Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a révisé les lignes directrices liées à la gestion financière de l’administration de la paye, y compris une approche générique pour la vérification après paiement.
Modification : 2017-11-15

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1. Date de publication

La présente ligne directrice entre en vigueur le 18 octobre 2017.

Elle remplace les instruments de politique du Conseil du Trésor ci-après :

  • Outil lié au cadre de contrôle de l’administration de la paye (1er octobre 2009)
  • Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye (1er octobre 2009)
  • Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 - administration de la paye (28 janvier 2013)

2. Introduction

La présente ligne directrice a pour but d’aider les ministères à mettre en œuvre les exigences en matière de gestion financière décrites dans la Politique sur la gestion financière.

Les objectifs de la présente ligne directrice sont les suivants :

  • donner un aperçu du processus de paye de bout en bout et recommander des procédures, des contrôles et des activités de surveillance à effectuer par les ministères;
  • définir les rôles et les responsabilités des ministères relativement à l’administration de la paye;
  • fournir des liens, s’il y a lieu, vers les processus d’administration de la paye dont d’autres organisations, comme Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), sont responsables.

La présente ligne directrice vise à aider les ministères à instaurer et à exercer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers énoncés dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers dans le cadre des opérations de la paye.

SPAC est l’administrateur de la paye pour le gouvernement du Canada.Voir la note en bas de page 1 Il maintient le système qui sert au traitement de la paye (Phénix) et gère le centre de traitement de la paye centralisé (Centre des services de paye). Tous les ministères utilisent Phénix, mais tous n’ont pas recours aux services du Centre des services de paye. En outre, un Système de gestion des ressources humaines (SGRH)Voir la note en bas de page 2 d’un ministère peut ou non être intégré à Phénix. Par conséquent, les processus ministériels de bout en bout seront différents. Un aperçu des systèmes de l’administration de la paye se trouve à l’annexe D de la présente ligne directrice.

Il y a des cas où un système différent de Phénix est utilisé pour l’administration de la paye. La plupart des pratiques et des contrôles inclus dans le présent document s’appliquent également à ces situations.

Les ministères suivent l’un des quatre modèles d’administration de la paye :

  1. pleinement desservi par le Centre des services de paye : le ministère délègue le traitement de la paye au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel est intégré à Phénix;
  2. intégration : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel est intégré à Phénix;
  3. saisie directe : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel n’est pas intégré à Phénix. L’information est saisie séparément dans les deux systèmes;
  4. services Web : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye. Le SGRH ministériel communique avec Phénix, tout comme d’autres systèmes ministériels, le cas échéant.

Dans les quatre modèles d’administration de la paye, les ministères doivent respecter la Loi sur la gestion des finances publiques, en particulier l’article 32 (pouvoir d’engager des fonds), l’article 33 (pouvoir de payer) et l’article 34 (pouvoir d’attestation), et les instruments de politique connexes du Conseil du Trésor, y compris ceux qui sont énumérés à la section 5.0 de cette ligne directrice. Les contrôles et les pratiques de gestion ministériels pour appuyer la conformité à la LGFP varient en fonction du modèle d’administration de la paye utilisé.

Il existe des interdépendances importantes entre les ministères et SPAC. Les ministères s’en remettent à l’efficacité du système Phénix surtout pour le traitement de la paye et la déclaration des heures et du travail. Les ministères, en particulier ceux qui sont pleinement desservis par SPAC, comptent également sur l’efficacité des activités et des pratiques du Centre des services de paye (y compris les contrôles). De la même façon, SPAC compte sur l’efficacité des activités et des pratiques ministérielles pour s’assurer que l’information fournie à Phénix et au Centre des services de paye, s’il y a lieu, est valide, ponctuelle, complète et exacte. Lorsqu’un ministère dépend du Centre de services de paye ou de Phénix pour effectuer certains contrôles, le ministère n’est pas censé refaire ces contrôles.

Ceux qui exercent les rôles ci-dessous dans les ministères ont la responsabilité d’exécuter les activités clés du processus de paye.

  • Rémunération : appuyer l’établissement des droits à la rémunération et des retenues, ainsi que le calcul des montants de paye.
  • Finances : veiller à l’application quotidienne de contrôles financiers des dépenses liées à la paye.
  • Ressources humaines : exécuter les activités ayant trait, par exemple, à la classification, à la dotation, aux relations de travail, aux langues officielles, à la formation et au perfectionnement, et à la gestion du rendement (y compris les prix et la reconnaissance).
  • Gestionnaire du centre de responsabilité : engager les dépenses, gérer les engagements financiers et fournir une attestation conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les définitions complètes de ces rôles se trouvent à l’annexe E de la présente ligne directrice.

La présente fournit une orientation pratique commune à tous les ministères et donne des exemples de contrôles internes génériques (annexe A). Elle renferme également une approche recommandée pour la vérification après paiement des opérations de la paye (annexe B). L’intention consiste à intégrer, sans toutefois dupliquer, la documentation fournie par SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

2.1 Avertissement

La présente ligne directrice décrit les exigences de la législation, des règlements et des politiques du Conseil du Trésor relativement à l’administration financière de la paye. En cas de conflit entre ces instruments et la présente ligne directrice, l’autorité de référence la plus pertinente s’appliquera. Par ailleurs, les exemples, les considérations et les recommandations sont présentés à titre d’illustration seulement, et peuvent ne pas s’appliquer à tous les ministères ou à toutes les situations.

2.2 Définitions

Les définitions figurent à l’annexe E.

3. Processus de bout en bout

Le processus d’administration de la paye se divise en trois sous-processus (voir la figure 1).

Figure 1 : Sous-processus de l’administration de la paye
Version textuelle ci-dessous:
  1. Les activités précédant la paye se rapportent aux activités visant à initier, à approuver et à vérifier une intervention de paye ou des RH  (« intervention liée à la paye ») avant le paiement.
  2. Les activités liées à la paye se rapportent aux activités visant à calculer la paye nette, à exercer le pouvoir de payer et à émettre les paiements.
  3. Les activités suivant la paye se rapportent aux activités de surveillance des paiements, permettent de veiller à ce que l’attestation et la vérification des opérations de la paye aient été effectuées, que la paye soit enregistrée dans le Système de gestion des finances et du matériel (SGFM) du ministère et que les rapprochements en fin de période sont effectués.

4. Déroulement et description des processus

4.1 Sous-processus précédant la paye

Le but du sous-processus précédant la paye consiste à faire en sorte que les interventions liées à la paye soient lancées avec de l’information correcte, valide et complète, et que les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers soient appliqués par une personne qui possède le pouvoir délégué approprié. Le sous-processus est lancé par une intervention liée à la paye effectuée par un gestionnaire du centre de responsabilité ou un employé (par exemple, le libre-service). Les activités précédant la paye peuvent également être lancées par la Rémunération (soit dans le ministère ou au Centre des services de paye), comme l’encaissement obligatoire des congés. Le sous-processus se termine par des opérations complètes, exactes et valides dans Phénix.

La figure 2 montre le déroulement du sous-processus précédant la paye. Les activités 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4 et 4.1.5 sont effectuées simultanément, comme l’indique la ligne pointillée autour de ces activités. L’annexe F de la présente ligne directrice comprend une légende du diagramme du processus.

Figure 2 : Sous-processus précédant la paye
Version textuelle ci-dessous:

4.1.1 Lancer les demandes d’intervention liée à la paye

Une demande d’intervention liée à la paye comprend des interventions de RH, des interventions liées à la paye et des interventions lancées par l’employé qui touche la paye. Les interventions liées à la paye comprennent l’ajout de nouveaux employés, qu’ils soient nommés pour une période indéterminée ou déterminée (occasionnels, étudiants, temporaires, et ainsi de suite), les promotions, les cessations d’emploi, les congés payés ou non payés, et les affectations intérimaires. Un gestionnaire ou un employé du centre de responsabilité lance une opération conformément au budget et au plan annuel approuvés, comme il est décrit dans la documentation du Processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH).Voir la note en bas de page 3 Le site du POCRH contient des renseignements détaillés sur bon nombre d’éléments de ce sous-processus et peut être consulté à différentes étapes du sous processus.

Pour les interventions liées à la paye qui donnent lieu à un paiement (par exemple, nouveaux employés, payes de vacances et heures supplémentaires), il faut procéder aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements et de la mise à jour des prévisions salariales.

Lorsque les interventions liées à la paye n’exigent pas de pouvoir d’engagement des dépenses (par exemple, retraites, transferts à l’externe, congés, paye rétroactive en vertu des modalités d’une nouvelle convention collective), le processus permet de continuer à valider et à vérifier les interventions liées à la paye avant que les données soient entrées dans le SGRH ou dans Phénix. Dans ces situations, une attestation aux termes de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques n’est pas requise. Certaines interventions liées à la paye dictées par l’employé n’ont pas besoin d’engagement des dépenses; elles comprennent les entrées au libre-service des employés, comme les changements d’information bancaire, les changements d’adresse et certaines demandes de congés (par exemple, congé non payé de cinq jours ou moins).

Pour certains types d’opérations, il peut être nécessaire de consulter d’autres unités organisationnelles ou d’autres ministères gouvernementaux pour effectuer l’intervention liée à la paye. Par exemple, les saisies-arrêtsVoir la note en bas de page 4 ou le recouvrement des salaires exigent une coordination avec le personnel des Finances pour veiller à ce que le montant soit exact et conforme aux règlements ou aux politiques; de même, les mutations d’employés d’un ministère à un autre exigent une communication et une coordination entre les ministères concernés.

4.1.2 Vérifier les soldes non grevés (article 32 de la LGFP)

Avant d’exercer le pouvoir d’engagement des dépenses approprié et d’obtenir les pouvoirs en matière de RH, les personnes détenant des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers délégués doivent déterminer s’il y a des fonds suffisants non grevés pour couvrir tous les coûts applicables et que les restrictions des politiques connexes sont prises en compte.Voir la note en bas de page 5 S’il n’y a pas suffisamment de fonds grevés, les fonds doivent être réaffectés ou les budgets rajustés, les besoins en ressources doivent être révisés, ou l’intervention liée à la paye doit être arrêtée.

4.1.3 Obtenir l’autorisation d’engager des dépenses

Pour les opérations liées aux nouveaux employés (y compris les promotions) ou aux heures supplémentaires, une autorisation d’engager les dépenses prévues doit être obtenue avant de conclure un contrat, de prendre une mesure de dotation ou tout autre arrangement, et d’engager des fonds par rapport au budget.Voir la note en bas de page 6 L’autorisation peut être documentée au moyen d’un courriel, d’un formulaire ministériel, d’un système (approbation électronique), d’une approbation d’horaire de travail ou d’une demande d’heures supplémentaires.

4.1.4 Consigner les engagements (article 32 de la LGFP) et le pouvoir d’engager des fonds

Toutes les dépenses anticipées imputées aux crédits d’un ministère, y compris les dépenses qui finiront par être récupérées, devraient être consignées dans le système financier du ministère.Voir la note en bas de page 7 Le gestionnaire du centre de responsabilité est responsable du suivi des engagements conformément à la politique et à la procédure ministérielles, y compris les engagements continus qui touchent des exercices futurs.Voir la note en bas de page 8 L’objectif ultime est que tous les engagements soient consignés, et que les gestionnaires des centres de responsabilité ne dépassent pas leurs budgets affectés, et par extension, que le ministère ne dépasse pas ses crédits. Le pouvoir d’engager des fonds est exercé lorsque la dépense est autorisée (voir 4.1.3), que le solde non grevé est vérifié (voir 4.1.2) et que le suivi de l’engagement est assuré (voir 4.1.4).Voir la note en bas de page 9

Au besoin, le ministère peut utiliser son processus de prévisions salariales comme un contrôle de rechange au contrôle des engagements.Voir la note en bas de page 10

4.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

Les ministères devraient consentir tous les efforts pour maintenir l’exactitude continue de leurs prévisions salariales afin de saisir les renseignements les plus récents sur les salaires.Voir la note en bas de page 11 Le gestionnaire du centre de responsabilité est chargé de faire en sorte que les prévisions salariales, et donc les engagements, soient maintenues et à jour. Les changements à l’information sur la paye des employés (par exemple, augmentations salariales) ou un événement de dotation (par exemple, démission) qui a des conséquences sur la paye exigent une mise à jour des prévisions salariales. Le choix du moment de la mise à jour des prévisions salariales peut varier et avoir lieu à des moments différents du processus de bout en bout, selon les pratiques ministérielles. Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient travailler avec leur conseiller en gestion financière pour exécuter cette tâche.

4.1.6 Obtenir l’approbation pour les pouvoirs délégués liés aux RH

Avant le traitement d’une intervention liée à la paye, il faut s’assurer qu’elle est approuvée par l’autorité ou les autorités compétentes responsables des RH, conformément aux instruments de délégation des pouvoirs des RH du ministère. Dans le cadre d’un plan opérationnel et d’un modèle organisationnel approuvés, le gestionnaire d’un centre de responsabilité ou des RH lance les POCRH. Pour de plus amples renseignements sur l’obtention des pouvoirs délégués en matière de RH, consultez les instruments de délégation des pouvoirs en matière de RH du ministère et la documentation sur les POCRH.

4.1.7 Attester les interventions liées à la paye (première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP)

Une fois les pouvoirs délégués en matière de RH obtenus, l’autorité ayant le pouvoir délégué approprié donne la première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP en confirmant que le paiement est raisonnable. Cela se fait en examinant ou en signant une lettre d’offre ou une feuille de temps, ou en versant un montant pour congé annuel en espèce, par exemple. étant donné que tous les détails de la paye tels que le codage de compte ne peuvent pas être vérifiés à cette étape, une attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP ne peut pas être donnée avant que la paye n’ait été émise. Consultez la section 4.3.3 et l’annexe C.

Dans le cas de la paye pour heures supplémentaires, des feuilles de temps et d’autres activités liées aux heures, cette attestation peut être fournie par voie électronique dans le système (SGRH ou Phénix). Les employés entrent leurs heures dans le système, et la personne qui a le pouvoir délégué approuve l’opération et exerce la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP directement dans le système. La personne détenant le pouvoir délégué est informée des opérations, soit par l’employé, au moyen d’une notification automatisée, soit en vérifiant les opérations en attente dans Phénix.

Pour les ministères qui utilisent le SGRH commun, MesRHGC, certaines opérations telles que les congés non payés, les recouvrements et les paiements forfaitaires sont approuvées directement dans MesRHGC par une personne ayant le pouvoir délégué; l’intervention liée à la paye est ensuite transférée directement à Phénix.

Des contrôles suffisants doivent être en place pour maintenir la séparation appropriée des tâches entre les fonctions incompatibles.Voir la note en bas de page 12 Consultez l’annexe E pour voir la définition de la séparation des fonctions et des exemples des tâches incompatibles selon la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. Les contrôles précis se rapportant à la séparation des fonctions sont décrits à l’annexe A.

4.1.8 Valider et vérifier les interventions liées à la paye

Les interventions liées à la paye sont ensuite validées et vérifiées. Au sein du ministère, les RH veillent à ce que les interventions liées à la paye soient valides (autorisées par les personnes ayant les pouvoirs délégués), complètes et exactes conformément aux politiques et aux directives ministérielles ainsi qu’aux décrets en conseil, et appuyées de la documentation (par exemple, feuilles de temps, lettres d’offre, autres formulaires ministériels) avant d’entrer l’intervention liée à la paye dans le SGRH ministériel. Les ministères peuvent utiliser des listes de vérification ou d’autres outils pour promouvoir une approche cohérente à l’égard des activités de validation. Le POCRH 4.0, Rémunération totale,Voir la note en bas de page 13 contient des renseignements supplémentaires sur les activités financières effectuées par les RH.

Dans le cas des ministères qui ont recours au Centre des services de paye, la documentation à l’appui (par exemple, une lettre d’offre) ainsi que la demande d’intervention de paye (DIP), au besoin, sont envoyées à la source fiable ministérielle désignée. Pour les ministères pleinement desservis, la source fiable est un gestionnaire ou un employé des RH, des Finances ou autre. Cette personne doit s’assurer que les signatures figurant sur les demandes sur papier transmises des ministères au Centre des services de paye sont authentifiées par une personne qui possède le pouvoir en matière de RH ou le pouvoir financier délégué approprié,Voir la note en bas de page 14 le cas échéant. De plus, la source fiable veille à ce que toute la documentation à l’appui nécessaire soit obtenue et que la DIP soit complète et exacte avant d’envoyer l’information au Centre des services de paye. Il incombe au ministère d’informer SPAC des personnes qui sont autorisées à exercer le rôle de source fiable.

Les employés peuvent également envoyer des renseignements directement au Centre de services de paye, à l’aide d’une DIP, pour les opérations qui ne nécessitent pas une autorisation (par exemple, inscription à des régimes d’assurance facultatifs, remboursement).

En ce qui concerne le portail de libre-service, les employés valident et vérifient leurs propres données pour en assurer l’intégralité et l’exactitude, comme leurs renseignements bancaires. Les employés entrent les heures et les opérations de travail, comme les heures supplémentaires ou les heures à temps partiel, en utilisant la fonction libre-service.

4.1.9 Saisir les interventions liées à la paye dans le SGRH

Une fois l’opération vérifiée, l’intervention liée à la paye est saisie dans le SGRH du ministère. Lorsque le SGRH du ministère est intégré à Phénix (pleinement desservi par le Centre des services de paye, intégration ou services Web), la saisie d’information dans le SGRH est transférée directement à Phénix. Les ministères ont besoin de contrôles internes efficacesVoir la note en bas de page 15 pour s’assurer, comme mesure préventive, que les données sont valides, complètes et exactes, car ces données touchent directement la qualité de l’information utilisée pour le traitement de la paye. Assurer l’application de normes élevées en matière de qualité des données réduit au minimum le niveau d’effort requis pour résoudre les problèmes et apporter des rajustements suivant la période de paye.

Pour certains ministères, les données peuvent être saisies directement par l’employé dans le SGRH ou d’autres systèmes ministériels, comme les données de l’employé et les heures supplémentaires. Pour certaines entrées, une personne détenant un pouvoir délégué peut effectuer la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP directement dans le SGRH.

4.1.10 Saisir les interventions liées à la paye dans Phénix

Selon le modèle d’administration de la paye du ministère (pleinement desservi par le Centre des services de paye, intégration, saisie directe ou services Web) et le type d’intervention liée à la paye, les données peuvent être acheminées directement à Phénix, ou une intervention manuelle dans Phénix peut être requise. Pour de plus amples renseignements sur les rôles et les responsabilités pour différents types d’opérations de la paye, consultez le tableau des rôles et des responsabilitésVoir la note en bas de page 16 préparé par SPAC. Le tableau affiche les renseignements qui sont entrés par le ministère au moyen du SGRH, et ceux qui sont saisis directement par la Rémunération au Centre des services de paye.

Lorsque les données ne proviennent pas du SGRH, le conseiller en rémunération entre l’opération dans Phénix. Les conseillers en rémunération sont responsables de l’exactitude des données qu’ils saisissent dans le système.

Certaines interventions peuvent être effectuées directement par l’employé dans Phénix au moyen du libre-service. Ce service permet aux employés d’entrer directement leurs propres données qui ont une incidence sur la paye, y compris les heures supplémentaires, les feuilles de temps, les congés non payés de cinq jours ou moins, les changements au compte bancaire de l’employé ou les retenues volontaires.

Il arrive que l’employé ne soit pas en mesure d’entrer ses propres données sur les heures dans Phénix (par exemple, les employés qui se trouvent en région éloignée ou en voyage). Le ministère peut choisir d’établir un responsable de la comptabilisation du temps dans Phénix où une personne désignée saisit les heures et le travail dans Phénix. Dans ce cas, l’employé soumet l’intervention liée à la paye à la personne ayant le pouvoir délégué, qui atteste la mesure de paye avant de l’acheminer au responsable de la comptabilisation du temps. Ce dernier s’assure que la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP a été fournie, puis il entre l’information dans Phénix et approuve l’opération directement dans Phénix, au nom de l’autorité ayant le pouvoir délégué. Les ministères devraient examiner de façon indépendante les entrées effectuées par les responsables de la comptabilisation du temps, à l’aide d’une approche fondée sur les risques, pour s’assurer que les opérations sont valides.

Phénix est configuré de manière à calculer la paye avec exactitude et à s’assurer que le paiement est conforme aux diverses conventions collectives. Cette vérification appuie l’article 34 de la LGFP.

4.1.11 Déterminer et résoudre les enjeux

Lorsque des problèmes sont cernés lors des processus précédant la paye, on peut faire appel au personnel des RH ou de la rémunération, aux gestionnaires des centres de responsabilité, au personnel des Finances et aux employés pour les résoudre. Des enjeux comme le refus d’accorder un congé non payé peuvent exiger la mise à jour des engagements. Certains problèmes devront être résolus en lançant une nouvelle intervention liée à la paye, comme lorsque l’intervention actuelle est rejetée ou si une erreur importante est constatée.

4.1.12 Rôles et responsabilités

Le tableau 1 donne un aperçu des rôles et des responsabilités à l’aide de l’approche RACI (responsable, agent comptable, consulté et informé). Les termes utilisés dans cette approche sont définis à l’annexe E.

Les interventions liées à la paye sont lancées soit par un gestionnaire du centre de responsabilité ou soit par un employé. Le gestionnaire du centre de responsabilité assure l’engagement des fonds, vérifie s’il y a suffisamment de fonds non grevés, enregistre un engagement et met les prévisions salariales à jour. Le gestionnaire du centre de responsabilité est également chargé d’obtenir la délégation des RH appropriée, au besoin. L’intervention liée à la paye, pour la première partie, est attestée par l’autorité ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34 de la LGFP, habituellement le gestionnaire du centre de responsabilité.

Puisqu’il ne peut y avoir qu’un rôle d’agent comptable selon l’approche RACI, les rôles et responsabilités des activités 4.1.1 et 4.1.8 jusqu’à 4.1.10 de ce sous-processus ont été divisés en deux scénarios, selon la personne qui traite les données dans Phénix ou dans le SGRH. Selon le scénario 1 (S1), les représentants désignés des RH examinent et valident l’information portant sur l’intervention liée à la paye. Le personnel des RH ou de la rémunération traite les données dans le SGRH, et le personnel de la rémunération traite les données dans Phénix. Pour les opérations libre-service, comme l’indique le scénario 2 (S2), l’employé lance l’intervention liée à la paye et valide sa propre entrée avant que l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP soit produite par l’autorité ayant le pouvoir délégué, s’il y a lieu. Certaines opérations libre-service effectuées par les employés peuvent ne pas nécessiter un pouvoir d’engagement des dépenses ou une attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP. Par conséquent, il n’y a pas de tableaux RACI pour les activités de 4.1.2 à 4.1.7 de ce scénario.

Légende

RéM : Rémunération (ministérielle ou Centre des services de paye)

Eé : Employé

FIN : Finances

RH : Ressources humaines

GCR : Gestionnaire de centre de responsabilité

Tableau 1 : RACI pour le sous-processus précédant la paye
Activité Responsable Agent comptable Consulté Informé
4.1.1 Lancer les demandes d’intervention liées à la paye S1 : GCR S1 : GCR S1 : RéM, Eé, RH S1 : Eé
S2 : Eé S2 : Eé S2 : RéM, RH, GCR S2 : GCR
4.1.2 Vérifier les soldes non grevés GCR GCR FIN FIN
4.1.3 Obtenir l’autorisation d’engager des dépenses GCR GCR FIN FIN
4.1.4 Consigner les engagements (article 32 de la LGFP) et le pouvoir d’engager des fonds GCR GCR FIN FIN
4.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales GCR GCR FIN, RH FIN, RH
4.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales GCR GCR RH RH
4.1.7 Attester les interventions liées à la paye (première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP) GCR GCR Eé, FIN, RH Eé, FIN
4.1.8 Valider et vérifier les interventions liées à la paye S1 : RéM, FIN, RH S1 : RH S1 : Eé, RH, GCR S1 : RH
S2 : Eé, GCR S2 : Eé S2 : RH, GCR S2 : RH, GCR
4.1.9 Saisir les interventions liées à la paye dans le SGRH S1 : RH S1 : RH S1 : RH S1 : RH
S2 : Eé S2 : Eé S2 : Eé S2 : Eé
4.1.10 Saisir les interventions liées à la paye dans Phénix S1 : RéM S1 : RéM S1 : RH S1 : Eé, RH
S2 : Eé S2 : Eé S2 : RH S2 : RH
4.1.11 Déterminer et résoudre les enjeux RéM, Eé, RH, GCR RéM RéM, Eé, RH, GCR Eé, GCR

4.2 Sous-processus de paye

Ce sous-processus a pour but d’accorder le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP avant que la paye ne soit versée à un employé. Le sous-processus de paye commence par la réception d’une demande de paiement de SPAC et se poursuit par l’examen et l’approbation de l’opération et l’octroi du pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) avant le versement du paiement. Les activités du sous-processus s’appliquent à tous les modèles d’administration de la paye. La figure 3 montre le déroulement du sous-processus de paye. L’annexe F de la présente ligne directrice comprend une légende du diagramme du processus.

Figure 3 : Sous-processus de paye
Version textuelle ci-dessous:

4.2.1 Recevoir la demande de paiement

Pour tous les modèles d’administration de la paye, la demande de paiement, qui comprend les données sur l’opération de la paye, les détails sur la paye et les données de l’employé, est fournie aux Finances pour autorisation dans Phénix. La paye ne sera pas traitée dans Phénix avant l’obtention du pouvoir de payer (article 33 de la LGFP).

4.2.2 Effectuer assurance de la qualité, examen 1

Afin d’équilibrer l’exécution adéquate de la délégation de pouvoir et le versement de la paye en temps opportun, les ministères peuvent avoir recours à une approche fondée sur les risques,Voir la note en bas de page 17 qui s’applique à tous les modèles d’administration de la paye. L’approche fondée sur les risques comporte des processus d’assurance de la qualité effectuée par les personnes qui détiennent le pouvoir de payer, aussi bien avant l’exercice du pouvoir de payer (vérification avant paiement) qu’après l’exercice du pouvoir de payer (vérification après paiement).Voir la note en bas de page 18 Les pouvoirs peuvent être authentifiés avant et après le traitement des opérations relatives à une décision en matière de dépenses.Voir la note en bas de page 19

Le niveau d’examen effectué avant le paiement aura une incidence directe sur le niveau d’examen effectué immédiatement après le paiement (examen 2) (voir la section 4.3.2), ainsi que sur la vérification après paiement effectuée à l’appui du programme d’assurance de la qualité (voir l’annexe B, section 2.2.1, pour de plus amples renseignements sur l’approche fondée sur les risques). Plus l’examen préalable au paiement est approfondi, moins il est nécessaire que le niveau d’examen après paiement le soit. Les ministères peuvent déterminer l’approche qui fonctionne le mieux pour eux. L’approche devrait être documentée et être approuvée par le dirigeant principal des finances. Les ministères ne devraient pas répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye. Le niveau et le choix du moment de l’examen dépendront de l’évaluation du risque effectuée par le ministère et de sa tolérance au risque.

Les opérations de la paye peuvent être considérées comme des opérations à faible risque, car elles visent un bénéficiaire établi qui a un bilan de rendement uniforme, et parce qu’il existe une relation établie et continue.Voir la note en bas de page 20 Néanmoins, le ministère voudra s’assurer que la paye est raisonnable et qu’il n’y a pas d’erreurs importantes. Le ministère effectue donc un examen fondé sur les risques avant l’émission du paiement. Consultez la section 2.2 de l’annexe B pour en savoir plus sur l’établissement d’une approche fondée sur les risques pour les opérations de la paye.

L’examen pourrait inclure un suivi des opérations qui dépassent un certain seuil, l’utilisation de rapports fournis par SPAC ou produits par le ministère, un examen ciblé de certains types d’opérations de la paye (paye pour nouveaux employés, indemnité de départ, et ainsi de suite) ainsi qu’un examen du caractère raisonnable de l’ensemble des montants de la paye. L’examen doit permettre de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs importantes, mais il doit aussi tenir compte des limites de temps liées à l’exécution de la paye.

Il est possible de voir et de corriger les erreurs pendant la période qui précède la paye; les ministères sont encouragés à examiner continuellement l’information liée à la paye avant la date limite d’exécution de la paye. Les erreurs relevées pendant cet examen peuvent servir à améliorer le programme de vérification ministériel après paiement. Consultez l’annexe B pour en savoir plus sur la vérification suivant le paiement.

Pour les paiements où des enjeux sont relevés, le processus se poursuit avec l’activité 4.2.3 afin de mener une enquête, une consultation et une évaluation de la mesure à prendre.

4.2.3 Mener une enquête, une consultation et une évaluation sur la mesure à prendre

Lorsque les enjeux sont déterminés pendant l’examen 1 (voir la section 4.2.2), il peut être nécessaire de mener une enquête à leur égard et de consulter le gestionnaire du centre de responsabilité, le personnel des RH, le personnel de la rémunération ou l’employé pour confirmer s’il y a bien une erreur et pour en déterminer la cause.

Le ministère évalue ensuite la mesure nécessaire étant donné le suivi effectué. Quatre options sont possibles :

  • exercer le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP;
  • rejeter les changements au paiement régulier;
  • suspendre le paiement;
  • ne prendre aucune mesure.

4.2.4 Exercer le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)

Une fois que la personne détenant le pouvoir de payer est satisfaite que les étapes requises, décrites dans le programme d’assurance de la qualité du ministère (voir la section 4.2.2 et l’annexe B) aient été exécutées, elle peut exercer le pouvoir de payer. L’exercice du pouvoir de payer consiste, entre autres, à s’assurer qu’il y a suffisamment de preuves tangibles pour démontrer que la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP a eu lieu et que le paiement n’entraînera pas le dépassement des crédits lorsque les engagements existants sont aussi pris en compte. Il est important de noter que c’est seulement la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP qui est effectuée avant que le paiement ne soit fait. L’attestation est achevée après le paiement (voir la section 4.3.3).

Pour exercer le pouvoir en vertu de l’article 33 de la LGFP, il faut recourir au processus de prévision salariale approprié, ainsi qu’au processus de budgétisation et de prévisions ministériel, afin de s’assurer qu’il y a suffisamment de fonds non grevés. De plus, les ministères dépendent de Phénix ou du Centre de services de paye pour assurer certains contrôles et ne devraient pas répéter ces contrôles.

Pour exercer le pouvoir de payer, la demande d’opération de paiement est attestée conformément à l’article 33 de la LGFP, directement dans Phénix. De plus, lorsque Phénix calcule la paye et doit la rajuster pour être conforme aux conventions collectives (par exemple, dans le cas de nominations intérimaires et de la paye de vacances de 4 %), une autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP est également requise pour autoriser un changement au montant.

Seules les personnes qui possèdent le pouvoir délégué approprié peuvent accorder le pouvoir de payer dans Phénix. En outre, les pouvoirs délégués devraient être exercés de façon à assurer la séparation de certaines fonctions.Voir la note en bas de page 21 Consultez l’annexe E pour obtenir des précisions.

Si le paiement n’est pas autorisé, la personne détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut rejeter le changement, suspendre le paiement ou ne prendre aucune mesure comme il est décrit sections ci-après.

4.2.5 Rejeter les changements apportés au paiement régulier

La personne qui détient le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut rejeter les changements apportés à un paiement régulier. L’employé recevra un paiement équivalant au montant le plus bas correspondant aux codes de gains connexes par rapport au montant versé à la période de paye précédente. Le montant refusé apparaîtra dans l’outil de visualisation des annulations dans Phénix,Voir la note en bas de page 22 qui comprend tous les montants non payés sur tout paiement réduit. Les paiements rejetés devraient être examinés et traités dès que possible.

4.2.6 Suspendre le paiement

La personne qui possède le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut suspendre le paiement, ce qui interrompt la paye de l’employé jusqu’à ce que le problème soit résolu et que le paiement soit autorisé. La suspension du paiement est utilisée lorsqu’un employé n’a droit à aucun paiement (par exemple, congé non payé où la documentation n’a pas encore été traitée) ou qu’une erreur importante est relevée. La personne qui possède le pouvoir délégué peut consulter les RH avant de suspendre un paiement. Si nécessaire, il est conseillé de suspendre le paiement à ce stade-ci au lieu de procéder à une interception ou un rappel par l’intermédiaire du Système normalisé des paiements (SNP) du receveur général.

4.2.7 Ne prendre aucune mesure

La personne qui possède le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut ne prendre aucune mesure. Si aucune mesure n’est prise, les montants associés aux paiements demeurent en suspens à la fin du cycle de paye. Les postes non exécutés sont traités comme des paiements rejetés (voir la section 4.2.5), sauf que les différences de la paye sont entrées dans l’outil de visualisation des annulations de Phénix. Ces opérations portent l’étiquette « en suspens » dans l’outil pour être traitées plus tard (par exemple, dans une opération de la paye ultérieure hors cycle).

4.2.8 Traiter le paiement approuvé dans Phénix

Après que le ministère a donné l’autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP, Phénix envoie les réquisitions au SNP du receveur général pour le traitement des paiements.

Après la réquisition des paiements, il peut y avoir des circonstances exceptionnelles où il est nécessaire soit d’intercepter, soit de rappeler un paiement. Consultez la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix pour obtenir des instructions précises. Le but de l’interception ou du rappel d’un paiement est d’empêcher qu’un compte soit crédité en cas d’une cessation d’emploi, d’un trop-payé projeté ou de toute autre raison d’inadmissibilité. Les interceptions et les rappels arrêtent les paiements après qu’ils ont été traités, mais avant qu’ils ne soient versés au compte bancaire de l’employé.

4.2.9 Informer le GCR ou les RH aux fins de suivi

Si l’opération n’est pas approuvée et que la personne qui possède le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP n’a pris aucune mesure, a suspendu le paiement ou a refusé l’opération, il est recommandé d’informer le gestionnaire du centre de responsabilité et, au besoin, le personnel des RH ou de la rémunération de la situation, afin qu’il puisse faire le suivi auprès de l’employé. Ce serait aussi le cas pour une interception ou un rappel, que seul le personnel de la rémunération peut effectuer. Ce suivi peut entraîner une intervention liée à la paye, c’est-à-dire un retour au commencement du processus d’administration de la paye (voir la section 4.1.1).

4.2.10 Effectuer le paiement

à chaque période de paye, les paiements (dépôts directs et, exceptionnellement des chèques) et les talons de paye sont diffusés aux employés. Les talons de paye sont accessibles au moyen du libre-service, à l’exception des employés quittant leur emploi, qui recevront les talons de paye par la poste de la part du conseiller en rémunération.

4.2.11 Roles and responsibilities

Le tableau 2 présente un aperçu des rôles et des responsabilités en utilisant l’approche RACI. Ces rôles et responsabilités sont décrits plus en détails à l’annexe E.

La section des Finances est responsable des activités liées à l’autorisation des paiements (article 33 de la LGFP).Voir la note en bas de page 23 En cas d’enjeux, il peut être nécessaire de consulter et d’informer le personnel des RH ou de la rémunération, le gestionnaire du centre de responsabilité ou, parfois, l’employé.

Légende

RéM : Rémunération (ministérielle ou Centre des services de paye)

Eé : Employé

FIN : Finances

RH : Ressources humaines

s.o. : Sans objet

SPAC-SR : Services publics et Approvisionnement Canada, Secteur de la rémunération

GCR : Gestionnaire de centre de responsabilité

Tableau 2 : RACI pour le sous-processus de paye
Activité Responsable Agent comptable Consulté Informé
4.2.1 Recevoir la demande de paiement FIN FIN RH, GCR RéM, RH, SPAC-SR, GCR
4.2.2 Effectuer assurance de la qualité, examen 1 FIN, RH FIN RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.3 Mener une enquête, une consultation et une évaluation sur la mesure à prendre RéM, FIN, RH FIN RéM, RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.4 Exercer le pouvoir de payer (autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP) FIN, RH FIN RH, GCR RéM, RH, SPAC-SR, GCR
4.2.5 Rejeter les changements apportés au paiement régulier FIN, RH FIN RéM, Eé, RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.6 Suspendre le paiement FIN, RH FIN RéM, Eé, RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.7 Ne prendre aucune mesure FIN, RH FIN RéM, Eé, RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.8 Traiter le paiement approuvé dans Phénix FIN, RH FIN s.o. s.o.
4.2.9 Informer le GCR ou RH aux fins de suivi RéM, FIN FIN RéM, RH, GCR RéM, RH, GCR
4.2.10 Effectuer le paiement SPAC-SR FIN FIN RéM, Eé, RH, GCR

4.3 Sous-processus suivant la paye

Aperçu

Le but de ce sous-processus est d’achever le processus d’administration de la paye et d’enregistrer les opérations dans le SGFM. Les activités suivant la paye commence par le fichier de retour de paiement de Phénix, se poursuit par l’enregistrement des opérations de la paye dans le SGFM et se termine lorsque tous les rapprochements et toutes les vérifications, y compris la vérification après paiement, ont été effectués et que les prévisions salariales ont été mises à jour. Les activités du sous-processus s’appliquent à tous les modèles d’administration de la paye. La figure 4 montre le déroulement du sous-processus suivant la paye. L’annexe F de la présente ligne directrice comprend une légende du diagramme du processus.

Figure 4 : Sous-processus suivant la paye
Version textuelle ci-dessous:

4.3.1 Enregistrer l’opération de la paye

Le SNP crée un fichier de retour des paiements avec les renseignements sur les paiements et les numéros de référence des paiements, et retourne le fichier à Phénix aux fins de traitement. Phénix met à jour le fichier du chèque de paye avec le numéro de référence du paiement. Un fichier à jour est créé et envoyé au grand livre du système de paye (GL-SP), et un fichier détaillé d’extrait des dépenses appelé IO50 est créé pour chaque ministère.

Le fichier IO50 sert à enregistrer les opérations de la paye brute et les rajustements, y compris les paiements annulés. Le ministère surveille la réception et le traitement du fichier de retour des paiements et veille à ce qu’il soit affiché entièrement et de façon précise dans le SGFM. Les ministères peuvent choisir d’assigner des codes financiers dans Phénix; autrement, le codage financier est assigné directement dans le SGFM du ministère.

Certaines opérations liées au salaire, comme les détachements et les échanges, ne sont pas incluses dans le fichier détaillé d’extrait des dépenses parce que ces opérations ne sont pas visées par la portée de Phénix. Ces activités dépendent d’une coordination entre le personnel des RH et des Finances, qui doivent comptabiliser correctement et compenser les dépenses liées à la paye.

4.3.2 Effectuer assurance de la qualité, examen 2

Dans le cadre du programme d’assurance de la qualité (voir la section 4.2.2 et l’annexe B), le ministère peut choisir de mener un autre examen de la paye fondé sur les risques, afin de traiter les problèmes qui n’ont pas été entièrement réglés avant la paye. Le niveau d’examen dépendra de ce qui a été effectué avant la paye et de ce qui peut être effectué dans le cadre d’une vérification suivant la paye. Les ministères peuvent déterminer le niveau d’examen qui convient le mieux à leur situation.

L’examen, qui appuie le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP, permet au ministère de cerner les enjeux plus rapidement avant d’effectuer la vérification après paiement. L’examen pourrait être fondé sur le fichier IO50, les rapports d’audit de la paye, et les rapports d’audit des heures et du travail de Phénix. D’autres données pourraient aussi servir à appuyer cet examen, dont les renseignements du SGRH et d’autres systèmes du ministère.

Cet examen, effectué par le personnel des Finances, avec l’aide des RH, pourrait inclure la vérification de certaines opérations, l’exécution d’une analyse des données afin de cerner des enjeux éventuels, l’examen des domaines de préoccupation particulière, ou la comparaison de la paye réelle par rapport aux prévisions salariales afin de détecter les exceptions. Les ministères ne devraient pas répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye.

4.3.3 Valider la paye (achèvement de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP) et rajuster les prévisions salariales au besoin

étant donné que la paye est une opération à faible risque (voir la section 4.2.2) et que la paye doit être émise en temps opportun, les ministères fournissent leur attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP après l’émission de la paye. Une fois la paye affichée, le gestionnaire du centre de responsabilité examine les opérations de la paye et achève l’attestation requise pour les opérations qui se rapportent à son propre budget. Le gestionnaire du centre de responsabilité atteste que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant est raisonnable. De plus, il examine les opérations pour s’assurer que les bons codes financiers ont été appliqués.

L’examen peut être documenté soit par une signature physique, soit en utilisant les approbations du système. Le ministère devra déterminer la fréquence de l’examen (par exemple, toutes les deux semaines, une fois par mois, chaque trimestre, ou selon ce qui est défini par le processus de prévisions budgétaires du ministère). Cependant, il est suggéré de faire l’examen plus fréquemment que moins. Il doit exister une preuve tangible que l’attestation requise aux termes de l’article 34 a été fournie pour toutes les opérations durant la période sélectionnée.Voir la note en bas de page 24 Il faut obtenir l’attestation de manière à  maintenir une séparation appropriée des fonctions incompatibles.Voir la note en bas de page 25 Consultez l’annexe E pour connaître la séparation des fonctions requise en vertu de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. Les contrôles précis se rapportant à la séparation des fonctions sont décrits à l’annexe A.

En même temps, la paye est rapprochée avec les prévisions salariales. Les prévisions sont mises à jour et donnent l’occasion au gestionnaire du centre de responsabilité de relever les enjeux éventuels liés à la paye, comme les erreurs dans la date de début et de fin et la possibilité de paiements en double. Une bonne pratique pour les ministères consiste à donner une orientation aux gestionnaires des centres de responsabilité sur cet examen, y compris une orientation sur le niveau d’examen, le domaine ciblé, les critères pour le suivi et la façon de documenter cet examen. On recommande aux gestionnaires de centres de responsabilité de communiquer avec leur conseiller en gestion financière pour obtenir de l’aide, au besoin.

4.3.4 Rapprocher les comptes de contrôle du receveur général (comptabilité mensuel et de fin d’année)

Les ministères rapprochent les dépenses de la paye et les soldes du compte de contrôle chaque période de paye. Tous les mois, le ministère reçoit un rapport final du solde du compte de contrôle de la paye par l’intermédiaire du site Web du receveur général, qui est rapproché avec le compte de contrôle de la paye dans le SGFM de chaque ministère en vue de préparer la balance de vérification destinée au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Les ministères incluent un compte de contrôle de la paye dans leur balance de vérification, qui est vérifiée dans le SCGRF par rapport au compte de contrôle de la paye des ministères respectifs soumis par le GL-SP dans le cadre du processus mensuel de clôture financière.Voir la note en bas de page 26

Ces sections jointes fournissent de l’information aux ministères et organismes afin de les aider à se préparer pour la clôture des comptes et à répondre aux exigences du receveur général en matière de comptabilité et de compte rendu en fin d’exercice. Les ministères sont responsables de toutes les écritures de régularisation et interventions de la paye portant sur les salaires nécessaires à la fin d’une période comptable et à la fin de l’exercice. Le calendrier et les procédures sont fournis dans le chapitre 14, Calendrier et procédures de fin d’exercice du Manuel du receveur général.

4.3.5 Effectuer la vérification après paiement (assurance de la qualité)

La vérification après paiement (ou l’examen après paiementVoir la note en bas de page 27) est le troisième élément du programme d’assurance de la qualité (voir l’annexe B). Il permet d’assurer la conformité à l’article 33 de la LGFP en vérifiant qu’il y a des preuves suffisantes pour confirmer que les paiements ont été versés pour du travail qui a été effectué, que des services ont été rendus, que les modalités des accords pertinents ont été respectées, que l’opération est exacte et que la conformité aux pouvoirs afférents a été respectée à l’appui de l’article 34 de la LGFP.Voir la note en bas de page 28

L’approche utilisée pour la vérification après paiement peut varier selon le niveau de vérification préalable au paiement et le niveau des examens 1 et 2 (voir les sections 4.2.2 et 4.3.2). Les ministères ne devraient pas répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye. L’annexe B contient de plus amples renseignements et une explication détaillée du programme d’assurance de la qualité.

Les ministères devraient documenter leurs procédures de vérification après paiement afin de consigner une description de l’approche utilisée et le raisonnement qui sous-tend le traitement des opérations de la paye qui sont examinées après paiement.Voir la note en bas de page 29 Une bonne pratique consiste à informer la direction des résultats de l’examen de vérification après paiement, en plus d’indiquer les erreurs systémiques et d’assurer le suivi des taux d’erreurs. Voir l’annexe B pour d’autres précisions sur les activités de vérification après paiement.

4.3.6 Résoudre les écarts

Des écarts peuvent être déterminés à partir des diverses activités menées pour examiner, valider et rapprocher la paye. Lorsque l’information n’est pas exacte, valide ou complète, l’enjeu devrait être résolu rapidement. Une intervention liée à la paye (retour au sous-processus précédant la paye, section 4.1.1), un changement aux reports financiers, une modification des prévisions salariales ou une autre mesure peut être nécessaire. Une bonne pratique consiste à cerner la nature de l’erreur et à déterminer s’il y a un problème systémique. Si l’erreur se reproduit continuellement, des mesures supplémentaires peuvent être requises pour la corriger.

4.3.7 Rôles et responsabilités

Le tableau 3 présente un aperçu des rôles et des responsabilités en utilisant l’approche RACI. Ces termes sont décrits plus en détails à l’annexe E.

En général, le personnel des Finances est responsable des activités après paiement, à l’exception de la validation de la paye et de la mise à jour des prévisions salariales, qui relèvent du gestionnaire du centre de responsabilité. Lorsqu’il mène des activités après paiement, le personnel des Finances collabore avec le personnel des RH, qui possède l’expertise nécessaire pour examiner les opérations de la paye et qui peut fournir une documentation à l’appui. Le receveur général et le Secteur de la rémunération de SPAC peuvent être consultés et informés au sujet des dossiers reçus et des rapprochements.

Légende

RéM : Rémunération (ministérielle ou Centre des services de paye)

Eé : Employé

FIN : Finances

RH : Ressources humaines

SPAC-SR : Services publics et Approvisionnement Canada, Secteur de la rémunération

GCR : Gestionnaire de centre de responsabilité

Tableau 3 : RACI pour le sous-processus suivant la paye
Activité Responsable Agent comptable Consulté Informé
4.3.1 Enregistrer l’opération de la paye FIN FIN RéM, RH, SPAC-SR, GCR, RG GCR
4.3.2 Effectuer assurance de la qualité, examen 2 FIN, RH FIN RH RH, GCR
4.3.3 Valider la paye (achèvement de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP) et rajuster les prévisions salariales au besoin FIN, GCR GCR GCR FIN, RH
4.3.4 Rapprocher les comptes de contrôle du receveur général FIN FIN SPAC-SR, RG FIN, GCR
4.3.5. Effectuer la vérification après paiement (assurance de la qualité) FIN, RH FIN RéM, FIN, RH, GCR FIN, RH
4.3.6 Résoudre les écarts FIN, RH, GCR FIN RéM, FIN, RH, SPAC-SR, GCR FIN, RH, GCR

5. Résumé des pouvoirs financiers

Comme il est indiqué dans l’introduction, l’un des objectifs de la présente ligne directrice est d’aider les ministères à exercer les principaux pouvoirs financiers, notamment, ceux qui sont énoncés aux articles 32, 33 et 34 de la de la LGFP. Le tableau ci-dessous résume la façon dont chacun de ces articles est abordé dans la ligne directrice.

Article de la LGFP Pouvoirs financiersVoir la note 1 du tableau 1 Description

Notes du tableau 1

Note 1 du tableau 1

Voir les définitions dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, section 4.1

Retour à la référence de la note 1 du tableau 1

32

Pouvoir d’engager des fonds Les ministères sont tenus d’imputer les dépenses liées à la paye à leur crédit. Ils peuvent utiliser leur processus de prévision salariale comme un outil de contrôle de la rémunération. Voir la section 4.1.4.

34

Pouvoir d’attestation

Les gestionnaires de centre de responsabilité, les conseillers en rémunération ou le personnel des ressources humaines vérifient les opérations de la paye tout au long du processus. Les ministères utilisent également les mécanismes de contrôles intégrés dans Phénix pour calculer la paye avec exactitude conformément aux conventions collectives. Pour de plus amples renseignements sur l’article 34 de la LGFP, voir l’annexe C.

En raison de contraintes de temps et de l’utilisation de Phénix, tous les renseignements de la paye ne peuvent pas faire l’objet d’une attestation avant que la paye n’ait été versée. Les deux tâches suivantes doivent être exécutées par le gestionnaire du centre de responsabilité pour exercer le pouvoir d’attestation :

  • autoriser l’opération avant la paye (voir la section 4.1.7), par exemple, signer la lettre d’offre;
  • valider la paye après le paiement (voir la section 4.3.3), par exemple, effectuer l’examen à l’aide du processus de prévisions salariales périodiques du ministère.

33

Pouvoir de payer

Le pouvoir de payer est appuyé par le programme d’assurance de la qualité en vigueur au ministère (voir l’annexe B). Les ministères devraient utiliser l’approche fondée sur les risques la plus appropriée pour leur organisation compte tenu du risque associé aux opérations et de l’importance du facteur temps des opérations de la paye. La présente ligne directrice propose trois examens possibles à différentes étapes du processus :

  • avant le paiement : assurance de la qualité, examen 1 (voir la section 4.2.2);
  • immédiatement après le paiement : assurance de la qualité, examen 2 (voir la section 4.3.2);
  • périodiquement : vérification après paiement (voir 4.3.5).

Le niveau d’examen effectué avant le paiement aura une incidence directe sur le niveau d’examen effectué immédiatement après le paiement, ainsi que sur la vérification après paiement. Plus l’examen effectué avant paiement sera approfondi, moins il sera nécessaire que le niveau d’examen après paiement le soit. Les ministères peuvent déterminer le niveau d’examen qui convient le mieux à leur situation.

6. Références

Les références suivantes s’appliquent à la présente ligne directrice.

6.1 Lois et règlements

6.2 Instruments de politique

6.3 Autres références

7. Demandes de renseignements


Annexe A : Cadre de contrôle ministériel aux fins d’illustration

La mise en æuvre de Phénix a augmenté l’interdépendance des processus exécutés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et d’autres ministères. Les ministères comptent sur l’efficacité du système Phénix principalement pour le traitement de la paye et la déclaration du temps et du travail, s’il y a lieu. Les ministères qui sont pleinement desservis par le Centre des services de paye comptent également sur l’efficacité des activités et des pratiques du Centre des services de paye (y compris les contrôles). De même, SPAC compte sur l’efficacité des processus ministériels afin de s’assurer que les renseignements transmis à Phénix et au Centre des services de paye sont valides, complets, exacts et fournis en temps opportun.

Le cadre de contrôle illustré ci-après est un outil que les ministères peuvent utiliser lors de l’élaboration de leur propre cadre de contrôle interne pour l’administration de la paye afin de montrer qu’ils ont recours à des contrôles internes efficaces.Voir la note en bas de page 30 On encourage les ministères à mettre au point des cadres de contrôle personnalisés liés aux cadres de contrôle de SPAC ou à d’autres processus connexes pour appuyer le processus d’administration de la paye de bout en bout. Les contrôles compris dans le cadre sont fournis à titre indicatif seulement. Chaque ministère devra adapter les contrôles à son propre environnement et à sa tolérance aux risques. D’autres contrôles peuvent être requis.

Il est recommandé aux ministères qui s’inspirent des contrôles ci-dessous de préciser le qui, le quoi, le où, le quand et le comment pour chaque activité. Si le contrôle indiqué n’est pas approprié pour lui, le ministère devra envisager des contrôles qui répondent à son objectif de risque et de contrôle. De plus, les ministères devraient s’assurer que des mécanismes adéquats de communication, de formation et de gouvernance sont en place afin que le personnel soit au courant des contrôles et qu’il possède les connaissances et l’autorité requises pour appuyer la mise en æuvre des contrôles par le ministère. La conservation des documents pertinents et d’une piste d’audit pour toutes les opérations constitue une pratique exemplaire. En outre, il incombe aux ministères de veiller à ce qu’un système ministériel de contrôles internes fondé sur le risque pour la gestion financière soit établi, surveillé et tenu à jour.Voir la note en bas de page 31 Ce système doit servir, entre autres, à évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles axés sur l’administration de la paye.

Comme il est mentionné dans la présente ligne directrice, tous les ministères utilisent le système Phénix pour le traitement de la paye. Les contrôles liés au système Phénix sont décrits dans le cadre de contrôle de la paye (appelé « Contrôles de l’application Phénix et les contrôles généraux de la TI»). Certains ministères utilisent le Centre des services de paye et dépendent de leurs propres processus. Les contrôles du Centre des services de paye sont décrits dans le cadre de contrôle du Centre des services de paye. Sauf pour montrer la continuité des contrôles, le cadre ci-dessous ne répète ni les contrôles du cadre de contrôle de la paye (Contrôles de l’application Phénix et les contrôles généraux de la TI) ni ceux du cadre de contrôle du Centre des services de paye. Il fournit plutôt un complément d’information, et est axé sur le rôle du ministère dans le soutien de l’intégrité du processus d’administration de la paye de bout en bout.

Le cadre de contrôle présente, à titre indicatif, des activités génériques qui appuient les objectifs de contrôle et atténuent les risques connexes. Les principaux éléments compris dans le cadre de contrôle sont les suivants :

  • numéro de contrôle : chaque activité générique de contrôle principale porte un numéro de contrôle pour en faciliter la consultation;
  • objectif de contrôle : renvoie aux objectifs en matière de rapports financiers de la direction, qui sont axés sur l’exactitude, l’intégralité et la validité de l’information;
  • énoncé des risques : décrit la possibilité que se produise un événement qui aura une incidence sur l’atteinte des objectifs ou, dans le présent cas, qu’une erreur de paye se produise;
  • objectif de rapport : indique l’objectif en matière de rapport qui est lié à l’objectif de contrôle et à l’énoncé des risques. Le cadre contient les objectifs de rapport suivants :
    • exactitude : les interventions liées à la paye, les paiements et l’information sont consignés correctement;
    • intégralité : toutes les interventions liées à la paye, tous les paiements et toute l’information sont compris;
    • validité : les interventions liées à la paye, les paiements et les autres renseignements sont autorisés, légitimes et non frauduleux;
  • activité de contrôle générique principale : les activités de contrôle sont les politiques et les procédures qui aident à voir à ce que l’objectif de contrôle ait été atteint et que des mesures soient prises pour traiter les risques pouvant entraîner des erreurs de paye. Le cadre de contrôle comprend des exemples des activités de contrôle génériques principales à titre indicatif seulement;
  • modèle d’administration de la paye : renvoie au modèle d’administration de la paye auquel l’activité contrôle générique principale peut s’appliquer. Les ministères suivent l’un des quatre modèles d’administration de la paye :
    1. pleinement desservi par le Centre des services de paye : le ministère délègue le traitement de la paye au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel est intégré à Phénix;
    2. intégration : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel est intégré à Phénix;
    3. saisie directe : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye, et le SGRH ministériel n’est pas intégré à Phénix. L’information est saisie séparément dans les deux systèmes;
    4. services Web : le ministère n’a pas recours au Centre des services de paye. Le SGRH ministériel communique avec Phénix, tout comme d’autres systèmes ministériels, le cas échéant;
  • responsable du contrôle : le rôle de responsable du contrôle, à qui il incombe d’effectuer le travail pour exécuter l’activité de contrôle ou de s’assurer que l’activité de contrôle est exécutée.
Tableau 4 : Cadre de contrôle aux fins d’illustration
Numéro de contrôle Objectif de contrôle énoncé des risques Objectif de rapport Activité de contrôle générique principale Modèle d’administration de la paye Responsable du contrôle Référence à la Ligne Directrice
Exactitude Intégralité Validité Pleinement desservi Intégration Saisie directe Services Web

Notes du tableau 2

Note 1 du tableau 2

Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, section 4.1.11

Retour à la référence de la note 1 du tableau 2

Note 2 du tableau 2

Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, section 4.1.11

Retour à la référence de la note 2 du tableau 2

Précédant le paiement
PRE 1

Il y a des fonds suffisants pour les dépenses salariales.

Le paiement entraîne un dépassement des crédits ministériels, et les fonds sont insuffisants pour effectuer le paiement.

 

 

Il existe un processus selon lequel le gestionnaire du centre de responsabilité s’assure qu’il y a des fonds suffisants pour engager les dépenses et que les fonds sont engagés en vertu de l’article 32 de la LGFP.

GCR, FIN

4.1.2

PRE 2

Seules les interventions valides sont traitées dans le système de RH.

Les fonds sont insuffisants pour payer les opérations.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité examinent les prévisions salariales sur une base régulière afin de veiller à ce que les engagements, les prévisions salariales et les dépenses salariales réelles enregistrées dans le SGFM du ministère soient exacts, complets et valides pour les employés dans leur domaine de responsabilité. Les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés.

GCR

4.1.5

PRE 3

Seules les interventions valides sont traitées dans le système des RH.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

 

Le cas échéant, les interventions liées à la paye sont approuvées par la personne compétente  détenant le pouvoir délégué pour la première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP. L’approbation est consignée (par exemple, au moyen d’un courriel d’approbation dans le cas d’une affectation intérimaire) et la documentation est conservée.

GCR, RH

4.1.7

PRE 4

Seules les interventions valides sont traitées dans le système des RH.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

Il existe un processus permettant de voir à ce que les opérations des RH soient valides, complètes, exactes et appuyées par les documents pertinents avant la saisie des opérations dans le système de gestion des RH.

RH

4.1.8

PRE 5

Seules les interventions valides sont traitées dans le système des RH.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

 

L’accès pour créer, modifier ou supprimer des renseignements sur les employés dans le SGRH est réservé au personnel autorisé, et l’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

RH

4.1.9

4.1.10

PRE 6

Seules les interventions valides sont traitées dans le système des RH.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

 

Lorsque les employés ont le droit de mettre à jour leurs propres renseignements dans le SGRH (libre-service), le système restreint l’accès afin que chaque employé ne puisse modifier que ses propres renseignements. L’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

RH

4.1.9

4.1.10

PRE 7

Seules les interventions valides sont traitées dans le système des RH.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

 

L’accès aux autres systèmes de rémunération (par exemple, pour le temps et les présences) est restreint aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, et l’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

RH, FIN

4.1.9

4.1.10

PRE 8

Les interventions liées à la paye sont traitées en temps opportun.

L’employé n’est pas payé en temps opportun, ce qui entraîne possiblement des difficultés pour l’employé.

   

Un mécanisme est en place pour effectuer le suivi des interventions en retard liées à la paye afin de veiller à ce qu’elles soient traitées rapidement. Les demandes ayant trait aux délais non respectés font l’objet d’un suivi, et une mesure appropriée est prise. Une preuve de l’examen du suivi est conservée.

GCR, RH

4.1.8

PRE 9

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

Il existe un processus pour voir à ce que les interventions liées à la paye soient valides (autorisées par les RH et l’autorité financière déléguée), complètes et exactes conformément aux politiques et aux directives ministérielles et aux décrets, et appuyées par les documents pertinents avant l’envoi en temps opportun au Centre des services de paye.

 

 

 

RH, FIN

4.1.9

PRE 10

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

Une personne désignée est responsable du maintien d’une liste sécurisée des sources fiables et de la présentation de cette liste au Centre des services de paye en temps opportun. Tous les trimestres, cette personne confirme auprès de SPAC que la liste est toujours appropriée.

 

 

 

RH

4.1.8

PRE 11

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement et en temps opportun dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

Le ministère compte sur le Centre des services de paye pour le traitement exact de toutes les opérations valides présentées par le ministère.

 

 

 

S.O.

4.1.10

PRE 12

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

Le conseiller en rémunération s’assure que les interventions liées à la paye sont valides (autorisées par l’autorité ayant le pouvoir délégué, au besoin), complètes et exactes, et appuyées par des documents avant d’être entrées dans Phénix (ou un autre système).

 

RéM

4.1.10

PRE 13

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

L’information envoyée depuis le SGRH (ou autres systèmes) vers Phénix est surveillée afin de s’assurer que l’information est transférée intégralement et avec exactitude. Un suivi est effectué au besoin et une preuve d’examen du suivi est conservée.

 

RH, FIN

4.1.9

PRE 14

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

Une personne désignée effectue un rapprochement entre le système des RH et Phénix afin de s’assurer que toutes les interventions liées à la paye sont enregistrées intégralement et avec exactitude dans les deux systèmes. Un suivi est effectué au besoin et une preuve d’examen du suivi est conservée.

 

 

RH

4.1.9

PRE 15

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

En cas d’utilisation des fonctions de temps et de travail de Phénix : le ministère s’en remet aux contrôles configurés dans Phénix pour exiger l’autorisation d’une personne disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 de la LGFP pour approuver les entrées de temps.

 

Contrôle automatisé

4.1.10

PRE 16

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

 

En cas d’utilisation des fonctions de temps et de travail de Phénix : il existe un processus pour l’envoi d’un dossier au secteur de la rémunération qui permet d’identifier les personnes qui ont le pouvoir d’approuver les entrées de temps et qui ont besoin de l’accès nécessaire pour examiner et attester les entrées liées au temps en vertu de l’article 34 de la LGFP.

 

FIN

4.1.7

PRE 17

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

à noter que le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour ce qui est des champs obligatoires et des vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs.

Contrôle automatisé

4.1.10

PRE 18

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

En cas d’utilisation des fonctions de temps et de travail de Phénix : le rôle de responsable de la comptabilisation du temps est uniquement confié aux employés du ministère qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches. L’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

 

ARSA

4.1.10

PRE 19

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

En cas d’utilisation des fonctions de temps et de travail de Phénix : l’information entrée par le responsable de la comptabilisation du temps est examinée de façon indépendante afin d’en déterminer la validité, l’intégralité et l’exactitude, et de vérifier l’approbation appropriée en vertu de l’article 34 de la LGFP, au moyen d’une approche fondée sur les risques.

 

FIN

4.1.10

PRE 20

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

Les données entrées dans Phénix à titre de dossier de paiement unique sont examinées afin d’en déterminer l’intégralité, l’exactitude et la validité par une deuxième personne.

 

RéM

4.1.10

PRE 21

Toutes les interventions liées à la paye sont traitées correctement dans Phénix.

Des interventions inappropriées liées à la paye sont traitées.

 

Sur une base régulière, une personne désignée effectue un examen des rapports (par exemple, les rapports d’assurance de la qualité du Centre des services de paye, les rapports des RH et des vérifications salariales) liés au Centre des services de paye (s’il y a lieu) et des activités de Phénix. Les enjeux notés font l’objet d’un suivi, et des changements sont apportés aux examens, aux contrôles ou à la stratégie de vérification après paiement, au besoin.

FIN, RH

4.3.5 and Appendix B

Paye
PAY 1

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP avant le paiement.

Les paiements effectués sont inexacts ou inappropriés.

 

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP par une personne ayant les pouvoirs délégués appropriés avant le paiement.

FIN

4.2.4

PAY 2

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP avant le paiement.

Les paiements effectués sont inexacts ou inappropriés.

 

Avant l’autorisation du paiement, la personne qui détient les pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la LGFP examine les opérations de la paye en utilisant une approche fondée sur les risques pour déterminer les anomalies, les éléments inhabituels ou les erreurs (assurance de la qualité, examen 1). Voir la section 4.2.2. Un suivi est effectué au besoin et une preuve d’examen du suivi est conservée.

FIN, RH

4.2.2

PAY 3

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP avant le paiement.

Les paiements effectués sont inexacts ou inappropriés.

à noter que le ministère dépend des contrôles compris dans Phénix pour le calcul de la paye, puisque le système est configuré pour calculer les opérations en fonction de critères prédéfinis conformes aux lignes directrices, aux politiques et aux lois régissant l’administration de la paye du gouvernement du Canada.

Contrôle automatisé

4.1.10

PAY 4

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP avant le paiement.

Les paiements effectués sont inexacts ou inappropriés.

 

à la réception du rapport des opérations de grande valeur de SPAC, et avant l’approbation, la personne qui détient les pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la LGFP vérifie, selon une approche fondée sur les risques, les paiements qui dépassent le montant-seuil établi. La personne détenant les pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 examine l’information et mène d’autres recherches afin de s’assurer que le paiement est exact.

FIN

4.2.2

PAY 5

Tous les paiements sont autorisés en vertu de l’article 33 de la LGFP avant le paiement.

Les paiements effectués sont inexacts ou inappropriés.

 

 

L’accès pour autoriser les paiements dans Phénix est restreint aux personnes détenant les pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la LGFP, et l’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

FIN

4.2.4

Suivant la paye
POST 1

Tous les paiements sont valides, exacts, intégralement enregistrés dans la bonne période.

Les paiements effectués sont inexacts ou manquants.

Le ministère surveille les transferts de données entre les systèmes de SPAC et le SGFM ministériel afin de vérifier l’intégralité et l’exactitude du transfert. Tous les enjeux notés font l’objet d’un suivi et d’une enquête, et sont résolus rapidement. Une preuve d’examen du suivi est conservée.

FIN, RH

4.3.1

POST 2

Tous les paiements sont valides, exacts, intégralement enregistrés dans la bonne période.

Les paiements effectués sont inexacts ou manquants.

Les données sur la paye tirées du SGFM ministériel font l’objet d’un rapprochement avec les données de contrôle de la paye provenant du grand livre général du système de paye.

FIN, RH

4.3.4

POST 3

Tous les paiements sont valides, exacts, intégralement enregistrés dans la bonne période.

Les paiements effectués sont inexacts ou manquants.

Une personne désignée effectue l’examen des résultats de paye, des rapports d’exception et d’autres extrants pertinents, et prend des mesures correctives au besoin (assurance de la qualité, examen 2). Un suivi est effectué, s’il y a lieu, et une preuve d’examen du suivi est conservée.

FIN, RH

4.3.2

POST 4

Tous les paiements sont valides, exacts, intégralement enregistrés dans la bonne période.

Les paiements effectués sont inexacts ou manquants.

Sur une base régulière (par exemple, de façon trimestrielle), les personnes désignées effectuent une vérification après paiement et/ou mènent des activités d’assurance de la qualité qui suivent une approche et une stratégie d’échantillonnage définies. L’approche est documentée et approuvée par le dirigeant principal des finances avec la participation des RH. Les résultats font l’objet d’un rapport à la direction régulièrement et des mesures de suivi sont prises, au besoin.

FIN, RH

4.3.5

POST 5

Tous les paiements sont valides, exacts, intégralement enregistrés dans la bonne période.

Les paiements effectués sont inexacts ou manquants.

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité attestent que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant de la paye était raisonnable (achèvement de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP). Voir la section 4.3.3. La paye est également comparée aux prévisions salariales, les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés.

GCR, FIN, RH

4.3.3

Séparation des fonctions
SOD 1

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Les employés du ministère qui disposent des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 de la LGFP n’ont pas les droits d’accès administratifs ni l’accès requis pour saisir des interventions liées à la paye dans le SGRH. L’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

FIN, RH

 

SOD 2

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Les employés du ministère qui disposent des pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la LGFP n’ont pas les droits d’accès administratifs ni l’accès requis pour saisir des interventions liées à la paye dans le système des RH. L’utilisation appropriée de l’accès est surveillée régulièrement.

FIN, RH

 

SOD 3

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Le ministère se fie aux contrôles configurés dans Phénix qui empêchent les utilisateurs de saisir les données ou d’exercer le pouvoir délégué d’engager des dépenses à l’égard de leur propre paye et de n’importe quelle opération dont ils pourraient bénéficier personnellement.Voir la note 1 du tableau 2

Les exceptions sont les paiements uniques et les saisies sur les lignes de paye. Si les fonctions ne peuvent pas être séparées, les entrées ou les opérations devraient être surveillées par une personne indépendante. Les preuves de l’examen devraient être conservées.

Contrôle automatisé

 
SOD 4

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Le système des RH empêche les utilisateurs d’apporter des changements à leurs propres données.

RH

 

SOD 5

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

à noter que le ministère s’en remet aux contrôles configurés dans Phénix pour que les utilisateurs ayant l’accès nécessaire pour donner une autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP ne puissent pas approuver leur propre paye.

Contrôle automatisé

 

SOD 6

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Il existe un mécanisme pour s’assurer que la même personne ne puisse exercer à la fois le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) sur la même opération de la paye.Voir la note 2 du tableau 2

FIN, RH

 

SOD 7

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

Phénix empêche les personnes qui peuvent délivrer une attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP de donner une autorisation en vertu de l’article 33.

Contrôle automatisé

 

SOD 8

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

 

 

à noter que le ministère se fie aux contrôles configurés dans Phénix qui ne permettent pas aux personnes ayant le pouvoir de délivrer une attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP d’approuver des opérations de la paye pour elles-mêmes.

Contrôle automatisé

 

SOD 9

La séparation des fonctions est exécutée au moyen du système et de contrôles manuels.

La séparation des fonctions n’est pas bien exécutée, entraînant une augmentation du risque d’erreur ou de fraude.

L’agent responsable de la sécurité des accès ne peut accéder à Phénix pour modifier les données (à l’exception de l’accès à ses propres données dans le cadre des fonctions de libre-service des employés ordinaires).

FIN, ARSA

 

Annexe B : Orientation sur la vérification après paiement

1.0 Introduction

L’objectif principal de cette annexe est de fournir une orientation aux ministères sur l’établissement et le maintien d’un processus de vérification après paiement efficace et fondé sur les risques pour les opérations de la paye à l’appui de leur programme d’assurance de la qualité. Cette annexe comprend des renseignements détaillés sur la section 4.3.5, Effectuer la vérification après paiement, dans le cadre du sous-processus suivant la paye.

Pour répondre aux exigences de l’article 33 de la LGFP, les ministères devraient veiller à ce que toutes les opérations à risque élevé fassent l’objet d’un examen complet.Voir la note en bas de page 32 Les opérations de la paye peuvent être considérées comme des opérations à risque moyen ou à faible risque selon les critères suivants:Voir la note en bas de page 33

  • la facture provient d’un fournisseur ou d’un bénéficiaire établi présentant un bilan de rendement uniforme, et il existe une relation établie et continue;
  • il est simple d’obtenir un remboursement auprès du fournisseur ou du bénéficiaire ou d’ajuster un paiement futur qui lui est destiné;
  • la facture ou la demande du fournisseur ou du bénéficiaire ne semble pas renfermer d’importantes inexactitudes.

étant donné que les opérations de la paye se rapportent à un bénéficiaire établi qui a un bilan de rendement uniforme et qu’il y a une relation, une vérification et une attestation établies et continues, aux fins de la vérification et de l’attestation, les opérations de la paye peuvent être vues comme un risque faible ou moyen. Il conviendrait de noter, cependant, que les ministères peuvent considérer certains types d’opérations comme des risques plus élevés, ce qui nécessitera un examen supplémentaire.

La vérification après paiement fait partie de l’approche globale du ministère à l’égard de l’assurance de la qualité lorsqu’il exerce le pouvoir de payer relativement aux opérations de la paye. Ces pratiques et contrôles de gestion devraient être documentés et communiqués aux personnes qui ont la responsabilité d’exercer le pouvoir prévu à l’article 33 de la LGFPVoir la note en bas de page 34 afin de montrer le caractère adéquat et la fiabilité de la vérification des comptes en vertu de l’article 34 de la LGFP.

La fréquence et la portée des vérifications après la paye devraient prendre en compte les contrôles réalisés avant le paiement (examen 1) (voir la section 4.2.2) et immédiatement après le paiement (examen 2) (voir la section 4.3.2).

2.0 Aperçu de la vérification après paiement

2.1 Vérification après paiement

La figure 5 montre les trois principales activités du processus de vérification après paiement.

Figure 5 : Vérification après paiement
Version textuelle ci-dessous:

2.2 établir une approche à l’égard de la vérification après paiement

Lorsqu’on établit une approche pour la vérification après paiement, il est recommandé que les ministères prennent en compte les éléments suivants :

  1. approche fondée sur les risques;
  2. méthodologie d’échantillonnage;
  3. procédures de vérification;
  4. processus de traitement des erreurs;
  5. rôles et responsabilités;
  6. procédures régissant l’établissement de rapports;
  7. approbation.

La vérification après paiement est expliquée de manière plus détaillée dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

2.2.1 Approche fondée sur les risques

L’approche fondée sur les risques devrait prendre en compte les contrôles réalisés à l’appui du pouvoir de payer, y compris les examens des opérations de la paye avant le paiement (voir la section 4.2.2.) et après le paiement (voir la section 4.2.3), le niveau de risque des différents types des opérations de la paye, et le rapport coût-efficacité de la mise en æuvre de l’approche respective. Nous recommandons fortement qu’un ministère documente officiellement son approche globale à l’égard de l’examen des contrôles sur le pouvoir de payer, y compris les examens précédant la paye, les examens postérieurs à la paye et les processus de vérification après paiement. La justification d’un ministère relativement à l’approche choisie devrait aussi être officiellement énoncée.

En plus d’exposer son approche globale, le ministère devrait effectuer une évaluation du risque pour des types précis d’opérations de la paye. Les résultats devraient être documentés.

Les niveaux de risque varieront d’un ministère à l’autre, selon leur tolérance aux risques. Bien que les opérations de la paye soient considérées comme des opérations à risque faible à moyen dans cette catégorie, certaines opérations peuvent exiger une plus grande attention que d’autres en raison des risques qui y sont associés. Au moment de l’évaluation du niveau de risque des opérations, il faut tenir compte des caractéristiques des éléments évalués. Voici des exemples de facteurs susceptibles d’accroître le risque des opérations de la paye :

  • valeur en dollars plus élevée;
  • complexité accrue;
  • opérations calculées manuellement (plutôt que de façon automatisée);
  • niveau supérieur de jugement en jeu;
  • historique des erreurs;
  • probabilité réduite de recouvrement.

Un ministère peut choisir de classifier et d’évaluer les opérations selon le code de versement, le type d’employé, le type d’intervention de paye, et ainsi de suite.

En plus des facteurs énumérés ci-dessus, un ministère peut tenir compte des éléments suivants :

  • les résultats des vérifications après paiement antérieures, y compris l’historique des erreurs pour des types d’opérations précis;
  • les résultats des rapports d’assurance de la qualité du Centre des services de paye (pour les ministères pleinement desservis );
  • les constatations d’autres audits (par exemple, les rapports d’audit interne, les rapports du Bureau du contrôleur général ou ceux du Bureau du vérificateur général).

Un ministère peut choisir de stratifier la population des opérations de la paye selon le niveau de risque évalué (par exemple, risque moyen ou faible), le code de versement ou le type d’employé.

Il est recommandé qu’un ministère examine et mette à jour périodiquement l’évaluation du risque afin de confirmer le niveau de risque de chaque type d’opération, étant donné que les caractéristiques des opérations et de l’évaluation du risque peuvent changer au fil du temps. Cette mise à jour est une occasion d’apporter un éclairage à l’évaluation des contrôles internes de la gestion financière et de l’établissement de rapport effectuée par le ministère.

2.2.2 Méthodologie d’échantillonnage

La portée de la méthodologie d’échantillonnage devrait être fondée sur le niveau de risque des opérations et sur le rapport coût-efficacité de la mise en æuvre des approches respectives. Un ministère devrait définir son approche et sa méthodologie en matière d’échantillonnage en fonction notamment de ce qui suit : la (ou les) population(s) à partir de laquelle (desquelles) l’échantillon sera sélectionné, l’approche utilisée afin de déterminer la taille de l’échantillon, si l’échantillon sélectionné est prélevé manuellement ou à l’aide d’un ordinateur, et si des procédures analytiques seront utilisées. Les pratiques d’échantillonnage et les techniques connexes qui sont choisies devraient être suffisamment précises et contribuer à démontrer le caractère adéquat et fiable général du processus de vérification après paiement.Voir la note en bas de page 35

Approche et méthodologie

La taille de l’échantillon sélectionné pour la vérification après paiement peut être déterminée de diverses façons. Les deux approches courantes sont les suivantes :

  • l’échantillonnage statistique;
  • l’échantillonnage de la fréquence des contrôles.

La sélection des échantillons peut être automatisée à l’aide d’outils tels des logiciels prêts à utiliser ou des programmes personnalisés dans un système de rapports financiers.

échantillonnage statistique

L’échantillonnage statistique a lieu lorsque moins de 100 % des éléments sont évalués et qu’un ministère aimerait s’assurer que tous les éléments ont une chance égale d’être sélectionnés, et ce, dans le but d’établir une base raisonnable d’où tirer une conclusion sur toute la population.

Pour utiliser l’échantillonnage statistique, un ministère doit déterminer la probabilité que des erreurs dans les opérations se soient produites afin de déterminer le nombre d’opérations qui devraient être sélectionnées aux fins de vérification. Le niveau du risque d’échantillonnage qu’un ministère est disposé à accepter influe sur la taille requise, car plus le risque est faible, plus la taille requise de l’échantillon sera grande.

S’il utilise l’échantillonnage statistique, un ministère devra définir certains éléments pour qu’il puisse calculer la taille de l’échantillon qu’il utilisera. Les éléments clés comprennent les suivants :

  • niveau de confiance : le degré de certitude que le taux d’erreurs de l’échantillon représente le taux d’erreurs de la population. Si les opérations de la paye ont été évaluées comme ayant divers niveaux de risque, un ministère peut envisager différents niveaux de confiance afin de sélectionner un échantillon de la population stratifiée.
  • intervalle de confiance : la fourchette dans laquelle le véritable taux d’erreurs de la population est estimé et qui est souvent exprimé en points de pourcentage. Par exemple, si un ministère utilise un intervalle de confiance de trois et que, selon la vérification de l’échantillon le taux d’erreurs est de 5 %, le ministère peut être certain que le véritable taux d’erreurs de la population se situe entre 2 % et 8 %.
  • taux d’erreurs prévu : l’estimation du taux d’erreurs dans une population, autrement dit, le pourcentage prévu des opérations dans la population qui a une erreur critique ou plus.Voir la note en bas de page 36 Si le taux d’erreurs prévu est inconnu avant la sélection d’un échantillon, il peut être estimé en faisant un test préliminaire sur une petite sélection aléatoire d’opérations avant d’effectuer la sélection de l’échantillon complète.
  • taux d’erreurs tolérable : le taux maximal de non-conformité qu’un ministère acceptera et qui fera en sorte qu’il continue à se fier aux contrôles.

En plus de déterminer le niveau de confiance, l’intervalle de confiance et le taux d’erreur prévu, un ministère devra déterminer la période d’évaluation, c’est-à-dire la période durant laquelle les opérations seront évaluées.

Si le taux d’erreurs de l’échantillon dépasse le taux d’erreurs tolérable d’un ministère, celui-ci déterminera les contrôles (par exemple, la vérification des comptes en vertu de l’article 34 de la LGFP) qui ne sont pas effectués comme prévu ainsi que les mesures correctives qui sont requises, et il établira si un examen de l’échantillon plus grand doit être effectué ou si un type donné d’opération doit faire l’objet d’un examen complet avant le paiement.

Trois méthodes d’échantillonnage statistique peuvent être envisagées :

  • l’échantillonnage systématique des dossiers;
  • l’échantillonnage aléatoire;
  • l’échantillonnage d’unités monétaires.

Des conseils supplémentaires liés à l’élaboration d’une approche et d’une méthodologie d’échantillonnage figurent dans le Guide sur la délégation et de mise en æuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, annexe E.

échantillonnage de la fréquence des contrôles

En tant que solution de rechange à l’échantillonnage statistique, la taille de l’échantillon peut être déterminée en fonction de la fréquence des opérations évaluées. à l’aide de cette approche, plus les opérations sont fréquentes, plus la taille de l’échantillon sélectionné sera grande. Le tableau ci-aprèsVoir la note en bas de page 37 illustre la taille de l’échantillon à sélectionner en fonction de la fréquence et de la cote de risque de ces opérations.

Tableau 5 : Taille de l’échantillon
Fréquence de l’opération Population théorique des opérations Nombre d’opérations à vérifier
Annuelle

1

1

Trimestrielle

4

2

Mensuelle

12

De 2 à 5

Hebdomadaire

52

5, 10, 15

Quotidienne

250

20, 30, 40

Plusieurs fois par jour

Plus de 250

25, 45, 60

Dans certains cas, on propose un intervalle de tailles pour l’échantillon (par exemple, 20, 30, 40). Les tailles des échantillons au bas de l’intervalle peuvent fournir une preuve suffisante pour conclure que la vérification des comptes en vertu de l’article 34 est effectuée de manière efficace, en présumant qu’il n’y a pas de changements à l’approche de vérification et d’attestation des comptes, et qu’aucune erreur n’est relevée. Si la personne qui exécute les pouvoirs ou la nature des opérations a changé, le nombre de postes à l’intervalle supérieur devrait être vérifié.Voir la note en bas de page 38

Procédures analytiques

Un ministère peut aussi tenir compte de l’utilisation des procédures analytiques pour les évaluations de la population entière des opérations de la paye. Si les procédures analytiques ne permettent pas à un ministère de vérifier les aspects les plus importants, un échantillon peut aussi devoir être sélectionné aux fins de vérification. Au moment de l’utilisation de procédures analytiques, les procédures réalisées sur la population des opérations de la paye peuvent réduire le taux d’erreurs prévu du ministère et la taille de l’échantillon statistique.

Lorsque des données liées aux aspects les plus importants des opérations (caractère approprié de l’engagement et pouvoir de payer) sont retenues dans les systèmes ministériels, la capacité à accomplir des procédures analytiques et la valeur obtenue de leur utilisation augmentent.

La conception d’une approche d’échantillonnage du ministère devrait considérer le rapport coût-efficacité de sa mise en æuvre. L’exécution des procédures analytiques peut permettre à un ministère de démontrer de façon plus rentable le caractère adéquat et la fiabilité du processus de vérification des comptes.

Population des opérations de la paye

La principale source de données pour la sélection d’un échantillon d’opérations pour la vérification est le registre de paye (rapport IO50) de Phénix. D’autres sources d’information comprennent les rapports sur l’audit de la paye et l’audit des heures et du travail, qui sont accessibles dans Phénix.

2.2.3 Procédures de vérification

Il est recommandé qu’un ministère énonce les procédures d’examen précis à réaliser et les documents à l’appui requis pour ces examens. Pour soutenir l’exécution des procédures d’examen et faciliter la documentation des résultats, un ministère peut élaborer une liste de contrôle normalisée qui donne une orientation aux personnes qui effectuent la vérification.

Lorsqu’un ministère dépend du Centre de services de paye ou de Phénix pour effectuer certains contrôles, le ministère n’est pas censé refaire ces contrôles.

2.2.4 Processus de traitement des erreurs

Un ministère devrait documenter sa définition d’erreurs critiques et d’erreurs non critiques pour les opérations de la paye lorsqu’il établit une approche de vérification après paiement.

En général, une erreur critique est une erreur qu’un ministère considère comme étant suffisamment importante pour exiger que le paiement soit interrompu jusqu’à ce qu’une correction soit apportée si l’erreur a été détectée avant le paiement. Par exemple, un paiement qui n’a pas été attesté de manière appropriée en vertu de l’article 34 de la LGFP peut être considéré comme une erreur critique. étant donné que la plupart des paiements examinés dans le cadre de la vérification après paiement ont été émis, les ministères peuvent devoir lancer un processus de recouvrement de paiement.

Il est recommandé qu’un ministère documente la façon dont les erreurs ont été enregistrées et communiquées, ce qui pourrait inclure une description de la façon de :

  • transmettre au niveau supérieur les problèmes observés;
  • valider les constatations avec les intervenants appropriés;
  • corriger les opérations;
  • élaborer des plans d’action pour régler les problèmes notés.

Il est bon de conserver et d’analyser les erreurs pour déterminer la cause profonde des problèmes et de déterminer s’il existe des problèmes systémiques. Le ministère peut aussi choisir de documenter les conséquences potentielles liées à la non-conformité d’une personne aux processus de vérification des comptes. Par exemple, on peut imposer une formation obligatoire supplémentaire sur la délégation de pouvoirs ou le retrait d’une délégation de pouvoir d’une personne, si plusieurs cas de non-conformité sont relevés.

2.2.5 Rôles et responsabilités

L’approche inclurait une description des rôles et des responsabilités associés à l’exécution des procédures de vérification après paiement. Il est recommandé que les rôles et les responsabilités des principaux intervenants participant au processus soient documentés. Dans le cas d’opérations de la paye, il est prévu que les RH et les Finances prennent part à la vérification après paiement pour les opérations de la paye.

2.2.6 Procédures régissant l’établissement de rapports

Une bonne pratique consiste à documenter la procédure d’établissement de rapports sur les résultats des processus de vérification après paiement. La procédure d’établissement de rapports comprendrait les sujets suivants :

  • la fréquence de la communication des résultats généraux;
  • les intervenants à qui les résultats doivent être communiqués (par exemple, Finances, RH);
  • le processus d’établissement de rapports sur les problèmes fonctionnels et systémiques;
  • le processus de communication des résultats à SPAC, aux organismes centraux et à d’autres instances de gouvernance de l’administration de la paye, s’il y a lieu.
2.2.7 Approbation

Il est recommandé qu’un ministère documente le processus utilisé pour revoir son approche à l’égard de la vérification après paiement et qu’il inclut des détails sur les mises à jour et les changements proposés lorsqu’il fait rapport des résultats généraux. L’approche devrait désigner les intervenants devant participer à la mise à jour et à l’approbation de la nouvelle approche.

Périodiquement (au moins une fois par année), il est recommandé qu’un ministère revoit son approche de la vérification après paiement afin de s’assurer qu’elle demeure pertinente. Au besoin, un ministère devrait actualiser son approche, y compris modifier le niveau de risque évalué des opérations, l’approche et la méthodologie d’échantillonnage, les procédures de vérification, ainsi que les processus et les exigences en matière d’établissement de rapports.

2.3 Mener une vérification après paiement

2.3.1 Aperçu

Les activités clés se rapportant à la tenue de la vérification après paiement sont les suivantes :

  • obtenir des populations et extraire des échantillons;
  • effectuer la vérification après paiement;
  • documenter les résultats.
2.3.2 Obtenir des populations et extraire des échantillons

Un ministère peut utiliser le registre de paye (rapport IO50) de Phénix pour extraire un échantillon des opérations de la paye pour la vérification après paiement, car le registre de paye fournit une liste complète de tous les paiements versés durant une période précisée. D’autres rapports, y compris les suivants, peuvent servir à choisir un échantillon :

  • les rapports sur l’audit de la paye et l’audit des heures et du travail de Phénix;
  • les données sur les ressources humaines du SGRH;
  • les rapports qui font état des opérations qui ont été entrées manuellement dans Phénix par un conseiller en rémunération ministériel et qui ont été téléversées (à l’aide du fichier de Phénix appelé « PSHUP »).

Les étapes clés de la collecte de données pour la vérification après paiement peuvent comprendre les suivantes :

  • obtenir une ou des populations à analyser ou à échantillonner;
  • réaliser des procédures analytiques, s’il y a lieu;
  • extraire des échantillons pour vérification;
  • déterminer les documents à l’appui requis aux fins de vérification;
  • communiquer aux intervenants concernés la demande de documents à l’appui.

Les ministères vérifient les contrôles qui relèvent de leur responsabilité et non d’une autre partie (par exemple, SPAC). Il est prévu que SPAC se servira du rapport sur les contrôles des organismes de service pour faciliter la tâche des ministères visant la conception et la mise en æuvre des contrôles du Centre des services de paye.Voir la note en bas de page 39

2.3.3 Effectuer la vérification après paiement

Une fois qu’un échantillon d’opérations a été sélectionné aux fins de vérification et que des demandes ont été présentées aux intervenants concernés en vue d’obtenir les documents à l’appui requis, la vérification après paiement peut être effectuée.

Dans le cadre des procédures de vérification après paiement, un ministère devrait se concentrer sur la vérification des aspects les plus importants d’une opération. Ces aspects comprennent la question de savoir s’il y a une preuve tangible démontrant que la vérification des comptes a été réalisée par une personne qui détient le pouvoir délégué approprié en vertu de l’article 34 de la LGFP et que le paiement n’a pas entraîné le dépassement du crédit lorsqu’on tient compte des engagements existants.Voir la note en bas de page 40

Les procédures de vérification après paiement peuvent être réalisées par des employés des Finances et des RH, selon la pratique du ministère. La vérification après paiement est plus efficace lorsque les activités sont coordonnées entre les Finances et les RH. Dans certains cas, les RH peuvent avoir d’autres activités d’examen en cours qui peuvent être harmonisées avec la vérification des comptes.

2.3.4 Documenter les résultats

Puisque la vérification est effectuée pour certaines opérations de la paye, les résultats de l’examen devraient être documentés et compilés afin de faciliter l’établissement de rapports. Lorsque des erreurs critiques dans les opérations sont relevées, une validation auprès des intervenants (par exemple, les gestionnaires de centres de responsabilité) devrait être effectuée pour s’assurer que les erreurs ont été correctement relevées et décrites.

2.4 établir un rapport sur les résultats

2.4.1 Résumer les résultats

Au terme des procédures de vérification après paiement, une pratique exemplaire pour un ministère est de faire rapport périodiquement (par exemple, tous les mois ou tous les trimestres) des résultats de la vérification après paiement à la direction et au dirigeant principal des finances. Les rapports devraient être établis en temps opportun pour qu’ils soient utiles. Selon la nature des résultats de la vérification après paiement, l’envoi d’autres rapports à SPAC, aux organismes centraux et aux instances de gouvernance de l’administration de la paye peut être approprié.

Dans leurs rapports sur les résultats, les ministères peuvent inclure les erreurs critiques individuelles ainsi que les résultats fonctionnels et systémiques généraux. De plus, des mesures correctives à prendre peuvent aussi être incluses dans le rapport.

2.4.2 Communiquer et corriger les erreurs critiques individuelles

Lors d’une vérification après paiement, un ministère peut relever des erreurs critiques individuelles. Lorsque des erreurs sont détectées et que le ministère détermine que des mesures correctives sont requises, une communication indiquant les erreurs observées et les mesures correctives peut être envoyée aux intervenants concernés (par exemple, les gestionnaires de centres de responsabilité). Lorsqu’il est jugé nécessaire, des messages de suivi peuvent être envoyés aux intervenants afin de s’assurer que les mesures correctives ont été prises.

2.4.3 Analyser les résultats fonctionnels et systémiques généraux et les inclure dans un rapport

Dans son rapport périodique sur les résultats de la vérification après paiement, un ministère devrait inclure l’information suivante :

  • la portée (autrement dit, le type d’opération et la période d’essai);
  • un résumé de l’analyse des résultats, y compris une liste des erreurs critiques relevées, un sommaire des erreurs non critiques détectées, les problèmes systémiques observés (par exemple, les paiements en trop sur certains types d’opération) et les tendances notées en tenant compte des résultats de vérifications après paiement précédentes;
  • des recommandations liées aux erreurs relevées;
  • des plans d’action visant à aborder les problèmes, y compris la communication ou la clarification des politiques ministérielles, le besoin de formation supplémentaire, la mise en æuvre de contrôles automatisés supplémentaires et le retrait du droit d’une personne d’exercer la délégation de pouvoir;
  • l’exigence d’apporter des modifications aux cadres de contrôle interne et aux politiques ministérielles.

Si des erreurs critiques se produisent ou si les taux d’erreurs dépassent les niveaux de tolérance acceptés par le ministère, la stratégie d’évaluation du risque et d’échantillonnage devrait être révisée afin de tenir compte de l’augmentation du risque d’erreur.

2.5 Rôles et responsabilités

Le tableau 4 donne un aperçu des rôles et des responsabilités à l’aide de l’approche RACI (responsable, agent comptable, consulté ou informé). Ces rôles et responsabilités sont décrits plus en détails à l’annexe E.

Légende

RéM : Rémunération

FIN : Finances

RH : Ressources humaines

GCR : Gestionnaire de centre de responsabilité

SPAC-SR : Services publics et Approvisionnement Canada, Secteur de la rémunération

Tableau 6 : RACI pour le sous-processus de paye
Activité Responsable Agent comptable Consulté Informé
établir une approche à l’égard de la vérification après paiement

RéM, FIN, RH

FIN

RéM, FIN, RH, GCR

RéM, FIN, RH, GCR

Mener une vérification après paiement

RéM, FIN, RH

FIN

RéM, FIN, RH, GCR

RéM, FIN, RH, GCR

établir un rapport sur les résultats

RéM, FIN, RH

FIN

RéM, FIN, RH, GCR

RéM, FIN, RH, GCR, SPAC-SR

Annexe C : Orientation sur la vérification et l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP

Le tableau suivant montre les activités de contrôle décrites à titre indicatif à l’annexe A qui respectent les exigences en matière de vérification et d’attestation de l’article 34 de la LGFP. Les contrôles varient selon le type d’intervention liée à la paye.

Les ministères dépendent des contrôles configurés dans Phénix pour calculer la paye avec précision conformément aux conventions collectives. Les ministères pleinement desservis par le Centre des services de paye dépendent des contrôles du Centre des services de paye pour une partie des contrôles liés à la vérification.

Type d’intervention liée à la paye Vérification
Vérifier que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, conformément aux modalités du contrat ou de l’entente.
Attestation
Attester en temps utile, avant d’effectuer un paiement, que le paiement est raisonnable.
Pour les opérations de la paye, il s’agit d’un processus à deux étapes.
Ajout d’un employé

Il existe un processus permettant de voir à ce que les opérations des RH soient valides, complètes, exactes et appuyées par les documents pertinents avant la saisie des opérations dans le système de gestion des RH. [PRE 4 à l’annexe A; sections 4.1.8 et 4.1.9]

Le conseiller en rémunération s’assure que les interventions liées à la paye sont valides (autorisées par l’autorité ayant le pouvoir délégué, au besoin), complètes et exactes, et appuyées par des documents avant d’être entrées dans Phénix (ou un autre système). [PRE 12 à l’annexe A; sections 4.1.8 et 4.1.10]

Le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour ce qui est des champs obligatoires et des vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs. [PRE 17 à l’annexe A]

Le cas échéant, les interventions liées à la paye sont approuvées par la personne compétente détenant le pouvoir délégué pour la première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP. L’approbation est consignée (par exemple, au moyen d’un courriel d’approbation dans le cas d’une affectation intérimaire) et la documentation est conservée. [PRE3 à l’annexe A, section 4.1.7].

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité attestent que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant de la paye était raisonnable (achèvement de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP). Voir la section 4.3.3. La paye est également comparée aux prévisions salariales, les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés. [POST 5; section 4.3.3 à l’annexe A].

Paye récurrente

Le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour ce qui est des champs obligatoires et des vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs. [PRE 17 à l’annexe A]

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité attestent que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant de la paye était raisonnable (achèvement de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP). Voir la section 4.3.3. La paye est également comparée aux prévisions salariales, les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés. [POST 5; section 4.3.3 à l’annexe A].

Changements à la paye (par exemple, paiements d’un congé annuel, rémunération d’intérim)

Il existe un processus permettant de voir à ce que les opérations des RH soient valides, complètes, exactes et appuyées par les documents pertinents avant la saisie des opérations dans le système de gestion des RH. [PRE 4 à l’annexe A; sections 4.1.8 et 4.1.9]

Le conseiller en rémunération s’assure que les interventions liées à la paye sont valides (autorisées par l’autorité ayant le pouvoir délégué, au besoin), complètes et exactes, et appuyées par des documents avant d’être entrées dans Phénix (ou un autre système). [PRE 12 à l’annexe A; sections 4.1.8 et 4.1.10]

Le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour les champs obligatoires et les vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs. [PRE 17 à l’annexe A]

Le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour les champs obligatoires et les vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs. [PRE 17 à l’annexe A]

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité attestent que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant de la paye était raisonnable (achèvement de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP). Voir la section 4.3.3. La paye est également comparée aux prévisions salariales, les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés. [POST 5; section 4.3.3 à l’annexe A]

Heures et travail (avec Phénix)

Le ministère dépend des contrôles configurés dans Phénix pour ce qui est des champs obligatoires et des vérifications de la pertinence de l’admissibilité de l’employé, de l’application correcte des conventions collectives, de la législation et des règlements, et de l’exactitude des opérations et des calculs. [PRE 17 à l’annexe A]

Le ministère s’en remet aux contrôles configurés dans Phénix pour exiger l’autorisation d’une personne disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 de la LGFP pour traiter les entrées de temps. [PRE 15 à l’annexe A; section 4.1.10]

Il existe un processus selon lequel les gestionnaires du centre de responsabilité attestent que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant de la paye était raisonnable (achèvement de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP). Voir la section 4.3.3. La paye est également comparée aux prévisions salariales, les écarts sont examinés et un suivi est effectué. L’examen et l’analyse sont documentés.  [POST 5; section 4.3.3 à l’annexe A].

Annexe D : Aperçu des systèmes de l’administration de la paye

Le schéma ci-dessous est un aperçu des principaux systèmes, des flux de données et des interactions entre les systèmes de l’administration de la paye.

Version textuelle ci-dessous:
Version textuelle

Il existe trois environnements de système pour appuyer l’émission de la rémunération: le système de gestion des ressources humaines (SGRH), le système de gestion de gestion financière (SGFM) (SAP, FreeBalance, Oracle, CDFS et G/X), les systèmes de Services Publics et l’Approvisionnement Canada qui comprennent le système Phoenix, le Système Normalisé des Paiements (SNP), le Système de comptabilité de Grand Livre du Receveur Général (RG-GLG) et le système de comptabilité de Grand Livre de la paye (PS-GLG). La transaction de paye peut être initialisée par le SGRH pour les départements intégrés, la transaction est envoyée à Phénix, Phénix calcule le salaire et envoie le fichier IO50 (paye réelle) au SGFM. Phénix envoie des informations de paye à SNP pour que les banques délivrent le salaire aux employés. Après le paiement bancaire, les fichiers de confirmation sont reçus les banques au SNP qui envoie les mêmes informations au RG-GLG. Le RG-GLG envoie au PS-GLG un solde de compte de contrôle annuel à Phoenix et le SGFM afin de procéder à la réconciliation.

Annexe E : Définitions

Les définitions ci-après s’appliquent à la présente ligne directrice et s’inspirent des définitions couramment utilisées dans les politiques, les normes, les directives, les guides et les outils du Conseil du Trésor.

Agent comptable :
Dans le contexte des tableaux sur l’analyse RACI, le rôle d’agent comptable consiste à attester de la véracité de l’information ou d’une décision, et comprend la responsabilité d’achever l’activité. Il doit y avoir exactement un rôle d’agent comptable par activité.
Agent responsable de la sécurité des accès (ARSA) :
En tant que point de contact principal entre l’organisation cliente et l’équipe de gestion de la sécurité de Phénix, l’ARSA est chargé de s’assurer que tous les formulaires d’accès de sécurité sont dûment remplis et acheminés à l’équipe de gestion de la sécurité de Phénix pour traitement en temps opportun. Tous les formulaires d’accès signés doivent être conservés au dossier. L’ARSA a aussi la responsabilité d’établir les processus et les procédures qui permettent de vérifier que les utilisateurs opérationnels ont l’accès approprié correspondant à leur emploi, et que l’utilisateur opérationnel a suivi la formation requise associée aux rôles demandés.
Analyse RACI :
Une analyse qui consiste à décrire les rôles et les responsabilités que diverses équipes ou personnes doivent assumer pour réaliser une activité du processus ou y contribuer. L’analyse RACI répartit les tâches en quatre responsabilités participatives (responsable, agent comptable, consulté et informé), qui sont par la suite rattachées à divers rôles dans un processus.
Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques(article 32 de LGFP) :
L’article 32 de la LGFP comprend les exigences visant à s’assurer qu’il y ait un solde disponible non grevé suffisant du crédit ou du poste pour l’acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l’exercice au cours duquel a lieu la passation du marché ou d’un autre accord, ainsi que pour la tenue de dossiers conformément au contrôle des engagements financiers imputables sur chacun des crédits ou des postes.
Article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques(article 33 de LGFP) :
Les agents financiers à qui a été délégué le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP doivent confirmer, avant d’autoriser un paiement, que la dépense constitue une imputation légitime sur le crédit (et avoir l’assurance que la valeur a été reçue) et que le paiement n’occasionnera pas une dépense supérieure au crédit ou une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution des autres engagements. Les pouvoirs en vertu de l’article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne autre que le dirigeant principal des finances du ministère. En pareils cas, le dirigeant principal des finances, ultimement responsable de la qualité générale de la gestion financière, conserve la responsabilité à l’égard de l’efficacité et de l’efficience de la personne qui exerce les pouvoirs.
Article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques(article 34 de la LGFP) :
L’article 34 de la LGFP comprend les exigences relatives à l’attestation et à la vérification des comptes (voir la définition applicable). Avant qu’un paiement soit effectué pour régler le coût de fournitures ou de services reçus, la personne responsable du ministère doit attester que les travaux exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus sont conformes aux modalités du marché et que le prix demandé est également conforme au marché ou, à défaut d’un marché, que le prix est raisonnable.
Comptabilisation du temps :
Un rôle dans Phénix en vertu duquel une personne désignée entre les heures et le travail dans Phénix. Le ministère est tenu de signer une lettre d’attestation précisant que le responsable de la comptabilisation du temps n’entrera que les demandes qui ont été approuvées pour paiement par le gestionnaire (article 34). Le ministère doit désigner la ou les personnes qui rempliront le rôle de comptabilisation du temps.Voir la note en bas de page 41
Consulté :
Dans le contexte des tableaux sur l’analyse RACI, le rôle du consulté consiste à  fournir de l’information exacte pour qu’une décision soit prise ou qu’une activité soit réalisée. Il peut ne pas y avoir un rôle de consulté, et la consultation peut être ou ne pas être obligatoire. S’il y a consultation, il existe habituellement une communication bilatérale entre la partie « consultée » et la partie « responsable ».
Finances :
Aux fins de la présente directive, les Finances représentent l’organisation ministérielle qui assure l’application quotidienne des contrôles financiers au regard des dépenses liées à la paye, qui met en æuvre et gère les politiques comptables et financières sur la paye et qui établit des pratiques et contrôles de gestion afin de s’assurer de la conformité aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP, ainsi qu’aux politiques du Conseil du Trésor. La comptabilité et les contrôles financiers de la paye exercés sur les processus d’administration de la paye font partie de la gestion financière. En revanche, les politiques et les procédures sur la rémunération des employés font partie de la gestion des ressources humaines. Par conséquent, le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal des ressources humaines partagent la responsabilité de l’administration de la paye dans leur ministère.
Gestionnaire du centre de responsabilité :
Aux fins de la présente ligne directrice, le rôle de gestionnaire de centre de responsabilité renvoie aux personnes à qui ont été délégués des pouvoirs d’engager des dépenses liées à la paye, et qui sont responsables du contrôle des engagements, de la consignation des engagements et de l’exercice de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP. Dans le contexte de l’administration de la paye, ce rôle peut viser des personnes qui occupent généralement des postes de responsabilité envers une organisation (par exemple, un centre de responsabilité) ou un ministère, comme c’est le cas de l’administrateur général.
Informé :
Dans le contexte des tableaux sur l’analyse RACI, le rôle de l’informé consiste à recevoir de l’information ou à être informé d’une décision une fois qu’une décision a été prise ou qu’une activité a pris fin. Il peut ne pas y avoir un rôle d’informé, et ce rôle peut être obligatoire ou non. La communication se fait généralement de façon unilatérale par la partie « responsable » (ou « l’agent comptable ») vers les parties « informées ».
Interception :
Arrêt d’un mouvement de dépôt direct avant que les fonds aient quitté SPAC.Voir la note en bas de page 42
Intervention liée à la paye :
Demandes qui comprennent des interventions de RH, des interventions de paye et des interventions lancées par l’employé qui touche la paye. Les interventions liées à la paye comprennent l’ajout de nouveaux employés, nommés pour une période indéterminée ou déterminée (occasionnels, étudiants, nommés pour une période déterminée, et ainsi de suite), les promotions, les cessations d’emploi, les congés payés ou non payés, les affectations intérimaires, les changements au compte bancaire, les heures supplémentaires, et ainsi de suite.
Opération de la paye :
Interventions liées à la paye qui ont été traitées dans Phénix.
Pouvoir d’attestation :
Pouvoir, en vertu de l’article 34 de la LGFP, de certifier l’exécution d’un marché et son prix, le droit à un paiement ou l’admissibilité de celui-ci.Voir la note en bas de page 43
Pouvoir d’engagement des dépenses :
Pouvoir d’engager des dépenses (de dépenser des fonds) ou de créer une obligation d’obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses éventuelles de fonds.Voir la note en bas de page 44
Pouvoir d’engager des fonds :
Pouvoir de s’assurer, en vertu de l’article 32 de la LGFP, qu’un solde non grevé disponible est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente.Voir la note en bas de page 45
Pouvoir d’exécuter une opération :
Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d’achat, ou d’approuver des droits reconnus par la loi (par exemple, prestations d’assurance emploi).Voir la note en bas de page 46
Receveur général du Canada :
Le receveur général du Canada gère les opérations du Trésor fédéral, s’assure de l’intégrité de celui-ci et prépare les Comptes publics du Canada. En ce qui concerne la paye, le receveur général gère et exploite le Système financier ministériel commun, qui est utilisé pour soutenir les opérations financières et de contrôle du grand livre du système de paye et gère le Système normalisé des paiements (SNP), qui sert à émettre des paiements pour le gouvernement du Canada.
Rémunération :
Aux fins de la présente ligne directrice, les fonctions de rémunération comprennent le soutien pour l’application des droits à la rémunération et des retenues sur la paye établis, ainsi que le calcul des montants de paye. Le conseiller en rémunération reçoit habituellement du gestionnaire du centre de responsabilité les documents relatifs aux opérations de la paye ou, lorsqu’il est au Centre des services de la paye, par l’entremise d’une source fiable. Dans certains cas, l’employé peut lancer une intervention liée à la paye directement avec le conseiller en rémunération. Dans d’autres cas, une opération provient du Conseil du Trésor (ou de l’employeur). Le conseiller en rémunération peut aussi recevoir une ordonnance du tribunal qui vise la saisie du salaire des fonctionnaires ou la création de paiements. Lorsque les données ne sont pas transférées du SGRH, le conseiller en rémunération confirme que le bénéficiaire a droit au paiement, fait les calculs nécessaires et saisit l’opération dans Phénix.
Responsable :
Dans le contexte des tableaux sur l’analyse RACI, le rôle du responsable consiste à consigner l’information ou une décision, ou à effectuer une tâche pour achever l’activité en se fondant sur l’information fournie par les parties « consultées » ou les « agents comptables ». Il peut y avoir de nombreuses personnes « responsables » dans un ou de nombreux rôles de responsable.
Ressources humaines (RH) :
Aux fins de la présente ligne directrice, les fonctions des RH comprennent la classification, la dotation, les relations de travail, les langues officielles, la formation et le perfectionnement ainsi que la gestion du rendement (y compris les primes et la reconnaissance). La fonction des RH a la responsabilité de prendre des décisions clés qui ont une incidence sur la paye (par exemple, décision de classification) et de fournir un soutien aux gestionnaires qui prennent des décisions qui ont une incidence sur la paye (par exemple, décisions liées à la dotation, mesures disciplinaires, décisions relatives à des griefs). Les RH ont également la responsabilité de fournir des renseignements clés (par exemple, des renseignements ayant trait à des décisions d’embauche) à la Rémunération (au Centre des services de paye ou au ministère) afin de déclencher des opérations de la paye. Pour les ministères qui sont pleinement desservis par le Centre des services de paye, des modèles intégrés ou de service Web, certaines mesures des RH dans le SGRH transfèrent directement des données dans Phénix et engendrent donc directement des opérations de la paye.
Révocation :
Interruption d’un mouvement de dépôt direct après que les fonds aient quitté SPAC et avant que le montant soit crédité au compte bancaire de l’employé.Voir la note en bas de page 47
Rôle :
Personne ou groupe de personnes dont l’intervention dans une activité est décrite sous l’angle de l’analyse RACI. En raison des variantes qui peuvent exister d’un ministère à l’autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, à un titre ou à une unité organisationnelle en particulier.
Séparation des fonctions :
Contrôle interne essentiel à la protection efficace des actifs du ministère, à la réduction du risque d’erreur et à la réduction au minimum du potentiel de fraude. La séparation des fonctions permet une surveillance accrue des opérations en faisant en sorte qu’une deuxième paire d’yeux examine les opérations, relève les erreurs possibles et corrige celles-ci avant qu’un paiement soit effectué.Voir la note en bas de page 48 Le dirigeant principal des finances est chargé de s’assurer que la séparation des fonctions est mise en place pour que:Voir la note en bas de page 49
  • la même personne ne puisse pas exercer à la fois le pouvoir d’exécuter une opération et le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) pour la même opération, sauf si celle-ci a été désignée par un ministère comme une opération à faible risque et de faible valeur;
  • la même personne ne puisse pas exercer à la fois le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) pour la même opération;
  • personne ne puisse exercer des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers délégués relativement à une opération dont il ou elle peut tirer un bénéfice personnel;
  • lorsque le processus ou d’autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions en question, d’autres mesures de contrôle sont mises en æuvre et consignées par écrit.
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Secteur de la rémunération :
Le Secteur de la rémunération de SPAC fournit des services de rémunération aux fonctionnaires. Ces services sont, entre autres, des applications Web de rémunération, le système de paye Phénix, des renseignements et des communications sur la paye et le Centre des services de paye de la fonction publique.
Source fiable :
Pour les ministères pleinement desservis, le rôle de source fiable est un gestionnaire ou un employé travaillant dans le domaine des ressources humaines ou des finances. La source fiable doit veiller à ce que soient authentifiées, par une personne détenant le pouvoir délégué approprié du domaine des ressources humaines ou des finances, les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye,Voir la note en bas de page 50 le cas échéant.
Vérification et attestation des comptes :
La responsabilité de la vérification des comptes relève principalement des agents qui ont le pouvoir de confirmer et d’attester le droit à un paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l’exactitude de la demande de paiement et de vérifier les comptes conformément à la procédure établie.
Dans le cadre du processus de vérification des comptes, il faut vérifier l’exactitude des opérations, c’est-à-dire s’assurer que le montant n’a pas déjà été payé, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le montant à payer est exact.
Ensemble, ces deux mesures satisfont à l’exigence de vérification et d’attestation en vertu de l’article 34. Pour une description de ces exigences, veuillez consulter la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor.

Annexe F : Légende des diagrammes du déroulement des processus

Les diagrammes du déroulement des processus donnent un aperçu graphique des processus et des sous processus opérationnels de gestion. Les symboles suivants sont utilisés dans les schémas.

Début et fin

Début du processus opérationnel

Début du processus opérationnel

Fin du processus opérationnel

Fin du processus opérationnel

Processus et activités

Activité

Activité

Passerelles

Parallèles

Parallèles : Toutes les activités qui suivent doivent être achevées.

inclusif

« Ou » inclusif : Une ou plusieurs des activités qui suivent doivent être sélectionnées et achevées.

exclusif

« Ou » exclusif : Une ou plusieurs des activités qui suivent doivent être sélectionnées et achevées.

Connecteurs

Connexion à un sous-processus

Connexion à un sous-processus

Décisions

Décision

Décision

Intrants et extrants

Intrants et extrants

Intrant clé dans un sous-processus ou une activité, ou extrant clé d’un sous processus ou d’une activité.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09758-9

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