Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Lettres types
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1. Introduction
Ce chapitre présente les lettres types employées pour informer toute personne qui présente une demande au sujet des modalités prévues par la Loi sur l'accès à l'information ou des mesures qui ont été prises à la suite d'une demande présentée aux termes de la Loi. Les institutions ne sont pas tenues d'employer le libellé exact ou la structure de ces lettres, mais elles doivent toutefois veiller à ce que tous les éléments essentiels y soient.
Appendice A - Avis de demande de présentation d'une demande officielle d'accès
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Nous ne pourrons donner suite à votre demande d'accès que si celle-ci est présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Une formule de demande d'accès à l'information est jointe à la présente. Vous pouvez cependant présenter votre demande d'accès par le biais d'une simple lettre, pourvu que celle-ci précise que votre demande est faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Si vous désirez exercer le droit que vous confère cette loi, veuillez remplir et nous retourner cette formule (ou votre lettre) accompagnée du dépôt prescrit afin que nous puissions traiter votre demande.
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Pièce jointe
Appendice B - Avis d'erreur ou d'omission dans la demande d'accès et demande d'informations additionnelles permettant de retrouver les documents concernés
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Nous ne pouvons donner suite à la demande que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et qui nous est parvenue le (date) parce qu'il nous manque certains renseignements.
Nous vous retournons donc votre première formule de demande d'accès sur laquelle nous avons indiqué les zones qui n'ont pas été remplies ou qui doivent être corrigées. Lorsque vous aurez rempli et retourné la nouvelle formule ci-jointe, nous pourrons alors traiter votre demande.
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Pièces jointes
Appendice C - Avis de réclamation du dépôt prescrit
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Nous ne pourrons donner suite à la demande que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information que si vous faites parvenir la somme de _____ $ qui représentent le dépôt prescrit. Veuillez donc nous faire parvenir un chèque ou mandat poste à l'ordre du (de la)____________________ pour cette somme afin que nous puissions traiter votre demande.
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Appendice D - Avis d'exclusion des renseignements de la Loi sur l'accès à l'information
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Nous avons reçu le (date), votre demande d'accès pour les renseignements suivants:
Ces renseignements sont exclus de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, plus précisément par :
- le paragraphe 68 a) qui stipule que ________;
ou
- le paragraphe 68 b) qui stipule que ________;
ou
- le paragraphe 68 c) qui stipule que ________;
ou
- le paragraphe 69(1) qui stipule que ________.
En conséquence, il ne vous seront pas communiqués.
Vous avez le droit de porter plainte au Commissaire l'information au sujet du refus de communication en écrivant à l'adresse suivante:
Commissaire à l'information
_______________________
_______________________
_______________________
Toute plainte au Commissaire à l'information doit lui être adressée dans un délai d'un an à compter de la date de réception de votre demande d'accès par notre bureau (insérer date).
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Appendice E - Avis de transmission d'une demande à une autre institution
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Votre formule de demande d'accès à l'information nous est parvenue le (date). Cette question relève plus particulièrement du (nom de l'institution fédérale), à qui nous avons transmis votre demande et qui a accepté de l'étudier en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Toute correspondance à ce sujet devra donc désormais être adressée à (nom de l'institution susmentionnée), à l'attention de (nom du fonctionnaire compétent).
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Appendice F - Avis d'exception
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
La demande que vous nous avez adressée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information nous est parvenue le (date). Nous ne pouvons vous communiquer les documents demandés, car ils sont visés par une exception en vertu de la Loi susmentionnée.
Plus précisément les documents concernés sont touchés par l'article/les articles _____ de la Loi selon lesquels :
Je vous signale qu'au cours de l'année qui suivra la date réception de votre demande par notre bureau, vous pouvez porter plainte au Commissaire à l'information concernant ce refus de communication. Votre plainte devrait être adressée comme suit:
Le Commissaire à l'information
__________________________
__________________________
__________________________
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Appendice G - Avis d'exception partielle
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
La présente fait suite à la demande d'accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, laquelle nous est parvenue le (date).
Vous trouverez ci-joint des copies de tous les documents communicables en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Vous remarquerez que certaines portions de documents ont été prélevées, conformément à l'article 25 de cette loi. Les portions prélevées sont assujetties à une exception appliquée en vertu de
l'article _______, qui stipule que
Je vous signale que vous pouvez, dans un délai d'un an suivant la date de réception de votre demande par ce bureau (insérer la date),déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information au sujet du refus de communication de ces renseignements. Votre plainte devrait être envoyée à l'adresse suivante :
Le Commissaire à l'information
__________________________
__________________________
__________________________
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Pièces jointes
Appendice H - Avis de prorogation du délai de traitement d'une demande d'accès
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
La présente fait suite à la demande d'accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, laquelle nous est parvenue le (date).
Outre la limite de 30 jours stipulée dans la Loi, il nous faudra un délai additionnel maximum de (nombre de jours) jours pour traiter votre demande parce que ___________________.
Je vous signale que vous pouvez, dans un délai d'un an suivant la date de réception de votre demande par ce bureau (insérer la date),déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information au sujet de cette prorogation. Votre plainte devrait être adressée comme suit :
Le Commissaire à l'information
__________________________
__________________________
__________________________
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès
Appendice I - Avis de refus de confirmation de l'existence des renseignements
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
La présente fait suite à la demande d'accès que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, laquelle nous est parvenue le (date).
Je regrette de devoir vous informer que nous ne pouvons donner suite à votre demande. Cependant, si ces renseignements existaient, ils seraient assujettis à une exception en vertu de
l'article _______, qui stipule que
Je vous signale que vous pouvez, dans un délai d'un an suivant la date de réception de votre demande par ce bureau (insérer la date),déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information au sujet du refus de communication de ces renseignements. Votre plainte devrait être envoyée à l'adresse suivante :
Le Commissaire à l'information
__________________________
__________________________
__________________________
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Appendice J - Estimé des frais exigibles
Nom de l'auteur de la demande :
Date :
Adresse :
Numéro de référence :
_______________,
Nous avons reçu le (date) votre formule de demande d'accès à l'information. Les documents que vous désirés ne peuvent être fournis que contre paiement des droits mentionnés aux paragraphes 11(2), (3) et (4) de la Loi sur l'accès à l'information.
Par conséquent, nous vous demandons de nous verser une somme de________ $ pour le traitement de votre demande dont les cinq premières heures seront prises en charge par nous. Cette somme couvre les opérations suivantes :
-
Je vous signale que les frais de reproduction peuvent être réduits si vous examinez le document en personne plutôt que d'en commander une copie.
Si vous désirez que nous donnions suite à votre demande, veuillez nous faire parvenir un dépôt au montant de _______ $, sous forme de chèque ou mandat poste à l'ordre du receveur général pour le Canada et nous indiquer le numéro de référence susmentionné. Le solde sera dû avantla livraison des documents. Le traitement de votre demande sera amorcé une fois que nous aurons reçu votre dépôt.
Vous pouvez, dans un délai d'un an suivant la date de réception de votre demande d'accès par ce bureau (insérer la date), déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information concernant le montant exigé pour le traitement de votre demande. Votre plainte devrait être adressée comme suit :
Le Commissaire à l'information
__________________________
__________________________
__________________________
Je vous prie d'agréer, _______________, mes salutations distinguées.
Le coordonnateur de l'accès à l'information,
Pièces jointes