Annulée [2017-10-18] - Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 - administration de la paye
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Les activités portant sur la paye commencent lorsque le gestionnaire de centre de responsabilité revoit ses plans opérationnels au début de l’exercice. Il mettra à jour ses prévisions et ses engagements dans le cadre de la gestion des salaires de l’exercice, conscient que c’est l’administrateur général, sous réserve de la politique du CT, qui détermine l’approche d’enregistrement des engagements. Il examinera aussi le plan opérationnel sur une base continue pour redresser les prévisions et les engagements au besoin, souvent en même temps qu’il revoit les plans de dotation.
À l’étape suivante, un événement précis déclenchera une intervention de paye, soit par le gestionnaire soit par les Finances soit par un employé soit à la suite d’une autorisation donnée par le Conseil du Trésor. C’est l’étape de l’engagement des dépenses.
À la troisième étape, le gestionnaire de centre de responsabilité confirme la disponibilité des fonds en conformité avec le cadre établi par l’administrateur général de son organisation.
Le gestionnaire de centre de responsabilité certifie ensuite le document de paye. Pour ce faire, il pourra ou signer une lettre d’offre à un employé recruté ou signer une demande de règlement d’heures supplémentaires. C’est l’étape de la certification en vertu de l’art. 34 de la LGFP et du pouvoir d’exécuter une opération.
Ensuite, à la réception du document de paye, le conseiller en rémunération confirme que l’employé a effectivement droit au paiement, fait les calculs nécessaires et saisit l’opération dans le SRP. C’est l’étape de la « saisie des données de paye ».
La transaction du conseiller en rémunération est ensuite vérifiée dans le cadre du processus de « vérification de la paye ». Cette vérification est la première partie de la vérification des comptes en vertu de l’art. 24 de la LGFP.
Les deux prochaines étapes ont trait à l’autorisation en vertu de l’art. 33 de la LGFP. Le contrôle de qualité du caractère adéquat de la vérification en vertu de l’art. 34 de la LGFP survient soit avant soit après la demande de paiement en vertu de l’art. 33 de la LGFP. Cette étape correspond à « l’autorisation de la paye » de la Rémunération.
À la demande d’une transaction de paye, TPSGC traite la paye pour le cycle de paye correspondant, émet les paiements et remet au ministère le fichier d’extrait du registre de paye et des dépenses de paye détaillées.
Le service de la rémunération du ministère reçoit le fichier du registre de paye avant que les paiements soient déposés directement dans les comptes des employés. Il vérifie les paiements inscrits au registre, après que les RH libèrent les paiements.
Enfin, le gestionnaire revoit les transactions de paye quant à leur exactitude, ce qui complète la vérification en vertu d e l’art. 34 de la LGFP.