Directive sur les langues officielles pour les communications et services

Indiquer clairement visuellement et oralement que les membres du public peuvent communiquer en français ou en anglais et obtenir des services d'un bureau désigné dans l'une ou l'autre de ces langues. Des moyens sont pris pour s'assurer que les services sont disponibles dans la langue officielle choisie. La promotion de la disponibilité des communications et services dans les deux langues officielles peut être faite de plusieurs façons :

• Afficher bien en vue le symbole des langues officielles

  au Québec

  ailleurs au Canada

  Les institutions dont le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.

• Accueillir les membres du public dans les deux langues officielles, en commençant par la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé.
• Faire en sorte que les messages enregistrés du bureau sont intégralement dans les deux langues officielles.
• Afficher ou présenter les formulaires et les dépliants des institutions assujetties à la LLO de manière à ce que l'égalité de statut du français et de l'anglais soit respectée.
• Les affiches permanentes ou temporaires utilisées pour diriger les membres du public à l'intérieur d'un bureau sont dans les deux langues officielles.
• Faire en sorte que les ordinateurs d'accès public permettent l'usage des logiciels et claviers français et anglais.

Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « premier dirigeant » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.

Une liste des organismes de services communs se trouve à l'annexe B de la Politique sur les services communs. Le Bureau du conseil privé, le ministère des Finances et Services partagés Canada sont également des agences centrales dans le contexte de cet instrument de politique.

Les avis et annonces et tout autre texte que l'institution doit ou peut publier en vertu d'une loi du Parlement doivent être conformes aux exigences en matière de publication définies à l'article 11 de la LLO.

Lorsqu'il a été déterminé qu'une loi ou qu'un règlement régissant une institution exige la publication des avis ou annonces, l'article 11 s'applique, sans égard à la demande importante.

Un bureau est désigné bilingue pour les communications et les services aux membres du public s'il répond aux critères prévus dans la LLO ou dans le Règlement tels que (liste non exhaustive) :

• le siège ou l'administration centrale d'une institution ;
• un bureau dans la région de la capitale nationale ;
• un bureau d'une institution tenue de rendre compte directement au Parlement ;
• un bureau faisant l'objet d'une demande importante pour des services dans l'une ou l'autre des langues officielles;
• un bureau où l'emploi du français et de l'anglais se justifie par sa vocation.

Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis.

En prévoyant, selon un agencement approprié, les ressources financières, matérielles et humaines nécessaires, y compris des postes et/ou des fonctions bilingues et unilingues, le bureau peut fournir des communications et des services dans les deux langues officielles.

La Norme sur la facilité d'emploi des sites Web définit contenu comme suit :

Information et expérience sensorielle à communiquer à l'utilisateur au moyen d'un agent utilisateur, y compris le code ou le balisage qui définit la structure, la présentation et les interactions du contenu Web.

Structure

• La manière dont les parties d'une page Web sont organisées entre elles ; et
• La manière dont un groupe de pages Web est organisé.

Présentation

Rendre le contenu sous une forme perceptible par l'utilisateur

Source : Directives pour l'accessibilité aux contenus Web (WCAG) 2.0, Annexe A : Glossaire

L'égalité réelle est réalisée lorsque l'on prend en considération, là où cela est nécessaire, des différences dans les caractéristiques et les circonstances de la communauté minoritaire, en offrant des services avec un contenu distinct ou au moyen d'un mode de prestation différent afin d'assurer que la minorité reçoive les services de la même qualité que la majorité. Cette démarche est la norme en droit canadien. Veuillez également vous référer à la grille d'analyse (égalité réelle).

Une entente de collaboration peut être nécessaire dans certaines situations dont voici quelques exemples :

• la co-gestion d'un site de la part d'une institution assujettie à la LLO et d'une entité qui ne l'est pas;
• l'affichage d'information appartenant à une institution assujettie à la LLO sur le site d'une entité qui ne l'est pas;
• si l'institution assujettie à la LLO accorde un appui financier pour le site d'une entité non assujettie à la LLO sans que l'institution soit présente sur le site.

Les institutions assujetties à la LLO qui affichent de l'information sur les sites d'entités non assujetties respectent leurs obligations linguistiques en matière de communications avec le public et prestation des services en ce qui a trait à cette information. Ceci ne signifie pas que la LLO s'applique à l'information affichée par les entités non assujetties à la LLO sur leurs sites, mais que l'institution assujettie à la LLO s'assure de conclure une entente qui tient compte de ses obligations linguistiques ainsi que d'autres exigences découlant d'autres lois ou politiques fédérales, entre autres :

• Loi sur la protection des renseignements personnels 
• Politique de communication du gouvernement du Canada
• Programme de coordination de l'image de marque (PCIM)
• Norme sur la facilité d'emploi des sites Web

Par exemple, l'entente précisera que la partie du site qui donne accès à l'information du gouvernement fédéral assure l'offre active de services et de communications dans les deux langues officielles en conformité avec la partie IV de la LLO et respecte également les exigences de langues officielles du PCIM et de la Normalisation des sites Internet.

Quelques exemples : Une exposition, une foire, un jeu ou une compétition sportive au Canada ou à l'étranger.

On entend par institution :

• toute institution assujettie aux parties IV, V, VI et à l'article 91 de la LLO, à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la bibliothèque du Parlement, du bureau du conseiller sénatorial en éthique et du bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique. (Pour une définition formelle voir l'article 3 de la LLO);
• toute institution dont la loi constitutive prévoit l'application de la LLO (p.ex. Air Canada et NavCanada).

La représentation de l'information qui circule dans le réseau nécessite l'utilisation d'un codage particulier. Le mécanisme utilisé doit permettre, entre autres, la représentation des caractères propres à chacune des deux langues officielles.

La Direction du dirigeant principal de l'information (Gestion de l'information, Glossaire – Sujet : Métadonnées) stipule que ce terme signifie « des données sur des données » ou, plus particulièrement dans le contexte Web, des renseignements compris par une machine afin d'identifier, de localiser ou de décrire les ressources Web. Les normes traditionnelles de bibliothèques équivalentes comprennent l'ISBN et l'ISSN (identification), le numéro de rayon/cote (emplacement), l'ISBD et les RCAA2 (description bibliographique), le numéro de contrôle LC et la CDD (classification par matière), les LCSH (vedette-matière) et le MARC (format de communication lisible par machine).

Une culture organisationnelle dans laquelle les employés sont systématiquement encouragés à utiliser la langue officielle de leur choix dans le milieu de travail.

Population de langue française à l'extérieur du Québec et population de langue anglaise au Québec.

Tous les éléments d'information, qu'ils soient sous forme physique, électronique ou toute autre, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information.

Indiquer clairement visuellement et oralement que les membres du public peuvent communiquer en français ou en anglais et obtenir des services d'un bureau désigné dans l'une ou l'autre de ces langues. Des moyens sont pris pour s'assurer que les services sont disponibles dans la langue officielle choisie. La promotion de la disponibilité des communications et services dans les deux langues officielles peut être de plusieurs façons :

• Afficher bien en vue le symbole des langues officielles

 au Québec

 ailleurs au Canada

Les institutions dont le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.

• Accueillir les membres du public dans les deux langues officielles, en commençant par la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé.
• Faire en sorte que les messages enregistrés du bureau sont intégralement dans les deux langues officielles.
• Afficher ou présenter les formulaires et les dépliants des institutions assujettis à la LLO de manière à ce que l'égalité de statut du français et de l'anglais soit respectée.
• Les affiches permanentes ou temporaires utilisées pour diriger les membres du public à l'intérieur d'un bureau sont dans les deux langues officielles.
• Faire en sorte que les ordinateurs d'accès public permettent l'usage des logiciels et claviers français et anglais.

Pour la définition d'une page Web, veuillez consulter la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web.

Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu'une société d'État) au Canada ou à l'étranger, tout représentant d'un autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d'une institution, sauf les agents et employés des institutions assujetties à la LLO lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions.

La liste des régions bilingues du Canada aux fins de la langue de travail est disponible sur le site Web du SCT.

Dans les régions bilingues, les services personnels et centraux sont offerts à tous les employés dans la langue officielle de leur choix. Ces services sont ceux qui touchent l'employé sur le plan personnel (sa santé, son bien-être, son développement personnel, sa carrière) ou qui sont essentiels pour que l'employé puisse s'acquitter de ses fonctions. 

Exemples de services personnels :

• services de la paie et des avantages sociaux
• services d'orientation professionnelle

Exemples de services centraux :

• services d'informatique
• services juridiques

Voici d'autres définitions de ces types de sites :

• Site de ministère (departmental site) : Collection de pages Web représentant collectivement un ministère (p. ex., le site Web d'Environnement Canada).
• Site d'initiative (initiative site) : Groupe de pages Web représentant collectivement une initiative du gouvernement du Canada. Les sites d'initiative correspondent souvent à un domaine différent de celui du ministère (p. ex., http://www.jeunesse.gc.ca/ est un site d'initiative).
• Site secondaire (sub site) : Groupe de pages Web dans le site Web du ministère ou un site d'initiative plus important, lorsque ce groupe de pages Web est destiné à un auditoire particulier et a pour objectif précis de mettre en évidence un programme ou un service donné. Les sites secondaires peuvent avoir un sous-domaine ou un domaine différent de celui du ministère (p. ex., http://www.armee.forces.gc.ca/ est un site secondaire).
• Application Web (Web application) : Une ou plusieurs pages Web permettant aux utilisateurs d'échanger et d'exécuter des opérations précises.

L'unité des langues officielles est une structure dont la taille et le rôle sont en adéquation avec le mandat de l'institution. Cette unité pourrait être distincte ou combinée avec une autre unité au sein de l'institution.