Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Généralités
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Introduction
Cette partie du manuel sur la protection des renseignements personnels vise à fournir des lignes directrices pour l'interprétation et l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des règlements et des politiques qui s'y rapportent. Ces lignes directrices sont destinées aux fonctionnaires pour la mise en application quotidienne de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles peuvent également servir de référence à quiconque s'intéresse aux questions relatives à la protection des renseignements personnels ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La Loi sur la protection des renseignements personnels, de même que le Règlement et la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la protection, la conservation et le retrait des renseignements personnels, y compris l'information du grand public sur la collecte et l'utilisation des renseignements personnels par les institutions fédérales et l'accès des individus aux renseignements qui les concernent. Le principe sous-jacent est le suivant : les individus ont un droit fondamental de contrôler les renseignements personnels qui les concernent; ils ont le droit de savoir pourquoi les institutions fédérales recueillent des renseignements à leur sujet, comment ces renseignements vont être utilisés, combien de temps ils vont être conservés et qui y aura accès. La Loi sur la protection des renseignements personnels offre également aux individus un droit fondamental d'accès à tous les renseignements personnels les concernants qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve, uniquement, des exclusions et des exceptions limitées et spécifiques mentionnées dans la Loi. Les décisions relatives à l'application des exceptions discrétionnaires doivent être prises à la lumière du droit fondamental d'accès et de l'obligation, pour les institutions fédérales, de rendre compte au public du traitement qu'elles font des renseignements personnels. Les présentes lignes directrices doivent permettre de trouver un équilibre entre le principe d'accès et l'obligation de protéger les intérêts publics et privés exprimés dans les dispositions d'exclusion et d'exception contenues dans la Loi.
Champ d'application
La Loi sur la protection des renseignements personnels a été adoptée en juin 1982 et est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La Loi, ainsi que les dispositions du Règlement sur la protection des renseignements personnels s'appliquent à toutes les institutions dont le nom figure en annexe. De même, la politique sur la protection des renseignements personnels et des données s'applique aux institutions dont le nom figure en annexe, à l'exception de la Banque du Canada (paragraphe 71(2)).
La Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve au Chapitre 4-1. Le Règlement et les annexes qui s'y rapportent se trouvent au Chapitre 4-2.
Appendice - Définitions
Cour (court) B désigne la Division de première instance de la Cour fédérale.
Exception (exemption) B est une disposition de la Loi qui exige que le responsable d'une institution fédérale refuse de communiquer des renseignements demandés en vertu de la Loi ou qui l'autorise à refuser de communiquer ces renseignements. Le chapitre 2-9 traite des exceptions.
Fichier de renseignements personnels (personal information bank) B désigne un recueil de renseignements personnels relevant d'une institution fédérale, qui ont été utilisés, qui sont utilisés ou qui peuvent être utilisés à des fins administratives, ou qui sont marqués de façon à pouvoir être retrouvés en utilisant le nom d'une personne, un code chiffré d'identification, un symbole ou toute autre signe particulier attribué à ladite personne.
Institution fédérale (government institution) B désigne un ministère, un département d'État, un organisme ou un bureau du gouvernement fédéral dont le nom figure à l'annexe de la Loi. Lorsqu'on emploie le terme 'institution fédérale' dans les présentes lignes directrices, cela signifie que les décisions à prendre incombent soit au responsable de l'institution intéressée, soit à un employé de l'institution auquel le responsable a délégué le pouvoir de prendre ces décisions.
Loi (act) B désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Ministre désigné (designated minister) B est le président du Conseil du Trésor.
Plaignant (complainant) B est une personne qui a déposé une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Relever de (under the control) B on considère que des renseignements personnels relèvent d'une institution fédérale lorsque ladite institution est autorisée à accorder ou à refuser l'accès à ces renseignements, à décider de leur utilisation et, sous réserve de l'approbation de l'archiviste fédéral, à en disposer. On présume que les renseignements personnels qui sont en la possession de l'institution ou sous sa garde, qu'il s'agisse de l'administration centrale, des bureaux régionaux, auxiliaires ou autres, au Canada ou à l'étranger, relèvent de cette institution à moins de preuve du contraire.
Renseignements exclus (excluded information) B désignent les renseignements qui ne sont pas assujettis à la Loi. Ils sont décrits au chapitre 2-8.
Renseignements personnels (personal information) B sont définis à l'article 3 de la Loi. Cette longue définition n'est pas pour autant exhaustive, comme l'indique le terme *notamment+ qui précède la liste des exemples cités. Les renseignements qui ne sont pas expressément énumérés peuvent malgré tout entrer dans la définition des renseignements personnels s'ils sont définis comme des *renseignements concernant un individu identifiable+. Les renseignements sur les orientations sexuelles d'un individu, son revenu ou son affiliation politique sont des exemples supplémentaires de renseignements personnels.
Les alinéas j), k), l) et m) de la définition imposent certaines limites à la définition des renseignements personnels aux fins des restrictions sur l'utilisation et la divulgation des articles 7 et 8, de la disposition d'exception de l'article 26, et de l'exception mentionnée à l'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information. Ainsi, les renseignements sur le poste ou les fonctions d'un employé d'une institution fédérale B alinéa j) B, les renseignements sur la prestation de services par un individu dans le cadre d'un contrat conclu avec une institution fédérale B alinéa k) B, les renseignements sur des avantages financiers facultatifs B alinéa l) B et les renseignements sur un individu décédé depuis plus de vingt ans B alinéa m) B ne sont pas protégés par les dispositions de la Loi relatives à l'utilisation et à la divulgation.
Les limites énoncées aux alinéas j), k) et l) reflètent le principe selon lequel l'obligation des institutions fédérales de rendre des comptes au public signifie que le public doit pouvoir avoir accès à certains renseignements relatifs aux service publics, aux contrats de prestation de service conclus par les institutions fédérales et à l'octroi, par les institutions fédérales, d'avantages financiers facultatifs. Les exclusions mentionnées à ces alinéas doivent être interprétés de façon très stricte et en gardant à l'esprit que l'objet de la Loi est de protéger les renseignements personnels. Ainsi, ces alinéas devraient uniquement être appliqués aux renseignements factuels relatifs au poste, au contrat ou aux avantages facultatifs. Les évaluations du rendement d'un individu, les déclarations de conflit d'intérêt ou les rapports sur des mesures disciplinaires concernent l'individu et non pas le poste et, à ce titre, ne font pas partie des exceptions. La délivrance d'un permis ou d'une licence doit être facultative et conférer un avantage financier direct à son bénéficiaire afin de ne pas être protégée par la Loi. La délivrance d'un permis ou d'une licence n'est pas considérée comme facultative si quiconque répond à un ensemble de critères objectifs se voit délivrer le permis ou la licence ou si les bénéficiaires du permis ou de la licence sont déterminés par d'autres moyens objectifs, notamment par un système de tirage au sort.
Les limites énoncées à l'alinéa m) reflètent le concept selon lequel l'intérêt des renseignements personnels diminue avec le temps, après le décès d'un individu.
Requérant (applicant) B est une personne qui a demandé de consulter des renseignements personnels la concernant, qui a fait une demande de correction des renseignements personnels ou une demande de mention des corrections ou qui a exercé, en vertu de la Loi, ses droits de faire examiner sa demande par la Cour.