Guide de demande de limites d’approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité

Guide de demande de limites d’approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité
Modification : 2012-07-09

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1.0  Guide

1.1  Objectif

Le présent guide énonce les renseignements et l'analyse sur lesquels portera l'évaluation des demandes de limites et de conditions d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité. Ces limites et conditions devraient être déterminées en fonction des besoins opérationnels et de la capacité du ministère à gérer les risques, ainsi que les aspects complexes et délicats des transactions. Les demandes de limites d'approbation fondées sur la capacité devraient être accompagnées d'une analyse des besoins opérationnels et d'une compréhension des risques et des aspects complexes et délicats associés aux transactions types exécutées par le ministère Voir la note en bas de page 1; et faire la preuve de la capacité interne de les gérer. Le présent guide aidera les ministères à présenter les renseignements nécessaires pour obtenir des limites d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité.

1.2  Contexte

Les transactions immobilières peuvent consister en l'acquisition ou l'aliénation de biens immobiliers par achat, location, permis, échange, don, servitude, expropriation, transfert ou acceptation de l'administration d'un bien immobilier, ou transfert ou acceptation de l'administration et du contrôle d'un bien immobilier.

La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, le Règlement concernant les immeubles fédéraux ou d'autres lois fédérales accordent aux ministres le pouvoir de procéder à l'acquisition ou à l'aliénation de biens immobiliers. De façon générale, l'acquisition ou l'aliénation de biens immobiliers se font aux termes du Règlement, sauf s'il existe un fondement législatif plus précis. Les approbations requises aux fins des transactions immobilières dépendent du fondement législatif invoqué au début de la transaction.

La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux confère au Conseil du Trésor le pouvoir de « fixer des conditions ou restrictions, financières ou autres, générales ou à l'endroit d'un ministre en particulier, à toute opération ou catégorie d'opérations autorisées par règlements pris en vertu du paragraphe (2) ». Le Conseil du Trésor a fixé des limites d'approbation des transactions immobilières pour la première fois en 1992. Les limites et conditions d'approbation des transactions immobilières peuvent correspondre à des seuils financiers pour des types de transactions précis ou des conditions particulières comme des processus particuliers qui doivent être suivis ou une combinaison des deux.

Ces limites sont importantes puisqu'au moment de l'acquisition ou de l'aliénation de biens immobiliers, aux termes du Règlement, un ministre doit demander l'approbation du Conseil du Trésor quand la valeur de la transaction est supérieure aux limites d'approbation des transactions de son ministère. Si la valeur de la transaction est inférieure à la limite d'approbation de son ministère, il n'a pas besoin de demander l'approbation du Conseil du Trésor. Si un ministre fait l'acquisition ou procède à l'aliénation de biens immobiliers aux termes de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, l'approbation du gouverneur en conseil est requise, peu importe la valeur de la transaction. Si un ministre fait l'acquisition ou procède à l'aliénation de biens immobiliers en vertu de toute autre Loi, il doit observer les restrictions ou les exigences particulières énoncées dans la loi autorisant la transaction. En conséquence, même des transactions qui ne sont pas supérieures aux limites établies par le Conseil du Trésor peuvent devoir être approuvées par le Conseil du Trésor ou par le gouverneur en conseil.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers a été renouvelée en 2006, et les limites et conditions d'approbation qui avaient été approuvées avant cette date ont été enchâssées à l'annexe B de la Politique. Les limites ont été séparées en deux catégories, à savoir les limites d'application générale et les limites d'application spéciale. Les limites d'application spéciale étaient propres à chaque ministère et les limites d'application générale visaient tous les autres ministères. Les limites d'approbation des transactions immobilières ont ensuite été examinées en 2010. Pour faire suite à cette analyse, on a déterminé que les limites alors en vigueur devaient être révisées afin de correspondre à la capacité ministérielle. En conséquence, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) a proposé, en consultation avec les ministères gardiens, que les limites en vigueur soient annulées et que les ministères soient invités à demander au Conseil du Trésor d'approuver les limites révisées, en fonction d'une analyse cohérente des besoins et de la capacité.

Le 17 novembre 2011, toutes les limites et conditions en vigueur ont été retirées de la politique et transférées dans un répertoire sur le Web. La plupart des limites d'application spéciale qui avaient été établies avant le 17 novembre 2011 arriveront à échéance le 17 novembre 2014, et les ministères qui ne demandent pas de révision de leurs limites d'application spéciale avant cette date retourneront à des limites d'application générale. Les ministères ou organismes qui souhaitent exécuter des transactions immobilières dont le montant est supérieur aux limites d'application générale sans avoir à obtenir l'approbation du Conseil du Trésor sont invités à demander des limites fondées sur la capacité. Le présent guide a d'ailleurs été conçu pour aider les ministères à présenter leur demande.

Le répertoire sur le Web expose les limites et conditions approuvées par le Conseil du Trésor du Canada pour l'approbation de transactions immobilières d'applications spéciale et générale.

1.3  Lien avec les priorités

Les demandes et les recommandations de limites et conditions d'approbation fondées sur la capacité sont évaluées en vue d'être harmonisées à plusieurs objectifs généraux. D'abord et avant tout, les limites d'approbation des transactions devraient se fonder sur la capacité du ministère à gérer les risques et les aspects complexes et délicats des transactions et à répondre aux besoins opérationnels. En outre, les outils et les processus pour demander, conserver et publier les limites d'approbation des transactions sont conçus pour réduire le « labyrinthe de règles », renforcer les responsabilités des administrateurs généraux, réduire le fardeau de production des rapports des ministères et favoriser les politiques fondées sur des principes.

1.4  Besoins opérationnels

Les limites et conditions d'approbation fondées sur la capacité devraient appuyer les besoins opérationnels du ministère; les demandes visant ces limites devraient donc comprendre une analyse des besoins ministériels. Pour permettre de déterminer les besoins du ministère, la demande devrait inclure une analyse des transactions antérieures et une estimation de la nature, du volume et de la valeur des transactions prévues au cours des trois prochaines années. L'analyse des transactions antérieures sert également d'indicateur des transactions types réalisées par le ministère. Si l'on prévoit que les transactions futures seront nettement différentes de celles qui ont été exécutées par le passé, il faudrait aussi cerner et analyser les risques et les facteurs complexes et délicats des transactions futures prévues.

1.5  Risques et aspects complexes et délicats

De nombreuses transactions immobilières sont assorties de risques et d'aspects complexes et délicats qui leur sont propres. Les demandes de limites d'approbation fondées sur la capacité devraient inclure une analyse des risques et des aspects complexes et délicats propres aux transactions antérieures réalisées par le ministère. L'objectif de cette analyse est de permettre au ministère de montrer qu'il est en mesure de cerner et d'évaluer les risques et les aspects complexes et délicats qui sont uniques et propres à ses transactions types.

Un certain nombre de circonstances peuvent donner lieu à des contraintes inhérentes. Parmi les acquisitions considérées comme étant de nature délicate, mentionnons les locations à long terme, les biens patrimoniaux, les sites contaminés ou autres transactions qui donnent lieu à une responsabilité civile de l'État, les biens qui ne sont pas vendus à leur valeur marchande, les acquisitions auprès d'un fournisseur unique, les lotissements et autres. Les aliénations considérées comme étant de nature délicate visent les biens patrimoniaux, les biens faisant l'objet d'intérêts concurrentiels, les sites contaminés, les biens ayant un potentiel de réaménagement et les biens convoités par d'autres ministères ou ordres de gouvernement, les aliénations ordonnées, les aliénations stratégiques et les aliénations d'une valeur inférieure à la valeur marchande. Parmi les autres circonstances pouvant faire en sorte qu'une transaction soit considérée comme étant complexe ou de nature délicate, mentionnons les transactions qui portent sur des relations intergouvernementales, celles qui suscitent un grand intérêt de la part du public ou des médias, celles qui risquent d'enfreindre des droits ancestraux établis ou revendiqués, ainsi que celles qui sont réalisées dans le cadre d'un partenariat public-privé.

Une autre façon d'évaluer la nature délicate et la complexité des transactions antérieures consiste à analyser ces transactions en se fondant sur les exigences en matière de politiques. La Politique sur la gestion des biens immobiliers, la Directive sur la vente ou le transfert des biens immobiliers excédentaires, la Norme d'accès facile aux biens immobiliers et la Norme d'évaluation et d'estimation des biens immobiliers imposent des exigences qui gouvernent les transactions immobilières. Les transactions devraient être évaluées en fonction de ces exigences. Les ministères sont tenus de se conformer aux principes de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor, notamment les principes d'équité et de transparence des transactions, de respect de la valeur marchande (achat et vente) et d'obtention de la meilleure valeur pour l'État.

Il est essentiel de noter que même si un ministère réalise habituellement des transactions assorties de risques et de facteurs complexes ou délicats, cela ne signifie pas nécessairement que ces mêmes transactions nécessiteront à l'avenir une autorisation du Conseil du Trésor. L'examen vise à faire en sorte que le ministère soit en mesure de cerner les risques et les aspects complexes et délicats des transactions immobilières et de mettre en œuvre des mécanismes pour gérer ces facteurs auxquels il est susceptible de faire face dans le cadre de ses activités.

1.6  Capacité du ministère

Les ministères doivent montrer qu'ils ont les outils nécessaires pour gérer les risques et les facteurs complexes et délicats propres à leurs transactions types. Parmi ces outils, mentionnons des structures de gouvernance appropriées, comme des processus d'approbation et des délégations de pouvoirs, des orientations et des règles documentées, ainsi que des mécanismes de surveillance permettant de vérifier que les structures de gouvernance et les politiques internes sont observées.

En vertu de la Politique sur la gestion des biens immobiliers, les ministères sont tenus de disposer d'un cadre exhaustif de gestion des biens immobiliers. Le cadre de gestion devrait régir tant les pratiques de gestion que les transactions immobilières et devrait être taillé sur mesure d'après les besoins du ministère. Le tableau 1 ci-dessous illustre les éléments d'un cadre de gestion des biens immobiliers.

Tableau 1. Cadre de gestion des biens immobiliers

Contexte ministériel

Mandat, fondement législatif, principales priorités, principaux défis et possibilités ministériels, principes de gestion, politiques du Conseil du Trésor, intégration des éléments

Éléments Mise en œuvre
Gouvernance
  • Structures de planification
  • Pouvoirs
  • Responsabilités
  • Structures décisionnelles
  • Processus
  • Surveillance
  • Vérification
  • Les éléments sont bien diffusés et clairement communiqués.
  • Des mécanismes de contrôle sont en place et l'observation des principes est surveillée; il y a rétroaction et mesures correctives.
  • Le processus décisionnel est fondé sur des renseignements fiables et exacts.
  • Les lacunes au chapitre des connaissances sont cernées et comblées.
  • Les risques sont relevés et des stratégies sont mises au point.
  • Les éléments sont mis à jour.
  • Le cadre et les éléments sont approuvés.
  • Le rendement sert à éclairer les décisions d'investissement et d'entretien.
  • Les ressources sont attribuées.
  • La capacité et la complexité sont harmonisées.
Règles et documents d'orientation
  • Politiques
  • Pratiques
  • Directives
  • Documents d'orientation
Information intégrée
  • Biens immobiliers et matériel
  • Ressources financières
  • Ressources humaines
  • Dépense en immobilisations
Indicateurs de rendement des biens
  • État matériel
  • Utilisation
  • Ressources financières
  • État fonctionnel

1.6.1  Gouvernance

La planification des transactions immobilières devrait être liée aux objectifs du ministère et du gouvernement fédéral, et ce processus devrait révéler dans quelle mesure les décisions relatives aux transactions immobilières se fondent sur une analyse des besoins en matière de programmes, ainsi que sur le rendement des biens immobiliers. Il est recommandé que, lorsqu'un ministère demande des limites d'approbation fondées sur la capacité, la demande devrait souligner les processus de planification internes appliqués aux fins de la gestion des transactions immobilières. Par exemple, la demande pourrait comprendre les analyses de la rentabilisation, l'analyse des options, les plans de communications et l'analyse des intervenants.

En se servant du cadre de gestion des biens immobiliers comme guide, le ministère devrait indiquer que les pouvoirs de réaliser des transactions sont étayés et que des structures décisionnelles sont en place. Les spécialistes immobiliers doivent bien comprendre leurs pouvoirs et les approbations requises pour aller de l'avant. Les rôles du ministère de la Justice Canada et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), entre autres, doivent être clairs afin que les spécialistes immobiliers sachent de quelle façon et dans quelles circonstances ces ministères participent. Il faut noter que si le pouvoir d'effectuer des transactions est délégué globalement, il faudrait instaurer des directives détaillées, des protocoles d'approbation et des mécanismes de surveillance. Le ministère devrait expliquer comment les risques et les facteurs complexes et délicats propres aux transactions immobilières sont cernés, atténués et gérés dans le cadre des processus de planification et d'approbation. Le processus d'approbation devrait indiquer que les transactions à risque, complexes ou délicates sont transmises à la haute direction aux fins de surveillance et d'approbation.

1.6.2  Règles et documents d'orientation

Les ministères devraient instaurer des règles, des politiques, des listes de vérification et d'autres documents qui orientent la prise des décisions relatives aux transactions. Les documents d'orientation peuvent inclure une politique sur les transactions équitables et transparentes énonçant les circonstances dans lesquelles il est nécessaire d'avoir recours à un processus public d'appel d'offres. Il devrait également y avoir des lignes directrices écrites pour expliquer de façon détaillée comment réaliser des analyses des options et des analyses financières à l'égard des transactions immobilières, ainsi que comment déterminer et confirmer le montant versé ou reçu pour l'acquisition ou l'aliénation d'un bien immobilier.

Il devrait aussi y avoir des documents d'orientation internes qui expliquent en détail comment cerner et gérer les transactions délicates. Par exemple, mentionnons un guide expliquant comment procéder à une analyse des intervenants et précisant quand et comment renseigner les parties intéressées de l'intention de l'État de faire l'acquisition ou l'aliénation de biens immobiliers. Il est important que les politiques et les documents d'orientation ministériels offrent suffisamment de renseignements aux spécialistes immobiliers pour leur permettre d'appliquer leur jugement de façon cohérente.

1.6.3  Surveillance

Le dernier élément de la capacité qui devrait être démontré est la surveillance. Les ministères devraient instaurer des mécanismes de surveillance des transactions pour confirmer que les décisions et les approbations sont conformes aux politiques du ministère et du Conseil du Trésor, qu'elles respectent les limites d'approbation et qu'elles satisfont aux exigences internes d'approbation.

1.7  Demandes de limites fondées sur la capacité

Les demandes de limites et conditions d'approbation fondées sur la capacité peuvent être de nature financière ou descriptive, ou une combinaison des deux. Il est admis que la valeur en dollars d'une transaction n'est pas toujours la mesure la plus appropriée ou exacte du risque, de la complexité et de la nature délicate de cette transaction. Il est également admis que la plupart des transactions réalisées par certains ministères puissent être catégorisées ou classées de façon précise en se fondant sur la nature de la transaction, la façon dont les soumissions ont été demandées ou la partie avec laquelle l'État transige. Pour cette raison, les demandes de limites et conditions fondées sur la capacité peuvent être financières ou descriptives, ou une combinaison des deux, selon les besoins et la capacité du ministère qui fait la demande.

1.7.1  Présentation au Conseil du Trésor

Il est précisé au paragraphe 16(4) de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux que le Conseil du Trésor a le pouvoir de « fixer des conditions ou restrictions, financières ou autres, générales ou à l'endroit d'un ministre en particulier, à toute opération ou catégorie d'opérations autorisées par règlements pris en vertu du paragraphe (2) ». En conséquence, toutes les demandes de limites d'approbation de transactions immobilières fondées sur la capacité doivent être établies dans une présentation au Conseil du Trésor. Cela peut se faire sous forme de présentation individuelle ou dans le cadre de la demande d'approbation d'un plan d'investissement et de la capacité de gestion de projet du ministère. Si la demande est présentée dans le cadre de la demande d'approbation du plan d'investissement du ministère, l'information et l'analyse à l'appui des limites révisées devraient être incluses dans une annexe justificative de la présentation.

Des outils et des ressources sont à la disposition des ministères pour les aider à rédiger leurs présentations au Conseil du Trésor. Le document Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor fournit une orientation générale pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor. La section II du présent guide explique de façon détaillée comment préparer une présentation au Conseil du Trésor visant à demander des limites d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité.

1.8  Rapports

Les exigences en matière de rapports sur les transactions immobilières sont gérées par l'entremise du Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF), et des modifications mineures seront apportées au système et au guide pour exiger que la date de toutes les transactions soit inscrite dans le RBIF. En ayant la date des transactions immobilières, le Secrétariat sera en mesure de surveiller la conformité aux politiques et aura un compte rendu plus exact des transactions immobilières réalisées.

1.9  Capacité permanente

Les limites et conditions fondées sur la capacité récemment obtenues n'arriveront pas à échéance. Toutefois, comme la capacité n'est pas statique, les ministères qui disposent de limites fondées sur la capacité seront tenus de confirmer régulièrement le maintien de leur capacité. On s'attend à ce que les ministères confirment de nouveau leur capacité à gérer les transactions immobilières au moyen d'une attestation de la capacité présentée par l'administrateur général au Secrétariat dans les trois ans suivant l'approbation des limites fondées sur la capacité.

Des consultations seront menées bientôt auprès des ministères gardiens au sujet de la forme, du contenu et du processus de l'attestation.

Si un ministère n'atteste pas sa capacité permanente, ou si le Secrétariat n'est pas d'accord avec l'attestation, le Secrétariat pourrait recommander au Conseil du Trésor de réduire ou d'annuler les limites fondées sur la capacité.

En tout temps, si les besoins opérationnels et la capacité d'un ministère changent, ce dernier peut préparer une présentation afin de demander une révision des limites fondées sur la capacité. L'attestation de la capacité ne servira qu'à surveiller les limites déjà approuvées par le Conseil du Trésor; les modifications des limites, sauf les rajustements tenant compte de l'inflation, doivent être approuvées par le Conseil du Trésor, en fonction d'une analyse soumise dans une présentation au Conseil du Trésor.

2.0  Structure de la présentation

Un formulaire de présentation au Conseil du Trésor est affiché sur le site Web Publiservice.

2.1  Objet

L'objet de la présentation au Conseil du Trésor devrait se lire « Demande de limites et conditions d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité ».

2.2  Fondement

Le fondement législatif cité dans la présentation devrait être le paragraphe 16(4) de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.

2.3  Proposition

La proposition devrait commencer comme suit : « Le ministre de [insérer] demande au Conseil du Trésor l'approbation des limites d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité ci-dessous. »

Comme le texte, une fois approuvé, sera publié dans le répertoire du Conseil du Trésor au titre des limites et conditions d'approbation des transactions immobilières fondées sur la capacité, il devrait être aussi clair que  possible. Dans le cas des limites financières, les limites révisées devraient clairement indiquer le type de transaction correspondant aux limites financières. Les types de transactions comprennent l'acquisition par achat, location-bail, acceptation de la gestion ou acceptation de la gestion et de la maîtrise ou l'aliénation par vente, don, location, transfert de la gestion, ou transfert de la gestion et de la maîtrise et autres. Les conditions peuvent comprendre des processus particulier qui seront suivis ou des parties particulières avec qui le ministre effectuera des transactions, comme d'autres ministères gouvernementaux.

2.4  Coût et provenance des fonds

Indiquer si de nouvelles ressources sont nécessaires pour mettre en œuvre l'initiative. Si ce n'est pas le cas, laisser cette section vide.

2.5  Vérification et évaluation

Cette section donne un aperçu des conclusions des vérifications et des évaluations antérieures pouvant être pertinentes relativement à la proposition; elle sert aussi à décrire brièvement les plans établis dans ces domaines. En l'absence de vérification ou d'évaluation antérieure ou prévue, l'organisation devrait simplement inscrire « sans objet ».

2.6  Remarques

2.6.1  Contexte des biens immobiliers

Cette section énonce les renseignements nécessaires pour mettre en contexte la demande de limites et conditions d'approbation fondées sur la capacité du ministère. Cette section devrait être brève et n'inclure que les renseignements nécessaires pour établir le contexte de la demande. Certains des renseignements qui devraient être présentés dans le contexte immobilier se trouvent dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux. Le contexte peut aussi inclure ce qui suit :

  • un résumé du portefeuille des biens immobiliers du ministère;
  • le nombre de biens et immeubles fédéraux que possède ou loue le ministère;
  • l'usage principal des biens immobiliers et le nombre type d'acquisitions et d'aliénations;
  • les facteurs opérationnels des transactions immobilières;
  • les défis auxquels fait face le ministère lorsqu'il doit acquérir ou aliéner un bien immobilier.

Conseil

Le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) est le système centralisé de l'inventaire des biens immobiliers du gouvernement du Canada. Il comprend des données sur les caractéristiques clés des biens immobiliers détenus qui appuient les programmes du gouvernement. Les ministères gardiens soumettent les renseignements au RBIF chaque année et attestent leur exactitude et leur exhaustivité.

Liste de vérification : Contexte des biens immobiliers
  • La présentation contient-elle un résumé du portefeuille du ministère? Quelles sont la composition et la taille du portefeuille du ministère (p. ex., nombre de biens et d'immeubles et nombre de biens que possède ou loue le ministère)?
  • La présentation fait-elle état des impératifs opérationnels qui nécessitent l'acquisition ou l'aliénation de biens immobiliers?
  • La présentation énonce-t-elle l'usage principal qui est fait des biens immobiliers du ministère?
  • La présentation indique-t-elle les principaux partenaires du ministère en matière de biens immobiliers (p. ex., provinces, municipalités, Autochtones, propriétaires privés, universités)?
  • La présentation énonce-t-elle les facteurs opérationnels des transactions immobilières?
  • La présentation inclut-elle les facteurs uniques qui permettent d'expliquer la nature des transactions immobilières du ministère?
  • La présentation fait-elle état des conséquences pour le ministère s'il n'obtient pas les limites d'approbation demandées?

2.6.2  Besoins opérationnels

Cette section devrait présenter une description et une analyse des transactions immobilières habituellement exécutées par le ministère. Elle sert à préciser le contexte des transactions du ministère, à définir les besoins futurs et à déterminer si le ministère a la capacité de cerner et d'analyser les risques et les facteurs complexes et délicats liés à ses transactions types.

Conseil

Lorsqu'une analyse est demandée, on s'attend à ce qu'elle cerne et ventile le domaine visé de façon à souligner les enjeux, les tendances, les défis, les risques et les observations.

2.6.2.1  Transactions antérieures

Cette section devrait inclure une description et une analyse des transactions réalisées au cours des trois années antérieures. Indiquer aussi le nombre total de transactions, le nombre et les types d'acquisitions et d'aliénations réalisées ainsi que les montants payés et reçus dans l'ensemble.

L'analyse devrait faire état du nombre de transactions qui ont été réalisées en se fondant sur les limites d'approbation du ministère, des transactions exécutées par TPSGC pour le compte du ministère et des transactions qui ont nécessité l'approbation du Conseil du Trésor. Cette section devrait également présenter une analyse de la méthode d'acquisition et d'aliénation, ainsi que les processus connexes.

Il est essentiel de noter que le ministère n'est pas tenu de fournir un inventaire et une description exhaustifs de toutes les transactions exécutées. Les renseignements contenus dans cette section devraient être de nature plus analytique.

2.6.2.2  Risques et aspects complexes et délicats

Comme il est expliqué à la section 1.5, de nombreuses transactions immobilières sont assorties de risques et d'aspects complexes et délicats qui leur sont propres. Le ministère devrait fournir une analyse des risques et des aspects complexes et délicats de ses transactions types. L'objet de cette analyse est de montrer que le ministère a la capacité de cerner et d'évaluer les risques et les aspects complexes et délicats de ses propres transactions. Les transactions devraient également être évaluées à la lumière des exigences des politiques.

Même si cette analyse des transactions types devrait habituellement porter sur les transactions antérieures, si l'on prévoit que les transactions futures seront nettement différentes de celles qui ont été exécutées par le passé, il faudrait aussi cerner et analyser les risques et les facteurs complexes et délicats des transactions futures prévues.

2.6.2.3  Transactions futures

En vue de l'évaluation de ses besoins futurs, on demande au ministère de décrire les transactions qu'il prévoit réaliser au cours des trois prochaines années. Il est admis qu'il n'est pas possible de prévoir en détail le nombre total de transactions et leurs types; toutefois, le ministère devrait indiquer le nombre de transactions connues, les baux qui arrivent à échéance, les sites excédentaires et une estimation du nombre et de la nature des transactions prévues d'après les besoins opérationnels. Cette analyse vise à déterminer les limites d'approbation de transactions nécessaires pour soutenir les transactions prévues au cours des prochaines années. Cette section devrait également contenir une estimation du nombre de transactions qui seront réalisées au moyen des limites d'approbation fondées sur la capacité du ministère et celles qui nécessiteront l'approbation du Conseil du Trésor.

Liste de vérification : Transactions immobilières
  • La présentation fait-elle état du nombre de transactions réalisées au cours des trois années antécédentes? Indique-t-elle le nombre de transactions réalisées dans le cadre des limites d'approbation du ministère, le nombre de transactions exécutées par TPSGC pour le compte du ministère et le nombre de transactions qui ont nécessité l'approbation du Conseil du Trésor?
  • La présentation indique-t-elle les types de transactions (acquisitions et aliénations) et la ventilation de leur valeur?
  • La présentation énonce-t-elle les processus employés pour réaliser les transactions antérieures?
  • La présentation fait-elle état des risques et des facteurs complexes et sensibles associés aux transactions antérieures?
  • L'analyse est-elle exhaustive et les principes stratégiques sont-ils clairement expliqués?
  • L'analyse est-elle exhaustive et les enjeux qui pourraient occasionner des risques élevés, complexes et délicats sont-ils clairement expliqués?
  • La présentation comprend-elle une estimation des transactions prévues au cours des trois prochaines années?
  • La présentation fait-elle état des risques et des facteurs complexes et délicats associés aux transactions futures?
  • La présentation comporte-t-elle une estimation du nombre et de la nature des transactions qui seront exécutées dans le cadre des limites d'approbation demandées et des transactions qui nécessiteront l'approbation du Conseil du Trésor?

2.6.3  Évaluation de la capacité

Cette section vise à indiquer les outils dont dispose le ministère pour gérer les transactions immobilières et appuyer ses demandes de limites d'approbation fondées sur la capacité. Parmi ces outils qui permettent de gérer les transactions immobilières, mentionnons la gouvernance, les règles et les documents d'orientation et la surveillance. La section 1.6 du présent document contient des explications détaillées au sujet de ces outils. La présentation devrait faire état de chacun de ces outils, comme suit.

Les demandes de limites fondées sur la capacité devraient se fonder sur les besoins opérationnels et sur la capacité de gérer les risques et les aspects complexes et délicats associés aux transactions immobilières du ministère. Si un ministère cerne des lacunes au chapitre de la capacité de réaliser des transactions immobilières, il devrait les indiquer, les analyser et inclure un plan d'action pour remédier à ces lacunes.

2.6.3.1  Gouvernance

Cette section devrait décrire les analyses réalisées en vue de planifier des transactions, par exemple, des analyses de rentabilisation et des options, et indiquer comment les transactions prévues sont prises en compte dans les documents de planification du ministère comme le Plan d'investissement. Le ministère devrait indiquer les instances d'approbation et les instruments de délégation des pouvoirs utilisés dans le cadre de la gestion et de l'approbation des transactions immobilières et préciser comment les structures organisationnelles atténuent les risques et les aspects délicats des transactions. Le ministère devrait également indiquer s'il a réalisé des transactions supérieures aux limites sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor, et les circonstances de ces transactions.

2.6.3.2  Règles et documents d'orientation

Le ministère devrait indiquer les documents d'orientation internes qui guident les transactions immobilières, notamment les politiques internes, les lignes directrices et les listes de vérification. Il doit indiquer comment ces renseignements sont diffusés et s'ils sont régulièrement mis à jour pour tenir compte de l'évolution des pratiques. Les risques et les aspects complexes et délicats cernés à la section de l'analyse des transactions devraient être associés à un document d'orientation correspondant qui est disponible, largement diffusé et utilisé par les spécialistes immobiliers.

2.6.3.3  Surveillance

Cette section devrait expliquer comment les transactions immobilières sont surveillées de façon à ce que la haute direction considère que les pratiques sont conformes aux documents d'orientation écrits et aux exigences d'approbation.

Liste de vérification : Évaluation de la capacité
  • La présentation fait-elle état des structures de planification en vigueur et indique-t-elle où les transactions immobilières prévues sont prises en compte dans les documents de planification du ministère?
  • La présentation indique-t-elle les instances d'approbation et les pouvoirs internes à l'égard des transactions immobilières?
  • Est-il indiqué que les structures d'approbation et les instruments de délégation des pouvoirs sont adéquats, à la lumière des risques et des aspects complexes et délicats cernés?
  • La présentation énonce-t-elle les liens qui unissent les risques et les aspects complexes et délicats cernés et la capacité du ministère?
  • Est-il indiqué que les transactions à risque, complexes et délicates sont soumises aux échelons supérieurs pour obtenir l'approbation de la haute direction?
  • La présentation fait-elle état des documents d'orientation (politiques, procédures, listes de vérification, etc.) dont le ministère dispose pour diriger le processus décisionnel des spécialistes immobiliers au chapitre des transactions immobilières?
  • Est-il indiqué que les documents d'orientation sont appropriés, à la lumière des besoins opérationnels du ministère et des risques et aspects complexes et délicats cernés?
  • La présentation explique-t-elle comment les transactions sont surveillées?
  • Est-il indiqué que la surveillance intègre les principes de gestion des risques?
  • Est-il indiqué que des mesures correctrices sont prises à la suite des activités de surveillance?

2.6.4  Demande

Dans cette section, le ministère énonce la demande de limites d'approbation des transactions immobilières à l'appui des besoins opérationnels. Les demandes devraient être aussi claires et précises que possible, et correspondre au texte de la proposition.

Liste de vérification : Demande
  • R  La demande de limites fondées sur la capacité est-elle formulée de façon claire, sans ambiguïté et pouvant facilement être publiée dans un répertoire public?
  • R  La demande de limites fondées sur la capacité est-elle fondée sur la capacité du ministère?
  • R  La demande de limites fondées sur la capacité est-elle fondée sur les besoins opérationnels?

2.7  Annexes d'une présentation au Conseil du Trésor

Inclure les renseignements à l'appui et pertinents se rapportant à la demande énoncés dans le corps de la présentation.

3.0  Ébauche d'attestation de la capacité

Liste de vérification : Examen continu de la capacité de gérer des transactions immobilières (ébauche) Oui Non
Gouvernance
1.  Les transactions immobilières se fondent-elles sur une analyse des options?    
2.  Une analyse des transactions immobilières a-t-elle été réalisée pour examiner les  divers types d'intérêt (p. ex., licence, tenure à bail, tenure franche ou autre, notamment en changeant l'utilisation de biens immobiliers existants du ministère) susceptibles de répondre à l'exigence?    
3.  L'inventaire actuel de biens immobiliers a-t-il été évalué pour déterminer si les besoins actuels peuvent être comblés au moyen de biens existants?    
4.  Une analyse a-t-elle été effectuée pour lier les transactions immobilières à un programme de l'architecture des activités de programmes du ministère?    
5.  Les décisions relatives aux transactions sont-elles fondées sur une analyse des programmes à moyen ou long terme?    
6.  Les transactions immobilières sont-elles toutes formellement liées aux objectifs stratégiques du ministère ou du gouvernement fédéral?    
7.  Les décisions relatives aux transactions sont-elles fondées sur les conclusions d'une évaluation du rendement comportant une analyse de la fonctionnalité, de l'utilisation et du rendement physique et financier?    
8.  Les décisions relatives aux transactions immobilières tiennent-elles compte des coûts du cycle de vie complet et des avantages?    
9.  Une analyse incluant une évaluation des intervenants internes et externes a-t-elle été réalisée à l'égard des transactions immobilières?    
10.  Les risques et les aspects complexes et délicats des transactions du ministère ont-ils été analysés dans le cadre d'une évaluation systématique au moyen d'outils approuvés par l'organisation?    
11.  Une stratégie de communication officielle a-t-elle été préparée à l'égard des transactions susceptibles de susciter l'intérêt des médias ou du grand public?    
12.  Une analyse de la transaction a-t-elle été réalisée pour tenir compte des conditions environnementales des biens immobiliers et cerner les sites contaminés et les responsabilités connexes?    
13.  A-t-on déterminé si les immeubles que le ministère envisage d'acquérir ou d'aliéner ont une valeur patrimoniale?    
14.  Une analyse a-t-elle été réalisée pour déterminer les répercussions juridiques et les incidences des restrictions, des charges ou des droits d'empiètement, ainsi que les caractéristiques des lieux dans l'optique des programmes et de la sécurité?    
15.  Le ministre a-t-il approuvé les instruments de politique qui énoncent les circonstances dans lesquelles les transactions immobilières ne sont pas dans l'intérêt du public?    
16.  Le processus d'évaluation comprend-il des documents écrits qui, à une date précise, déterminent les droits, les intérêts et les avantages associés aux biens immobiliers en cause et qui fournissent suffisamment de renseignements et d'analyses pour appuyer la conclusion?    
17.  Les processus d'approbation des transactions immobilières ont-ils été officialisés et diffusés auprès des employés concernés?    
18.  Les mécanismes de surveillance relatifs aux transactions immobilières, notamment les conseils et les comités, sont-ils conformes aux besoins, aux compétences et à la capacité de l'organisation?    
19.  Les instruments de délégation des pouvoirs à l'interne en matière de transactions immobilières sont-ils appropriés et fondés sur les besoins, les compétences et la capacité de l'organisation?    
20.  Les instruments de délégation des pouvoirs en matière de transactions immobilières sont-ils communiqués à tous les employés concernés?    
Règles et orientation
21.  Le ministère dispose-t-il de politiques ou d'autres outils pour orienter les transactions à risque, complexes et délicates?    
22.  Les politiques du ministère relatives aux transactions immobilières sont-elles mises à jour pour tenir compte de la politique actuelle du Conseil du Trésor?    
23.  Les politiques du ministère relatives aux transactions immobilières sont-elles examinées régulièrement pour veiller à ce qu'elles demeurent à jour?    
24.  Lorsque le ministère réalise une transaction, la valeur des intérêts, des droits et des avantages du bien immobilier est-elle déterminée adéquatement au moyen d'une évaluation ou d'une estimation, conformément à la Norme d'évaluation et d'estimation des biens immobiliers?    
25.  Le ministère a-t-il formulé des listes de vérification des exigences stratégiques et législatives et des outils d'orientation au chapitre des transactions immobilières?    
26.  Les listes de vérification des exigences stratégiques et législatives sont-elles étayées, diffusées et facilement accessibles à tous les spécialistes immobiliers du ministère?    
Surveillance
27.  Le ministère surveille-t-il les transactions immobilières?    
28.  Les processus des transactions ont-ils été examinés dans le cadre d'une vérification?    
29.  Les transactions immobilières sont-elles visées par le cadre de vérification et d'évaluation du ministère?    
30.  Le ministère a-t-il donné suite aux recommandations issues du processus de vérification et d'évaluation?    
31.  Les spécialistes immobiliers du ministère satisfont-ils à toutes les exigences obligatoires de la formation des spécialistes fonctionnels de la gestion des biens immobiliers offerte par l'École de la fonction publique du Canada?    
Autres
32.  Le ministère dispose-t-il de données et de systèmes d'information qui sont prêts à utiliser, qui sont utilisés, et qui facilitent la prise de décisions?    
33.  Dans toutes les situations où une exception fait obstacle à l'appel d'offres, les circonstances et les données exhaustives justifiant cette décision sont-elles consignées?    
34.  Lorsqu'il exécute des transactions, le ministère consigne-t-il les transactions et les leçons retenues selon un processus établi?    
35.  Le ministère offre-t-il et exige-t-il de la formation pour familiariser les spécialistes immobiliers avec le contexte de ses transactions immobilières et ses exigences législatives et stratégiques?    
36.  Les plans d'apprentissage du ministère destinés aux spécialistes immobiliers intègrent-ils des activités d'apprentissage relatives aux transactions immobilières?    

4.0  Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements concernant le présent instrument de politique à l’unité organisationnelle de votre ministère responsable de la question. Pour obtenir l’interprétation du présent instrument de politique, l’unité organisationnelle responsable de la question doit communiquer avec : Demandes de renseignements du public du SCT.

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