Norme relative au fichier client
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Sujet :
Hiérarchie
1. Date d'entrée en vigueur
La présente norme entre en vigueur le 1er juillet 2012. Cette norme s'applique à l'information sur les clients associé à des événements financiers qui se produisent à ou après la date effective de la norme.
2. Application
La présente norme s'applique aux ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans la présente norme, les expressions « à l'échelle du gouvernement » et « dans l'ensemble du gouvernement » désignent l'ensemble de ces organismes.
3. Contexte
La présente norme appuie les objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière en énonçant les responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) quant à l'obtention et à la tenue à jour de l'information des clients pour l'organisation afin de veiller à assurer l'uniformité et la fiabilité de l'information financière à l'échelle du gouvernement.
La présente norme définit un fichier client commun, ce qui permet un enregistrement, un regroupement et l'établissement de rapports conséquents dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM).
La présente norme favorise l'obtention de renseignements conséquents et comparables sur les clients à l'échelle du gouvernement pour les organisations ou les personnes qui concluent une entente financière afin de recevoir des biens ou des services du gouvernement du Canada (GC), ou pour les organisations ou les personnes pour lesquelles un compte débiteur est ouvert auprès du GC. L'information conservée dans le fichier client est utilisée pour la facturation, les comptes débiteurs et les rapports sur les interactions avec le GC.
La structure de base d'un fichier client compte les neuf éléments suivants : nom du client; catégorie de client; numéro d'identification du client; adresse du client; ville du client; région du client; pays du client; code postal du client; et numéro d'exonération fiscale du client.
N'est pas assujettie à la présente norme l'information des clients portant sur les revenus fiscaux (pour les sociétés, les personnes et les non-résidents), les cotisations d'assurance-emploi, la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et d'autres droits ou impôts. Également exclue est l'information des clients sur les transactions qui sont effectuées en espèces (y compris par carte de crédit), lorsqu'une facture ou un compte débiteur n'est pas produit et lorsqu'aucune information sur le client n'est conservée dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel.
La présente norme est émise en vertu des articles 7 et 9 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
La présente norme doit être lue de concert avec la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds.
D'autres exigences obligatoires sont comprises dans la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, dans la Politique sur la protection de la vie privée et dans la Norme du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information (NCTTI).
4. Définitions
Les définitions servant à l'interprétation de la présente norme figurent à l'annexe A.
5. Énoncé de la norme
5.1 Objectif
Veiller à ce que le fichier client comprenne de l'information financière uniforme et comparable à l'échelle du gouvernement.
5.2 Résultat escompté
- L'information financière est enregistrée et entretenue de façon uniforme dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel.
6. Exigences
6.1 Le dirigeant principal des finances assume les responsabilités suivantes:
Créer et tenir à jour, d'ici le 1er avril 2013, un fichier de client qui est intégré au système ministériel de gestion des finances et du matériel.
S'assurer que l'information des clients qui est utilisé correspond à la définition établie, sert aux fins prévues et permet de repérer tous les éléments du fichier client qui figurent à l'annexe B.
6.2 Exigences en matière de surveillance et de présentation de rapports
Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et la surveillance de la présente norme dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.
Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente norme et d'effectuer un examen cinq ans après la date effective de la norme.
7. Conséquences
En cas de non-conformité, l'administrateur général prend des mesures correctives dans son organisme, de concert avec les responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente norme.
Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que des mesures correctives sont prises pour régler les cas de non-conformité en tenant compte des exigences de la présente norme. Ces mesures correctives peuvent inclure une exigence de formation supplémentaire, des changements dans les procédures et les systèmes, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure appropriée.
Pour voir la liste des conséquences de la non-conformité, voir l'appendice C : Tableau des conséquences pour les institutions et l'appendice D : Tableau des conséquences pour les personnes du Cadre stratégique sur la gestion de la conformité.
8. Rôles et responsabilités des organismes gouvernementaux
Nota : Cette section identifie les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente norme. Cependant, elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Bureau du contrôleur général
Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est responsable de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente norme ainsi que la prestation de conseils concernant son interprétation.
Dans le contexte des systèmes de gestion financière, le Bureau du contrôleur général assure un leadership fonctionnel relativement aux besoins portant sur les processus opérationnels et les données en appuyant le Conseil du Trésor par la diffusion, au besoin, des instruments de politique qui s'imposent pour définir les données à l'échelle du gouvernement et des processus opérationnels normalisés.
8.2 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est chargé d'attribuer le code d'identification de dossier personnel (CIDP) aux employés du gouvernement fédéral. Il est également responsable d'appliquer les procédures et de recueillir les renseignements sur l'identité connexes.
- Le receveur général du Canada est responsable d'attribuer un numéro ministériel, selon le plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale, à une organisation qui est autorisée à utiliser le Trésor.
8.3 Agence du revenu du Canada (ARC)
- L'Agence du revenu du Canada (ARC) est chargée d'attribuer le numéro d'entreprise (NE) aux personnes et aux entreprises. Elle est également responsable d'appliquer les procédures et de recueillir les renseignements sur l'identité connexes.
9. Références
9.1 Lois applicables
- Loi sur la gestion des finances publiques articles 63 à 65 et paragraphe 9(1)
- Loi sur la protection des renseignements personnels
9.2 Instruments de politique et publications connexes
- Directive sur les avances comptables
- Directive sur les prêts et les garanties d'emprunt
- Directive sur la gestion des comptes débiteurs
- Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds
- Directive sur les comptes à fins déterminées
- Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs
- Règlement sur les intérêts et les frais administratifs
- Politique sur les paiements de transfert
- Directive sur les paiements de transfert
- Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits
- Politique sur la protection de la vie privée
- Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière
- Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière
- Normes du Conseil du Trésor sur la technologie ou l'information (NCTTI) 30 (Numéro d'entreprise)
10. Demandes de renseignements
Veuillez adresser vos questions au sujet de la présente norme à l'administration centrale de votre ministère. Aux fins de l'interprétation de cette norme, l'administration centrale du ministère doit communiquer avec :
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Courriel : Contactez la Division de la politique de gestion
financièrefin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613
Annexe A : Définitions
- activité financière (Financial event)
- Activité ayant des conséquences financières pour le gouvernement du Canada.
- client (customer)
- Toute organisation ou personne qui prend part à une entente financière en vertu de laquelle elle reçoit des biens ou des services de la part du gouvernement du Canada, ou pour laquelle un compte débiteur doit être établi par le gouvernement du Canada.
- comptes débiteurs (accounts receivable)
- Les comptes débiteurs sont des créances à court terme qui doivent en général, mais non obligatoirement, être perçues dans l'année. Ils peuvent comprendre des créances clients et des créances diverses. Les créances clients représentent les montants que les clients doivent payer pour des biens et des services fournis dans le cadre d'activités habituelles. Les créances diverses découlent d'une gamme de transactions, notamment les revenus de placement (dividendes), les intérêts créditeurs, les remboursements des trop-payés et les recouvrements.
- entente financière (financial arrangement)
- Toute entente entre le gouvernement et une partie externe qui entraîne une dépense réelle ou éventuelle de ressources. Les ententes financières peuvent comprendre les contributions remboursables et les prêts.
- fichier client (customer record)
- Ensemble de données utilisé dans les systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel pour trouver, consigner et tenir à jour de l'information au sujet des organisations et des personnes qui prennent part à une entente financière en vertu de laquelle elles reçoivent des biens ou des services de la part du gouvernement du Canada ou pour lesquelles un compte débiteur sera établi.
- information des clients (customer information)
- Toute donnée ou information utilisée pour la compréhension, la gestion ou l'établissement de rapports relatifs aux organisations ou aux personnes qui prennent part à une entente financière en vertu de laquelle elles reçoivent des biens ou des services de la part du gouvernement du Canada, ou pour lesquelles un compte débiteur sera établi par le gouvernement du Canada.
- numéro d'entreprise (business number)
- Numéro attribué par Revenu Canada pour identifier de façon unique des entités des secteurs public et privé (c.-à-d. nom de l'inscrit), des programmes gouvernementaux et des entités exploitantes.
- processus opérationnels (business processes)
- Groupe de tâches interreliées et de contrôles clés fonctionnant ensemble pour atteindre un résultat escompté. Les processus opérationnels comprennent, mais sans s'y limiter, les activités de gestion financière suivantes : planification, budgétisation, comptabilité, présentation de rapports, contrôle financier, surveillance, analyse, soutien de la prise de décisions et prestation de conseils.
- Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGF) (departmental financial and material management system (DFMS))
- Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers qui lui sont conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public au moyen des états financiers ministériels, fournit des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, communique l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques, répond aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et établit les assises de la vérification.
Annexe B : Structure d'un fichier client
La présente annexe décrit les éléments de données de base qui font partie d'un fichier client. Les ministères peuvent choisir de conserver davantage d'informations, le cas échéant. Le fichier client est un ensemble de données utilisé dans les systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel pour identifier le client de façon unique et pour enregistrer de l'information sur le client de façon uniforme.
Les ministères peuvent choisir de recueillir de l'information en vertu des pratiques opérationnelles en place (p. ex., en obtenant l'information directement du client) ou en recourant à d'autres méthodes jugées appropriées. Il convient de signaler que l'identification des sources faisant autorité dans la norme ne laisse pas entendre une responsabilité à l'égard de la prestation fonctionnelle de renseignements par l'organisme faisant autorité.
Le modèle ci-dessous illustre chacun des éléments de données requis dans un fichier de client.
Colonne 1 - Nom de l'élément de données : Le nom spécifique de l'élément de données.
Colonne 2 - Définition de l'élément de données : Description en langage courant de l'élément de données, précisant la nature de l'élément et les conditions qui régissent la valeur qu'il peut prendre.
Colonne 3 - Paramètres de valeur : Description du format et des valeurs permises pour l'élément de données, et comprenant ce qui suit, selon les besoins :
- Format : les valeurs des données sont exprimées en valeurs numériques ou alphanumériques;
- Valeurs admissibles : un ensemble spécifique et limité de valeurs admissibles, précisées explicitement dans le tableau ou citées à titre de valeurs d'une source faisant autorité;
- Source faisant autorité : une source ou une organisation qui est reconnue à titre de source officielle avec une autorité désignée.
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Nom de l'élément de données |
Définition |
Paramètres de valeur |
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Nom du client |
Dénomination juridique complète du client. Pour les catégories de client Personne et Employé, nom et prénom officiels.
Pour la catégorie de client Société/société de personnes, dénomination sociale complète (c'est à
dire, nom de l'inscrit, de l'exploitant, de la société commerciale ou de la société de personnes ou nom de
l'entité exploitante). Pour la catégorie de client Autre gouvernement, nom complet du gouvernement. |
Format : alphanumérique |
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Catégorie de client |
Classification du fichier client qui fournit le contexte nécessaire à l'interprétation du numéro d'identification du client et d'autres données du fichier de client. Les catégories de client possibles sont les suivantes:
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Valeurs admissibles:
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Numéro d'identification du client |
Numéro d'identification exclusif attribué à chaque fichier client. |
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Pour la catégorie de client Personne, identificateur numérique exclusif, déterminé par le ministère ou l'organisme selon les pratiques en vigueur, OU le cas échéant, le numéro d'entreprise (NE) attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Il est important de noter que dans chacun des cas, le numéro d'identification d'une personne est jugé être de l'information personnelle et est donc assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels. |
Pour la catégorie de client Personne : OU Format : caractères numériques et caractères alphanumériques facultatifs Valeur admissible : Numéro d'entreprise (NE) Source faisant autorité : Agence du revenu du Canada (ARC) |
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Pour la catégorie de client Société/société de personnes, numéro d'entreprise (NE) attribué à chaque entreprise ou entité par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Dans le cas particulier où un client dans la catégorie de client Société/société de personnes ne dispose pas d'un numéro d'entreprise (NE) attribué, un identificateur numérique exclusif, déterminé par le ministère ou l'organisme selon les pratiques en vigueur, peut être utilisé. |
Pour la catégorie de client Société/société de personnes : Format : 9 caractères numériques et 6 caractères alphanumériques facultatifs Valeur admissible : Numéro d'entreprise (NE) Source faisant autorité : Agence du revenu du Canada (ARC) |
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Pour la catégorie de client Employé, code d'identification de dossier personnel (CIDP) attribué à tous les employés de la fonction publique du Canada; OU identificateur numérique exclusif, déterminé par le ministère ou l'organisme selon les pratiques en vigueur. Il est important de noter que dans chacun des cas, le numéro d'identification d'un employé est jugé être de l'information personnelle et est donc assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels. |
Pour la catégorie de client Employé : OU Format : numérique |
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Pour la catégorie de client Autre ministère du gouvernement, code d'organisme, dans le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale, tel qu'attribué par le receveur général du Canada aux organisations autorisée à utiliser le Trésor. |
Pour la catégorie de client Autre ministère du gouvernement : Format : numérique Valeurs admissibles : Code d'organisme Source faisant autorité : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), receveur général |
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Pour la catégorie de client Autre gouvernement, identificateur numérique exclusif attribué par le ministère ou l'organisme selon les pratiques en vigueur. |
Pour la catégorie de client Autre gouvernement : Format : numérique |
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Adresse du client |
Données relatives à l'adresse du client, qui comprennent généralement le numéro d'appartement ou de bureau,
le numéro civique, le nom de la rue, le type de rue et le point cardinal. Pour la catégorie de client Personne, l'adresse du domicile. Pour la catégorie de client Société/société de personnes, l'adresse du siège social. Pour la catégorie de client Employé, l'adresse déterminée par le ministère ou l'organisme selon les pratiques en vigueur. Pour les catégories de client Autre ministère du gouvernement et Autre gouvernement, l'adresse de l'administration centrale de l'organisation. |
Format : alphanumérique Pour assurer la conformité à la norme ISO 9594 et aux Directives d'adressage de la Société canadienne des postes, y compris pour les adresses municipales, les adresses de case postale, les adresses de route rurale, les adresses de poste restante, les adresses du personnel militaire, les adresses aux États-Unis d'Amérique et les adresses à l'étranger. |
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Ville du client |
Nom de la ville, du village ou de la municipalité faisant partie de l'adresse du client. |
Format : alphanumérique |
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Région du client |
Province, territoire, État ou autre désignation régionale faisant partie de l'adresse du client. Cet élément de données est défini par la norme ISO 3166-2, Codes pour la représentation des noms de pays et de leurs subdivisions |
Format : alphanumérique Valeurs admissibles : Selon la Norme ISO 3166-2, Codes pour la représentation des noms de pays et de leurs subdivisions (Canada = CA, États-Unis = US). |
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Pays du client |
Pays où réside le client et faisant partie de son adresse. Cet élément de données est défini par la norme ISO 3166-1-alpha-2, Codes pour la représentation des noms de pays. |
Format : alphanumérique Valeurs admissibles : Selon la Norme ISO 3166-1-alpha-2, Codes pour la représentation des noms de pays. |
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Code postal du client |
Code postal canadien, code ZIP américain, code postal international ou autre code d'adressage postal géographique faisant partie de l'adresse du client. Dans le cas des adresses à l'étranger, il est possible qu'aucun code postal ne soit consigné ou tenu à jour. Dans ce cas, cet élément de données peut être laissé en blanc. |
Format : Pour les codes postaux canadiens, identificateur alphabétique (A) et numérique (1) au format suivant : A1A1A1; alphanumérique pour les autres codes postaux. Pour assurer la conformité aux Directives d'adressage de la Société canadienne des postes.
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Numéro d'exemption de la taxe du client |
Numéro d'exemption de la taxe attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux personnes ou aux entreprises bénéficiant d'une exemption officielle de la taxe au Canada en vertu de la réglementation fédérale. Cet élément de données doit être laissé en blanc si le client ne bénéficie pas d'une exemption de la taxe ou n'a pas de numéro d'exemption de la taxe attribué par l'ARC (p. ex., entités étrangères). |
Format : numérique Source faisant autorité : Agence du revenu du Canada (ARC) |
© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-20352-2