Annulée [2016-05-11] - Norme sur la gestion des comptes de médias sociaux

Décrit les exigences de la gestion des comptes officiels de médias sociaux du Gouvernement du Camada.

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente Norme entrera en vigueur le 1er avril 2013.

1.2 Les exigences 6.1.1, 6.1.2, 6.1.5, 7.1 et 7.2 de la présente Norme entrent en vigueur immédiatement. Toutes les autres exigences entreront en vigueur à une date qui sera communiquée par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

2. Champ d'application

2.1 La présente Norme s'applique aux « ministères », selon la définition à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf pour ce qui est des alinéas b) et c), et à moins qu'ils n'en soient exclus en vertu de lois, de règlements ou de décrets précis. D'autres ministères ou organismes distincts, non assujettis aux présentes dispositions, sont incités à se conformer à ces exigences en tant que bonne pratique.

2.2 Les sections 7.1.2, 7.2 et 8.2, qui ont trait au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de surveillance de la conformité et de l'établissement des conséquences de la non-conformité, ne s'appliquent pas au Bureau du vérificateur général, au Commissariat à la protection de la vie privée, au Commissariat à l'information, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. L'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance de la conformité avec la Norme dans son organisme et des mesures à prendre à l'égard des cas d'inobservation, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui énoncent les principes et les orientations en matière de gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 Des communications efficaces et la prestation de services de qualité représentent des priorités clés pour les Canadiens et le gouvernement du Canada. Les médias sociaux deviennent un moyen important qui vient contribuer à la réalisation de ces priorités, parce que de plus en plus de Canadiens utilisent les médias sociaux pour communiquer, collaborer avec les autres et effectuer leurs transactions. Pour beaucoup de Canadiens, les médias sociaux sont en train de devenir un canal privilégié pour envoyer et recevoir des renseignements et interagir avec des individus et des organisations.

3.2 Les médias sociaux se sont révélés un outil précieux pour communiquer des renseignements importants aux citoyens, entreprises et autres intervenants, soit au moyen d'interactions directes ou d'un renvoi vers du contenu Web. Les médias sociaux peuvent également être utilisés pour favoriser la collaboration et l'approvisionnement par la foule en vue d'appuyer l'élaboration de politiques, la prestation de services et favoriser la mobilisation du public.

3.3 Comme l'utilisation des médias sociaux par les ministères croît rapidement, la présence du gouvernement du Canada dans les médias sociaux de tiers s'élargit en conséquence. Les ministères créent et publient du contenu pour les plateformes des médias sociaux, mais il n'y a pas d'approche commune au sein du gouvernement du Canada en ce qui a trait à la gestion des comptes officiels de médias sociaux ou à l'évaluation de la protection des renseignements personnels, de la sécurité et d'autres risques concernant l'utilisation de plateformes de médias sociaux de tiers.

3.4 La présente Norme appuiera l'engagement du Canada à mettre en place un gouvernement ouvert et favorisera un meilleur échange de renseignements, un débat public plus ouvert et une collaboration accrue.

3.5 Une entité sera responsable d'assurer l'adoption d'une approche commune concernant les comptes officiels de médias sociaux du gouvernement du Canada sur les plateformes de tiers, de même que pour la mise en œuvre d'un outil de gestion de plateformes de médias sociaux.

3.6 La présente Norme appuie la Politique sur la gestion de l'information, et il faut la lire en conjonction avec la Politique de communication du gouvernement du Canada, la Politique sur la sécurité du gouvernement, la Politique sur la protection de la vie privée, la Politique sur les langues officielles et la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque.

3.7 Des exigences obligatoires supplémentaires sont établies dans ce qui suit :

3.8 La présente Norme sera appuyée par la Ligne directrice sur l'utilisation officielle des médias sociaux.

4. Définitions

4.1 Les définitions utilisées pour interpréter la présente Norme se trouvent en annexe.

5. Énoncé de la Norme

5.1 Objectif

L'objectif de la présente Norme est de permettre l'adoption d'une approche stratégique et cohérente en matière de gestion des comptes de médias sociaux officiels du gouvernement du Canada.

5.2 Résultats escomptés

Les résultats escomptés de la présente Norme sont les suivants :

  • 5.2.1 Il est clairement indiqué que les comptes de médias sociaux officiels sont des comptes du gouvernement du Canada.
  • 5.2.2 Les comptes de médias sociaux officiels sont gérés efficacement au sein des ministères et du gouvernement du Canada.
  • 5.2.3 Les opportunités en matière de communication, de prestation de services et de collaboration à travers l'utilisation de comptes de medias sociaux officiels sont améliorées.

6. Exigences

6.1 Les chefs des communications ou leur représentant désigné sont responsables de ce qui suit :

  • 6.1.1 Approuver une stratégie ministérielle globale relative aux médias sociaux.
  • 6.1.2 Approuver les comptes de médias sociaux officiels en fonction des plans de mise en œuvre et surveiller le cycle de vie des comptes de médias sociaux officiels, y compris leur planification, leur création, leur configuration, leur mise en œuvre, leur évaluation et leur élimination.
  • 6.1.3 Fournir à l'entité les demandes concernant la création, la configuration et l'élimination de comptes de médias sociaux officiels en vue de leur évaluation.
  • 6.1.4 Veiller à ce que les ministères utilisent l'outil de gestion de plateformes de médias sociaux du gouvernement du Canada pour gérer les comptes de médias sociaux officiels tels qu'exigés par l'entité.
  • 6.1.5 Veiller à ce que les comptes de médias sociaux officiels respectent les spécifications liées à la présentation et à la conception établies dans les Spécifications techniques pour les comptes de médias sociaux.

6.2 Le principal responsable désigné de l'entité est responsable de ce qui suit :

  • 6.2.1 Examiner les demandes de création, de configuration et d'élimination de comptes de médias sociaux officiels.
  • 6.2.2 Créer, configurer et éliminer des comptes de médias sociaux officiels.
  • 6.2.3 Dresser et tenir à jour une liste de plateformes de médias sociaux préalablement examinées qui sera éclairée par les besoins et les priorités du gouvernement du Canada, notamment :
    • 6.2.3.1. Examens des fonctionnalités et des conditions d'utilisation des plateformes de médias sociaux.
    • 6.2.3.2. Évaluations des risques liés à la protection des renseignements personnels et à la sécurité pour les plateformes de médias sociaux, y compris des évaluations types des facteurs relatifs à la vie privée pour les plateformes de médias sociaux.
  • 6.2.4 Tenir à jour un répertoire des comptes de médias sociaux officiels, à publier dans le site Web du gouvernement du Canada.
  • 6.2.5 Fournir et administrer un outil de gestion de plateformes de médias sociaux du gouvernement du Canada et communiquer aux ministères des exigences claires de leur utilisation.

7. Exigences en matière de suivi et d'établissement de rapports

7.1 Les administrateurs généraux sont responsables de ce qui suit :

  • 7.1.1 Surveiller le respect de la présente Norme pour veiller à ce qu'elle soit mise en œuvre efficacement et s'assurer que des mesures adéquates sont prises à temps pour régler les problèmes de conformité, au besoin.
  • 7.1.2 Établir des rapports sur la conformité, comme l'exige le Secrétariat du Conseil du Trésor.

7.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de ce qui suit :

  • 7.2.1 Surveiller la conformité de l'application et de l'administration de la présente Norme.
  • 7.2.2 Recommander la prise de mesures correctives lorsqu'un ministère ou l'entité ne se conforme pas aux exigences de la présente Norme.
  • 7.2.3 Établir un cadre pour l'examen de la présente Norme et veiller à ce qu'un examen soit effectué au cours des cinq années suivant l'entrée en vigueur de la présente Norme.

7.3 L'entité est responsable de ce qui suit :

  • 7.3.1 Préparer des rapports concernant la présente Norme, comme l'exige le Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • 7.3.2 Faire rapport des activités liées à la présente Norme, comme l'exige le Secrétariat du Conseil du Trésor.

8. Conséquences

8.1 En cas de non-conformité, il incombe aux administrateurs généraux de prendre des mesures correctives au sein de leur ministère, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente Norme.

8.2 Parmi les conséquences de la non-conformité avec la présente Norme ou de l'omission de prendre les mesures correctives requises par le Secrétariat du Conseil du Trésor, mentionnons le fait de recommander au Conseil du Trésor l'imposition de limites sur le pouvoir de dépenser du ministère et d'imposer toute autre mesure déterminée comme étant adéquate dans les circonstances.

9. Rôles et responsabilités d'autres organisations gouvernementales

Sont mentionnés dans la présente section les autres ministères importants qui jouent un rôle dans le domaine de politique en question. Cependant, elle ne confère en soi aucun pouvoir.

9.1 La Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de fournir des conseils et des directives ayant trait aux politiques et de communiquer avec les ministères concernant les plans, les progrès, les risques et les enjeux liés à la mise en œuvre de la présente Norme et des instruments connexes et de les mobiliser à cet égard.

10. Lois, règlements et instruments de politique connexes

Lois et règlements

Instruments de politique

11. Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la présente Norme, veuillez communiquer avec nous à partir de la page Contactez-nous du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.


Annexe — Définitions

Création de compte

Le processus d'enregistrement consistant à fournir les détails de l'utilisateur, à sélectionner un nom de compte et à examiner et à accepter les conditions de service, de même que les conditions connexes liées au compte auprès d'un fournisseur de plateforme de médias sociaux tiers.

Configuration de comptes

Le processus de gestion des configurations et des éléments sur une plateforme de médias sociaux tiers, y compris une présentation visuelle, des configurations relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité ainsi que l'autorisation ou le blocage de certaines fonctionnalités. La disposition de ces configurations et éléments doit être faite de manière à respecter les spécifications énoncées dans les Spécifications techniques pour les comptes de médias sociaux et renforcer la protection de la vie privée, la sécurité et la facilité d'emploi. La configuration des comptes doit se faire de façon à permettre l'utilisation des outils de gestion des plateformes de médias sociaux du gouvernement du Canada, comme l'exige l'entité.

Élimination

Le processus permettant aux ministères de supprimer, si non d'éliminer les comptes de médias sociaux officiels n'ayant plus de valeur opérationnelle, y compris l'archivage de données historiques des comptes, si nécessaire.

Plan de mise en œuvre

Un outil fondé sur la stratégie ministérielle relative aux médias sociaux et permettant de s'assurer que les facteurs ayant trait à l'établissement et à la gestion des comptes de médias sociaux officiels soient examinés. Les éléments visés par un plan de mise en œuvre comprennent ceux-ci :

  • facteurs et objectifs opérationnels;
  • attribution des ressources humaines et financières;
  • responsabilités, y compris la définition des rôles;
  • une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l'utilisation prévue de chaque plateforme de médias sociaux;
  • un plan de gestion du risque;
  • protocoles de gestion;
  • une stratégie de mesure du rendement;
  • un plan de communications.
Compte de médias sociaux officiel

Un compte sur une plateforme de médias sociaux utilisé à des fins officielles du gouvernement du Canada, comme dans le cadre de communication, de prestation de services, de collaboration et d'autres fins, selon la portée du mandat du ministère, notamment en tant que porte-parole désigné du ministère.

Évaluation des facteurs relatifs à la protection de la vie privée

Processus stratégique permettant de déterminer, d'évaluer et d'atténuer les risques liés à la vie privée et à la protection des renseignements personnels. Le modèle d'évaluation des facteurs relatifs à la protection de la vie privée sera déterminé par l'entité selon une approche commune des utilisations des médias sociaux pour les plateformes de médias sociaux du gouvernement du Canada les plus fréquemment utilisées.

Risque

Effet de l'incertitude sur les objectifs. Probabilité et incidence d'un événement susceptible de nuire à l'atteinte des objectifs d'une organisation.

Évaluation du risque

Évaluation des risques à court et à long termes liés à la participation sur une plateforme de médias sociaux, y compris la planification des activités, la prise de décisions et les processus opérationnels.

Gestion du risque

Démarche systématique visant à établir la meilleure façon de procéder dans des circonstances incertaines par la détermination, l'évaluation, la compréhension, le règlement et la communication de questions liées aux risques.

Médias sociaux

Plateforme en ligne permettant aux participants d'avoir un profil d'utilisateur distinct, de créer et de diffuser du contenu généré par les utilisateurs, notamment des textes, des images et des segments vidéo et audio, et d'y réagir.

Plateforme de médias sociaux

Type de logiciel ou de technologie spécifique qui permet aux utilisateurs de créer ou d'intégrer le contenu qu'ils génèrent, ou qui favorise leur interaction au sein de la collectivité (p. ex., Twitter, YouTube).

Outil de gestion de plateformes de médias sociaux

Un système qui peut être configuré pour permettre l'accès aux utilisateurs du ministère, la gestion et la publication sur de multiples plateformes de médias sociaux, la création et la gestion de processus d'acheminement des travaux, les permissions de groupes et d'utilisateurs et les bibliothèques de contenu. Il permet également aux utilisateurs du ministère de rassembler du contenu, de publier des messages et de gérer des comptes multiples de médias sociaux officiels à travers différentes plateformes, au moyen d'un outil, et est doté de capacités en matière d'établissement de rapports.

Stratégie relative aux médias sociaux

Directives et plans ministériels globaux pour l'utilisation des médias sociaux qui tiennent compte du mandat du ministère, de la valeur opérationnelle pour le ministère, de l'harmonisation des médias sociaux avec les thèmes ministériels et gouvernementaux, de la gouvernance, de l'évaluation du rendement et des leçons apprises et communiquées par d'autres ministères.

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