Directive sur les griefs de classification

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er juillet 2015.

1.2 La présente directive remplace :

  • la Politique sur les griefs de classification (23 juin 1994), chapitre 4 de la section sur la classification du volume Gestion du personnel du Manuel du Conseil du Trésor;
  • la Procédure du règlement des griefs de classification (révisée le 1er juin 1994).

2. Application

2.1 La présente directive s’applique à l’administration publique centrale au sens de l’article 11 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf exception prévue par une loi, un règlement ou un décret.

2.2 La présente directive s’applique à tous les postes, y compris les postes du groupe de la direction (EX).

2.3 La présente directive ne s’applique pas aux membres de la Gendarmerie Royale du Canada.

2.4 Les dispositions des sections 8.1 et 8.2 qui ont trait au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor dans la surveillance de l'observation et l'ordonnance des mesures à adopter dans les cas d'inobservation ne s'appliquent pas au Commissariat à l'information du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada du Canada, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux de ces organismes sont les seuls responsables de surveiller la présente politique et d'assurer son observation au sein de leur organisme, et de donner suite aux cas d'inobservation, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui établissent les principes et l'orientation de la gestion de l'observation.

3. Contexte

3.1 La présente directive est émise aux termes des articles 7 et 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.2 Un processus de règlement des griefs de classification est une composante essentielle de la gestion efficace des personnes. Cette directive appuie la Politique sur la Classification en ce qui concerne les griefs de classification, y compris ceux concernant les postes du groupe EX. Elle définit les exigences obligatoires, énonce les rôles et responsabilités et décrit la marche à suivre pour présenter, traiter et régler les griefs de classification.

3.3 Le Conseil du Trésor, en autorisant les administrateurs généraux à classifier les postes au sein de leur organisme, les autorise également à émettre des décisions relatives aux griefs de classification conformément aux exigences de la Politique sur la classification et de la présente directive.

3.4 Les administrateurs généraux peuvent subdéléguer à un cadre supérieur de leur organisme le pouvoir d’émettre des décisions relatives aux griefs de classification conformément aux exigences décrites à l’annexe A.

3.5 D’autres exigences obligatoires sont énoncées dans les documents suivants :

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l’interprétation de la présente directive figurent à l’annexe A de la Politique sur la classification.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

5.1.1 La présente directive appuie la mise en place d’un mécanisme de recours uniforme et équitable pour les employés qui veulent déposer un grief relativement à la classification du travail qui leur a été attribué par le gestionnaire responsable et qui est décrit dans la description d’emploi du poste qu’ils occupent.

5.2 Résultats attendus

5.2.1 Les griefs de classification sont traités de façon efficace et efficiente conformément aux dispositions de la présente directive et au processus de règlement des griefs de classification énoncé à l’annexe B.

5.2.2 Les délais prescrits sont respectés.

5.2.3 Les décisions sont dûment documentées.

6. Exigences

Les exigences relatives à la subdélégation du pouvoir d’émettre des décisions relatives aux griefs de classification sont énoncées à l’annexe A. Les exigences du processus de règlement des griefs de classification sont énoncées à l’annexe B.

6.1 Les gestionnaires et les surveillants ont les responsabilités suivantes :

6.1.1 S’assurer que les employés sont avisés officiellement par écrit des décisions de classification prises au regard du poste qu’ils occupent.

6.1.2 Répondre aux questions des membres du comité de règlement des griefs de classification.

6.2 Le responsable ministériel des griefs de classification a les responsabilités suivantes :

6.2.1 Désigner un président de comité de règlement des griefs de classification pour les cas de grief qui feront l’objet d’une audience, sauf pour les cas où la décision de classification a été autorisée par l’administrateur général.

6.2.2 S’assurer que les dossiers de grief sont acheminés au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines pour les cas où l’administrateur général a autorisé la décision de classification.

6.2.3 S’assurer que les plaignants sont informés par écrit de la décision définitive et obligatoire relative au grief de classification émise par l’administrateur général ou son délégué dans le délai imparti ou la période de prorogation convenue, sauf dans les cas où la décision relative au grief est émise par le dirigeant principal des ressources humaines ou son délégué.

6.2.4 S’assurer que les décisions définitives et obligatoires relatives aux griefs de classification sont entrées dans le système de gestion de l’information sur les ressources humaines.

6.2.5 S’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude de la documentation et de l’information contenues dans les dossiers de grief de classification ainsi que de l’entrée de données ministérielles requise dans le Système de suivi des griefs de classification du Secrétariat du Conseil du Trésor.

6.3 Le président du comité de règlement des griefs de classification a les responsabilités suivantes :

6.3.1 S’assurer que l’audience sur le grief de classification est menée conformément au processus décrit à l’annexe B de la présente directive.

6.3.2 Veiller à la rédaction de l’ébauche du rapport du comité de règlement des griefs de classification dans le délai imparti ou la période de prorogation convenue.

6.4 Le comité de règlement des griefs de classification a les responsabilités suivantes :

6.4.1 Déterminer la classification appropriée du poste faisant l’objet du grief en fonction du travail attribué par le gestionnaire responsable, tel que décrit dans la description d’emploi, ainsi que du contexte organisationnel et de l’information reçue dans le contexte de l’audience sur le grief.

6.4.2 Présenter, à l’administrateur général ou à son délégué, un rapport du comité de règlement des griefs de classification et une recommandation sur la classification du poste faisant l’objet du grief qui soit équitable et conforme aux instruments de politique de classification du Conseil du Trésor, y compris à la norme d’évaluation des emplois pertinente.

6.5 Le délégué pour les griefs de classification a les responsabilités suivantes :

6.5.1 Aviser l’administrateur général des types suivants de résultats de griefs de classification avant de prendre une décision.

  1. Les résultats qui :
    • pourraient influer de façon marquante sur l’attribution à un groupe professionnel ou le niveau de classification d'autres postes au sein de l’organisme;
    • pourraient avoir des répercussions sur des postes comparables au sein d'autres organismes;
    • pourraient avoir des répercussions importantes sur la gestion des programmes ou les relations patronales-syndicales; et
  2. Les résultats à l'égard desquels une recommandation minoritaire est acceptée.

6.5.2 Obtenir l’approbation de l’administrateur général avant de prendre une décision lorsque la recommandation unanime ou les recommandations minoritaire(s) et majoritaire du comité de règlement des griefs de classification sont rejetées.

6.6 Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines a les responsabilités suivantes :

6.6.1 Participer en tant que membre évaluateur des comités de règlement des griefs de classification ou présider ces derniers conformément au paragraphe 3.3 de la procédure définie à l’annexe B.

6.6.2 S’assurer que les plaignants sont informés par écrit de la décision définitive et obligatoire relative au grief de classification émise par le dirigeant principal des ressources humaines ou son délégué dans le délai imparti ou la période de prorogation convenue.

6.6.3 Assurer le respect des exigences énoncées dans la politique et la directive régissant la résolution des griefs de classification dans le processus d’audience des griefs de classification.

6.6.4 Assurer l’intégrité du processus d’évaluation lors des délibérations du comité de règlement des griefs de classification.

7. Exigences en matière de surveillance et de rapports

7.1 Au sein des organismes

7.1.1 Il incombe aux chefs de la classification de veiller à la conformité à la présente directive au sein de leur organisme.

7.2 Par les organismes

Les responsables ministériels des griefs de classification assument les responsabilités suivantes :

7.2.1 S’assurer que le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines est informé de tous les griefs de classification déposés au sein de l’organisme de l’administrateur général. Ils doivent alors saisir en temps opportun les renseignements ministériels requis dans le système de suivi des griefs de classification du Secrétariat du Conseil du Trésor et envoyer au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines les renseignements et les documents pertinents mentionnés à l’annexe B de la présente directive.

7.3 À l’échelle du gouvernement

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines assume les responsabilités suivantes :

7.3.1 Effectuer, selon les besoins, l’examen des renseignements sur les griefs de classification dans l’ensemble du système ou qui s’appliquent à l’organisme pertinent  afin de surveiller l’atteinte des résultats attendus de la présente directive; et

7.3.2 Examiner la présente directive cinq ans après sa mise en œuvre.

8. Conséquences

8.1 Dans les cas de non-conformité à la présente directive et aux instruments connexes, le dirigeant principal des ressources humaines peut diriger les administrateurs généraux à prendre des mesures correctives pour remédier aux problèmes ou peut imposer toutes autres mesures jugées appropriées.

8.2 Ces mesures peuvent inclure une recommandation du dirigeant principal des ressources humaines au Conseil du Trésor de modifier ou révoquer l’autorité en matière de classification des administrateurs généraux, ou d’y ajouter des conditions. Une gamme de conséquences en cas de non-conformité se retrouve dans la Directive sur la surveillance de la classification.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Veuillez faire parvenir les demandes de renseignements au sujet de la présente directive à votre bureau ministériel des ressources humaines. Pour obtenir des conseils sur l’application de la présente directive, les représentants ministériels des ressources humaines devraient communiquer avec :

Représentation patronale en recours
Secteur de la rémunération et des relations de travail
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du trésor du Canada


Annexe A – Subdélégation de l’autorité d’émettre des décisions de grief de classification

La subdélégation à un cadre supérieur ministériel du pouvoir de l’administrateur général d’émettre des décisions définitives et obligatoires relatives aux griefs de classification doit faire l’objet d’un instrument de délégation officiel et écrit qui :

  • est signé par l’administrateur général et indique le nom du cadre supérieur ministériel (ou le titre du poste) qui recevra le pouvoir subdélégué; et
  • décrit toute limite sur le pouvoir du délégué d’émettre des décisions définitives et obligatoires relatives aux griefs de classification.

Un exemple d’instrument de subdélégation suit. L’instrument peut avoir un format différent, mais il doit contenir les renseignements tels qu’ils sont indiqués.

Exemple d’instrument de subdélégation de pouvoir au délégué de l’administrateur général pour le règlement des griefs de classification

  1. Par la présente, j’autorise (nom du cadre supérieur ministériel ou titre du poste) à émettre des décisions relatives aux griefs de classification à compter du (date), conformément à la section 6.1.1.2 de la Politique sur la classification.

    (Nom du cadre supérieur ministériel ou titre du poste délégué) doit exercer ce pouvoir pour tous les postes pour lesquels j’ai le pouvoir d’émettre des décisions définitives et obligatoires relatives aux griefs de classification, sauf pour les cas où la recommandation unanime ou les recommandations minoritaire(s) et majoritaire du comité de règlement des griefs sont rejetées et pour lesquels je dois personnellement approuver la décision. (L’administrateur général peut rendre cette clause plus restrictive).

  2. Les types suivants de résultats de griefs de classification doivent être portés à mon attention avant qu'une décision ne soit prise:
    1. Les résultats qui :
      • pourraient influer de façon marquante sur l’attribution à un groupe professionnel ou le niveau de classification d'autres postes au sein de l’organisme;
      • pourraient avoir des répercussions sur des postes comparables au sein d'autres organismes;
      • pourraient avoir des répercussions importantes sur la gestion des programmes ou les relations patronales-syndicales; et
    2. Les résultats à l'égard desquels une recommandation minoritaire est acceptée.

Signature de l’administrateur généralDate

Annexe B – Procédure de règlement des griefs de classification

Contenu

1. Renseignements généraux

1.1 Qui peut déposer un grief de classification

1.1.1 La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique détermine qui a le droit de présenter un grief, ce qui inclut mais sans s'y limiter les personnes qui occupent des postes de direction ou de confiance dans l'administration publique centrale, et exclut, entre autres, les personnes suivantes :

  • Personnes employées à titre occasionnel;
  • Personnes employées pour une durée déterminée de moins de trois mois;
  • Personnes qui doivent travailler moins du tiers du temps normalement exigé des employés exécutant des tâches semblables.

1.2 Présentation d'un grief de classification

1.2.1 Un grief de classification doit être présenté au dernier palier du processus ministériel de règlement des griefs et conformément aux exigences de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

1.3 Circonstances justifiant la présentation d'un grief de classification et délais prescrits

1.3.1 Un employé doit présenter un grief de classification au plus tard 35 jours civils après la date à laquelle il a reçu un avis l'informant d'une mesure ou d'une circonstance affectant la classification du poste qu'il occupe ou, si l'employé ne reçoit aucun avis de ce type, 35 jours civils après le jour où il apprend l'existence de cette mesure ou de cette circonstance.

1.3.2 Les employés doivent présenter leur grief par écrit à leur surveillant immédiat ou au chef de service local, selon la démarche définie par l'organisme, en se servant du formulaire de grief fourni par l'employeur. L'énoncé du grief doit contenir l'information suivante : la nature du grief, le titre, le numéro et la classification du poste faisant l'objet du grief, les mesures correctives demandées et le nom du représentant du plaignant. Le formulaire de grief doit être signé et daté par le plaignant.

1.4 Choix sur le plan de la représentation

1.4.1 La représentation d'un plaignant faisant partie d'une unité de négociation doit être conforme à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. S'il occupe un poste non représenté ou un poste de direction ou de confiance, le plaignant peut se faire représenter par une personne de son choix à condition que celle-ci ne se trouve pas dans une situation de conflit d'intérêts.

1.5 Accusé de réception d'un grief

1.5.1 Lorsqu'un grief de classification est présenté, le surveillant immédiat ou le chef de service local doit signer et dater le formulaire de grief.

1.5.2 Le surveillant immédiat ou le chef de service local doit remettre au plaignant la copie signée et datée du formulaire de grief, puis transmettre le grief à l'administrateur général ou à son délégué pour les griefs de classification.

1.6 Délais pour donner suite à un grief

1.6.1 Selon le paragraphe 72(2) du Règlement sur les relations de travail dans la fonction publique, une réponse écrite doit être remise au plaignant au plus tard 80 jours civils après la réception du grief par le surveillant immédiat ou le chef de service local.

1.6.2 L'organisme et le plaignant ou son représentant (selon le cas) peuvent convenir de repousser la date limite au-delà du délai prescrit de 80 jours civils. Il faut préciser toute période de prolongation, et il est interdit de repousser la date limite pour une période indéterminée.

1.7 Réexamen d'une décision de classification

1.7.1 Lorsqu'un organisme décide d'examiner à nouveau une décision de classification relative à un poste visé par un grief de classification, ce dernier devrait être mis en suspens jusqu'à l'issue du nouvel examen.

1.7.2 Au terme du processus de réexamen, l'organisme informera le plaignant à titre officiel des résultats du nouvel examen (confirmation de la décision de classification actuelle ou émission d'une nouvelle décision).

1.7.3 Dans les deux cas, si le plaignant maintient son grief de classification initial, le règlement du grief devra se poursuivre conformément au processus décrit dans la présente annexe.

1.8 Retrait d'un grief par l'employé

1.8.1 Un plaignant peut retirer son grief en tout temps avant qu'une décision ne soit émise sur le grief en soumettant un avis écrit signé à son surveillant immédiat ou à son chef de service local.

1.8.2 Le surveillant immédiat ou le chef de service local doit acheminer l'avis de retrait directement au conseiller en ressources humaines responsable, qui en informera le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) conformément au processus ministériel établi.

1.8.3 Seul l'employé peut retirer son grief de classification. Personne, y compris le représentant de l'employé, ne peut le faire en son nom.

2. Examen initial du grief de classification

2.1 Tous les griefs de classification doivent être examinés lors de leur réception. Lorsqu'un grief de classification est rejeté, l'administrateur général ou son délégué émettra la décision et informera le plaignant en conséquence.

2.2 Lorsque des griefs portant sur le contenu de la description d'emploi et sur la classification du poste occupé par le plaignant sont présentés, le grief de classification, s'il a été présenté dans les délais prescrits, devrait être mis en suspens jusqu'à ce que le processus de règlement des griefs relatifs aux relations de travail soit terminé. Si, à l'issue du processus de règlement des griefs relatifs aux relations de travail :

  1. Le contenu de la description d'emploi a changé, alors l'organisme doit émettre une nouvelle décision de classification en fonction d'une évaluation de la nouvelle description d'emploi. L'organisme doit informer le plaignant de la nouvelle décision de classification conformément à la présente directive; ou
  2. Le contenu de la description d'emploi ne change pas, alors la décision de classification existante demeurera en vigueur et il n'est pas nécessaire d'émettre une nouvelle décision de classification.

Dans les deux cas, l'organisme doit confirmer auprès du plaignant s'il désire ou non poursuivre son grief de classification initial à l'égard de la plus récente décision de classification. Si le plaignant maintient son grief de classification, le règlement du grief devra se poursuivre conformément à la procédure décrite dans la présente annexe.

2.3 Lorsque des griefs concernant la classification et la date d'entrée en vigueur du poste occupé par le plaignant sont présentés, le processus de règlement des griefs de classification et le processus de règlement des griefs relatifs aux relations de travail peuvent avoir lieu simultanément. Aux fins du processus de règlement des griefs de classification, la date d'entrée en vigueur de la décision de classification faisant l'objet du grief reste en vigueur sauf si cette date change à l'issue du processus de règlement des griefs relatifs aux relations de travail.

3. Comité de règlement des griefs de classification

3.1 Mandat

Le comité de règlement des griefs de classification doit déterminer la classification appropriée pour le poste faisant l'objet d'un grief en tenant compte du travail attribué par le gestionnaire responsable et décrit dans la description d'emploi ainsi que de l'information supplémentaire présentée par la direction et par le plaignant ou son représentant. La classification recommandée à l'administrateur général ou à son délégué doit être équitable et conforme aux instruments de politique de classification du Conseil du Trésor, y compris à la norme d'évaluation des emplois pertinente.

3.2 Calendrier

3.2.1 Dès réception du grief, le responsable ministériel communique avec le BDPRH afin de fixer une date d'audience.

3.2.2 Une fois la date fixée, l'organisme communique officiellement avec le plaignant et son représentant à titre officiel au moins 21 jours civils à l'avance pour indiquer le lieu (normalement à l'administration centrale de l'organisme), la date et l'heure de l'audience. La date fixée pour l'audience ne peut être changée qu'en cas de circonstances exceptionnelles et avec l'autorisation du BDPRH.

3.2.3 L'employeur n'assume aucune responsabilité pour les frais engagés par le plaignant, à moins que ceux-ci ne soient explicitement prévus dans la convention collective. L'employé qui souhaite assister à l'audience doit payer ses dépenses et prendre des dispositions de congé de son lieu de travail.

3.3 Composition du comité de règlement des griefs de classification

3.3.1 Le comité de règlement des griefs de classification se compose de trois personnes et, dans la mesure du possible, il devrait comprendre des hommes et des femmes. Siègent au comité les personnes suivantes :

  1. Président, qui est un conseiller en classification accrédité;
  2. Agent des griefs du BDPRH, sauf exceptions prévues au paragraphe 3.3.4; et
  3. Personne de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisme, de préférence un gestionnaire qui connaît les normes d'évaluation des emplois utilisées et le type de travail évalué.

3.3.2 Les membres du comité doivent satisfaire aux critères suivants :

  1. Ils n'ont pas participé à la décision de classification visée par le grief;
  2. Ils ne supervisent pas le poste en question, ni ne se trouvent dans une situation de conflit d'intérêts réel ou apparent;
  3. Ils sont non représentés ou occupent un poste de direction ou de confiance; et
  4. Ils connaissent les techniques d'évaluation d'emplois, et ils ont l'expérience de l'utilisation des normes d'évaluation des emplois.

3.3.3 Un agent des griefs du BDPRH présidera le comité de règlement des griefs de classification dans les cas où la décision de classification du poste faisant l'objet du grief a été autorisée par l'administrateur général.

3.3.4 La présence d'un agent des griefs du BDPRH n'est pas nécessaire dans les circonstances suivantes :

  1. Un grief de classification a été déposé concernant le même poste pour lequel une décision sur le grief de classification avait déjà été émise, et la nouvelle description d'emploi ainsi que le contexte organisationnel sont identiques à la présentation pour la décision antérieure relative au grief; ou
  2. Un grief de classification est déposé pour un poste unique pour lequel le risque d'une décision ayant une incidence négative sur la relativité interne et externe est faible. La présente disposition ne s'applique pas aux griefs concernant un poste qui appartient au groupe EX.

3.3.5 Lorsqu'un grief de classification a été déposé concernant le même poste pour lequel une décision de grief a déjà été émise, mais la nouvelle description d'emploi est différente de celle qui avait fait l'objet du premier grief, le grief doit être présenté à un nouveau comité de règlement des griefs de classification qui inclut un agent des griefs du BDPRH. Si le comité est d'avis que:

  1. Aucun changement appréciable n'est survenu depuis la décision émise au sujet du premier grief, il soumettra une recommandation en ce sens à l'administrateur général ou à son délégué, qui émettra une nouvelle décision définitive et obligatoire dont la date d'entrée en vigueur correspondra à celle de la décision émise sur le premier grief; ou
  2. Des changements appréciables sont survenus depuis que la décision sur le premier grief a été émise, le comité examinera le dossier et présentera une recommandation à l'administrateur général ou à son délégué, qui émettra une nouvelle décision définitive et obligatoire dont la date d'entrée en vigueur correspondra à celle des nouvelles fonctions.

3.3.6 Pour les cas visés à l'alinéa 3.3.4 b), les organismes doivent obtenir l'approbation du BDPRH en vue de procéder sans un agent des griefs du BDPRH et les demandes seront évaluées au cas par cas. Lorsque l'approbation de poursuivre sans un agent des griefs du BDPRH est accordée, le président doit être un conseiller en classification accrédité de l'organisme d'accueil, et au moins l'un des membres du comité doit être un employé d'un autre organisme.

3.3.7 Même si la présence d'un agent des griefs du BDPRH n'est pas requise dans les circonstances décrites au paragraphe 3.3.4, un comité de règlement des griefs de classification doit être convoqué, et le processus de règlement des griefs énoncé dans la présente annexe doit être respecté. La documentation et l'information précisées au paragraphe 3.4, y compris le rapport intégral et la lettre au plaignant l'informant de la décision émise au sujet du grief, doivent également être envoyées au BDPRH. Dans tous les cas, le plaignant et son représentant doivent être invités à présenter leurs arguments devant le comité.

3.4 Documentation et information requises

3.4.1 Les documents énumérés ci-dessous doivent être envoyés à chacun des membres du comité et au représentant du plaignant (ou au plaignant s'il n'est pas représenté) au moins 21 jours civils avant la date de l'audience :

  • Formulaire de présentation du grief signé;
  • Avis de la décision qui se rapporte à la classification du poste faisant l'objet d'un grief;
  • Justification de la décision qui se rapporte à la classification du poste faisant l'objet d'un grief;
  • Description d'emploi sur laquelle est fondée la décision de classification faisant l'objet d'un grief, signée par le surveillant responsable et indiquant la date d'entrée en vigueur;
  • Organigramme en vigueur, signé et daté par le gestionnaire responsable; l'organigramme indique l'emplacement organisationnel du poste faisant l'objet du grief et ses liens avec les autres postes de la même unité ou division;
  • Description d'emploi du surveillant;
  • Description d'emploi des postes subalternes immédiats, sur demande;
  • Rapport de validation d'emploi, s'il existe;
  • Tout autre document susceptible de faciliter le règlement du grief (p. ex. une étude ministérielle ou des précédents);
  • Présentations écrites remises avant l'audience.

3.4.2 Pour les griefs de classification se rapportant à des postes dont la décision de classification a été autorisée par l'administrateur général, les documents indiqués au paragraphe 3.4.1 doivent être envoyés au BDPRH.

3.4.3 Les renseignements suivants doivent également être fournis au BDPRH :

  • Date à laquelle l'employé a été informé de la mesure donnant lieu au grief ou la date à laquelle il en a pris connaissance;
  • Affiliation syndicale du plaignant ou une indication précisant s'il occupe un poste non représenté ou un poste de direction ou de confiance; et
  • Nom et titre du poste de chaque membre du comité de règlement des griefs de classification.

3.4.4 Lorsque des descriptions d'emploi normalisées sont mises en œuvre et de nombreux griefs de classification concernant la même décision de classification sont présentés, les organismes doivent fournir au BDPRH une liste des griefs touchant cette décision, mais elles n'ont qu'à soumettre qu'une copie de la description d'emploi applicable en plus des autres documents pertinents relatifs à la décision visée.

3.5 Rôle du président

3.5.1 Le président doit s'assurer que les membres du comité de règlement des griefs de classification et le plaignant, en particulier, sont au courant du rôle du comité ainsi que du processus de règlement des griefs. Il est important d'informer le plaignant et son représentant que le comité examinera tous les aspects de la classification du poste faisant l'objet du grief, que la décision sera définitive et obligatoire et qu'elle pourra donner lieu au relèvement, à la confirmation ou à l'abaissement du niveau du poste du plaignant. Il incombe au président d'expliquer le rôle de chaque membre du comité ainsi que le processus que suivra le comité, c'est-à-dire :

  • Présentation des arguments par le plaignant ou par son représentant;
  • Transmission de renseignements par la direction, si le comité de règlement des griefs de classification le juge nécessaire;
  • Délibérations du comité;
  • Rédaction du rapport assurée par le président du comité, qui comprend une recommandation; et
  • Prise d'une décision définitive et obligatoire par l'administrateur général ou son délégué.

3.5.2 Le président doit bien comprendre le grief, y compris les détails du poste faisant l'objet du grief et le contexte organisationnel, afin de fournir des explications et des renseignements précis et immédiats aux membres du comité. Il incombe au président de superviser le déroulement de la réunion.

3.6 Audience

3.6.1 Le processus de règlement des griefs de classification n'a pas pour but d'opposer les parties. Il permet plutôt de présenter et de fournir des renseignements au comité de règlement des griefs de classification.

3.6.2 Présentation par le plaignant et son représentant

Le plaignant et son représentant doivent avoir l'occasion de faire une présentation en personne (par exemple, par téléconférence) ou par écrit au comité de règlement des griefs de classification avant que le comité ne formule une recommandation au sujet de la classification du poste visé par le grief. Dès que leur présentation est achevée, ils doivent se retirer de la réunion.

3.6.3 Renseignements de la direction

Un représentant de la direction qui connaît bien la nature du travail du poste visé par le grief doit être disponible afin de répondre aux questions que les membres du comité peuvent avoir au sujet du poste.

Le représentant de la direction ne doit pas :

  • Intervenir en faveur de la décision de classification actuelle ou contre celle-ci;
  • Tenter d'influencer les membres du comité;
  • Participer aux délibérations du comité; et
  • Être présent pendant la présentation du plaignant, de son représentant, ou des deux, au comité.

3.6.4 Renseignements supplémentaires

Si nécessaire, les membres du comité peuvent convoquer d'autres personnes pour fournir des renseignements supplémentaires et effectuer un examen de validation de l'emploi.

Étant donné que les griefs de classification sont examinés au dernier palier du processus de règlement des griefs et que la décision est définitive et obligatoire, il est important que cette dernière se fonde sur une description d'emploi exacte décrivant le travail assigné par la direction. Afin de faciliter la tâche du comité de règlement des griefs et d'éviter les délais, il est recommandé, lorsqu'un grief de classification est présenté, qu'un examen de validation de l'emploi soit effectué avec l'employé et en consultation avec son gestionnaire avant l'audience. Une copie du rapport de validation d'emploi doit être remise au plaignant et à son représentant.

3.6.5 Divulgation de renseignements nouveaux ou conflictuels

Lorsqu'un représentant de la direction ou toute autre personne fournit au comité des renseignements dont le plaignant ne peut raisonnablement pas avoir eu connaissance, et le comité détermine que ces renseignements sont pertinents pour leurs délibérations, y compris les renseignements qui contredisent l'information fournie par le plaignant ou son représentant, le comité doit divulguer les renseignements au plaignant ou à son représentant et leur donner l'occasion d'y répondre.

3.7 Délibérations du comité

3.7.1 Les délibérations se tiennent à huis clos. Les membres du comité examinent les renseignements présentés, discutent du poste et l'évaluent en fonction de la norme d'évaluation des emplois pertinente. Ils examinent tous les aspects relatifs à la décision de classification visée par le grief (c'est-à-dire le groupe et le sous-groupe attribués, la norme d'évaluation des emplois, le niveau et les cotes, s'il y a lieu), même si, parfois, les aspects ne sont pas tous contestés. Au moment d'évaluer le poste, les membres s'efforcent d'arriver à un consensus. S'ils n'y parviennent pas, ils doivent produire des rapports minoritaire(s) et majoritaire. Au cours de ses délibérations, le comité ne doit pas tenir compte des répercussions financières liées à une éventuelle reclassification du ou des postes faisant l'objet du grief.

3.7.2 Les membres du comité peuvent recommander le statu quo, la modification de l'évaluation ou la reclassification du poste à un niveau supérieur ou inférieur au sein du même groupe professionnel ou d'un groupe différent.

3.7.3 La teneur des délibérations et, plus précisément, la recommandation du comité ne doivent pas être divulguées à une tierce partie, discutées avec elle ou influencées par elle.

3.8 Rapport et recommandation du comité de règlement des griefs de classification

3.8.1 Le rapport du comité de règlement des griefs de classification résume la recommandation du comité, répond aux arguments et aux points concernant la relativité avancés par le plaignant et son représentant et présente l'analyse dont s'est servi le comité pour formuler sa recommandation. Il devrait contenir les renseignements suivants :

  1. Renseignements de base

    Cette section sert à fournir le numéro du dossier de grief; le nom du plaignant, le numéro du poste, le titre et la classification du poste faisant l'objet du grief, le titre de l'organisme et le lieu géographique.

  2. Membres du comité

    Cette section doit comprendre le nom du président et des membres du comité de même que le titre de leur organisme.

  3. Date et lieu de l'audience
  4. Objet du grief

    Cette section doit résumer la mesure ou la décision de classification ayant donné lieu au grief et les mesures correctives demandées par le plaignant.

  5. Représentation par le plaignant ou en son nom

    Cette section sert à fournir le nom du plaignant et celui de son représentant, s'il y a lieu. Elle devrait résumer les points importants présentés à l'appui du grief, y compris la relativité mise de l'avant et la justification de la classification proposée par le plaignant.

  6. Information de la direction

    Cette section devrait comprendre le nom et le titre du représentant de la direction ainsi que le lien hiérarchique de ce dernier avec le poste faisant l'objet du grief. Elle devrait résumer les renseignements fournis par le représentant de la direction, y compris les réponses aux questions posées par les membres du comité. Elle devrait également comprendre la liste des documents soumis. Conformément à la section 3.6.5 de la présente annexe, le comité doit accorder au plaignant le droit de répondre aux renseignements dont il pourrait raisonnablement ne pas avoir eu connaissance ou qui contredisent l'information présentée par le plaignant ou son représentant et qui sont pertinents aux délibérations du comité.

  7. Délibérations du comité

    Cette section constitue la partie essentielle du rapport, et elle doit expliciter la démarche qui sous-tend la recommandation formulée par le comité. Elle devrait contenir une analyse du travail attribué au plaignant relativement aux normes d'évaluation des emplois, des arguments (p. ex. les cotes proposées, les postes repères et la relativité) invoqués par le plaignant ou en son nom et des renseignements transmis par la direction. Cette section devrait également fournir une explication de l'évaluation effectuée par le comité en indiquant pourquoi le comité a évalué le poste dans le groupe et le sous-groupe professionnels précisés, pourquoi il a appliqué une norme particulière et comment il a retenu le niveau particulier. Il faudrait aussi préciser d'autres groupes professionnels ou normes d'évaluation d'emploi qui ont été envisagés ainsi que les raisons pour lesquelles ils ont été jugés inappropriés. Pour les cotes n'ayant pas été contestées et pour lesquelles, après les avoir revues, le comité est en accord avec l'évaluation ministérielle existante, il n'est pas nécessaire de justifier à nouveau ces cotes si la justification ministérielle fait partie de la documentation du cas de grief.

  8. Recommandation du comité

    Cette section doit faire état de la recommandation formulée par le comité quant au groupe professionnel, à la norme pertinente et au niveau du poste. Elle doit aussi indiquer la date d'entrée en vigueur autorisée.

  9. Signatures

    Tous les membres du comité et l'administrateur général ou son délégué doivent signer et dater le rapport.

3.8.2 Le rapport du comité de règlement des griefs de classification n'est pas terminé et ne peut pas être soumis pour approbation à l'administrateur général ou à son délégué avant qu'il soit signé par tous les membres du comité. Les rapports minoritaires signés doivent également être présentés à l'administrateur général ou à son délégué.

4. Décision relative à un grief de classification

4.1 Décision par l'administrateur général ou son délégué

4.1.1 Après avoir examiné le rapport et la recommandation du comité de règlement des griefs de classification, l'administrateur général ou son délégué peut prendre l'une des mesures suivantes :

  1. Approuver la recommandation du comité, si le rapport est unanime;
  2. Rejeter les recommandations du comité. Si le délégué rejette la recommandation unanime ou les recommandations majoritaire et minoritaire(s) du comité, la décision doit être approuvée personnellement par l'administrateur général. En pareil cas, l'administrateur général doit indiquer au BDPRH, et inclure dans sa réponse au plaignant, les raisons qui ont conduit à rejeter les recommandations du comité, lesquelles sont liées directement à la justification avancée par le comité à l'appui de ses recommandations.
  3. Approuver la recommandation fournie dans un rapport majoritaire ou dans un rapport minoritaire. Si le délégué approuve la recommandation formulée dans un rapport minoritaire, il doit en aviser l'administrateur général avant d'émettre sa décision.

4.2 Décision relative à un grief de classification

4.2.1 La décision émise à l'égard d'un grief de classification est définitive et obligatoire.

4.2.2 À moins qu'il y ait un changement appréciable susceptible d'avoir un impact sur l'évaluation du poste ou de changer la nature du poste, un examen de la classification d'un poste ayant fait l'objet d'un grief de classification doit maintenir le groupe, le sous-groupe (s'il y a lieu), le niveau ou les cotes de la décision de grief de classification.

4.2.3 Une décision définitive et obligatoire n'empêche aucunement un employé de soumettre un grief après avoir été informé qu' « aucun changement appréciable » n'a été identifié suite à l'examen de son poste. En pareil cas, le grief doit être accepté et traité selon le présent processus.

4.2.4 Chaque cas doit être traité en fonction des faits qui lui sont propres.

5. Réponse au plaignant

5.1 L'administrateur général ou son délégué doit informer le plaignant par écrit de la décision prise à l'égard du grief de classification. La réponse doit être signée par l'administrateur général ou son délégué et elle doit indiquer la classification appropriée ainsi que la date d'entrée en vigueur de la décision. Elle doit également contenir une mention précisant que la décision est définitive et obligatoire.

5.2 La réponse au grief doit être fournie au plaignant ainsi qu'à son représentant et être accompagnée d'une copie du rapport du comité de règlement des griefs de classification. Aucune réponse ne doit être envoyée tant que le rapport du comité n'a pas été signé par tous les membres du comité et par l'administrateur général ou son délégué.

5.3 Des copies du rapport sur le grief et de la lettre avisant le plaignant des résultats de son grief doivent également être envoyées au gestionnaire responsable ainsi qu'au BDPRH.