Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Rapports annuels

L'article 72 de la Loi stipule que dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit déposer devant le Sénat et la Chambre des communes un rapport d'application de cette Loi en ce qui concerne sont institution. Ce rapport sert à attester la responsabilité des institutions quant à leurs actions et leurs décisions. Tous les rapports annuels sont ensuite renvoyés devant le comité permanent chargé par le Parlement d'examiner l'application de cette Loi. Ces rapports fournissent également les éléments d'un rapport collectif qui englobe tout le gouvernement.

En outre, les institutions du gouvernement fédéral soumettent au Conseil du Trésor des rapports statistiques annuels sur l'application cette Loi. Ces données sont réunies en un rapport global.

Afin de s'assurer que les statistiques compilées par chaque institution sont comparables, les institutions devraient utiliser les mêmes définitions dans le cadre de leur activités collecte de données. Ainsi, les catégories de renseignements utilisées dans tout document ou système de repérage devraient s'apparenter aux catégories de renseignements qui contient le rapport statistique.

Les directives spéciales sur la façon de compiler les rapports annuels sont diffusées aux institutions avec le rappel de la date d'échéance des rapports.

Remarque : Les définitions suivantes servent uniquement à la compilation des statistiques en vertu de la Loi.

Abandon de la demande (abandoned by applicant)

il s'agit des cas où l'auteur de la demande retire sa demande officiellement en pour n'importe quelle raison, ou lorsqu'il ne répond pas, dans la correspondance qui lui est envoyée.

Aucune communication (exemption) (nothing disclosed (exempt))

il n'y a pas eu de communication étant donné que tous les renseignements faisaient l'objet d'une exception.

Aucune communication (exclusion) (nothing disclosed (excluded))

il n'y a pas eu de communication parce que les renseignements demandés sont exclus en vertu de l'article 68 ou 69 de la Loi sur l'accès à l'information.

Communication totale (all disclosed)

tous les renseignements demandés ont été communiqués.

Communication partielle (disclosed in part)

en raison du principe de prélèvement, seule une partie du document a été communiquée. On devrait dans ces cas énumérer les dispositions d'exception ou d'exclusion invoquées.

Copies et examen (copies and examination)

ces termes se rapportent aux demandes d'accès entièrement traitées et à la suite desquelles l'auteur de la demande a reçu une copie de certains documents et a examiné les autres.

Copies de l'original (copies given)

s'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en fournissant des copies de document aux requérant. Ne mentionner que les cas où des copies constituent la seule méthode de consultation. Ne pas compter le nombre de page fournies au requérant.

Coûts (costs)

rendre compte des coûts relatifs à l'application de la loi en indiquant les ressources (traitement et autres frais de fonctionnement) utilisées au cours de la période visée par le rapport. Ne pas essayer de faire simplement la somme des coûts de traitement des demandes. Il faut indiquer les dépenses totales liées aux activités rattachées directement à l'application de la Loi (par exemple, formation, consultation, etc.). Les ressources humaines devraient être déclarées en années-personnes ou sous forme d'une décimale. Ne mentionner que les coûts relatifs aux demandes traitées au cours de la période visée par le rapport. Les coûts relatifs aux demandes reportées seront déclarés dans le rapport suivant. Il importe de distinguer les coûts liés à l'accès de ceux se rapportant à la protection des renseignements personnels.

Délai de traitement (completion time)

le délai est calculé sur la base de la période qui s'étend de la date de réception, par l'institution, de la demande complète, à, soit la date où les documents sont communiqués au requérant, soit la date à laquelle un avis de refus de communication est envoyé au requérant, soit la date où la demande de communication est transmise à une autre institution, ou encore à la date où le traitement de la demande est interrompu pour quelque raison. La somme des nombres figurant dans ces sections devrait correspondre au nombre figurant sous la rubrique «Demandes traitées».

Demande de renseignements (request)

• est faite par écrit, et indique convenablement l'identité de l'individu qui fait la demande et renferme une déclaration signée attestant que cet individu jouit du droit à l'accès en vertu de la Loi.
• a été adressé à un agent désigné dans Info Source comme étant le point de contact avec l'institution en question, ou a été reçue par cet agent.
• est accompagnée du versement requis par la Loi.

Dispositions prises à l'égard des demandes traitées (disposition of requests completed)

indiquer les dispositions prises à l'égard de chaque demande sous l'une des catégories suivantes.

En suspens depuis la période antérieure (outstanding from previous period)

s'applique aux demandes auxquelles on n'avait pas répondu de façon définitive à la fin de la période visée par le rapport précédent.

Examen de l'original (examination)

s'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en permettant au requérant de consulter les documents visés. Ne mentionner que les cas où aucune copie n'a été transmise.

Exceptions invoquées (exemptions invoked)

pour chaque demande, indiquer les types d'exception invoqués pour justifier un refus de communication. Ainsi, si pour une demande donnée, on a invoqué cinq exceptions différentes, il faudra inscrire une exception sous chaque section pertinente, pour un total de cinq. Si une exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, on ne l'indiquera qu'une seule fois.

Exclusions citées (exclusions cited)

indiquer, pour chaque demande, le type d'exclusion cité.

Frais (fees)

les frais sont établis conformément au Règlement.

Méthode de consultation (method of access)

la somme de ces subdivisions devrait correspondre à la somme des «communication totale» et «communication partielle».

Prorogations des délais (extensions)

indiquer le nombre de demandes de prorogations de délai demandées au cours de la période visée par le rapport, par subdivision.

Reçues au cours de la période visée par le rapport (received during reporting period)

s'applique uniquement aux demandes reçues pour la première fois. La période visée par le rapport s'étend du 1er avril au 31 mars. Cette catégorie ne comprend pas les demandes présentées de nouveau à la suite d'un avis de la part de l'institution fédérale de transmettre plus de renseignements ou de verser les frais exigés par la Loi sur l'accès à l'information.

Reportées (carried forward)

s'applique au cas où l'accès physique n'a pas encore été accordé ou l'avis de refus de communication n'a pas encore été envoyé à l'auteur de la demande.

Source (source)

ce terme s'applique à l'auteur de la demande, s'agit-il d'un représentant des médias, des affaires, etc.

Traitées pendant la période visée par le rapport (completed during reporting period)

s'applique aux demandes qui ont fait l'objet d'une réponse définitive, incluant la communication ou la non communication des documents demandés, ainsi que la décision de fermer le dossier d'une demande en raison du fait qu'aucune réponse définitive n'a pu être fournie à l'auteur de la demande (abandon, traitement impossible, etc.). Cette catégorie s'applique aussi aux demandes transmises. Dans les cas où un avis d'intention de donner accès aux documents a été envoyé mais aucune mesure n'a encore été prise, les renseignements devraient être consignés à la rubrique «Reportées».

Traitement impossible (unable to process)

cette catégorie comprend les demandes qui ne peuvent être mentionnées sous une autre rubrique : demandes faites en vertu d'une loi qui ne s'y applique pas; demandes concernant des documents dont il n'existe aucune trace.

Traitement non officiel (treated informally)

il s'agit des cas où l'on a décidé, de concert avec le requérant, de suspendre le traitement d'une demande officielle et de fournir les renseignements requis par des moyens acceptables aux deux parties. Une demande traitée de façon non officielle ne peut être assimilée à une demande abandonnée.

Transmission (transferred)

cette catégorie comprend les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, transmises à une autre institution fédérale «davantage concernée».