Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD)

Appuie la gestion efficiente et efficace de l’information par l’utilisation de systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) et optimise les retombées des investissements du gouvernement du Canada liés aux SGEDD.
Modification : 2010-06-24

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Glossaire

architecture d'information (information architecture)
Les structures des éléments d'information d'une entreprise, d'un ministère ou d'une organisation, leurs interdépendances ainsi que les principes et les lignes directrices régissant leur conception et leur évolution au fil du temps. L'architecture de l'information permet de partager, de réutiliser, de recouper horizontalement et d'analyser l'information.
cycle de vie de l'information (information life cycle)
Dans le domaine de la gestion de l'information, comprend les étapes suivantes : planification, collecte, production, réception et saisie, organisation, utilisation et diffusion, conservation, protection et préservation, élimination et évaluation de l'information.
dépôt(s) (repository(ies))
Environnement de conservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle. Comprend l'espace de stockage physique ou virtuel et l'infrastructure connexe liée à son maintien. Des règles opérationnelles pour la gestion des ressources documentaires contenues dans un dépôt doivent être établies, et le contrôle exercé doit être suffisant pour que les ressources soient authentiques, fiables, accessibles et utilisables de façon continue.
document (record)
Aux fins de la présente Norme, les documents ont trait à de l'information, quel qu'en soit le support ou le format, qui a été crée, reçue et qui est maintenue par une organisation ou une personne, pour des raisons opérationnelles, conformément aux obligations juridiques, ou pour s'acquitter de ces deux dernières responsabilités.
document essentiel (essential record)
Document vital pour le maintien ou le rétablissement des fonctions critiques de l'institution.
gestion de l'information (information management)
Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un organisme, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de sa conservation à long terme.
gestion des technologies de l'information (management of information technology)
Planification, création ou acquisition, mise en œuvre et mesure du rendement.
investissement (investment)
Utilisation de ressources dans l'attente d'un bénéfice futur, sous forme par exemple d'augmentation de la production, des revenus ou des actifs, ou acquisition de connaissances ou de capacité.
métadonnées (metadata)
Définition et description de la structure et de la signification des ressources documentaires, et le contexte et les systèmes qui les hébergent.
publication (publication)
Par « publication », on entend tout document de bibliothèque mis à la disposition – quel que soit le média, la forme ou le support utilisé, notamment imprimé, enregistrement ou en ligne – du grand public ou d'un segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre rémunération.
ressources documentaires (information resources)
Production documentaire sous forme publiée ou non, quels que soient la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artéfacts.
ressources documentaires à valeur opérationnelle (information resources of business value)
Documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, crés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.
spécialiste fonctionnel (functional specialist)
Employé dont les rôles et les responsabilités exigent des connaissances, des compétences et des aptitudes spécialisées dans les domaines prioritaires suivants : finances, ressources humaines, vérification interne, approvisionnement, gestion du matériel, biens immobiliers et gestion de l'information.
systèmes de GEDD (EDRM solutions)
Systèmes automatisés utilisés pour gérer, protéger et préserver les ressources documentaires du début à la fin de leur cycle de vie, soit de leur création à leur disposition. Ils conservent l'information contextuelle appropriée (les métadonnées) et permettent à l'organisation d'accéder à ses dossiers, de les utiliser et d'en disposer (les conserver, les détruire ou les transférer) de façon ordonnée, systématique et vérifiable afin d'assurer la reddition de comptes et la transparence et d'atteindre les objectifs opérationnels ministériels.
technologies de l'information (information technology)
Tout matériel ou système utilisé pour l'acquisition, le stockage, la manipulation, la gestion, le déplacement, le contrôle, l'affichage, la commutation, les échanges, la transmission ou la réception automatique de données ou de renseignements. Les technologies de l'information incluent la conception, le développement, l'installation et la mise en œuvre de systèmes et d'applications informatiques visant à satisfaire des exigences opérationnelles.
tenue de documents (recordkeeping)
Cadre de responsabilisation et de régie dans lequel les ressources documentaires sont produites ou acquises, saisies et gérées comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens.
tenue des documents (recordkeeping)
Cadre de responsabilisation et de régie dans lequel les documents sont crés, saisis et gérés comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.
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