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Ligne directrice sur les intérêts et les frais administratifs

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente ligne directrice entre en vigueur le 1er juillet 2010.

1.2 Elle remplace le bulletin sur le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs - Circulaire du CT 1996-03 daté le 29 avril 1996.

2. Application

La présente ligne directrice s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Même si le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs (ci-après, « le Règlement ») s'applique à tous les ministères et organismes du gouvernement fédéral et aux montants dus aux ministères par les sociétés d'État et les gouvernements provinciaux et étrangers, il s'applique ni aux comptes débiteurs des sociétés d'État ni aux comptes débiteurs interministériels.

La partie I du Règlement qui concerne la facturation d'intérêts ne s'applique pas :

  • aux montants dus à titre de taxes ou de droits; aux montants dus aux termes de prêts portant intérêt, d'opérations sur les marchés financiers ou d'hypothèques, sauf pour les prêts assortis de conditions privilégiées aux termes du paragraphe 7(1);
  • aux montants visés par d'autres lois, règlements, décrets, contrats ou arrangements prévoyant l'imputation d'intérêts sur ceux-ci.

3. Contexte

3.1 La présente ligne directrice vise à aider les responsables ministériels à imputer des intérêts sur les comptes débiteurs non fiscaux impayés et des frais administratifs si un instrument payable à l'État n'est pas honoré.

3.2 La présente ligne directrice appuie le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

3.3 Le Règlement existe pour inciter les débiteurs à payer leurs comptes à temps, et il permet au gouvernement de facturer les frais administratifs occasionnés par des instruments de paiements non honorés.

3.4 Même si la présente ligne directrice complète le Règlement, elle n'expose aucune nouvelle exigence obligatoire. Elle fait état des obligations existantes en vertu des lois et règlements qui s'appliquent.

4. Imputer des intérêts et produire des factures

Conformément aux pratiques commerciales solides, les factures, les comptes et les relevés de compte émis par les fonctionnaires ministériels devront inclure les conditions de paiement, la liste des frais et taux applicables ou une explication du barème utilisé pour établir ceux-ci ainsi qu'une note indiquant qu'un intérêt sera appliqué aux paiements effectués en retard. Pour assurer la mise en ouvre en bonne et due forme du paragraphe 5(1) du Règlement, il faut que le relevé mensuel envoyé pour les comptes en souffrance stipule clairement que la date d'échéance du paiement est toujours la date d'échéance initiale et non 30 jours après la date d'émission de l'avis. S'il en était autrement, aucun intérêt ne serait accumulé. Le relevé mensuel devrait également faire état du solde précédent.

5. Description générale des règlements

Les principales caractéristiques du Règlement sont décrites ci-dessous.

5.1 Lorsqu'un compte est en souffrance ou un paiement est en retard, les fonctionnaires ministériels doivent imputer des intérêts calculés mensuellement au taux d'escompte moyen majoré de trois pour cent, à compter de la date d'échéance jusqu'à la veille de la date de réception du paiement (c'est à ce même taux d'intérêt que le gouvernement paiera ses fournisseurs après la date d'échéance des paiements).

5.2 En cas de trop-payé ou de paiement effectué par erreur par le gouvernement par suite d'une fraude, de la falsification de documents, d'une fausse représentation faite de propos délibéré ou de toute autre infraction, des intérêts seront facturés rétroactivement à compter de la date du versement du trop-payé ou du paiement effectué par erreur.

5.3 Dans les autres cas de trop-payé ou de paiement effectué par erreur par le gouvernement, des dispositions seront prises pour le remboursement et les responsables du ministère n'imputeront des intérêts que dans le cas où le remboursement serait en retard.

5.4 Les responsables ministériels ne doivent facturer aucun intérêt sur les petits montants qui ne font habituellement pas l'objet d'une facture ou d'une autre demande de paiement. Cependant, si le total de plusieurs petits montants dépasse le plafond établi, les responsables ministériels factureront des intérêts. Attendu qu'il appartient à chaque ministère de fixer son plafond, celui-ci varie d'un ministère à l'autre ainsi que d'un programme à l'autre au sein d'un ministère donné.

5.5 Les ministres peuvent dispenser ou réduire les frais d'intérêt dans certains cas, par exemple, si :

  • les frais seront recouvrés sur des versements ultérieurs;
  • le gouvernement commet une erreur dans le traitement d'un paiement ou le calcul d'un montant exigible;
  • des circonstances indépendantes de la volonté du débiteur ont empêché ce dernier de faire un paiement, par exemple, une défaillance des systèmes électroniques utilisés pour virer des fonds et assurer le traitement des paiements.

5.6 Des frais administratifs de 25 dollars seront exigés pour les effets non honorés au moment où une institution financière en aura assuré le traitement et les responsables du ministère doivent demander et émettre les instruments de paiement du receveur général pour rembourser l'institution financière. Si l'institution financière recouvre le montant par un autre mécanisme, les frais administratifs s'élèvent à 15 dollars.

5.7 Les responsables ministériels peuvent également prendre des dispositions avec une institution financière pour surveiller le compte d'un débiteur qui est à l'origine d'un effet non honoré. Une fois que le compte contient suffisamment de fonds, l'institution financière certifie l'effet non honoré et le retourne au ministère ou en assure la compensation directement. Les responsables ministériels peuvent faire payer le débiteur pour dédommager le ministère du coût occasionné par le recours à une institution financière pour surveiller son compte.

5.8 Sous réserve de toute loi ou de tout règlement visant un programme ou un ministère, les responsables ministériels bénéficient de toute la souplesse voulue pour négocier et fixer les conditions de remboursement. Selon les termes du paragraphe 6(3) du Règlement, les responsables ministériels peuvent facturer des intérêts sur le montant total en souffrance, non seulement sur les paiements tardifs. Cela s'applique en particulier lorsque le montant exigible concerne un trop-payé qui ne résulte pas d'une erreur commise par l'État. Pour être en mesure de facturer des intérêts sur le montant total en souffrance, les responsables ministériels doivent inclure une disposition à cet effet aux termes de l'entente de remboursement.

6. Considérations spéciales

6.1 Avances comptables

Même si cela n'est pas indiqué de façon explicite, le Règlement suggère qu'il est possible d'imposer des intérêts sur les avances à des fins déterminées et les avances permanentes qui ne sont pas réglées dans le délai prévu par le Règlement sur les avances comptables.

S'il s'agit d'une avance à des fins déterminées pour voyage ou autre, la période de règlement est de dix jours ouvrables à partir de la date où l'objet de l'avance aura été consommé. Dans le cas d'une avance permanente, la période de règlement est de 30 jours à compter de la date où une demande de paiement est reçue ou de 30 jours après la fin de l'exercice financier, quelle que soit la date la plus rapprochée.

Le bénéficiaire d'une avance comptable doit posséder des reçus, s'il y a lieu de les fournir, pour justifier les dépenses engagées ou l'argent avancé.

La « règle de 10 jours » s'applique seulement aux calculs et aux remboursements initiaux. Elle est considérée comme ayant été observée si la demande et le montant dû (le cas échéant) ont été soumis, et non après leur approbation ou vérification. Si la vérification d'une demande de remboursement de frais de déplacement donne lieu à un rajustement et à un montant additionnel exigible, celui-ci devient une créance normale de l'État. Le délai de perception normal de 30 jours s'applique, sauf si le ministère en avise autrement le détenteur de l'avance.

Aux termes du Règlement, des intérêts sont payables uniquement sur le montant dû à l'État, et non sur le montant total de l'avance non recouvrée. Cependant, si le détenteur de l'avance ne présente aucune demande de remboursement, le montant de l'avance est le montant dû à l'État.

Les ministères doivent aviser promptement les détenteurs d'une avance qu'ils sont en retard pour présenter leur demande de remboursement que des intérêts s'accumulent. Pour des raisons pratiques, il peut être nécessaire d'attendre qu'une demande de remboursement soit bel et bien présentée avant de facturer et de consigner les intérêts, à moins qu'il se soit écoulé plus de 30 jours après la date prévue pour la demande de remboursement.

Si des circonstances atténuantes ont empêché le détenteur de l'avance de présenter sa demande de remboursement en temps voulu, ou le montant des intérêts accumulés est peu élevé, les ministères peuvent envisager l'octroi d'une dispense aux termes des alinéas 8(1)b) ou 9(1)a) ou du paragraphe 9(2) du Règlement.

Les conventions collectives et la Directive sur les voyages ne prévoient actuellement aucune disposition habilitant l'État à payer des intérêts sur les montants qu'il doit aux détenteurs d'une avance.

6.2 Prêts assortis de conditions privilégiées

Un prêt assorti de conditions privilégiées est un prêt consenti sans intérêt ou à des taux nettement inférieurs aux taux du marché. Le bénéficiaire est généralement un pays en développement, bien que certains prêts à des employés et aux Premières nations ainsi que d'autres prêts à l'habitation puissent tomber dans cette catégorie.

Si le remboursement d'un prêt assorti de conditions privilégiées est en souffrance, les conditions privilégiées sont abrogées à l'égard du montant arriéré. Selon le Règlement, ce sont les intérêts au taux « courant » qui s'appliquent à ces arriérés et non ceux au taux privilégié. Si le taux privilégié est de trois pour cent et le taux « courant » est de sept pour cent, le taux exigible sur les arriérés est majoré de quatre pour cent. Par contre, ce calcul ne s'applique pas aux prêts consentis aux pays en développement qui sont visés par des ententes multilatérales d'allégement de la dette comme les ententes du « Club de Paris » ou les ententes qui, conformément au paragraphe 155.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, prévoient déjà la facturation d'intérêts sur les arriérés.

6.3 Erreurs commises par le gouvernement

Aux termes de l'alinéa 8(1)a) et de l'article 11 du Règlement, un ministère ne doit pas imputer des intérêts ou des frais administratifs s'il commet une erreur entraînant des intérêts ou des frais administratifs autrement payables. Il peut s'agir des erreurs suivantes : le montant n'est pas porté au crédit du bon compte; le paiement n'est pas déposé ou enregistré promptement; un chèque postdaté est déposé avant la date indiquée ou le chèque est gardé au point où il devient périmé.

6.4 Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe sur de vente harmonisée (TVH)

La TPS/TVH ne s'applique pas aux intérêts et aux frais administratifs imposés en vertu du Règlement.

6.5 Date de réception du paiement

Les paiements sont considérés comme reçus le jour où ils sont effectués à une institution financière ou à la date où ils parviennent au ministère. Par conséquent, les ministères doivent apposer un timbre dateur sur les paiements reçus ou les regrouper par date de réception, et se servir de cette date pour calculer les intérêts éventuellement exigibles.

6.6 Recouvrement auprès d'entrepreneurs et de fournisseurs

Si le gouvernement a versé un trop-payé à un entrepreneur ou à un fournisseur, et il demande un remboursement, des intérêts sont imputés si l'entrepreneur ou le fournisseur ne rembourse pas le trop-payé conformément à cette demande.

6.7 Frais liés aux chèques sans provision

Dans la plupart des cas, les ministères utilisent les comptes centraux du receveur général à des fins de dépôt, et les institutions financières obtiennent un remboursement du montant des effets non honorés par la méthode de compensation. En pareil cas, aucun paiement du receveur général n'est émis et des frais administratifs de 15 dollars sont exigés. Par contre, s'il faut effectuer un paiement ou un règlement car le ministère n'utilise pas un compte central ou n'est pas en mesure d'appliquer la méthode de compensation, le paragraphe 10(2) du Règlement s'applique et des frais administratifs de 25 dollars sont exigés.

6.8 Dispense pour des cas particuliers et des catégories de cas déterminées

Il est possible d'accorder une dispense aux termes des paragraphes 9(1) et 12(1) du Règlement pour un cas particulier ou une catégorie de cas déterminée; celles prévues aux paragraphes 9(2) et 12(2) doivent être accordées individuellement.

6.9 Dispense lorsqu'il y a pénalité

Une dispense accordée aux termes de l'alinéa 9(1)d) n'exige pas que la pénalité corresponde exactement au montant des intérêts qui auraient été imposés. Par contre, si la pénalité représente un montant nettement inférieur aux intérêts, il ne faut pas accorder de dispense. Il est possible d'imposer à la fois les intérêts et la pénalité, comme le fait l'Agence du revenu du Canada dans les cas de fraude fiscale.

6.10 Effet de la dispense

Aux termes des paragraphes 155.1(4) et (5) de la Loi sur la gestion des finances publiques, si un ministère dispense ou réduit les intérêts ou les frais administratifs, aucun montant n'est exigible ou seul le montant réduit l'est. En pareils cas, aucun montant ne fait l'objet d'une radiation. Si une somme a été comptabilisée, une écriture de régularisation doit être faite à des fins de contre-passation ou de réduction.

6.11 Radiation de dette

Si un ministère radie une dette à titre de créance irrécouvrable, il doit aussi radier les intérêts accumulés. Par contre, si le ministère reprend une mesure de recouvrement, les intérêts sont restaurés à la date de la radiation, sauf s'ils ont fait l'objet d'une remise ou d'une renonciation.

6.12 Utilisation des gains d'intérêt

Dans la plupart des cas, les ministères ne paient pas d'intérêts sur l'utilisation de leur capital. Le ministère des Finances absorbe ces coûts au titre de la dette publique, et il ne les facture pas aux programmes des ministères.

Étant donné que les ministères ne paient pas d'intérêts sur l'utilisation de leur capital, ils ne doivent pas considérer les gains provenant de frais d'intérêt sur les comptes débiteurs en souffrance comme des fonds additionnels qu'ils peuvent dépenser. Au contraire, ils doivent comptabiliser les gains d'intérêt comme des recettes générales non fiscales servant à « compenser » le coût du financement des comptes débiteurs qui incombe au ministère des Finances.

Cependant, si un ministère doit payer des intérêts sur l'utilisation de son capital, comme c'est le cas pour certains fonds renouvelables, les intérêts imputés aux comptes débiteurs peuvent servir à compenser ces dépenses.

De même, les ministères ayant des fonds renouvelables ou qui sont autorisés à appliquer la méthode du crédit net peuvent utiliser les frais administratifs pour compenser les coûts de traitement d'un effet non honoré.

6.13 Renseignements sur les taux d'intérêt courants

La page Web du receveur général Paiement à la date d'échéance (PADE) indique le taux d'intérêt applicable aux comptes fournisseurs en souffrance du gouvernement du Canada.

7. Références

Pour obtenir plus d'information concernant les aspects juridiques et stratégiques de l'application d'intérêts et de frais administratifs, consultez les sources énumérées ci-après.

7.1 Autres lois et règlements pertinents

7.2 Instruments de politique connexes

8. Demande de renseignements

Veuillez acheminer toute demande de renseignements concernant la présente ligne directrice à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente ligne directrice, les responsables de l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec :

Division de la politique sur la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613


Annexe - Calcul des taux d'intérêts et exemples du calcul des intérêts

Calcul des taux d'intérêts

Le taux d'intérêts qui sert à calculer les intérêts sur les montants en souffrance est indiqué sur la page Web Paiement à la date d'échéance (PADE).

Le taux peut aussi être calculé en majorant de 3 p. 100 le taux d'escompte moyen pour le mois précédant le mois où les intérêts sont calculés. La Banque du Canada diffuse un message enregistré sur les taux courants au numéro 613-782-7506.

Dans l'exemple suivant, supposons que les taux d'escompte sont les suivants :

  • 5,5 %, le 22 février
  • 5,25 %, le 21 mars

Le taux d'escompte moyen pour le mois de mars serait calculé de la façon suivante : 5,5 % pour une période de 20 jours (soit du 1er au 20 mars inclusivement) et 5,25 % pour une période de 11 jours (du 21 au 31 mars inclusivement), ce qui donne :

  • (20 jours [Multiplié par] 5,5 % [Plus] 11 jours [Multiplié par] 5,25 %) [Divisé par] 31 jours = 5,41 %

Par conséquent, le taux d'intérêt utilisé au mois d'avril pour calculer les intérêts exigibles sur les montants en souffrance est de :

  • 5,41 % [Plus] 3 % = 8,41 %

Calcul des intérêts - Exemples

Dans les exemples suivants, supposons que le taux d'intérêts pour le mois de mai est de 8,55 % et que le taux d'intérêts pour juin est de 8,45 %, que le montant initial dû s'élève à 5 000 $ et que la date d'échéance est le 30 avril.

  1. Si le paiement est effectué intégralement le 30 avril, aucun intérêt n'est exigible.
  2. Si le paiement est effectué intégralement le 14 mai, des intérêts sont exigibles sur le montant de 5 000 $ pour une période de 14 jours (soit du 30 avril au 13 mai inclusivement) et sur un montant nul pour un jour (le 14 mai) :
    • (14 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,55 % [Multiplié par] 5 000 $ = 16,40 $

    • (1 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,55 % x zéro = 0 $

    Il faut noter que les intérêts sont imputés pour le solde impayé de chaque jour, à compter de la date d'échéance jusqu'à la date de paiement inclusivement.

  3. Si un paiement partiel de 3 000 $ est versé le 14 mai et un autre paiement partiel de 600 $ est versé le 24 mai, le montant dû le 1er juin représente les intérêts exigibles sur la somme de 5 000 $ pour 14 jours (soit du 30 avril au 13 mai inclusivement) plus les intérêts exigibles sur la somme de 2 000 $ pour 10 jours (du 14 au 23 mai inclusivement) plus les intérêts exigibles sur la somme de 1 400 $ pour 8 jours (du 24 au 31 mai inclusivement) plus le solde impayé du principal, qui s'élève à 1 400 $ :
    • (14 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,55 % [Multiplié par] 5 000 $ = 16,40 $

    • (10 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,55 % [Multiplié par] 2 000 $ = 4,68 $

    • (8 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,55 % [Multiplié par] 1 400 $ = 2,62 $

    • Solde impayé du principal = 1 400 $

    • Total dû au 1er juin = 1 423,70 ;$

  4. Si un autre paiement partiel de 400 $ est effectué le 25 juin, le montant dû le 1er juillet représente les intérêts sur le montant dû le 1er juin (1 423,70 $) pour 24 jours (soit du 1er au 24 juin inclusivement) plus l'intérêt sur 1 023,70 $ pour 6 jours (du 25 au 30 juin inclusivement) plus le solde impayé du principal, qui s'élève à 1 022,64 $ :
    • (24 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 8,45 % [Multiplié par] 1 423,70 $ = 7,91 $

    • (6 jours [Divisé par] 365) [Multiplié par] 0,0845 [Multiplié par] 1 023,70 $ = 1,42 $

    • Solde impayé du principal = 1 023,70 $

    • Total dû le 1er juillet = 1 033,03 $

    Il faut noter que les intérêts sont composés mensuellement et ajoutés au montant total impayé une fois par mois, à la date du relevé.