Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Renseignements exclus
Cette page Web a été archivée dans le Web
L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.
Renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Afin de préserver la nature confidentielle essentielle au bon fonctionnement du système de gouvernement canadien basé sur le rôle du Cabinet, le paragraphe 70(1) stipule que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. La Loi ne fournit pas une définition exhaustive des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Cependant, ce paragraphe énumère certains types de documents, sans en restreindre la définition générale. La politique fédérale prévoit que les institutions fédérales doivent consulter le conseiller juridique du Bureau du Conseil privé dans tous les cas où des renseignements qui peuvent être considérés comme des renseignements confidentiels du Cabinet ont été repérés lors d'une réponse à une demande de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi. Ces consultations devraient être organisées sur l'initiative du conseiller juridique pour l'institution concernée et les copies des renseignements ainsi que des documents de référence suffisants pour permettre de déterminer la confidentialité des renseignement doivent être transmis au Bureau du Conseil privé, conformément aux procédures énoncées à l'appendice A.
Les renseignements exclus du champ d'application de la Loi devraient être distingués des renseignements qui ne peuvent être communiqués en vertu de la Loi. Les renseignements qui font l'objet d'une exception sont soumis à l'examen du Commissaire à la protection de la vie privée et de la Cour fédérale. Les renseignements exclus ne sont soumis ni à l'examen du Commissaire à la protection de la vie privée, ni à l'examen de la Cour fédérale.
Afin d'aider le Commissaire à la protection de la vie privée à mener les enquêtes, les institutions fédérales sont tenues, sur demande du Commissaire, de préparer un certificat attestant que les renseignements refusés au requérant constituent des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, au sens de l'article 70 de la Loi, ce qui se fait par l'entremise du conseiller juridique du ministère, en consultation avec le conseiller juridique du Bureau du Conseil privé.
Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, en vertu de la politique fédérale, on doit répondre à la demande de communication déposée par un individu. La réponse de l'institution au requérant devrait mentionner les renseignements exclus ainsi que les renseignements qui font l'objet d'une exception (voir les lettres types au chapitre 3-6).
Du fait du nombre restreint de demandes concernant des renseignements personnels contenus dans des documents du Conseil privé de la Reine, nous ne développerons pas le sujet ici. Le chapitre 2-6 du volume Accès à l'information contient des conseils plus détaillés sur les principes et l'application des exclusions relatives aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine. Si, au cours de l'examen des documents en réponse à une demande de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements s'avèrent être des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine, ils devraient être acheminés au conseiller juridique de l'institution pour examen et conseil.
Autres renseignements exclus
Le paragraphe 69(1) stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents suivants :
- les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public;
- les documents déposés aux Archives nationales, à la Bibliothèque nationale, au Musée des beaux-arts du Canada, au Musée canadien des civilisations, au Musée canadien de la nature et au Musée national des sciences et de la technologie par ou pour des personnes ou des organisations extérieures aux institutions fédérales.
Ceci signifie que les renseignements personnels qui entrent dans ces catégories ne sont pas protégés par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qu'ils ne sont pas accessibles en vertu de la Loi. Comme pour les renseignements confidentiels du Cabinet, ces renseignements ne sont pas touchés par la Loi, même si l'on doit répondre à toute demande de communication de ces renseignements.
Appendice A - Renseignements confidentiels du Cabinet
Procédures de traitement des renseignements confidentiels du Cabinet
1. Examen par les agents de protection de la vie privée du ministère et par les agents détenant l'expertise nécessaire dans le domaine concerné
Une fois que les dossiers concernant la demande de communication ont été repérés, ils sont examinés par les agents du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, par des agents ayant l'expertise nécessaire dans le domaine concerné, ou par les deux. S'ils jugent que les dossiers en question ou certaines parties de ces dossiers contiennent des renseignements confidentiels du Cabinet, ils devraient indiquer quels sont les dossiers ou les parties de dossiers concernés ainsi que les paragraphes applicables en vertu de l'article 70. Par exemple, si l'un des documents est une note de service au Cabinet, il devrait porter la mention *EXCLURE B 70.(1)a)+.
2. Consultation obligatoire
Une fois le processus d'examen terminé, tous les documents qui peuvent être considérés comme des renseignements confidentiels du Cabinet ou susceptibles de contenir des renseignements révélant le contenu de renseignements confidentiels du Cabinet doivent être envoyés à l'avocat du ministère pour examen. Si l'avocat confirme que ces documents sont ou peuvent contenir des renseignements confidentiels du Cabinet, il doit les envoyer au Bureau du conseiller juridique du Bureau du Conseil privé et joindre une explication de la raison pour laquelle la totalité ou une partie de ces documents devrait être exclue. Ces données devraient de préférence être présentées sous forme de tableau contenant les rubriques suivantes : une description du document, une partie du document faisant l'objet de l'examen, l'alinéa que l'on se propose d'appliquer, les raisons motivant l'exclusion du document et une section pour l'approbation de l'exclusion et/ou commentaires du conseiller juridique du Bureau du Conseil privé.
3. Enquête concernant une plainte
Si le requérant dépose une plainte relative au refus de communication des documents demandés, un enquêteur du Commissariat à la protection de la vie privée demandera à examiner tous les documents auxquels le requérant n'a pu avoir accès. L'enquêteur ne peut avoir accès à tout ou partie des documents pour lesquels une exclusion a été invoquée en vertu de l'article 70. L'enquêteur du Commissariat à la protection de la vie privée ne peut avoir accès qu'aux documents dont les renseignements confidentiels du Cabinet ont été prélevés. Toutefois, le Commissaire peut exiger une attestation que ces documents, ou une partie de ces documents, constituent des renseignements confidentiels du Cabinet. Les procédures pour la préparation d'un certificat pour le Commissaire à la protection de la vie privée sont identiques aux procédures de la préparation d'un certificat pour le Commissaire à l'information, comme il est précisé au chapitre 3-4 du volume Accès à l'information.