Lignes directrices concernant la discipline

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1. Contexte

Les présentes lignes directrices remplacent les Lignes directrices concernant la discipline publiées le 1er avril 2005.

L'alinéa 12(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) autorise tous les administrateurs généraux de l'administration publique centrale à établir des normes de discipline et à prescrire des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, la suspension, la rétrogradation à un poste situé dans une échelle de traitement comportant un plafond inférieur et des sanctions pécuniaires pour un manquement à la discipline ou une inconduite. L'article 12(3) prévoit notamment que les mesures disciplinaires devront être motivées. Enfin, le paragraphe 12.2(1) autorise la délégation de ces pouvoirs.

Les présentes lignes directrices appuient les principes énoncés dans le Cadre de politique pour la gestion des personnes en fournissant des conseils visant à promouvoir une gestion judicieuse des ressources humaines dans toute l'administration publique centrale.

2. Public cible et but

Les présentes lignes directrices aident les conseillers en ressources humaines de l'administration publique centrale à s'acquitter de leur rôle consistant à fournir des conseils et des avis à la direction relativement à l'application de la discipline, à l'élaboration de codes de discipline ministériels et à la tenue d'enquêtes et de réunions disciplinaires.

Les mesures disciplinaires se veulent correctives et non punitives, et elles visent à motiver les fonctionnaires à accepter les règles et les normes de conduite souhaitables ou nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs de l'organisation.

3. Généralités

En vertu du paragraphe 12.2(1) de la LGFP, la direction est responsable de l'imposition de mesures disciplinaires. De manière typique, le niveau hiérarchique visé correspond à la gravité de la mesure imposée. Les gestionnaires peuvent consulter l'annexe A pour y trouver des conseils, comme le leur suggèrent les conseillers en ressources humaines, ou encore s'adresser à leur propre conseiller en ressources humaines ou spécialiste des relations de travail, ou aux deux, dès qu'ils décèlent un signe d'inconduite. De plus, ils peuvent consulter le site Web suivant consacré à la gestion du rendement.

Il est recommandé que les codes de discipline élaborés par les conseillers en ressources humaines ou par la direction soient fondés sur de bonnes pratiques de gestion. Lorsque de nouveaux codes de discipline sont élaborés ou que d'importantes modifications sont apportées à un code en vigueur, une copie de l'ébauche peut être envoyée à l'équipe de la Représentation patronale en recours du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aux fins de consultation avant sa promulgation.

Sur demande, l'équipe de la Représentation patronale en recours du SCT peut prodiguer des avis et des conseils sur le licenciement, sur la rétrogradation ou sur toute autre mesure disciplinaire. 

4. Définitions - Mesures disciplinaires

Par ordre croissant de sévérité, les mesures disciplinaires sont les suivantes :

Réprimande verbale (oral reprimand)

désigne une mesure disciplinaire qui consiste notamment à indiquer verbalement à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement. Une réprimande verbale n'est pas versée au dossier de l'employé.

Réprimande écrite (written reprimand)

désigne l'avertissement officiel signifié par écrit à l'employé qui s'est mal conduit. L'employé devrait ainsi être informé de la nature de son inconduite, de la façon de corriger sa conduite et des conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement. Si une sanction disciplinaire plus sévère devait ultérieurement être imposée, la ou les réprimandes versées au dossier de l'employé prouveraient que ce dernier a été prévenu des conséquences qu'il aurait à subir en cas de récidive.

Suspension (suspension)

désigne le renvoi temporaire sans rémunération de l'employé qui s'est mal conduit. L'avis de suspension indique à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite adéquatement.

Sanction pécuniaire (financial penalty)

désigne une mesure qui peut être prise à la place d'une suspension lorsque ce type de sanction s'avère préférable pour des raisons financières ou pour répondre aux besoins du service. Il convient d'imposer une sanction pécuniaire lorsqu'il est question d'un groupe d'employés qui interrompt illégalement le service, d'un travail continu effectué par équipes, d'un équipage de navire en mer ou de personnes travaillant dans des postes isolés pour lesquels il pourrait être difficile de procéder à la suspension d'employés sans faire appel à des remplaçants ou d'avoir recours à des heures supplémentaires. On peut également y recourir pour imposer une mesure disciplinaire définitive en raison d'un acte d'inconduite par un employé. L'avis de sanction pécuniaire indique à l'employé la nature de son inconduite, la façon de corriger sa conduite et les conséquences auxquelles il s'expose s'il ne modifie pas sa conduite.

Rétrogradation (demotion)

désigne une mesure prise par l'employeur pour nommer un employé à un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. Ce type de sanction peut s'avérer préférable au licenciement pour motifs disciplinaires, et le gestionnaire peut y avoir recours s'il estime que, malgré son inconduite, l'employé demeure apte à occuper un emploi, mais dans un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. La rétrogradation serait appropriée, par exemple, dans le cas d'un gestionnaire jugé coupable de harcèlement que l'on souhaite affecter à un poste ne comportant pas de responsabilités de gestion.

Licenciement (termination)

désigne le renvoi de l'administration publique centrale d'un employé pour inconduite. Cette mesure peut être prise à l'endroit d'un employé qui a commis plusieurs fautes menant finalement à un incident déterminant ou encore à l'endroit d'un employé qui a commis une seule faute grave. Le licenciement est la sanction disciplinaire la plus sévère, et toute décision en ce sens ne doit être prise qu'après mûre réflexion et lorsqu'il est établi que l'employé ne peut plus occuper un emploi en raison de son inconduite.

5. Mesure correctives

L'employé qui fait l'objet d'une mesure disciplinaire telle que décrite dans les présentes lignes directrices peut présenter un grief individuel à chaque étape de la procédure de règlement des griefs, jusqu'à la dernière étape inclusivement, en vertu du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique et des dispositions de toute convention collective applicable. Les griefs individuels peuvent aussi être renvoyés à l'arbitrage en vertu de l'alinéa 209(1)b) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

7. Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur ces lignes directrices aux responsables des relations de travail de l'administration centrale de votre ministère, lesquels peuvent communiquer avec leur analyste de l'équipe de la Représentation patronale en recours au SCT pour en obtenir une interprétation :

Équipe de la Représentation patronale en recours
Rémunération et relations de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5


Annexe A - Conseils en matière de discipline à l'intention des gestionnaires délégataires

  1. Conventions collectives

    Passez en revue les dispositions concernant la discipline dans la convention collective applicable.

  2. Étapes pour déterminer l'inconduite et la mesure disciplinaire appropriée
    • Déterminez si les règles et les ordonnances ont été appliquées de manière juste et uniforme.
    • Menez une enquête équitable et objective dans les plus brefs délais.
    • Déterminez si l'employé a bénéficié de la procédure administrative établie (voir la rubrique « Enquêtes et entrevues » qui suit).
    • Déterminez s'il y a effectivement eu inconduite.
    • Déterminez la mesure disciplinaire appropriée, compte tenu des circonstances atténuantes et aggravantes.
  3. Enquêtes et entrevues
    • Menez une enquête au sujet de l'inconduite présumée aussitôt que possible après l'incident en question.
    • Menez l'enquête de manière équitable et objective, fournissez les éléments suivants et tenez-en compte :
      • les renseignements généraux sur la situation ayant mené à l'incident en question;
      • les observations du ou des témoins;
      • la réponse de l'employé aux allégations;
      • une analyse des faits;
      • la conclusion indiquant s'il y a effectivement eu des actes répréhensibles.

    Dans le contexte de la procédure administrative établie, l'employé a le droit d'être informé de l'inconduite présumée qu'on lui reproche et de pouvoir répondre aux allégations. Les entrevues avec les employés ont habituellement lieu en privé. Les gestionnaires sont encouragés à consulter la convention collective applicable et à informer l'employé des dispositions contenues dans celle-ci en ce qui concerne la présence d'un représentant syndical ou d'un autre représentant à l'entrevue. Les gestionnaires peuvent aussi décider de se faire accompagner à l'entrevue par un conseiller en ressources humaines ou par un autre collègue de la direction. Les documents sur les résultats de l'entrevue, notamment le rapport d'enquête, le cas échéant, doivent être conservés et mis à la disposition de l'employé.

    On peut imposer une suspension pendant l'enquête sur l'inconduite dont est soupçonné l'employé lorsque sa présence au travail ne peut être tolérée ou risque de nuire à l'enquête. (Voir l'annexe B au sujet des principes applicables à la suspension pour une période indéfinie énoncés dans la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel)

  4. Détermination de la mesure disciplinaire appropriée

    Chaque incident d'inconduite présumée est examiné sur une base individuelle. Compte tenu des circonstances, de l'avis de la direction, quelles mesures s'imposent pour corriger le comportement indésirable? Les mesures disciplinaires ne doivent pas être punitives. Si les efforts déjà faits pour corriger ce comportement n'ont pas donné les résultats voulus, ou si l'inconduite de l'employé est flagrante à un point tel qu'il n'est pas possible d'envisager qu'il conserve son emploi, le licenciement peut logiquement être la seule mesure appropriée.

    Des circonstances atténuantes, comme la durée du service de l'employé, son dossier antérieur, la gravité de l'infraction et les circonstances particulières de chaque cas peuvent justifier des variations dans la réaction de la direction à des infractions apparemment semblables. Quelle que soit la réaction, les mesures disciplinaires sont fonction de la nature de l'infraction, des circonstances et de tout facteur atténuant. Il serait peut-être aussi avisé de consulter votre spécialiste des relations de travail et d'examiner la jurisprudence applicable.

    Il est fortement conseillé de ne pas tarder à prendre la mesure disciplinaire, car un long délai entre le manquement à la discipline et la réaction de la direction tend à dissocier l'infraction de la mesure corrective. Un tel retard peut également être considéré comme une tolérance de l'infraction et affaiblir la position de la direction à l'arbitrage du grief.

  5. Souplesse et application de mesures disciplinaires

    Il est recommandé d'éviter des formules de correspondance rigides entre les infractions et les mesures disciplinaires. Une mesure disciplinaire de plus en plus sévère peut être justifiée en cas d'inconduites répétées.

  6. Réunion à laquelle la mesure disciplinaire est imposée

    N'oubliez pas d'appliquer les principes d'équité procédurale. Conformément à ces principes, lorsqu'une décision d'imposer une mesure disciplinaire a été prise, l'employé devrait en être informé aussitôt que possible lors d'une réunion disciplinaire. Les gestionnaires devraient consulter la convention collective applicable et informer l'employé des dispositions qu'elle prévoit quant à la présence d'un représentant syndicale ou d'un autre représentant à la réunion. Un employé doit être informé des éléments suivants à la réunion disciplinaire :

    • la ou les mesures disciplinaires imposées;
    • les motifs pour lesquels la ou les mesures ont été choisies;
    • les circonstances atténuantes et les facteurs contributifs pris en considération pour en arriver à cette décision;
    • la manière et le délai en fonction desquels la ou les mesures disciplinaires seront appliquées s'il s'agit d'une suspension, d'une sanction pécuniaire, d'une rétrogradation et d'un licenciement;
    • le droit de présenter un grief individuel.

    Les conventions collectives applicables peuvent aussi exiger de la direction d'informer les représentants locaux du syndicat quand elle prend des mesures disciplinaires précises. À la réunion disciplinaire, l'employé devrait se faire remettre par écrit une description de la mesure disciplinaire qui lui est imposée.

    L'arrêt de la Cour suprême du Canada Baker c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration), [1999] 2 R.C.S. 817 éclaire davantage les principes d'équité procédurale :

    L'obligation d'équité procédurale est souple et variable et repose sur une appréciation du contexte de la loi et des droits visés.  Les droits de participation qui en font partie visent à garantir que les décisions administratives sont prises au moyen d'une procédure équitable et ouverte, adaptée au type de décision et à son contexte légal, institutionnel et social, comprenant la possibilité donnée aux personnes visées de présenter leur point de vue et des éléments de preuve qui seront dûment pris en considération par le décideur.

  7. Documentation

    Un document sur la mesure disciplinaire imposée doit être versé au dossier personnel de l'employé. En matière de discipline, seuls les documents dont l'employé a connaissance peuvent être versés à son dossier personnel. Si l'employé refuse d'attester qu'il est au courant que des documents sont versés à son dossier, on peut y verser une note à cet effet. Tous les documents ou toutes les déclarations écrites concernant une mesure disciplinaire qui auraient été versés au dossier personnel d'un employé doivent être détruits conformément à la disposition applicable de la convention collective ou à l'article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Annexe B - Principes applicables à une suspension pour une période indéfinie dont doivent tenir compte les gestionnaires délégataires

En déterminant si une suspension pour une période indéfinie était justifiée, les arbitres de grief ont tenu compte des principes suivants tirés de la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel) :

  1. La question, dans un grief de cette nature, n'est pas de savoir si l'employé s'estimant lésé est coupable ou innocent, mais de déterminer si sa présence, en tant qu'employé de [l'organisation], peut être considérée comme posant un risque raisonnablement sérieux et immédiat aux intérêts légitimes de l'employeur.
  2. C'est à [l'employeur] qu'il incombe de convaincre le tribunal de l'existence d'un tel risque, et le simple fait qu'une accusation au criminel a été portée n'est pas suffisant pour s'acquitter de ce fardeau. [L'employeur] doit aussi établir que la nature de l'accusation est telle qu'elle risque d'avoir un effet dommageable, préjudiciable ou nuisible pour la réputation de [l'employeur] ou du produit, qu'elle peut rendre l'employé inapte à s'acquitter correctement de ses fonctions, qu'elle aura un effet préjudiciable sur les autres employés de [l'employeur] ou sur ses clients, ou encore qu'elle entachera la réputation générale de [l'employeur].
  3. [L'employeur] doit prouver qu'(il) a bel et bien enquêté du mieux qu'(il) le pouvait sur l'accusation au criminel, en essayant sincèrement d'évaluer le risque que présente le maintien de l'employé s'estimant lésé dans ses fonctions. Sur ce point, le fardeau de la preuve imposé à [l'employeur] est bien moindre lorsque la police a déjà enquêté sur l'affaire et qu'elle a déjà obtenu des preuves suffisantes pour que des accusations soient portées que lorsque c'est [l'employeur] qui entame les procédures.
  4. Il incombe également à [l'employeur] de démontrer qu'(il) a pris des mesures raisonnables pour s'assurer si le risque lié au maintien de l'employé s'estimant lésé dans ses fonctions pouvait être réduit par des moyens tels qu'une surveillance plus serrée ou une mutation dans un autre poste.
  5. Durant la période de suspension, il incombe toujours à [l'employeur] d'envisager objectivement la possibilité d'une réintégration de l'employé dans son poste dans un délai raisonnable suivant la suspension, à la lumière des nouveaux faits ou des nouvelles circonstances qui pourraient être portés à l'attention de [l'employeur] pendant la suspension. Là encore, ces aspects doivent être évalués compte tenu de l'existence d'un risque raisonnable pour les intérêts légitimes de [l'employeur].
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