Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Conservation et retrait des renseignements personnels

Cette page Web a été archivée dans le Web

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Exigences légales

En vertu du paragraphe 6(1) de la Loi et du paragraphe 4(1) du règlement, les institutions fédérales qui ont utilisé des renseignements personnels à  des fins administratives doivent les conserver pendant au moins deux ans après leur dernière utilisation à  moins que la personne concernée consente à  leur retrait à  une date antérieure. Lorsque les institutions ont reçu une demande d'accès à  des renseignements personnels, elles doivent conserver ces renseignements jusqu'à  ce que le requérant ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nonobstant ces exigences, lorsqu'une situation d'urgence survient dans une mission canadienne à  l'étranger, le chef ou l'agent principal de cette mission peut ordonner la destruction des renseignements personnels afin d'éviter d'en perdre le contrà´le.

Calendrier de retrait

La Loi sur les Archives nationales du Canada et la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement prévoient que les institutions fédérales devraient établir un calendrier de conservation et de retrait pour tous les renseignements personnels qu'elles détiennent, conformément aux principes énoncés au paragraphe précédent. De plus, les institutions fédérales devraient consigner dans un registre, conformément aux principes suivants, les renseignements personnels à  conserver ou à  retirer :

  1. les renseignements personnels recueillis avant l'entrée en vigueur de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ne concernent aucun programme ni aucune activité autorisés de l'institution qui les détient seront retirés;
  2. lorsque la conservation de renseignements personnels pourrait nuire aux intérêts de la personne qu'ils concernent, ils seront retirés;
  3. sous réserve des exigences judiciaire, lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou réunis par l'institution qui les détient, ils seront retirés.

Lorsque les renseignements personnels ont dépassé la période de conservation consignée et que, d'après l'archiviste national, ils ont une valeur historique, ils doivent être transmis aux Archives nationales; autrement, ils doivent être détruits d'une manière conforme à  leur classification sécuritaire.

Conservation pour un minimum de deux ans

Le retrait des renseignements personnels avant l'expiration de la période de deux ans est autorisé avec le consentement de la personne qu'ils concernent. Ce qui peut se produire si, par exemple, au cours de cette période de deux ans, les renseignements disponibles sont déclarés erronés et que le retrait est le meilleur moyen de les corriger, ou si les renseignements personnels ne sont plus nécessaires. La personne concernée doit donner, par écrit, son autorisation de retirer les renseignements personnels.

L'obligation de conserver les renseignements jusqu'à  ce que la personne concernée ait pu exercer tous ses droits en vertu de la Loi signifie que, lorsque cette personne a fait une demande d'accès aux renseignements personnels, ces renseignements doivent être conservés pendant une période d'au moins deux ans après la dernière action entreprise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, les renseignements doivent être conservés pendant au moins deux ans après que l'institution a répondu à  la demande. Si le requérant porte plainte auprès du Commissaire à  la protection de la vie privée, les renseignements doivent être conservés pendant au moins deux ans après que le Commissaire a présenté ses recommandations relativement à  la plainte. Si le Commissaire recommande de faire appel devant la Cour fédérale, les renseignements doivent alors être conservés pendant au moins deux ans après que la Cour a rendu sa décision, et ainsi de suite.

Lorsque les renseignements personnels se trouvent dans les dossiers personnels d'anciens employés d'institutions fédérales ou d'anciens membres des Forces armées canadiennes, l'institution concernée doit les conserver pendant un an après la cessation d'emploi. Les renseignements doivent ensuite être transmis aux Archives nationales pour la deuxième année de la période de conservation d'un minimum de deux ans.

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent faire un relevé des cas d'usage ou de communication des renseignements personnels si ceux-ci ne figurent pas dans la description du fichier de renseignements personnels que contient Info Source et doivent joindre le relevé des cas d'usage ou de communication aux renseignements personnels.

Conformément à  l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, une demande de communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et tout renseignement communiqué en réponse à  cette demande doit être conservé pendant au moins deux ans après que l'institution a reçu la demande.