du comité et être présent lors des présentations qui sont faites par le plaignant et/ou son représentant.

I. Informations supplémentaires

  1. Si les membres du comité le jugent nécessaire, ils peuvent convoquer d'autres personnes afin d'obtenir des renseignements supplémentaires et/ou décider d'aller vérifier sur place la nature du travail du poste en question.

J. Délibérations du comité

  1. Les délibérations ont lieu à « huis clos ». Les membres du comité examineront tous les renseignements; compte tenu des renseignements obtenus, ils discuteront et évalueront le poste par rapport à la/aux norme(s) de classification pertinente(s), et ils examineront tous les aspects qui se rapportent à la classification du poste visé par le grief en tentant d'arriver à un consensus. S'ils n'y parviennent pas, ils devront produire un ou des rapports expliquant leur évaluation (rapports partagés). Les membres du comité ne doivent pas être influencés par les répercussions financières possibles de la reclassification du ou des postes qui font l'objet du grief.
  2. Les membres du comité peuvent recommander le maintien du statu quo, une modification de l'évaluation, ou la reclassification du poste à un niveau supérieur ou inférieur, au sein du même groupe professionnel ou d'un groupe différent. La date d'entrée en vigueur de la recommandation doit être la date certifiée par la direction comme étant la date d'entrée en vigueur des fonctions attribuées au titulaire du poste. Dans les cas d'un abaissement du niveau du poste, la politique portant sur la Protection salariale s'appliquera.
  3. Les membres ne doivent en aucun cas discuter avec quiconque des délibérations et, plus précisément de la recommandation du comité du règlement des griefs.

K. Rapport du comité de règlement des griefs

  1. Le président du comité doit rédiger un rapport sur les délibérations du comité et justifier la recommandation formulée. Les lignes directrices pour la rédaction du rapport du comité sont données à l'annexe 1. Tant qu'il n'a pas été signé par tous les membres du comité, le rapport n'est pas complet et ne peut être présenté à l'administrateur général ou à son délégué aux fins d'approbation. S'il y a un ou des rapports minoritaires, ils doivent être présentés à l'administrateur général ou à son délégué.

VI. Mesures prises par l'administrateur général ou son délégué

A. Approbation de la recommandation du comité

  1. L'administrateur général ou son délégué pourra confirmer la recommandation du comité ou trancher en cas de décision partagée. Le délégué doit informer l'administrateur général en cas de décision partagée, si l'opinion minoritaire est retenue. Le délégué doit faire approuver une nouvelle décision par l'administrateur général s'il décide de rejeter une recommandation unanime du comité. En pareil cas, l'administrateur général doit communiquer les raisons du rejet de la décision au SCT en se basant sur les motifs invoqués par le comité pour formuler sa recommandation.

B. Décision relative à un grief de classification

  1. Aux termes de la LRTFP, une décision rendue à l'égard d'un grief de classification est définitive et obligatoire.
  2. L'expression « définitive et obligatoire » signifie qu'une fois rendue, une décision relative à un grief de classification ne peut être changée, à moins qu'il y ait un changement appréciable. Un changement appréciable est un changement susceptible d'avoir un impact sur l'évaluation du poste ou un changement qui est susceptible de changer la nature du poste.
  3. Une décision définitive et obligatoire n'empêche aucunement un employé de soumettre un grief à nouveau lorsqu'une nouvelle décision de classification est émise et pour laquelle « aucun changement appréciable » n'aura été identifié. Dans de tels cas, le grief doit être accepté et traité selon la procédure applicable.
  4. Chaque cas devrait être examiné selon ses mérites.

C. Réponse au plaignant et/ou à son représentant

  1. Le plaignant doit être informé par écrit de la décision qui a été prise à l'égard du grief. La réponse doit être signée par l'administrateur général ou son délégué. Elle doit indiquer la classification appropriée ainsi que la date d'entrée en vigueur de la décision. La réponse doit également indiquer que la décision est définitive et obligatoire.
  2. Le rapport du comité de règlement des griefs ainsi qu'une copie de la présentation faite par le représentant du plaignant, lorsque disponible, doivent accompagner la réponse au plaignant. Aucune réponse ne doit être envoyée à un employé tant que le rapport n'a pas été signé par tous les membres du comité et par l'administrateur général ou son délégué.
  3. Si des représentations ont été faites, une copie du rapport de grief doit aussi être transmise au représentant autorisé du plaignant.
  4. Si la décision rendue suite à un grief abaisse le niveau de classification, l'employé doit être informé de son droit de faire des soumissions additionnelles à condition qu'il indique son intention de le faire dans les 25 jours ouvrables suivant celui où il accuse réception de la décision définitive et obligatoire. (Voir Modification aux délais en date de décembre 2005)

VII. Secrétariat du conseil du trésor

A. Informations requises

  1. Dans le cas des griefs concernant les postes dont la classification relève du ministère, on doit faire parvenir au SCT, les documents énumérés à la section V, paragraphe D.1.
  2. Les renseignements suivants doivent aussi être acheminés au SCT :
    1. la date à laquelle l'employé a été informé de la mesure donnant lieu au grief, ou la date à laquelle il en a pris connaissance;
    2. l'exclusion ou l'adhésion de l'employé à une unité de négociation particulière, ainsi que son code d'identification de dossier personnel (CIDP);
    3. les noms des membres du comité ainsi que leur titre.
  3. Lorsque la décision de classification vise plus d'un poste, et afin d'éviter inutilement l'audition de plusieurs comités de règlement des griefs, les ministères doivent inscrire le numéro d'emploi et les numéros de postes appropriés de la décision en question. Dans de tels cas, les ministères doivent fournir au SCT une liste des griefs touchant la décision rendue à l'égard du poste générique/national et fournir seulement une copie de la description de travail appropriée.
  4. Dans le cas des griefs concernant des postes dont la classification ne relève pas du ministère, le responsable du SCT doit recevoir trois exemplaires de la documentation pertinente.
  5. On doit informer le SCT de tous les griefs qui ont été présentés dans les ministères. Le SCT doit également connaître tous les griefs qui ont été rejetés ou retirés.
  6. Lorsque le rapport du comité de règlement des griefs de classification a été signé par l'administrateur général ou son délégué, les ministères doivent faire parvenir au responsable du SCT une copie de ce rapport, de même que la lettre qui informe le plaignant de la décision rendue à l'égard du grief.

Annexe 1 - Rapport du comité de règlement des griefs de classification

Données de base

1. Dans cette section, vous devriez indiquer le nom de l'auteur d'un grief, le titre et le numéro du poste, le ministère, la classification actuelle et le lieu de travail.

Membres du comité

2. Dans cette section, préciser le nom et le titre du président du comité, des membres ainsi que le ministère d'appartenance.

Date et lieu de l'audience

3. Se passe d'explication.

Objet du grief

4. Cette section devrait être réservée à la description sommaire de la mesure ou de la décision ayant donné lieu au grief de l'employé et aux mesures correctives demandées.

Représentation par le plaignant ou en son nom

5. Indiquer le nom du plaignant y compris son représentant ou son agent négociateur, s'il y a lieu. Résumer les points importants de la présentation, y compris la justification de la classification recommandée et indiquer et expliquer sommairement tout document soumis.

Renseignements de la direction

6. Indiquer le nom, le titre du gestionnaire ainsi que son rapport hiérarchique avec le plaignant. Faire un sommaire des points importants fournis au sujet du poste qui fait l'objet du grief et noter les réponses aux questions des membres du comité. Toute documentation qui a été soumise devrait aussi être notée et résumée brièvement.

Délibérations du comité

7. Les délibérations forment la principale partie du rapport et doivent expliquer clairement comment les membres du comité en sont arrivés à leur décision. On y analyse le poste du plaignant par rapport aux normes de classification en vigueur, les arguments invoqués par le plaignant ou en son nom, les renseignements fournis par la direction, ainsi que la raison d'être de l'évaluation du comité. On devrait aussi expliquer pourquoi le comité a attribué cette catégorie, ce groupe professionnel et ce niveau au poste, ainsi que les autres catégories ou groupes envisagés et les raisons pour lesquelles ils ont été rejetés. En cas de confirmation de la catégorie, du groupe, du niveau et des cotes numériques attribuées aux facteurs, le rapport doit fournir des explications à ce sujet. Un énoncé du genre « Aucune modification de la classification actuelle » n'est pas acceptable.

Recommandation du comité

8. Cette section fait état de la recommandation qui a été formulée par le comité quant à la catégorie, au groupe professionnel et au niveau du poste, de même que de la date d'entrée en vigueur de la recommandation.

Signatures

9. Tous les membres du comité et l'administrateur général ou son délégué doivent signer et dater le rapport.

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