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Annulée [2014-06-09] - Ligne directrice sur l'usage externe du Web 2.0

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1. Date de publication

La date de publication de la présente Ligne directrice est le 18 novembre 2011, et elle sera examinée et mise à jour de façon continue au besoin.

2. Objet

La présente Ligne directrice est conçue pour fournir une orientation particulière aux ministères fédéraux au sujet de l'usage externe des outils et des services du Web 2.0.

Elle ne modifie ou ne remplace d'aucune façon des lois ou des instruments de politique en vigueur. Quand ils entrent en interaction avec des publics extérieurs par l'entremise d'outils et de services du Web 2.0 à des fins ministérielles officielles, les ministères doivent se conformer aux exigences des lois et des politiques en place. La présente Ligne directrice comprend des conseils pratiques conçus pour aider votre ministère à prendre des décisions éclairées au sujet de la façon de satisfaire à ces exigences dans le cadre de l'usage externe des outils et des services du Web 2.0. La Ligne directrice invite en outre les ministères à :

  • Concevoir des obligations redditionnelles claires aux fins de la coordination des initiatives ministérielles du Web 2.0.
  • Élaborer une orientation destinée aux employés, au sujet de l'usage du Web 2.0, qui porte sur les comportements attendus, les avantages, les risques et les conséquences de tous les genres d'utilisations possibles (utilisation officielle et personnelle, et réseautage à des fins professionnelles).

Cette orientation ne couvrira peut-être pas toutes les situations, mais elle aidera les ministères à faire de bons choix qui atténuent les risques tout en maximisant les avantages de ces outils et services.

2.1 Application

La présente Ligne directrice a été publiée par la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Elle appuie le Cadre stratégique pour l'information et la technologie , y compris la Politique sur la gestion des technologies de l'information et la Politique sur la gestion de l'information, ainsi que la Politique de communication du gouvernement du Canada, et doit être lue en tenant compte de ces documents. À moins d'indication contraire expresse, l'orientation fournie s'applique à l'usage des outils et services du Web 2.0 mis au point par le gouvernement du Canada et/ou hébergés dans les réseaux du gouvernement du Canada, ainsi qu'à celle des outils et services qui ont été mis au point et/ou sont hébergés par de tierces parties.

La présente Ligne directrice s'applique aux ministères au sens de la définition prévue à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins qu'ils en soient exclus aux termes de lois, de règlements ou de décrets particuliers. D'autres institutions du gouvernement du Canada peuvent utiliser la présente Ligne directrice en fonction de leurs besoins opérationnels. Comme certains des instruments de politique dont il est question dans la présente Ligne directrice, y compris ceux qui ont trait aux langues officielles, aux valeurs et à l'éthique, ainsi qu'aux activités politiques, ont des applications particulières qui peuvent être plus larges ou plus restreintes que le public auquel s'adresse la présente Ligne directrice, chaque ministère doit tenir compte de ses propres obligations. Tous les ministères du gouvernement du Canada sont invités à profiter de la présente Ligne directrice pour appuyer leurs obligations existantes et y ajouter.

3. Contexte

3.1 Qu'est-ce que le Web 2.0?

Le Web 2.0 s'entend des outils et des services Internet qui permettent le partage commun de l'information, le dialogue et le contenu produit par l'utilisateur, ce qui peut comprendre les médias sociaux (p. ex., Facebook, Twitter, YouTube, Linked-In, blogues), qui permettent à des participants ayant des profils sociaux/d'utilisateurs distincts de créer et de partager le contenu produit par l'utilisateur, y compris du texte, des images, des documents vidéo et audio, et d'interagir avec ce contenu, ainsi que les technologies de collaboration (p. ex., les wikis, les documents sur Google (Google Docs)), qui permettent à de nombreux utilisateurs de créer du contenu en collaboration.

3.2 Avantages de l'usage

Les ministères fédéraux sont invités à utiliser les outils et services du Web 2.0 comme moyens efficaces et efficients d'interagir avec le public. Un grand nombre de Canadiens utilisent maintenant régulièrement les outils et services du Web 2.0 afin de trouver de l'information au sujet de particuliers et d'organismes, et d'interagir avec eux. Pour bon nombre de Canadiens, le Web 2.0 devient de plus en plus le principal moyen d'envoyer, de recevoir et de produire de l'information. En raison de la nature participative du Web 2.0, il peut faciliter la participation et la communication interactives et rapides entre les ministères, leurs partenaires et leurs clients au moyen de certaines utilisations communes, y compris :

  • le recrutement;
  • le risque et les communications urgentes;
  • les services au public;
  • la sensibilisation et l'éducation des intervenants;
  • à titre d'outil axé sur la collaboration;
  • la consultation.

3.3 Risques liés à l'usage

Même si l'on encourage l'usage du Web 2.0 en raison de ses nombreux avantages éventuels, les ministères ne devraient pas perdre de vue les risques et les défis qu'il peut parfois présenter, notamment :

  • La difficulté de concilier obligations constitutionnelles, législatives, réglementaires et stratégiques et contraintes technologiques et tendances au chapitre de l'usage de ces outils et services (p.ex., concilier le respect des exigences entourant les langues officielles et l'usage d'un outil du Web 2.0 qui compte des limites de caractères par message).
  • Le risque d'utilisation malveillante du contenu du gouvernement du Canada qui est partagé au moyen des outils et services du Web 2.0, en particulier quand cette utilisation est assujettie aux modalités de service des tiers fournisseurs du Web 2.0 (p. ex., renseignements d'un profil réutilisés par un tiers à des fins publicitaires).
  • Les perceptions négatives découlant des initiatives du Web 2.0 liées au gouvernement du Canada, y compris les utilisateurs qui publient des observations abusives ou offensantes, les tentatives de dialogue au sujet d'orientations ou de décisions politiques, le vandalisme en ligne, et l'incapacité d'être à la hauteur des attentes raisonnables de communication bilatérale en temps opportun.
  • L'interprétation erronée des observations ou de l'activité en ligne, ou les deux, concernant ce qui constitue une position officielle du gouvernement du Canada et ce qui constitue la position d'un employé.
  • La difficulté de protéger la vie privée des membres du personnel et du public qui entrent en interaction au moyen des outils et services du Web 2.0.
  • Des modalités de service exhaustives et juridiquement contraignantes qui peuvent, si elles ne sont pas bien comprises et observées, présentent des risques juridiques pour le gouvernement du Canada et les particuliers.

4. Principaux points à considérer aux fins des initiatives entourant le Web 2.0

La présente section renferme des conseils et des orientations au sujet des principaux points dont les ministères auront à tenir compte au moment de mettre au point et d'exécuter des initiatives d'usage externe du Web 2.0. En particulier, elle précise les principaux points à considérer aux fins des étapes suivantes du cycle de vie d'une initiative du Web 2.0 :

  • Gouvernance et surveillance
  • Planification et conception
  • Règles de participation
  • Évaluation et mesure

Les ministères doivent veiller à ce que leur usage du Web 2.0 soit conforme à leur mandat. La gestion des initiatives du Web 2.0 doit être incluse dans les exercices périodiques de planification ministérielle afin de tenir compte de la valeur opérationnelle, et des exigences liées à la gouvernance, aux ressources, aux coûts, aux communications, aux politiques et aux lois, ainsi que des risques et des difficultés liés à l'usage.

4.1 Gouvernance et surveillance

  1. Les ministères devraient désigner un haut fonctionnaire responsable de la coordination de toutes les activités du Web 2.0 ainsi que de la structure de gouvernance qui s'impose. Il est recommandé que le chef des communications soit ce fonctionnaire désigné. Cette personne désignée devrait collaborer avec les membres du personnel du ministère ayant les compétences aux fins de l'utilisation et de l'exécution des initiatives du Web 2.0, ainsi qu'avec des représentants des domaines suivants dans leur structure de gouvernance : gestion de l'information, technologie de l'information, communication, langues officielles, Programme de coordination de l'image de marque, services juridiques, accès à l'information et protection des renseignements personnels, sécurité, valeurs et éthique, programmes et services, ressources humaines, collectivité des utilisateurs, ainsi que le haut fonctionnaire ministériel établi par la Norme sur l'accessibilité des sites Web. Il est particulièrement important de mettre sur pied une équipe multidisciplinaire de façon que les politiques soient interprétées et observées comme il se doit dans le cadre de la gestion des ressources en information par l'entremise d'outils et de services du Web 2.0.
  2. La gouvernance des initiatives du Web 2.0 doit être claire, succincte et bien communiquée de façon que tous les membres du personnel des ministères soient conscients de leurs responsabilités et de la façon dont les décisions sont prises. La gouvernance des initiatives du Web 2.0 devrait être intégrée aux structures ministérielles de gouvernance en place de manière à réduire le dédoublement des efforts, de l'information et des dépôts, et pour assurer la cohérence de la participation.
  3. Quand il est probable qu'une initiative du Web 2.0 exigera une présentation au Conseil du Trésor (p. ex., pour une modification demandée dans le cadre du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) pour un identifiant de programme ou de ministère unique), l'analyste du SCT qui s'impose devrait être mobilisé tôt dans le processus de planification.
  4. Le centre redditionnel ministériel désigné aux fins des initiatives du Web 2.0 devrait être le point de coordination au titre de la création et de la gestion des comptes et des profils ministériels officiels du Web 2.0. Il doit aussi veiller qu'au moment de la création de ces profils et de ces comptes, le ministère applique des modalités de service uniformisées au titre des outils et services du Web 2.0 de tiers (vous trouverez à l'annexe H plus de détails sur les modalités de service uniformisées).
  5. L'adoption de démarches qui reflètent la nature participative des plateformes du Web 2.0 devrait être encouragée et soutenue au sein de la structure de gouvernance. Ces démarches peuvent inclure la mise à profit et le développement de communautés de pratique et de communautés d'intérêt, ainsi que des processus visant à intégrer la contribution de ces collectivités aux structures de gouvernance mises en place. Dans les cas où de nombreux ministères collaborent au moyen de l'usage des outils et services du Web 2.0, une structure de gouvernance touchant l'ensemble des ministères est recommandée.
  6. On devrait élaborer une stratégie (et des politiques, au besoin) ministérielle globale d'usage des outils et services du Web 2.0, en tenant compte :
    • du mandat existant et de sa valeur opérationnelle pour le ministère;
    • des obligations liées aux lois et aux politiques;
    • des structures de gouvernance ministérielles;
    • des besoins opérationnels, y compris au chapitre des ressources et des coûts;
    • des risques et des difficultés liés à l'usage;
    • de l'évaluation et de l'autorisation de l'accès aux outils et services du Web 2.0 sur les réseaux ministériels;
    • des comportements et des marches à suivre attendus de la part des membres du personnel et recommandés à ceux-ci;
    • de la surveillance et des conséquences;
    • des leçons retenues et partagées par d'autres ministères.

4.2 Planification et conception

  1. Avoir un plan : Pour chaque initiative du Web 2.0, les ministères devraient élaborer un plan auquel contribuent des conseillers ministériels en communication, et qui observe les politiques et les directives ministérielles en matière d'activités de communications extérieures. Ce plan devrait préciser :
    1. Les vecteurs opérationnels de l'usage des outils et services du Web 2.0.
    2. Comment cet usage correspond aux objectifs généraux du gouvernement, des ministères, des programmes ou des projets, de manière à faire en sorte qu'il soit harmonisé avec les résultats globaux.
    3. La délimitation des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles.
    4. La prise en considération des publics cibles (comportements dans Internet, langue préférée, personnes ayant un handicap, utilisation de technologies mobiles, niveaux d'alphabétisme, connaissance et compréhension des enjeux, positions par rapport aux enjeux, etc.) afin de déterminer quels sont les outils et services du Web 2.0 qui conviennent le mieux au ministère, et la bonne façon de gérer les interactions.
    5. Les pouvoirs liés à l'approbation ou à la propriété des projets, aux concours et aux contrats, à la propriété intellectuelle, et aux permis.
    6. Un plan de gestion et d'évaluation des risques.
    7. Un plan de communication qui permet :
      1. de préciser la nature prévue des interactions;
      2. d'intervenir auprès des parties prenantes, y compris quand les réponses sont cruciales, politiques, hors sujet ou abusives;
      3. de faire en sorte que les messages liés aux outils et services du Web 2.0 correspondent aux thèmes et aux messages du gouvernement du Canada véhiculés sur d'autres voies de communication.
    8. L'attribution des ressources (humaines, techniques et financières) qui s'imposent, y compris les ressources nécessaires pour gérer les comptes dans les deux langues officielles.
    9. La formation requise pour veiller à ce que les membres du personnel comprennent comment utiliser les outils et services du Web 2.0 à l'intérieur du cadre des lois et des politiques du gouvernement du Canada et du ministère.
    10. Une démarche d'évaluation de programme, y compris les paramètres disponibles et ce qui définit le succès.
    11. Un calendrier d'évaluation proposé.
    12. Un processus d'amélioration continue pour apprendre et améliorer l'initiative.
    13. Comment il sera progressivement abandonné ou fera l'objet d'une période de transition au besoin.
  2. Se conformer aux politiques : Quand ils utilisent des outils et services du Web 2.0 à des fins officielles, les ministères doivent assurer l'observation des lois et des politiques du ministère. L'information au sujet de certaines obligations liées aux politiques et aux lois est fournie à l'annexe de la présente Ligne directrice, et il faut s'y référer pour obtenir des détails additionnels. Pour résumer les annexes, parmi les principaux points stratégiques à considérer aux fins de l'élaboration d'initiatives du Web 2.0, mentionnons (en ordre alphabétique) :
    1. L'accessibilité
      1. Les pages Web du gouvernement du Canada (y compris les applications Web) accessibles au public doivent être conformes aux exigences précisées dans la Norme sur l'accessibilité des sites Web. Les outils et services du Web 2.0 intégrés à ces pages Web (y compris les applications Web) doivent aussi être conformes aux exigences précisées dans la Norme sur l'accessibilité des sites Web.
      2. Le contenu Web du gouvernement du Canada hébergé par le biais des outils et services du Web 2.0 (y compris des sites Web) de tiers de l'extérieur devrait être conforme aux pratiques exemplaires en matière d'accessibilité du Web concernant ces outils et services, et il doit inclure des liens vers un contenu équivalent dans des sites Web du gouvernement du Canada, le tout devant être conforme à la Norme sur l'accessibilité des sites Web.
    2. Communications
      1. Vérifier que l'initiative du Web 2.0 prévue correspond aux thèmes et aux messages du gouvernement du Canada ainsi qu'aux objectifs et aux exigences des ministères en matière de communication et de consultations. Le Bureau du Conseil privé devrait être mobilisé tôt dans le processus afin d'assurer l'harmonisation des activités du Web 2.0 avec les priorités du gouvernement du Canada en matière de communication et de consultation.
      2. Confirmer que si la collecte d'opinions ou de points de vue prévue au moyen de l'interaction avec le public correspond à la définition d'une recherche sur l'opinion publique, elle est conforme aux exigences obligatoires de la Politique de communication du gouvernement du Canada et de la Procédure de planification et d'attribution de marchés de services de recherche sur l'opinion publique connexe.
      3. Les activités publicitaires du Web 2.0 doivent être conformes aux exigences obligatoires de la Politique de communication du gouvernement du Canada et de la Procédure de planification et d'attribution de marchés de services de recherche sur l'opinion publique connexe.
      4. Veiller à ce que la publicité provenant de l'extérieur du gouvernement ne soit pas publiée aux côtés de la présence du ministère dans le cadre du Web 2.0 dans la mesure du possible afin d'éviter toute perception d'endossement.
    3. Programme de coordination de l'image de marque
      1. Veiller à ce que le ministère ou le gouvernement du Canada soit identifié comme l'exige la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque.
      2. Dans le cadre des initiatives du Web 2.0 menées de concert avec une autre administration publique, une autre société, un autre organisme, ou un autre groupe ou particulier, la participation de toutes les parties doit être identifiée de manière claire et équitable.
    4. Gestion de l'information
      1. Examiner les initiatives du Web 2.0 prévues pour y déceler la possibilité qu'elles donnent de sauvegarder ou de saisir de l'information à valeur opérationnelle pour faire en sorte que tout le contenu pertinent puisse être sauvegardé et extrait et pour assurer l'observation des directives et des exigences de tenue de documents.
      2. Les spécialistes ministériels de la gestion de l'information peuvent aider à déterminer des moyens de cerner l'information qui revêt une valeur opérationnelle et d'intégrer les outils et services du Web 2.0 aux systèmes de gestion et de tenue de documents au besoin.
    5. Langues officielles
      1. Veiller à ce que chaque outil ou service du Web 2.0 à l'étude appuie un contenu dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles, à la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services et aux directives connexes.
      2. Favoriser activement la participation dans les deux langues officielles, y compris en informant le public de l'existence d'une « activité » de qualité égale à laquelle il peut avoir accès dans l'autre langue officielle.
      3. Veiller à ce que le cadre de référence, les conditions d'utilisation, les positions ministérielles et les avis de non-responsabilité soient disponibles dans les deux langues officielles.
      4. Veiller à ce que les outils de révision et de gestion, les sections d'aide, les fenêtres contextuelles, les outils de navigation, ainsi que les interfaces d'utilisateur (y compris l'utilisation des accents en français et l'accès égal aux points d'entrée initiaux) soient disponibles dans les deux langues officielles et qu'ils soient de qualité égale. Cela est exigé quand un outil ou un service du Web 2.0 est fourni par le gouvernement du Canada; quand ils utilisent un outil ou un service du Web 2.0 de tiers, les ministères doivent s'acquitter de ces obligations et déterminer si la plateforme doit être utilisée ou non.
      5. Si deux comptes distincts dans une seule langue officielle sont utilisés, veiller à ce que les deux versions soient de statut égal (c.-à-d., que les deux versions soient considérées comme étant officielles).
      6. Mettre en place une stratégie pour composer avec les commentaires du public dans les deux langues officielles. Cette stratégie doit inclure l'étroite surveillance des versions dans les deux langues officielles des outils et des services du Web 2.0 utilisés, de façon que lorsqu'une institution semble recevoir un plus grand nombre de questions et de commentaires du public qui nécessitent une réponse générale et publique dans une langue, elle doit s'assurer qu'elle fournit au public la même information dans les deux langues officielles. Les ministères devraient envisager de fournir des résumés périodiques des observations qui sont publiées simultanément dans les deux langues officielles.
      7. Planifier à l'avance la traduction des principales étapes afin d'assurer l'égalité des services et de la qualité dans les deux langues officielles.
    6. Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
      1. Mobiliser votre bureau ministériel d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) à une étape assez hâtive pour contribuer à l'examen des répercussions sur la protection des renseignements personnels de l'utilisation prévue des outils et services du Web 2.0. Les fonctionnaires de l'AIPRP permettront de faire en sorte :
        1. que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels soient observées;
        2. que les instruments de politique du SCT, en particulier les exigences des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), soient pris en considération s'il y a lieu;
        3. que dans les cas où des renseignements personnels sont utilisés à des fins non administratives seulement, un protocole de protection des renseignements personnels tienne compte des préoccupations en la matière;
        4. qu'un avis de confidentialité qui s'impose soit développé pour le site;
        5. que des directives soient en place pour faire en sorte qu'il soit tenu compte des exigences prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l'accès à l'information.
      2. Veiller à ce qu'il soit tenu compte des préoccupations concernant la protection des renseignements personnels, les exigences juridiques et la sécurité en ce qui a trait aux sites hébergés par des tiers ou appartenant à ceux-ci.
      3. Les institutions devraient surveiller les sites du Web 2.0 afin de veiller à la suppression des renseignements inappropriés, non sollicités ou confidentiels.
    7. Contrats et approvisionnement
      1. Si l'acquisition de l'outil ou du service du Web 2.0 comporte des coûts, il faut consulter les experts des contrats et de l'approvisionnement au ministère pour obtenir conseil.
      2. Une évaluation des risques contractuels doit être menée pour chacune des initiatives du Web 2.0 du gouvernement du Canada qui associe des coûts à l'utilisation de l'outil ou du service. La tenue d'une évaluation des risques demeure une pratique exemplaire dans le cas de l'utilisation gratuite d'outils et services du Web 2.0.
      3. Dans la mesure du possible, les ministères doivent utiliser les modalités de service adaptées qui ont été négociées par TPSGC relativement à certains outils et services du Web 2.0 de tiers. Pour plus de détails sur la façon de le faire, prière de consulter la page intitulée Processus d'approvisionnement au titre des médias sociaux à partir de GCpédia.
    8. Sécurité
      1. Évaluer les risques uniques pour la sécurité (p. ex., vol d'identité, virus, vers informatiques, hameçonnage et chevaux de Troie) associés aux outils et services du Web 2.0 à l'étude et déterminer des démarches à adopter en matière de sécurité de l'information et de la technologie.
  3. Examen juridique : Avant d'utiliser des outils et services du Web 2.0, les ministères doivent demander conseil à leur unité des services juridiques au sujet des questions juridiques connexes. Lorsqu'ils demandent conseil, les ministères devraient fournir aux avocats des renseignements au sujet des utilisations proposées, y compris de l'information au sujet du plan de surveillance de l'initiative du Web 2.0, de l'outil ou du service du Web 2.0 donné à l'étude et des modalités d'utilisation pertinentes. Parmi les principales questions juridiques entourant des initiatives du Web 2.0, mentionnons :
    1. la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi canadienne sur les droits de la personne;
    2. le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
    3. la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information;
    4. les langues officielles;
    5. la propriété intellectuelle (y compris le droit d'auteur);
    6. les approvisionnements;
    7. la responsabilité de l'État;
    8. les lois applicables.

4.3 Règles de participation

Les ministères devraient mettre au point des règles de participation pour le public au titre de l'usage d'outils ou services du Web 2.0. Les règles de participation à l'outil ou au service du Web 2.0 devraient être clairement publiées ou accessibles à partir d'un lien ajouté à un endroit qui convient, comme dans le profil du compte ministériel ou à la page principale de navigation. Les règles de participation doivent prévoir au moins ce qui suit :

  1. Critères de modération :
    1. des sujets ou des commentaires;
    2. des renseignements personnels et des autres renseignements protégés ou classifiés;
    3. des commentaires politiques;
    4. de la publicité, de la sollicitation ou des pourriels;
    5. de la profanité;
    6. des attaques;
    7. de la discrimination fondée sur la race, la nationalité ou l'origine ethnique, la couleur de peau, la religion, le sexe, l'âge, une déficience mentale ou physique, ou l'orientation sexuelle.
  2. Attentes au chapitre du délai de réponse.
  3. Propriété intellectuelle (y compris le droit d'auteur), protection des renseignements personnels, accessibilité et avis sur les langues officielles, y compris des liens vers les lois, politiques du Conseil du Trésor ou politiques ministérielles correspondantes.
  4. Conséquences en cas de manquement aux règles de participation.

4.4 Évaluation et mesure

Il est recommandé que les ministères procèdent à des évaluations continues de toutes les initiatives du Web 2.0 à des intervalles réguliers qui correspondent au rythme et à la nature des interactions, et qui permettent :

  1. de déterminer la mesure dans laquelle l'usage de l'outil ou du service du Web 2.0 correspond aux résultats escomptés et revêt une valeur opérationnelle;
  2. de faire en sorte que l'usage de l'outil ou du service du Web 2.0 atteigne les publics cibles;
  3. d'évaluer l'observation des politiques, des directives et des obligations juridiques;
  4. d'établir des processus visant à tirer profit des résultats d'évaluation de façon à améliorer l'initiative, y compris la mise à jour des besoins en formation des gestionnaires et des membres du personnel.

5. Orientation pour les membres du personnel

Il est recommandé que les ministères fournissent aux employés des orientations, au sujet de leur usage du Web 2.0, qui portent sur les comportements attendus, les avantages, les risques et les conséquences de tous les genres d'usage éventuel. Ces orientations devraient être fondées sur le principe selon lequel on fait confiance aux membres du personnel au titre de leur usage d'outils et services du Web 2.0, tout comme on leur fait confiance pour tout autre aspect de leur travail. Dans la mesure du possible, il faut tirer profit des autres orientations mises au point par d'autres ministères fédéraux à l'intention des membres du personnel au titre de l'usage du Web 2.0.

Les membres du personnel du gouvernement du Canada peuvent utiliser des outils et services du Web 2.0 d'une ou de plusieurs des façons suivantes :

Usage officiel :
Usage d'un compte ministériel officiel du Web 2.0 aux fins de communications ministérielles, y compris à titre de porte-parole du ministère ou dans les limites des fonctions d'un particulier dans le cadre de son emploi.
Usage professionnel à des fins de réseautage :
Usage par un particulier d'un compte personnel du Web 2.0 aux fins de communications non officielles liées à son emploi, y compris la participation aux activités d'une association professionnelle, du partage de connaissances et du perfectionnement professionnel.
Usage personnel :
Usage par un particulier d'un compte personnel du Web 2.0 à des fins qui ne sont pas liées à son emploi.

1. Dans le cadre de la mise au point d'orientations pour les membres de leur personnel au sujet de l'usage d'outils et services du Web 2.0 dans des situations d'usage officiel, d'usage professionnel à des fins de réseautage et d'usage personnel, les ministères pourraient envisager de fonder leurs orientations sur les énoncés suivants, qui s'appliquent de façon générale aux membres du personnel du gouvernement du Canada :

Pour usage officiel :

  1. Toutes les activités du Web 2.0 pour usage officiel devraient être exercées avec l'appui et sous la gouverne du fonctionnaire ministériel désigné responsable du Web 2.0.
  2. Quand vous utilisez des outils et services du Web 2.0 dans le cadre de vos fonctions officielles, vous pouvez agir en tant que porte-parole ministériel désigné conformément à la Politique de communications du gouvernement du Canada. Votre gestionnaire et vos conseillers en communication vous fourniront les orientations et les permissions requises et ils vous aideront à mettre au point un plan de mobilisation du public.
  3. Veillez à disposer des pouvoirs qui s'imposent avant de créer un profil sur un outil ou service du Web 2.0 au nom de votre ministère.
  4. Dans la mesure du possible, vous devez utiliser des modalités de service adaptées quand vous créez un profil sur un outil ou service du Web 2.0 de tiers. Pour obtenir de plus amples détails sur la façon de procéder, veuillez consulter la page intitulée Processus d'approvisionnement au titre des médias sociaux à partir de GCpédia.
  5. Quand vous utilisez des outils ou services du Web 2.0 à des fins d'usage officiel, il est nécessaire de le faire conformément aux lois pertinentes et aux politiques des ministères et du Conseil du Trésor. Les annexes de la Ligne directrice sur l'usage externe du Web 2.0 du SCT renferment des conseils particuliers au sujet de la façon de se conformer aux exigences des lois et des politiques en vigueur qui régissent les interactions avec des publics de l'extérieur par l'intermédiaire d'outils et de services du Web 2.0, et elles doivent être observées en tout temps.

Pour usage professionnel à des fins de réseautage et pour usage personnel :

  1. Vos obligations, telles que précisées dans le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique s'appliquent en tout temps, en particulier si votre employeur risque d'être identifié par votre usage d'outils et de services du Web 2.0.
  2. Dans le cadre de votre emploi, l'information partagée au moyen d'outils et de services du Web 2.0 peut être perçue comme l'expression d'une position officielle du gouvernement du Canada, plutôt que comme votre opinion personnelle. Vous devriez donc clairement préciser dans le profil de votre compte que les points de vue que vous y exprimez sont personnels, et ne sont pas ceux de votre employeur. Il convient toutefois de signaler que cet avertissement ne vous permet pas de vous soustraire à vos obligations de fonctionnaire, y compris votre obligation de loyauté envers le gouvernement du Canada.
  3. Envoyez toutes les demandes de déclarations ou d'entrevues des médias à votre conseiller ministériel en communication ou fournissez les coordonnées de votre conseiller ministériel en relations avec les médias, ou les deux, étant donné que vous n'êtes peut-être pas le porte-parole autorisé en la matière de votre ministère.
  4. Seule l'information rendue publique doit être partagée avec l'extérieur, sauf en cas d'autorisation spéciale. Vérifiez toujours les permissions requises pour reproduire ou distribuer de l'information, y compris du contenu du gouvernement du Canada, comme des illustrations, des photographies, des bandes vidéo ou audio, des logos, des marques de commerce ou des mots-symboles. Dans la mesure du possible, fournissez des liens vers la source d'origine et précisez-les afin de respecter les droits d'auteur et de propriété intellectuelle.
  5. Les renseignements personnels d'autrui ne devraient pas être publiés au moyen d'outils et de services du Web 2.0, sauf si vous avez le consentement exprès des particuliers concernés.
  6. Dirigez les conversations liées au travail vers les canaux officiels (p. ex., un compte courriel du gouvernement du Canada) de façon qu'il y ait une trace des orientations fournies ou des décisions adoptées.
  7. N'utilisez pas les symboles ou les signatures du gouvernement du Canada dans le cadre de votre usage du Web 2.0 à des fins professionnelles de réseautage ou à des fins personnelles. Ceux-ci sont réservés aux communications officielles seulement.
  8. N'oubliez jamais que les interactions dans le Web 2.0 peuvent facilement être reproduites sans leur contexte initial, et qu'elles peuvent devenir accessibles en permanence. Assurez-vous de comprendre l'environnement du Web 2.0 et les risques qui y sont liés.
  9. Au moment de créer un compte sur un outil ou service du Web 2.0, s'il est lié à votre adresse courriel du gouvernement du Canada, il ne devrait être utilisé qu'à des fins professionnelles de réseautage.
  10. Si vous avez des questions au sujet de l'activité en ligne que vous voulez exercer ou que vous avez commencé à exercer, vous devriez parler à votre gestionnaire ou à votre conseiller en valeurs et en éthique.
  11. Vous ne devez exercer aucune activité susceptible de menacer le principe de l'objectivité et de l'impartialité de la fonction publique. Si vous avez des questions au sujet de l'expression politique au moyen d'outils et services du Web 2.0, vous devez parler à votre gestionnaire ou communiquer avec le représentant désigné de votre ministère en matière d'activités politiques.
  12. Si vous accédez à des outils et services du Web 2.0 par l'entremise de réseaux du gouvernement du Canada, vous devez connaître les modalités de la politique de votre ministère concernant l'usage de réseaux électroniques, y compris la surveillance, les enquêtes et les mesures disciplinaires.

2. Les ministères sont invités à dispenser la formation afin d'aider les membres du personnel à comprendre leurs obligations quand ils utilisent des outils et services du Web 2.0, à quelque titre que ce soit, à la fois aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique à titre de modalité et de condition d'emploi, ainsi qu'en vertu des droits et des obligations juridiques des membres du personnel assujettis à la Partie 7 (activités politiques) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

Il faut s'acquitter de ces obligations en tout temps, comme suit :

  • Les fonctionnaires ont une obligation de loyauté envers le gouvernement du Canada.
  • Ils doivent maintenir la bonne réputation de leur employeur.
  • Ils doivent maintenir son intégrité et son impartialité.
  • Ils doivent perpétuer la tradition de neutralité politique de la fonction publique.

Une explication en toutes lettres des conséquences pour l'emploi du manquement à ces obligations doit être fournie.

6. Autres sources de directives

Des orientations additionnelles au sujet de l'usage des outils et services du Web 2.0 sont continuellement à diverses étapes de leur développement par les communautés d'expertise et les spécialistes du Web 2.0 au gouvernement du Canada. Bon nombre de ces ressources sont offertes aux fonctionnaires dans le wiki interne du gouvernement du Canada, GCpédia. Même si ces ressources ne constituent pas des politiques ou des lignes directrices du gouvernement du Canada, elles constituent de précieuses sources de renseignements dans cet environnement en constante évolution. Pour accompagner la présente Ligne directrice, une page GCpédia énumérant d'autres sources d'orientations au sujet de l'usage du Web 2.0 est offerte.

7. Lois et instruments de politique connexes

Lois

Instruments de politique

8. Définitions

Communications
Fonction de gestion qui assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe, ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.
Consultations publiques
Processus dans le cadre desquels de l'information est fournie au public afin d'obtenir ses observations ou ses préoccupations liées à la planification, à la gestion ou à l'évaluation des politiques, programmes et services gouvernementaux. À titre de pratique exemplaire, les résultats d'une consultation sont toujours rendus publics.
Externe
Aux fins de la présente Ligne directrice, « externe » s'entend de ce qui est accessible au public, par opposition à ce qui est réservé exclusivement aux employés du gouvernement du Canada.
Gestion de l'information (GI)
Discipline qui oriente et appuie la gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un ministère, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à l'élimination ou à sa conservation à long terme.
Lignes directrices
Information, habituellement sous forme de pratiques exemplaires, visant à aider les ministères à exécuter les politiques gouvernementales avec efficacité et efficience. Les lignes directrices ne sont pas des instruments de politique obligatoires.
Ministère :
Une entité fédérale au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques à moins d'être exclu par une loi, un règlement ou un décret du Conseil.
Personnel
Employés à temps plein ou à temps partiel du gouvernement du Canada (p. ex., nommés pour une période indéterminée, saisonniers, nommés pour une période déterminée, étudiants ou occasionnels).
Porte-parole :
Aux fins de la présente Ligne directrice, « porte-parole » s'entend d'une fonction définie dans la Politique de communication du gouvernement du Canada.
Recherche sur l'opinion publique :
Collecte planifiée, par une institution fédérale ou pour son compte, d'opinions, d'attitudes, d'impressions, de jugements, d'idées, de réactions ou de points de vue pour répondre à un besoin quelconque de l'État, que ces renseignements soient recueillis auprès de personnes (y compris les employés d'institutions fédérales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entités, par des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l'ampleur ou au coût de ces activités.
Renseignements personnels :

Renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable. La Loi sur la protection des renseignements personnels renferme une liste non exhaustive d'exemples de renseignements personnels, notamment :

  • les renseignements relatifs à la race, à l'origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l'âge ou à la situation de famille de la personne;
  • les renseignements relatifs à l'éducation ou aux antécédents professionnels de la personne, comme ceux qui peuvent figurer dans un curriculum vitæ;
  • les renseignements relatifs au dossier médical ou aux antécédents judiciaires de la personne;
  • les renseignements concernant des opérations financières auxquelles il a participé;
  • tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui est propre à la personne, comme le numéro d'assurance sociale ou le code d'identification de dossier personnel;
  • l'adresse, les empreintes digitales ou le groupe sanguin de la personne;
  • toute correspondance de nature, implicitement ou explicitement, privée ou confidentielle envoyée par la personne à un ministère, ainsi que les réponses du ministère dans la mesure où elles révèlent le contenu de la correspondance initiale;
  • les idées ou les opinions d'autrui sur la personne;
  • le nom de la personne lorsque celui-ci est mentionné avec d'autres renseignements personnels la concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à sujet.

La Loi sur la protection des renseignements personnels renferme aussi des exemples de ce qui ne constitue pas des renseignements personnels, notamment :

  • certains renseignements relatifs à des fonctionnaires, y compris leur titre, numéro de téléphone et adresse au bureau;
  • les renseignements au sujet de personnes décédées depuis plus de 20 ans.
  • les renseignements au sujet de personnes qui fournissent des services à contrat à une institution fédérale;
Réseaux sociaux
Plateformes en ligne qui permettent à des participants ayant des profils d'utilisateurs/profils sociaux distincts de créer, partager et interagir avec un contenu créé par des utilisateurs, y compris des textes, des images, ainsi qu'un contenu audio et vidéo.
Ressources documentaires à valeur opérationnelle
Documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.
Technologies axées sur la collaboration
Technologies axées sur Internet qui permettent à de multiples utilisateurs de créer un contenu en collaboration.
Technologies de l'information (TI)
Équipements ou systèmes utilisés pour l'acquisition, le stockage, la manipulation, la gestion, le déplacement, le contrôle, l'affichage, la commutation, l'échange, la transmission ou la réception automatiques de données ou d'information, ce qui inclut tous les aspects liés à la conception, à l'élaboration, à l'installation et à la mise en ouvre des systèmes d'information et des applications propres à répondre aux exigences opérationnelles.
Web 2.0
Outils et services Internet qui permettent le partage multidirectionnel de l'information, le dialogue et le contenu produit par l'utilisateur, y compris les réseaux sociaux et les technologies axées sur la collaboration.

Annexe : Orientation stratégique spécifique (par ordre alphabétique)

A. Accessibilité

Les pages Web du gouvernement du Canada (y compris les applications Web) accessibles au public doivent être conformes aux exigences précisées dans la Norme sur l'accessibilité des sites Web. Les outils et services du Web 2.0 intégrés à ces pages Web (y compris les applications Web) doivent aussi être conformes aux exigences précisées dans la Norme sur l'accessibilité des sites Web.

Le contenu Web du gouvernement du Canada hébergé dans le cadre d'outils et de services du Web 2.0 (y compris des sites Web) de tiers de l'extérieur doit être conforme aux pratiques exemplaires en matière d'accessibilité du Web concernant ces outils et services, et il doit inclure des liens vers un contenu équivalent dans des sites Web du gouvernement du Canada, le tout devant être conforme à la Norme sur l'accessibilité des sites Web.

Vous trouverez des renseignements additionnels sur l'accessibilité (en anglais seulement) en cliquant sur les liens suivants :

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les normes Web du gouvernement du Canada, veuillez communiquer avec votre centre ministériel de compétences sur le Web.

B. Activités politiques

La partie 7 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) régit les activités politiques des employés assujettis à ses dispositions, compte tenu de la nécessité de concilier le droit qu'ont les employés d'exercer des activités politiques et le principe d'objectivité et d'impartialité politique de la fonction publique. La LEFP définit aussi « activité politique »; l'usage d'outils ou services du Web 2.0 pour exprimer un point de vue personnel à l'appui ou à l'encontre d'un parti politique ou de l'un de ses candidats constitue un exemple d'activité politique. Les employés doivent évaluer leur situation et prendre des décisions raisonnables au sujet de leur participation à des activités politiques, et déterminer si une activité donnée risque de nuire, ou d'être perçue par d'autres comme nuisant à sa capacité d'exercer ses fonctions en toute objectivité et impartialité politique. Ils sont invités à discuter de leur situation particulière avec leur gestionnaire ou avec le représentant désigné en matière d'activités politiques de leur organisme.

Il est important de savoir que toute personne peut présumer que des employés assujettis à la partie 7 de la LEFP exercent des activités politiques inopportunes. La Commission de la fonction publique (CFP) peut faire enquête au sujet de ces allégations, et si elle conclut, au terme d'une enquête, que les allégations sont justifiées, elle peut adopter les mesures correctrices qu'elle juge pertinentes, y compris le licenciement.

Il convient de signaler que les activités qui ne correspondent pas à la définition ci-devant peuvent être assujetties au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique ou, dans les cas où le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur, au code de valeurs et d'éthique de l'organisme concerné.

Les questions concernant la partie 7 de la LEFP doivent être renvoyées à la CFP. On trouve aussi des renseignements additionnels dans son site Web.

C. Communications

Quand ils utilisent des outils ou services du Web 2.0 pour communiquer avec le public ou consulter celui-ci à titre de représentant ministériel, les fonctionnaires agissent à titre de porte-parole désigné, selon la Politique de communication du gouvernement du Canada. Les fonctionnaires sont donc tenus de consulter leur chef des communications ou son représentant délégué avant de communiquer avec le public à titre officiel. Il incombe au chef des communications d'assurer la supervision et de dispenser des conseils quant au contenu qui informe le public des priorités, politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement.

Selon la Politique de communication du gouvernement du Canada, le chef des communications de chacun des ministères doit veiller à ce que :

Quand des fonctionnaires utilisent le Web 2.0 à titre de porte-parole désignés, ils doivent :

  • Confiner leurs remarques à l'information factuelle concernant les priorités, les politiques, les programmes, les services ou les initiatives de leur ministère. Les discussions sur des sujets politiques relèvent exclusivement des ministres et des membres de leur cabinet.
  • Respecter les droits à la protection de la vie privée, les exigences de sécurité, le caractère confidentiel des affaires débattues devant des tribunaux, les politiques gouvernementales, les droits de propriété intellectuelle de tierces parties, les documents confidentiels du Cabinet et la responsabilité ministérielle.
  • Se présenter en déclinant leurs nom et ministère et, dans la mesure du possible, leur titre de poste.

D. Contrats et approvisionnement

Si l'acquisition d'un outil ou d'un service du Web 2.0 comporte des coûts, il faut consulter les spécialistes des contrats et de l'approvisionnement de votre ministère. Ces coûts englobent le coût d'approvisionnement initial ou l'exigence de marchés non concurrentiels au titre de l'entretien et du fonctionnement de la plateforme. Les principes sous-jacents du cadre de l'approvisionnement sont l'ouverture, l'équité et la transparence pour les fournisseurs, ainsi que le souci de satisfaire aux besoins du gouvernement avec efficacité et efficience. Il faut évaluer d'emblée les coûts entiers des outils et services du Web 2.0 afin de veiller à ce que les étapes du processus d'acquisition soient suivies dans l'ordre.

Les ministères doivent déterminer s'ils acceptent les modalités de service de l'outil ou du service du Web 2.0 dont l'usage est envisagé. Pour faire cette détermination, les ministères sont invités à obtenir les conseils et la participation de personnes responsables de l'approvisionnement et des services juridiques. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'accès à des modalités de service adaptées qui ont été négociées par TPSGC au titre de certains outils et services gratuits du Web 2.0, veuillez consulter la page du Processus d'approvisionnement au titre des médias sociaux à partir de GCpédia.

Responsabilités des organismes gouvernementaux

La présente section décrit les responsabilités des organismes gouvernementaux en matière d'approvisionnement, telles qu'elles figurent dans diverses lois du Parlement et dans les règlements et les politiques. Elle ne confère aucun pouvoir ou responsabilité à un organisme, quel qu'il soit.

Secrétariat du Conseil du Trésor

Le Secrétariat appuie le Conseil du Trésor dans son rôle de conseil de gestion du gouvernement. Le Secrétariat doit maintenir une relation constante avec les ministères afin de résoudre les problèmes de gestion et d'assurer le respect de la Politique sur les marchés et des instruments de politique connexes au moyen d'examens de la gestion, d'évaluations, de vérifications du vérificateur général, de vérifications internes et d'opérations. De plus, le Secrétariat élabore la politique administrative de l'administration fédérale en matière d'approvisionnement et dans une vaste gamme de domaines ayant une incidence sur l'approvisionnement, tels que la gestion financière, la gestion du matériel, les communications, la délégation de pouvoir, la gestion de projets et la planification des investissements. Le Secrétariat administre en outre un programme d'attestation professionnelle pour le personnel responsable de l'approvisionnement et de la gestion du matériel dans l'administration fédérale.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Le mandat du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux comprend la planification et l'organisation des opérations de fourniture des biens et la prestation des services requis par les ministères et l'acquisition de biens et de services pour les ministères. Aux termes de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le ministre doit étudier et mettre sur pied des services en vue d'accroître l'efficience et l'économie de l'administration publique fédérale et d'améliorer l'intégrité et l'efficience du processus de passation des marchés. L'article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux le pouvoir exclusif d'acquérir des biens pour les ministères. D'autres ministères ne peuvent acheter des biens que si leur loi constitutive le permet expressément ou si les pouvoirs qui s'imposent ont été délégués par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Risque

Comme principe général, les risques doivent être assumés par la partie la mieux placée pour les gérer, c'est-à-dire que les ministères ne doivent, en général, pas accepter les risques qu'une autre partie est mieux placée pour gérer. Conformément à la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État, les spécialistes de l'approvisionnement doivent chercher à atteindre un juste équilibre entre la protection requise par l'État au moment de conclure des marchés, les conditions du marché, et les conditions importantes pour assurer l'obtention de résultats au chapitre des programmes et de la prestation des services. Il convient de signaler qu'il doit y avoir une évaluation individuelle des risques pour chacune des initiatives du Web 2.0 menée par le gouvernement du Canada qui prévoit un usage de l'outil et du service comportant des coûts. La tenue d'une évaluation des risques constitue une pratique exemplaire dans le cas de l'usage d'outils et services gratuits du Web 2.0.

Documents

Les documents sont cruciaux aux fins de la responsabilisation et de la transparence. Ils établissent une preuve documentaire des activités d'approvisionnement et de la façon dont elles ont été menées, et ils facilitent la surveillance de ces activités par la direction.

Règlement sur les marchés de l'État

Le Règlement sur les marchés de l'État (RME) a été approuvé conformément au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il n'est pas toujours possible, pratique ou avantageux sur le plan coût-efficacité de procéder par appel d'offres pour chaque marché proposé. L'article 6 du RME autorise certaines exceptions qui accordent aux autorités contractuelles la marge de manouvre requise pour négocier un marché avec un fournisseur en particulier de façon non concurrentielle (fournisseur unique). L'article 6 du RME porte sur les cas plus probants où une dérogation à l'obligation de tenir un concours est justifiée, comme dans le cas des outils et services du Web 2.0 lorsque la dépense estimative ne dépasse pas 25 000 $.

Contrôle des actifs

Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis précise ce qui suit :

L'administrateur général de chaque ministère est responsable devant son ministre et devant le Conseil du Trésor pour la gestion des actifs et services acquis. Ils sont tenus de mettre en ouvre un cadre de gestion efficace comprenant des procédures, des processus et des systèmes ministériels qui démontre de quelle façon le ministère gère selon les principes susmentionnés. Le cadre doit montrer comment la gestion des actifs et des services acquis s'intègre effectivement aux considérations liées aux programmes, aux dépenses, aux finances et aux ressources humaines, à l'appui de l'optimisation des ressources.

Politiques, règlements et directives connexes

E. Gestion de l'information

Étant donné que le gouvernement du Canada utilise de plus en plus le Web 2.0 pour appuyer l'élaboration de politiques et pour satisfaire aux exigences opérationnelles, l'intégration des exigences de gestion de l'information est essentielle afin de veiller à ce l'information numérique à valeur opérationnelle soit accessible, partageable et utilisable au fil du temps et en tenant compte de l'évolution des technologies.

Les politiques pertinentes qui dictent quels éléments d'information créés et tenus à jour au moyen d'outils et services du Web 2.0 doivent être conservés, et de quelle façon cela doit être accompli, sont les suivantes :

  • La Politique sur la gestion de l'information, qui précise que toutes les décisions et tous les processus décisionnels doivent être consignés afin d'appuyer la continuité des activités ministérielles, et d'en rendre compte.
  • La Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information, qui précise qu'il incombe à tous les membres du personnel du gouvernement du Canada de gérer l'information qu'ils recueillent, créent et utilisent dans l'exercice de leurs fonctions, y compris l'information publiée au moyen d'outils et services du Web 2.0.
  • La Directive sur la tenue de documents, qui exige que toute information soit identifiée, consignée et protégée quand elle a trait à des décisions et à des processus décisionnels, peu importe leur présentation matérielle.

Aux termes de la Directive sur la tenue de documents, les ressources en information suivantes associées à des outils et services du Web 2.0 doivent être indiquées dans un dépôt central d'information ministérielle sous forme de document :

  • L'information officielle sur les programmes qui est offerte par l'entremise d'outils et services externes du Web 2.0 et qui n'est pas autrement consignée dans des documents officiels comme des sites Web externes de ministères, des notes d'information, des plans de projets ou de communication, etc.
  • L'information obtenue du public en réponse à des demandes d'information de ministères fédéraux par l'entremise d'outils et services externes du Web 2.0.

Les réponses obtenues du public obtenues par suite d'une demande d'information envoyée par l'entremise d'outils et services du Web 2.0 peuvent constituer le fondement du rapport sur une consultation publique. Ces réponses doivent être indiquées comme preuve de la consultation et comme justification des décisions adoptées.

Si l'information doit être conservée, il incombe au fonctionnaire qui la publie à l'aide d'un outil ou d'un service du Web 2.0 de saisir l'information en la sauvegardant dans un dépôt central d'information ministérielle sous forme de document officiel. Les dépôts centraux d'information ministérielle incluent des espaces d'entreposage matériel ou de stockage électronique (p. ex., unités partagées, systèmes de gestion de documents et de dossiers électroniques, salles des documents, etc.). Les outils et services du Web 2.0 ne sont pas considérés comme des dépôts d'information approuvés pour conserver de l'information du gouvernement du Canada.

Les ressources suivantes ne sont pas tenues d'être conservées sous forme de document dans des dépôts centraux d'information ministérielle, étant donné qu'elles sont déjà conservées ailleurs :

  • Nouveaux éléments d'information, messages, ou pages officielles publiés par le biais d'outils et de services du Web 2.0 et qui ont déjà été indiqués dans des documents officiels (p. ex., sites Web externes, notes d'information, plans de projet ou de communication, etc.) qui sont liés à des décisions et à des processus décisionnels ou à des annonces concernant des programmes et des services fédéraux.
  • Information sous forme d'échanges électroniques survenus dans des composantes de messagerie directe d'outils et services externes du Web 2.0.

Il n'est pas nécessaire de conserver les preuves de tous les échanges électroniques, mais seulement de ceux qui touchent une décision ou une mesure prise par le gouvernement.

Dans le contexte du Web 2.0, l'information créée n'est souvent requise que pour une durée limitée afin d'appuyer l'achèvement d'une mesure courante, la préparation d'un document ultérieur, ou des communications non officielles.

De la même façon que les membres du personnel considèrent une conversation téléphonique, si une décision ou une mesure est prise, ou si la raison de la décision ou de la mesure est discutée dans le cadre d'un échange électronique, il incombe au membre du personnel de consigner cette décision, cette mesure ou cette justification, et de veiller à ce que l'information soit inscrite dans le dépôt central d'information du ministère.

L'information sur les programmes fédéraux qui est publiée par le biais d'outils et de services du Web 2.0 doit être consignée dans les dépôts centraux d'information ministérielle sous forme de preuve de l'information sur le programme qui a été distribuée aux Canadiens.

F. Langues officielles

Exigences des lois et politiques pertinentes

Lors de l'établissement des pratiques d'usage des outils et services du Web 2.0 par les ministères, on encourage ceux-ci à demander les conseils et la participation des personnes responsables des langues officielles et des services juridiques au sein de leur organisme.

Les ministères doivent veiller à ce que l'usage d'outils et services du Web 2.0 soit conforme à la Charte canadienne des droits et libertés (art. 16-20) et à la Loi sur les langues officielles, y compris la partie IV de la Loi sur les langues officielles et, en conséquence, à la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services, à la Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques et à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web. Voir le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir les versions les plus récentes.

Les ministères fédéraux doivent aussi se conformer à la partie VII de la Loi sur les langues officielles lorsqu'ils utilisent des outils et services du Web 2.0. La Loi traite de l'avancement du français et de l'anglais; elle favorise particulièrement l'épanouissement accru des minorités francophones et anglophones du Canada et favorise la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne.

Utilisation des langues officielles et du Web 2.0

Le site Web d'un ministère est l'un des moyens dont il dispose pour diffuser officiellement en ligne l'information le concernant. La mise en application des outils et services du Web 2.0 doit se conformer à l'approche du gouvernement du Canada concernant les sites Web. Les conditions d'utilisation des réseaux sociaux par un ministère doivent être publiées dans son site Web vers lequel les utilisateurs sont orientés grâce à un lien ou à une adresse Web.

Pratiques recommandées

Que le contenu du profil fourni par toutes les formes de communication provenant d'institutions fédérales soit fourni dans un site Web du gouvernement du Canada ou au moyen d'outils et services du Web 2.0 de tiers, les ministères doivent veiller à ce qu'il soit disponible dans les deux langues officielles et qu'il soit de qualité égale. Cette obligation englobe le mandat, les règles de participation, les positions et les avis de non-responsabilité ministériels. Quand l'outil ou service du Web 2.0 est fourni par le gouvernement du Canada, les outils de gestion et d'édition, les sections d'aide, les messages fugitifs, la navigation dans le site ainsi que les interfaces d'utilisateurs (interfaces distinctes de qualité égale pour chaque langue officielle) doivent être disponibles dans les deux langues officielles et doivent être de qualité égale. Quand ils utilisent un outil ou service du Web 2.0 de tiers, les ministères doivent s'acquitter de ces obligations et déterminer si la plateforme doit être effectivement utilisée ou non.

Il faut également informer les utilisateurs qu'en participant à des activités du Web 2.0, ils consentent à ce que les ministères résument et traduisent éventuellement leurs commentaires.

Lorsque des outils ou services du Web 2.0 de tiers (p. ex., Twitter, Facebook, YouTube) sont utilisés, le ministère doit faire référence, par l'entremise de l'information sur le profil, aux règles de participation indiquées dans son site Web, y compris le volet concernant les langues officielles.

Lorsqu'ils utilisent des outils et services du Web 2.0, les ministères, ainsi que les fonctionnaires qui émettent des communications pour leur ministère, doivent respecter le concept d'offre active de services en s'assurant que les utilisateurs savent que des communications sont disponibles dans les deux langues officielles et qu'ils peuvent avoir accès au site équivalent dans l'autre langue officielle.

Dans toutes les initiatives du Web 2.0 destinées au public, les institutions doivent :

  1. encourager les gens à apporter une contribution dans la langue officielle de leur choix;
  2. utiliser des outils et services du Web 2.0 propices à l'usage des deux langues officielles.

Au moment de considérer l'usage d'outils et services du Web 2.0 mis au point par le gouvernement du Canada ou hébergés dans des réseaux du gouvernement du Canada, les ministères doivent évaluer la mesure dans laquelle ces outils et services permettent au ministère de s'acquitter de ses obligations en matière de langues officielles. Si ces outils et services ne sont pas offerts dans les deux langues officielles, les ministères fédéraux doivent choisir des applications Web qui leur permettent de s'acquitter de leurs obligations et qui permettent aux utilisateurs de passer d'une langue à l'autre.

Un ministère qui publie de l'information en utilisant des outils et services du Web 2.0 se trouvant dans le site d'une entité ou d'un tiers qui n'est pas assujetti à la Loi sur les langues officielles doit s'assurer de ce qui suit :

  1. l'information provenant du ministère est dans les deux langues officielles;
  2. un avis précède l'information pour indiquer clairement qu'elle provient de ce ministère.

Les ministères qui rediffusent l'information de tiers doivent chercher des sources qui publient l'information dans les deux langues officielles.

Pour favoriser l'utilisation complète du français et de l'anglais dans la société canadienne, ainsi que pour remplir leurs obligations relativement aux communications au public, les ministères doivent surveiller attentivement les versions dans les deux langues officielles de l'application utilisée. Lorsqu'un ministère semble recevoir un plus grand nombre de questions et de commentaires du public qui nécessitent une réponse générale et publique dans une langue, il doit s'assurer qu'il fournit au public la même information dans les deux langues officielles. Les ministères doivent formuler leurs réponses de manière à ce que tous les utilisateurs puissent comprendre la nature de la question ou du commentaire initial simultanément dans les deux langues officielles. Cela peut se faire en résumant les discussions qui ont eu lieu dans les deux sites ou en demandant au public de se reporter à l'information se trouvant dans son site Web. Le résumé comprend les discussions qui ont eu lieu dans les sites dans les deux langues officielles et l'intégralité des discussions est publiée.

Conseils pratiques pour se conformer aux exigences en matière de langues officielles :

  • Pour la plupart des outils et services du Web 2.0, une version unilingue (deux comptes) constitue la pratique exemplaire recommandée. Les ministères doivent prendre des mesures pour s'assurer, dans la mesure du possible, que les utilisateurs des deux comptes ont une expérience également gratifiante.
  • La totalité du contenu (texte, audio, vidéo, etc.) doit être publiée simultanément dans les deux langues officielles par l'entremise des comptes ministériels respectifs.
  • Le compte équivalent dans l'autre langue officielle doit être clairement cité et assorti du lien qui s'impose.
  • Les ministères qui cherchent activement à fournir des réponses au moyen d'outils et services du Web 2.0 doivent le faire dans la langue dans laquelle le contact a été pris, sauf s'il s'agit d'une question d'intérêt public qui requiert une réponse dans les deux langues officielles. Si l'information porte sur le ministère, celui-ci doit orienter les utilisateurs vers son site Web, où le contenu est disponible dans les deux langues officielles.
  • Les ministères doivent surveiller attentivement les comptes dans les deux langues officielles de l'outil ou du service du Web 2.0 utilisé. Lorsqu'un ministère semble recevoir un plus grand nombre de questions et de commentaires du public qui nécessitent une réponse générale et publique dans une langue, il doit s'assurer qu'il fournit au public la même information dans les deux langues officielles. Les ministères doivent formuler leurs réponses de manière à ce que tous les utilisateurs puissent comprendre la nature de la question ou du commentaire initial simultanément dans les deux langues officielles. Les ministères doivent envisager de fournir des résumés périodiques des commentaires ou des questions qui sont publiés simultanément dans les deux langues officielles.
  • Pour faire la promotion de la dualité linguistique, les ministères qui rediffusent l'information de tiers doivent chercher des sources qui publient l'information dans les deux langues officielles.
  • La rediffusion des points d'information d'un tiers unilingue ne doit pas être la méthode usuelle et prédominante de diffusion de l'information. Si l'information d'un tiers est publiée, le ministère doit informer le public, suivant les règles de participation indiquées dans son site Web, que l'information provient d'une source externe qui n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles.
  • Pour des technologies axées sur la collaboration, comme les wikis, les pratiques suivantes doivent être observées :
    • Les ministères doivent établir des liens entre la page de discussion en français et la page de discussion en anglais, lorsque deux discussions ont lieu simultanément.
    • Lorsque les utilisateurs sont invités à modifier des pages, ils peuvent le faire dans la langue officielle de leur choix.
    • Dès qu'on a mis la dernière main au contenu et qu'on l'a approuvé, il doit être publié dans les deux langues officielles ou un lien conduisant au document définitif qui contient les versions française et anglaise doit être fourni. Les deux versions sont publiées simultanément et sont de qualité égale. Il faut établir les liens pertinents entre les versions française et anglaise.
    • Quand il n'y a pas de version finale parce que le contenu continue d'évoluer à mesure que se présentent de nouveaux faits, le ministère détermine à quel moment il s'agit d'une version importante. Les versions importantes sont disponibles simultanément dans les deux langues officielles. Une version est importante lorsqu'elle constitue une étape marquante de l'élaboration du contenu, c'est-à-dire elle donne lieu à des discussions ou à des consultations qui permettent d'entamer une nouvelle phase. Quand les étapes sont mal définies, le chef de projet décide à quel moment il s'agit d'une version importante.
    • Les ministères déterminent s'il est préférable d'avoir une page de discussion bilingue ou deux pages distinctes, une pour chaque langue officielle. Ils fondent cette décision sur divers facteurs, comme leur objectif, le public visé, la pertinence et la mesure dans laquelle cet outil libre leur permet de remplir leurs obligations en matière de langues officielles lors de leur consultation particulière.
    • Les ministères doivent établir des liens entre la page de discussion en français et la page de discussion en anglais, lorsque deux discussions ont lieu simultanément.
  • Pour les outils et services de partage de fichiers/médias, les pratiques suivantes doivent être observées :
    • Pour la production audio ou vidéo, le contenu doit être offert dans les deux langues officielles. Le contenu des versions française et anglaise doit être équivalent et de qualité égale, et la présentation doit être identique dans les deux langues.
    • Lorsqu'un fichier média est unilingue, les ministères doivent produire une voix hors champ, des sous-titres ou des transcriptions pour la version dans l'autre langue.
    • Une vidéo bilingue publiée dans les deux sites doit avoir une voix hors champ, le cas échéant, des sous-titres ou des transcriptions dans l'autre langue officielle. Les ministères doivent planifier les vidéos de manière à ne pas créer une situation où une langue est toujours traduite.
  • Pour la messagerie instantanée ou le clavardage, le ministère détermine s'il est préférable de tenir une séance bilingue ou deux séances distinctes dans chacune des langues officielles. S'il choisit de tenir une séance bilingue, les organisateurs de la séance encouragent activement les participants à utiliser la langue de leur choix. Les réponses du ministère doivent être formulées simultanément dans les deux langues officielles pour que tous les lecteurs puissent comprendre la nature de la question initiale.

Logiciels de traduction automatique

Il n'est pas recommandé d'utiliser des logiciels de traduction ou les traductions automatiques offerts dans des sites Web dans un contexte de communications officielles, compte tenu de leurs limites actuelles et du conseil qu'a donné le Bureau de la traduction de ne pas les utiliser. Comme les ministères sont responsables du contenu de l'information qu'ils fournissent, même lorsque celle-ci est hébergée dans des sites tiers, ils seraient donc aussi responsables de la qualité des traductions produites par logiciel.

G. Programme de coordination de l'image de marque

Les outils et services du Web 2.0 peuvent poser un défi sur le plan de l'identification claire des comptes et du contenu gouvernemental officiels, conformément à l'identité visuelle du gouvernement du Canada. Dans le cadre de certains outils et services du Web 2.0, l'espace visuel disponible, la mise en page et des commandes de conception exclusive limitent la taille et l'affichage des éléments ainsi que la longueur des noms de compte et des titres officiels. En raison de ces contraintes et de la nature évolutive de l'usage du Web 2.0 par le gouvernement, le Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) a adapté ses conseils relatifs à l'identification du contenu gouvernemental pour les outils et services du Web 2.0. Les conseils pratiques ci-après fournissent une orientation générale au sujet des considérations de base relatives à l'identité. Ils ne remplacent pas les exigences générales des normes et de la politique sur le PCIM, et doivent être lus en parallèle avec les modèles produits aux fins de l'utilisation pangouvernementale.

Conseils pratiques pour se conformer aux exigences du PCIM :

  • Utiliser le mot-symbole « Canada » et la signature du gouvernement si l'espace est suffisant. Si l'espace est insuffisant pour afficher les deux symboles, le mot-symbole « Canada » peut être utilisé seul.
  • Il faut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant d'utiliser des symboles d'identification uniques (logos, logotypes, symboles, emblèmes, identifiants, etc.) pour désigner un ministère ou ses programmes ou services.
  • Quand les modalités d'usage d'un outil ou service du Web 2.0 incluent la suspension du droit exclusif du gouvernement à ses symboles officiels, ou autorisent l'usage des symboles par le fournisseur de services ou d'autres parties, les ministères doivent discuter des modalités avec leur avocat. Le Programme de coordination de l'image de marque du SCT, en consultation avec l'avocat, déterminera la façon appropriée d'identifier le gouvernement dans ces cas particuliers.
  • Au moment de présenter des symboles officiels du gouvernement sur un format de page contrôlé par le fournisseur d'un outil ou service du Web 2.0, il faut examiner attentivement les éléments visuels, les éléments de marque ou d'entreprise non gouvernementale, et la proximité de caractéristiques publicitaires exclusives, afin de veiller à ce que les symboles officiels du gouvernement ne soient pas affichés aux côtés d'éléments faisant distraction ou avec lesquels le gouvernement ne souhaite pas être associé.
  • Lorsque des avatars sont insuffisants aux fins de l'incorporation du mot-symbole « Canada », le drapeau canadien doit constituer l'élément principal, et il doit être affiché dans son entier sous forme d'image bidimensionnelle.
  • Les symboles officiels du gouvernement ne peuvent être modifiés, présentés sur le plan vertical, obscurcis ou intégrés à des textes ou à des designs. Ils doivent être libres de tout élément faisant distraction ou obstruction, présenter un contraste optimal, et présentés conformément aux principes généraux du Programme de coordination de l'image de marque.
  • Tous les vidéoclips doivent prendre fin par le mot-symbole « Canada ». Les publicités et présentations vidéo doivent inclure le crédit audio standard de conclusion « Un message du gouvernement du Canada ». Les vidéoclips qui sont présentés individuellement ou en série, ou qui servent à animer des données ou à présenter d'autres informations, peuvent inclure la signature appropriée du gouvernement, plutôt que le crédit audio standard de conclusion.
  • Les logos ou les symboles d'organismes non gouvernementaux ou d'entreprises du secteur privé ne peuvent être incorporés au contenu d'un ministère, sauf si a) les éléments font partie de l'outil ou du service du Web 2.0 et sont entièrement indépendants de la volonté du ministère, ou si b) l'information a trait à une entente de collaboration, auquel cas le symbole officiel de l'organisme partenaire peut être utilisé.
  • Les noms de compte ou « indicateurs » doivent être clairement fondés sur les éléments principaux de l'acronyme ou du titre officiel d'un ministère dans la mesure du possible et utiliser des termes ou des mots fonctionnels ou fondés sur le service autrement. Au moment d'établir une présence dans le Web 2.0, il faut tenir compte des exigences en matière de langues officielles quand vient le temps d'accorder des noms de compte ou des indicateurs.
  • Les widgets et l'information ou les codes téléchargeables mis au point par des ministères et offerts au grand public pour être republiés dans des sites non gouvernementaux ne peuvent inclure le symbole officiel du gouvernement du Canada. La source d'information ou l'auteur dans ces cas ne peuvent être présentés que sous forme de texte.
  • Il faut accorder le crédit et tenir compte du droit d'auteur dans le cas de photographies enchâssées dans des images offertes (ou susceptibles d'être utilisées) à titre d'information republiée dans des sites de tierces parties.
  • L'utilisation des symboles officiels du gouvernement est limitée aux activités et aux communications officielles du gouvernement du Canada. L'utilisation de ces symboles dans le cadre d'activités personnelles dans le Web 2.0 est strictement interdite.

Les demandes de renseignements au sujet de ces exigences peuvent être envoyées au coordonnateur du Programme de coordination de l'image de marque de votre ministère ou au centre des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse suivante : information@fip-pcim.gc.ca

H. Protection des renseignements personnels et accès à l'information

Avant qu'un ministère commence l'usage externe d'un outil ou service du Web 2.0, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada conseille fortement aux représentants gouvernementaux de consulter le bureau d'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), les services juridiques et les spécialistes de la sécurité de leur ministère afin de veiller à ce que tous les risques en matière de protection des renseignements personnels aient été cernés et pris en considération. Les représentants de l'AIPRP peuvent vous aider à déterminer s'il y a lieu d'aviser le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et de mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Les renseignements personnels sont des renseignements qui concernent un individu identifiable, et ils incluent le nom et l'occupation, ainsi que les coordonnées des personnes ressources. Si des renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués par l'intermédiaire de l'utilisation par le gouvernement d'outils et services du Web 2.0, les ministères doivent savoir que cette collecte, cette utilisation et cette communication sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et peuvent, dans certaines circonstances, être assujetties à l'article 8 de la Charte canadienne des droits et libertés. Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la commissaire à la protection de la vie privée a le pouvoir de recevoir et de faire enquête sur des plaintes pour atteinte à la vie privée portées contre des ministères, et elle peut procéder à des vérifications des pratiques observées en matière de renseignements personnels, y compris celles qui concernent des outils ou services du Web 2.0, dans les ministères.

Exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels

Il est précisé à l'article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels que «  les seuls renseignements personnels que peut recueillir une institution fédérale sont ceux qui ont un lien direct avec ses programmes ou ses activités ». Selon l'interprétation qui a été faite de cette disposition jusqu'ici, un ministère doit avoir un pouvoir parlementaire prévu dans une loi ou un règlement, ou un pouvoir accordé par décret, pour recueillir des renseignements personnels liés au programme ou à l'activité qui sera administré par l'intermédiaire de l'outil ou du service du Web 2.0. Le pouvoir de recueillir des renseignements est une exigence de la Loi sur la protection des renseignements personnels, que l'outil ou service du Web 2.0 soit hébergé par le ministère ou par un tiers.

Les ministères ne doivent utiliser et communiquer les renseignements personnels publiés par l'entremise d'un outil ou service du Web 2.0 qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si une personne publie des commentaires inopportuns ou si le ministère soupçonne qu'une loi a été ou sera enfreinte. Dans un tel cas, les renseignements personnels communiqués doivent être conservés conformément à l'article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements non sollicités seront supprimés, sauf lorsqu'une mesure doit être adoptée afin de protéger un intérêt public ou privé (p. ex., quelqu'un rapporte un crime ou une menace à la sécurité).

Exigences de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aux termes de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, les ministères sont tenus de mener une EFVP relativement à un programme ou service nouveau ou modifié de façon substantielle dans le cadre duquel des renseignements personnels sont recueillis et utilisés, y compris ceux qui concernent des outils et services du Web 2.0. Une EFVP permettra de faire en sorte que l'initiative du Web 2.0 est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et que des mesures sont mises en ouvre afin d'atténuer les risques éventuels pour la protection des renseignements personnels.

Une EFVP peut être tenue même si l'initiative du Web 2.0 comporte une collecte minimale de renseignements personnels (p. ex., noms et mots de passe pour authentifier des personnes afin de leur donner accès à un wiki ou à un blogue). En outre, l'exigence d'EFVP peut s'appliquer, que l'outil et service du Web 2.0 soit hébergé par le ministère ou par un tiers. Une EFVP aidera à déterminer les utilisations et les communications prévues des renseignements personnels qui doivent être décrites dans une déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Aux termes de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les ministères doivent remettre une copie de l'EFVP remplie au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Pour obtenir de plus amples détails sur les exigences d'EFVP, veuillez consulter la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Protocole de protection des renseignements personnels

La Politique sur la protection de la vie privée exige que les ministères établissent un protocole de protection des renseignements personnels qui peut être utilisé à la place d'une EFVP dans les cas où un ministère recueille et utilise des renseignements personnels uniquement à des fins non administratives, c.-à-d., quand aucune décision touchant la personne n'est prise. Par exemple, quand des sondages sont menés au moyen d'un outil ou service externe du Web 2.0, quand aucun suivi n'aura lieu auprès des personnes, et quand aucune décision touchant directement les personnes ne sera prise par le ministère.

Déclaration sur la protection des renseignements personnels

Une fois que le ministère confirme qu'il a le pouvoir de recueillir ou d'utiliser des renseignements personnels aux fins d'une initiative du Web 2.0, et qu'il a tenu compte des risques pour la protection des renseignements personnels ou qu'il les a atténués, il doit ensuite publier une déclaration sur la protection des renseignements personnels afin d'informer les utilisateurs de leurs droits en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'exigence est fondée sur le paragraphe 5(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui précise qu'un ministère doit informer une personne auprès de laquelle il recueille des renseignements personnels de l'objet de la collecte.

La Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée exige qu'une déclaration sur la protection des renseignements personnels soit fournie aux particuliers. Les membres du personnel du gouvernement du Canada peuvent consulter un exemple de déclaration sur la protection des renseignements personnels à partir de GCpédia.

Demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Loi sur l'accès à l'information accorde un droit d'accès aux documents, et la Loi sur la protection des renseignements personnels accorde un droit d'accès aux renseignements que détient un ministère. Un ministère doit donner suite à toute demande qui lui est présentée aux termes de l'une de ces deux lois aux fins de l'accès à l'information publiée par le biais d'un outil ou d'un service du Web 2.0. Pour obtenir de plus amples détails, les fonctionnaires sont invités à consulter le bureau d'AIPRP de leur ministère.

Outils ou services du Web 2.0 hébergés par des tiers ou appartenant à ceux-ci

Les ministères peuvent choisir d'utiliser des outils ou services du Web 2.0 de tiers pour communiquer au nom du ministère. Dans un tel cas, le ministère doit établir des modalités et conditions particulières avec le fournisseur afin d'assurer la protection des renseignements personnels ou des autres renseignements délicats. Il est fortement recommandé qu'avant de négocier de tels arrangements contractuels, le ministère consulte ses spécialistes des affaires juridiques, de l'AIPRP et de la sécurité. Dans la mesure du possible, les ministères doivent utiliser les modalités de service adaptées qui ont été négociées par TPSGC relativement à certains outils et services du Web 2.0 de tiers. Pour obtenir de plus amples détails sur la façon de le faire, veuillez consulter la page intitulée Processus d'approvisionnement au titre des médias sociaux à partir de GCpédia.

Les ministères doivent tenir compte des répercussions sur l'AIPRP de l'utilisation de sites qui sont hébergés par des tiers ou qui appartiennent à ceux-ci, surtout si ces sites sont établis à l'étranger ou s'ils sont accessibles par des sociétés situées à l'étranger. Il peut être nécessaire de mener une EFVP ou une évaluation de la menace et des risques pour veiller à ce que les risques pour la protection des renseignements personnels soient cernés et atténués. Quand des renseignements sont sauvegardés ou sont accessibles à l'étranger, ils peuvent être assujettis non seulement aux lois canadiennes mais aussi aux lois du pays-hôte. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez consulter le document d'orientation du SCT intitulé Prise en compte de la protection des renseignements personnels avant de conclure un marché.

I. Sécurité

Un certain nombre d'exigences de la Norme opérationnelle de sécurité : Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) concernent l'usage externe d'outils et services du Web 2.0. Les ministères qui choisissent d'utiliser des outils et services externes du Web 2.0 pour exercer des activités officielles du gouvernement du Canada doivent adopter les mesures suivantes :

  • Évaluer et consigner la nature délicate des renseignements qui seront communiqués, sauvegardés et traités au moyen d'outils et services du Web 2.0 (conformément à la GSTI, section 12.2).
  • Veiller à ce que les risques uniques pour l'information, les actifs de technologie de l'information (TI) et la prestation des services associés à l'usage d'outils et services du Web 2.0 soient évalués, consignés et compris, et que les risques résiduels soient acceptés par les gestionnaires des programmes ou de la prestation des services (conformément à la GSTI, section 12.3).
  • Consigner officiellement les rôles et les responsabilités des membres du personnel qui utilisent des outils et services du Web 2.0.
  • Si l'outil ou service du Web 2.0 est hébergé par le ministère, veiller à ce qu'il soit situé dans une zone appropriée du réseau, que ses facteurs de vulnérabilité et faiblesses de configuration soient périodiquement évalués, et qu'un calendrier de gestion des correctifs soit observé.
  • Veiller à ce que les contrôles qui s'imposent soient mis en place au titre de l'authentification et de l'intégrité des outils et services du Web 2.0, afin de prévenir l'emprunt de l'identité des entités du gouvernement du Canada.
  • Veiller à ce que des ententes de partage de l'information soient établies et observées dans la mesure où il est possible et opportun de le faire.
  • Veiller à ce que les directives concernant la gestion des incidents renferment des dispositions relatives aux incidents résultant de l'usage d'outils et services du Web 2.0, ou liés à celui-ci.
  • Veiller à ce que les membres du personnel qui utiliseront des outils et services du Web 2.0 suivent la formation qui s'impose en matière de sécurité des TI et de classification de l'information (conformément à la GSTI, section 12.12).

Les ministères doivent aussi consulter la page Publiservice AMPS 2010-01 : Considérations en matière de sécurité relativement à l'accès aux sites de réseautage social publics, dans laquelle il est précisé : « Dans l'optique de la sécurité de la TI, les connexions aux sites de réseautage social ne sont pas fondamentalement différentes des connexions à Internet et ne commanderont habituellement pas une évaluation des menaces et des risques par chaque ministère. »

Les ministères doivent communiquer avec leur représentant de la sécurité, le représentant du service à la clientèle du CSTC ou consulter le site Web du CSTC pour obtenir de plus amples renseignements.

J. Valeurs et éthique

L'activité publique d'un fonctionnaire est assujettie au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Comme l'activité dans le cadre du Web 2.0 est considérée comme étant une activité publique, elle est assujettie au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Les extraits suivants du Code illustrent comment les valeurs de la fonction publique peuvent être appliqués à l'usage d'outils et services du Web 2.0 :

Valeurs démocratiques

Les fonctionnaires mettront en ouvre avec loyauté les décisions des ministres qui ont été prises conformément à la loi.

Dans le système de démocratie parlementaire du Canada, les fonctionnaires ont une obligation de loyauté envers leur employeur, le gouvernement du Canada. Cela signifie qu'ils doivent se garder d'effectuer toute activité pouvant compromettre les efforts que déploient les organismes gouvernementaux pour exécuter leur mandat.

Les commentaires que font les fonctionnaires (notamment dans le cadre d'activités en ligne dans des blogues et d'autres médias sociaux) au sujet d'un organisme, y compris au sujet du ministre, peuvent faire l'objet d'un examen en vertu de l'exigence relative à l'obligation de loyauté.

Seuls les employés expressément désignés comme porte-parole peuvent commenter publiquement les activités gouvernementales.

Valeurs professionnelles

Il incombe aux fonctionnaires de respecter les lois du Canada et de préserver la tradition de neutralité politique de la fonction publique. Les fonctionnaires doivent aussi appuyer la valeur qu'est la transparence dans le gouvernement, tout en respectant l'obligation de protéger le caractère confidentiel des renseignements, comme le prévoit la loi.

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique stipule qu'un fonctionnaire peut se livrer à des activités politiques tant et aussi longtemps que celles-ci ne risquent pas de nuire, ou d'être perçues par d'autres comme nuisant, à sa capacité d'exercer ses fonctions en toute impartialité politique.

Le fait de promouvoir des idées politiques en ligne peut être perçu comme nuisant à la capacité d'un fonctionnaire de demeurer impartial. Avant de participer à des activités politiques en ligne, un fonctionnaire doit se soumettre à l'Outil d'autoévaluation des activités politiques, que fournit la Commission de la fonction publique pour évaluer le risque lié à sa situation particulière.

Valeurs liées à l'éthique

Les fonctionnaires peuvent participer à des activités à l'extérieur de la fonction publique, sauf si celles-ci risquent d'entraîner un conflit d'intérêts ou de compromettre la neutralité de la fonction publique de quelque manière que ce soit. Si l'administrateur général détermine qu'il existe un risque réel ou potentiel de conflit d'intérêts, celui-ci peut exiger la réduction, la modification ou l'abandon de ces activités.

Le fait d'éviter et de prévenir les situations pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou à l'apparence d'un conflit d'intérêts est l'un des principaux moyens par lesquels les fonctionnaires maintiennent la confiance du public dans l'impartialité et l'objectivité de la fonction publique. Les fonctionnaires devraient examiner régulièrement leur présence et leurs associations en ligne, et communiquer à leur gestionnaire tout élément pouvant constituer une préoccupation.

Valeurs liées aux personnes

Les valeurs liées aux personnes doivent renforcer la gamme complète des valeurs de la fonction publique. Les fonctionnaires doivent faire preuve de respect, d'équité et de courtoisie dans leurs rapports avec les citoyens et avec leurs collègues.

Un commentaire formulé en ligne au sujet d'un collègue ou d'un client peut faire l'objet d'un examen, comme ce serait le cas pour un commentaire effectué dans le lieu de travail. Les employés doivent prendre connaissance de la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail et faire preuve de professionnalisme et de respect dans leurs rapports avec autrui.

Les employés qui veulent obtenir des détails additionnels concernant l'interprétation ou l'application du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique doivent parler à leur supérieur ou au haut fonctionnaire responsable des valeurs et de l'éthique au sein de leur organisme.