Ligne directrice sur les avances comptables

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1. Date d'entrée en vigueur

La présente ligne directrice entre en vigueur le 1er octobre 2009.

2. Contexte

2.1 La présente ligne directrice a pour objet d'invoquer des instruments juridiques et des instruments de politique particuliers ainsi que des renseignements sur les avances comptables, comme les frais d'intérêt, la radiation des dettes et la comptabilité auxquels ont accès les responsables ministériels.

2.2 La présente ligne directrice appuie la Directive sur les avances comptables (ci-après appelée la directive) et le Règlement sur les avances comptables (ci-après appelé le règlement).

2.3 Même si la présente ligne directrice complète la directive et le règlement, elle n'expose pas les nouvelles exigences obligatoires; au contraire, elle reflète une obligation existante en vertu d'une loi, d'un règlement, d'une politique, d'une directive, d'une norme ou d'une autre autorisation.

3. Définitions

Les définitions des avances comptables, des avances permanentes, des fonds de petite caisse et des autres termes utilisés dans la présente ligne directrice figurent au Règlement sur les avances comptables.

4. Transactions non considérées comme des avances comptables

La présente section indique un certaines transactions qui sont ni couvertes par la directive et le règlement, notamment :

5. Divers instruments juridiques et instruments de politique influant sur les avances comptables

La présente section indique un certain nombre de limites et d'exigences en vertu de divers règlements, lois, politiques, directives, normes et conventions collectives susceptibles d'influer sur les avances comptables.

5.1 Les exigences détaillées concernant les éléments ci-dessous sont précisées dans le Règlement sur les avances comptables et il faut les respecter.

  • Fins auxquelles les avances comptables peuvent ou ne peuvent pas êtres émises;
  • Limites du montant des fonds de petite caisse et du montant des dépenses personnelles susceptibles d'être effectuées à partir des fonds de petite caisse;
  • Délais et la forme comptable;
  • L'autorisation de recouvrer des fonds conformément au paragraphe 38(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • Exigences en matière présentation de rapports;
  • Autres exigences, comme la tenue de dossiers.

5.2 Les frais d'intérêt sur les avances qui ne sont pas réglés dans le délai fixé au Règlement sur les avances comptables et les frais à imposer lorsqu'un effet refusé est reçu comme remboursement d'une avance comptable sont précisés dans le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

5.3 Le Règlement sur la radiation des créances (1994) précise que le Conseil du Trésor doit approuver la radiation de toute avance comptable.

5.4 Certains types d'avances comptables applicables au ministère sont régis par des instruments juridiques et des instruments de politique particuliers. Ces avances et l'instrument correspondant auquel leur émission est assujettie sont :

5.4.1 Les avances de voyage qui sont couvertes par la Directive sur les voyages;

5.4.2 Les avances pour frais de déménagement qui sont couvertes par la Directive sur la réinstallation intégrée;

5.4.3 La prestation d'aide au titre des voyages, le traitement médical ou dentaire non facultatif, la réinstallation, les congés de compassion et de décès qui sont couverts par la Directive sur les logements isolés et les logements de l'État;

5.4.4 Les frais médicaux et dentaires, les dépôts de garantie, les services publics et les autres avances qui sont couverts par les Directives sur le service extérieur;

5.4.5 La rémunération anticipée des congés annuels qui est couverte par les conventions collectives;

5.4.6 Les avances de salaire d'urgence qui sont couvertes par la Directive sur les conditions d'emploi;

5.4.7 Les avances pour frais médicaux faites au personnel recruté sur place qui sont couvertes par le Règlement régissant les conditions d'emploi du personnel recruté sur place;

5.4.8 Les avances pour frais de voyage et de déménagement des membres des Forces canadiennes qui sont couvertes par le Règlement sur les avances comptables pour frais de voyage et de déménagement (Forces canadiennes);

5.4.9 Les avances pour frais d'études et de voyage faites aux membres des Forces canadiennes au titre de leurs personnes à charge qui sont couvertes par le Règlement sur les avances comptables pour frais d'études et de voyage (personnes à charge des membres des Forces canadiennes);

5.4.10 Les avances pour frais de voyage et de déménagement faites aux membres des Forces canadiennes au titre de leurs personnes à charge qui sont couvertes par le Règlement sur les avances comptables pour frais de voyage et de déménagement (personnes à charge des membres des Forces canadiennes);

5.4.11 La perte de chèques de voyage reçus au titre d'avances de voyage qui est couverte par la Directive sur les cartes de voyage et chèques de voyage;

5.4.12 Les conditions dans lesquelles on peut renoncer au recouvrement d'une avance comptable perdue qui sont couvertes par les sections 6.1.5, 6.1.6 et 6.1.7 de la Directive sur les pertes de fonds et de biens.

5.5 Les avances comptables sont consignées et encodées conformément aux directives contenues dans la section 3.2.3 du Manuel de comptabilité selon la Stratégie d'information financière (SIF) et le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale.

5.6 Les fonds de petite caisse et d'appoint doivent être rangés en lieu sûr en tout temps, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement et à ses normes connexes, tel que le conseille l'agent de sécurité ministérielle.

5.7 Les avances comptables doivent être déclarées à la fin de l'exercice, conformément au chapitre 14, « Calendrier et procédures de fin d'exercice », et au chapitre 15, « Procédures des comptes publics », du Manuel du receveur général.

7. Demandes de renseignements

Prière de diriger les demandes de renseignements au sujet de la présente ligne directrice à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la ligne directrice, l'administration centrale ministérielle doit communiquer avec :

Division de la politique de gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613

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