Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.3 – Gestion des autres paiements

La présente ligne directrice définit la Gestion des autres paiements, qui comprend les opérations de paiement courantes ^{Voir la note en bas de page [6]} non traitées dans le processus opérationnel 2.2, Gestion des règlements interministériels, le processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, le processus opérationnel 3.2, Gestion des voyages, le processus opérationnel 5.1, Administration de la paye, et le processus opérationnel 6.1, Gestion des subventions et des contributions.

La présente ligne directrice porte sur les catégories d'opérations de paiement courantes suivantes :

• Les autres paiements opérationnels entraînent une imputation sur les crédits et comprennent notamment les prix, les honoraires, les paiements à titre gracieux, les prêts remboursables, les remboursements versés à des fonctionnaires, les restitutions en vertu de l'article 20 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les avances comptables (à l'exception des avances de voyage lesquelles sont décrites dans le processus opérationnel 3.2, Gestion des voyages) et les fonds de caisse à montant fixe. Le traitement de ces paiements ne nécessite pas de bon de commande et ne suit pas le processus d'approvisionnement officiel.
• Les paiements juridiques entraînent aussi une imputation sur les crédits et comprennent notamment les règlements juridiques, les réclamations contre l'État et les paiements sans contrepartie. Ces opérations sont généralement déclenchées par une décision d'une cour ou d'un tribunal et non en fonction d'une exigence d'un programme. Comme ces opérations ne comportent pas d'acquisition de biens ni de services, il n'y a pas de processus d'approvisionnement. Il faut généralement obtenir une opinion et des documents juridiques, comme une copie de la décision de la cour ou du tribunal, avant de pouvoir effectuer le paiement.
• Les paiements sans incidence sur les crédits sont tirés sur le Trésor et comprennent notamment les saisies-arrêts, les autres prélèvements, les remises de taxes prélevées, les paiements imputés à un fonds de caisse à montant fixe et le remboursement de retenues dans le cadre de marchés et certains types de paiements imputés à des comptes à fins déterminées ^{Voir la note en bas de page [7]}. Même si ces opérations n'ont pas d'incidence sur les crédits et qu'il n'y a pas d'acquisition de biens ni de services, il faut toutefois obtenir une attestation de l'opération et une approbation des paiements en vertu de la LGFP.
• Les paiements périodiques sont des paiements réguliers (généralement mensuels) faisant suite à un accord pluriannuel établi dans le cadre du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, à compter du deuxième paiement prévu à l'accord. Ces paiements peuvent être un montant fixe (par exemple, pour des baux et des loyers) ou fondés sur l'utilisation (par exemple, les télécommunications, les services publics et les taxis) et entraînent une imputation sur les crédits. Il n'est pas nécessaire de définir les besoins ni d'obtenir le pouvoir d'engagement des dépenses. Certaines organisations peuvent effectuer une réaffectation des paiements pour veiller à ce que les coûts soient attribués correctement aux centres de responsabilité.

La présente ligne directrice couvre les groupes de sous-processus suivants :

• Gestion des besoins;
• Contrôle des engagements;
• Gestion des comptes créditeurs;
• Gestion des paiements.

Certaines activités de gestion financière décrites dans la présente ligne directrice sont également liées aux mesures de contrôle interne. Le présent document a pour objet ni de donner une liste complète des mesures de contrôle ni de produire un cadre de contrôle; mais la description du processus peut servir de contexte pour développer le cadre de contrôle du ministère.

Le contenu proprement dit de cette ligne directrice est présenté comme suit : la section 4 donne un aperçu des rôles organisationnels qui interviennent dans la Gestion des autres paiements. La section 5 donne une description détaillée du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements, qui comprend les groupes de sous-processus, les sous-processus, les activités et les rôles responsables. L'Annexe A contient la définition des termes utilisés dans la ligne directrice et l'Annexe B, les abréviations pertinentes. La méthode utilisée pour préparer la présente ligne directrice est décrite à l'Annexe C, et les rôles et les responsabilités énoncés à la section 4 sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D. Le processus pour l'utilisation et le rapprochement de la petite caisse comme mode de paiement est décrit à l'Annexe E. Enfin, le processus relatif à la gestion des paiements de réinstallation des fonctionnaires est décrit à l'Annexe F.

Les sources de référence suivantes s'appliquent à la présente ligne directrice :

3.3.1 Lois et règlements

• Loi fédérale sur la responsabilité
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions
• Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement
• Règlement sur les avances comptables

3.3.2 Instruments de politique

• Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
• Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière
• Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences
• Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
• Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte
• Directive sur la rémunération des cadres supérieurs
• Directive sur la vérification des comptes
• Directive sur l'administration de la formation indispensable
• Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
• Directive sur les avances comptables
• Directive sur les comptes à fins déterminées
• Directive sur les comptes bancaires ministériels
• Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques
• Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux
• Directives sur le service extérieur
• Ligne directrice sur les avances comptables
• Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux
• Normes sur les connaissances en matière de formation indispensable
• Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
• Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière
• Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière
• Politique sur le contrôle interne

3.3.3 Autres sources de référence

• Cadre de contrôle du receveur général
• Groupe de la direction (EX) et personnes nommées par le gouverneur en conseil (GIC) – dispositions sur les réinstallations
• Cadre de responsabilisation de gestion
• Manuel du receveur général
• Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique – Addendum
• Processus opérationnel commun des ressources humaines

Les rôles organisationnels suivants agissent selon les dispositions législatives, notamment celles de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et définissent les politiques ou les processus à suivre.

• Le Bureau du contrôleur général est l'autorité en matière de politiques de la gestion financière et de la gestion des actifs et des services acquis.
• Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines est l'autorité en matière de politiques de la gestion des ressources humaines, mais certaines fonctions sont également exercées par la Commission de la fonction publique du Canada.
• L'administrateur général est responsable d'assumer le leadership en faisant preuve de responsabilité financière, de transparence, de responsabilisation et de respect des normes d'éthique en ce qui concerne la gestion des finances et des ressources, et ce, en conformité avec la loi, les règlements, les politiques du Conseil du Trésor et les pouvoirs financiers ^{Voir la note en bas de page [8]}.
• Le receveur général – Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération émet des directives et des orientations à l'intention des ministères fédéraux sur la comptabilité, les paiements et les dépôts du gouvernement.

Les rôles organisationnels suivants interviennent pour donner suite aux exigences des politiques et des processus de gestion financière, par exemple, provenant du Bureau du contrôleur général et l'administrateur général.

• Le rôle de la fonction ministérielle des finances aide l'administrateur général et le dirigeant principal des finances à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion financière en exécutant ce qui suit : élaborer, communiquer et maintenir le cadre de gestion financière du ministère et assurer le leadership et la surveillance pour l'application et le contrôle adéquats de la gestion financière à l'échelle du ministère ^{Voir la note en bas de page [9]}.
• Le rôle de la planification stratégique et ministérielle consiste à coordonner les données entrant dans les processus de planification stratégique, intégrée et opérationnelle, propres au ministère et définis au sein du ministère, qui appuient les exigences des organismes centraux.
• Le rôle des services financiers consiste à s'occuper des opérations transactionnelles courantes de gestion financière.
• Le rôle du gestionnaire du centre de responsabilité consiste à être responsable et comptable d'exercer les pouvoirs délégués suivants : 
• d'engager les dépenses;
• de contrôler les engagements en vertu de l'article 32 de la LGFP;
• de conclure des marchés, connu sous le nom de pouvoir d'exécuter une opération; ce pouvoir n'entre pas dans la portée de la Gestions des autres paiements et est traité dans le sous-processus 3.1.5, Gérer le marché, du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
• d'effectuer la vérification et l'attestation des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Les rôles organisationnels qui suivent interviennent pour donner suite aux exigences des politiques et des processus du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, des administrateurs généraux et du Bureau du contrôleur général. Ces rôles ne sont pas de nature financière, mais ils sont présentés dans le but de fournir une description exhaustive.

• Le rôle de rémunération reçoit les demandes d'opérations de paye, confirme l'admissibilité du fonctionnaire au paiement, exécute les calculs nécessaires et saisit l'opération dans le Système régional de paye (SRP). Ce rôle se charge également d'une partie de l'attestation de l'opération de paye en vertu de l'article 34 de la LGFP et de la remise des autres prélèvements sur la paye.
• Le rôle des autres fonctions de gestion des ressources humaines consiste à fournir aux gestionnaires du centre de responsabilité, aux services de la rémunération et aux fonctionnaires des renseignements essentiels, par exemple, les décisions de classification, l'identification des candidats retenus dans une mesure de dotation, les décisions relatives à des mesures disciplinaires ou l'identification des récipiendaires et des montants de prix spéciaux, ce qui peut donner lieu à des opérations de paye. Il faut noter toutefois que ce rôle ne consiste pas à administrer les opérations de paye.
• Le rôle des services de gestion des biens et du matériel consiste à exécuter les opérations transactionnelles courantes pour la gestion des biens et des services acquis et pour l'achat de biens et de services.
• Le rôle de fonctionnaire (employé) est exercé par des personnes faisant partie du gouvernement fédéral, c'est-à-dire « toute personne qui reçoit actuellement un salaire ou une rémunération provenant du Trésor » ^{Voir la note en bas de page [10]}. Les fonctionnaires peuvent initier ou bénéficier des avances comptables et des dépenses remboursables.

Les rôles organisationnels suivants offrent un service central aux autres ministères.

• Le  receveur général –Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie gère les fonctions de trésorier pour le gouvernement. Ces fonctions comprennent l'émission de la plupart des paiements au nom du gouvernement et le contrôle des comptes bancaires du gouvernement.
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques aux autres ministères fédéraux. Il donne des opinions et des conseils juridiques, y compris des conseils ayant trait aux négociations, et s'occupe des litiges ayant trait à des réclamations déposées par l'État ou contre l'État et contre ses fonctionnaires ^{Voir la note en bas de page [11]}. On consulte les services juridiques notamment au sujet de paiements de saisies-arrêts, de paiements à titre gracieux et de réclamations contre l'État.

Comme il est indiqué à la Figure 3, le niveau 2 du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements comporte sept sous-processus (3.3.1 à 3.3.7) qui sont répartis en quatre groupes de sous-processus :

• Gestion des besoins;
• Contrôle des engagements;
• Gestion des comptes créditeurs;
• Gestion des paiements.

Parce que les sous-processus ne s'appliquent pas à toutes les catégories de paiements, ces dernières auront un point de départ différent dans le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements, comme le montre la Figure 3. De plus, l'ordre dans lequel le sous-processus 3.3.1, Définir les besoins, le sous-processus 3.3.3, Vérifier le solde non grevé, et le sous-processus 3.3.4, Gérer les engagements, sont effectués pourra différer de l'ordre d'exécution illustré à la Figure 3 en fonction des politiques et des procédures propres aux ministères.

Les sous-processus dans chaque  groupe de sous-processus ainsi que les rôles et les responsabilités au regard de chaque sous-processus, sont résumés ci-dessous.

Gestion des besoins

• Définir les besoins (sous-processus 3.3.1) : Le gestionnaire du centre de responsabilité ou un fonctionnaire définit les besoins liés au paiement, en s'appuyant sur le plan et le budget approuvés ou sur une demande ponctuelle, et prépare la justification. Ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels.
• Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense (sous-processus 3.3.2) : Le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie qu'il a le pouvoir approprié d'engager la dépense et il l'exerce ou obtient l'autorisation, le cas échéant ^{Voir la note en bas de page [12]}. Ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels et aux paiements juridiques.

Contrôle des engagements

• Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3) : Le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie que le solde de fonds non grevés est suffisant avant d'effectuer le paiement. Ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels, aux paiements juridiques et aux paiements périodiques.
• Gérer les engagements (sous-processus 3.3.4) : Après que le gestionnaire du centre de responsabilité a confirmé que le solde non grevé est suffisant, un engagement est créé. Les engagements sont enregistrés et mis à jour conformément aux politiques ou aux procédures propres au ministère. Ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels, aux paiements juridiques et aux paiements périodiques.

Gestion des comptes créditeurs

• Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5) : Après la réception de la facture, de la réclamation, de l'entente ou de la remise, une vérification des comptes est effectuée en vertu de l'article 34 de la LGFP. Le gestionnaire du centre de responsabilité exerce l'autorité de certification ^{Voir la note en bas de page [13]}, et une demande de paiement est produite puis envoyée aux services financiers. La vérification du compte est effectuée par le gestionnaire du centre de responsabilité, les services financiers ou les services de la rémunération, selon l'opération. Ce sous-processus s'applique aux quatre catégories de paiements.

Gestion des paiements

• Autoriser le paiement (sous-processus 3.3.6) : La gestion des paiements s'amorce à la réception de la demande de paiement. Au cours du processus de paiement, les services financiers effectuent un contrôle de la qualité en exerçant le pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP. Ce sous-processus s'applique aux quatre catégories de paiements.
• Effectuer le paiement (sous-processus 3.3.7) : La demande de paiement est envoyée au receveur général pour émission du paiement. Les fichiers des demandes de paiement sont vérifiés et validés, et les paiements sont émis par le receveur général. Aux fins de contrôle, le receveur général produit un fichier générique de retour qui contient les données de référence de chaque paiement. Les dossiers de paiements sont mis à jour par les services financiers dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel ^{Voir la note en bas de page [14]}, ce qui met fin au processus opérationnel de la Gestion des autres paiements. Si un contrôle de la qualité est effectué, le processus passe au processus opérationnel 8.2, Gestion de la clôture financière. Si aucun contrôle de la qualité n'est effectué, le processus se poursuit dans le cadre du processus opérationnel 8.1, Gestion de la vérification d'assurance après-paiement. Ce sous-processus s'applique aux quatre catégories de paiements.

Le Tableau 1 illustre la relation entre les sous-processus et les quatre catégories de paiements décrites dans la présente ligne directrice.

Tableau 1 : Gestion des autres paiements (processus opérationnel 3.3) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Note A : Pour les paiements périodiques, le sous-processus 3.3.1, Définir les besoins, et le sous-processus 3.3.2, Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense, se déroulent dans le cadre du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.
3.3.1, Définir les besoins	S'applique	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas( Voir le tableau 1 Note A)
3.3.2, Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas( Voir le tableau 1 Note A)
3.3.3, Vérifier le solde non grevé (art. 32 de la LGFP)	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	S'applique
3.3.4, Gérer les engagements (art. 32 de la LGFP)	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	S'applique
3.3.5, Gérer les comptes créditeurs (art. 34 de la LGFP)	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique
3.3.6, Autoriser le paiement (art. 33 de la LGFP)	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique
3.3.7, Effectuer le paiement (receveur général)	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique

La Gestion des besoins est le point de départ du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements pour les autres paiements opérationnels et les paiements juridiques, qui commence par le plan et le budget approuvés issus du processus opérationnel 1.1, Gestion de la planification et de la budgétisation, une demande ponctuelle, ou une copie d'une décision de la cour ou du tribunal. Ce groupe de sous-processus comporte les étapes de définir les besoins, préparée par un fonctionnaire ou le gestionnaire du centre de responsabilité, et de déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense.

5.2.1 Définir les besoins (sous-processus 3.3.1)

Comme l'illustre le Tableau 2, ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels.

Tableau 2 : Définir les besoins (sous-processus 3.3.1) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques Voir la note en bas de page [15]
Définir les besoins	S'applique	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas

Le gestionnaire du centre de responsabilité ou un fonctionnaire prépare la justification des autres paiements opérationnels en fonction du plan et du budget approuvés ou d'une demande ponctuelle. Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Définir les besoins est illustré à la Figure 4.

5.2.1.1 Activités

Suivant le plan et le budget approuvés issus du processus opérationnel 1.1, Gestion de la planification et de la budgétisation, ou d'une demande ponctuelle, le gestionnaire du centre de responsabilité ou un fonctionnaire détermine le besoin et prépare la justification (activité 3.3.1.1, Définir les besoins). Le gestionnaire du centre de responsabilité peut lancer le traitement des autres paiements opérationnels pour le décaissement de prix monétaires de reconnaissance remis aux fonctionnaires ou de prêts remboursables selon les accords établis. Autrement, des fonctionnaires peuvent soumettre une demande d'avance comptable ou de remboursement de dépenses engagées, par exemple, dans le cadre d'activités d'apprentissage et de perfectionnement ou pour le stationnement. Les avances de voyage n'entrent pas dans la portée du présent processus opérationnel et sont décrites dans le processus opérationnel 3.2, Gestion des voyages.

Pour certaines opérations, il pourrait s'avérer nécessaire de consulter et de justifier le choix du fournisseur (activité 3.3.1.2, Examiner la liste des fournisseurs et en sélectionner un), par exemple, s'il s'agit de remboursements versés à un fonctionnaire qui est la tierce partie choisie par ce fonctionnaire. Même si le paiement est un remboursement versé à un fonctionnaire plutôt qu'à un fournisseur externe, la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et du ministère s'impose quand même.

La justification diffère selon le type d'opération. Voici des exemples de documents requis :

• Avances comptables : Les fonctionnaires soumettent une demande d'avance comptable qui satisfait aux exigences établies dans la Directive sur les avances comptables ^{Voir la note en bas de page [16]} et aux autres instruments de politique connexes.
• Prix : Les prix monétaires s'appuient sur un plan de primes et des consultations avec le rôle des autres fonctions de gestion des ressources humaines qui confirment que la reconnaissance est valide et pertinente.
• Remboursements : S'il s'agit de demandes de remboursement relatives à la formation, à l'apprentissage ou au perfectionnement, les documents justificatifs devraient comprendre un plan d'apprentissage personnel approuvé. Si les remboursements visent des frais d'accueil, les demandes devraient être harmonisées au budget annuel et remplir les critères établis dans la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences. 
• Prêts remboursables : L'avis d'affectation appuie la demande de prêt à l'affectation aux termes de la DSE 10 – Prêt à l'affectation de la Directive sur le service extérieur. Les opérations relatives aux autres prêts remboursables, à l'exception des contributions remboursables, sont déclenchées par la réception et l'approbation par le secteur de programme d'une demande de prêt. (Le traitement des contributions remboursables est décrit dans le processus opérationnel 6.1, Gestion des subventions et des contributions.) L'approbation du prêt est effectuée dans le secteur de programme compétent, tandis que le présent processus opérationnel se concentre sur le décaissement du prêt. Le recouvrement du prêt est décrit dans le processus opérationnel 2.1, Gestion des revenus, des créances et des recettes.

5.2.1.2 Rôles et responsabilités

Ce sous-processus comporte deux scénarios d'activités possibles. Le premier scénario (S1) illustre les situations dans lesquelles le fonctionnaire initie l'opération, comme c'est le cas pour les avances comptables et les dépenses remboursables. Dans le deuxième scénario (S2), le gestionnaire du centre de responsabilité amorce l'opération. Dans les deux cas, le rôle qui amorce l'opération est responsable et agent comptable.

Un aperçu des rôles et responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 3. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 3 : Analyse RACI du sous-processus 3.3.1, Définir les besoins

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : fonctionnaire (employé) RH : autres fonctions de gestion des ressources humaines GCR : gestionnaire du centre de responsabilité PSM : planification stratégique et ministérielle S.O. : sans objet
3.3.1.1 Définir les besoins	Coûts estimatifs Documents justificatifs Plan et budget approuvés	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FI, RH, GCR, PSM S2 : FI, FONCT, RH, PSM	S1 : GCR S2 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM
3.3.1.2 Examiner la liste des fournisseurs et en sélectionner un	Coûts estimatifs Documents justificatifs Échéances	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FI, RH, GCR S2 : FI	S1 : GCR S2 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM

5.2.2 Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense (sous-processus 3.3.2)>

Comme le montre le Tableau 4, ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels et aux paiements juridiques.

Tableau 4 : Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense (sous-processus 3.3.2) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	Ne s'applique pas

Le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie qu'il a le pouvoir approprié d'engager la dépense et il donne l'autorisation ou l'obtient, le cas échéant ^{Voir la note en bas de page [17]}.

Pour les autres paiements opérationnels, ce sous-processus se poursuit à partir du sous-processus 3.3.1, Définir les besoins. Pour les paiements juridiques, ce sous-processus est le début du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements et il est amorcé lorsque le ministère reçoit une copie de la décision de la cour ou du tribunal. Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Déterminer  et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense est illustré à la Figure 5.

Le niveau décisionnel relatif au pouvoir d'engager la dépense dépend de l'instrument de délégation des pouvoirs du ministère, approuvé par le ministre et l'administrateur général ^{Voir la note en bas de page [18]}, où le pouvoir d'engager la dépense est défini comme suit : « pouvoir de faire des déboursés ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront éventuellement une dépense, notamment la décision […] de commander des fournitures ou de retenir des services » ^{Voir la note en bas de page [19]}. La création et la mise à jour des instruments de délégation des pouvoirs n'entrent pas dans la portée de la Gestion des autres paiements. Il en est question dans le processus opérationnel 7.4, Gestion de la délégation des pouvoirs financiers. Le pouvoir d'engagement des dépenses est distinct du pouvoir d'engager des fonds, lequel se définit comme le « pouvoir d'exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers » ^{Voir la note en bas de page [20]}. Ces deux pouvoirs, ainsi que le pouvoir d'exécuter une opération, forment le pouvoir de dépenser. Le pouvoir d'exécuter une opération n'entre pas dans la portée du présent processus opérationnel et est abordé dans le sous-processus 3.1.5, Gérer les marchés du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

5.2.2.1 Activités

Le gestionnaire du centre de responsabilité détermine le pouvoir d'engager la dépense approprié en se référant aux documents de délégation des pouvoirs et aux politiques du Conseil du Trésor (activité 3.3.2.1, Établir le pouvoir requis d'engager la dépense). Si le gestionnaire du centre de responsabilité ne détient pas le pouvoir d'engager la dépense requis (par exemple, pour les paiements à titre gracieux ou d'autres règlements juridiques) ou si le gestionnaire du centre de responsabilité bénéficie directement ou indirectement de la dépense ^{Voir la note en bas de page [21]}, il doit alors obtenir les signatures appropriées des personnes à qui ce pouvoir a été délégué (activité 3.3.2.2, Donner ou obtenir l'autorisation). Les documents justificatifs, comme une entente, un plan des prix ou un plan d'apprentissage personnel, sont transmis au délégataire. Dans certaines situations, il se peut que l'autorisation d'engager d'autres dépenses opérationnelles ne soit pas obtenue, ce qui pourrait entraîner une modification des besoins ou la fin du processus d'engagement de la dépense. Toutefois, les ministères doivent se conformer habituellement à une décision d'une cour ou d'un tribunal et, par conséquent, il faut s'assurer d'obtenir l'autorisation d'engager la dépense pour les paiements juridiques.

Au moment d'exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense, il faut déterminer si le solde non grevé est suffisant pour couvrir le paiement ^{Voir la note en bas de page [22]} au cours  de Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3). Si le solde non grevé est suffisant, un engagement est créé au cours de Gérer les engagements (sous-processus 3.3.4), en conformité avec les politiques ou les procédures propres au ministère.

Le groupe des sous-processus de la Gestion des besoins se termine lorsque :

• le besoin est défini ou que l'on reçoit l'avis de décaisser des fonds pour le règlement de paiements juridiques que le délégataire du pouvoir approprié d'engager la dépense a approuvé;
• la disponibilité du solde non grevé est confirmée au cours du sous-processus 3.3.3, Vérifier le solde non grevé;
• l'engagement a été enregistré au cours du sous-processus 3.3.4, Gérer les engagements ^{Voir la note en bas de page [23]}.

La justification de l'autorisation d'engager la dépense prend plusieurs formes selon le type d'opération. Voici des exemples de documents requis.

Autres paiements opérationnels

• Avances comptables : Les fonctionnaires qui demandent une avance comptable doivent remplir un document de responsabilité personnel dans lequel ils reconnaissent leur responsabilité à l'égard de l'avance ^{Voir la note en bas de page [24]}.
• Paiements à titre gracieux : Il faut obtenir une opinion juridique avant d'approuver des paiements à titre gracieux ^{Voir la note en bas de page [25]}. Ces paiements sont approuvés par le délégataire du pouvoir approprié ^{Voir la note en bas de page [26]}.
• Prêts remboursables : Les prêts remboursables sont créés dans le secteur de programme où l'accord de prêt est conclu. L'approbation est donnée par le gestionnaire de programme auquel le pouvoir a été délégué, au moyen d'un accord signé.

Paiements juridiques

• Règlements juridiques : Les documents justificatifs des règlements juridiques pourraient comprendre un avis de règlement ou une entente juridique dûment signée par le délégataire du pouvoir approprié ou une copie de la décision de la cour ou du tribunal. Une opinion juridique pourrait être nécessaire. La Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux donne des indications relatives aux limites et aux exigences, par exemple, l'obligation d'obtenir une opinion juridique dans le cas de réclamations d'une valeur supérieure à 25 000 $ ^{Voir la note en bas de page [27]}. En raison de la nature délicate des renseignements relatifs aux règlements, on doit assurer la confidentialité des renseignements connexes.

5.2.2.2 Rôles et responsabilités

Deux scénarios sont possibles pour l'activité 3.3.2, Établir le pouvoir requis d'engager la dépense. Le premier scénario (S1) renvoie aux situations où le fonctionnaire demande le paiement, comme c'est le cas pour les remboursements. Dans le deuxième scénario (S2), le gestionnaire du centre de responsabilité amorce l'opération. Dans les deux cas, le rôle qui amorce l'opération est le responsable et l'agent comptable.

Pour l'activité 3.3.2.2, Donner ou obtenir l'autorisation, le gestionnaire du centre de responsabilité est comptable d'obtenir l'autorisation appropriée d'engager la dépense.

Un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 5. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 5 : Analyse RACI du sous-processus 3.3.2, Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : fonctionnaire (employé) GCR : gestionnaire du centre de responsabilité S.O. sans objet
3.3.2.1 Établir le pouvoir requis d'engager la dépense	Coûts estimatifs Description et type de biens ou de services Documents de délégation des pouvoirs	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FONCT S2 : GCR	S1 : FI, GCR S2 : FI	S1 : GCR S2 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM
3.3.2.2 Donner ou obtenir l'autorisation	Documents de délégation des pouvoirs	GCR	GCR	FI	FONCT	SMGFM

Le groupe de sous-processus du Contrôle des engagements consiste à vérifier que le solde non grevé comporte suffisamment de fonds et à créer et mettre à jour les engagements conformément aux politiques ou aux processus propres au ministère. Ce groupe de sous-processus se relie à deux groupes de sous-processus : Gestion des besoins, pour créer l'engagement; et Gestion des comptes créditeurs, pour vérifier que les fonds non grevés sont suffisants avant d'effectuer le paiement et pour fermer l'engagement une fois que la demande de paiement a été soumise.

5.3.1 Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3)

Comme le montre le Tableau 6, ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels, aux paiements juridiques et aux paiements périodiques.

Tableau 6 : Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Vérifier le solde non grevé	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	S'applique

Avant d'effectuer le paiement, le gestionnaire du centre de responsabilité s'assure que le solde non grevé d'un crédit est suffisant ^{Voir la note en bas de page [28]}. Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Vérifier le solde non grevé est illustré à la Figure 6.

Il incombe aux administrateurs généraux ou à toute personne chargée de l'administration d'un programme de mettre en place des procédures pour assurer le contrôle et la comptabilisation des engagements et la tenue des registres connexes ^{Voir la note en bas de page [29]}. De plus, les ministères doivent avoir en place les processus nécessaires pour vérifier la disponibilité des soldes non grevés au moment d'engager la dépense et avant de conclure un marché ^{Voir la note en bas de page [30]}. Le pouvoir d'engager des dépenses est officiellement délégué par écrit par l'administrateur général ^{Voir la note en bas de page [31]}. L'agent ministériel délégataire a la responsabilité de s'assurer que les soldes disponibles non grevés sont suffisants avant de conclure un marché ou d'autres ententes ^{Voir la note en bas de page [32]}. La création et la mise à jour des documents de délégation des pouvoirs font partie du processus opérationnel 7.4, Gestion de la délégation des pouvoirs financiers. Le contrôle des engagements, y compris leur comptabilisation, se fait tout au long du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements.

5.3.1.1 Activités

Avant que soit effectué le paiement, le gestionnaire du centre de responsabilité qui engage la dépense s'assure que le solde non grevé est suffisant en examinant les renseignements sur le budget, notamment en effectuant une analyse approfondie des engagements en cours ou ceux de l'exercice précédent ainsi que les factures impayées (activité 3.3.3.1, Déterminer le solde non grevé). Pour les paiements continus, tels que les paiements périodiques, il faut conserver des engagements continus à part pour l'exercice en cours et pour chacun des exercices subséquents dans le dernier budget approuvé ^{Voir la note en bas de page [33]}. Le solde non grevé est examiné au cours de la vérification des comptes ou lorsque l'engagement doit être mis à jour (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5))

Si le solde non grevé est suffisant, les fonctions propres au ministère liées au pouvoir d'engager des fonds sont exécutées (activité 3.3.3.2, Donner l'autorisation). Il faut s'assurer d'étayer de manière appropriée l'autorisation donnée en vertu de l'article 32 de la LGFP, en conformité avec les politiques et les procédures propres au ministère ^{Voir la note en bas de page [34]}.

Si le solde non grevé est insuffisant, les budgets sont examinés afin de cerner d'autres sources de financement ^{Voir la note en bas de page [35]} ou le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements prend fin. Dans le cas des paiements juridiques, une réaffectation budgétaire est requise, telle que décrite dans le processus opérationnel 1.2, Gestion des prévisions et de la revue budgétaire.

Voici d'autres renseignements relatifs à ce sous-processus pour chaque catégorie de paiement qui s'appliquent :

Autres paiements opérationnels

• Il n'y a aucun détail supplémentaire.

Paiements juridiques

• Étant donné la nature obligatoire du décaissement, les fonds devront être réaffectés s'ils ne sont pas facilement disponibles.

Paiements périodiques

• Les paiements périodiques prévus doivent paraître dans le plan et le budget approuvés.
• Annuellement, le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie qu'il y a suffisamment de fonds pour couvrir les paiements périodiques à venir.
• Il peut être difficile de prévoir le montant des factures fondées sur l'usage en raison de leur nature ponctuelle. Habituellement, le montant est fondé sur les estimations des dépenses, et l'engagement est rajusté au besoin après le traitement des factures au cours du sous-processus 3.3.5, Gérer les comptes créditeurs.

5.3.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est comptable de ses engagements.

Un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 7. Ces rôles et responsabilités sont décrits en détail à l'Annexe D.

Tableau 7 : Analyse RACI du sous-processus 3.3.3,  Vérifier le solde non grevé

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : fonctionnaire (employé) FIN : services financiers GCR : gestionnaire du centre de responsabilité Note A : La personne qui exerce le pouvoir délégué d'amorcer la dépense peut ne pas être celle qui engage la dépense; cette dernière sera donc informée de l'autorisation.
3.3.3.1 Déterminer le solde non grevé	Crédit Code financier Données financières (budget, engagements, dépenses réelles jusqu'à ce jour) Montant à payer	GCR	GCR	FIN	FIN	SMGFM
3.3.3.2 Donner l'autorisation	Coûts prévus Code financier Documents de spécimen de signature Documents justificatifs	GCR	GCR	FI	FONCT, GCR( Voir le tableau 7 Note A)	SMGFM

5.3.2 Gérer les engagements (sous-processus 3.3.4)

Pendant que le solde non grevé est confirmé, le gestionnaire du centre de responsabilité ou les services financiers enregistrent ou mettent à jour les engagements, conformément aux politiques ou aux procédures propres au ministère. Une fois que le solde non grevé et le contrôle des engagements approprié ont été confirmés, l'attestation en vertu de l'article 32 de la LGFP a été donnée. Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus de la Gestion des engagements est illustré à la Figure 7.

5.3.2.1 Activités

Comme le montre le Tableau 8, ce sous-processus s'applique aux autres paiements opérationnels, aux paiements juridiques et aux paiements périodiques.

Tableau 8 : Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Gérer les engagements	S'applique	S'applique	Ne s'applique pas	S'applique

Le gestionnaire du centre de responsabilité doit rendre des comptes afin de s'assurer que l'engagement, y compris les engagements continus qui ont une incidence sur les exercices subséquents, est enregistré conformément aux politiques ou aux procédures propres au ministère. L'engagement est enregistré ou mis à jour par les services de gestion des biens et du matériel, les services financiers ou le gestionnaire du centre de responsabilité. Tout au long du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements, l'engagement est surveillé et mis à jour au besoin, par exemple, lorsque l'utilisation ou la valeur estimative change (activité 3.3.4.1, Enregistrer et mettre à jour les engagements).

Après réception de la facture finale, l'engagement est mis à jour et fermé (activité 3.3.4.2, Fermer les engagements). L'objectif ultime du sous-processus 3.3.2, Déterminer et exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense, et du groupe de sous-processus du Contrôle des engagements est de veiller à ce que tous les engagements soient gérés et que les dépenses des gestionnaires du centre de responsabilité ne dépassent pas le plafond des affectations budgétaires et des crédits autorisés ^{Voir la note en bas de page [36]}.

Il ne sera peut-être pas pratique d'enregistrer individuellement les engagements pour les paiements de faible valeur. Les ministères peuvent mettre en œuvre d'autres moyens de comptabiliser ces engagements, dans la mesure où leurs politiques ou procédures ministérielles indiquent quand et comment ceux-ci doivent être comptabilisés ^{Voir la note en bas de page [37]}. Les engagements sont enregistrés en fonction du budget approuvé du ministère et servent à chiffrer l'incidence financière des demandes prévues.

Voici des renseignements supplémentaires au sujet de ce sous-processus pour les catégories de paiements auxquelles il s'applique.

Autres paiements opérationnels

• Les engagements sont enregistrés selon les politiques ou les procédures propres au ministère.

Paiements juridiques

• Les engagements sont enregistrés selon les politiques ou les procédures propres au ministère.

Paiements périodiques

• Dans le cas d'ententes pluriannuelles permanentes relatives au loyer, aux services publics ou aux services de télécommunications, il faut enregistrer l'engagement chaque année ^{Voir la note en bas de page [38]}. Les politiques ou les procédures propres au ministère pourraient indiquer que les rôles des services financiers ou des services de gestion des biens et du matériel appuient le gestionnaire du centre de responsabilité quant à la mise à jour des engagements.
• Les engagements sont mis à jour tout au long de l'exercice.
• Dans le cadre de la surveillance ou d'une mise à jour de l'entente, le sous-processus 3.1.5, Gestion des marchés, et le sous-processus 3.1.6, Administration des marchés et des produits livrables, du processus opérationnel 3.3, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, sont amorcés.
• Le ministère peut choisir d'affecter les coûts centralisés à différents centres de responsabilité ou à différentes sous-activités pour les factures fondées sur l'utilisation, soit au moment où l'engagement est créé soit à la réception de la facture au cours du sous-processus 3.3.5, Gérer les comptes créditeurs, conformément aux politiques ou aux procédures propres au ministère.

5.3.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité est comptable de ses engagements.

Un aperçu des rôles et des responsabilités, selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 9. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 9. Analyse RACI du sous-processus 3.3.4, Gérer les engagements

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende SGBM : services de gestion des biens et du matériel SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FIN : services financiers GCR : gestionnaire du centre de responsabilité S.O. sans objet
3.3.4.1 Enregistrer ou mettre à jour les engagements	Autorisation d'engager des fonds Montant estimatif à payer Données de la facture ou de la réclamation Code financier Données financières (budget, engagements, dépenses réelles à ce jour)	SGBM, FIN, GCR	GCR	FIN	S.O.	SMGFM
3.3.4.2 Fermer les engagements	Données sur les engagements Données financières (budget, engagements, dépenses réelles à ce jour) Données de la facture ou de la réclamation	SGBM, FIN, GCR	GCR	FIN	GCR	SMGFM

Le groupe de sous-processus de la Gestion des comptes créditeurs englobe le traitement des factures, des accords sur des revendications, des demandes de remise ou de prélèvement, la vérification des comptes et l'exercice du pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Ce groupe de sous-processus est le point de départ du traitement des paiements sans incidence sur les crédits qui sont tirés sur le Trésor. En général, le gestionnaire du centre de responsabilité exécute la vérification des comptes et donne l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Toutefois, ces activités peuvent aussi être exécutées par le rôle de la rémunération pour certains paiements non salariaux versés à des fonctionnaires, ou par les services financiers pour des paiements juridiques et des paiements sans incidence sur les crédits.

5.4.1 Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5)

Comme le montre le Tableau 10, ce sous-processus s'applique à toutes les catégories de paiements.

Tableau 10 : Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Gérer les comptes créditeurs	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique

À la réception de la facture, des accords sur des revendications, des demandes de remise ou de prélèvement et des documents justificatifs exigés, les étapes suivantes ont lieu :

• le processus de vérification des comptes est exécuté;
• le pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP est exercé par le gestionnaire du centre de responsabilité;
• une demande de paiement ou de règlement est préparée et envoyée aux services financiers.

Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus de la Gestion des créditeurs est illustré à la Figure 8.

Le sous-processus 3.3.5, Gérer les comptes créditeurs, comprend la réception, la vérification et la validation des factures, des accords sur des revendications et des demandes de remise ou de prélèvement ainsi que d'autres documents justificatifs exigés pour l'opération en question. Les accords et tous les documents étayant la réception des biens ou la prestation des services font partie du processus de la vérification des comptes.

Ce sous-processus commence quand le secteur de programme ou les services financiers reçoivent les factures, les accords sur des revendications ou les demandes de remise ou de prélèvement. À cette étape, est inscrite la date de réception qui servira de référence pour le calcul des intérêts; ce dernier est décrit plus en détail au sous-processus 3.3.6, Autoriser le paiement.

La vérification des comptes fournit la preuve requise pour démontrer que :

• le travail a été exécuté;
• les biens ont été fournis ou les services ont été rendus;
• les modalités pertinentes de l'accord ont été respectées;
• l'opération est exacte;
• toutes les autorisations ont été respectées ^{Voir la note en bas de page [39]}.

La responsabilité première liée à la vérification des comptes individuels incombe au gestionnaire du centre de responsabilité, qui a le pouvoir de confirmer et d'attester le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [40]}. Tous les paiements et règlements doivent être attestés en vertu de l'article 34 de la LGFP. Il est bon de noter que tous les paiements sur le Trésor sont régis par l'article 26 de la LGFP qui dispose que « tout paiement sur le Trésor est subordonné à l'autorisation du Parlement » ^{Voir la note en bas de page [41]}.

Afin d'assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être maintenues séparées lorsqu'une responsabilité est attribuée aux personnes participant aux processus de dépenses ^{Voir la note en bas de page [42]}:

• pouvoir de conclure un marché (pouvoir d'exécuter une opération) : cette activité n'entre pas dans la portée du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements et est exécutée dans le cadre du sous-processus 3.1.5, Gérer les marchés, du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
• attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) : ces activités n'entrent pas dans la portée du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements et sont exécutées dans le cadre du sous-processus 3.1.6,Administrer les marchés et les produits livrables, du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
• détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) : ces activités sont exécutées dans le cadre de Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5);
• attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la LGFP (pouvoir de payer) : cette activité est exécutée dans le cadre d'Autoriser le paiement (sous-processus 3.3.6).

Si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, des mesures de contrôle alternatives sont mises en œuvre et documentées.

De plus, la section 6.2.2 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses prévoit que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

• un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
• un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne) » ^{Voir la note en bas de page [43]}.

Bien que la vérification des comptes soit normalement exécutée avant le paiement, il est permis de payer certaines factures, par exemple, pour les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, avant de vérifier les comptes pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable selon les critères énoncés dans la Directive sur la vérification des comptes ^{Voir la note en bas de page [44]}.

5.4.1.1 Activités

Le sous-processus Gérer les comptes créditeurs comporte les activités suivantes ^{Voir la note en bas de page [45]} qui appuient la vérification et l'attestation des factures en vertu de l'article 34 de la LGFP :

• Vérifier que les éléments suivants sont complets :
  • les documents justificatifs fournissent une piste de vérification et indiquent le prix convenu et les autres exigences, les biens ou les services ainsi que les autorisations accordées selon la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers;
  • la demande de paiement originale (par exemple, réclamation, document juridique, factures ou demande de paiement anticipé) (activité 3.3.5.1, Vérifier que les documents justificatifs sont complets);
• Confirmer que :
  • les modalités pertinentes du marché ou de l'accord ont été respectées, y compris le prix, la quantité et la qualité;
  • le travail a été exécuté;
  • les biens ont été fournis ou les services ont été rendus, ou la preuve de l'existence d'une responsabilité a été fournie;
  • si, en raison de circonstances exceptionnelles, le prix n'est pas précisé dans le marché ou l'accord, il faut confirmer que le prix est raisonnable (activité 3.3.5.3, Confirmer que les exigences sont remplies);
• Confirmer que le bénéficiaire du paiement y a droit ou y est admissible, et vérifier, le cas échéant, qu'il s'agit du bon bénéficiaire, particulièrement s'il y a eu cession du droit à quelqu'un d'autre (activité 3.3.5.4, Confirmer que le bénéficiaire du paiement y a droit);
• S'assurer que le montant ou le prix est raisonnable en le validant à l'aide des documents justificatifs. Cette validation peut inclure un triple rapprochement (activité 3.3.5.5, Vérifier que le montant ou le prix est raisonnable);
• S'assurer que l'information sur le bénéficiaire est exacte et valide (activité 3.3.5.6, Vérifier l'exactitude des renseignements sur le bénéficiaire du paiement). On devrait aussi la comparer au dossier des fournisseurs. Si l'information n'est pas exacte et qu'il faut apporter des changements, se référer au processus opérationnel 7.1, Gestion du dossier des fournisseurs, pour savoir comment procéder;
• Vérifier que le code financier est exact et complet (activité 3.3.5.7, Vérifier que le code financier est exact);
• Vérifier que l'ensemble des lois, des règlements, des décrets en conseil, des politiques et directives et des autres obligations juridiques applicables ont été respectés (activité 3.3.5.8, Vérifier que les règlements pertinents ont été suivis). Outre les politiques citées dans la section 3.3, Référence, il y aurait lieu de consulter les instruments de politiques s'appliquant à l'opération;
• Vérifier que l'opération est exacte, notamment que le montant n'a pas déjà été payé, que les remises, les crédits ou retenues ont été déduits, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le total de la facture ou de la réclamation est exact (activité 3.3.5.10, Vérifier l'exactitude de l'opération).

Les activités suivantes sont également exécutées pour attester certaines catégories d'autres paiements :

• Obtenir une opinion juridique ou s'assurer qu'elle a été obtenue, au besoin, dans le cas d'obligations découlant d'un règlement juridique, de paiements à titre gracieux, de certaines catégories de saisies-arrêts ou de réclamations contre l'État (activité 3.3.5.2, Obtenir une opinion juridique). Le ministère de la Justice Canada est responsable de l'administration de toutes les saisies-arrêts en matière de soutien alimentaire et d'autres créances judiciaires visant les salaires de fonctionnaires conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions. Ces documents sont signifiés directement au ministère de la Justice Canada qui valide les documents et les achemine aux ministères pour une intervention immédiate ^{Voir la note en bas de page [46]};
• S'assurer que le solde non grevé est suffisant en vue d'effectuer le paiement pour d'autres paiements opérationnels, les paiements juridiques et les paiements périodiques (activité 3.3.5.9, Vérifier qu'il y a suffisamment de fonds). Si le solde des engagements est insuffisant, le processus revient au Groupe de sous-processus du Contrôle des engagements pour déterminer si des fonds non grevés sont disponibles (Vérifier le solde non grevé (sous-processus 3.3.3)) et mettre à jour les engagements au besoin (Gérer les engagements (sous-processus 3.3.4));
• S'assurer que le solde des passifs est suffisant avant de procéder à un paiement qui n'a pas d'incidence sur les crédits. Si le solde est insuffisant, le solde du compte ou le montant du paiement est corrigé;
• S'assurer que le gestionnaire du centre de responsabilité respecte les procédures que le ministère a établies pour déterminer et valider si le paiement à un fonctionnaire est imposable aux fins de la production des feuillets T4, État de la rémunération payée, et T4A, État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d'autres sources, ou de la production d'un relevé de salaires équivalent, et en informer les services de la rémunération au besoin;
• S'assurer que le gestionnaire du centre de responsabilité suit les procédures du ministère pour les autres feuillets de renseignements aux fins de l'impôt se rapportant aux paiements périodiques ou aux autres paiements opérationnels, par exemple, le feuillet T1204, Paiements contractuels de services du gouvernement ou un relevé équivalent.

Les ministères doivent s'assurer que les fournisseurs sont payés à la date d'échéance. Les ministères qui ne se conforment pas à cette exigence ^{Voir la note en bas de page [47]} doivent payer des intérêts, sans que le fournisseur en fasse la demande, en conformité avec les modalités énoncées dans le marché. La Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques ne permet pas aux ministères de fixer un seuil au-delà duquel il faut payer des intérêts. Certains paiements, comme les paiements périodiques, sont versés selon un barème ou selon les modalités d'un accord ^{Voir la note en bas de page [48]}. De plus, les paiements aux fonctionnaires doivent être effectués le plus rapidement possible ^{Voir la note en bas de page [49]}. Pour plus de renseignements sur l'établissement de la date d'échéance, voir la section « Paiement à la date d'échéance » de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques.

La vérification des comptes aux fins des paiements périodiques, par exemple, dans le cas d'ententes de location relatives à des équipements partagés ou de factures de taxi, peut comprendre une réaffectation pour attribuer les coûts aux centres de responsabilité. La réaffectation devrait être fondée sur une stratégie d'affectation pertinente, selon les coûts réels, les coûts moyens ou les coûts proportionnels selon un pourcentage. Dans ces situations, le processus de vérification des comptes peut être exécuté de façon centralisée ou  peut  être décentralisé, et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être obtenue grâce à la participation de diverses personnes dans différents centres de responsabilité ou de différents niveaux au sein de la hiérarchie organisationnelle.

Si, au cours du processus de vérification des comptes, on constate un écart ou si l'information est incomplète, le gestionnaire du centre de responsabilité corrige cet écart en remontant à la source du problème (activité 3.3.5.11, Résoudre les écarts). Une fois le problème corrigé, la vérification des comptes reprend ou recommence du début.

Une fois que tous les documents justificatifs ont été vérifiés et que les écarts ont été corrigés, la vérification des comptes est terminée et le pouvoir d'attestation est exécuté en vertu de l'article 34 de la LGFP (activité 3.3.5.12, Donner ou obtenir l'autorisation). En général, l'attestation est fournie au moyen d'un bloc signature sur les documents ou d'une liste de vérification dûment remplie. Le résultat final du sous-processus Gérer les comptes débiteurs est une demande de paiement approuvée.

La vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP permet d'assurer qu'il existe des preuves tangibles de la vérification, c'est-à-dire que les personnes qui ont effectué la vérification des comptes sont identifiées et qu'il y a une piste de vérification.

Voici des exemples des types de documents justificatifs à consulter aux fins de la vérification ou de l'exercice du pouvoir d'attestation à l'égard des quatre catégories de paiements.

Autres paiements opérationnels

• Avances comptables : Demande d'avance comptable remplie et approuvée
• Prix : Plan des prix et justification de la reconnaissance
• Paiements à titre gracieux : Entente et opinion juridique
• Honoraires : Entente approuvée
• Remboursements : Demande de remboursements, y compris les preuves de la recherche et la justification du fournisseur retenu ainsi que des preuves de la réception des produits livrables, s'il y a lieu
• Prêts remboursables : Accord de prêt approuvé

Paiements juridiques

• Griefs et recours : Réclamation
• Autres règlements juridiques : Copie de la décision de la cour ou du tribunal pour les paiements juridiques et autres obligations légales découlant d'une décision judiciaire

Paiements sans incidence sur les crédits

• Remise, pour des taxes de vente provinciales; demande de déduction, pour des paiements volontaires; ou bref de saisie-arrêt. S'il s'agit de retenues, le gestionnaire du centre de responsabilité atteste que les conditions applicables au paiement des retenues ont été remplies. Les renseignements relatifs aux paiements de prélèvements, en particulier de saisies-arrêts, comprennent souvent des données de nature délicate dont on doit assurer la confidentialité.

Paiements périodiques

• Factures de fournisseurs, par exemple, de sociétés de services publics, de télécommunications et de taxi. Lorsque le paiement est un montant fixe, par exemple, une location ou un bail, un calendrier de paiements justifiant les paiements pour l'exercice doit être disponible.
• Documents attestant de la réception des biens ou des services, par exemple, les copies carbones de bons de taxi signés ou des registres d'utilisation

5.4.1.2 Rôles et responsabilités

Il existe trois scénarios selon les rôles de responsable et d'agent comptable en vue d'effectuer la vérification des comptes et l'attestation des documents en vertu de l'article 34 de la LGFP : 

• Dans le premier scénario (S1), les services de la rémunération effectuent une vérification des comptes pour les paiements non salariaux versés à des fonctionnaires, comme les saisies-arrêts ou d'autres prélèvements.
• Dans le deuxième scénario (S2), les services financiers effectuent une vérification des comptes pour les paiements juridiques et les paiements sans incidence sur les crédits, comme les remises de taxes.
• Enfin, dans le troisième scénario (S3), le gestionnaire du centre de responsabilité effectue la vérification des comptes.

Un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 11. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 11 : Analyse RACI du sous-processus 3.3.5, Gérer les comptes créditeurs

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances REM : compensation SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : fonctionnaire (employé) FIN : services financiers RH : autres fonctions de gestion des ressources humaines SJ : services juridiques GCR : gestionnaire du centre de responsabilité S.O. sans objet Retour à la tableau 11 Note A: La source faisant autorité pour la plupart des instruments de politique n'entre pas dans la portée du SMGFM.
3.3.5.1 Vérifier que les documents justificatifs sont complets	Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, RH, GCR S2 : FI, RH, GCR S3 : FI, FONCT, FIN, RH	S1 : FIN, GCR S2 : GCR S3 : FIN	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.2 Obtenir une opinion juridique	Opinion juridique Instruments de politiques Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, SJ, GCR S2 : FI, SJ, GCR S3 : FI, FIN, SJ	S1 : S.O. S2 : S.O. S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.3 Confirmer que les exigences sont remplies	Opinion juridique (s'il y a lieu) Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, RH, GCR S2 : FI, RH, GCR S3 : FI, RH, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.4 Confirmer que le bénéficiaire du paiement y a droit	Données relatives au bénéficiaire différent (s'il y a lieu) Données relatives au bénéficiaire du paiement Documents justificatifs Dossier des fournisseurs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, RH, GCR S2 : FI, RH, GCR S3 : FI, FIN, RH	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.5 Vérifier que le montant ou le prix est raisonnable	Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1: FI, FIN, RH, GCR S2 : FI, RH, GCR S3 : FI, RH, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.6 Vérifier que les renseignements sur le bénéficiaire sont exacts	Données relatives au bénéficiaire du paiement Documents justificatifs Données sur le fournisseur	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, GCR S3 : FI, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.7 Vérifier que le code financier est exact	Plan comptable Formule d'affectation des coûts Code financier Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, GCR S3 : FI, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.8 Vérifier que les règlements pertinents ont été suivis	Preuve de l'attestation en vertu de l'article de la LGFP Opinion juridique Instruments de politique( Voir le tableau 11 Note A) Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, RH, GCR S2 : FI, RH, GCR S3 : FI, FIN, RH	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.9 Vérifier qu'il y a suffisamment de fonds	Code financier Compte de passifs ou solde des engagements Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, GCR, S3 : FI, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.10 Vérifier l'exactitude de l'opération	Code financier Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, GCR S3 : FI, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.11 Résoudre les écarts	Données sur les notes de crédit (s'il y a lieu) Données relatives au bénéficiaire du paiement Documents justificatifs	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FONCT, FIN, RH S2 : FI, FONCT, RH S3 : FI, FONCT, FIN, RH	S1 : FIN S2 : S.O. S3 : FIN	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM
3.3.5.12 Donner ou obtenir l'autorisation	Pouvoir d'attestation Instruments de délégation des pouvoirs Preuve du pouvoir d'engager la dépense (s'il y a lieu) Preuve du pouvoir d'exécuter une opération (s'il y a lieu)	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : REM S2 : FIN S3 : GCR	S1 : FI, FIN, GCR S2 : FI, GCR S3 : FI, FIN	S1 : GCR S2 : GCR S3 : S.O.	S1 : SMGFM S2 : SMGFM S3 : SMGFM

Le groupe de sous-processus de la Gestion des paiements complète le processus opérationnel de la Gestions des autres paiements; il comprend l'exécution des activités de contrôle de la qualité, s'il y a lieu, l'autorisation du paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP, la préparation et la présentation de la demande de paiement, et la finalisation du paiement.

Dans certains cas, des remboursements peuvent être payés à même la petite caisse; il en est question plus en détail à l'Annexe E. Dans d'autres cas, des cartes d'achat peuvent être utilisées. Les relevés des cartes d'achat sont traités dans le cadre du processus pour l'utilisation de la carte d'achat, décrit à l'Annexe E du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

5.5.1 Autoriser le paiement (sous-processus 3.3.6)

Comme le montre le Tableau 12 , ce sous-processus s'applique à toutes les catégories de paiements.

Tableau 12 : Autoriser le paiement (sous-processus 3.3.1) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Autoriser le paiement	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique

L'autorisation du paiement commence à la réception de la demande de paiement. Le contrôle de la qualité est effectué par les services financiers dans le cadre de l'autorisation du paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP. Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Autoriser le paiement est illustré à la Figure 9.

5.5.1.1 Activités

La demande de paiement est reçue par les services financiers (activité 3.3.6.1, Recevoir la demande de paiement) aux fins de l'émission du paiement. Elle comprend la justification, les données de la réclamation ou de la facture, les détails au sujet du paiement (date de réception de la facture, date d'acceptation des produits livrables, date d'échéance et somme à payer), les données sur le bénéficiaire du paiement, le type de paiement (paiement régulier ou prioritaire) et le bloc de codage financier.

Dans le cadre de ce sous-processus, l'agent financier qui a le pouvoir délégué d'autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP effectue le contrôle de la qualité (activité 3.3.6.2, Effectuer le contrôle de la qualité). L'agent financier autorise le paiement et il est responsable de la certification des paiements et de s'assurer que ^{Voir la note en bas de page [50]} :

• il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne ayant une délégation de pouvoir de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la LGFP;
• aucun paiement n'est effectué quand le paiement entraîne :
  • une imputation non légitime sur un crédit;
  • une dépense supérieure au crédit;
  • un solde insuffisant du crédit afin de couvrir les engagements imputés sur celui-ci;
• en exerçant le pouvoir de payer :
  • toutes les opérations à risque élevé font l'objet d'un examen complet;
  • un échantillon des opérations à risque moyen et faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l'échantillon et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque opération choisie;
• l'attestation des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP est transmise au receveur général (Système normalisé des paiements) ^{Voir la note en bas de page [51]}. 

Si un écart, tel qu'un paiement en double, est constaté au cours du processus, la demande de paiement est retournée au gestionnaire du centre de responsabilité pour qu'il le corrige.

Le ministère est responsable de définir le niveau de risque (élevé, modéré, faible) selon son degré de tolérance au risque. Le processus opérationnel 8.1, Gestion de la vérification d'assurance après paiement, décrit le processus d'application des exigences de contrôle de la qualité en vertu de l'article 33 de la LGFP une fois que le paiement a été effectué, notamment l'échantillonnage des opérations à risque faible et modéré. De plus, l'agent financier est responsable de demander que des mesures correctives soient prises lorsque des erreurs graves sont découvertes au moment du processus d'assurance de la qualité effectué en exerçant le pouvoir d'autoriser le paiement ^{Voir la note en bas de page [52]}.

La prochaine activité consiste à déterminer s'il y a des intérêts à payer sur la facture et à les calculer, le cas échéant, en conformité avec la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques au taux de la Banque du Canada en vigueur le mois précédent majoré de 3 p. 100 ^{Voir la note en bas de page [53]} (activité 3.3.6.3, Calculer les intérêts).

La date à utiliser pour calculer les intérêts dus sur le paiement en retard d'une facture est la plus tardive des dates suivantes :

1. la date de réception de la facture originale;
2. la date de facturation du fournisseur (à utiliser par défaut si la date au point a) n'est pas saisie);
3. la date d'acceptation des produits livrés;
4. la date d'expédition (à utiliser par défaut si la date au point c) n'est pas saisie). 

Aux termes de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques, si certains éléments d'une facture sont contestés, la partie qui ne l'est pas doit être payée au plus tard à la date d'échéance établie ^{Voir la note en bas de page [54]}. Les processus opérationnels de facturation des ministères doivent permettre de répartir les factures des fournisseurs en éléments contestés et non contestés, et prévoir des mesures adéquates de contrôle des paiements en double, permettant de distinguer les véritables paiements en double des paiements multiples effectués pour acquitter une facture d'un même fournisseur.

Afin d'assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être maintenues séparées lorsqu'une responsabilité est attribuée aux personnes participant au processus de dépenses ^{Voir la note en bas de page [55]} :

• pouvoir de conclure un marché (pouvoir d'exécuter une opération) : cette activité n'entre pas dans la portée du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements et est exécutée dans le cadre du sous-processus 3.1.5, Gérer les marchés, du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
• attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) : ces activités n'entrent pas dans la portée du processus opérationnel de la Gestion des autres paiements et sont exécutées dans le cadre du sous-processus 3.1.6, Administrer les marchés et les produits livrables, du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
• détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) : ces activités sont exécutées dans le cadre de Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.3.5);  
• attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la LGFP : cette activité est exécutée dans le cadre de Autoriser le paiement (sous-processus 3.3.6).

Si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, des mesures de contrôle alternatives sont mises en œuvre et documentées.

De plus, la section 6.2.2 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses prévoit que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

• un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
• un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne) » ^{Voir la note en bas de page [56]}.

Une fois que l'agent financier a l'assurance que toutes les exigences ont été respectées, la demande de paiement est attestée en vertu de l'article 33 de la LGFP, et l'autorisation et authentification électroniques (AAE) sont exécutées (activité 3.3.6.4, Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP [y compris la clé AAE]).

La demande de paiement est ensuite préparée et envoyée au receveur général (activité 3.3.6.5, Transmettre la demande de paiement au receveur général) en conformité avec :

• le Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement;
• la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques;
• le Manuel du receveur général, chapitre 4,Le Système normalisé des paiements (SNP) et les ministères. 

Les demandes sont accompagnées des détails complets sur les paiements : nom, date, montant, adresse de livraison, information sur l'acheminement de l'institution financière, détails sur le talon de chèque (s'il y a lieu) et le type de paiement. Les ministères attribuent un numéro de demande unique à chaque lot de paiements ^{Voir la note en bas de page [57]}.

Le Cadre de contrôle du receveur général et le Manuel du receveur général fournissent des renseignements supplémentaires et expliquent les étapes à suivre pour s'assurer que la demande de paiement est présentée comme il se doit au receveur général. Les demandes autorisées peuvent être payées selon divers types de paiements. Chaque type de paiement a ses caractéristiques propres, dont il faudra tenir compte ^{Voir la note en bas de page [58]}.

Le Tableau 13 montre les renvois et les principales caractéristiques des types de paiements les plus courants.

Tableau 13 : Types de paiements courants

Type de paiements	Cadre de contrôle du receveur général	Caractéristiques
Paiements ordinaires	Section 7.2	Le fichier des paiements devrait contenir des détails complets sur les paiements
Paiements prioritaires	Section 7.8	Indicateur de paiements prioritaires Échéance exigeant un service rapide Préinscription de l'information sur le bénéficiaire Préavis de la date d'échéance du paiement Contrôles internes adéquats pour ce qui est des chèques
Dépôt direct	Section 7.2	Code de paiement Renseignements bancaires exacts Fournisseur reconnu
Système de transfert de paiements de grande valeur	Section 7.7	Préinscription de l'information sur le bénéficiaire Préavis de 48 heures avant la date d'échéance du paiement Diligence raisonnable pour chaque paiement

Voici des renseignements supplémentaires au sujet de ce sous-processus pour les catégories de paiements auxquelles il s'applique :

Autres paiements opérationnels

• Avances comptables : Les remboursements effectués au moyen de la petite caisse et le rapprochement de la petite caisse sont décrits à l'Annexe E.
• Remboursements :Parce que les remboursements des frais d'accueil sont souvent perçus comme des opérations à risque élevé, le contrôle de la qualité est exécuté dans le cadre du processus d'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Paiements juridiques

• Lorsqu'il exerce le pouvoir d'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP, l'agent financier s'assure d'obtenir les documents pertinents des spécialistes en la matière, comme les services de la rémunération ou les services juridiques.
• Parce que les paiements juridiques sont souvent perçus comme des opérations à risque élevé, le contrôle de la qualité est exécuté dans le cadre du processus d'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Paiements sans incidence sur les crédits

• Parce que l'attestation de ces paiements en vertu de l'article 34 de la LGFP est souvent confiée aux services financiers ou à la fonction ministérielle des finances, il ne faut pas que la personne qui exerce le pouvoir d'attestation des comptes en vertu de l'article 33 de la LGFP soit la même que celle qui exerce le pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [59]}.
• L'information sur les paiements de prélèvement, en particulier les saisies-arrêts, inclut souvent des données de nature délicate dont on doit assurer la confidentialité.

Paiements périodiques

• Pour cette catégorie, le sous-processus est exécuté de la même façon que pour le processus opérationnel 3.1,  Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

5.5.1.2 Rôles et responsabilités

Les services financiers sont responsables et comptables de la gestion des demandes de paiement et de l'attestation des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 14. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 14 : Analyse RACI du sous-processus 3.3.6, Autoriser le paiement

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances REM : rémunération SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FIN : services financiers GCR : gestionnaire du centre de responsabilité RG – GBT : receveur général – Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie S.O. sans objet
3.3.6.1 Recevoir la demande de paiement	Détails sur le paiement Données sur la réclamation ou la facture Données sur le bénéficiaire du paiement	FIN	FIN	REM, GCR	GCR	SMGFM
3.3.6.2 Effectuer le contrôle de la qualité	Carte de spécimen de signature Détails sur le paiement Document de délégation Données sur l'accord Données sur la réclamation ou la facture Données sur le bénéficiaire du paiement Instruments de politique Niveau de risque Opinion juridique (s'il y a lieu) Preuve de la délégation du pouvoir de dépenser Résultats du contrôle de la qualité Vérification et attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP	FIN	FIN	FI, REM, GCR	GCR	SMGFM
3.3.6.3 Calculer les intérêts	Date de réception des produits livrables (s'il y a lieu) Données sur la réclamation ou la facture Taux d'intérêt de la Banque du Canada	FIN	FIN	FI	GCR	SMGFM
3.3.6.4 Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE)	Autorisation en vertu de l'article 33 (signature) Demande de paiement approuvée Documents de délégation Résultats du contrôle de la qualité (s'il y a lieu) Solde du compte de passifs Solde du crédit	FIN	FIN	FI	S.O.	SMGFM
3.3.6.5 Transmettre la demande de paiement au receveur général	Détails sur le paiement Détails sur l'autorisation et l'authentification électroniques en vertu de l'article 33 de la LGFP Données sur le bénéficiaire du paiement Fichier de demande de paiement	FIN	FIN	S.O.	RG – GBT	SMGFM

5.5.2 Effectuer le paiement (sous-processus 3.3.7)

Comme le montre le Tableau 15, ce processus s'applique à toutes les catégories de paiements.

Tableau 15 : Effectuer le paiement (sous-processus 3.3.7) – Applicabilité selon la catégorie de paiements

Sous-processus	Autres paiements opérationnels	Paiements juridiques	Paiements sans incidence sur les crédits	Paiements périodiques
Effectuer le paiement	S'applique	S'applique	S'applique	S'applique

Une fois le paiement autorisé en vertu de l'article 33 de la LGFP, la demande de paiement est envoyée au receveur général afin qu'il émette le paiement. Les fichiers de demande de paiements sont vérifiés et validés et les paiements sont émis par le receveur général. Aux fins de contrôle, le receveur général produit un fichier générique de retour qui contient les données de référence de chaque paiement. Les enregistrements des paiements devraient alors être mis à jour ^{Voir la note en bas de page [60]} dans le système de gestion des finances et du matériel du ministère. C'est ainsi que se termine le processus opérationnel 3.3, Gestion des autres paiements, et que commence le processus opérationnel 8.1, Gestion de la vérification d'assurance après paiement, ou le processus opérationnel 8.2, Gestion de la clôture financière.

Dans les cas improbables où un trop-payé ou un paiement en double aurait été versé et encaissé par le fournisseur, deux options sont possibles : obtenir une note de crédit qui sera appliquée aux factures présentées avant la fin de l'exercice en cours (conformément à l'article 29.1 de la LGFP ^{Voir la note en bas de page [61]}) ou obtenir un remboursement du fournisseur. La note de crédit devrait être traitée dans le cadre du processus opérationnel 3.1, Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement. Le remboursement devrait être traité comme un encaissement dans le cadre du processus opérationnel 2.1, Gestion des revenus, des créances et des recettes.

Le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Effectuer le paiement est illustré à la Figure 10.

5.5.2.1 Activités

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada utilise le Système normalisé des paiements (SNP) pour émettre les paiements du receveur général (en dollars canadiens ou autre devise) (activité 3.3.7.1, Effectuer le paiement) et pour traiter les règlements interministériels dont il est question dans le processus opérationnel 2.2, Gestion des règlements interministériels. Tous les paiements de programmes, de comptes créditeurs et de rémunération sont émis par le receveur général au nom des ministères fédéraux et sont tirés sur le Trésor ^{Voir la note en bas de page [62]}.  Le SNP est un système intégré composé de différents éléments et menus reprenant l'ensemble du processus de traitement des paiements et des pièces justificatives ^{Voir la note en bas de page [63]}.

Le processus de traitement au moyen du SNP comprend les étapes suivantes ^{Voir la note en bas de page [64]} :

Vérification et validation : Après avoir reçu la demande et les détails des paiements, le SNP confirme l'authenticité de la signature électronique figurant sur la demande, puis valide les données pour s'assurer que la demande et les détails des paiements concordent et n'ont pas l'air d'avoir été trafiqués.

Attribution du numéro de référence du paiement : Avant le chargement des données dans la base de données du SNP, chaque paiement validé reçoit un numéro de référence de paiement (NRP) à 12 chiffres. Chaque NRP est lié au numéro de demande entré dans le SNP, qui a été attribué par le ministère.

Avis aux ministères : Les ministères reçoivent un avis dans un fichier de retour des paiements indiquant que leurs paiements ont été validés et chargés dans le SNP. Ils doivent enregistrer les détails sur les paiements (numéro de référence de paiement, date du paiement, etc.) dans leur propre système ministériel de gestion des finances et du matériel aux fins de contrôle et de référence.

Interrogation et mises à jour en direct : Les paiements retournés sont enregistrés dans le SNP. Les ministères sont responsables de donner suite aux paiements retournés et peuvent demander l'annulation ou l'émission d'un paiement en double au moyen du SNP. La fonction d'interrogation du SNP permet de consulter les données à toutes les étapes du cycle de vie des paiements.

Les opérations après paiement, notamment le remplacement d'un chèque et les exceptions, sont traitées dans le cadre du processus opérationnel 8.2, Gestion de la clôture financière.

Les ministères reçoivent un avis dans un fichier de retour des paiements indiquant que leurs paiements ont été versés par le SNP. Ils traitent le fichier de retour des paiements (activité 3.3.7.2, Traiter le fichier de retour des paiements) et, par la suite, finalisent et enregistrent les détails sur les paiements (numéro de référence de paiement, date du paiement, etc.) dans leur propre système ministériel de gestion financière et du matériel (activité 3.1.9.3, Finaliser le paiement). C'est ainsi que se termine le processus opérationnel 3.3, Gestion des autres paiements, et que commence le processus opérationnel 8.1, Gestion de la vérification d'assurance après paiement, ou le processus opérationnel 8.2, Gestion de la clôture financière, selon la réalisation d'un contrôle de la qualité ou non.

Les ministères sont tenus de rapprocher régulièrement les demandes de paiement soumises au SNP avec le fichier de retour des paiements ou d'avis de retour envoyé par le SNP. De plus, les ministères doivent rapprocher régulièrement les soldes des comptes de contrôle de leur système ministériel de gestion des finances et du matériel avec le total des comptes de contrôle transmis chaque jour à partir du Grand livre général du receveur général (fondé sur les données de contrôle provenant du SNP). Le rapprochement des soldes de comptes de contrôle fait partie du processus opérationnel 8.2, Gestion de la clôture financière.

À cette étape du processus, le receveur général traite tous les paiements de la même façon; il n'y a pas de distinction entre les catégories de paiements.

5.5.2.2 Rôles et responsabilités

Les services financiers sont responsables de consigner les paiements effectués, tandis que le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie du receveur général est responsable d'émettre les paiements.

Un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 16. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'Annexe D.

Tableau 16 : Analyse RACI du  sous-processus 3.3.7, Effectuer le paiement

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
Légende FI : fonction ministérielle des finances REM : rémunération SMGFM : système ministériel de gestion des finances et du matériel FONCT : fonctionnaire (employé) FIN : services financiers GCR : gestionnaire du centre de responsabilité RG – GBT : receveur général – Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie RG – SNP : receveur général – Système normalisé des paiements S.O. sans objet
3.3.7.1 Effectuer le paiement	Détails sur les paiements Fichier de retour des paiements	RG – GBT	RG – GBT	FIN	FIN	RG – SNP
3.3.7.2 Traiter le fichier de retour des paiements	Fichier de retour des paiements Numéro de référence du paiement Numéro de demande du SNP	FIN	FIN	RG – GBT	S.O.	RG – SNP
3.3.7.3 Finaliser le paiement	Détails sur les paiements Fichier de retour des paiements Numéro de référence du paiement Numéro de demande du SNP	FIN	FIN	RG – GBT	FONCT, GCR	RG – SNP