Les présentes lignes directrices remplacent les Lignes directrices concernant la discipline publiées le 1er avril 2005.
L'alinéa 12(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) autorise tous les administrateurs généraux de l'administration publique centrale à établir des normes de discipline et à prescrire des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, la suspension, la rétrogradation à un poste situé dans une échelle de traitement comportant un plafond inférieur et des sanctions pécuniaires pour un manquement à la discipline ou une inconduite. L'article 12(3) prévoit notamment que les mesures disciplinaires devront être motivées. Enfin, le paragraphe 12.2(1) autorise la délégation de ces pouvoirs.
Les présentes lignes directrices appuient les principes énoncés dans le Cadre de politique pour la gestion des personnes en fournissant des conseils visant à promouvoir une gestion judicieuse des ressources humaines dans toute l'administration publique centrale.
Les présentes lignes directrices aident les conseillers en ressources humaines de l'administration publique centrale à s'acquitter de leur rôle consistant à fournir des conseils et des avis à la direction relativement à l'application de la discipline, à l'élaboration de codes de discipline ministériels et à la tenue d'enquêtes et de réunions disciplinaires.
Les mesures disciplinaires se veulent correctives et non punitives, et elles visent à motiver les fonctionnaires à accepter les règles et les normes de conduite souhaitables ou nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs de l'organisation.
En vertu du paragraphe 12.2(1) de la LGFP, la direction est responsable de l'imposition de mesures disciplinaires. De manière typique, le niveau hiérarchique visé correspond à la gravité de la mesure imposée. Les gestionnaires peuvent consulter l'annexe A pour y trouver des conseils, comme le leur suggèrent les conseillers en ressources humaines, ou encore s'adresser à leur propre conseiller en ressources humaines ou spécialiste des relations de travail, ou aux deux, dès qu'ils décèlent un signe d'inconduite. De plus, ils peuvent consulter le site Web suivant consacré à la gestion du rendement.
Il est recommandé que les codes de discipline élaborés par les conseillers en ressources humaines ou par la direction soient fondés sur de bonnes pratiques de gestion. Lorsque de nouveaux codes de discipline sont élaborés ou que d'importantes modifications sont apportées à un code en vigueur, une copie de l'ébauche peut être envoyée à l'équipe de la Représentation patronale en recours du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aux fins de consultation avant sa promulgation.
Sur demande, l'équipe de la Représentation patronale en recours du SCT peut prodiguer des avis et des conseils sur le licenciement, sur la rétrogradation ou sur toute autre mesure disciplinaire.
Par ordre croissant de sévérité, les mesures disciplinaires sont les suivantes :
désigne une mesure disciplinaire qui consiste notamment à indiquer verbalement à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement. Une réprimande verbale n'est pas versée au dossier de l'employé.
désigne l'avertissement officiel signifié par écrit à l'employé qui s'est mal conduit. L'employé devrait ainsi être informé de la nature de son inconduite, de la façon de corriger sa conduite et des conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement. Si une sanction disciplinaire plus sévère devait ultérieurement être imposée, la ou les réprimandes versées au dossier de l'employé prouveraient que ce dernier a été prévenu des conséquences qu'il aurait à subir en cas de récidive.
désigne le renvoi temporaire sans rémunération de l'employé qui s'est mal conduit. L'avis de suspension indique à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement.
désigne une mesure qui peut être prise à la place d'une suspension lorsque ce type de sanction s'avère préférable pour des raisons financières ou pour répondre aux besoins du service. Il convient d'imposer une sanction pécuniaire lorsqu'il est question d'un groupe d'employés qui interrompt illégalement le service, d'un travail continu effectué par équipes, d'un équipage de navire en mer ou de personnes travaillant dans des postes isolés pour lesquels il pourrait être difficile de procéder à la suspension d'employés sans faire appel à des remplaçants ou d'avoir recours à des heures supplémentaires. On peut également y recourir pour imposer une mesure disciplinaire définitive en raison d'un acte d'inconduite par un employé. L'avis de sanction pécuniaire indique à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite et les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite.
désigne une mesure prise par l'employeur pour nommer un employé à un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. Ce type de sanction peut s'avérer préférable au licenciement pour motifs disciplinaires, et le gestionnaire peut y avoir recours s'il estime que, malgré son inconduite, l'employé demeure apte à occuper un emploi, mais dans un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. La rétrogradation serait appropriée, par exemple, dans le cas d'un gestionnaire jugé coupable de harcèlement que l'on souhaite affecter à un poste ne comportant pas de responsabilités de gestion.
désigne le renvoi de l'administration publique centrale d'un employé pour inconduite. Cette mesure peut être prise à l'endroit d'un employé qui a commis plusieurs fautes menant finalement à un incident déterminant ou encore à l'endroit d'un employé qui a commis une seule faute grave. Le licenciement est la sanction disciplinaire la plus sévère, et toute décision en ce sens ne doit être prise qu'après mûre réflexion et lorsqu'il est établi que l'employé ne peut plus occuper un emploi en raison de son inconduite.
L'employé qui fait l'objet d'une mesure disciplinaire telle que décrite dans les présentes lignes directrices peut présenter un grief individuel à chaque étape de la procédure de règlement des griefs, jusqu'à la dernière étape inclusivement, en vertu du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique et des dispositions de toute convention collective applicable. Les griefs individuels peuvent aussi être renvoyés à l'arbitrage en vertu de l'alinéa 209(1)b) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur ces lignes directrices aux responsables des relations de travail de l'administration centrale de votre ministère, lesquels peuvent communiquer avec leur analyste de l'équipe de la Représentation patronale en recours au SCT pour en obtenir une interprétation :
Équipe de la
Représentation patronale en recours
Rémunération
et relations de travail
Secrétariat du
Conseil du Trésor
Ottawa
(Ontario) K1A 0R5
Passez en revue les dispositions concernant la discipline dans la convention collective applicable.
Dans le contexte de la procédure administrative établie, l'employé a le droit d'être informé de l'inconduite présumée qu'on lui reproche et de pouvoir répondre aux allégations. Les entrevues avec les employés ont habituellement lieu en privé. Les gestionnaires sont encouragés à consulter la convention collective applicable et à informer l'employé des dispositions contenues dans celle-ci en ce qui concerne la présence d'un représentant syndical ou d'un autre représentant à l'entrevue. Les gestionnaires peuvent aussi décider de se faire accompagner à l'entrevue par un conseiller en ressources humaines ou par un autre collègue de la direction. Les documents sur les résultats de l'entrevue, notamment le rapport d'enquête, le cas échéant, doivent être conservés et mis à la disposition de l'employé.
On peut imposer une suspension pendant l'enquête sur l'inconduite dont est soupçonné l'employé lorsque sa présence au travail ne peut être tolérée ou risque de nuire à l'enquête. (Voir l'annexe B au sujet des principes applicables à la suspension pour une période indéfinie énoncés dans la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel)
Chaque incident d'inconduite présumée est examiné sur une base individuelle. Compte tenu des circonstances, de l'avis de la direction, quelles mesures s'imposent pour corriger le comportement indésirable? Les mesures disciplinaires ne doivent pas être punitives. Si les efforts déjà faits pour corriger ce comportement n'ont pas donné les résultats voulus, ou si l'inconduite de l'employé est flagrante à un point tel qu'il n'est pas possible d'envisager qu'il conserve son emploi, le licenciement peut logiquement être la seule mesure appropriée.
Des circonstances atténuantes, comme la durée du service de l'employé, son dossier antérieur, la gravité de l'infraction et les circonstances particulières de chaque cas peuvent justifier des variations dans la réaction de la direction à des infractions apparemment semblables. Quelle que soit la réaction, les mesures disciplinaires sont fonction de la nature de l'infraction, des circonstances et de tout facteur atténuant. Il serait peut-être aussi avisé de consulter votre spécialiste des relations de travail et d'examiner la jurisprudence applicable.
Il est fortement conseillé de ne pas tarder à prendre la mesure disciplinaire, car un long délai entre le manquement à la discipline et la réaction de la direction tend à dissocier l'infraction de la mesure corrective. Un tel retard peut également être considéré comme une tolérance de l'infraction et affaiblir la position de la direction à l'arbitrage du grief.
Il est recommandé d'éviter des formules de correspondance rigides entre les infractions et les mesures disciplinaires. Une mesure disciplinaire de plus en plus sévère peut être justifiée en cas d'inconduites répétées.
N'oubliez pas d'appliquer les principes d'équité procédurale. Conformément à ces principes, lorsqu'une décision d'imposer une mesure disciplinaire a été prise, l'employé devrait en être informé aussitôt que possible lors d'une réunion disciplinaire. Les gestionnaires devraient consulter la convention collective applicable et informer l'employé des dispositions qu'elle prévoit quant à la présence d'un représentant syndicale ou d'un autre représentant à la réunion. Un employé doit être informé des éléments suivants à la réunion disciplinaire :
Les conventions collectives applicables peuvent aussi exiger de la direction d'informer les représentants locaux du syndicat quand elle prend des mesures disciplinaires précises. À la réunion disciplinaire, l'employé devrait se faire remettre par écrit une description de la mesure disciplinaire qui lui est imposée.
L'arrêt de la Cour suprême du Canada Baker c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration), [1999] 2 R.C.S. 817 éclaire davantage les principes d'équité procédurale :
L'obligation d'équité procédurale est souple et variable et repose sur une appréciation du contexte de la loi et des droits visés. Les droits de participation qui en font partie visent à garantir que les décisions administratives sont prises au moyen d'une procédure équitable et ouverte, adaptée au type de décision et à son contexte légal, institutionnel et social, comprenant la possibilité donnée aux personnes visées de présenter leur point de vue et des éléments de preuve qui seront dûment pris en considération par le décideur.
Un document sur la mesure disciplinaire imposée doit être versé au dossier personnel de l'employé. En matière de discipline, seuls les documents dont l'employé a connaissance peuvent être versés à son dossier personnel. Si l'employé refuse d'attester qu'il est au courant que des documents sont versés à son dossier, on peut y verser une note à cet effet. Tous les documents ou toutes les déclarations écrites concernant une mesure disciplinaire qui auraient été versés au dossier personnel d'un employé doivent être détruits conformément à la disposition applicable de la convention collective ou à l'article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.
En déterminant si une suspension pour une période indéfinie était justifiée, les arbitres de grief ont tenu compte des principes suivants tirés de la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel) :