Directive sur l’application du Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services

1. Date d’entrée en vigueur

2. Application

  • 2.1Toutes les institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles (LLO) y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État et les organismes privatisés dont la loi constituante ou toute autre loi les concernant contient des dispositions les assujettissant à la LLO, à l’exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique.

3. Contexte

  • 3.1La LLO découle de la Charte canadienne des droits et libertés. Elle réaffirme l’égalité de statut du français et de l’anglais à titre de langues officielles du Canada et indique que les deux langues officielles ont des droits et des privilèges égaux quant à leur usage dans les institutions du gouvernement du Canada. La LLO énonce les obligations des institutions en matière de langues officielles. Le Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services (le Règlement) est l’instrument d’application de certaines dispositions clés de la partie IV de la LLO en matière de communications avec le public et de prestation des services en ce qui a trait aux bureaux dont la « vocation » justifie des services bilingues, ou faisant l’objet d’une demande importante dans les deux langues officielles. Dans ce dernier cas, le Règlement exige la prise en compte des données du plus récent recensement décennal.
  • 3.2

    La présente directive appuie la Politique sur les langues officielles en traitant de divers aspects de nature opérationnelle reliés à l’application du Règlement, à savoir :

    • Le délai dont dispose un bureau désigné bilingue d’office en vertu d’une disposition relative à la vocation du bureau ou à la demande importante pour mettre en œuvre les mesures lui permettant de s’acquitter de ses obligations linguistiques;
    • La période allouée à une institution pour mesurer la demande de services dans les deux langues officielles et les modalités afférentes;
    • Le délai dont dispose un bureau désigné bilingue suite à la mesure de la demande de services pour mettre en œuvre les mesures lui permettant de s’acquitter de ses obligations linguistiques;
    • Le cycle d’actualisation des obligations linguistiques des bureaux assujettis aux dispositions relatives aux circonstances particulières;
    • Les modalités et la durée de la période de transition s’appliquant aux bureaux n’ayant plus l’obligation d’offrir leurs services dans les deux langues officielles;
    • L’établissement d’une définition claire de ce que constitue une clientèle restreinte et identifiable.
  • 3.3La présente directive permet au gouvernement du Canada de réduire les risques de recours auprès des tribunaux pour le non-respect, par les institutions, des droits du public de communiquer avec elles et d’en recevoir les services dans la langue officielle de son choix.
  • 3.4La présente directive est émise par le Conseil du Trésor aux termes de l’article 46 de la LLO.
  • 3.5La présente directive doit être lue en tenant compte de la partie IV de la LLO, du Règlement, de la Politique sur les langues officielles et de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services.

4. Définitions

Voir l’appendice de la présente directive.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

La présente directive a pour objet d’assurer une application uniforme et cohérente du Règlement en en précisant certains aspects.

5.2 Résultats attendus

  • Dans les situations où une mesure de la demande de services doit être effectuée, détermination des obligations linguistiques selon les méthodes et les délais prescrits dans cette directive;
  • Dans les situations où le principe de la proportionnalité s’applique, détermination du nombre de bureaux désignés bilingues selon les exigences du Règlement et de la directive et le cas échéant, consultation de la minorité linguistique sur le choix de l’emplacement des nouveaux bureaux bilingues;
  • Mise en œuvre, par un bureau nouvellement désigné bilingue, des mesures visant à respecter ses obligations linguistiques dans les délais prescrits dans la directive;
  • Application rigoureuse des délais et des modalités qui s’appliquent dans les situations où un bureau n’a plus l’obligation d’offrir ses services dans les deux langues officielles;
  • Actualisation des obligations linguistiques des bureaux selon les délais et les modalités prévus dans cette directive.

6. Exigences de la directive

6.1 Application du Règlement

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

  • 6.1.1Dans le cas d’un bureau ayant à mesurer la demande de services faite par le public, s’acquitter de ses obligations à cet égard dans les meilleurs délais. Il dispose pour ce faire d’une période maximale de deux ans. Le cas échéant, il dispose d’une période maximale d’un an de la date à laquelle les obligations linguistiques ont été déterminées pour offrir des services bilingues ou en cesser la prestation;
  • 6.1.2Déterminer si certains de ses bureaux desservent un public qui répond à la définition opérationnelle de clientèle restreinte et identifiable établie dans la présente directive. Le cas échéant, mesurer la demande à l’aide d’une méthode qui lui permet de connaître, pour chaque bureau, la préférence linguistique de chacun des clients;
  • 6.1.3Dans les circonstances où le principe de la proportionnalité s’applique, arrondir au nombre entier supérieur le résultat du calcul du nombre de bureaux ayant à offrir leurs services dans les deux langues officielles, si ce calcul résulte en une fraction plutôt qu’en un nombre entier. Ajouter à ce nombre un bureau de plus par service si son institution offre l’un ou l’autre des services-clés dans les régions métropolitaines de recensement (RMR) de Montréal ou de Toronto;
  • 6.1.4Lorsqu’est appliqué le principe de la proportionnalité à ses bureaux, en plus de tenir compte des facteurs énoncés dans le Règlement, consulter la population de la minorité francophone ou anglophone qu’elle dessert sur le choix du ou des bureaux faisant l’objet d’une demande importante de services dans les deux langues officielles.

L’administrateur général ou le gestionnaire de bureau délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

  • 6.1.5Dans le cas d’un bureau assujetti à une disposition du Règlement prévoyant la prestation de services bilingues, soit d’office, soit à la suite du calcul de la proportionnalité ou de l’établissement de l’aire de service, mettre en place les mesures nécessaires pour s’acquitter de ses obligations linguistiques dans les meilleurs délais. À tout événement, il dispose pour ce faire d’une période maximale d’un an de la date à laquelle les obligations linguistiques ont été déterminées ou de la date à laquelle les seuils fixés par le Règlement ont été atteints, selon le cas;
  • 6.1.6Dans le cas d’un bureau assujetti à une disposition relative aux circonstances générales n’exigeant pas la mesure de la demande de services, et qui n’aurait plus l’obligation d’offrir ses services dans les deux langues officielles, à la lumière des données démographiques du recensement décennal, maintenir la prestation des services bilingues jusqu’à ce que la population minoritaire que le bureau dessert ait été consultée sur les modalités et la date prévue de la cessation de la prestation des services bilingues et informée de l’emplacement des bureaux où elle peut recevoir des services dans sa langue officielle en personne, au téléphone, par écrit ou via un site Web. À tout événement, il dispose d’une période maximale de deux ans pour mener à terme ces consultations.

6.2 Actualisation des obligations linguistiques à la suite de la tenue du recensement décennal de la population

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

  • 6.2.1Revoir et mettre à jour aux 10 ans les obligations linguistiques de tous les bureaux assujettis aux dispositions du Règlement relatives à la demande importante à la suite de la publication de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du plus récent recensement décennal;
  • 6.2.2S’acquitter de ses obligations à cet égard selon les modalités et dans les délais fixés à la section 6.1 ci-dessus : Application du Règlement;
  • 6.2.3Malgré les sous-sections 6.2.1 et 6.2.2 de la présente directive et afin de faciliter une révision réglementaire, prendre les mesures administratives nécessaires afin que les bureaux qui n’ont plus l’obligation de communiquer avec le public et de lui fournir leurs services dans les deux langues officielles à la suite de la publication de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du plus récent recensement décennal continuent de communiquer avec le public et de lui offrir leurs services dans les deux langues officielles, et ce, jusqu’à la première des deux dates suivantes : (a) la date d’entrée en vigueur de nouvelles dispositions réglementaires, s’il en est, adoptées à la suite d’une révision réglementaire ou (b) le moment où l’administrateur général ou son délégué revoit et met à jour les obligations linguistiques des bureaux assujettis aux dispositions du Règlement, conformément à la sous‑section 6.2.1 de la présente directive et à l’article 3 du Règlement, à la suite de la publication de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du prochain recensement décennal en 2021.

6.3 Autres exigences

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

  • 6.3.1Utiliser des méthodes permettant d’obtenir des résultats probants dans le cas des bureaux, autres que les bureaux desservant une clientèle restreinte et identifiable, ayant à mesurer la demande de services dans les deux langues officielles;
  • 6.3.2Respecter le droit des répondants d’utiliser l’une ou l’autre langue officielle lorsqu’un bureau doit mesurer la demande;
  • 6.3.3Tenir compte du fait que les projets d’évaluation de la demande dans l’une ou l’autre langue officielle visés par la présente directive ne sont pas considérés comme des sondages de l’opinion publique tels que définis dans la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement du Canada et, en conséquence, ne nécessitent pas l’application de l’annexe C : Procédure obligatoire relative à la recherche sur l’opinion publique de la Directive sur la gestion des communications.

6.4 Surveillance et établissement de rapports

Dans l’ensemble des institutions

  • 6.4.1L’évaluation de la mise en œuvre des exigences ci-dessus se fera au moyen d’instruments de mesure de rendement déterminés par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Au sein de l’institution

  • 6.4.2

    L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité :

    • De la surveillance de la conformité de son institution à la présente directive et des mesures correctives nécessaires si des lacunes sont constatées;
    • Du maintien à jour des dossiers et des systèmes d’information qui permettent de faire rapport au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à sa demande;
    • Du maintien à jour des bases de données gouvernementales qui permettent d’informer le public de l’emplacement des bureaux bilingues.

7. Conséquences

Les conséquences en cas de non-conformité avec la présente directive sont énumérées dans la section « Conséquences » de la Politique sur les langues officielles.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

La présente section identifie les institutions clés qui sont responsables de la mise en œuvre de la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

  • veille à l’intégrité de l’application du Règlement en fournissant aux institutions avis et conseils sur le Règlement et son application;
  • met à la disposition des institutions les données sur la population selon la première langue officielle parlée et coordonne pour l’ensemble des institutions assujetties à la LLO l’exercice d’actualisation des obligations linguistiques à la suite de la publication par Statistique Canada de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du plus récent recensement décennal.

Statistique Canada recueille des données sur les langues officielles et publie l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée. Il peut, sur demande et moyennant certains frais, offrir aux institutions un service de consultation et d’élaboration en matière de méthodologies de sondage.

Voir aussi la section « Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales » de la Politique sur les langues officielles.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Prière de diriger les demandes de renseignements au sujet de la présente directive à la personne responsable des langues officielles dans votre institution.


Appendice : Définitions

bureau
Tout endroit où une institution fédérale offre des services ou de l’information à l’intention du public. Il peut s’agir notamment d’un bureau de poste, d’un point d’entrée frontalier, d’un comptoir de renseignements, d’un numéro de service d’appel sans frais, d’un trajet de train, de bateau ou d’avion ou, encore, d’une plaque commémorative.
clientèle restreinte et identifiable
  1. les services sont spécifiquement axés sur une clientèle restreinte. L’expression « clientèle restreinte » désigne la clientèle d’un bureau à qui a été confié le mandat de fournir exclusivement certains services à un groupe particulier ou à une catégorie donnée de clients. Les services visés par les dispositions sur la clientèle restreinte sont tels que le grand public ne peut s’en prévaloir, les services n’étant destinés qu’aux clients, ou à leurs représentants, composant un groupe particulier défini dans un texte de loi ou dans une politique gouvernementale. Cela pourrait être le cas, par exemple, d’entreprises ou secteurs d’activités réglementées qui détiennent un enregistrement ou qui donnent lieu à l’octroi de permis aux termes d’une loi fédérale.

    L’institution est en mesure de démontrer que les services en cause sont destinés à une clientèle stable dont on connaît bien la composition. Règle générale, la clientèle d’un bureau ne peut être considérée restreinte si le nombre total de clients à qui une institution fournit le genre de services décrits au paragraphe précédent correspond à plus de 1 % de la population totale du Canada, telle qu’elle est définie au paragraphe 4(2) du Règlement.

  2. la clientèle est identifiable. Le terme « identifiable » signifie que l’on peut connaître à la fois le nom de chaque client et la langue officielle dans laquelle il désire recevoir ses services. L’institution dispose d’une liste à jour de ses clients.
principe de la proportionnalité

Principe tiré du Règlement selon lequel une institution fédérale ayant plusieurs bureaux dans une région métropolitaine de recensement (RMR) ou une subdivision de recensement (SDR) donnée doit offrir ses services dans les deux langues officielles dans un nombre de bureaux égal ou supérieur à la proportion que représente la minorité par rapport à l’ensemble de la population dans cette RMR ou SDR.

Le principe de la proportionnalité vise les dispositions suivantes du Règlement : alinéas 5(1)b), c), g), i), m).

Le Règlement stipule que les facteurs suivants doivent être considérés dans le choix des bureaux qui offrent les communications et les services dans les deux langues officielles : la répartition de la population de la minorité linguistique dans la région; et le mandat des bureaux, leur clientèle et leur emplacement dans la région.

Exemple de l’application du principe de la proportionnalité

RMR fictive :

  • Population totale : 147 655
  • Population minoritaire : 41 850
  • Pourcentage : 28,3

Près de 90 % de la population francophone de la RMR se trouve dans trois des sept localités constituant la RMR : 48 % de la population francophone habite la ville principale même, et cette proportion est de 22 % dans une localité A et de 20 % dans une autre localité B.

En vertu du principe de la proportionnalité, si 10 des bureaux d’une institution située dans la RMR offrent les mêmes services, le nombre de bureaux devant offrir leurs services dans les deux langues officielles devrait être calculé de la façon suivante : 10 x 28,3 % = 2,8 ou 3 bureaux. Lorsque l’application de la proportionnalité donne lieu à une fraction plutôt qu’à un nombre entier (par exemple, 2,8), il faut arrondir le résultat au nombre entier supérieur. En effet, la disposition réglementaire exige que le nombre de bureaux devant offrir un service dans les deux langues officielles par rapport au nombre de bureaux de l’institution dans cette région soit égal ou supérieur à la proportion que représente la population minoritaire. (Si le résultat avait été de 2,3 ou de 2,5 bureaux sur 10, le nombre de bureaux serait également de 3.)

Étant donné qu’une forte proportion de la population minoritaire réside à l’extérieur de la ville principale elle-même, il ne conviendrait pas d’y désigner trois bureaux comme devant servir le public dans les deux langues officielles.

Ainsi, il serait peut-être plus approprié de fournir les services dans les deux langues officielles à deux bureaux situés dans la ville principale et à un bureau situé dans la localité A ou la localité B, ou encore d’offrir les services dans les deux langues officielles dans chacune de ces trois localités.

La décision finale devra également tenir compte du mandat du bureau et des résultats de la consultation auprès de la population minoritaire.

Dans le cas où le principe de la proportionnalité doit être appliqué dans une SDR plutôt que dans une RMR, le calcul et le choix des bureaux devant offrir des services dans les deux langues officielles s’effectuent de la même façon.

service-clé
Le Règlement énumère certains services fédéraux pour lesquels des dispositions spécifiques s’appliquent. Il s’agit des services suivants dans une région métropolitaine de recensement : bureau de poste, centre d’emploi ou de ressources humaines, bureau du Programme de la sécurité du revenu, bureau de l’impôt, bureau de Patrimoine canadien et bureau de la Commission de la fonction publique. Dans une subdivision de recensement, il s’agit des six services mentionnés précédemment ainsi que des détachements de la Gendarmerie royale du Canada.