Annulée [2017-04-01] - Directive sur l’enregistrement des créditeurs en fin d’exercice

Faire en sorte que les comptes créditeurs qui existent en fin d’exercice pour des travaux effectués, des biens reçus, des services rendus et autres, y compris certains paiements de transfert, sont imputés à un crédit d’une manière précise et en temps opportun et enregistrés dans les comptes du Canada.

• tous les comptes créditeurs sont enregistrés de façon précise et en temps opportun; et,
• l’enregistrement des comptes créditeurs est appuyé par une documentation complète et précise.

6.1.1 Des pratiques et contrôles efficaces de gestion sont établis de sorte que tous les comptes créditeurs qui satisfont aux exigences énoncées dans la présente directive sont identifiés, quantifiés et enregistrés en tant que dépenses et qu’une piste de vérification soit maintenue.

6.2.1 Les comptes créditeurs peuvent être déterminés et enregistrés sur une base individuelle, par groupe ou par catégorie de bénéficiaires, lorsqu’il est pratique et économique de le faire.

6.2.2 Lorsqu’il est impossible de déterminer la valeur exacte du compte créditeur, une estimation est utilisée pour enregistrer le montant d’un compte créditeur à condition qu’une valeur raisonnablement précise puisse y être attribuée. Il importe de maintenir une piste de vérification qui permet de vérifier le caractère raisonnable de l’estimation.

6.2.3 Les comptes créditeurs sont imputés au crédit si les conditions suivantes sont respectées au 31 mars:

• dans le cas d’une dette contractée pour des travaux, que les travaux ont été réalisés de manière satisfaisante, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
• dans le cas d’une dette contractée pour des biens, que les biens ont bien été reçus et que la propriété est obtenue, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
• dans le cas d’une dette contractée pour des services, que les services ont été rendus de manière satisfaisante, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
• dans le cas d’un montant payable entre organismes fédéraux, il est assujetti aux conditions qui précèdent comme s’il s’agissait d’une dette;
• dans le cas d’une dette qui résulte d’un paiements de transfert, le montant est exigible, c’est-à-dire, que l’obligation du gouvernement d’effectuer un paiement de transfert et/ou que le droit du bénéficiaire de recevoir un paiement de transfert a été établi;
• dans tous les autres cas, le montant de la dette est exigible en application d’un accord contractuel ou autre entente exécutoire ou protocole d’entente; et,
• dans tous les cas, le montant de la dette doit être justifié (c.-à-d. est vérifiable) et estimée.

6.2.4 Aux termes de l’article 37.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les comptes créditeurs sont imputés aux crédits, même si les dépenses excèdent les crédits approuvés de l’exercice en cours. Le montant du dépassement des crédits devrait être signalé au Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’il est connu. Cela donnera lieu à une réduction équivalente du pouvoir de dépenser disponible de l’organisation pour l’exercice subséquent.

Travaux en cours

6.2.5 La valeur des travaux effectués et des services rendus est déterminée en fonction de leur exécution jusqu’à la fin de l’exercice ainsi que des facturations ou estimations de la dette exigible relié à l’exécution de ces travaux/services. Un compte créditeur est enregistré pour les paiements en suspens pour les travaux en cours lorsque le contrat d’achat établie une dette pour ces travaux en cours et que ceux-ci ont été achevés au 31 mars inclusivement.

Acquisition de biens immobiliers qui ne sont pas déjà au nom de la Couronne

6.2.6 Un compte créditeur est enregistré et imputé au crédit dans les cas où:

• il existe un accord d’achat exécutoire à la fin de l’exercice;
• toutes les approbations requises ont été obtenues; et,
• le titre de propriété a été obtenu ou, dans des circonstances exceptionnelles, le titre n’a pas été obtenu, mais que la Couronne bénéficie de l’utilisation et du contrôle efficace du bien immobilier.

Salaires

6.2.7 Les salaires et traitements exigibles à la fin de l’exercice, par exemple les salaires réguliers, le temps supplémentaire, le temps compensatoire non utilisé, les services supplémentaires, le travail par quarts, la rémunération au rendement pour le travail effectué à la fin de l’exercice, et les congés annuels non utilisés qui excèdent les dispositions sur les reports maximaux stipulés dans les conventions collectives, sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit pertinent.

6.2.8 Les comptes créditeurs payables aux employés en guise d’indemnité de départ ou d’autres versements de fin d’emploi sont imputés au crédit pertinent lorsqu’ils deviennent exigibles à l’employé. Les circonstances et modalités connexes pour chaque type de versements (p. ex. indemnité de départ, indemnité d’études, mesure de soutien à la transition, etc.) doivent être évaluées au cas par cas afin de déterminer à quel moment les montants deviennent payables à l’employé.

6.2.9 Les montants non payés pour les employés en détachement ou en mutation sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit.

6.2.10 Les règlements salariaux rétroactifs sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit lorsque les ententes contractuelles salariales ont été ratifiées et signées le 31 mars au plus tard.

Paiements anticipés

6.2.11 Les comptes créditeurs pour les paiements anticipés qui sont exigibles à la fin de l’exercice sont enregistrés et imputés au crédit s’ils satisfont aux exigences énoncées dans la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques.

Retenues de garantie

6.2.12 Les comptes créditeurs pour lesquels il y une retenue de garantie relativement à des travaux exécutés, des services rendus ou des biens reçus sont enregistrés et imputés au crédit en fin d’exercice à la fois pour le montant net exigible et la retenue. Les comptes créditeurs se rapportant à des retenues relatives à des paiements de transfert sont enregistrés et imputés au crédit lorsque seulement les montants des retenues sont exigibles en fin d’exercice.

Émission de prêts

6.2.13 Les comptes créditeurs pour les prêts sont enregistrés et imputés au crédit si, conformément à l’entente de prêt, les modalités de paiement sont satisfaites en fin d’exercice.

Paiements de transfert

6.2.14 Les comptes créditeurs pour les paiements de transfert devraient être imputés au crédit dans la mesure où:

• le paiement de transfert est autorisé;
• tous les critères d’admissibilité ont été satisfaits par le bénéficiaire;
• un accord de financement a été signé par les deux parties, lorsqu’un accord est exigé par le programme; et,
• l’obligation du gouvernement de verser le paiement et/ou le droit du bénéficiaire de recevoir le paiement ont été établis en fin d’exercice.

6.2.15 L’obligation du gouvernement ou le droit du bénéficiaire sont établis en fin d’exercice seulement dans les cas suivants:

• Subventions:
  1. la subvention est devenue exigible en fin d’exercice;
  2. un engagement de paiement a été fait et approuvé par une personne autorisée désignée en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Contributions :
  1. pour un accord de remboursement de partage des frais, le montant représente des charges admissibles engagées par le bénéficiaire jusqu’à la fin de l’exercice et est déterminé en se basant sur la demande de paiement ou en fonction d’une estimation accompagnée de documents à l’appui présentée par le bénéficiaire;
  2. pour un accord de financement de partage des frais, toutes les conditions de paiement sont satisfaites et le montant est exigible en fin d’exercice conformément à l’entente de financement;
  3. pour tous les autres cas, une demande de paiement doit être reçue par le ministère afin d’établir l’admissibilité du bénéficiaire en fin d’exercice. Si, dans des circonstances exceptionnelles un paiement anticipé doit être effectué, cette condition doit être incluse dans l’entente de financement.

6.2.16 Les comptes créditeurs ne sont pas enregistrés à la fin de l’exercice relativement à l’admissibilité de certains programmes de prestations continues (p. ex. Sécurité de la vieillesse et assurance-emploi) puisque de tels paiements demeurent valides seulement sur une base mensuelle. Toutefois, les comptes créditeurs doivent être enregistrés pour les paiements admissibles rétroactifs qui ont été vérifiés et quantifiés pour la partie jusqu’à la fin de l’exercice ou pour les montants déjà exigibles aux personnes admissibles, mais pas encore versés à la fin de l’exercice.

6.2.17 Dans certains cas, lorsqu’une provision ou un passif a été enregistré, par exemple, pour une série de paiements dans le cadre d’une entente de financement pluriannuel initial, le montant de la provision précédemment mentionné devrait être réduit par le montant exigible au 31 mars.

Comptes créditeurs payables aux sociétés d’État

6.2.18 Les montants suivants sont enregistrés en tant que comptes créditeurs:

• les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada conformément aux modalités d’un accord de contribution;
• les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada en vertu des dispositions d’un crédit qui prévoit spécifiquement le remboursement de charges ou de coûts engagés par la société; et,
• les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada relativement aux charges de programmes, de fonctionnement ou en capital engagés par la société à la fin de l’exercice.

Paiements à titre gracieux

6.2.19 Un compte créditeur n’est pas imputé au crédit pour un paiement à titre gracieux sauf si l’administrateur général ou son délégué a approuvé formellement un tel paiement et que la transaction financière, le cas échéant, a eu lieu avant la fin de l’exercice.

Réclamations contre l’État

6.2.20 Les comptes créditeurs ne sont imputés au crédit que si toutes les autorisations requises, telles que précisées dans la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux ont été obtenues avant la fin de l’exercice.

Comptes à fins déterminées

6.2.21 Les comptes créditeurs sont imputés aux comptes à fins déterminées, le cas échéant.

Taxe de vente

6.2.22 Le montant de la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) doit être enregistré dans le compte des avances remboursables de la TPS-TVH lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit. De façon semblable, le montant de la taxe de vente du Québec (TVQ), le cas échéant, doit être enregistré dans le compte des avances remboursables de la TVQ lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit.

Seuil d’importance relative

6.2.23 Les comptes créditeurs engagés jusqu’au 31 mars inclusivement, qui dépassent le montant le moins élevé entre 5 000 $ et un demi d’un pour cent du total du crédit ministériel, sont imputés aux crédits annuels ou législatifs et enregistrés dans le compte créditeur approprié tel que décrit selon le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

6.2.24 Un seuil d’importance relative inférieure, autre que celui dont il est fait mention au paragraphe 6.2.23 ci-dessus, peut être établi, le cas échéant, par les ministères et les organismes.

6.3.1 Les règlements des comptes créditeurs sont débités au compte payable dans lequel ils ont été enregistrés à l’origine tel que précisé selon le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.

6.3.2 Les comptes créditeurs enregistrés au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice sont soient débités lors du règlement ou évalués de nouveau avant la fin de la période comptable subséquente.

6.3.3 Lorsque le montant payé pour régler un compte créditeur est inférieur au montant du compte créditeur enregistré, l’excédent est appliqué, au besoin, contre une autre dette qui avait été sous-estimée ou pour laquelle aucun compte créditeur n’a été enregistré, pourvu que les deux dettes sont imputables au même crédit. Cela signifie que:

• pour les crédits annuels, le crédit a été accordé pour le même exercice financier, et,
• toutes les autres autorisations, comme celles liées aux subventions, sont respectées.

6.3.4 Lorsque le montant total de tous les règlements est inférieur au compte créditeur enregistré, tout solde restant doit être crédité aux revenus non fiscaux, non disponibles de l’exercice en cours, plutôt qu’aux crédits de l’exercice en cours.

6.3.5 Lorsque le montant total de tous les règlements dépasse le compte créditeur enregistré, l’excédent doit être imputé au crédit du nouvel exercice.

Le règlement des comptes créditeurs, enregistré au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice, est traité de l’une de deux façons:

• les paiements peuvent être débités du compte créditeur établi à l’origine; ou,
• le solde des comptes créditeurs enregistrés peut être reporté sur le crédit de l'exercice suivant et les paiements imputés au crédit.

6.5.1 Les dettes envers des tiers demeurent enregistrées jusqu’à ce qu’elles soient réglées ou jusqu’à leur extinction. Par conséquent, ils doivent être reportés d’un exercice à l’autre jusqu’à ce qu’ils soient réglés.

6.5.2 Les montants à payer à d’autres ministères et sociétés d’État sont renversés selon une entente réciproque.

6.5.3 Les montants enregistrés qui cessent d’être des comptes créditeurs sont retirés des comptes avant la fin de l’exercice dans lequel ils cessent d’être des dettes. Si cette circonstance survient et se rapporte à un compte créditeur créé pendant l’exercice en cours, celui-ci doit être crédité au crédit d’origine. Si le compte créditeur a été créé au cours d’un exercice précédent, il doit être crédité :

• au code d’autorisation de revenus (Ajustement des créditeurs d'exercice précédents (CAFE)) tel que précisé dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale pour les montants imputés aux crédits annuels ou échus;
• à un fonds renouvelable si, le montant avait été initialement imputé à une autorisation relative à un fonds renouvelable;
• à l’autorisation législative à laquelle la dette d’origine a été imputée.

Seules les créances provenant de recouvrements et de transactions de revenus avec d’autres ministères gouvernementaux sont imputées à un crédit à la fin de l’exercice.

Les détails relatifs aux opérations importantes de fin d’exercice qui comportent de l’incertitude ou des circonstances inhabituelles concernant l’interprétation de la présente directive doivent être portés à l’attention du Bureau du contrôleur général du Canada.

6.8.1 Il incombe aux dirigeants principaux des finances d’appuyer leur administrateur général respectif en surveillant la mise en œuvre et le contrôle de la présente directive au sein de leur ministère, en signalant à l’attention de l’administrateur général toute difficulté importante, tout écart en matière de rendement ou de conformité, de mettre au point des propositions visant à les régler et en signalant au Bureau du contrôleur général tout enjeu important lié au rendement ou à la conformité.

6.8.2 Il incombe au contrôleur général d’exercer une surveillance pour veiller à ce que les ministères respectent les exigences de la présente directive et d’effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

• Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C. 1985, c. F-11) articles 9, 63 et 64.

• Manuel du receveur général – Chapitre 14 – Calendrier et procédures de fin d’exercice;
• Directive sur l’inscription des opérations financières dans les comptes du Canada;
• Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale;
• Guide de comptabilité du gouvernement du Canada;
• Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques;
• Politique sur le contrôle interne;
• Politique sur les paiements de transfert;
• Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux;
• Directive sur les comptes à fins déterminées; et,
• Directive sur l’utilisation du Trésor pour les sociétés d’État.