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Suite des politiques du Conseil du Trésor

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Sommaire 1. Date de publication 2. Contexte 3. Introduction 4. Rôles et responsabilités 5. Diagrammes et descriptions des opérations Annexe A : Définitions Annexe B : Abréviations Annexe C : Méthode d'analyse utilisée dans la présente ligne directrice Annexe D : Description détaillée des rôles et des responsabilités Annexe E : Analyse des opérations de paye selon l'origine

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 - administration de la paye

Outils et Ressources

Table des matières Texte complet Formats alternatifs Instruments connexes Cadre Politiques Directives Lignes directrices Liens connexes Législations et règlements Sites Web

Sommaire

La présente ligne directrice fait partie d'un ensemble de lignes directrices visant à aider les ministères Voir la note en bas de page ¹ à mettre en ouvre les processus opérationnels communs en gestion financière.

Elle présente le modèle « souhaité » de l'administration de la paye. Le modèle se limite au montant de la paye brute et aux opérations de paye inscrites dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées du Système régional de paye (SRP) Voir la note en bas de page ² :

Rémunération de base
Indemnités
Paye supplémentaire (y compris les heures supplémentaires)
Ajustements et retenues, y compris les recouvrements, les saisies-arrêts et les retenues facultatives

On y décrit les rôles et les responsabilités ainsi que les procédures recommandées à la lumière des instruments de politiques du gouvernement du Canada et de diverses dispositions législatives comme la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Figure 1 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Version textuelle : Figure 1 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Note : Le symbole Le symbole indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux Mesures en RH antérieures à la paye indique que les quatre sous-processus doivent avoir été exécutés avant de pouvoir passer aux Mesures en RH antérieures à la paye.

Tel qu'il est illustré à la figure 1, l'administration de la paye comporte 12 sous-processus (5.1.1 à 5.1.12) répartis en 5 groupes de sous-processus, lesquels sont décrits ci-dessous.

Le groupe Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye est le début du processus opérationnel de l'administration de la paye qui est déclenché par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé qui est produit dans le processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus opérationnel 1.1), et il établit les besoins en ressources humaines et en postes. Après avoir établi les besoins, le gestionnaire du centre de responsabilité autorise l'engagement de la dépense et confirme la disponibilité des fonds. Les engagements de fonds et les prévisions salariales du ministère sont mis à jour selon les procédures ministérielles établies par l'administrateur général.

Les Mesures en RH antérieures à la payeinterviennent ensuite dans le processus. Les sous-processus des RH, qui sont définis dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH), peuvent donner lieu à des opérations de paye selon les renseignements fournis aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés (décisions en matière de classification, sélection des candidats au terme du processus de dotation, mesures disciplinaires, choix des récipiendaires de récompenses et montants de ces prix). Ces sous-processus se terminent par la confirmation de l'autorisation d'exécuter l'opération, l'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, la mise à jour des engagements de fonds et des fichiers de gestion des salaires suivant les exigences établies par l'administrateur général et par la demande d'une opération de paye.

Le groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye vise l'exécution des opérations de paye commandées par les activités de Rémunération : vérification (partielle) en vertu de l'article 34 et attestation en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Dans le groupe des sous-processus de la Paye, après l'attestation en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) calcule la paye pour la période, émet le registre de paye qu'il soumet pour validation au Secteur de la rémunération du ministère et termine le traitement des paiements de la paye. Le Système régional de paye (SRP) de TPSGC fournit aux ministères un rapport détaillé des dépenses qui montre le montant brut du passage de la paye et les paiements annulés. Les ministères reçoivent du Grand livre général du système de paye (GLG-SP) de TPSGC les données sur les comptes de contrôle et les soldes des comptes pour chaque passage de la paye.

Les Mesures postérieures à la paye sont exécutées au ministère à l'émission des paiements de la paye et à la réception du fichier d'extraits des dépenses détaillées. Dans la gestion des activités postérieures à la paye, le ministère enregistre les opérations de paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), les écritures de la rémunération brute des opérations de paye, y compris les paiements annulés. Les gestionnaires du centre de responsabilité finalisent la vérification des comptes en exécutant les dernières étapes de la vérification en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ce qui met fin au processus opérationnel de l'administration de la paye. Si le contrôle de la qualité n'a pas été effectué avant l'émission des paiements, le processus se poursuit jusqu'au processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1). Les soldes des comptes de contrôle du GLG-SP sont rapprochés et comptabilisés dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

Autre schéma du processus opérationnel de l'administration de la paye :

Figure 2 : Diagramme de l'administration de la paye

Version textuelle : Figure 2 : Diagramme de l'administration de la paye

Note : LGFP : Loi sur la gestion des finances publiques

Le diagramme de l'administration de la paye montre les points d'éclaircissement implicites suivants sur les politiques et les procédures :

Une opération de paye peut être déclenchée par un gestionnaire, un employé, les Services financiers ou le Conseil du Trésor.
L'attestation et la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP est déléguée au gestionnaire du centre de responsabilité, et la vérification des intrants de paye en vertu de l'article 34 de la LGFP, aux conseillers en rémunération. Le pouvoir d'exécuter la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être déléguée à des postes dans d'autres ministères. Voir la note en bas de page ³
La vérification de la paye correspond à la première partie de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP. Il doit donc exister des preuves tangibles de la vérification pour chaque opération Voir la note en bas de page ⁴.
L'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP vient souvent de manière implicite ou explicite de la lettre d'offre originale, par exemple, pour les augmentations automatiques de salaire.
L'autorisation d'exécuter une opération est demandée ou accordée selon la délégation ministérielle des pouvoirs en matière de RH ou de gestion financière.
L'autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP peut être récurrente, et elle accordée avant que TPSGC traite la paye.
Pour s'acquitter de ses responsabilités au regard de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP, le gestionnaire du centre de responsabilité doit vérifier l'exactitude de la dépense de rémunération Voir la note en bas de page ⁵.

1. Date de publication

La présente ligne directrice a été publiée le 28 janvier 2013.

2. Contexte

La présente ligne directrice fait partie d'un ensemble de lignes directrices visant à aider les ministères Voir la note en bas de page ⁶ à mettre en ouvre des processus opérationnels communs en gestion financière en vue de répondre aux objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.

On y présente le modèle « souhaité » pour l'administration de la paye. Les rôles et les responsabilités ainsi que les activités recommandées y sont décrits du point de vue de la gestion financière. La plupart des activités sont de nature financière, mais des activités non financières y sont aussi présentées en vue de donner une description complète du processus. Ces activités ne sont pas incluses dans la portée du processus d'Administration de la paye. Les activités recommandées sont conformes aux exigences de la loi, notamment aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques de même qu'aux instruments de politique du gouvernement du Canada.

Sans passer outre la responsabilité de l'administrateur général au regard de tous les aspects des systèmes de gestion financière de son ministère, la normalisation et la simplification des configurations des systèmes de gestion financière, des processus opérationnels et des données dans l'ensemble du gouvernement donnent des avantages directs et indirects sur le plan de la gestion financière au gouvernement du Canada. Par l'établissement d'une série de règles communes, la normalisation réduit le nombre de systèmes, de processus opérationnels et de bases de données qui réduisent la qualité et le coût de l'information utilisée dans la prise de décisions. L'élargissement de la normalisation au gouvernement a pour effet d'accroître l'efficacité, l'intégrité et l'interopérabilité de ses systèmes. Voir la note en bas de page ⁷

Aux fins de la présente ligne directrice, le terme « paye » se limite au montant de la paye brute et aux opérations inscrites dans le fichier d'extraits des dépenses détaillées de paye du Système régional de paye (SRP) Voir la note en bas de page ⁸ :

Rémunération de base
Indemnités
Paye supplémentaire (y compris les heures supplémentaires)
Ajustements et retenues, y compris les recouvrements, les saisies-arrêts et les retenues non législatives

3. Introduction

3.1 Portée

La présente ligne directrice définit le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye.

Elle couvre les groupes de sous-processus suivants :

Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye
Mesures en RH antérieures à la paye
Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye
Paye
Mesures postérieures à la paye

Certaines activités de gestion financière décrites dans la présente ligne directrice sont également liées aux mesures de contrôle interne. Le présent document a pour objet ni de donner la liste complète des mesures de contrôle ni de produire un cadre de contrôle, mais la description du processus peut servir de contexte pour développer le cadre de contrôle du ministère.

3.2 Structure

Le contenu proprement dit de la ligne directrice est présenté comme suit : La section 4 donne un aperçu des rôles organisationnels qui interviennent dans le processus opérationnel de l'administration de la paye. La section 5 donne une description détaillée du processus opérationnel de l'administration de la paye qui comprend les groupes de sous-processus, les sous-processus, les activités et les rôles responsables. L'annexe A contient la définition des termes utilisés dans la ligne directrice et l'annexe B, les abréviations pertinentes. La méthode utilisée pour préparer la présente ligne directrice est décrite à l'annexe C, et les rôles et responsabilités énoncés à la section 4 sont décrits en plus grand détail à l'annexe D. L'annexe E présente l'analyse des opérations de paye selon l'origine.

3.3 Références

Les sources de référence suivantes s'appliquent à la présente ligne directrice.

3.3.1 Lois et règlements

Loi sur la gestion des finances publiques , articles 2, 7, 32, 33 et 34

3.3.2 Instruments de politique

3.3.3 Autres sources de référence

Cadre des politiques de gestion de la rémunération
Manuel du receveur général, chapitre 6 : Systèmes de paye (SP) et ministères
Manuel du receveur général, chapitre 7 : Grand livre général du receveur général
Manuel du receveur général, chapitre 8 : Système central de gestion des rapports financiers et ministères
Guide d'entrée personnel-paye
Processus opérationnel commun des ressources humaines

4. Rôles et responsabilités

La Figure 3 illustre les rôles dans le processus opérationnel de l'administration de la paye par catégorie d'intervenants.

Figure 3 : Rôles dans l'administration de la paye

Version textuelle : Figure 3 : Rôles dans l'administration de la paye

Dans la présente ligne directrice, un « rôle » renvoie à une personne ou à un groupe de personnes dont l'intervention dans une activité est décrite selon l'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). En raison des variantes d'un ministère à un autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, à un titre ou à une unité organisationnelle en particulier. Les rôles et les responsabilités de l'administration de la paye sont décrits brièvement aux sous-sections 4.1 à 4.4 et expliqués en plus grand détail à l'annexe D.

4.1 Cadre des exigences

La politique et les processus régissant l'administration de la paye sont établis par le Bureau du contrôleur général et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines. Les exigences en matière de gestion de l'information sont établies par la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor.

4.2 Gestion financière

La fonction ministérielle des finances à l'appui des responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) consiste en l'établissement et l'application de contrôles financiers adéquats sur le volet ministériel du processus de la paye. La comptabilité de la paye et les contrôles financiers exercés sur les processus d'administration de la paye font partie de la gestion financière, tandis que les politiques et les procédures de rémunération des employés relèvent de la gestion des RH. Le DPF et la haute direction des RH se partagent la responsabilité de l'administration de la paye dans les ministères.

Les Services financiers ministériels (cette appellation générique peut varier d'un ministère à l'autre) sont l'organisation ministérielle qui assure l'application quotidienne des contrôles financiers au regard des dépenses liées à la paye.

Dans le contexte de la présente ligne directrice, le rôle de gestionnaire du centre de responsabilité du point de vue des finances renvoie aux personnes à qui ont été délégués les pouvoirs financiers et les pouvoirs de dépenser et d'exécuter une opération permettant d'engager les dépenses liées à la paye et qui sont responsables du contrôle des engagements, de la consignation des engagements et de l'application de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Dans le contexte de l'administration de la paye, ce rôle peut viser des personnes qui occupent généralement des postes de responsabilité au regard d'une organisation (p. ex., le centre de responsabilité) ou du ministère, comme c'est le cas de l'administrateur général.

4.3 Rémunération

Les employés du gouvernement du Canada sont à l'origine des mesures de rémunération ou en sont les bénéficiaires.

Du point de vue des ressources humaines, le gestionnaire du centre de responsabilité, à qui ont été délégués le pouvoir d'engager les dépenses relatives aux opérations de paye et le pouvoir en vertu de l'article 32 de la LGFP, est chargé d'engager la plupart des dépenses liées à la paye et de satisfaire aux exigences de contrôle et de consignation des engagements financiers du ministère telles qu'elles ont été définies par l'administrateur général.

Le rôle de Rémunération est d'établir les versements et les retenues et de calculer le montant de la paye brute. Le conseiller en rémunération reçoit habituellement du gestionnaire du centre de responsabilité les documents relatifs aux opérations de paye. La demande d'une opération peut aussi venir d'un employé, d'une ordonnance d'un tribunal Voir la note en bas de page ⁹ ou du Conseil du Trésor. Le conseiller en rémunération confirme que le bénéficiaire a droit au paiement, effectue les calculs et saisit l'opération dans le Système régional de paye (SRP).

Le rôle figurant en dernier dans la catégorie Rémunération à la Figure 3, Autres fonctions RH, a trait à la classification, à la dotation, aux relations de travail, aux langues officielles, à la formation et à l'évaluation du rendement (y compris la reconnaissance et les récompenses). Il fournit aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés de l'information importante (comme des décisions en matière de classification, l'identité des candidats retenus pour une mesure de dotation, des décisions relatives à des mesures disciplinaires ou l'identité des récipiendaires de prix spéciaux et le montant de ces prix) pouvant donner lieu à des opérations de paye. Cependant, il est à noter que ce rôle ne déclenche pas directement une opération de paye. Rémunération est chargé des activités qui consistent à établir les versements et les retenues et à calculer le montant de la paye brute.

4.4 Services centraux

Le Secteur de la rémunération Voir la note en bas de page ¹⁰ de TPSGC assure les services d'administration de la paye, des avantages sociaux et des régimes de pension pour le compte de la fonction publique du Canada.

Le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports (SCCR) est responsable des fonctions de comptabilité centrale et de présentation des rapports du receveur général du Canada.

Le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (SGBT) exerce les fonctions de trésorier du receveur général du Canada pour l'administration publique : encaissement, transfert, détention et débours de fonds publics, et remboursement et règlement des paiements.

Consultez l'annexe D pour obtenir une définition complète de chaque rôle.

5. Diagrammes et descriptions des opérations

La méthode utilisée dans cette section est décrite à l'annexe C.

5.1 Aperçu de l'administration de la paye

Comme il est indiqué à la Figure 4, le processus opérationnel de niveau 2 de l'administration de la paye comporte 12 sous-processus (5.1.1 à 5.1.12) qui sont répartis dans cinq groupes de sous-processus :

Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye
Mesures en RH antérieures à la paye
Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye
Paye
Mesures postérieures à la paye

Les sous-processus dans chaque groupe de sous-processus ainsi que les rôles et les responsabilités au regard de chaque sous-processus sont résumés ci-dessous.

Figure 4 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Version textuelle : Figure 4 : Diagramme d'opérations de niveau 2 - Administration de la paye

Les sous-processus de chaque groupe de même que les rôles et les responsabilités sont résumés ci-dessous.

Le groupe de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye lance le processus par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé, qui est produit dans le processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1), et il établit les besoins en ressources humaines et en postes. Après avoir établi les besoins, le gestionnaire du centre de responsabilité autorise l'engagement de la dépense et confirme la disponibilité des fonds. Les engagements de fonds et les prévisions salariales du ministère sont mis à jour selon les procédures établies par l'administrateur général.

Les mesures en RH antérieures à la payeinterviennent ensuite dans le processus. Les sous-processus des RH de ce groupe, qui sont définis dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH), peuvent conduire à des opérations de paye selon les informations fournies aux gestionnaires du centre de responsabilité, à Rémunération et aux employés (telles que les décisions de classification, la sélection des candidats aux termes d'un processus de dotation, les mesures disciplinaires et le choix des récipiendaires de récompenses et du montant de ces prix). Ces sous-processus se terminent par la confirmation de l'autorisation d'exécuter l'opération, l'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la mise à jour des engagements de fonds et des fichiers de gestion des salaires suivant les exigences établies par l'administrateur général, et par la demande d'une opération de paye.

Dans le groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye, le processus conduit à l'exécution des opérations de paye commandées par les activités de Rémunération : vérification (partielle) en vertu de l'article 34 et attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Dans le groupe de la Paye, suivant l'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP, le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (TPSGC) calcule la paye pour la période, produit le registre de paye qu'il soumet pour validation au Secteur de la rémunération du ministère et termine le traitement des paiements de la paye. Le Système régional de paye (SRP) de TPSGC fournit aux ministères un rapport détaillé des dépenses qui montre le montant brut du passage de la paye et les paiements annulés. Les ministères reçoivent du grand livre général du système de paye (GLG-SP) de TPSGC les données sur les comptes de contrôle et les soldes des comptes pour chaque passage de la paye.

Les Mesures postérieures à la paye sont exécutées au ministère à l'émission des paiements de la paye et à la réception du fichier d'extraits des dépenses détaillées. Pour les mesures postérieures à la paye, le ministère enregistre les opérations de paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), les écritures de la rémunération brute des opérations de paye, y compris les paiements annulés; les gestionnaires du centre de responsabilité finalisent la vérification des comptes en procédant à la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP, ce qui met fin au processus d'administration de la paye. Si le contrôle de la qualité n'a pas été effectué avant l'émission des paiements, le processus se poursuit jusqu'au processus opérationnel de la Gestion de la vérification d'assurance après paiement (processus 8.1). Les soldes des comptes de contrôle du GLG-SP sont rapprochés et comptabilisés dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (processus 8.2).

5.2 Alignement sur le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH)

Certains sous-processus des groupes de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye, des Mesures en RH antérieures à la paye et des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye mènent aux processus décrits dans le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH) ou en découlent. Ce processus regroupe sept processus opérationnels croisés Voir la note en bas de page ¹¹ qui sont illustrés à la Figure 5.

Figure 5 : Processus opérationnel commun des ressources humaines

Version textuelle : Figure 5 : Processus opérationnel commun des ressources humaines

Les sous-processus 5.1.1 à 5.1.5 de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye découlent des sous-processus de la section 1.0 Planification des RH, conception des tâches et de l'organisation et établissement de rapports, en particulier à l'activité 1.03 Concevoir l'organisation. Le sous-processus 5.1.6 du groupe des Mesures en RH antérieures à la paye et les sous-processus 5.1.7 à 5.1.9 du groupe des Mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye sont liés à de nombreuses activités des six autres sous-processus du POCRH. La présente ligne directrice montre les points de convergence entre les RH et les Services financiers dans les processus décrits ci-dessous ainsi que les rôles, les responsabilités et les sources faisant autorité.

5.3 Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye

Le sous-processus de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye amorce le processus opérationnel de l'administration de la paye par la définition des besoins en matière d'administration de la paye. Le gestionnaire du centre de responsabilité examine le plan annuel et le budget approuvé, produits dans le cadre du processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1), et il détermine les employés et les postes dont il aura besoin. Une fois qu'il a déterminé ses besoins, il autorise l'engagement des dépenses et confirme la disponibilité des fonds. Les registres de gestion des salaires et des engagements sont mis à jour selon les procédures ministérielles établies par l'administrateur général.

Dans le POCRH, les sous-processus et les activités de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye se trouvent dans la section 1.0 Planification des RH, conception des tâches et de l'organisation et établissement de rapports.

5.3.1 Définir les besoins en matière de RH (sous-processus 5.1.1)

5.3.1.1 Activités

D'après le budget et le plan approuvés tirés du processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (processus 1.1) ou à la suite d'une demande de paiement du Conseil du Trésor (p. ex., la rétroactivité consécutive à la signature d'une convention collective), le sous-processus Déterminer les besoins en matière de RH est l'étape où les besoins qui auront une incidence sur la rémunération sont déterminés. La Figure 6 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus de la définition des besoins en matière de RH.

Figure 6 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.1. Définir les besoins en matière de RH

Version textuelle : Figure 6 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.1. Définir les besoins en matière de RH

Les activités liées à la paye commencent lorsque le gestionnaire du centre de responsabilité examine les plans opérationnels au début de l'exercice (activité 5.1.1.1 Effectuer la planification opérationnelle). Ces plans lui montrent la structure organisationnelle en place et la structure visée, y compris l'autorisation d'augmenter (ou de réduire) les effectifs de son organisation. Le gestionnaire du centre de responsabilité modifie les prévisions et les engagements dans le contexte de la gestion des salaires de l'exercice, selon l'approche de la consignation des engagements établie par l'administrateur général. Il examine le plan opérationnel sur une base continue, ajuste les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5) et les engagements (sous-processus 5.1.4) au besoin, souvent en même temps qu'il révise les plans de dotation.

La Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye chevauche le processus de niveau 2 du POCRH 1.03 Concevoir l'organisation et en particulier le processus de niveau 3 du POCRH 1.03.03 Approuver la conception organisationnelle. Ce processus au cours duquel est documenté un modèle organisationnel ou une structure que la haute direction doit approuver est le point de départ de l'administration de la paye. Ce processus 1.03.03 comporte les activités suivantes :

Passer en revue le dossier organisationnel (POCRH 1.03.03.01)
Approuver par écrit et confirmer les ressources financières (article 32 LGFP) (POCRH 1.03.03.02)
Préparer l'approche de la transition à la nouvelle organisation (POCRH 1.03.03.03)
Structure organisationnelle nouvelle ou modifiée? (point de décision)
Préparer la demande d'intervention (POCRH 1.03.03.04)

5.3.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité, agissant en qualité de responsable des ressources financières et des ressources humaines, détermine et confirme les besoins en RH avec les Ressources humaines, les Services financiers et la fonction ministérielle des finances. Un aperçu des rôles et responsabilités selon l'analyse RACI : Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé est présenté au Tableau 1. Ces rôles et responsabilités sont décrits en plus grand détail à l'annexe D.

Tableau 1 : Définir les besoins en matière de RH (sous-processus 5.1.1) - RACI

Légende

FI : Fonction ministérielle des finances
FIN : Services financiers ministériels
GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
RH : Autres fonctions RH
SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
5.1.1.1 Effectuer la planification opérationnelle	Données de planification sur les employés Données de planification sur les postes	GCR	GCR	FIN, RH	FI, RH	SMGFM

Consultez les tableaux RACI des mesures en RH antérieures à la paye et des mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye à la section 5.4 et à la section 5.5 de la présente ligne directrice pour connaître les activités des Services financiers et des RH associées aux données sur les employés et les postes.

5.3.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager des dépenses (sous-processus 5.1.2)

Le sous-processus 5.1.2 est exécuté en même temps que les sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds et 5.1.4 Gérer les engagements.

5.3.2.1 Activités

À la suite de la définition des besoins en matière de RH, une intervention de paye sera déclenchée par une décision, par exemple la décision d'un gestionnaire du centre de responsabilité de présenter aux RH une demande de dotation d'un poste, la décision des Services financiers de réclamer un recouvrement, la décision du Conseil du Trésor de signer une convention collective, qui pourrait entraîner des augmentations de salaires, ou encore la décision d'un gestionnaire du centre de responsabilité d'approuver une demande de travail supplémentaire d'un employé. Ces décisions correspondent à un engagement de dépense.

Le gestionnaire du centre de responsabilité qui demande l'intervention de paye détermine le niveau approprié d'autorisation d'engager la dépense selon les politiques de gestion financière et les instruments de délégation des pouvoirs du ministère. Il autorise ou fait autoriser l'engagement de la dépense. La Figure 7 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la détermination ou de l'exercice du pouvoir d'engager une dépense.

Figure 7 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense

Version textuelle : Figure 7 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.2 Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense

Ce sous-processus comporte deux types de pouvoirs : les pouvoirs financiers et le pouvoir de dépenser. Le pouvoir de dépenser se décline en pouvoir d'engager la dépense, pouvoir d'engager les fonds et pouvoir d'exécuter l'opération. Les pouvoirs financiers consistent à attester et à payer les dépenses en conformité avec les articles 33 et 34 de la LGFP Voir la note en bas de page ¹². Le pouvoir d'engager la dépense est « le pouvoir de faire des déboursés ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront éventuellement une dépense, notamment la décision . de commander des fournitures ou de retenir des services Voir la note en bas de page ¹³. » Le niveau d'autorisation est dicté par les instruments de délégation des pouvoirs approuvés par le ministre et l'administrateur général. La création et la tenue des instruments de délégation des pouvoirs ne fait pas partie de l'administration de la paye. Ces activités sont traitées dans le processus opérationnel de la Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser (processus 7.4).

Lorsqu'il définit les besoins en RH, le gestionnaire du centre de responsabilité doit déterminer le niveau d'autorisation approprié d'engager la dépense en se basant sur les instruments de délégation des pouvoirs (activité 5.1.2.1 - Déterminer le niveau d'autorisation d'engager la dépense) Voir la note en bas de page ¹⁴. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit obtenir les autorisations appropriées s'il n'a pas le niveau de pouvoir requis d'engager une dépense (activité 5.1.2.2 - Exercer ou faire exercer le pouvoir d'engager la dépense) Voir la note en bas de page ¹⁵. S'il n'est pas possible d'obtenir telle autorisation, il faudra redéfinir les besoins en RH ou mettre fin au processus d'engagement de la dépense.

Une fois que l'engagement de la dépense a été autorisé, il faut déterminer si le solde non grevé est suffisant pour pouvoir exécuter l'opération de paye (consultez la section 5.3.3). Le gestionnaire du centre de responsabilité pourra aussi gérer les engagements (consultez la section 5.3.4) et mettre à jour les prévisions salariales (consultez la section 5.3.5).

5.3.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité détermine et exerce le pouvoir d'engager la dépense avec les Services financiers et la fonction ministérielle des finances, et il en informe Rémunération. Le Tableau 2 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 2 : Déterminer/Exercer le pouvoir d'engager la dépense (sous-processus 5.1.2) - RACI

Légende

FI : Fonction ministérielle des finances
FIN : Services financiers ministériels
GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
RÉM : Rémunération
SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
5.1.2.1 Déterminer le niveau d'autorisation d'engager la dépense	Instruments de délégation Demande en RH (description, type de changement ou de service, coût estimatif, quantité, etc.)	GCR	GCR	FI, FIN	RÉM	SMGFM
5.1.2.2 Exercer ou faire exercer le pouvoir d'engager la dépense	Instruments de délégation	GCR	GCR	FI, FIN	RÉM	SMGFM

5.3.3 Gérer la disponibilité des fonds (sous-processus 5.1.3)

5.3.3.1 Activités

Avant d'approuver une lettre d'offre, une demande de travail supplémentaire ou toute autre demande conduisant à une intervention de paye et qui constitue en soi une obligation ou une entente contractuelle, le gestionnaire du centre de responsabilité confirme la disponibilité des fonds selon le cadre établi par l'administrateur général pour son organisation.

La Figure 8 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la gestion de la disponibilité des fonds.

Figure 8 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds

Version textuelle : Figure 8 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.3 Gérer la disponibilité des fonds

Note : L'autorisation est accordée en conformité avec l'article 32 de la LGFP une fois que la dépense a été engagée et que les engagements de fonds ont été contrôlés.

L'administrateur général est responsable d'élaborer et de mettre en ouvre des politiques et des procédures de contrôle des engagements. Les ministères doivent avoir des processus en place Voir la note en bas de page ¹⁶ pour vérifier la disponibilité des fonds au moment d'engager la dépense et avant de conclure un contrat Voir la note en bas de page ¹⁷. Le pouvoir d'engager des fonds est délégué par écrit aux agents du ministère par l'administrateur général. Avant de soumettre une demande d'opération de paye, le gestionnaire du centre de responsabilité doit vérifier que le solde non grevé est suffisant (activité 5.1.3.1 - Déterminer la disponibilité des fonds) Voir la note en bas de page ¹⁸. Le contrôle des engagements est une activité exercée tout au long du processus d'administration de la paye, ce qui comprend la comptabilité de ces engagements.

Si les fonds sont insuffisants, il faut réaffecter ou rajuster les budgets, réviser le budget approuvé et les besoins en RH dans le cadre du processus opérationnel de la Gestion des prévisions et de la revue budgétaire (processus 1.2) ou mettre fin à l'intervention de paye.

Si les fonds sont suffisants, les fonctions du ministère relatives aux engagements sont exécutées. Il faut bien étayer l'autorisation accordée en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (activité 5.1.3.2 - Donner l'autorisation).

5.3.3.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité travaille en collaboration avec les Services financiers et la fonction ministérielle des finances à la gestion de la disponibilité des fonds, et il informe Rémunération de la situation. Le Tableau 3 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 3 : Gérer la disponibilité des fonds (sous-processus 5.1.3) - RACI

Légende

FI : Fonction ministérielle des finances
FIN : Services financiers ministériels
GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
RÉM : Rémunération
SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel
S.O. : Sans objet

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
5.1.3.1 Déterminer la disponibilité des fonds	Code financier Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses) Montant de la demande	GCR	GCR	FIN	S.O.	SMGFM
5.1.3.2 Donner l'autorisation (article 32, LGFP)	Code financier (autorité, objet, sous-programme, centre de responsabilité, etc.) Coût estimatif Description et type de biens et/ou de services Instrument de délégation des pouvoirs Spécimens de signature	GCR	GCR	FI	RÉM	SMGFM

5.3.4 Gérer les engagements (sous-processus 5.1.4)

5.3.4.1 Activités

Les activités de contrôle et de consignation des engagements interviennent dès l'étape de la Gestion des besoins au regard de l'administration de la paye et se poursuivent jusqu'aux mesures postérieures à la paye. Pour les besoins de la présente ligne directrice, elles sont décrites une seule fois dans la présente section.

L'approche préconisée pour ces activités de contrôle et de suivi variera d'un ministère à l'autre à cause de la responsabilité qui incombe à l'administrateur général d'élaborer et de mettre en ouvre des politiques et des procédures pour son ministère Voir la note en bas de page ¹⁹. Les ministères doivent appliquer les procédures appropriées pour vérifier la disponibilité des fonds avant de conclure un contrat ou d'autres ententes Voir la note en bas de page ²⁰ comme une lettre d'offre ou un autre type de document (p. ex., une demande de règlement d'heures supplémentaires). Il est vrai, par ailleurs, que faire le suivi des engagements pour chaque dépense de rémunération pourrait se révéler peu pratique. C'est pour cette raison que les ministères peuvent s'y prendre autrement. On pourrait les comptabiliser à partir du plan opérationnel du ministère et des coûts de la structure organisationnelle approuvée (même si des postes n'ont pas encore été classifiés officiellement).

Les montants des engagements sont rajustés plus tard aux étapes des mesures en RH antérieures à la paye, des mesures administratives de paye antérieures à la production de la paye et des mesures postérieures à la paye.

Une fois la disponibilité des fonds confirmée, les engagements sont comptabilisés et mis à jour par le gestionnaire du centre de responsabilité en conformité avec la politique ministérielle à cet effet. La Figure 9 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 de la Gestion des engagements.

Figure 9 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.4 Gérer les engagements

Version textuelle : Figure 9 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.4 Gérer les engagements

Le gestionnaire du centre de responsabilité doit s'assurer que l'engagement est comptabilisé en conformité avec les politiques et procédures du ministère, y compris les engagements permanents (non fermés) qui auront une incidence sur les exercices subséquents. Tout au long du processus opérationnel de l'administration de la paye, l'engagement est suivi et mis à jour (activité 5.1.4.1 - Enregistrer/Mettre à jour les engagements).

Les engagements sont mis à jour et fermés une fois le fichier d'extraits des dépenses détaillées reçu de TPSGC (activité 5.1.4.2 - Fermer les engagements). Les sous-processus d'engagement et de contrôle des engagements de fonds garantissent au bout du compte que les engagements sont gérés et que les dépenses des gestionnaires du centre de responsabilité n'excèdent pas les budgets qui leur ont été alloués et, par conséquent, que le ministère ne dépasse pas le plafond des crédits autorisés.

5.3.4.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité gère les engagements liés à la paye avec les Services financiers et Rémunération, et il en informe les autres gestionnaires, y compris son supérieur. Le Tableau 4 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 4 : Gérer les engagements (sous-processus 5.1.4) - RACI

Légende

FIN : Services financiers ministériels
GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
RÉM : Rémunération
SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
5.1.4.1 Enregistrer/ Mettre à jour les engagements	Autorisation d'engager les fonds Besoins au regard de la paye Code financier Dépenses de paye Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses) Données sur les services reçus	GCR	GCR	RÉM, FIN	GCR	SMGFM
5.1.4.2 Fermer les engagements	Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses) Données sur l'engagement Données sur le contrat	GCR	GCR	FIN	GCR	SMGFM

5.3.5 Mettre à jour les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5)

5.3.5.1 Activités

Les processus de contrôle des engagements et de gestion des salaires chevauchent les processus de planification opérationnelle définis par le Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH). La mise à jour des prévisions salariales se fait tout au long du processus opérationnel de l'administration de la paye. Pour les besoins de la présente ligne directrice, ce processus est décrit une seule fois dans la présente section.

La structure organisationnelle approuvée selon le plan opérationnel du ministère fournit les données utilisées pour la prévision des salaires. Les prévisions salariales et les engagements sont déterminés par la structure organisationnelle et mis à jour en fonction des mesures prévues pour l'exercice en cours et les exercices subséquents. Dans les processus antérieurs à la paye (des RH et de la paye), la structure opérationnelle et l'incidence financière connexe, y compris les prévisions et les engagements dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM), sont mis à jour d'après les changements à apporter aux données de paye des employés ou une activité liée aux RH ayant une incidence sur la paye (dotation, départ, prime au rendement, activité amorcée par l'employé ou l'employeur). La Figure 10 illustre le processus de niveau 3 de la mise à jour des prévisions salariales.

Figure 10 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

Version textuelle : Figure 10 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

5.3.5.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire du centre de responsabilité met à jour et tient à jour les prévisions salariales avec les Services financiers et les Ressources humaines, et il informe la direction. Le Tableau 5 résume les rôles et les responsabilités dans une grille d'analyse RACI (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé). Ces rôles et ces responsabilités sont décrits plus en détail à l'annexe D.

Tableau 5 : Mettre à jour les prévisions salariales (sous-processus 5.1.5) - RACI

Légende

FI : Fonction ministérielle des finances
FIN : Services financiers ministériels
GCR : Gestionnaire du centre de responsabilité
RÉM : Rémunération
RH : Autres fonctions RH
SMGFM : Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Activité	Données connexes	Responsable	Agent comptable	Consulté	Informé	Source faisant autorité
5.1.5.1 Tenir les prévisions salariales	Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postes^A	GCR	GCR	RÉM, FIN, RH	FI, RH	SMGFM
5.1.5.1 Tenir les prévisions salariales	Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postes^A	GCR	GCR	RÉM, FIN, RH	FI, RH	SMGFM
5.1.5.1 Tenir les prévisions salariales	Montants prévus	GCR	GCR	RÉM, FIN, RH	FI	SMGFM

Note A : L'incidence financière de la structure organisationnelle est déterminée (consultez la section 5.3.1), et les engagements et les prévisions sont rajustés en conséquence (consultez la section 5.3.4 et la section 5.3.5).

Le SMGFM est la source faisant autorité de l'information de planification seulement. Une fois le plan mis en branle dans les groupes de sous-processus antérieurs à la paye (des RH et de la paye), la source faisant autorité est le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

5.4 Mesures en RH antérieures à la paye

Les sous-processus des Mesures en RH antérieures à la paye sont exécutés par le personnel ministériel des RH et de la Rémunération, les gestionnaires et les agents financiers ainsi que par les bureaux de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ces sous-processus sont répartis en deux groupes : les Mesures en RH antérieures à la paye et les Mesures administratives de la paye antérieures à la production de la paye. La présente section traite des Mesures en RH antérieures à la paye : les RH, les Services financiers et les gestionnaires amorcent les activités liées à la paye, y compris celle d'exercer le pouvoir d'exécuter une opération (p. ex., la dotation). Du point de vue des finances, ces sous-processus couvrent les exigences de la LGFP et les politiques du Conseil du Trésor régissant l'engagement des dépenses, les articles 32 et 34 de la LGFP et la gestion des salaires.

5.4.1 Gérer les fonctions des RH précédant la paye (sous-processus 5.1.6)

5.4.1.1 Activités

Le sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye commence par l'activité 5.1.6.1 - Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l'opération, confiée au gestionnaire du centre de responsabilité et aux RH. Il s'agit du pouvoir de conclure un marché ou d'approuver des droits Voir la note en bas de page ²¹. Pour la paye, ce pouvoir est inscrit dans les pouvoirs délégués en matière de RH (« pouvoirs délégués ») tels que les pouvoirs délégués en matière de dotation ou de classification.

Le gestionnaire du centre de responsabilité devrait vérifier qu'il a reçu le pouvoir d'exécuter une opération au niveau approprié selon les instruments de délégation approuvés du ministère Voir la note en bas de page ²². S'il ne possède pas le niveau de pouvoir requis, il lui faut obtenir la signature d'un gestionnaire détenant le niveau approprié de pouvoir Voir la note en bas de page ²³. Dans certaines situations, l'autorisation d'exécuter une opération n'est pas accordée, donc le sous-processus de la gestion des fonctions des RH précédant la paye prend fin.

À la suite de l'activité 5.1.6.1 Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l'opération, le sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye déborde sur les fonctions des ressources humaines. Dans le contexte du plan opérationnel et du modèle organisationnel approuvés, un gestionnaire du centre de responsabilité ou les RH lancent l'un des processus suivants du POCRH :

Définir et maintenir les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05)
Choisir le(s) candidat(s) (POCRH 3.04)
Documenter et intégrer le(s) employé(s) (POCRH 3.05)
Gérer le rendement de l'employé (POCRH 5.03)
Gérer l'apprentissage et le perfectionnement des employés (POCRH 5.04)
Gérer la reconnaissance de l'employé (POCRH 5.05)
Gérer le départ permanent (POCRH 6.01)
Gérer le départ temporaire (POCRH 6.02)
Gérer les griefs (POCRH 7.01)
Gérer les plaintes (POCRH 7.02)
Gérer les mesures disciplinaires des employés (POCRH 7.03)
Gérer un incident lié à la santé et à la sécurité au travail (POCRH 7.05)
Gérer les modalités de travail modifiées (POCRH 7.06)
Gérer l'emploi continu (y compris les réaménagements des effectifs) (POCRH 7.07)

Le groupe de sous-processus des Mesures en RH antérieures à la paye se termine lorsque le gestionnaire du centre de responsabilité obtient ou donne l'autorisation d'exécuter l'opération et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP du document de paye. Il peut s'agir du gestionnaire du centre de responsabilité qui signe une lettre d'offre d'emploi ou une demande de paiement des heures supplémentaires, des congés compensatoires ou des vacances à la fin de l'exercice. Par l'analyse des processus de paye et la confirmation des politiques et des lois applicables, on confirme que la vérification et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP sont délégués à un gestionnaire du centre de responsabilité et que la vérification des données de paye en vertu de l'article 34 de la LGFP est déléguée aux conseillers en rémunération.

Dans le contexte de la paye, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP peut être une attestation ponctuelle (p. ex., le paiement des heures supplémentaires, le paiement des congés compensatoires ou des congés de vacances accumulés) ou l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP de la lettre d'offre. En signant la lettre d'offre, le gestionnaire du centre de responsabilité atteste que la paye de l'employé est conforme aux dispositions de la convention collective (ou aux conditions d'emploi). Ces conditions peuvent s'appliquer à différents moments tout au long de la durée de l'emploi selon la lettre d'offre. Si une opération de paye est entrée plus tard pour payer une indemnité à l'employé, par exemple, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP est dérivée de la lettre d'offre originale. De la même manière, l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP découlant de la lettre d'offre s'applique lorsqu'une opération de paye est requise à la suite, par exemple, de la conclusion d'une nouvelle convention collective ou d'une augmentation statutaire.

La Figure 11 illustre le diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus Gérer les fonctions des RH précédant la paye.

Figure 11 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.6 Gérer les fonctions des RH précédant la paye

Version textuelle : Figure 11 : Diagramme d'opérations de niveau 3 du sous-processus 5.1.6 Gérer les fonctions des RH précédant la paye

Les processus du POCRH qui font partie de ce sous-processus sont interreliés, mais ces interrelations ne sont pas illustrées à la Figure 11 , et elles ne font pas partie de la présente ligne directrice. Les lecteurs voudront consulter les documents sur le POCRH Voir la note en bas de page ²⁴ pour obtenir de plus amples renseignements. Le reste de la section décrit en détail les processus des RH illustrés à la figure 11 qui ont été tirés du POCRH Voir la note en bas de page ²⁵. Des mises à jour de ces processus ou des changements apportés plus tard peuvent s'appliquer à la présente ligne directrice Voir la note en bas de page ²⁶.

Le POCRH 2.05 Définir et maintenir les renseignements relatifs au poste

« Ce processus consiste à documenter ou à mettre à jour les renseignements sur les postes à partir des intrants du processus 2.04 ou du processus 1.03. Il est formé d'un ensemble d'activités qui consistent à confirmer les aspects généraux d'un poste, à savoir l'emplacement géographique, les exigences en matière de sécurité, les exigences linguistiques, de même que de vérifier cette information auprès d'experts en la matière (p. ex. langues officielles et sécurité). Ce processus peut aussi concerner la mise à jour de l'information sur les postes à la suite de changements apportés à la rémunération ou la suppression d'un poste vacant ou obsolète Voir la note en bas de page ²⁷. »

Le processus comprend les mesures suivantes :

Confirmer les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05.01)
Documenter les renseignements relatifs au poste (POCRH 2.05.02)

Le POCRH 3.04 Choisir le(s) candidat(s)

« Ce processus débute par l'identification du candidat qui correspond au profil de la bonne personne, suivi du processus de notification, de la confirmation des conditions d'emploi, préparation de la lettre d'offre et de l'acceptation du candidat Voir la note en bas de page ²⁸. »

Ce processus comprend les activités suivantes :

Choisir le(s) candidat(s) (POCRH 3.04.01)
Procéder aux notifications (POCRH 3.04.02)
Présenter l'offre d'emploi (POCRH 3.04.03)

Le POCRH 3.05 Documenter et intégrer le(s) employé(s)

« Ce processus englobe toute la documentation sur l'employé et l'orientation de celui-ci, qu'il s'agisse d'un nouvel employé du gouvernement du Canada ou d'un employé muté à un autre poste du même ministère ou d'un autre ministère. Ce processus comprend la création du « dossier de l'employé », son inscription à la paie, aux avantages sociaux et à la pension de même que l'aménagement de son lieu de travail (bureau, ordinateur, matériel) et l'orientation sur son nouvel emploi Voir la note en bas de page ²⁹.

Ce processus comprend les activités suivantes :

Documenter/Mettre à jour les documents au dossier de l'employé (POCRH 3.05.01)
Établir l'espace de travail de l'employé (POCRH 3.05.02)
Effectuer l'orientation de l'employé (POCRH 3.05.03)

Le POCRH 5.03 Gérer le rendement des employés

« Ce processus est déclenché par le cycle annuel de mesure du rendement, et s'appuie sur des données d'autres processus de RH. Il comprend la tenue d'examens du rendement suivant l'horaire établi dans l'entente de rendement ou en raison d'un événement lié au rendement (excellence de l'employé dans l'atteinte des objectifs ou échec), et l'évaluation du rendement de l'employé en fonction des engagements pris ou des objectifs à atteindre. Selon les résultats de ces examens et de l'évaluation, le processus comprend les mesures prises dans l'éventualité d'un écart au niveau des compétences et d'un rendement qui répond aux attentes ou les dépasse. Pour les autres questions liées au rendement, le gestionnaire considérera les prochaines étapes qui sont énoncées dans le processus approprié, tel que le processus 7.0 (mesures disciplinaires) ou le processus 6.0 (fin de la probation) Voir la note en bas de page ³⁰. »