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Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 - administration de la paye

Sommaire

La présente ligne directrice fait partie d'un ensemble de lignes directrices visant à aider les ministères Voir la note en bas de page 1 à mettre en ouvre les processus opérationnels communs en gestion financière.

Elle présente le modèle « souhaité » de l'administration de la paye. Le modèle se limite au montant de la paye brute et aux opérations de paye inscrites dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées du Système régional de paye (SRP) Voir la note en bas de page 2 :

  • Rémunération de base
  • Indemnités
  • Paye supplémentaire (y compris les heures supplémentaires)
  • Ajustements et retenues, y compris les recouvrements, les saisies-arrêts et les retenues facultatives

On y décrit les rôles et les responsabilités ainsi que les procédures recommandées à la lumière des instruments de politiques du gouvernement du Canada et de diverses dispositions législatives comme la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Figure 1 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Figure 1 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye
Version textuelle : Figure 1 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Note : Le symbole Le symbole indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux Mesures en RH antérieures à la paye indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux Mesures en RH antérieures à la paye.

Tel qu'il est illustré à la figure 1, l'administration de la paye comporte 12 sous-processus (5.1.1 à 5.1.12) répartis en 5 groupes de sous-processus, lesquels sont décrits ci-dessous.

Le groupe Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye est le début du processus opérationnel de l'administration de la paye qui est déclenché par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé qui est produit dans le processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus opérationnel 1.1), et il établit les besoins en ressources humaines et en postes. Après avoir établi les besoins, le gestionnaire du centre de responsabilité autorise l'engagement de la dépense et confirme la disponibilité des fonds. Les engagements de fonds et les prévisions salariales du ministère sont mis à jour selon les procédures ministérielles établies par l'administrateur général.

Les Mesures en RH antérieures à la payeinterviennent ensuite dans le processus. Les sous-processus des RH, qui sont définis dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH), peuvent donner lieu à des opérations de paye selon les renseignements fournis aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés (décisions en matière de classification, sélection des candidats au terme du processus de dotation, mesures disciplinaires, choix des récipiendaires de récompenses et montants de ces prix). Ces sous-processus se terminent par la confirmation de l'autorisation d'exécuter l'opération, l'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, la mise à jour des engagements de fonds et des fichiers de gestion des salaires suivant les exigences établies par l'administrateur général et par la demande d'une opération de paye.

Le groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye vise l'exécution des opérations de paye commandées par les activités de Rémunération : vérification (partielle) en vertu de l'article 34 et attestation en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Dans le groupe des sous-processus de la Paye, après l'attestation en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) calcule la paye pour la période, émet le registre de paye qu'il soumet pour validation au Secteur de la rémunération du ministère et termine le traitement des paiements de la paye. Le Système régional de paye (SRP) de TPSGC fournit aux ministères un rapport détaillé des dépenses qui montre le montant brut du passage de la paye et les paiements annulés. Les ministères reçoivent du Grand livre général du système de paye (GLG-SP) de TPSGC les données sur les comptes de contrôle et les soldes des comptes pour chaque passage de la paye.

Les Mesures postérieures à la paye sont exécutées au ministère à l'émission des paiements de la paye et à la réception du fichier d'extraits des dépenses détaillées. Dans la gestion des activités postérieures à la paye, le ministère enregistre les opérations de paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), les écritures de la rémunération brute des opérations de paye, y compris les paiements annulés. Les gestionnaires du centre de responsabilité finalisent la vérification des comptes en exécutant les dernières étapes de la vérification en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ce qui met fin au processus opérationnel de l'administration de la paye. Si le contrôle de la qualité n'a pas été effectué avant l'émission des paiements, le processus se poursuit jusqu'au processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1). Les soldes des comptes de contrôle du GLG-SP sont rapprochés et comptabilisés dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

Autre schéma du processus opérationnel de l'administration de la paye :

Figure 2 : Diagramme de l'administration de la paye

Figure 2 : Diagramme de l'administration de la paye
Version textuelle : Figure 2 : Diagramme de l'administration de la paye

Note : LGFP : Loi sur la gestion des finances publiques

Le diagramme de l'administration de la paye montre les points d'éclaircissement implicites suivants sur les politiques et les procédures :

  1. Une opération de paye peut être déclenchée par un gestionnaire, un employé, les Services financiers ou le Conseil du Trésor.
  2. L'attestation et la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP est déléguée au gestionnaire du centre de responsabilité, et la vérification des intrants de paye en vertu de l'article 34 de la LGFP, aux conseillers en rémunération. Le pouvoir d'exécuter la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être déléguée à des postes dans d'autres ministères. Voir la note en bas de page 3
  3. La vérification de la paye correspond à la première partie de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP. Il doit donc exister des preuves tangibles de la vérification pour chaque opération Voir la note en bas de page 4.
  4. L'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP vient souvent de manière implicite ou explicite de la lettre d'offre originale, par exemple, pour les augmentations automatiques de salaire.
  5. L'autorisation d'exécuter une opération est demandée ou accordée selon la délégation ministérielle des pouvoirs en matière de RH ou de gestion financière.
  6. L'autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP peut être récurrente, et elle accordée avant que TPSGC traite la paye.
  7. Pour s'acquitter de ses responsabilités au regard de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP, le gestionnaire du centre de responsabilité doit vérifier l'exactitude de la dépense de rémunération Voir la note en bas de page 5.

1. Date de publication

La présente ligne directrice a été publiée le 28 janvier 2013.

2. Contexte

La présente ligne directrice fait partie d'un ensemble de lignes directrices visant à aider les ministères Voir la note en bas de page 6 à mettre en ouvre des processus opérationnels communs en gestion financière en vue de répondre aux objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.

On y présente le modèle « souhaité » pour l'administration de la paye. Les rôles et les responsabilités ainsi que les activités recommandées y sont décrits du point de vue de la gestion financière. La plupart des activités sont de nature financière, mais des activités non financières y sont aussi présentées en vue de donner une description complète du processus. Ces activités ne sont pas incluses dans la portée du processus d'Administration de la paye. Les activités recommandées sont conformes aux exigences de la loi, notamment aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques de même qu'aux instruments de politique du gouvernement du Canada.

Sans passer outre la responsabilité de l'administrateur général au regard de tous les aspects des systèmes de gestion financière de son ministère, la normalisation et la simplification des configurations des systèmes de gestion financière, des processus opérationnels et des données dans l'ensemble du gouvernement donnent des avantages directs et indirects sur le plan de la gestion financière au gouvernement du Canada. Par l'établissement d'une série de règles communes, la normalisation réduit le nombre de systèmes, de processus opérationnels et de bases de données qui réduisent la qualité et le coût de l'information utilisée dans la prise de décisions. L'élargissement de la normalisation au gouvernement a pour effet d'accroître l'efficacité, l'intégrité et l'interopérabilité de ses systèmes. Voir la note en bas de page 7

Aux fins de la présente ligne directrice, le terme « paye » se limite au montant de la paye brute et aux opérations inscrites dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées de paye du Système régional de paye (SRP) Voir la note en bas de page 8 :

  • Rémunération de base
  • Indemnités
  • Paye supplémentaire (y compris les heures supplémentaires)
  • Ajustements et retenues, y compris les recouvrements, les saisies-arrêts et les retenues non législatives

3. Introduction

3.1 Portée

La présente ligne directrice définit le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye.

Elle couvre les groupes de sous-processus suivants :

  • Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye
  • Mesures en RH antérieures à la paye
  • Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye
  • Paye
  • Mesures postérieures à la paye

Certaines activités de gestion financière décrites dans la présente ligne directrice sont également liées aux mesures de contrôle interne. Le présent document a pour objet ni de donner la liste complète des mesures de contrôle ni de produire un cadre de contrôle, mais la description du processus peut servir de contexte pour développer le cadre de contrôle du ministère.

3.2 Structure

Le contenu proprement dit de la ligne directrice est présenté comme suit : La section 4 donne un aperçu des rôles organisationnels qui interviennent dans le processus opérationnel de l'administration de la paye. La section 5 donne une description détaillée du processus opérationnel de l'administration de la paye qui comprend les groupes de sous-processus, les sous-processus, les activités et les rôles responsables. L'annexe A contient la définition des termes utilisés dans la ligne directrice et l'annexe B, les abréviations pertinentes. La méthode utilisée pour préparer la présente ligne directrice est décrite à l'annexe C, et les rôles et responsabilités énoncés à la section 4 sont décrits en plus grand détail à l'annexe D. L'annexe E présente l'analyse des opérations de paye selon l'origine.

3.3 Références

Les sources de référence suivantes s'appliquent à la présente ligne directrice.

3.3.1 Lois et règlements

3.3.2 Instruments de politique

3.3.3 Autres sources de référence

4. Rôles et responsabilités

La Figure 3 illustre les rôles dans le processus opérationnel de l'administration de la paye par catégorie d'intervenants.

Figure 3 : Rôles dans l'administration de la paye

Figure 3 : Rôles dans l'administration de la paye
Version textuelle : Figure 3 : Rôles dans l'administration de la paye

Dans la présente ligne directrice, un « rôle » renvoie à une personne ou à un groupe de personnes dont l'intervention dans une activité est décrite selon l'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). En raison des variantes d'un ministère à un autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, à un titre ou à une unité organisationnelle en particulier. Les rôles et les responsabilités de l'administration de la paye sont décrits brièvement aux sous-sections 4.1 à 4.4 et expliqués en plus grand détail à l'annexe D.

4.1 Cadre des exigences

La politique et les processus régissant l'administration de la paye sont établis par le Bureau du contrôleur général et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines. Les exigences en matière de gestion de l'information sont établies par la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor.

4.2 Gestion financière

La fonction ministérielle des finances à l'appui des responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) consiste en l'établissement et l'application de contrôles financiers adéquats sur le volet ministériel du processus de la paye. La comptabilité de la paye et les contrôles financiers exercés sur les processus d'administration de la paye font partie de la gestion financière, tandis que les politiques et les procédures de rémunération des employés relèvent de la gestion des RH. Le DPF et la haute direction des RH se partagent la responsabilité de l'administration de la paye dans les ministères.

Les Services financiers ministériels (cette appellation générique peut varier d'un ministère à l'autre) sont l'organisation ministérielle qui assure l'application quotidienne des contrôles financiers au regard des dépenses liées à la paye.

Dans le contexte de la présente ligne directrice, le rôle de gestionnaire du centre de responsabilité du point de vue des finances renvoie aux personnes à qui ont été délégués les pouvoirs financiers et les pouvoirs de dépenser et d'exécuter une opération permettant d'engager les dépenses liées à la paye et qui sont responsables du contrôle des engagements, de la consignation des engagements et de l'application de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Dans le contexte de l'administration de la paye, ce rôle peut viser des personnes qui occupent généralement des postes de responsabilité au regard d'une organisation (p. ex., le centre de responsabilité) ou du ministère, comme c'est le cas de l'administrateur général.

4.3 Rémunération

Les employés du gouvernement du Canada sont à l'origine des mesures de rémunération ou en sont les bénéficiaires.

Du point de vue des ressources humaines, le gestionnaire du centre de responsabilité, à qui ont été délégués le pouvoir d'engager les dépenses relatives aux opérations de paye et le pouvoir en vertu de l'article 32 de la LGFP, est chargé d'engager la plupart des dépenses liées à la paye et de satisfaire aux exigences de contrôle et de consignation des engagements financiers du ministère telles qu'elles ont été définies par l'administrateur général.

Le rôle de Rémunération est d'établir les versements et les retenues et de calculer le montant de la paye brute. Le conseiller en rémunération reçoit habituellement du gestionnaire du centre de responsabilité les documents relatifs aux opérations de paye. La demande d'une opération peut aussi venir d'un employé, d'une ordonnance d'un tribunal Voir la note en bas de page 9 ou du Conseil du Trésor. Le conseiller en rémunération confirme que le bénéficiaire a droit au paiement, effectue les calculs et saisit l'opération dans le Système régional de paye (SRP).

Le rôle figurant en dernier dans la catégorie Rémunération à la Figure 3, Autres fonctions RH, a trait à la classification, à la dotation, aux relations de travail, aux langues officielles, à la formation et à l'évaluation du rendement (y compris la reconnaissance et les récompenses). Il fournit aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés de l'information importante (comme des décisions en matière de classification, l'identité des candidats retenus pour une mesure de dotation, des décisions relatives à des mesures disciplinaires ou l'identité des récipiendaires de prix spéciaux et le montant de ces prix) pouvant donner lieu à des opérations de paye. Cependant, il est à noter que ce rôle ne déclenche pas directement une opération de paye. Rémunération est chargé des activités qui consistent à établir les versements et les retenues et à calculer le montant de la paye brute.

4.4 Services centraux

Le Secteur de la rémunération Voir la note en bas de page 10 de TPSGC assure les services d'administration de la paye, des avantages sociaux et des régimes de pension pour le compte de la fonction publique du Canada.

Le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports (SCCR) est responsable des fonctions de comptabilité centrale et de présentation des rapports du receveur général du Canada.

Le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (SGBT) exerce les fonctions de trésorier du receveur général du Canada pour l'administration publique : encaissement, transfert, détention et débours de fonds publics, et remboursement et règlement des paiements.

Consultez l'annexe D pour obtenir une définition complète de chaque rôle.

5. Diagrammes et descriptions des opérations

La méthode utilisée dans cette section est décrite à l'annexe C.

5.1 Aperçu de l'administration de la paye

Comme il est indiqué à la Figure 4, le processus opérationnel de niveau 2 de l'administration de la paye comporte 12 sous-processus (5.1.1 à 5.1.12) qui sont répartis dans cinq groupes de sous-processus :

  • Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye
  • Mesures en RH antérieures à la paye
  • Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye
  • Paye
  • Mesures postérieures à la paye

Les sous-processus dans chaque groupe de sous-processus ainsi que les rôles et les responsabilités au regard de chaque sous-processus sont résumés ci-dessous.

Figure 4 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Figure 4 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye
Version textuelle : Figure 4 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Note : Le symbole Le symbole indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux Mesures en RH antérieures à la paye indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux mesures en RH antérieures à la paye.

Les sous-processus de chaque groupe de même que les rôles et les responsabilités sont résumés ci-dessous.

Le groupe de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye lance le processus par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé, qui est produit dans le processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1), et il établit les besoins en ressources humaines et en postes. Après avoir établi les besoins, le gestionnaire du centre de responsabilité autorise l'engagement de la dépense et confirme la disponibilité des fonds. Les engagements de fonds et les prévisions salariales du ministère sont mis à jour selon les procédures établies par l'administrateur général.

Les mesures en RH antérieures à la payeinterviennent ensuite dans le processus. Les sous-processus des RH de ce groupe, qui sont définis dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH), peuvent conduire à des opérations de paye selon les informations fournies aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés (telles que les décisions de classification, la sélection des candidats aux termes d'un processus de dotation, les mesures disciplinaires et le choix des récipiendaires de récompenses et du montant de ces prix). Ces sous-processus se terminent par la confirmation de l'autorisation d'exécuter l'opération, l'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la mise à jour des engagements de fonds et des fichiers de gestion des salaires suivant les exigences établies par l'administrateur général, et par la demande d'une opération de paye.

Dans le groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye, le processus conduit à l'exécution des opérations de paye commandées par les activités de Rémunération : vérification (partielle) en vertu de l'article 34 et attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Dans le groupe de la Paye, suivant l'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP, le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (TPSGC) calcule la paye pour la période, produit le registre de paye qu'il soumet pour validation au Secteur de la rémunération du ministère et termine le traitement des paiements de la paye. Le Système régional de paye (SRP) de TPSGC fournit aux ministères un rapport détaillé des dépenses qui montre le montant brut du passage de la paye et les paiements annulés. Les ministères reçoivent du grand livre général du système de paye (GLG-SP) de TPSGC les données sur les comptes de contrôle et les soldes des comptes pour chaque passage de la paye.

Les Mesures postérieures à la paye sont exécutées au ministère à l'émission des paiements de la paye et à la réception du fichier d'extraits des dépenses détaillées. Pour les mesures postérieures à la paye, le ministère enregistre les opérations de paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), les écritures de la rémunération brute des opérations de paye, y compris les paiements annulés; les gestionnaires du centre de responsabilité finalisent la vérification des comptes en procédant à la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP, ce qui met fin au processus d'administration de la paye. Si le contrôle de la qualité n'a pas été effectué avant l'émission des paiements, le processus se poursuit jusqu'au processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1). Les soldes des comptes de contrôle du GLG-SP sont rapprochés et comptabilisés dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

5.2 Alignement sur le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH)

Certains sous-processus des groupes de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye, des Mesures en RH antérieures à la paye et des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye mènent aux processus décrits dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH) ou en découlent. Ce processus regroupe sept processus opérationnels croisés Voir la note en bas de page 11 qui sont illustrés à la Figure 5.

Figure 5 : Processus opérationnel commun des ressources humaines

Figure 5 : Processus opérationnel commun des ressources humaines
Version textuelle : Figure 5 : Processus opérationnel commun des ressources humaines

Les sous-processus 5.1.1 à 5.1.5 de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye découlent des sous-processus de la section 1.0 Planification des RH, conception des tâches et de l'organisation et établissement de rapports, en particulier à l'activité 1.03 Concevoir l'organisation. Le sous-processus 5.1.6 du groupe des Mesures en RH antérieures à la paye et les sous-processus 5.1.7 à 5.1.9 du groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye sont liés à de nombreuses activités des six autres sous-processus du POCRH. La présente ligne directrice montre les points de convergence entre les RH et les Services financiers dans les processus décrits ci-dessous ainsi que les rôles, les responsabilités et les sources faisant autorité.

5.3 Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye

Le sous-processus de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye amorce le processus opérationnel de l'administration de la paye par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé, produits dans le cadre du processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1), et il détermine les employés et les postes dont il aura besoin. Une fois qu'il a déterminé ses besoins, il autorise l'engagement des dépenses et confirme la disponibilité des fonds. Les registres de gestion des salaires et des engagements sont mis à jour selon les procédures ministérielles établies par l'administrateur général.

Dans le POCRH, les sous-processus et les activités de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye se trouvent dans la section 1.0 Planification des RH, conception des tâches et de l'organisation et établissement de rapports.

5.3.1 Définir les besoins en matière de RH (sous-processus 5.1.1)

5.3.1.1 Activités

D'après le budget et le plan approuvés tirés du processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1) ou à la suite d'une demande de paiement du Conseil du Trésor (p. ex., la rétroactivité consécutive à la signature d'une convention collective), le sous-processus Déterminer les besoins en matière de RH est l'étape où les besoins qui auront une incidence sur la rémunération sont déterminés. La Figure 6 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus de la définition des besoins en matière de RH.

Figure 6 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.1. Définir les besoins en matière de RH

Figure 6 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.1. Définir les besoins en matière de RH
Version textuelle : Figure 6 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.1. Définir les besoins en matière de RH

Les activités liées à la paye commencent lorsque le gestionnaire du centre de responsabilité examine les plans opérationnels au début de l'exercice (activité 5.1.1.1 Effectuer la planification opérationnelle). Ces plans lui montrent la structure organisationnelle en place et la structure visée, y compris l'autorisation d'augmenter (ou de réduire) les effectifs de son organisation. Le gestionnaire du centre de responsabilité modifie les prévisions et les engagements dans le contexte de la gestion des salaires de l'exercice, selon l'approche de la consignation des engagements établie par l'administrateur général. Il examine le plan opérationnel sur une base continue, ajuste les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5) et les engagements (sous-processus 5.1.4) au besoin, souvent en même temps qu'il révise les plans de dotation.

La Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye chevauche le processus de niveau 2 du POCRH 1.03 Concevoir l'organisation et en particulier le processus de niveau 3 du POCRH 1.03.03 Approuver la conception organisationnelle. Ce processus au cours duquel est documenté un modèle organisationnel ou une structure que la haute direction doit approuver est le point de départ de l'administration de la paye. Ce processus 1.03.03 comporte les activités suivantes :

  • Passer en revue le dossier organisationnel (POCRH 1.03.03.01)
  • Approuver par écrit et confirmer les ressources financières (article 32 LGFP) (POCRH 1.03.03.02)
  • Préparer l'approche de la transition à la nouvelle organisation (POCRH 1.03.03.03)
  • Structure organisationnelle nouvelle ou modifiée? (point de décision)
  • Préparer la demande d'intervention (POCRH 1.03.03.04)
5.3.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité, agissant en qualité de responsable des ressources financières et des ressources humaines, détermine et confirme les besoins en RH avec les Ressources humaines, les Services financiers et la fonction ministérielle des finances. Un aperçu des rôles et responsabilités selon l'analyse RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 1. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'annexe D.

Tableau 1 : Définir les besoins en matière de RH (sous-processus 5.1.1) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RH : Autres fonctions RH
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.1.1 Effectuer la planification opérationnelle
  • Données de planification sur les employés
  • Données de planification sur les postes
GCR GCR FIN, RH FI, RH SMGFM

Consultez les tableaux RACI des mesures en RH antérieures à la paye et des mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye à la section 5.4 et à la section 5.5 de la présente ligne directrice pour connaître les activités des Services financiers et des RH associées aux données sur les employés et les postes.

5.3.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager des dépenses (sous-processus 5.1.2)

Le sous-processus 5.1.2 est exécuté en même temps que les sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds et 5.1.4 Gérer les engagements.

5.3.2.1 Activités

À la suite de la définition des besoins en matière de RH, une intervention de paye sera déclenchée par une décision, par exemple la décision d'un gestionnaire du centre de responsabilité de présenter aux RH une demande de dotation d'un poste, la décision des Services financiers de réclamer un recouvrement, la décision du Conseil du Trésor de signer une convention collective, qui pourrait entraîner des augmentations de salaires, ou encore la décision d'un gestionnaire du centre de responsabilité d'approuver une demande de travail supplémentaire d'un employé. Ces décisions correspondent à un engagement de dépense.

Le gestionnaire du centre de responsabilité qui demande l'intervention de paye détermine le niveau approprié d'autorisation d'engager la dépense selon les politiques de gestion financière et les instruments de délégation des pouvoirs du ministère. Il autorise ou fait autoriser l'engagement de la dépense. La Figure 7 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la détermination ou de l'exercice du pouvoir d'engager une dépense.

Figure 7 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense

Figure 7 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense
Version textuelle : Figure 7 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense

Ce sous-processus comporte deux types de pouvoirs : les pouvoirs financiers et le pouvoir de dépenser. Le pouvoir de dépenser se décline en pouvoir d'engager la dépense, pouvoir d'engager les fonds et pouvoir d'exécuter l'opération. Les pouvoirs financiers consistent à attester et à payer les dépenses en conformité avec les articles 33 et 34 de la LGFP Voir la note en bas de page 12. Le pouvoir d'engager la dépense est « le pouvoir de faire des déboursés ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront éventuellement une dépense, notamment la décision . de commander des fournitures ou de retenir des services Voir la note en bas de page 13. » Le niveau d'autorisation est dicté par les instruments de délégation des pouvoirs approuvés par le ministre et l'administrateur général. La création et la tenue des instruments de délégation des pouvoirs ne fait pas partie de l'administration de la paye. Ces activités sont traitées dans le processus opérationnel de la Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser (processus 7.4).

Lorsqu'il définit les besoins en RH, le gestionnaire du centre de responsabilité doit déterminer le niveau d'autorisation approprié d'engager la dépense en se basant sur les instruments de délégation des pouvoirs (activité 5.1.2.1 - Déterminer le niveau d'autorisation d'engager la dépense) Voir la note en bas de page 14. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit obtenir les autorisations appropriées s'il n'a pas le niveau de pouvoir requis d'engager une dépense (activité 5.1.2.2 - Exercer ou faire exercer le pouvoir d'engager la dépense) Voir la note en bas de page 15. S'il n'est pas possible d'obtenir telle autorisation, il faudra redéfinir les besoins en RH ou mettre fin au processus d'engagement de la dépense.

Une fois que l'engagement de la dépense a été autorisé, il faut déterminer si le solde non grevé est suffisant pour pouvoir exécuter l'opération de paye (consultez la section 5.3.3). Le gestionnaire du centre de responsabilité pourra aussi gérer les engagements (consultez la section 5.3.4) et mettre à jour les prévisions salariales (consultez la section 5.3.5).

5.3.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité détermine et exerce le pouvoir d'engager la dépense avec les Services financiers et la fonction ministérielle des finances, et il en informe Rémunération. Le Tableau 2 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 2 : Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense (sous-processus 5.1.2) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.2.1 Déterminer le niveau d'autorisation d'engager la dépense
  • Instruments de délégation
  • Demande en RH (description, type de changement ou de service, coût estimatif, quantité, etc.)
GCR GCR FI, FIN RÉM SMGFM
5.1.2.2
Exercer ou faire exercer le pouvoir d'engager la dépense
  • Instruments de délégation
GCR GCR FI, FIN RÉM SMGFM

5.3.3 Gérer la disponibilité des fonds (sous-processus 5.1.3)

5.3.3.1 Activités

Avant d'approuver une lettre d'offre, une demande de travail supplémentaire ou toute autre demande conduisant à une intervention de paye et qui constitue en soi une obligation ou une entente contractuelle, le gestionnaire du centre de responsabilité confirme la disponibilité des fonds selon le cadre établi par l'administrateur général pour son organisation.

La Figure 8 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la gestion de la disponibilité des fonds.

Figure 8 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds

Figure 8 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds
Version textuelle : Figure 8 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds

Note : L'autorisation est accordée en conformité avec l'article 32 de la LGFP une fois que la dépense a été engagée et que les engagements de fonds ont été contrôlés.

L'administrateur général est responsable d'élaborer et de mettre en ouvre des politiques et des procédures de contrôle des engagements. Les ministères doivent avoir des processus en place Voir la note en bas de page 16 pour vérifier la disponibilité des fonds au moment d'engager la dépense et avant de conclure un contrat Voir la note en bas de page 17. Le pouvoir d'engager des fonds est délégué par écrit aux agents du ministère par l'administrateur général. Avant de soumettre une demande d'opération de paye, le gestionnaire du centre de responsabilité doit vérifier que le solde non grevé est suffisant (activité 5.1.3.1 - Déterminer la disponibilité des fonds) Voir la note en bas de page 18. Le contrôle des engagements est une activité exercée tout au long du processus d'administration de la paye, ce qui comprend la comptabilité de ces engagements.

Si les fonds sont insuffisants, il faut réaffecter ou rajuster les budgets, réviser le budget approuvé et les besoins en RH dans le cadre du processus opérationnel de la Gestion des prévisions et de la revue budgétaire (processus 1.2) ou mettre fin à l'intervention de paye.

Si les fonds sont suffisants, les fonctions du ministère relatives aux engagements sont exécutées. Il faut bien étayer l'autorisation accordée en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (activité 5.1.3.2 - Donner l'autorisation).

5.3.3.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité travaille en collaboration avec les Services financiers et la fonction ministérielle des finances à la gestion de la disponibilité des fonds, et il informe Rémunération de la situation. Le Tableau 3 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 3 : Gérer la disponibilité des fonds (sous-processus 5.1.3) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
  • S.O. : Sans objet
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.3.1 Déterminer la disponibilité des fonds
  • Code financier
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses)
  • Montant de la demande
GCR GCR FIN S.O. SMGFM
5.1.3.2 Donner l'autorisation (article 32, LGFP)
  • Code financier (autorité, objet, sous-programme, centre de responsabilité, etc.)
  • Coût estimatif
  • Description et type de biens et/ou de services
  • Instrument de délégation des pouvoirs
  • Spécimens de signature
GCR GCR FI RÉM SMGFM

5.3.4 Gérer les engagements (sous-processus 5.1.4)

5.3.4.1 Activités

Les activités de contrôle et de consignation des engagements interviennent dès l'étape de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye et se poursuivent jusqu'aux mesures postérieures à la paye. Pour les besoins de la présente ligne directrice, elles sont décrites une seule fois dans la présente section.

L'approche préconisée pour ces activités de contrôle et de suivi variera d'un ministère à l'autre à cause de la responsabilité qui incombe à l'administrateur général d'élaborer et de mettre en ouvre des politiques et des procédures pour son ministère Voir la note en bas de page 19. Les ministères doivent appliquer les procédures appropriées pour vérifier la disponibilité des fonds avant de conclure un contrat ou d'autres ententes Voir la note en bas de page 20 comme une lettre d'offre ou un autre type de document (p. ex., une demande de règlement d'heures supplémentaires). Il est vrai, par ailleurs, que faire le suivi des engagements pour chaque dépense de rémunération pourrait se révéler peu pratique. C'est pour cette raison que les ministères peuvent s'y prendre autrement. On pourrait les comptabiliser à partir du plan opérationnel du ministère et des coûts de la structure organisationnelle approuvée (même si des postes n'ont pas encore été classifiés officiellement).

Les montants des engagements sont rajustés plus tard aux étapes des mesures en RH antérieures à la paye, des mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye et des mesures postérieures à la paye.

Une fois la disponibilité des fonds confirmée, les engagements sont comptabilisés et mis à jour par le gestionnaire du centre de responsabilité en conformité avec la politique ministérielle à cet effet. La Figure 9 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la Gestion des engagements.

Figure 9 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.4 Gérer les engagements

Figure 9 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.4 Gérer les engagements
Version textuelle : Figure 9 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.4 Gérer les engagements

Le gestionnaire du centre de responsabilité doit s'assurer que l'engagement est comptabilisé en conformité avec les politiques et procédures du ministère, y compris les engagements permanents (non fermés) qui auront une incidence sur les exercices subséquents. Tout au long du processus opérationnel de l'administration de la paye, l'engagement est suivi et mis à jour (activité 5.1.4.1 - Enregistrer/Mettre à jour les engagements).

Les engagements sont mis à jour et fermés une fois le fichier d'extraits des dépenses détaillées reçu de TPSGC (activité 5.1.4.2 - Fermer les engagements). Les sous-processus d'engagement et de contrôle des engagements de fonds garantissent au bout du compte que les engagements sont gérés et que les dépenses des gestionnaires du centre de responsabilité n'excèdent pas les budgets qui leur ont été alloués et, par conséquent, que le ministère ne dépasse pas le plafond des crédits autorisés.

5.3.4.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité gère les engagements liés à la paye avec les Services financiers et Rémunération, et il en informe les autres gestionnaires, y compris son supérieur. Le Tableau 4 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 4 : Gérer les engagements (sous-processus 5.1.4) - RACI

Légende

  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.4.1 Enregistrer/ Mettre à jour les engagements
  • Autorisation d'engager les fonds
  • Besoins au regard de la paye
  • Code financier
  • Dépenses de paye
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses)
  • Données sur les services reçus
GCR GCR RÉM, FIN GCR SMGFM
5.1.4.2 Fermer les engagements
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses)
  • Données sur l'engagement
  • Données sur le contrat
GCR GCR FIN GCR SMGFM

5.3.5 Mettre à jour les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5)

5.3.5.1 Activités

Les processus de contrôle des engagements et de gestion des salaires chevauchent les processus de planification opérationnelle définis par le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH). La mise à jour des prévisions salariales se fait tout au long du processus opérationnel de l'administration de la paye. Pour les besoins de la présente ligne directrice, ce processus est décrit une seule fois dans la présente section.

La structure organisationnelle approuvée selon le plan opérationnel du ministère fournit les données utilisées pour la prévision des salaires. Les prévisions salariales et les engagements sont déterminés par la structure organisationnelle et mis à jour en fonction des mesures prévues pour l'exercice en cours et les exercices subséquents. Dans les processus antérieurs à la paye (des RH et de la paye), la structure opérationnelle et l'incidence financière connexe, y compris les prévisions et les engagements dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), sont mis à jour d'après les changements à apporter aux données de paye des employés ou une activité liée aux RH ayant une incidence sur la paye (dotation, départ, prime au rendement, activité amorcée par l'employé ou l'employeur). La Figure 10 illustre le processus de niveau 3 de la mise à jour des prévisions salariales.

Figure 10 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

Figure 10 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales
Version textuelle : Figure 10 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

5.3.5.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour et tient à jour les prévisions salariales avec les Services financiers et les Ressources humaines, et il informe la direction. Le Tableau 5 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 5 : Mettre à jour les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • RH : Autres fonctions RH
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.5.1 Tenir les prévisions salariales Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postesA GCR GCR RÉM, FIN, RH FI, RH SMGFM

5.1.5.1 Tenir les prévisions salariales

Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postesA GCR GCR RÉM, FIN, RH FI, RH SMGFM
Montants prévus GCR GCR RÉM, FIN, RH FI SMGFM

Note A : L'incidence financière de la structure organisationnelle est déterminée (consultez la section 5.3.1), et les engagements et les prévisions sont rajustés en conséquence (consultez la section 5.3.4 et la section 5.3.5).

Le SMGFM est la source faisant autorité de l'information de planification seulement. Une fois le plan mis en branle dans les groupes de sous-processus antérieurs à la paye (des RH et de la paye), la source faisant autorité est le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

5.4 Mesures en RH antérieures à la paye

Les sous-processus des Mesures en RH antérieures à la paye sont exécutés par le personnel ministériel des RH et de la Rémunération, les gestionnaires et les agents financiers ainsi que par les bureaux de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ces sous-processus sont répartis en deux groupes : les Mesures en RH antérieures à la paye et les Mesures administratives de la paye antérieures à la production de la paye. La présente section traite des Mesures en RH antérieures à la paye : les RH, les Services financiers et les gestionnaires amorcent les activités liées à la paye, y compris celle d'exercer le pouvoir d'exécuter une opération (p. ex., la dotation). Du point de vue des finances, ces sous-processus couvrent les exigences de la LGFP et les politiques du Conseil du Trésor régissant l'engagement des dépenses, les articles 32 et 34 de la LGFP et la gestion des salaires.

5.4.1 Gérer les fonctions des RH précédant la paye (sous-processus 5.1.6)

5.4.1.1 Activités

Le sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye commence par l'activité 5.1.6.1 - Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l'opération, confiée au gestionnaire du centre de responsabilité et aux RH. Il s'agit du pouvoir de conclure un marché ou d'approuver des droits Voir la note en bas de page 21. Pour la paye, ce pouvoir est inscrit dans les pouvoirs délégués en matière de RH (« pouvoirs délégués ») tels que les pouvoirs délégués en matière de dotation ou de classification.

Le gestionnaire du centre de responsabilité devrait vérifier qu'il a reçu le pouvoir d'exécuter une opération au niveau approprié selon les instruments de délégation approuvés du ministère Voir la note en bas de page 22. S'il ne possède pas le niveau de pouvoir requis, il lui faut obtenir la signature d'un gestionnaire détenant le niveau approprié de pouvoir Voir la note en bas de page 23. Dans certaines situations, l'autorisation d'exécuter une opération n'est pas accordée, donc le sous-processus de la gestion des fonctions des RH précédant la paye prend fin.

À la suite de l'activité 5.1.6.1 Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l'opération, le sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye déborde sur les fonctions des ressources humaines. Dans le contexte du plan opérationnel et du modèle organisationnel approuvés, un gestionnaire du centre de responsabilité ou les RH lancent l'un des processus suivants du POCRH :

  • Définir et maintenir les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05)
  • Choisir le(s) candidat(s) (POCRH 3.04)
  • Documenter et intégrer le(s) employé(s) (POCRH 3.05)
  • Gérer le rendement de l'employé (POCRH 5.03)
  • Gérer l'apprentissage et le perfectionnement des employés (POCRH 5.04)
  • Gérer la reconnaissance de l'employé (POCRH 5.05)
  • Gérer le départ permanent (POCRH 6.01)
  • Gérer le départ temporaire (POCRH 6.02)
  • Gérer les griefs (POCRH 7.01)
  • Gérer les plaintes (POCRH 7.02)
  • Gérer les mesures disciplinaires des employés (POCRH 7.03)
  • Gérer un incident lié à la santé et à la sécurité au travail (POCRH 7.05)
  • Gérer les modalités de travail modifiées (POCRH 7.06)
  • Gérer l'emploi continu (y compris les réaménagements des effectifs) (POCRH 7.07)

Le groupe de sous-processus des Mesures en RH antérieures à la paye se termine lorsque le gestionnaire du centre de responsabilité obtient ou donne l'autorisation d'exécuter l'opération et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP du document de paye. Il peut s'agir du gestionnaire du centre de responsabilité qui signe une lettre d'offre d'emploi ou une demande de paiement des heures supplémentaires, des congés compensatoires ou des vacances à la fin de l'exercice. Par l'analyse des processus de paye et la confirmation des politiques et des lois applicables, on confirme que la vérification et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP sont délégués à un gestionnaire du centre de responsabilité et que la vérification des données de paye en vertu de l'article 34 de la LGFP est déléguée aux conseillers en rémunération.

Dans le contexte de la paye, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être une attestation ponctuelle (p. ex., le paiement des heures supplémentaires, le paiement des congés compensatoires ou des congés de vacances accumulés) ou l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP de la lettre d'offre. En signant la lettre d'offre, le gestionnaire du centre de responsabilité atteste que la paye de l'employé est conforme aux dispositions de la convention collective (ou aux conditions d'emploi). Ces conditions peuvent s'appliquer à différents moments tout au long de la durée de l'emploi selon la lettre d'offre. Si une opération de paye est entrée plus tard pour payer une indemnité à l'employé, par exemple, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP est dérivée de la lettre d'offre originale. De la même manière, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP découlant de la lettre d'offre s'applique lorsqu'une opération de paye est requise à la suite, par exemple, de la conclusion d'une nouvelle convention collective ou d'une augmentation statutaire.

La Figure 11 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye.

Figure 11 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.6 Gérer les fonctions des RH précédant la paye

Figure 11 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.6 Gérer les fonctions des RH précédant la paye
Version textuelle : Figure 11 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.6 Gérer les fonctions des RH précédant la paye

Les processus du POCRH qui font partie de ce sous-processus sont interreliés, mais ces interrelations ne sont pas illustrées à la Figure 11 , et elles ne font pas partie de la présente ligne directrice. Les lecteurs voudront consulter les documents sur le POCRH Voir la note en bas de page 24 pour obtenir de plus amples renseignements. Le reste de la section décrit en détail les processus des RH illustrés à la figure 11 qui ont été tirés du POCRH Voir la note en bas de page 25. Des mises à jour de ces processus ou des changements apportés plus tard peuvent s'appliquer à la présente ligne directrice Voir la note en bas de page 26.

Le POCRH 2.05 Définir et maintenir les renseignements relatifs au poste

« Ce processus consiste à documenter ou à mettre à jour les renseignements sur les postes à partir des intrants du processus 2.04 ou du processus 1.03. Il est formé d'un ensemble d'activités qui consistent à confirmer les aspects généraux d'un poste, à savoir l'emplacement géographique, les exigences en matière de sécurité, les exigences linguistiques, de même que de vérifier cette information auprès d'experts en la matière (p. ex. langues officielles et sécurité). Ce processus peut aussi concerner la mise à jour de l'information sur les postes à la suite de changements apportés à la rémunération ou la suppression d'un poste vacant ou obsolète Voir la note en bas de page 27. »

Le processus comprend les mesures suivantes :

  • Confirmer les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05.01)
  • Documenter les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05.02)
Le POCRH 3.04 Choisir le(s) candidat(s)

« Ce processus débute par l'identification du candidat qui correspond au profil de la bonne personne, suivi du processus de notification, de la confirmation des conditions d'emploi, préparation de la lettre d'offre et de l'acceptation du candidat Voir la note en bas de page 28. »

Ce processus comprend les activités suivantes :

  • Choisir le(s) candidat(s) (POCRH 3.04.01)
  • Procéder aux notifications (POCRH 3.04.02)
  • Présenter l'offre d'emploi (POCRH 3.04.03)
Le POCRH 3.05 Documenter et intégrer le(s) employé(s)

« Ce processus englobe toute la documentation sur l'employé et l'orientation de celui-ci, qu'il s'agisse d'un nouvel employé du gouvernement du Canada ou d'un employé muté à un autre poste du même ministère ou d'un autre ministère. Ce processus comprend la création du « dossier de l'employé », son inscription à la paie, aux avantages sociaux et à la pension de même que l'aménagement de son lieu de travail (bureau, ordinateur, matériel) et l'orientation sur son nouvel emploi Voir la note en bas de page 29.

Ce processus comprend les activités suivantes :

  • Documenter/Mettre à jour les documents au dossier de l'employé (POCRH 3.05.01)
  • Établir l'espace de travail de l'employé (POCRH 3.05.02)
  • Effectuer l'orientation de l'employé (POCRH 3.05.03)
Le POCRH 5.03 Gérer le rendement des employés

« Ce processus est déclenché par le cycle annuel de mesure du rendement, et s'appuie sur des données d'autres processus de RH. Il comprend la tenue d'examens du rendement suivant l'horaire établi dans l'entente de rendement ou en raison d'un événement lié au rendement (excellence de l'employé dans l'atteinte des objectifs ou échec), et l'évaluation du rendement de l'employé en fonction des engagements pris ou des objectifs à atteindre. Selon les résultats de ces examens et de l'évaluation, le processus comprend les mesures prises dans l'éventualité d'un écart au niveau des compétences et d'un rendement qui répond aux attentes ou les dépasse. Pour les autres questions liées au rendement, le gestionnaire considérera les prochaines étapes qui sont énoncées dans le processus approprié, tel que le processus 7.0 (mesures disciplinaires) ou le processus 6.0 (fin de la probation) Voir la note en bas de page 30. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Examiner le rendement de l'employé (POCRH 5.03.01)
  • Procéder à l'évaluation annuelle du rendement (POCRH 5.03.02)
  • Déterminer les mesures à prendre à la suite de l'évaluation du rendement (POCRH 5.03.03)
Le POCRH 5.04 Gérer l'apprentissage et le perfectionnement des employés

« L'employé s'inscrit aux activités d'apprentissage mentionnées dans l'entente de rendement et fait preuve d'initiative en saisissant des occasions de perfectionnement et en demandant un congé d'études. Ce processus comprend aussi l'accomplissement du travail préparatoire et une discussion avec le gestionnaire après l'apprentissage pour s'assurer du transfert des connaissances et compétences acquises dans le poste Voir la note en bas de page 31. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Coordonner les activités d'apprentissage et de perfectionnement (POCRH 5.04.01)
  • Effectuer un examen à la suite de l'apprentissage et du perfectionnement (POCRH 5.04.02)
Le POCRH 5.05 Gérer la reconnaissance à l'endroit des employés

« Ce processus est déclenché par un appel de candidatures pour la reconnaissance formelle, les prix de long service, un rendement ou une performance digne de mention, ou un acte méritoire, mentionné lors de l'examen ou de l'évaluation du rendement. Il comprend les activités liées à l'identification des employés pour la reconnaissance formelle et informelle, la remise de prix et la production de documents connexes. L'information sur la reconnaissance est ensuite utilisée dans le cadre du processus 4.0 pour évaluer l'incidence fiscale Voir la note en bas de page 32. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Choisir le type de reconnaissance (POCRH 5.05.01)
  • Reconnaître l'employé (POCRH 5.05.02)

Remarque : Les prix en argent peuvent aussi être traités dans le processus des comptes créditeurs. Ces opérations sont traitées dans le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements (processus 3.3).

Le POCRH 6.01 Gérer le départ permanent

« Déclenché par le processus 5.0 (résultats de l'évaluation du rendement, période d'essai), le processus 7.0 (réaménagement des effectifs, mesure disciplinaire) ou des circonstances personnelles (démission, départ à la retraite, décès) ou relatives à l'organisation (fin de la période de nomination), ce processus comprend les activités concernant l'amorce de la procédure de départ, la consignation des renseignements nécessaires et le traitement du départ (jusqu'au calcul de l'indemnité de départ et du dernier paiement), le recouvrement des biens et les entrevues de fin d'emploi, avant le déclenchement des activités du processus 4.0 et la mise au courant des tierces parties. S'il s'agit d'un départ permanent en raison d'une mutation, ce processus inclut la transmission des documents relatifs à l'employé au nouveau ministère Voir la note en bas de page 33. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Produire un avis de cessation d'emploi (POCRH 6.01.01)
  • Traiter le dernier paiement (pour les départs permanents) (POCRH 6.01.02)
  • Effectuer les rajustements lies à la mutation de sortie (POCRH 6.01.03)
  • Préparer les documents finaux (POCRH 6.01.04)
  • Tenir l'entrevue de fin d'emploi (POCRH 6.01.05)
Le POCRH 6.02 Gérer le départ temporaire

« Déclenché par le processus 7.0 (congé payé autorisé, congé non payé autorisé, mesure disciplinaire), une plainte accueillie par la Commission des accidents du travail (CAT) ou des circonstances relatives au milieu de travail (fin de la période de nomination), ce processus comprend les activités concernant la consignation des renseignements nécessaires, le traitement du départ temporaire (y compris le congé avec étalement du revenu (CER), le congé de transition à la retraite (CTR), la détermination des arrérages de cotisations au régime de pension et des paiements pour le maintien des assurances) et le recouvrement des biens, au besoin, avant le déclenchement des activités du processus 4.0 et la mise au courant des tierces parties Voir la note en bas de page 34. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Traiter le congé payé ou non payé (POCRH)
  • Traiter les options en matière de pension et d'assurance relatives aux congés non payés (POCRH 6.02.02)
Le POCRH 7.01 Gérer les griefs

« Déclenché par un événement en milieu de travail, ce processus inclut la présentation d'un grief, son consignation, son évaluation, la prise d'une décision aux divers paliers de la procédure de règlement des griefs ainsi que la décision de le renvoyer à un niveau supérieur ou à l'arbitrage. Une fois que les décisions sont rendues, il faut déterminer si on interjettera appel en Cour fédérale en raison d'erreurs de droit ou de procédure, ou si une ordonnance d'un tribunal est nécessaire pour faire exécuter la décision Voir la note en bas de page 35. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Présenter le grief (POCRH 7.01.01)
  • Recevoir le grief (POCRH 7.01.02)
  • Évaluer le grief et statuer (POCRH 7.01.03)
  • Se préparer pour l'audition du grief de classification (POCRH 7.01.04)
  • Tenir l'audition du grief de classification (POCRH 7.01.05)
  • Décision de la personne autorisée à trancher (POCRH 7.01.06)
  • Examiner la décision (POCRH 7.01.07)
  • Avis à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) (POCRH 7.01.08)
  • Soumettre le grief à l'arbitrage (POCRH 7.01.09)
  • Mettre le dossier de l'employé à jour (POCRH 7.01.10)
  • Retirer le grief (POCRH 7.01.11)
Le POCRH 7.02 Gérer les plaintes

« Déclenché par un événement survenant dans le milieu de travail, un événement lié à l'employeur ou un événement lié à une nomination interne. Ce processus inclut la présentation d'une plainte (à la CRTFP, à la CCDP, relative à la dotation ou au harcèlement) et la présentation de celle-ci à l'instance compétente, qui évalue la plainte, enquête à son sujet et peut statuer ou rendre une décision en fonction de la nature de la plainte. Une fois que les décisions sont rendues, il faut déterminer si on interjettera appel en Cour fédérale en raison d'erreurs de droit ou de procédure Voir la note en bas de page 36. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Présenter la plainte (POCRH 7.02.01)
  • Examiner la décision finale de la CRTFP (POCRH 7.02.02)
  • Examiner la décision finale de la CCDP (POCRH 7.02.03)
  • Examiner la décision finale du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) (POCRH 7.02.04)
  • Examiner la plainte de harcèlement (POCRH 7.02.05)
  • Mener une enquête sur la plainte de harcèlement (POCRH 7.02.06)
  • Statuer sur la plainte de harcèlement (POCRH 7.02.07)
  • Retirer la plainte (POCRH 7.02.08)
  • Mettre le dossier de l'employé à jour (POCRH 7.02.09)
Le POCRH 7.03 Gérer les mesures disciplinaires des employés

« Déclenché par un événement lié à un employé ou un événement lié au milieu de travail, ou encore par une décision selon laquelle il peut y avoir eu inconduite, ce processus inclut la détermination de la nécessité et de la nature de la mesure disciplinaire, et l'exécution de toute mesure jugée appropriées par la direction compte tenu des circonstances de l'inconduite présumée Voir la note en bas de page 37. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Mener une enquête (POCRH 7.03.01)
  • Déterminer la mesure à prendre (POCRH 7.03.02)
  • Aviser l'employé de la décision et appliquer la mesure disciplinaire (POCRH 7.03.03)
Le POCRH 7.05 Gérer un incident lié à la santé et à la sécurité au travail

« Déclenché par un incident survenu dans la vie d'un employé ou à son travail, ce processus inclut les activités associées à la « prévention proactive » en termes de prévention de situations dangereuses. Il inclut la documentation et la gestion des activités en matière de santé et de sécurité au travail (SST), notamment la prévention des situations dangereuses et les mesures prises pour communiquer de l'information sur les incidents qui sont survenus. En fonction de la nature de l'événement lié à la SST, il peut inclure l'aide procurée à un employé et peut déboucher sur un rapport à la Commission des accidents du travail (CAT). La surveillance de la sécurité en milieu de travail et la prévention des risques font également partie de ce processus. Il inclut également la découverte de risques en milieu de travail et les répercussions possibles de la cause de la présence de ce risque Voir la note en bas de page 38. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Enquêter sur la situation dangereuse réelle ou potentielle (POCRH 7.05.01)
  • Analyser la situation dangereuse réelle ou potentielle et déterminer les mesures à prendre (POCRH 7.05.02)
  • Administrer les services de santé et de sécurité au travail (SST) (POCRH 7.05.03)
  • Contrôler la sécurité au travail et prévenir les situations dangereuses (POCRH 7.05.04)

Les activités de gestion financière qui touchent les situations liées à la Sécurité et santé au travail (SST) sont décrites dans le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements (processus 3.3).

Le POCRH 7.06 Gérer les modalités de travail modifiées

« Déclenché par un événement survenu dans la vie d'un employé ou à son travail, ce processus inclut la détermination de la nécessité d'un régime de travail non conventionnel et de mesures d'adaptation particulières pour l'employé en question, dont les modifications physiques (à son poste de travail), les modifications techniques aux logiciels ou à l'ordinateur, ainsi qu'aux modifications éventuellement apportées pour instaurer un régime de travail adapté (y compris la redistribution des tâches au sein d'une unité de travail). Prière de retenir que ces modifications ont des liens avec la gestion des locaux et du matériel, la technologie d'adaptation, l'établissement des horaires du personnel, les retours au travail, etc. Voir la note en bas de page 39

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Évaluer la demande, consulter les experts en la matière et accorder un régime de travail non conventionnel ou une mesure d'adaptation (POCRH 7.06.01)
  • Planifier le régime de travail non conventionnel ou la mesure d'adaptation et en faire le suivi (POCRH 7.06.02)
Le POCRH 7.07 Gérer l'emploi continu (y compris le réaménagement des effectifs)

« Ce processus est basé sur les parties 1 à 6 de la Directive sur le réaménagement des effectifs. Selon les intrants du plan sur le milieu de travail et la main-d'oeuvre, ce processus inclut l'évaluation des répercussions particulières d'un réaménagement des effectifs, les exigences en matière de notification (aux employés, syndicats, SCT, CFP) et les activités associées à la garantie d'offre d'emploi raisonnable. Ce processus inclut également les décisions de la part des employés touchés en fonction des options proposées, qui peuvent inclure la dotation en un nouvel emplacement (3.01 Confirmer la méthode de dotation), l'intégration de l'employé à un nouveau poste (3.04 Choisir le candidat) ou le soutien à l'employé lors d'une cessation d'emploi permanente (6.01) ou temporaire (6.02) Voir la note en bas de page 40. »

Ce processus comprend ce qui suit :

  • Établir le plan de transformation des activités (POCRH 7.07.01)
  • Identifier les employés touchés (POCRH 7.07.02)
  • Choisir une option (POCRH 7.07.03)
5.4.1.2 Rôles et responsabilités

Ce sous-processus comprend les mesures requises pour documenter la demande d'une intervention de paye. Le Tableau 6 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 6 : Gérer les fonctions des RH précédant la paye (sous-processus 5.1.6) - RACI

Légende

  • EMPL : Employé
  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • RH : Autres fonctions RH
  • RRT : Rémunération et relations de travail
  • SGRH : Système de gestion des ressources humaines
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
  • S1 : Scénario 1
  • S2 : Scénario 2
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.6.1 Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l'opération Délégation des pouvoirs en matière de RH RH RH RÉM FI, GCR SGRH
Instrument de délégation des pouvoirs FIN FI RÉM RÉM, RH SMGFM
Spécimens de signature FIN FIN RÉM, GCR RÉM, RH SMGFM
5.1.6.2 Exercer ou faire exercer le pouvoir d'exécuter l'opération Délégation des pouvoirs en matière de RH RH RH RÉM FI, GCR SGRH
Instrument de délégation des pouvoirs en matière de RH RH RH RÉM RÉM, RH SMGFM
5.1.6.3 Obtenir ou exercer l'attestation en vertu de l'article 34, LGFP
  • Documents justificatifs relatifs aux employés et aux postes (demande de paiement, lettre d'offre, formulaire d'heures supplémentaires, etc.)
  • Autorisation d'engager la dépense
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SGRH
  Instrument de délégation des pouvoirs FIN FI FI, FIN RÉM SMGFM
  Spécimens de signature FIN FIN RÉM, GCR RÉM, RH SMGFM
Demande d'une mesure liée à la paye (activité du POCRH) Demande d'une mesure (dotation, classification, demande de changement d'horaire, etc.) GCR GCR RÉM, EE, RH RÉM, EE, FIN SGRH
Demande de versements S1 : GCR S2: EE S1 : GCR S2: EE S1 : RÉM S2: RÉM S1 : EE, FIN, RH, GCR

S2: EE, FIN, RH, GCR
S1 : SGRH S2: SGRH
Ordonnance de la cour (règlement, saisie-arrêt) RÉM RÉM RH GCR, EE, FIN SGRH
Nouvelle convention collective /
réinstallation des versements
RÉM RRT RH GCR, FIN, EE, FI document du Conseil du Trésor

5.5 Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye

Les sous-processus précédant la paye sont exécutés par le personnel du ministère, y compris les agents des RH, les conseillers en rémunération, les gestionnaires du centre de responsabilité et les agents financiers ainsi que par les bureaux de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ces sous-processus sont répartis en deux groupes de sous-processus : les Mesures en RH antérieures à la paye et les Mesures administratives de la paye antérieures à la paye. La présente section décrit les sous-processus de la paye antérieures à la production de la paye où les agents des RH, les agents financiers et les gestionnaires travaillent en collaboration pour finaliser les opérations de paye qui devront être traitées par TPSGC. Du point de vue des finances, ces sous-processus couvrent les exigences de la LGFP et des politiques du Conseil du Trésor régissant l'application des articles 32 et 34 de la LGFP et la gestion des salaires.

5.5.1 Gérer les processus de paye précédant la paye elle-même (sous-processus 5.1.7)

5.5.1.1 Activités

Le groupe des mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye suit le groupe des Mesures en RH antérieures à la paye (décrites à la section 5.4), et il se termine par le processus des RH Administration de la paye (POCRH 4.02) ou Maintenir les renseignements relatifs à la rémunération de l'employé (POCRH 4.01). Ces processus sont décrits à la rubrique 4.0 Rémunération totale du POCRH Voir la note en bas de page 41.

Les processus de paye couvrent les exigences de la LGFP et des politiques du Conseil du Trésor connexes pour les éléments suivants :

  • Engagement des dépenses
  • Article 32 de la LGFP
  • Article 34 de la LGFP
  • Gestion des salaires

Dans ce groupe de sous-processus, le conseiller en rémunération reçoit un document de paye, le plus souvent du gestionnaire du centre de responsabilité. Si l'intervention de paye est déclenchée par l'employé ou par le Conseil du Trésor (ou l'employeur) et qu'elle affecte le budget du gestionnaire du centre de responsabilité, il est important que la Rémunération en informe ce dernier. Le conseiller en rémunération confirme que le bénéficiaire a droit au paiement, fait les calculs nécessaires et saisit l'opération dans le Système régional de paye. Pour la Rémunération, c'est l'étape de l'entrée de la paye.

Figure 12 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.7 Gérer les processus de paye précédant la paye elle-même

Figure 12 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.7 Gérer les processus de paye précédant la paye elle-même
Version textuelle : Figure 12 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.7 Gérer les processus de paye précédant la paye elle-même

Le reste de cette section décrit en détail les processus de la paye et des avantages illustrés dans la figure 12 qui sont tirés du POCRH. Les mises à jour de ces processus ou les modifications qui y seront éventuellement apportées peuvent s'appliquer.

Le POCRH 4.01 Maintenir les renseignements relatifs à la rémunération de l'employé

« Ce processus, déclenché par un employé ou un événement en milieu de travail qui se répercute sur les renseignements sur l'employé, consiste à évaluer les incidences du changement sur la rémunération et à déclencher le traitement des paiements (4.02) ou à mettre à jour les renseignements avec les fournisseurs tiers (assureurs, Direction des pensions de retraite de TPSGC) Voir la note en bas de page 42. »

Ce processus comprend les éléments suivants :

  • Commencer à traiter la demande ou à modifier les renseignements pour la paie ou les retenues (POCRH 4.01.01)
  • Examiner la demande de paiement de l'employé (POCRH 4.01.02)
  • Traiter la demande de paie, la demande de retenues et les changements de renseignements (POCRH 4.01.03)

Comme le montre la Figure 12, les fonctions suivantes du maintien des renseignements relatifs à la rémunération de l'employé sont régies par des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor et des exigences de la LGFP :

  • Lancement d'une demande de paye (engagement d'une dépense en lien avec les activités touchant le personnel et la paye)
  • Confirmation de la disponibilité des fonds et suivi et ajustement correspondant des engagements avant l'approbation de la demande d'une intervention de paye comme le temps supplémentaires ou la lettre d'offre
  • Vérification et attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP certifiant que l'employé a fourni les services
Le POCRH 4.02 Administration de la paie

« Déclenché par une modification des renseignements sur la rémunération de l'employé ou par un événement dans le domaine des RH se répercutant sur la paie (p. ex. dotation, départ, rémunération au rendement), ce processus consiste à étayer la transaction et à lancer le paiement (par l'entremise du SRP de TPSGC ou des institutions financières). Ce processus consiste aussi à tenir à jour les soldes des congés Voir la note en bas de page 43. »

Il comprend ce qui suit :

  • Préparer les renseignements nécessaires au traitement de la paye (POCRH 4.02.01)
  • Effectuer le traitement des versements, des annulations et des paiements en double (POCRH 4.02.02)
  • Gérer les banques de congés des employés (POCRH 4.02.03)
  • Procéder à la liquidation obligatoire des congés et des congés annuels (POCRH 4.02.04)

Comme le montre la Figure 12, la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP de la fonction d'administration de la paie est régie par des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor et des exigences de la LGFP.

5.5.1.2 Rôles et responsabilités

Déclenché par une demande soumise par un employé, un gestionnaire du centre de responsabilité ou le Conseil du Trésor (ou l'employeur) et souvent à la suite des sous-processus des RH antérieurs à la paye (consultez la section 5.4 de la présente ligne directrice), ce sous-processus couvre les mesures prises par le conseiller en rémunération pour documenter l'opération et lancer le paiement par l'intermédiaire de TPSGC, le SRP et une institution financière. Les points de convergence courants entre les RH et les Services financiers et les données correspondantes qui suivent ont été déterminés. L'information sur les employés et les postes est partagée entre les RH et les Services financiers. Le Tableau 7 résume les rôles et les responsabilités au regard de l'information partagée entre les RH et les Services financiers dans le sous-processus des Mesures administratives de la paye antérieures à la production de la paye au moyen de la grille d'analyse RACI. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 7 : Gérer les processus de paye précédant la paye elle-même (sous-processus 5.1.7) - RACI

Légende

  • EMPL : Employé
  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • PAYE : Secteur de la rémunération (TPSGC)
  • RÉM : Rémunération
  • RG-SR : Systèmes de rémunération du RG
  • RH : Autres fonctions RH
  • SGRH : Système de gestion des ressources humaines
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
  • CIDP : Code d'identification de dossier personnel
  • S.O. : Sans objet
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
Information sur l'employé
  • Attributs
  • Date de début
  • Date de fin
  • Nom
RÉM RÉM EE, GCR PAYE, FIN,
RH
SGRH
  • Bureau de paye
RÉM PAYE N/A FIN, RH, GCR RG-SR
  • Date de l'augmentation d'échelle
  • Liste de paye
RÉM RÉM N/A FIN, RH, PAYE, GCR SGRH
  • VersementsA (y compris la rémunération de base)
RÉM RÉM RH, GCR FIN, RH,
PAYE
SGRH
  • CIDP

RÉM PAYE EE EE, FIN, RH, PAYE,
GCR
RG-SR
(Central Index)
Information sur le poste
  • Code financierB
GCR, RÉM GCR FIN FIN, RH,
PAYE
DFMS
  • AttributsC
  • Classification / Code IUN
  • Numéro du poster
RH, RÉM RH GCR RÉM,
FIN
SGRH

Notes :

  1. Les versements sont les montants payés à un employé, y compris la rémunération de base, en raison de sa situation ou de ses réalisations, par exemple, la prime au bilinguisme et la prime de surveillance.
  2. Le code financier d'un poste (p. ex., le centre de responsabilité, l'activité de programme et le projet) est inclus ou non dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées. S'il est inclus dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées, Rémunération doit entrer cette donnée dans le SRP Voir la note en bas de page 44.
  3. Les attributs d'un poste sont ses caractéristiques qui ont un effet sur la paye lorsqu'il est doté, par exemple, l'exclusion, la situation géographique (pour certaines classifications) et des versements additionnels particuliers comme une prime d'éloignement.

5.5.2 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) (sous-processus 5.1.8)

5.5.2.1 Activités

La vérification des comptes des opérations de paye est effectuée par le conseiller en rémunération et le gestionnaire du centre de responsabilité. Les conseillers en rémunération confirment que le bénéficiaire a droit au paiement et que le paiement est conforme aux dispositions des lois, des politiques et des conventions collectives (p. ex., pour l'indemnité de repas en cas de travail supplémentaire). Cependant, le gestionnaire du centre de responsabilité est la personne ultimement responsable de l'exactitude et de l'intégralité des opérations de paye (p. ex., en confirmant que l'employé est toujours à l'emploi du ministère).

Cette responsabilité partagée est montrée dans les deux sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) et 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes de la présente ligne directrice.

Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) est la vérification de l'opération par le conseiller en rémunération dans le processus de vérification de la paye de Rémunération. Un conseiller confirme l'admissibilité, calcule et entre l'opération dans le système de paye (entrée de la paye). Ils vérifient ensuite l'opération (vérification de la paye).

L'« entrée de la paye » et la « vérification de la paye » constituent la première partie de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP. Pour ce faire, le conseiller en rémunération doit posséder les pouvoirs délégués de vérification de la paye en vertu de l'article 34 de la LGFP pour s'acquitter de cette responsabilité. Le pouvoir d'exécuter la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être délégué à des postes dans d'autres ministères Voir la note en bas de page 45. Il doit exister des éléments vérifiables prouvant que chaque opération de paye a été vérifiée Voir la note en bas de page 46.

La Figure 13 illustre les opérations de niveau 3 de la Vérification des comptes (Rémunération).

Figure 13 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération)

Figure 13 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération)
Version textuelle : Figure 13 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération)

Le sous-processus Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) commence par l'envoi à Rémunération d'une demande d'une opération de paye par l'employé, le gestionnaire du centre de responsabilité, le Conseil du Trésor ou le tribunal (p. ex., la lettre d'offre signée, la demande de paiement des heures supplémentaires signée, la demande de paiement des congés compensatoires ou des congés annuels accumulés ou l'ordonnance de saisie-arrêt Voir la note en bas de page 47). Cette demande a été attestée en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Pour l'administration de la paye, la vérification des comptes produit les éléments prouvant que le travail a été exécuté, que le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement, que les termes du contrat ou de la convention collective ont été respectés, que l'opération est exacte et que toutes les autorisations ont été respectées.

Tous les paiements et tous les règlements doivent être attestés en vertu de l'article 34 de la LGFP. La responsabilité de vérifier chaque compte incombe aux gestionnaires du centre de responsabilité (gestion financière) qui ont le pouvoir de confirmer et d'attester les versements en vertu de l'article 34 de la LGFP Voir la note en bas de page 48. Bien que la vérification des comptes se fasse généralement avant le paiement, elle peut se faire aussi après le paiement dans certaines situations en même temps que la paye, pourvu que le paiement demandé soit raisonnable et réponde aux critères énoncés dans la Directive sur la vérification des comptes Voir la note en bas de page 49.

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que les personnes détenant les pouvoirs délégués ne peuvent pas exercer Voir la note en bas de page 50 les situations suivantes :

  • Pouvoir d'attestation et pouvoir de payer relativement à un même paiement
  • Pouvoir de dépenser, pouvoir d'attester ou pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne)

Pour une séparation des tâches adéquate, les fonctions suivantes sont séparées lorsque la responsabilité est confiée à des personnes qui interviennent dans le processus des dépenses Voir la note en bas de page 51 :

  • Pouvoir d'autoriser une opération (activité 5.1.6.2 - Exercer ou faire exercer le pouvoir d'exécuter l'opération)
  • Attestation de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) (activité 5.1.6.3 Obtenir ou exercer l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP)
  • Détermination de l'admissibilité, de la vérification des comptes et de la préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) (sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) et sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes
  • Attestation de la demande de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la LGFP (pouvoir d'autoriser le paiement électronique ou manuel) (activité 5.1.9.3 - Certifier l'opération en vertu de l'article 33)

Si le processus ou la présence de circonstances particulières ne permet pas une telle séparation des tâches, il y aurait lieu de mettre en place et de documenter d'autres mesures de contrôle. Dans le contexte de l'administration de la paye, le rôle du conseiller en rémunération dans la vérification (partielle) en vertu de l'article 34 ajoute un point de contrôle.

Le sous-processus Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) comporte les activités suivantes Voir la note en bas de page 52 et est finalisé par le gestionnaire du centre de responsabilité dans le sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes :

  • Vérifier que les documents justificatifs sont complets et dûment attestés en vertu de l'article 34 de la LGFP, c'est-à-dire que les documents laissent une piste de vérification montrant que les termes, les conditions et les autres modalités sont respectés (ils sont conformes à la lettre d'offre et aux conventions collectives), que les services ont été reçus et que les autorisations ont été accordées conformément à la délégation des pouvoirs (activité 5.1.8.1 - Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité)
  • Confirmer que les exigences ont été satisfaites, c'est-à-dire que le contrat d'emploi, la convention collective ou toute autre condition d'emploi ont été respectés et que les travaux ont été effectués (activité 5.1.8.2 - Confirmer que les exigences sont satisfaites)
  • Vérifier l'exactitude de l'information sur les employés (activité 5.1.8.4 - S'assurer que les renseignements au sujet de l'employé sont exacts)
  • Confirmer que le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement (activité 5.1.8.3 - Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement). Cette confirmation est finalisée par le gestionnaire du centre de responsabilité dans le sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes.
  • Vérifier que les lois, règlements, décrets, politiques et directives, conventions collectives et autres obligations juridiques ont été respectés (activité 5.1.8.5 - Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés)
  • Confirmer l'exactitude de l'opération, y compris que le paiement n'est pas fait en double, que les crédits ont été déduits, que les charges non dues ont été supprimées, que le total de la paye a été calculé correctement (activité 5.1.8.6 - Vérifier l'exactitude de l'opération). Cette confirmation est finalisée par le gestionnaire du centre de responsabilité dans le sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes.

Si, en cours de vérification, le conseiller en rémunération ou le gestionnaire du centre de responsabilité découvre une anomalie ou une information manquante, il doit régler l'écart observé en remontant à la source (activité 5.1.8.7 - Résoudre les écarts). Il peut ensuite continuer ou recommencer la vérification des comptes.

5.5.2.2 Rôles et responsabilités

Le conseiller en rémunération procède à la vérification (partielle) des opérations en vertu de l'article 34 de la LGFP avec le gestionnaire du centre de responsabilité, les Services financiers et la fonction ministérielle des finances. Le Tableau 8 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 8 : Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) (sous-processus 5.1.8) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • RH : Autres fonctions RH
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
  • SGRH : Système de gestion des ressources humaines
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.8.1 Vérifier les documents justificatifs quant a leur intégralité
  • Autorisations (engagement de la dépense, engagement des fonds, RH, opération)
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SGRH
5.1.8.2 Confirmer que les exigences sont satisfaites
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Instruments de politique
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SGRH
5.1.8.3 Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Instruments de politique
RÉM, GCR GCR FI FI, RH SGRH
5.1.8.4 S'assurer que les renseignements au sujet de l'employé sont exacts
  • Information sur l'employé
RÉM, GCR GCR FI FI, RH SGRH
5.1.8.5 Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés
  • Code financier
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Instruments de politique
RÉM, GCR GCR FI, FIN FI, RH SGRH
5.1.8.6 Vérifier l'exactitude de l'opération
  • Code financier
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
RÉM, GCR GCR FI, FIN FI, RH SGRH
5.1.8.7 Résoudre les écarts
  • Données sur l'employé
  • Données sur le paiement
  • Données sur le poste
  • Données sur les services rendus
  • Instruments de politique
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SGRH

5.5.3 Autoriser le paiement (sous-processus 5.1.9)

5.5.3.1 Activités

La prochaine étape consiste à autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP. Le contrôle de la qualité de la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP se fait avant ou après l'autorisation accordée en vertu de l'article 33 de la LGFP. Pour la paye, l'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP est accordée de façon ponctuelle (p. ex., le paiement d'heures supplémentaires, le paiement des congés compensatoires ou des congés annuels accumulés) ou de manière récurrente (p. ex., le paiement du salaire de base, le paiement de la prime de bilinguisme, le paiement de la prime de poste ou le paiement de la prime d'éloignement). L'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP correspond à l'étape de l'autorisation de la paye de Rémunération, et elle se termine par une demande d'opération de paye présentée à TPSGC.

Ce sous-processus est une variante du sous-processus 3.1.8 Autoriser le paiement (article 33 de la LGFP) du processus opérationnel de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement (processus 3.1). Cette variante met en évidence le rôle de TPSGC et souligne la récurrence de l'autorisation en vertu de l'article 33 inhérente pour un bon nombre d'opérations de paye.

La Figure 14 illustre les opérations de niveau 3 de l'autorisation du paiement.

Figure 14 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.9 Autoriser le paiement

Figure 14 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.9 Autoriser le paiement
Version textuelle : Figure 14 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.9 Autoriser le paiement

La demande d'une opération de paye, qui comprend les données de l'opération, les détails du paiement, les données sur l'employé et, s'il y a lieu, le bloc de codage financier, est envoyée à la personne qui autorise la paye (activité 5.1.9.1 - Recevoir la demande d'exécution d'une opération de paye) pour activer l'émission du paiement. Dans ce sous-processus, l'agent des finances ou des RH doté du pouvoir d'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP effectue le contrôle de la qualité (activité 5.1.9.2 - Effectuer le contrôle de la qualité). L'agent habilité exerce le pouvoir d'autoriser le paiement et doit attester et vérifier que Voir la note en bas de page 53 :

  • Il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne ayant le pouvoir délégué de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la LGFP.
  • Aucun paiement n'est effectué quand le paiement entraîne les situations suivantes :
    • Imputation non légitime sur un crédit
    • Dépense supérieure au crédit
    • Solde insuffisant du crédit afin de couvrir les engagements imputés sur celui-ci
  • En exerçant le pouvoir de payer
    • Toutes les opérations à risque élevé font l'objet d'un examen complet de l'opération.
    • Un échantillon des opérations à risquemoyen et faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l'échantillon et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque opération choisie.
  • L'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP est fournie au receveur général.
  • Les exigences du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement et de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques sont satisfaites.
  • Des mesures correctives sont prises lorsque des erreurs sont relevées au cours du contrôle de la qualité de l'autorisation des paiements.

Si une anomalie est découverte, la demande de paiement est remise à l'agent de la rémunération et, si nécessaire, au gestionnaire du centre de responsabilité.

Le ministère ou l'organisme définit le niveau de risque des opérations : faible, modéré ou élevé, en fonction de son seuil de tolérance. Les exigences en matière de contrôle de la qualité de l'application de l'article 33 de la LGFP relatives à l'échantillonnage des opérations qui présentent un risque faible ou modéré sont décrites dans le processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1).

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent pas exercer les suivants Voir la note en bas de page 54 :

  • Pouvoir d'attestation et pouvoir de payer relativement à un même paiement
  • Pouvoir de dépenser, pouvoir d'attestation ou pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne)

Pour une séparation des tâches adéquate, les fonctions suivantes sont séparées lorsque la responsabilité est confiée à des personnes qui interviennent dans le processus des dépenses Voir la note en bas de page 55 :

  • Pouvoir d'autoriser une opération (activité 5.1.6.2 - Exercer ou faire exercer le pouvoir d'exécuter l'opération)
  • Attestation de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) (activité 5.1.6.3 Obtenir ou exercer l'attestation en vertu de l'article 34 LGFP)
  • Détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation), sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération) et sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes
  • Attestation de la demande de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la LGFP (pouvoir d'autoriser le paiement) (activité 5.1.9.3 - Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP)

Si le processus, ou la présence de circonstances particulières, ne permet pas une telle séparation des tâches, il y aurait lieu de mettre en place et de documenter d'autres mesures de contrôle.

Si la personne exerçant le pouvoir d'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP a vérifié que toutes les exigences ont été respectées, la demande de l'opération de paye est certifiée en vertu de l'article 33 de la LGFP (activité 5.1.9.3 - Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP). La signature de certification en vertu de l'article 33 est saisie dans le système de paye ou, le cas échéant, dans le fax accompagnant le fichier des demandes d'opérations de paye qui sont envoyées en lots.

5.5.3.2 Rôles et responsabilités

Selon les modalités de la délégation des pouvoirs, la gestion des demandes de paiement et l'attestation des paiements de paye relèvent des Ressources humaines ou des Services financiers (article 33 de la LGFP). Le Tableau 9 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 9 : Autoriser le paiement (sous-processus 5.1.9) - RACI

Légende

  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • PAYE : Secteur de la rémunération (TPSGC)
  • RÉM : Rémunération
  • RG-SR : Systèmes de rémunération du receveur général
  • RH : Autres fonctions RH
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.9.1 Recevoir la demande d'exécution d'une opération de paye
  • Détail du paiement
  • Données sur l'employé
  • Données sur l'opération de paye
RÉM, FINA FIN RH, GCR RÉM, RH, PAYE, GCR SMGFM
5.1.9.2 Effectuer le contrôle de la qualité
  • Détail du paiement
  • Données sur l'employé
  • Données sur l'opération de paye
  • Instrument de délégation des pouvoirs
  • Spécimens de signature
  • Vérification et attestation en vertu de l'article 34
RÉM, FINA FIN RH, GCR RÉM, RH, PAYE, GCR SMGFM
5.1.9.3 Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (électroni-quement ou manuellement)
  • Demande d'une opération de paye approuvée
  • Solde de caisse non grevé
  • Instrument de délégation des pouvoirs
  • Résultats du contrôle de la qualité
  • Attestation en vertu de l'article 33 (signature)
RÉM, FINA FIN RH, GCR RÉM, RH, PAYE, GCR RG-SR B

Notes :

  1. Les cartes de spécimen de signature sont tenues par les Services financiers (bureaux de comptabilité locaux) en conformité avec l'instrument de délégation des pouvoirs. Les signatures des gestionnaires et des conseillers en rémunération sont obtenues aux fins de l'attestation et de la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les RH et Rémunération sont informés des personnes désignées pour exercer les pouvoirs d'autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP.
  2. L'autorisation des opérations de paye en vertu de l'article 33 de la LGFP est exercée dans le SRP par les personnes autorisées (postes auxquels est délégué le pouvoir d'autoriser une opération en vertu de l'article 33) ou transmise au SRP dans le fax accompagnant le fichier des demandes d'opérations de paye qui sont envoyées en lots. Le RG-SR devient donc la source faisant autorité pour cette information, même si le ministère conserve la responsabilité et l'obligation de signer l'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP. Il y aurait lieu de consulter les RH ou le gestionnaire du centre de responsabilité pour une vérification finale des opérations de paye avant de les attester en vertu de l'article 33 de la LGFP. Les organisations et les personnes concernées seront informées des opérations qui ont été exclues.

5.6 Paye

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) tient le Système régional de paye (SRP), qui sert à calculer la paye et les retenues et à transmettre des demandes de paiement au Système normalisé des paiements (SNP). Le SRP fournit les données de paye brute aux ministères qui les consigneront dans les comptes des dépenses salariales qui sont ouverts dans leur système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM). Le rôle de TPSGC l'amène à appliquer diverses règles et révisions fondées sur la loi et les conventions collectives au calcul de la paye brute pour le compte des ministères. TPSGC a pour tâche d'analyser les politiques et la législation en matière de rémunération, puis de mettre en ouvre les contrôles induits par les modifications. De plus, il fournit aux ministères des rapports et des statistiques sur la paye. La Figure 15 Voir la note en bas de page 56 illustre les interactions des systèmes intervenant dans les sous-processus de paye.

Figure 15 : Interactions des systèmes intervenant dans les sous-processus de paye

Figure 15 : Interactions des systèmes intervenant dans les  sous-processus de paye
Version textuelle : Figure 15 : Interactions des systèmes intervenant dans les sous-processus de paye

Le grand livre général du système de paye de TPSGC (GLG-SP) met à jour les soldes des comptes de contrôle de la paye créés à partir du SRP et des opérations traitées manuellement. Les extrants des données de contrôle qui sont fournis aux ministères après chaque passage de la paye sont les rapports et les fichiers des données de contrôle de la paye qui contiennent le résumé des données de contrôle courantes et les numéros de demandes correspondantes et un rapport du solde du compte de contrôle. Un rapport final est fourni à la fin de la période comptable. Un rapport des écritures de journal est produit s'il y a eu des ajustements manuels traités pour des débits ou des crédits imputés au compte de contrôle de la paye d'un ministère.

Les calculs de la paye nette sur la base des données brutes sont exécutés par TPSGC. Les opérations sont collectées et éditées dans le système de paye en ligne avant d'être vérifiées et autorisées par le truchement du SRP. Pour chaque passage de la paye, le SRP calcule la paye nette en se fondant sur les opérations autorisées en ligne générées par les ministères. Les résultats du calcul des retenues et des versements et de la paye sont transmis aux systèmes appropriés, qui y donnent suite de la façon suivante Voir la note en bas de page 57 :

  • Le SNP lance les demandes de paiement du SRP et émet les paiements; les paiements annulés sont signalés au SRP.
  • Le SNP reporte les données de contrôle de l'émission ou de l'annulation de paiements dans le GLG-RG.
  • Le système des pensions de retraite tient compte de l'adhésion des employés au régime de retraite, des modifications à la participation au régime et à l'admissibilité aux avantages et des remises provenant de tiers.
  • Le GLG­SP comptabilise les dépenses au titre de la paye par ministère et rapproche les retenues salariales.

En plus d'enregistrer les opérations de paye et les paiements annulés présents dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées, les ministères ont des tâches de comptabilité et de gestion financière à effectuer :

  • Enregistrer les opérations de paye et comptabiliser le montant brut de la paye (sous-processus 5.1.11 - Gérer les activités postérieures à la paye)
  • Préparer et comptabiliser les régularisations de salaire (consultez le processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière)
  • Préparer et remettre au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) la balance de vérification mensuelle (y compris le compte de contrôle de la paye - 63XXX) établie selon le codage convenu pour les comptes du gouvernement (Consultez le processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière.)
  • Préparer les règlements interministériels (RI) pour le recouvrement des salaires versés aux employés transférés (objet du processus 2.2 Gestion des règlements interministériels)

5.6.1 Émettre le paiement (sous-processus 5.1.10)

5.6.1.1 Activités

Ce sous-processus diffère du sous-processus 3.1.9 Émettre le paiement du processus opérationnel de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement (processus 3.1) dans lequel les ministères demandent des paiements directement du système normalisé des paiements (SNP) de TPSGC. Comme il est expliqué au chapitre 6 du Manuel du receveur général, Les systèmes de paye et les ministères, TPSGC est responsable du calcul de la paye dans le SRP qui conduit ensuite à l'émission des paiements par le SNP. Le SRP calcule le paiement et envoie la demande de traitement des paiements au SNP une fois que le ministère a approuvé les opérations en vertu de l'article 33 de la LGFP. Le SNP crée un fichier de retour détaillant les paiements et leurs numéros de référence et envoie le fichier pour traitement au SRP, qui met à jour la base des données du registre de paye à partir des numéros de référence des paiements. Les opérations sont ensuite extraites et traitées à partir de la base des données de contrôle des dépenses du SRP. Un nouveau fichier est créé et envoyé au GLG-SP, et un fichier d'extraits des dépenses détaillées est créé pour chaque ministère. Les paiements sont émis, et les talons de chèque sont remis aux employés.

Note : Consultez le chapitre 6 du Manuel du receveur général intitulé « Les systèmes de la paye et les ministères » pour obtenir la description complète des systèmes de la paye et des ministères.

La Figure 16 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de l'émission des paiements.

Figure 16 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.10 Émettre le paiement

Figure 16 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du  sous-processus 5.1.10 émettre le paiement
Version textuelle : Figure 16 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.10 émettre le paiement

Le SRP calcule les paiements (activité 5.1.10.1 - Traiter la paye) et crée le registre de paye. Le conseiller en rémunération a la responsabilité de vérifier les paiements dans le registre. Dans les rares cas de non-admissibilité, le conseiller peut arrêter le paiement (activité 5.1.10.2 - Arrêter le paiement) au moyen d'une interception ou d'une révocation, et ce, afin d'éviter qu'un compte soit crédité à cause d'une intervention de paye RE (rayé de l'effectif), d'un montant payé en trop ou pour toute autre raison. Les interceptions et les révocations (rappels) arrêtent les paiements après qu'ils aient été traités mais avant qu'ils soient crédités au compte bancaire des employés.

Les interceptions des payes régulières et supplémentaires peuvent être traitées jusqu'au troisième jour ouvrable avant la date du paiement. Après ce délai, il faudra faire une demande de révocation. Comme cette procédure est laborieuse, il est conseillé aux ministères d'en restreindre l'usage aux opérations importantes et aux situations d'urgence seulement. La succursale bancaire des employés doit en être informée avant midi le jour qui précède la date d'échéance Voir la note en bas de page 58.

Lorsqu'un paiement est arrêté, l'opération retourne au sous-processus 5.1.7 Gérer les fonctions des RH précédant la paye où elle sera examinée et corrigée. Si l'interception ou la révocation échoue, le conseiller en rémunération en informe le gestionnaire du centre de responsabilité pour que le montant payé en trop soit comptabilisé dans le bon compte en conformité avec la procédure du ministère. Le montant payé en trop doit être recouvré selon les dispositions du paragraphe 15 de l'annexe de la Directive sur les conditions d'emploi, un compte débiteur est comptabilisé (processus opérationnel 2.1 Gestion des revenus, créances et recettes) et des mesures de recouvrement sont amorcées.

Le SRP transmet un fichier de contrôle client et des paiements au SNP (5.1.10.3 Présenter la demande de paiement au SNP), qui procède à l'émission des paiements (5.1.10.4 Émettre le paiement). Le fichier contient le total de contrôle des paiements et un numéro de demande. Le SNP attribue un numéro de référence à chaque paiement. Il crée un fichier de renvoi comportant le détail des paiements et les numéros de référence et transmet le fichier au SRP pour traitement.

Dans l'activité 5.1.10.5 - Traiter le fichier de retour des paiements du SNP, le SRP traite le fichier et met à jour la base de données du registre de paye en fonction des numéros de référence des paiements. Les opérations sont ensuite extraites et traitées d'après la base de données de contrôle des dépenses du SRP. Un fichier d'extrait est créé par le SNP et traité dans le GLG-SP pour la mise à jour des comptes de contrôle de la paye. Le SRP émet pour les ministères un fichier d'extraits des dépenses détaillées contenant les données des dépenses de la paye brute, y compris les numéros de référence des paiements (5.1.11 Gérer les activités postérieures à la paye). Les paiements sont émis et les talons de chèques sont remis aux employés.

Pour chaque passage de la paye, le SRP traite les comptes de contrôle du GLG-SP (5.1.10.6). Un fichier du sommaire des dépenses est transmis au GLG-SP pour la comptabilisation des opérations dans les comptes de grand livre. Le GLG-SP remet aux ministères des rapports sur les comptes de contrôle et les soldes des comptes de contrôle chaque fois que le SRP traite des opérations de paye (processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière).

5.6.1.2 Rôles et responsabilités

En tant que fournisseur des services de la paye pour les ministères et les organismes, TPSGC est responsable du cadre de contrôle de la rémunération, représenté par l'activité 5.1.10.1 et les activités 5.1.10.3 à 5.1.10.6. Comme il est du domaine du Secteur de la rémunération de TPSGC, le cadre de contrôle et sa validation dépassent la portée de la présente ligne directrice. Le Tableau 10 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 10 : Émettre le paiement (sous-processus 5.1.10) - RACI

Légende

  • EMPL : Employé
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • PAYE : Secteur de la rémunération (TPSGC)
  • RÉM : Rémunération
  • RG-SR : Systèmes de rémunération du receveur général
  • SGBT : Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (TPSGC)
  • SGRH : Système de gestion des ressources humaines
  • CIDP : Code d'identification de dossier personnel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.10.2 Arrêter le paiement
  • Nom
  • Liste de paye
RÉM, FIN RÉM PAYE EMPL, GCR SGRH
  • Bureau de paye
  • CIDP
  • Identification de la demande
  • Institution financière (pour révocations)
  • Montant
  • Numéro de référence de paiement (NRP)
  • Période comptable
  • Période de paye
RÉM, FIN, SGBT RÉM PAYE EMPL, GCR RG-SR

5.7 Mesures postérieures à la paye

5.7.1 Gérer les activités postérieures à la paye (sous-processus 5.1.11)

5.7.1.1 Activités

Pour chaque passage de la paye, les paiements (dépôts directs et chèques) et les talons de paye sont remis aux employés, et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) transmet le fichier d'extraits des dépenses détaillées aux ministères pour qu'ils enregistrent les dépenses de paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM). En conformité avec la procédure du ministère, le gestionnaire du centre de responsabilité est comptable des ajustements aux engagements et aux prévisions salariales. Les autres opérations de paye non comprises dans le fichier, comme les saisies-arrêts, les détachements et les avances, sont aussi enregistrées dans le SMGFM.

À noter que les ministères d'attache des employés transférés recouvrent le montant des salaires des ministères d'accueil au moyen d'un règlement interministériel (RI). Chaque ministère rapproche les soldes des comptes de contrôle des dépenses de paye à partir du rapport et du fichier des soldes des comptes de contrôle du GLG-SP et, une fois par mois, il rapproche le rapport final des soldes des comptes de contrôle de la paye du GLG-SP à ses comptes de contrôle de la paye Voir la note en bas de page 59. (Consultez le processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière.) Les opérations de paye qui font l'objet d'un RI ne paraîtront pas dans le compte de contrôle de la paye (63XXX). Elles seront inclues dans les comptes de contrôle des débits et des crédits des RI (64XXX et 65XXX) Voir la note en bas de page 60 dans le processus opérationnel de la Gestion des règlements interministériels (processus 2.2).

Le montant de la paye brute est comptabilisé, et les opérations sont examinées par le gestionnaire du centre de responsabilité, ce qui complète la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (sous-processus 5.1.12). Les ministères devraient rapprocher les dépenses et les soldes des comptes de contrôle pour chaque passage de la paye (processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière). Le troisième jour ouvrable avant la fin du mois, chaque ministère reçoit un rapport final du solde du compte de contrôle de la paye, qui est rapproché au compte de contrôle de la paye dans le SMGFM du ministère pour préparer la balance de vérification destinée au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) (processus opérationnel 8.2. Gestion de la clôture financière). Les ministères inscrivent un compte de contrôle de la paye dans leur balance de vérification, qui est vérifié dans le Système central d'après le compte de contrôle de la paye de chaque ministère soumis par le GLG-SP (processus opérationnel 8.2 Gestion de la clôture financière).

L'administration de la paye se termine ainsi. Ensuite commence le processus opérationnel de la Gestion de la vérification après-paiement (processus opérationnel 8.1) ou le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

La Figure 17 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la gestion des mesures postérieures à la paye.

Figure 17 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.11 Gérer les activités postérieures à la paye

Figure 17 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du  sous-processus 5.1.11 Gérer les activités postérieures  à la paye
Version textuelle : Figure 17 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.11 Gérer les activités postérieures à la paye

Dans le sous-processus 5.1.10 Émettre le paiement, TPSGC libère les paiements le jour de la paye ou à la réception des paiements supplémentaires Voir la note en bas de page 61. Les talons de chèque sont à la disposition des employés dans les applications Web de la rémunération. Si les talons de chèques sont imprimés, ils devraient être distribués le jour où les paiements sont libérés (5.1.11.1 Distribuer les chèques et les talons).

Le fichier d'extraits des dépenses détaillées est utilisé pour comptabiliser les opérations de la paye brute et les ajustements consécutifs aux paiements annulés (activité 5.1.11.2 - Enregistrer l'opération de paye). L'annulation de paiements datant de plus de deux ans est traitée d'une manière particulière par TPSGC, en dehors du Système régional de la paye (SRP), dans le cadre de la Gestion de la clôture financière (processus opérationnel 8.2).

Les ministères peuvent choisir de faire attribuer leurs codes financiers dans le SRP. Autrement, il est attribué directement dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM). La comptabilisation se fait une fois que le code financier de chaque opération a été vérifié par le gestionnaire du centre de responsabilité dans sa vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP selon le sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes.

Les opérations touchant les salaires telles que les détachements, les échanges, les saisies-arrêts et les avances de salaires ne sont pas inclus dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées étant donné qu'elles sont hors de la portée du SRP. Pour ces autres opérations, les activités postérieures à la paye requièrent que les données soient partagées et qu'il y ait rapprochement avec les activités de paye antérieures à la paye elle-même. Dans ces activités, il doit y avoir une bonne coordination entre les ressources des RH et des Services financiers pour que soient correctement comptabilisées et compensées les dépenses de paye. Les opérations sont identifiées et enregistrées dans le SMGFM à l'activité 5.1.11.3 Enregistrer les autres opérations de paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour les registres des engagements et de la gestion des salaires en suivant la procédure du ministère.

Le processus d'administration de la paye prend fin une fois que toutes les autres opérations de paye ont été enregistrées et que la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP a été effectuée dans le sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes. Ensuite commence le processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1) ou, s'il faut effectuer un contrôle de la qualité, celui de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2). Les courus de salaire à la fin du mois ou de l'exercice sont aussi comptabilisées dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

5.7.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité exécute les mesures postérieures à la paye en collaboration avec Rémunération, les Services financiers et la fonction ministérielle des finances, les RH et TPSGC. Le Tableau 11 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 11 : Gérer les activités suivant la paye (sous-processus 5.1.11) - RACI

Légende

  • DFCP : Division financière et comptabilité de la paye (TPSGC)
  • EMPL : Employé
  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • PAYE : Secteur de la rémunération (TPSGC)
  • RÉM : Rémunération
  • RG-SR : Systèmes de rémunération du receveur général
  • RH : Autres fonctions RH
  • SGBT : Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (TPSGC)
  • SGRH : Système de gestion des ressources humaines
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
  • SCCR : Secteur de la comptabilité centrale et des rapports (TPSGC)
  • CIDP : Code d'identification de dossier personnel
Activity Related Data Responsible Accountable Consulted Informed Authoritative Source
5.1.11.1 Distribuer les chèques et les talons
  • Libération des paiements approuvée (registre de paye)
RÉM RÉM RÉM FIN, PAYA HRMS
  • Chèques et talons (distribution)
FIN, GCR FIN RÉM EMPL, FIN SMGFM
5.1.11.2 Enregistrer l'opération de paye
  • Liste de paye
  • Nom
FIN FIN RÉM, PAYA FI, GCR HRMS
  • CIDP
  • Code de versement
  • En vigueur du
  • En vigueur jusqu'au
  • Période de paye
  • Période comptable
  • Bureau de paye
FIN FIN RÉM, PAYA FI, GCR RG-SR
  • Identification de la demande
  • Modifier ou attribuer un code financier (centre de responsabilité, activité de programme, article d'exécution, etc.)
  • Montant
  • Numéro de référence du paiement (NRP)
FIN FIN RÉM, PAYA FI, GCR SMGFM
5.1.11.3 Enregistrer les autres opérations de paye Opérations de paye concernant les détachements à l'intérieur du gouvernement du Canada (entrée et sortie)
  • Nom de l'employé
FIN, GCR GCR RH SGBT, RÉM, EMPLFIN, RH HRMS
Opérations de paye concernant les détachements à l'intérieur du gouvernement du Canada (entrée et sortie)
  • CIDP
  • Montant
  • Dates du/au
  • Paye d'intérim
FIN, GCR GCR RH SGBT, RÉM, EMPLFIN, RH RG-SR
Opérations de paye concernant les détachements à l'intérieur du gouvernement du Canada (entrée et sortie)
  • Code financier
  • Ministère ou tiers bénéficiaire
  • Pourcentage de répartition
  • Date des recouvrements
FIN, GCR GCR RH SGBT, RÉM, EMPLFIN, RH SMGFM
Opérations de paye liées aux échanges (à l'extérieur du gouvernement du Canada)
  • Nom de l'employé
FIN, GCR GCR RH SGBT, FI, RÉM, EMPL, RH HRMS
Opérations de paye liées aux échanges (à l'extérieur du gouvernement du Canada)
  • CIDP
  • Montant (y compris les avantages sociaux)
  • Dates du/au
  • Paye d'intérim
FIN, GCR GCR RH SGBT, FI, RÉM, EMPL, RH RG-SR
Opérations de paye liées aux échanges (à l'extérieur du gouvernement du Canada)
  • Code financier
  • Tiers créancier
  • Date des recouvrements
  • Pourcentage de répartition
FIN, GCR GCR RH SGBT, FI, RÉM, EMPL, RH SMGFM
Saisies-arrêts (rapprochement)
  • CIDP
RÉM B, FIN
FIN RÉM SGBT RG-SR
Saisies-arrêts (rapprochement)
  • Code financier
  • Montant
  • Ordonnance et documents justificatifs
  • Tiers bénéficiaire
FIN, RÉM FIN RÉM SGBT SMGFM
Avances de salaires (rapprochement)
  • Nom de l'employé
RÉM, FIN FIN RÉM EMPL, GCR HRMS
Avances de salaires (rapprochement)
  • Montant
  • CIDP
RÉM, FIN FIN RÉM EMPL, GCR RG-SR
Avances de salaires (rapprochement)
  • Code financier
RÉM, FIN FIN RÉM EMPL, GCR SMGFM
Consignation et comptabilisation des régularisations de salaire
  • Fichier d'extraits des dépenses détaillées
FI FI GCR GCR SMGFM
Rapprochement et rapportC
  • Totaux des comptes de contrôle de la paye du gouvernement du Canada (balance de vérification)
FI FI FIN, PAYE (DFCP) FIN, SSCCR Systèmes de TPSGC

Notes :

  1. Le conseiller en rémunération ou le Secteur de la rémunération de TPSGC (PAYE) pourra être consulté s'il y a une anomalie dans un paiement ou si le paiement n'est pas inscrit dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées.
  2. Rémunération (RÉM) crée une pièce de journal ou demande à FIN de le faire.
  3. Cette activité conduit à la présentation de la balance de vérification au SCGRF. Les autres montants à payer qui surviennent sont traités dans le processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1).

5.7.2 Finaliser la vérification des comptes (sous-processus 5.1.12)

5.7.2.1 Activités

Le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie l'exactitude des opérations de paye comptabilisées. Comme il ne connaît pas la valeur réelle des opérations de paye au moment où il atteste le paiement en vertu de l'article 34 de la LGFP, il fait une vérification après le fait pour s'assurer que le montant payé est exact et qu'il a été versé au bon employé et pour la bonne période. De plus, il vérifie que le code financier attribué à l'opération est correct, ce qui met fin à la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP.

La Directive sur la vérification des comptes Voir la note en bas de page 62 énonce les critères à suivre dans la vérification des comptes après l'émission des paiements.

La Figure 18 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la vérification des comptes.

Figure 18 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes

Figure 18  : Diagramme d'opérations de niveau 3 du  sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes
Version textuelle : Figure 18  : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.12 Finaliser la vérification des comptes

Le sous-processus commence à l'enregistrement des opérations à partir du fichier d'extraits des dépenses détaillées dans le SMGFM. La vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP a alors été commencée au sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération), et les RH ont confirmé que les paiements n'ont pas été émis à des employés qui n'y ont pas droit (et, si nécessaire, qu'ils ont commencé à recouvrer les montants versés en trop dans le processus 2.1 Gestion des revenus, créances et recettes).

Ce processus de vérification des comptes complète la vérification visant à s'assurer qu'il y a suffisamment d'éléments de preuve montrant que le travail a été exécuté, ou que les services ont été rendus, que les termes des contrats ou des ententes ont été satisfaits, que l'opération est exacte et que toutes les autorisations requises ont été accordées Voir la note en bas de page 63. La responsabilité de vérifier chaque compte revient aux gestionnaires du centre de responsabilité qui possèdent les pouvoirs de confirmer et d'attester l'admissibilité en vertu de l'article 34 de la LGFP Voir la note en bas de page 64.

La vérification des comptes se fait généralement avant le paiement, mais elle peut aussi se faire après le paiement dans certaines situations comme pour la paye ou des achats effectués avec une carte d'achats, pourvu que le paiement demandé soit raisonnable et qu'il réponde aux critères énoncés dans la Directive sur la vérification des comptes Voir la note en bas de page 65.

Dans l'administration de la paye, la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP se fait en deux étapes : d'abord par l'agent de rémunération qui crée l'opération de paye à partir de l'information fournie par le gestionnaire (ou l'employé, le Conseil du Trésor ou le tribunal), et ensuite, par le gestionnaire du centre de responsabilité après le paiement (consultez à la section 5.5 la description des activités associées à la composante Rémunération de la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP).

Finaliser la vérification des comptes comporte les activités suivantes Voir la note en bas de page 66 :

  • Vérifier que les documents justificatifs sont complets, c'est-à-dire que les documents laissent une piste de vérification et montrent que les termes, les conditions et autres modalités sont respectés (conformes à la lettre d'offre et aux conventions collectives), que les services ont été reçus et que les autorisations ont été accordées conformément à la délégation des pouvoirs (activité 5.1.12.1 - Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité). Cette confirmation peut aussi venir de Rémunération dans le sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération).
  • Confirmer que le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement (activité 5.1.12.2 - Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement). Cette confirmation peut aussi venir de Rémunération dans le sous-processus 5.1.8 Effectuer la vérification des comptes (Rémunération).
  • Confirmer que le paiement calculé correspond au paiement réel, que les données sur le bénéficiaire et la demande de paye à l'appui (conventions collectives, politiques, etc.) concordent (activité 5.1.12.3 - Valider qu'il y a eu triple rapprochement)
  • S'assurer que le code financier est exact et complet (activité 5.1.12.4 - Vérifier que le code financier est correct)
  • Confirmer l'exactitude de l'opération, y compris que le paiement n'est pas fait en double, que le total de la paye a été calculé correctement (activité 5.1.12.5 - Vérifier l'exactitude de l'opération). Cette confirmation peut aussi venir de Rémunération dans le sous-processus 5.1.8. Effectuer la vérification des comptes (Rémunération).

La vérification des comptes consiste aussi à confirmer que les paiements anticipés répondent aux critères et qu'ils sont faits en conformité avec la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques Voir la note en bas de page 67 et la Directive sur les conditions d'emploi.

Si, en cours de vérification, le gestionnaire du centre de responsabilité découvre une anomalie ou une information manquante, il doit régler l'écart observé Voir la note en bas de page 68 en remontant à la source (activité 5.1.12.6 - Résoudre les écarts), ce qui pourrait donner lieu à des mesures de paye additionnelles comme amorcer le sous-processus de recouvrement d'un montant payé en trop dans le processus opérationnel de la Gestion des revenus, créances et recettes (processus 2.1).

Après la vérification du paiement et en l'absence de toute anomalie ou problème, la vérification des comptes se termine et est attestée conformément aux dispositions de l'article 34 de la LGFP. Le paiement est enregistré, et l'engagement est mis à jour. De plus, la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP consiste à établir des éléments probants de vérification, c'est-à-dire à identifier les personnes qui ont effectué la vérification et constituer une piste de vérification.

5.7.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité vérifie les comptes avec les Services financiers et la fonction ministérielle des finances, et il en informe les RH et la fonction ministérielle des finances des erreurs notées lors de la vérification. Le Tableau 12 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 12 : Effectuer la vérification des comptes (sous-processus 5.1.12) - RACI

Légende

  • FI : Fonction ministérielle des finances
  • FIN : Services financiers ministériels
  • GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
  • RÉM : Rémunération
  • RH : Autres fonctions RH
  • SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
5.1.12.1 Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité
  • Autorisations (engagement de la dépense, engagement des fonds, RH, opération)
  • Convention collective
  • Demande d'une opération de paye
  • Information sur l'employé
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SMGFM
5.1.12.2 Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Instruments de politique
RÉM, GCR GCR FI FI, RH SMGFM
5.1.12.3 Valider qu'il y a eu triple rapprochement
  • Code financier
  • Convention collective
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Instruments de politique
  • Montant du paiement réel
GCR GCR FI, FIN FI, RH SMGFM
5.1.12.4 Vérifier que le code financier est correct
  • Code financier
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
GCR GCR FI, FIN FI, RH SMGFM
5.1.12.5 Vérifier l'exactitude de l'opération
  • Code financier
  • Demande de paye
  • Information sur l'employé
  • Montant du paiement réel
RÉM, GCR GCR FI, FIN FI, RH SMGFM
5.1.12.6 Résoudre les écarts
  • Demande de paye
  • Données du paiement
  • Données sur l'employé
  • Données sur le poste
RÉM, GCR GCR FIN FI, RH SMGFM

Annexe A : Définitions

Les termes qui suivent s'appliquent à la présente ligne directrice et reflètent des définitions communes qui sont tirées des politiques, des normes, des directives, des guides et des outils du Conseil du Trésor.

Activité :
Élaboration d'un sous-processus figurant dans un diagramme des opérations de niveau 3. Consultez aussi Processus et Sous-processus.
Agent comptable (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, rôle qui peut attester de la véracité de l'information ou d'une décision et qui est comptable de l'exécution de l'activité. Il doit y avoir exactement un agent comptable par activité.
Analyse RACI :
Une analyse qui consiste à décrire les rôles et les responsabilités que diverses équipes ou personnes doivent assumer pour réaliser une activité du processus ou y contribuer. L'analyse RACI répartit les tâches en quatre responsabilités participatives (Responsable, Agent comptable, Consulté et Informé) qui sont par la suite rattachées à divers rôles dans un processus.
Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) Voir la note en bas de page 69 :
Énoncé des exigences relatives au contrôle des engagements et à la consignation des engagements.
Article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) Voir la note en bas de page 70 :
Les agents financiers à qui a été délégué le pouvoir d'effectuer des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent confirmer, avant d'autoriser un paiement, que la dépense constitue une imputation légitime sur le crédit (et avoir l'assurance que la valeur a été reçue) et que le paiement n'occasionnera pas une dépense supérieure au crédit ou une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l'exécution des autres engagements. Les pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne autre que le dirigeant principal des finances (DPF) du ministère. En pareils cas, ce dernier, ultimement responsable de la qualité générale de la gestion financière, conserve la responsabilité au regard de l'efficacité et de l'efficience de la personne qui exerce les pouvoirs.
Article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) Voir la note en bas de page 71 :
Énoncé des exigences relatives à l'attestation et à la vérification des comptes (Consultez les définitions applicables). Avant qu'un paiement soit effectué pour régler le coût de fournitures ou de services reçus, l'agent compétent du ministère doit attester que les travaux exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus sont conformes aux modalités du marché et que le prix demandé est également conforme au marché ou, à défaut d'un marché, que le prix est raisonnable.
Budget approuvé :
Niveau de ressources attribuées pour exécuter les activités prévues. Il s'agit de la base annuelle par rapport à laquelle les dépenses, les engagements et les prévisions sont comparés, et les écarts sont mesurés et analysés Voir la note en bas de page 72. Après attribution du budget ministériel, les budgets des centres de responsabilité servent de fondement à l'exécution efficace de la gestion budgétaire, des examens financiers, des contrôles budgétaires, des prévisions ainsi que de la présentation de rapports tout au long de l'année.
Comptabilité d'engagement :
Consignation d'une obligation d'effectuer un paiement à une date ultérieure au moment où ce dernier est prévu et avant que les services soient rendus et que la facture soit reçue. L'obligation pourra représenter une dette contractuelle, comme dans le cas d'une commande ou d'un marché pour l'achat de biens ou de services. Les engagements sont comptabilisés individuellement. Lorsqu'il n'est pas pratique de le faire (p. ex., pour des opérations de faible valeur), l'organisation appliquera une procédure visant à définir ces cas et décrire comment ils seront comptabilisés Voir la note en bas de page 73.
Consignation des engagements :
« L'administrateur général ou autre responsable chargé d'un programme . . . met en ouvre, pour ce qui est des engagements financiers imputables sur ce crédit ou ce poste, des méthodes de contrôle et de comptabilisation conformes aux instructions du Conseil du Trésor (art. 32 de la LGFP) Voir la note en bas de page 74, » et, « il doit exister un processus pour consigner et comptabiliser les engagements relatifs aux salaires et aux traitements, comme le stipule l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) Voir la note en bas de page 75 ».
Consulté (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, rôle chargé de fournir de l'information exacte ou de prendre une décision concernant une activité à achever. Il peut ne pas y avoir un rôle de consultation, et la consultation peut être ou ne pas être obligatoire. S'il y a consultation, il existe habituellement une communication bilatérale entre les personnes consultées et la partie « responsable ».
Contrôle des engagements :
Procédure établie en vue d'empêcher une organisation de conclure un marché ou une autre entente prévoyant un paiement, à moins que le solde disponible soit suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation Voir la note en bas de page 76.
Données connexes (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, ensemble de données qui font partie des processus opérationnels communs.
Gestionnaire du centre de responsabilité (GCR) :
Aux fins de la présente ligne directrice, titulaire du poste investi des pouvoirs délégués de signer des documents financiers, en matière de RH et/ou d'autoriser des achats, qui sont décrits dans le processus.
Groupe de sous-processus :
Regroupement logique de sous-processus qui permet d'expliquer le processus dans son ensemble.
Informé (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, rôle consistant à recevoir de l'information ou à être informé d'une décision une fois qu'une décision a été prise ou qu'une activité a pris fin. Il peut ne pas y avoir un rôle d'information, et ce rôle peut être obligatoire ou non. S'il y a information, la communication se fait généralement de façon unilatérale par la partie « responsable » (ou « l'agent comptable ») vers les parties « informées ».
Interception :
Arrêt d'un mouvement de dépôt direct avant que les fonds aient quitté Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) Voir la note en bas de page 77.
Modèle « souhaité » :
Processus du gouvernement du Canada qui reflètent les cadres législatifs et stratégiques en vigueur
Niveau 1 :
Représentation graphique des processus opérationnels de gestion financière au gouvernement du Canada qui s'applique à tous les domaines fonctionnels et domaines croisés
Niveau 2 :
Diagramme d'une page illustrant le regroupement des processus opérationnels rattachés en totalité ou en partie à un domaine fonctionnel. Ce diagramme a été conçu à l'intention de la direction.
Niveau 3 :
Diagramme des opérations qui décrit en plus grand détail que le sous-processus de niveau 2 par l'identification des activités, tout en demeurant commun pour tous les ministères du gouvernement fédéral et les processus non rattachées à un système particulier
Plan approuvé (plan opérationnel) :
Plan pluriannuel qui précise les ressources (financières, humaines et techniques, et immobilisations) requises ainsi que les approches à retenir. Il comprend en outre des descriptions des activités à exécuter, des résultats prévus et des échéanciers. Le plan opérationnel, qui représente le plan approuvé du ministère pour le prochain exercice financier, s'harmonise avec le budget annuel Voir la note en bas de page 78.
Pouvoir d'attestation :
En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pouvoir de certifier, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement Voir la note en bas de page 79.
Pouvoir d'engager des fonds :
Pouvoir d'exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers, conformément à la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements Voir la note en bas de page 80. Pouvoir délégué par écrit par l'administrateur général (ou son équivalent) aux agents du ministère afin de garantir qu'il y a suffisamment de fonds avant la conclusion d'un contrat ou de toute autre entente. À noter que le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.
Pouvoir d'engager des dépenses :
Pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses, notamment la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services, d'autoriser un voyage ou une réinstallation, ou de conclure certains autres arrangements pour les besoins d'un programme Voir la note en bas de page 81.
Pouvoir de dépenser :
Pouvoir comportant trois éléments : pouvoir d'engager des dépenses, pouvoir d'engager des fonds et pouvoir d'exécuter une opération (consultez les définitions correspondantes).
Pouvoir d'exécuter une opération :
Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits énoncés dans la loi (p. ex., les prestations d'assurance-emploi) Voir la note en bas de page 82.
Prévision :
Montant total qu'un gestionnaire prévoit dépenser (charges) et collecter (revenus produits) du total du budget de l'exercice à une date donnée Voir la note en bas de page 83.
Processus :
Fonction décrite en détail dans un diagramme des opérations de niveau 2 par la définition des sous-processus. Consultez aussi Activité et Sous-processus
Regroupement d'usagers (SMGFM) :
Groupe de ministères travaillant ensemble dans le but de promouvoir et d'instaurer des solutions opérationnelles normalisées pour la gestion intégrée des finances et du matériel au gouvernement du Canada Voir la note en bas de page 84.
Responsable (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, rôle qui consigne l'information ou une décision ou effectue une tâche pour achever l'activité en se fondant sur l'information fournie par les parties « consultées » ou les « agents comptables ». Il peut y avoir de nombreuses personnes « responsables » dans un ou dans de nombreux rôles de « responsables ».
Révocation :
Interruption d'un mouvement de dépôt direct après que les fonds aient quitté TPSGC et avant que le montant soit crédité au compte de l'employé dans une succursale d'une institution financière Voir la note en bas de page 85.
Source faisant autorité (RACI) :
Dans le contexte des tableaux sur l'analyse RACI, système qui contient la version officielle de l'information générée par l'activité ou une décision en résultant. Il peut être automatisé ou manuel.
Sous-processus :
Définition détaillée d'un processus figurant dans un diagramme des opérations de niveau 2, décortiqué au niveau 3. Consultez aussiActivité et Processus
Système de gestion financière (SGF) :
Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles répartis selon les catégories suivantes : systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM), ou systèmes de programme ou systèmes centraux produisant de l'information financière et de l'information non financière connexe. Les systèmes de gestion financière servent à l'une ou l'autre des fins suivantes :
  • Collecte, traitement, tenue, transmission et déclaration de données sur les activités financières et reddition de comptes sur les actifs, passifs et avoirs connexes
  • Soutien des activités de gestion financière, de planification, de budgétisation et de prise de décisions
  • Collecte des données sur les coûts et rapports connexes
  • Appui de l'élaboration de rapports internes et externes tels que les états financiers ministériels et l'information pour les Comptes publics du Canada Voir la note en bas de page 86
Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM) :
Système de gestion financière (SGF) dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement, et se conforme aux conventions comptables du gouvernement, d'informer le public au moyen des états financiers ministériels, de fournir des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, de communiquer de l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques, de répondre aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et d'établir les assises de la vérification. Voir la note en bas de page 87
Vérification et attestation des comptes :

La responsabilité première de la vérification des comptes incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et d'attester le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP. Les personnes dotées de ce pouvoir sont responsables de l'exactitude du paiement demandé et des procédures de vérification de comptes exécutées.

Dans le cadre du processus de vérification des comptes, il faut examiner l'exactitude des opérations en veillant à ce que le paiement ne soit pas en double, que les charges qui ne sont pas exigibles aient été supprimées et que le montant ait été calculé correctement.

Ensemble, ces deux mesures satisfont à l'exigence désignée « vérification et attestation en vertu de l'article 34 ». La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor décrit ces exigences plus en détail.

Annexe B : Abréviations

AG :
administrateur général
BCG :
Bureau du contrôleur général
BDPRH :
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
CIDP :
code d'identification de dossier personnel
DDPI :
Direction du dirigeant principal de l'information (Secrétariat)
DPF :
dirigeant principal des finances
EMPL :
employé
FI :
fonction ministérielle des finances
FIN :
Services financiers ministériels
GCR :
gestionnaire du centre de responsabilité
GI :
gestion de l'information
GLG-RG :
grand livre général du receveur général
GLG-SP :
grand livre général du système de paye
RHDCC :
Ressources humaines et Développement des compétences Canada
LGFP :
Loi sur la gestion des finances publiques
NRP :
numéro de référence de paiement
RÉM :
Fonction ministérielle de la rémunération
PAYE :
Secteur de la rémunération de TPSGC
RG :
Receveur général du Canada
RG-SR :
Receveur général - Systèmes de rémunération (TPSGC) - Par définition, le Système régional de la paye (SRP), y compris le Système de paye en direct (SPD), le Système normalisé des paiements (SNP), le grand livre général du système de paye (GLG-SP), le grand livre général du receveur général (GLG-RG), le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) et le fichier central Note : Seuls les systèmes de TPSGC pertinents pour le contenu de la présente ligne directrice sont donnés dans cette liste.
RH :
Autres fonctions RH (ministérielles, p. ex., classification et dotation)
SAA-BCG :
Secteur des services acquis et des actifs (Bureau du contrôleur général)
SCCR :
Secteur de la comptabilité centrale et des rapports (TPSGC)
SGBT :
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (TPSGC)
SGF-BCG :
Secteur de la gestion financière (Bureau du contrôleur général)
SGRH :
Système de gestion des ressources humaines, un ou plusieurs systèmes ministériels (automatisés ou manuels) traitant les données relatives à la planification des RH, à la classification, à la dotation, à l'apprentissage et au perfectionnement, à la rémunération, aux congés, à la déclaration d'heures de travail et aux relations de travail
SMGFM :
Système ministériel de gestion des finances et du matériel
SNP :
Système normalisé des paiements
S.O. :
Sans objet
SRP :
Système régional de la paye
TI :
Technologie de l'information
TPSGC :
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Annexe C : Méthode d'analyse utilisée dans la présente ligne directrice

Comment utiliser la présente ligne directrice

Les ministères qui ont déjà documenté des processus opérationnels, des principales mesures de contrôle et des cadres de contrôle pour leurs processus en gestion financière peuvent valider leurs efforts en comparant leurs processus aux lignes directrices communes relatives aux processus opérationnels en gestion financière.

Les ministères du gouvernement fédéral qui n'ont pas encore documenté les processus opérationnels, les principales mesures de contrôle et les cadres de contrôle pour leurs processus opérationnels en gestion financière peuvent faire avancer et valider leurs travaux en utilisant les lignes directrices comme point de départ pour la rédaction de documents sur les mesures de contrôle qui leur sont propres et qui sont applicables à leurs systèmes.

Méthode d'analyse

Cette ligne directrice vise à informer les principaux intéressés (et non à soutenir le développement d'un système, comme c'est souvent le cas). Cette ligne directrice décortique trois niveaux de détails selon le sens donné à l'annexe A.

Niveau du modèle de processus

Le modèle du processus de niveau 1 illustré à la figure 19 représente le niveau global qui donne la description la moins détaillée du processus opérationnel en gestion financière. Il est une représentation graphique d'un processus opérationnel en gestion financière du gouvernement du Canada qui s'applique à tous les domaines fonctionnels et domaines croisés.

Figure 19. Modèle de la gestion financière de niveau 1

Figure 19. Modèle de la gestion  financière de niveau 1
Version textuelle : Figure 19. Modèle de la gestion financière de niveau 1

Note : L'article 34, LGFP désigne l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'article 33, LGFP, l'article 33 de la même loi.

Le modèle de niveau 1 représente le contexte global de la gestion financière au gouvernement du Canada, et il peut s'appliquer aux domaines des processus opérationnels communs en gestion financière qui suivent :

  • Planification, budgétisation et prévision
  • Revenus et comptes débiteurs
  • Dépenses et comptes créditeurs
  • Interactions matériel/finances
  • Interactions RH/finances
  • Paiements de transfert
  • Données de base
  • Intégration
  • Rapports sur les résultats et le rendement

Le processus opérationnel [nom du processus opérationnel] relève du domaine fonctionnel [nom].

Diagrammes des opérations

Des diagrammes des opérations donnent un aperçu graphique des processus et des sous-processus opérationnels en gestion financière au moyen des symboles suivants :

Début et fin

Début d'un  processus opérationnel en gestion financière Début d'un processus opérationnel en gestion financière

Fin d'un  processus opérationnel en gestion financière Fin d'un processus opérationnel en gestion financière

Processus et activités

Groupe de sous-processus [regroupement de sous-processus de  niveau 2] Groupe de sous-processus [regroupement de sous-processus de niveau 2]

Sous-processus (niveau  2) ou activité (niveau 3) Sous-processus (niveau 2) ou activité (niveau 3)

Sous-processus (niveau  2) ou activité (niveau 3) hors de la portée des processus opérationnels communs  en gestion financière Sous-processus (niveau 2) ou activité (niveau 3) hors de la portée des processus opérationnels communs en gestion financière

Passerelles

Parallèle : Tous les sous-processus  (niveau 2) ou activités (niveau 3) doivent être exécutés Parallèle : Tous les sous-processus (niveau 2) ou activités (niveau 3) doivent être exécutés.

« Ou » inclusif : Un ou  plusieurs des sous-processus (niveau 2) ou activités (niveau 3) doivent être choisis  et exécutés « Ou » inclusif : Un ou plusieurs des sous-processus (niveau 2) ou activités (niveau 3) doivent être choisis et exécutés.

« Ou »  exclusif : Seulement un des sous-processus (niveau 2) ou activités (niveau  3) doit être choisi et exécuté « Ou » exclusif : Seulement un des sous-processus (niveau 2) ou activités (niveau 3) doit être choisi et exécuté.

Connecteurs

Connexion à un sous-processus (niveau 2) ou à  une activité (niveau 3) sur la même page Connexion à un sous-processus (niveau 2) ou à une activité (niveau 3) sur la même page

Connexion à un  sous-processus (niveau 2) ou à une activité (niveau 3) défini dans les  processus opérationnels communs de gestion financière Connexion à un sous-processus (niveau 2) ou à une activité (niveau 3) défini dans les processus opérationnels communs de gestion financière

Connexion à un  processus hors de la portée des processus opérationnels communs en gestion  financière Connexion à un processus hors de la portée des processus opérationnels communs en gestion financière

Décisions

Décision Décision

Intrants et extrants

Principaux intrants ou extrants du  sous-processus ou de l'activité Principaux intrants ou extrants du sous-processus ou de l'activité

Autres

Annotation Annotation

Tableaux « RACI »

La présente ligne directrice s'inspire du modèle d'analyse « RACI » (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé) pour décrire comment les rôles et les responsabilités s'appliquent aux sous-processus. Ce modèle, illustré au tableau 13, définit les données connexes, l'assignation des rôles et les sources faisant autorité.

Tableau 13 modèle d'analyse RACI
Activité Données connexes Responsable Agent comptable Consulté Informé Source faisant autorité
 
         
 
         
  • Activité : Numéro et titre de l'activité faisant partie du sous-processus
  • Données connexes : Données qui sont généralement créées ou modifiées dans le cadre de l'activité visée, mentionnées en ordre alphabétique.
  • Rôles et responsabilités : Dans le cadre de la présente ligne directrice, un rôle renvoie à une personne ou à un groupe de personnes dont l'intervention dans une activité est décrite sous l'angle de l'analyse RACI. En raison des variantes qui peuvent exister d'un ministère à l'autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, à un titre ou à une unité organisationnelle en particulier. L'annexe D du présent document contient une description détaillée des rôles et des responsabilités du [nom du processus opérationnel].
    • Responsable : Rôle qui consigne l'information ou une décision ou à réaliser une tâche pour réaliser l'activité en se fondant sur l'information fournie par les parties « consultées » ou les « agents comptables ». Il peut y avoir de nombreuses personnes « responsables » dans un ou dans de nombreux rôles de « responsables ».
    • Agent comptable : Rôle qui peut attester de la véracité de l'information ou d'une décision et qui est comptable de l'exécution de l'activité. Il doit y avoir exactement un agent comptable par activité.
    • Consulté : Rôle chargé de fournir de l'information exacte ou de prendre une décision concernant une activité à achever. Il peut ne pas y avoir un rôle de consultation, et la consultation peut être ou ne pas être obligatoire. S'il y a consultation, il existe habituellement une communication bilatérale entre les personnes consultées et la partie « responsable ».
    • Informé : Rôle consistant à recevoir de l'information ou à être informé d'une décision une fois qu'une décision a été prise ou qu'une activité a été achevée. Il peut ne pas y avoir un rôle d'information, et ce rôle peut être obligatoire ou non. S'il y a information, la communication se fait généralement de façon unilatérale par la partie « responsable » (ou « l'agent comptable ») vers les parties « informées ».
  • Source faisant autorité : Système qui contient la version officielle de l'information générée par l'activité ou une décision en résultant. Il peut être automatisé ou manuel.

Note : Les rôles et les responsabilités pourront à l'occasion changer selon les scénarios en jeu. Le cas échéant, l'expression « S(X) » sera utilisée pour indiquer les différents rôles pour chaque scénario.

Annexe D : Description détaillée des rôles et des responsabilités

Cette annexe décrit en détail les rôles et les responsabilités organisationnels rattachés au processus opérationnel commun d'administration de la paye (processus 5.1). Dans la présente ligne directrice, un rôle est une personne ou un groupe de personnes dont l'intervention dans une activité est décrite sous l'angle de l'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). En raison des variantes qui peuvent exister d'un ministère à l'autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, à un titre ou à une unité organisationnelle en particulier. Les rôles sont regroupés dans des catégories d'intervenants, tel qu'il est indiqué à la Figure 20.

Figure 20 : Rôles intervenant dans l'administration de la paye

Figure 20 : Rôles intervenant dans l'administration de la paye
Version textuelle : Figure 20 : Rôles intervenant dans l'administration de la paye

Chaque rôle identifié à la Figure 20 est décrit selon les spécifications de l'administration de la paye (processus opérationnel 5.1). Les rôles et les responsabilités se rattachant à des organisations ou à des postes ne sont pas décrits de manière exhaustive. Il faut noter également qu'on comprend implicitement que les groupes d'utilisateurs des systèmes administratifs fournissent les systèmes à leurs groupes Rémunération et Services financiers.

Cadre des exigences

Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor

Le contrôleur général du Canada a le mandat de fournir de l'orientation fonctionnelle et de l'assurance dans l'ensemble de l'administration publique en matière de gestion financière et de vérification interne, de planification des investissements, d'approvisionnement, de gestion de projet et de gestion des biens immobiliers et du matériel.

Le Bureau du contrôleur général soutient le contrôleur général du Canada dans l'exécution de son mandat en mettant en place des normes, des politiques et des pratiques éprouvées, en suivant le rendement et la conformité dans l'ensemble du gouvernement et en formant des collectivités professionnelles dynamiques par une série d'activités de recrutement et de perfectionnement Voir la note en bas de page 88.

Direction du dirigeant principal de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor

La Direction du dirigeant principal de l'information (DDPI) Voir la note en bas de page 89 établit les orientations stratégiques en matière de gestion de l'information (GI), de technologie de l'information (TI) et de prestation de services au gouvernement du Canada. La DDPI est responsable de l'élaboration et de la mise en ouvre de stratégies, de politiques, de normes, de lignes directrices et d'indicateurs de rendement clés en vue d'améliorer la prestation des services, la GI, la TI, la protection des renseignements personnels et la sécurité dans les ministères et organismes, et également de favoriser la conformité aux exigences du Conseil du Trésor.

Parmi les principales responsabilités de la DDPI, on compte les suivantes :

  • Élaborer et mettre en ouvre une architecture intégrée pour les services, les renseignements, les solutions et la technologie au gouvernement du Canada afin de faciliter la collaboration pangouvernementale et intergouvernementale ainsi que d'améliorer l'efficience
  • Élaborer et appliquer une stratégie de mise en ouvre progressive de la Politique sur la gestion des technologies de l'information en vue d'améliorer la GI au sein des ministères et organismes et de définir le rôle des services d'infrastructure de GI partagés
  • Surveiller la conception, les plans de mise en ouvre et la gestion des projets de TI importants afin de déterminer leur valeur stratégique et leur rendement
  • Définir la stratégie du gouvernement du Canada en matière de transformation de la prestation des services en repensant et en intégrant les offres de services et en appliquant des processus opérationnels communs ainsi qu'en surveillant la mise en ouvre de ces processus dans les ministères et organismes
  • Mettre en place et gérer un programme de modernisation de la prestation des services administratifs gouvernementaux (p. ex., les services liés à la TI, aux RH, aux Services financiers et à la gestion du matériel) en ayant recours à des infrastructures partagées

La DDPI mettra à profit les constatations portant sur les processus opérationnels communs, les données et les sources faisant autorité en matière de RH et de finances dans le cadre d'initiatives établissant un lien entre les systèmes administratifs organisationnels des Services financiers et des RH.

Bureau du dirigeant principal des ressources humaines - Secteur des relations de travail et des opérations de rémunération du BDPRH, Secrétariat du Conseil du Trésor

Dans le contexte de la stratégie de gestion des RH du Conseil du Trésor, le Secteur des relations de travail et des opérations de rémunération est responsable de ce qui suit :

  • Définir des attentes en matière de rendement dans les domaines associés à la gestion des RH, notamment les relations de travail, la santé et la sécurité au travail, les services essentiels et les mesures disciplinaires
  • Offrir des conseils aux ministères sur l'interprétation des politiques et des normes, surveiller la conformité et faciliter le renforcement des capacités dans les collectivités fonctionnelles pertinentes
  • Appuyer le rôle du Conseil du Trésor en matière de gestion des RH en faisant fond sur le Cadre des politiques de gestion de la rémunération
  • Mener des négociations collectives pour l'administration publique centrale
  • Obtenir le mandat de mener des négociations pour des organismes
  • Définir les politiques en matière de rémunération
  • Gérer, surveiller et superviser l'administration de la paye

Le rôle de ce secteur est important dans l'élaboration de la présente ligne directrice car il élabore et interprète des politiques de rémunération pouvant avoir une incidence sur les points de convergence des RH et des Services financiers du processus opérationnel d'administration de la paye. De plus, ce secteur est à l'origine des opérations de paye se rapportant aux nouvelles conventions collectives, aux négociations ou aux discussions avec les syndicats et d'autres changements à la paye des employés qui découlent des instruments de politique, des lois, des décisions de tribunaux et d'autres organismes.

Secteur de l'infrastructure stratégique, de la gestion de l'information et de la recherche - BDPRH

Le BDPRH Voir la note en bas de page 90 a été mis sur pied dans le but de moderniser la gestion des RH dans l'ensemble du gouvernement du Canada et de contribuer à la prestation de services de qualité aux Canadiens. Le Secteur de l'infrastructure stratégique, de la gestion de l'information et de la recherche dirige et oriente les ministères et organismes sur le processus opérationnel commun en RH, sur la gestion de l'information des RH et sur les systèmes de RH du gouvernement du Canada en établissant l'infrastructure nécessaire et en produisant des normes, des processus et des directives pour les RH en adoptant les mesures suivantes :

  • Établir des réseaux et mettre en commun les pratiques exemplaires dans l'ensemble de la fonction publique
  • Diriger la modernisation du processus de la classification
  • Appuyer le rétablissement des capacités en matière de RH dans l'ensemble du gouvernement
  • Fournir une orientation à l'appui de la rationalisation des processus opérationnels et des systèmes en matière de RH dans l'ensemble du gouvernement
  • Concevoir des plates-formes électroniques modernes à des fins d'apprentissage en ligne

Dans le cadre de l'Initiative du processus opérationnel commun en RH, le BDPRH instaurera des processus opérationnels communs de bout en bout documentés sur les processus de RH de manière à les uniformiser à l'intention des collectivités des RH et des Services financiers Voir la note en bas de page 91.

Rôles en gestion financière

Fonction ministérielle des finances

La fonction ministérielle des finances (à l'appui des responsabilités du dirigeant principal des finances [DPF]) voit à l'établissement et à l'application de contrôles financiers adéquats au regard du volet ministériel du processus de la paye. La comptabilité de la paye et les contrôles financiers exercés sur les processus d'administration de la paye font partie de la gestion financière, tandis que les politiques et les procédures de rémunération des employés relèvent de la gestion des RH. Par conséquent, le DPF et la haute direction des RH partagent la responsabilité de l'administration de la paye dans les ministères. Les responsabilités de la fonction ministérielle des finances sont les suivantes :

  • Établir des pratiques et des contrôles de gestion pour assurer la conformité aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP ainsi qu'à toutes les politiques du Conseil du Trésor, y compris la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, la Directive sur la vérification des comptes, la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements et la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye. Le pouvoir d'attester que les paiements de la paye des employés sont conformes à l'article 33 de la LGFP peut être délégué au personnel des RH. Toutefois, le DPF demeure responsable de l'efficacité globale des contrôles qui balisent l'exercice de ces pouvoirs Voir la note en bas de page 92.
  • Veiller à l'instauration d'un système pour autoriser la personne à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP à vérifier que les paiements constituent une imputation légitime sur un crédit et que le paiement n'occasionnera pas une dépense supérieure au crédit ou une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l'exécution des autres engagements
  • Surveiller le respect constant des exigences et des contrôles prévus dans la LGFP, dans la réglementation connexe et dans les politiques du Conseil du Trésor
  • Assurer la mise en ouvre et la gestion des politiques sur la comptabilisation de la paye et des politiques financières du gouvernement du Canada, ce qui comprend les tâches suivantes :
    • Tenir à jour la matrice sur la délégation du pouvoir de signature en matière financière et les fiches de spécimen de signature connexes
    • Veiller à ce que toutes les personnes à qui sont délégués des pouvoirs de signature relativement aux opérations de paye aient réussi la formation requise et comprennent les responsabilités qui vont de pair avec leurs pouvoirs délégués
    • Établir les procédures ministérielles et élaborer la formation connexe
    • Apporter des modifications d'ordre comptable (applications, processus et politiques)

Services financiers ministériels

Les Services financiers ministériels (cette appellation générique peut varier à l'intérieur d'un ministère donné) constituent l'organisation ministérielle qui assure l'application quotidienne des contrôles financiers au regard des dépenses liées à la paye. Cette organisation sera le plus souvent établie sur place, et elle s'acquittera des responsabilités de gestion financière liées aux opérations de paye.

L'agent financier au sein des Services financiers à qui ont été délégués les pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP relativement aux opérations de paye est chargé de fournir l'assurance quant à la pertinence du processus d'attestation et de vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP et des contrôles financiers connexes de façon que les paiements effectués à même les comptes de paye soient exacts et qu'ils aient lieu en temps opportun. Les agents désignés pour exercer des pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent, conformément aux exigences de vérification de comptes, s'assurer de ce qui suit Voir la note en bas de page 93 :

  • Des contrôles financiers adéquats sont conçus et mis en ouvre dans le cadre des processus de la rémunération et de la paye.
  • Les exigences énoncées à l'article 34 de la LGFP sont respectées.
  • La vérification des opérations de paye a pour résultat l'exactitude de la saisie des données relatives aux opérations de paye.
  • Le paiement ou le règlement concorde avec la portée et l'objet du crédit auquel il est imputé.
  • L'attestation des paiements conformément à l'article 33 de la LGFP est fournie à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) Voir la note en bas de page 94.

Les Services financiers ministériels ont aussi les responsabilités suivantes :

  • Garde et distribution des chèques de paye dans les ministères (ces tâches doivent être effectuées par des personnes qui, autrement, ne participent pas au processus de paye)
  • Aide aux fins du rapprochement des totaux figurant dans les registres de paye et de ceux figurant dans les comptes de contrôle des ministères et dans les comptes des organismes centraux pour s'assurer que les dépenses de paye déclarées sont complètes, exactes et dûment consignées
  • Lancement des opérations de paye non fréquentes qui habituellement ont trait au recouvrement de sommes dues au gouvernement du Canada ou qui donnent suite aux ordonnances d'un tribunal ou d'un autre organisme doté de pouvoirs semblables (p. ex., l'Agence du revenu du Canada)

Gestionnaire du centre de responsabilité

Aux fins du présent document, le rôle de gestionnaire du centre de responsabilité renvoie aux personnes à qui ont été délégués des pouvoirs d'engager des dépenses liées à la paye, et qui sont responsables du contrôle des engagements, de la consignation des engagements et de l'article 34 de la LGFP. Dans le contexte de l'administration de la paye, ce rôle peut viser des personnes qui occupent généralement des postes de responsabilité envers une organisation (p. ex., un centre de responsabilité) ou un ministère, comme c'est le cas de l'administrateur général.

Lorsqu'il répond aux exigences en matière d'attestation et de vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP, le gestionnaire du centre de responsabilité doit examiner l'exactitude de la charge de paye applicable qui a été inscrite dans le système de gestion financière du ministère. Il n'a pas nécessairement à calculer la somme que représente la paye, mais il doit examiner l'information pour s'assurer qu'elle est raisonnable et que les différentes opérations de paye (p. ex., les nouveaux employés, les mutations et les cessations d'emploi) ont été traitées comme il se doit.

Rôles en rémunération

Employé

Les employés du gouvernement du Canada sont à l'origine des mesures de rémunération ou en sont les destinataires. Ils pourront notamment :

  • Fournir des renseignements personnels ou des données de base à l'appui des mesures de rémunération, par exemple, leur numéro d'assurance sociale (NAS), leur adresse, des renseignements bancaires et de l'information relative à l'état civil (p. ex., mariage ou naissance)
  • Accepter ou lancer les changements liés à leurs conditions d'emploi qui, dans le cadre de la présente ligne directrice, donnent lieu à des modifications de leur régime de rémunération ou demander l'apport de tels changements, ce qui comprend :
    • Signaler en temps opportun les congés (avec ou sans solde) et les fonctions supplémentaires (p. ex., heures supplémentaires)
    • Gérer l'horaire de travail (p. ex., horaire flexible ou variable)
    • Signaler les écarts à la Rémunération

Les employés doivent en outre connaître les politiques pertinentes, les conventions collectives et les conditions d'emploi pouvant avoir une incidence sur leur emploi.

Signalons qu'un petit nombre d'opérations comme celles ayant trait au congé de maternité et aux avances de congés annuels peuvent être lancées directement par les employés, parfois sans que le gestionnaire du centre de responsabilité soit au courant. Si l'opération exerce une incidence sur le budget du gestionnaire du centre de responsabilité, il importe que le conseiller en rémunération s'assure que le gestionnaire du centre de responsabilité est informé de l'opération.

Gestionnaire du centre de responsabilité

Le gestionnaire du centre de responsabilité à qui ont été délégués le pouvoir d'engager des dépenses relatives aux opérations de paye et le pouvoir en vertu de l'article 32 de la LGFP est chargé d'engager la plupart des dépenses liées à la paye et de satisfaire aux exigences de contrôle et de consignation des engagements du ministère telles qu'elles ont été définies par l'administrateur général. Le gestionnaire du centre de responsabilité à qui a été délégué le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP est également responsable d'attester et de vérifier ce qui suit Voir la note en bas de page 95 :

  • Le bénéficiaire a droit au paiement.
  • Les dispositions pertinentes du contrat, de la convention collective ou des conditions d'emploi ont été respectées.
  • Le paiement demandé ne constitue pas une opération en double.
  • L'opération est conforme à l'ensemble des lois, des règlements, des décrets et des politiques du Conseil du Trésor applicables, notamment en ce qui concerne le versement d'avances de salaire.
  • L'opération est exacte et le code financier est indiqué.

Le gestionnaire du centre de responsabilité doit aussi assumer un rôle en matière de gestion financière, comme le précise la section Services financiers ministériels.

Rémunération

L'établissement des versements et des retenues au chapitre de la paye et le calcul de la paye brute sont des fonctions de rémunération. Le conseiller en rémunération reçoit habituellement du gestionnaire du centre de responsabilité le document lié à la paye. Dans les cas où une intervention de paye peut être amorcée auprès de Rémunération directement par l'employé ou par le Conseil du Trésor (ou l'employeur), il est important que le conseiller en rémunération s'assure que le gestionnaire du centre de responsabilité en est informé. Le conseiller en rémunération peut également recevoir des ordonnances du « tribunal » Voir la note en bas de page 96 pour la saisie de salaire ou la création de paiements. Le conseiller en rémunération confirme que l'employé a de fait droit aux paiements, exécute les calculs et saisit l'opération dans le Système régional de paye (SRP).

L'opération du conseiller en rémunération est par la suite vérifiée dans le cadre du processus de vérification de la paye de Rémunération. Cette vérification de la paye constitue la première partie de la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP. Des pouvoirs en vertu de l'article 34 de la LGFP Voir la note en bas de page 97 doivent être délégués aux conseillers en rémunération qui vérifient les entrées de paye. Les conseillers en rémunération s'acquittent notamment des responsabilités suivantes :

  • Vérification des documents à l'appui des entrées de paye, notamment les approbations et attestations requises
  • Saisie des données en vue de mettre et de tenir à jour comme il se doit les opérations et données relatives à la paye
  • Vérifications visant à établir que les opérations sont conformes à l'ensemble des lois, des règlements, des décrets et des politiques du Conseil du Trésor applicables, notamment pour le versement d'avances de salaire
  • Vérification de l'exactitude des données saisies concernant les opérations de paye
  • Traitement rapide des opérations de paye et des données requises pour appuyer le traitement de la paye par TPSGC
  • Vérification des registres de paye et d'autres rapports pour s'assurer que les paiements tiennent compte des mouvements d'entrée

Le pouvoir de vérifier les opérations en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être délégué à d'autres ministères. Voir la note en bas de page 98

Autres fonctions RH

Les Autres fonctions RH comprennent la classification, la dotation, les relations de travail, les langues officielles, la formation et l'évaluation du rendement (y compris les mesures de reconnaissance et de récompense). Elles fournissent au gestionnaire du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés de l'information essentielle (par exemple, les décisions en matière de classification, l'identité des candidats retenus pour une mesure de dotation, les décisions relatives à des mesures disciplinaires ou l'identité des récipiendaires de prix spéciaux et le montant de ces prix) pouvant donner lieu à des opérations de paye. Il convient cependant de signaler que ces fonctions n'amorcent pas directement des opérations de paye.

Services centraux

Secteur de la rémunération (y compris la Division financière et comptabilité de la paye) - TPSGC

Le Secteur de la rémunération Voir la note en bas de page 99 fournit des services d'administration portant sur la paye, sur les avantages sociaux et sur les régimes de pension pour le compte de la fonction publique du Canada. Parmi les services d'administration, on compte les suivants :

  • Administration des services de paye, de pensions et d'assurance offerts aux employés et aux pensionnés de la fonction publique
  • Prestation de services de pensions spécialisés et de services liés au régime d'assurance dentaire pour les membres des Forces canadiennes et du corps diplomatique ainsi que les lieutenant-gouverneurs à la retraite
  • Prestation de services de paye et d'assurance dentaire pour les membres de la Gendarmerie royale du Canada
  • Prestation de services de paye et de pensions pour les députés et anciens députés

En 2010-2011, le Secteur de la rémunération a assuré l'administration centrale des comptes de paye de 342 000 employés de la fonction publique et des comptes de pension de 349 000 pensionnés, ce qui en fait le plus important service d'administration de la paye et des pensions au Canada, versant 13 millions de paiements par année (paye et pension combinés). Il doit notamment s'acquitter des responsabilités particulières suivantes :

  • Traitement de la paye et des pensions, contrôle des systèmes intégrés, comptabilité et remises et fonctions de comptabilité du grand livre de la paye du SRP, ce qui donne lieu à la création du fichier des dépenses de paye détaillées. À cet égard, la Division financière et comptabilité de la paye joue un rôle clé au chapitre du contrôle financier et de la comptabilisation des comptes de paye à l'échelle de l'administration publique (ministère 079).
  • Prestation de services de soutien au regard de la fonction de rémunération des ministères. À cette fin, il offre des services consultatifs et des services de soutien touchant les applications et les programmes; il conçoit et propose des activités de formation; il tient à jour tous les manuels ayant trait à la paye, aux pensions et aux régimes d'assurance, et il conçoit et tient à jour les applications Web de la rémunération au niveau du Secteur.
  • Prestation de conseils spécialisés pour l'élaboration et la mise en ouvre de stratégies, de processus et de systèmes complets permettant d'assurer le contrôle, la validation et l'intégrité des données sur la rémunération et ainsi, d'appuyer la gestion efficace des produits et des projets spéciaux liés aux pensions, à la paye et aux avantages sociaux.

Le Secteur de la rémunération est aussi responsable de l'application des politiques, des lois et des demandes opérationnelles qui ont une incidence sur la paye et sur les régimes d'assurance dans les ministères, les organismes et les sociétés d'État.

Secteur de la comptabilité centrale et des rapports - TPSGC

Le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports (SCCR) est responsable des fonctions suivantes de comptabilité centrale et de présentation des rapports du receveur général pour l'ensemble de l'administration publique :

  • Tenue des Comptes publics du Canada (y compris la publication du plan comptable du gouvernement), production de l'état mensuel des opérations financières (EMOF) du gouvernement du Canada, préparation des Comptes publics du Canada et publication de directives comptables et de notes d'orientation dans les directives du receveur général, le Manuel du receveur général et les Avis d'information du receveur général en même temps que la surveillance de la qualité de l'information financière présentée dans les balances de vérification ministérielles
  • Tenue à jour et exploitation du grand livre général du receveur général (GLG-RG) qui verse dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) les données de contrôle provenant des systèmes du Trésor pour que tous les paiements et dépôts soient comptabilisés dans les Comptes publics du Canada
  • Conception, tenue à jour et exploitation du SCGRF, qui compile le Grand livre général du receveur général (GLG-RG), le Grand livre général du système de la paye (GLG-SP) et les balances de vérification validées transmises à la fin de chaque mois par les ministères et les organismes. Le SCGRF est utilisé uniquement par le RG pour produire les EMOF et les Comptes publics du Canada ainsi que par les organismes centraux à des fins d'analyse et de rapports
  • Gestion et exploitation du Système financier ministériel commun (SFMC) qui appuie les opérations financières et les opérations de contrôle du GLG­SP et du GLG­RG

Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie - Receveur général

Le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (SGBT) est responsable de la gestion des fonctions de trésorerie du receveur général pour l'administration publique. Ces fonctions sont l'émission de la plupart des paiements pour le compte du gouvernement et le contrôle des comptes bancaires du gouvernement. En 2007-2008, 255 millions de paiements, dont 71% par voie électronique au moyen du dépôt direct, ont été émis. Le SGBT est responsable des fonctions suivantes :

  • Administration des entrées et sorties de fonds liées au Trésor
  • Émission, rapprochement et remboursement des paiements pour le compte de tous les ministères
  • Administration des ententes bancaires du gouvernement qui régissent les encaissements et les décaissements

Le SGBT gère et utilise le Système normalisé des paiements.

Annexe E : Analyse des opérations de paye selon l'origine

Versements

Les opérations de versement, qui traitent les sommes que doit le gouvernement du Canada à un employé, servent à effectuer le paiement dans le cadre du processus de paye, à recouvrer des montants qui ont été versés par erreur, habituellement lorsque le paiement erroné a été versé au cours du même exercice.

La paye de base et les allocations représentent des versements qui sont stipulés dans une convention collective ou dans les conditions d'emploi et approuvés en vertu des pouvoirs conférés par l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), habituellement au moment de la signature d'une lettre d'offre. Les versements sont souvent des avantages imposables et, par conséquent, sont versés dans le cadre du processus de paye, mais certains peuvent être remis dans le cadre du processus des comptes créditeurs (p. ex., les frais de formation). Certains versements non imposables sont également remis par l'intermédiaire du processus de paye, bien que la plupart soient considérés comme des paiements au titre de comptes créditeurs (p. ex., le remboursement des frais). Les versements remis dans le cadre du processus des comptes créditeurs, qu'ils soient ou non imposables, ne sont pas visés par la présente analyse.

Les opérations de versement de la paye qui entraînent des paiements doivent faire l'objet d'une vérification et d'une attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP de même que d'une demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP pour que les paiements puissent être traités. De plus, ils exigent habituellement l'ajustement des engagements. Les opérations de versement de la paye qui entraînent des recouvrements ne font pas l'objet d'une attestation ou d'une vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP ni d'une demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP, mais elles peuvent tout de même exiger le rajustement des engagements.

Le point de convergence des RH et des Services financiers pour ce qui est des versements constitue le document donnant à Rémunération le pouvoir de créer l'intervention de paye, soit une lettre d'offre, une convention collective ou une autre forme d'attestation du gestionnaire du centre de responsabilité, du Conseil du Trésor (ou de l'employeur) ou des Services financiers ministériels.

La plupart des versements proviennent du gestionnaire du centre de responsabilité, notamment la rémunération de base, les allocations (ou indemnités) récurrentes et non récurrentes, la rémunération des heures supplémentaires, les primes diverses et paiements des congés compensatoires et des congés annuels accumulés et quelques paiements forfaitaires.

Opérations lancées par le gestionnaire du centre de responsabilité

Intervention Point de convergence des RH et des Services financiers Commentaires
Le gestionnaire du centre de responsabilité est informé de l'admissibilité de l'employé aux versements ou la reconnaît. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour la gestion salariale et (ou) les engagements, et il confirme la disponibilité des fonds.
  • Engagement des dépenses
  • Consigner les engagements et (ou) mettre à jour les prévisions
Le gestionnaire du centre de responsabilité peut prévoir et (ou) créer des engagements en se fondant sur les changements approuvés concernant les versements.
Les changements sont recensés dans le cadre de la gestion des salaires conformément aux procédures établies par l'administrateur général.
L'employé travaille ou par ailleurs a droit au versement. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité atteste le versement et en informe Rémunération. Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP Cette attestation représente souvent l'attestation initiale en vertu de l'article 34 de la LGFP provenant de la lettre d'offre de l'employé. Elle peut également provenir d'un rapport de temps signé ou d'un document distinct (attestation) qui est soit créé, soit avalisé par le gestionnaire du centre de responsabilité qui atteste que le bénéficiaire a droit au paiement.
Rémunération confirme l'admissibilité, effectue les calculs et inscrit l'opération dans le système de paye (« entrée de paye »). S.O. Le gestionnaire du centre de responsabilité s'en remet souvent à l'expertise que possède le conseiller en rémunération en matière de conventions collectives ou d'autres documents qui précisent les exigences et la nature des versements.
Le conseiller en rémunération vérifie l'opération (« vérification de la paye »). Vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP S.O.
Assurance de la qualité relativement à la pertinence de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (survient avant ou après le paiement). S.O. S.O.
L'opération de paye est autorisée (« autorisation de la paye »). Demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP S.O.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) traite la paye, émet les paiements et fournit les fichiers du registre de paye et des dépenses de paye détaillées aux ministères. S.O. S.O.
Rémunération examine le fichier du registre de paye, et les RH effectuent le paiement. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité examine les charges de paye et en confirme l'exactitude. Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (exécution des exigences prévues à l'article 34 de la LGFP) S.O.

Les opérations de versement sont souvent lancées par le Conseil du Trésor ou par l'employeur, dans le cas d'employeurs distincts. Les versements lancés par le Conseil du Trésor ou par l'employeur comprennent, sans toutefois s'y limiter, les modifications apportées à la paye qui ont trait à la renégociation ou à la nouvelle interprétation de conventions collectives, aux rajustements au titre de la relativité salariale et de l'équité salariale, aux paiements de conversion, aux paiements de rémunération d'intérim connexes ou aux paiements forfaitaires rétroactifs connexes.

Il faut noter que, pour tous les paiements qui sont lancés par le Conseil du Trésor ou par l'employeur, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP découle de la lettre d'offre de l'employé.

TPSGC traite souvent ces opérations en lots, pour le compte des ministères. En pareils cas, l'autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP est récurrente (jusqu'à avis du contraire à TPSGC ou jusqu'à ce que la demande soit remplacée et attestée conformément à l'article 7 du Règlement sur les demandes de paiement).

Opérations lancées par le Conseil du Trésor ou par l'employeur

Intervention Point de convergence des RH et des Services financiers Commentaires
Le Conseil du Trésor détermine que l'employé à droit à un nouveau versement ou à un versement modifié. S.O. S.O.
Le Conseil du Trésor demande à TPSGC d'effectuer le nouveau versement et transmet l'information aux ministères. S.O. S.O.
TPSGC fournit des instructions aux ministères. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour la gestion salariale et (ou) les engagements.
  • Engagement des dépenses
  • Article 32 de la LGFP
Le gestionnaire du centre de responsabilité peut prévoir ou créer des engagements en se fondant sur les modifications approuvées et apportées aux versements.
Les changements sont recensés dans le cadre de la fonction de la gestion salariale conformément aux procédures établies par l'administrateur général.
Le gestionnaire du centre de responsabilité atteste le versement. Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP Cette attestation représente l'attestation initiale en vertu de l'article 34 de la LGFP provenant de la lettre d'offre de l'employé.
TPSGC traite la modification en lots (« entrée de paye », « vérification de la paye », « autorisation de la paye »). Vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP Un représentant de l'employeur (le Conseil du Trésor ou l'employeur) demande par écrit à TPSGC d'apporter en lots les modifications à la paye de l'employé. TPSGC vérifie si le représentant est autorisé à demander la modification.
Le paiement est demandé. Demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP Cette demande représente la demande initiale en vertu de l'article 33 de la LGFP provenant de la lettre d'offre de l'employé.
TPSGC traite la paye, émet les paiements et fournit les fichiers du registre de paye et des dépenses de paye détaillées aux ministères. S.O. S.O.
Rémunération examine le fichier du registre de paye, et les RH effectuent le paiement. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité examine les charges de paye et en confirme l'exactitude. Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (exécution des exigences en vertu de l'article 34 de la LGFP) S.O.

Le conseiller en rémunération traite également, au sein du ministère, les opérations lancées par le Conseil du Trésor ou par l'employeur.

Opérations lancées par le Conseil du Trésor ou par l'employeur

Intervention Point de convergence es RH et des Services financiers Commentaires
Le Conseil du Trésor détermine que l'employé a droit à un nouveau versement ou à un versement modifié. S.O. S.O.
Le Conseil du Trésor demande à TPSGC d'effectuer le nouveau versement et transmet l'information aux ministères. S.O. S.O.
TPSGC fournit des instructions aux ministères. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour la gestion salariale et (ou) les engagements.
  • Engagement des dépenses
  • Article 32 de la LGFP
Le gestionnaire du centre de responsabilité peut prévoir ou créer des engagements en se fondant sur les modifications approuvées et apportées aux versements.
Les changements sont recensés dans le cadre de la fonction de la gestion salariale conformément aux procédures établies par l'administrateur général.
Le gestionnaire du centre de responsabilité atteste le versement. Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP Cette attestation représente l'attestation initiale en vertu de l'article 34 de la LGFP provenant de la lettre d'offre de l'employé.
Le conseiller en rémunération confirme l'admissibilité, effectue les calculs et inscrit la mesure de paye dans le système de paye en ligne (« entrée de paye »). S.O. S.O.
Le conseiller en rémunération vérifie l'opération (« vérification de la paye »). Vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP S.O.
Assurance de la qualité relativement à la pertinence de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (survient avant ou après le paiement). S.O. S.O.
L'opération de paye est autorisée (« autorisation de la paye »). Demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP S.O.
TPSGC traite la paye, émet les paiements et fournit les fichiers du registre de paye et des dépenses de paye détaillées aux ministères. S.O. S.O.
Rémunération examine le fichier du registre de paye, et les RH effectuent le paiement. S.O. S.O.
Le gestionnaire du centre de responsabilité examine les charges de paye et en confirme l'exactitude. Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (exécution des exigences en vertu de l'article 34 de la LGFP) S.O.

À l'occasion, les versements sont lancés par l'employé ou par sa succession. Il s'agit habituellement d'opérations spéciales liées à des versements effectués après la retraite et à la suite d'un départ, d'un réaménagement des effectifs ou d'un décès. La demande est parfois acheminée par l'entremise du gestionnaire du centre de responsabilité. Par ailleurs, ce genre d'opération peut parfois être traité sans que le gestionnaire du centre de responsabilité en ait connaissance. Rémunération doit tout de même l'en informer si ces opérations exercent une incidence sur son budget.

Dans le cas des opérations de paiement lancées par l'employé, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP provient de la lettre d'offre de l'employé.

Opérations lancées par l'employé

Intervention Point de convergence des RH et des Services financiers Commentaires
L'employé demande un versement directement à Rémunération ou en informe le gestionnaire du centre de responsabilité. S.O S.O
(seulement si le gestionnaire du centre de responsabilité a été informé) Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour la gestion salariale et (ou) les engagements.
  • Engagement des dépenses
  • Article 32 de la LGFP

Le gestionnaire du centre de responsabilité peut prévoir et (ou) créer des engagements en se fondant sur les modifications approuvées apportées aux versements.

Les modifications sont recensées dans le cadre de la fonction de la gestion salariale conformément aux procédures établies par l'administrateur général.

(seulement si le gestionnaire du centre de responsabilité a été informé avant Rémunération) Le gestionnaire du centre de responsabilité informe Rémunération du versement. S.O S.O
Le gestionnaire du centre de responsabilité atteste le versement. Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP Cette attestation représente l'attestation initiale en vertu de l'article 34 de la LGFP provenant de la lettre d'offre de l'employé.
Le conseiller en rémunération confirme l'admissibilité, effectue les calculs et inscrit l'opération dans le système de paye (« entrée de paye »), puis il en informe le gestionnaire du centre de responsabilité. S.O Le conseiller en rémunération doit informer le gestionnaire du centre de responsabilité si l'employé a demandé l'opération directement.
Le conseiller en rémunération vérifie l'opération (« vérification de la paye »). vertu de l'article 34 de la LGFP S.O
Assurance de la qualité relativement à la pertinence de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (survient avant ou après le paiement). S.O S.O
L'opération de paye est autorisée (« autorisation de la paye »). Demande de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP S.O
TPSGC traite la paye, émet les paiements et fournit les fichiers du registre de paye et des dépenses de paye détaillées aux ministères. S.O S.O
Rémunération examine le fichier du registre de paye, et les RH effectuent le paiement. S.O S.O
Le gestionnaire du centre de responsabilité examine les charges de paye et en confirme l'exactitude. Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP (exécution des exigences en vertu de l'article 34 de la LGFP) S.O

Retenues

Les opérations de retenues servent à recouvrer des sommes que doit un employé par suite d'un trop-payé de salaire (survenu habituellement au cours d'exercices antérieurs), à recouvrer les coûts décrits dans les conventions collectives ou à recouvrer un paiement effectué par les Services financiers ministériels.

Les opérations de retenues comprennent, sans toutefois s'y limiter, les saisies-arrêts, le recouvrement des paiements en trop, le recouvrement de loyers, le recouvrement de dommages aux biens de l'État et d'autres sanctions. Elles sont lancées par les gestionnaires du centre de responsabilité, les tribunaux, le Conseil du Trésor ou les Services financiers ministériels.

Le point de convergence des RH et des Services financiers pour ce qui est des retenues constitue le document donnant à Rémunération le pouvoir de prendre la mesure de paye liée au recouvrement. Cette documentation correspond habituellement à la convention collective de l'employé ou à la LGFP.

Le rapprochement de bout en bout de ces recouvrements et paiements effectués par les services financiers ne fait pas partie de la présente analyse.


1   La présente ligne directrice s'applique aux « ministères » au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2   Manuel du receveur général, chapitre 6 : Système de paye et les ministères
3   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.1.3
4   Directive sur la vérification des comptes
5   Directive sur la vérification des comptes
6   « Ministère » au sens de l'article 2 de la LGFP
7   Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière, section 3
8   Les systèmes de la paye et les ministères, chapitre 6 du Manuel du receveur général
9   Le terme « tribunal » renvoie à tout organisme externe que le mandat prévu par la loi autorise à retenir le salaire d'employés (p. ex., le tribunal de la famille et de l'Agence du revenu du Canada) ou à exiger le versement de paiements à des employés (p. ex., la Commission des droits de la personne).
10   Pour obtenir de plus amples renseignements sur le rôle du Secteur de la rémunération, consultez le site Web du Secteur de la rémunération de TPSGC et son Rapport ministériel sur le rendement de 2006­2007.
11   Processus opérationnel commun des ressources humaines
12   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, Annexe - Définitions
13   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, Annexe - Définitions
14   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6.1
15   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6.1
16   Loi sur la gestion des finances publiques, article 32
17   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6.2
18   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 3.4
19   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6.2
20   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6.2
21   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, Annexe - Définitions
22   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6
23   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, section 6
24   Processus opérationnel commun des ressources humaines
25   Processus opérationnel commun des ressources humaines
26   Les descriptions données ici sont tirées de la version 5.0 de novembre 2011 du POCRH
27   Documentation complète des processus du POCRH sur le processus 2.05 page 128
28   Documentation complète des processus du POCRH sur le processus 3.04 page 196
29   Documentation complète des processus du POCRH le processus 3.05, page 213
30   Documentation complète des processus du POCRH le processus 5.03, page 357
31   Documentation complète des processus du POCRH le processus 5.04, page 375
32   Documentation complète des processus du POCRH le processus 5.05, page 390
33   Documentation complète des processus du POCRH le processus 6.01, page 418
34   Documentation complète des processus du POCRH le processus 6.02, page 442
35   Documentation complète des processus du POCRH le processus 7.01, page 461
36   Documentation complète des processus du POCRH le processus 7.02, page 502
37   Documentation complète des processus du POCRH sur le processus 7.03, page 531
38   Documentation complète des processus du POCRH sur le processus 7.05, page 579
39   Documentation complète des processus du POCRH 7.06, page 603
40   Documentation complète des processus du POCRH 7.07, page 619
41   Processus opérationnel commun des ressources humaines
42   Documentation complète des processus du POCRH le processus 4.01, page 265
43   Documentation complète des processus du POCRH sur le processus 4.02, page 279
44    Manuel du receveur général, chapitre 6
45   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.1.3
46   Directive sur la vérification des comptes
47   Consultez les Lignes directrices sur le traitement des saisies-arrêts.
48   Directive sur la vérification des comptes, section 6.2
49   Directive sur la vérification des comptes, section 6.3.4
50   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.2.2
51   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.3.1
52   Directive sur la vérification des comptes, section 6.2
53   Directive sur la vérification des comptes, section 6.3
54   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.2.2
55   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses,section 6.3.1
56   Manuel du receveur général, chapitre 6 : Les systèmes de la paye et les ministères
57   Manuel du receveur général, chapitre 6, Les systèmes de la paye et les ministères
58   Guide d'entrée personnel-paye (GEPP), chapitre 7.5.1
59   Manuel du receveur général, chapitre 6, Les systèmes de la paye et les ministères
60   Manuel du receveur général, chapitre 6, Les systèmes de la paye et les ministères
61   Directive sur les conditions d'emploi, section 13.1
62   Directive sur la vérification des comptes
63   Directive sur la vérification des comptes, section 3.3
64   Directive sur la vérification des comptes, section 6.2
65   Directive sur la vérification des comptes, section 6.3.4
66   Directive sur la vérification des comptes, section 6.2
67   Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques, section 6.2
68   Directive sur la vérification des comptes, section 6.2
69   Définition complète aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
70   Définition complète aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
71   Définition complète aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
72   Directive sur la planification financière et la budgétisation (ébauche), Conseil du Trésor
73   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, Annexe - Définitions
74   Directive sur la planification financière et la budgétisation (ébauche), Conseil du Trésor
75   Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye, section 4.1.2
76   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, Annexe - Définitions
77   Guide d'entrée personnel-paye, chapitre 7.5.1
78   Directive sur la planification financière et la budgétisation (ébauche), Conseil du Trésor
79   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, Annexe - Définitions
80   Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, Annexe - Définitions
81   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, Annexe - Définitions
82   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, Annexe - Définitions
83   Directive sur la planification financière et la budgétisation (ébauche), Conseil du Trésor
84   Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière, Annexe - Définitions
85   Guide d'entrée personnel-paye, chapitre 7.5.1
86   Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière, Annexe - Définitions
87   Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière, Annexe - Définitions
88   Mandat, Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor
89   Organisation du Secrétariat - Direction du dirigeant principal de l'information
90   Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, Responsabilités
91   Processus opérationnel commun des ressources humaines
92   Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
93   Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
94   Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques
95   Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye
96   Le terme « tribunal » renvoie à tout organisme externe dont le mandat prévu par la loi l'autorise à retenir le salaire d'employés (p. ex., le tribunal de la famille et l'Agence du revenu du Canada) ou à exiger le versement de paiements à des employés (p. ex., la Commission des droits de la personne).
97   Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
98   Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, section 6.1.3
99   Site Web du Secteur de la rémunération, TPSGC et Rapport ministériel sur le rendement de 2006­2007, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada